UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO

GUÍA
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INFORMÁTICA
05
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

TABLAS, GRÁFICOS Y FUNCIONES AVANZADAS EN EXCEL

1. Competencias

Saber usar Microsoft Excel como una herramienta de ayuda en el procesamiento de datos y cálculos
matemáticos.
2. Trabajo preparatorio
Tener una cuenta de correo institucional de la UNSAAC.
3. Fundamento teórico
3.1. Microsoft Excel
Microsoft Excel es una herramienta o software de Windows (en todas sus versiones), que permite crear
hojas de cálculo, esta herramienta se encuentra dentro de un conjunto de programas o herramientas
ofimáticas que llevan del nombre de Microsoft Office. Microsoft Excel sirve para trabajar con números,
tablas, funciones y gráficos de manera muy intuitiva y rápida.

3.2. Iniciar MS. Excel

Existen muchas formas de iniciar MS. Excel, una de las formas más conocidas es buscarlo como
cualquier programa dentro de menú inicio, para ello nos apoyamos de Cortana y escribimos “Excel”
(sin comillas) y veremos el siguiente resultado.

Figura. 1: Buscar Excel desde Cortana

Otra forma de acceder a MS. Excel es presionando la tecla de Windows + R y escribir “Excel” (si
comillas) e iniciaremos el entorno de MS. Excel (ver Figura 2.).
 Figura 2. Inicio de Excel desde comandos.

Una vez iniciado MS. Excel es importante diferenciar sus componentes, si estas familiarizado o alguna
vez haz usado las otras herramientas de Office como son: MS. Word para redacción y composición de
textos, MS. Power Point para creación de presentaciones o diapositivas, este entorno le será muy
familiar y fácil de identificar, a continuación, veremos sus partes mas importantes.

Figura 3. Vista del entorno de MS. Excel.

3.3. Tablas en MS. Excel

Una tabla en Excel es un conjunto de elementos organizados en filas y columnas, en donde la primera
fila contiene las cabeceras o los títulos de los datos contenidos en sus respectivas columnas. Las tablas
son muy útiles al momento de procesar información, analizar y administrar estos datos de manera
rápida e intuitiva.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con estas tablas están el de ordenar los
datos de una columna, filtrar los contenidos de acuerdo a ciertos criterios, utilizar formulas avanzadas
 de búsqueda y/o selección y crear resúmenes de datos que se verán claramente en diagramas o
gráficos.
Ya que Excel está dividido en celdas la creación de tablas es algo inherente a él, simplemente podemos
colocar los datos y organizarlos como tablas.

Figura 4. Creación de una tabla simple en Excel.

En la Figura 4 vemos cómo es posible crear rápidamente una tabla con datos organizados en Nombre
y Apellido, Edad y Colegio de Procedencia, para darle una verdadera apariencia de tabla realizamos
los siguientes pasos:
● Seleccionamos la tabla:
● Nos dirigimos al menú inicio de la barra de menús.

● Seleccionamos el icono
● Dentro de las opciones seleccionamos “Todos los bordes” (Figura 5).
 Figura 5. Seleccionar todos los bordes para una tabla.

Una vez realizado todos los pasos veremos el siguiente resultado:

Figura 6. Vista de una tabla al aplicar bordes en todos sus lados.

Una vez creado la tabla anterior, es posible, con fines de darle más aspecto visual, aplicarle color, o algún estilo
tabla, pero esto dejaremos a criterio propio de cada estudiante.

Dentro de este conjunto de datos podemos aplicar filtros, los filtros nos servirán como organizadores
y/o seleccionadores de datos, para aplicarlo seguiremos los siguientes pasos
● Seleccionar las cabeceras de la tabla.

● En el menú inicio seleccionamos la opción filtro

● Veremos el resultado inmediato. (Figura 7.)

Figura 7. Filtro aplicado a la tabla.

Una vez se aplique el filtro es posible realizar consultas de administración de datos, por ejemplo:
● Si deseamos saber aquellos alumnos mayores de edad (edad mayor o igual a 18 años), realizamos:
 Figura 8. Aplicamos filtro de números en la edad.

Figura 9. Le indicamos que sea mayor o igual a 18 años.

● Si deseamos ordenar los nombres y apellidos alfabéticamente, realizamos:

Figura 10. Aplicamos filtro para ordenar alfabéticamente los nombres y apellidos.

