Gestión de los Interesados1

Planificar la Gestión de los Interesados – Mapa de Proceso

Una vez que se tiene identificados, mapeados y analizados a los principales

interesados, se debe planificar una estrategia para aprovechar a aquellos que
sean favorables al proyecto y convencer a aquellos que sean neutrales o
resistentes al cambio. Es labor del Director de Proyecto, su equipo de proyecto y
del Patrocinador el realizar este proceso.

Las entradas, técnicas y herramientas, y salidas se muestran en el siguiente

diagrama, y son explicados en las siguientes lecciones

Entradas al Proceso de Planificar la Gestión de los Interesados

Dentro de las entradas encontramos:

1
https://www.aulafacil.com/cursos/organizacion/gestion-de-los-interesados/entradas-al-proceso-de-
planificar-la-gestion-de-los-interesados-l33618
 El Plan de Dirección de Proyecto nos da el entorno dentro el cual se
diseñará el plan de gestión de los interesados.
 El Registro de Interesados, salido del proceso de identificar a los
interesados, de donde tomamos la información que nos permite decidir
qué acciones plasmar en el plan de gestión de los interesados para
gestionarlos adecuadamente en favor del proyecto.
 Los Factores Ambientales de la Empresa, que nos debe dar un panorama
de clima organizacional en el que se va a desarrollar el proyecto.
 Los Activos de los Procesos de la Organización, de donde podemos
obtener información valiosa de cómo han actuado algunos interesados
en otros proyectos, o incluso otros interesados de características
similares (organizaciones en este caso) respecto a proyectos de este tipo.
Herramientas y Técnicas del Proceso de Planificar la Gestión de los
Interesados – Juicio de Expertos y Reuniones

Hay que tener definidos los grupos de expertos que conocen los probables
comportamientos y acciones de los interesados para fortalecer su compromiso
hacia el proyecto:

 Alta dirección.
 Integrantes del equipo del proyecto.
 Otros individuos dentro de la organización.
 Interesados claves identificados.
 Líderes de proyectos.
 Expertos en áreas de especialidades.
 Consultores y grupos industriales.
 Asociaciones profesionales y técnicas.
 Áreas regulatorias de gobierno.
 ONG’s.

Reuniones

Se requieren para definir los niveles deseados de compromiso de los

interesados. Esta información se utiliza para preparar el plan de gestión de
interesados. Aquí lo importante es hacer las reuniones ágiles, enfocadas y con
un objetivo en mente: definir la estrategia a seguir con cada interesado para
favorecer al proyecto. No se deben considerar otros temas, ya que es este tipo
de reuniones de temas tan subjetivos, es muy fácil desviarse del tema original.

Gestión de los Interesados – Clasificación del Nivel de Compromiso

El nivel actual de compromiso de los interesados debe compararse con los

niveles de compromiso planeados. El compromiso de los interesados a lo
largo del ciclo de vida del proyecto es crítico para el éxito.

A este respecto podemos tener varias clasificaciones para los interesados. Si

bien ninguno tiene un comportamiento puro tal como se menciona a
continuación, siempre habrá alguno dominante.

Es obligación del equipo de proyecto determinar qué nivel de compromiso

tendría cada interesado y actuar en consecuencia. Recordando que algunos
pueden ser más peligrosos que otros.

De facto, el nivel inconsciente es el más peligroso, ya que usualmente no se le

vigila, y sus acciones son llevadas a efecto sin considerar si el proyecto existe o
no, y le son irrelevantes sus afectaciones, ya sean negativas o positivas; esto, a
diferencia del resistente o contrario que se tiene identificado normalmente y se
está al tanto de lo que pueda o quiera hacer.

Indiferente

 No dispone de información al respecto del impacto que puede tener el

proyecto en su entorno.
 Su compromiso es nulo basado en la falta de conocimiento al respecto.
 Se encuentra en el nivel más bajo de compromiso y puede resultar
“peligroso” no conocer las relaciones, conocimientos y beneficios que
puede aportar al proyecto, ni su influencia en el resto de los interesados.

Resistente

 Aun cuando podría tener conocimiento suficiente del proyecto,

su compromiso sigue siendo nulo y, en ocasiones, puede ser un
obstáculo.
 Por tanto, a sabiendas de conocer dicha resistencia, es posible canalizar
su interés hacia un compromiso en el proyecto.

Neutral

 Tiene conocimiento acerca del proyecto, pero requiere de una guía que
lo ayude a moverse en el sentido requerido y, además, que le genere la
sensibilidad para crear el compromiso necesario.
 Este tipo de interesados son de menor dificultad para integrarse al
equipo, aunque estando en el “medio” de los niveles de compromiso, si
se le descuida, puede formar parte de los que oponen resistencia.

Apoyo

 Con conocimiento del proyecto, da apoyo en realizar las acciones que

permitirán el adecuado desempeño de este.
 Está dispuesto a asumir el compromiso en cuanto a los impactos que
pueda tener en su entorno.
 Este tipo de interesados, dado el nivel de compromiso que tiene, es de
una ayuda invaluable.

Líder

 Con el conocimiento y conciencia sobre los impactos del proyecto en su

entorno, está activamente involucrado e interesado en conseguir que el
proyecto sea un éxito.
 Tiene el mayor nivel de compromiso.
Herramientas y Técnicas del Proceso de Planificar la Gestión de los
Interesados – Matriz de Valoración del Compromiso de los Interesados

Esta herramienta sirve para determinar claramente la situación actual y

deseada de los interesados principales, y con ello definir el curso de acción a
tomar, sea para uno de ellos, para varios de ellos, o para un grupo de
actividades donde se relacionan los interesados.

Recapitulando de los procesos anteriores, se determina el nivel actual de los

interesados, de acuerdo a una combinación de la información de las reuniones.

Basado en la información obtenida por el juicio de expertos y otras técnicas

(especialmente el mapeo), se establece el nivel actual y el requerido de
compromiso de los interesados mismos.

Con lo anterior se obtiene una matriz de valoración de compromiso de los

interesados (stakeholders engagement assessment matrix).

 Con “C” se representa el nivel actual de compromiso (Corriente-actual) y

con “D” el requerido (Deseado).
 Del uso de dicha matriz, puede planearse el conjunto de acciones por
aplicar para llevar a los interesados a los niveles de compromiso
requeridos por el proyecto.

Ejemplo de Registro de Interesados

En este ejemplo (que comprende sólo unas columnas de un registro de

interesados completo – aquí faltaría su medio de contacto, dirección completa
incluyendo correo electrónico, celular, y otros según requiera, su clasificación
acorde a los mapas de las lecciones anteriores y alguna sugerencia de cómo
gestionarlo mejor) podemos ver datos interesantes que permiten considerar
cómo gestionar a