3.4. Funciones Avanzadas en MS. Excel

Supongamos que la tabla anterior son los registros que tiene la Universidad nacional de San Antonio
Abad del cusco en base a los estudiantes que participaron del concurso de admisión 2018-I, en este
caso debemos agregar a esta tabla las columnas de nota, condición y código de estudiante tal como
se ve en la Figura 11.
 Figura 11: Relación de postulantes 2018-1

Las funciones avanzadas de Excel nos permiten realizar consultas especializadas sobre un conjunto de
datos o celdas, de entre todas las funciones avanzadas podemos resaltar las funciones de resumen, Contar,
Sum, Max, Min, las funciones condicionales SI, Contar.Si, Sumar.Si, las funciones de búsqueda BuscarV y
BuscarH, estas funciones son las que desarrollaremos a continuación:

Contar: La función CONTAR cuenta los elementos que existen dentro de una columna o conjunto de
columnas (si fuera este caso cuenta los registros o filas), sin seguir algún patrón o condicional.
Por ejemplo, si deseamos contar cuántos postulantes en total tenemos realizamos lo siguiente:

● En la celda E17 utilizamos la función CONTAR, esta función recibe un rango de celdas, y devuelve el
número de celdas o registros (filas) según sea el caso, en este ejemplo la función devuelve 7.

Suma: La función SUMA, valga la redundancia, suma los elementos que existen dentro de una
columna, en este caso solo se pueden sumar expresiones lógicas, caso contrario la función devolverá 0.

Por ejemplo, si deseamos sumar las edades de los postulantes, realizaremos lo siguiente:

● En la celda E18 utilizamos la función SUMA, ésta función recibe un rango de celdas, y devuelve la suma de los
números contenidos en estas, en este ejemplo la función muestra 129.
 Las funciones de resumen condicionales son aquellas que aparte de realizar un resumen, ya sea contar
o sumar los datos dentro de un rango de celdas, éstas reciben una condición, criterio o filtro.
En el ejemplo anterior, si necesitamos contar aquellos estudiantes que están en la condición de
ingresante tendríamos:

Si deseamos sumar las edades aquellos alumnos mayores de edad tendríamos que realizar:

Otra función más usada en Excel es la función BuscarV, esta función sirve para buscar registros de
acuerdo a un criterio o un parámetro de diferenciación, por ejemplo, si deseamos saber si el postulante
de código 89786 ingreso o no ingreso realizamos lo siguiente:
● La función BuscarV, recibe como primer parámetro el campo a buscar, como segundo parámetro
recibe el rango de búsqueda, tener en cuenta que la primera columna de nuestro rango de búsqueda
debe contener el conjunto de datos que deseamos buscar, por ejemplo, si buscamos el código de un
estudiante entonces la primera columna debe contener los códigos de todos los estudiantes. Como
tercer parámetro recibe el indicador de columna, este parámetro se refiere a que columna se va
mostrar una vez hallada la fila, como tercer y último parámetro necesario está el tipo de coincidencia,
en nuestro caso consideramos FALSO ya que necesitamos una coincidencia exacta de datos.
 Además de estas funciones se tiene las funciones:
MAX: Devuelve el máximo valor de una lista de valores sin considerar texto ni datos numéricos
MIN: Devuelve el minimo valor de una lista de valores sin considerar texto ni datos numéricos

3.5. Gráficos en MS. Excel

Un gráfico en Excel es la representación gráfica de los datos en una hoja de cálculo, facilita
grandemente su interpretación.

Para crear gráficos basta darle un vistazo a la sección Gráficos del menú Insertar.

Es muy recomendable que, antes tengamos seleccionado el rango de celdas que deseamos graficar,
 MS. Excel genera los gráficos automáticamente y nos mostrará diversas opciones para el diseño y la
presentación de la misma.

En este caso, utilizamos la opción de Gráficos recomendados y MS. Excel nos genera el grafico de la figura
anterior.

4. Aplicación de la guía
1. Actividad 1: Utilizando la herramienta filtro filtrar aquellos alumnos que tengan edad no mayor a 30 y no
menor a 18 y además en su condición figuren como “Ingreso”.
2. Actividad 2: Utilizando las funciones de resumen que veas necesarias, determine el promedio de edad
de los estudiantes sin considerar los extremos, es decir la nota menor y la nota mayor.
3. Actividad 3: Utilizando la función Sumar.Si sumar solo aquellas edades que estén entre
30 y 18 años de edad.
4. Actividad 4: Utiliza el diagrama de barras para graficar el comportamiento de las edades de los postulantes.
5. Actividad 5: Utiliza el diagrama de tortas para saber el porcentaje de alumnos ingresantes
y no ingresantes.

5. Evaluación [Duración: 10 minutos]

Criterios de evaluación Puntaje máximo Puntaje obtenido

Actividad 1:............... 4

Actividad 2:............... 4

Actividad 3:............... 4

Actividad 4:............... 4

Actividad 5:............... 4

Total 20
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Tablas Dinámicas

1. Competencias
- El estudiante es capaz de realizar tablas dinámicas.
- El estudiante es capaza de realizar gráficos dinámicos.
- El estudiante es capaz de interpretar los resultados de tablas y/o gráficos dinámicos

2. Trabajo preparatorio

Conocer los conceptos de datos, información.

Conocer funciones básicas de Excel.
Conocer filtros en Excel.
Conocer subtotales en Excel.
Conocer cómo hacer gráficos en Excel.

3. Fundamento teórico

Las tablas dinámicas son un excelente modo de resumir, analizar, explorar y presentar los datos.

Las tablas dinámicas son muy flexibles y se pueden ajustar rápidamente en función de cómo se tengan que
mostrar los resultados. También puede crear gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas que se actualizan
automáticamente al hacerlo las tablas dinámicas.

4. Aplicación de la guía
Digitar los siguientes datos en un archivo nuevo de Excel.

Almacenar el archivo con el nombre de EjercicioTablaDinamica.xlsx

Seleccionar los títulos y datos.
Ir al menú insertar y seleccionar Grafico Dinámico y luego Grafico dinámico y tabla dinámica

Aparece una ventana donde hacemos clic a la opción Nueva hoja de cálculo y aceptar

Después nos visualiza una plantilla para poder empezar a realizar trabajar con las tablas dinámicas

En la parte superior derecha se encuentran los campos del gráfico, para seleccionar cualquiera de ellos hay
que hacer clic y poner el check al campo que se desea ver. En la parte inferior se encuentran las áreas
correspondientes de distribución de campos de la tabla o gráfico dinámico.
En la parte izquierda se visualizará los datos de la tabla dinámica.
En la parte central se visualizará el gráfico dinámico.

Las áreas de campos comprenden los siguientes elementos

Filtro. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará
un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.
Leyenda (Serie) o campos de columnas. Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de
origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica.
Eje (Categorías) o campos de fila. Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los
cuales se les ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica
Valores o área de datos. El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos.
Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de
columna.

Realizar cada uno de los ejercicios en hojas diferentes.

Ejercicio 1: Obtener el número de departamentos
Para ellos arrastramos el campo departamento EJE y a VALORES para que el resultado quede de la siguiente
manera

Ejercicio 2: Obtener el número de empleados por delegación en cada departamento

Con ayuda del docente interprete los resultados obtenidos

Ejercicio 3. Obtener el total en pago de sueldos por cada departamento y delegación

Con ayuda del docente interprete los resultados obtenidos

Ejercicio 4. Obtener el sueldo más alto por departamento y cargo

Con ayuda del docente interprete los resultados obtenidos

Ejercicio 5. Obtener la suma y el promedio de los sueldos por departamento

Con ayuda del docente interprete los resultados obtenidos

Con ayuda del docente realice los siguientes ejercicios

Ejercicio 6. Obtener el promedio del sueldo del departamento de Administración.
Ejercicio 7. Obtener el total de sueldo a pagar por el cargo de jefe de producto
Ejercicio 8. Comparar el sueldo promedio de los departamentos de Administración y Comercial.
Realizar su interpretación para cada ejercicio en un documento de Word

4.1. Actividad 2: EJERCICIOS PROPUESTOS

Del Archivo TablasDinamicasTICS.xlsx realizar las siguientes operaciones con tablas dinámicas y dar su
 interpretación de los datos. Adjuntar los resultados en un archivo de Word.
 Obtener el total de importaciones de los productos en los diferentes años.
 Obtener el total de exportaciones de los productos en los diferentes años.
 Comparar el total de exportaciones e importaciones en los diferentes años.
 Obtener el máximo de importaciones de productos en los diferentes años.
 Obtener el máximo de exportaciones de productos en los diferentes años.
 Obtener el promedio de exportaciones e importaciones de los productos de papa y arroz en el
año 2008 y 2009
 Comparar el total de importaciones y exportaciones de los productos en el primer semestre
de cada año.
 Comparar el promedio de importaciones de los productos en los años impares durante el
segundo
semestre.

5. Evaluación

Criterios de evaluación Puntaje máximo Puntaje

obtenido

El alumno interpreta adecuadamente los resultados 4

Realiza los ejercicios adicionales de forma correcta 6

Presenta de forma adecuada la Actividad 2 10

Total 20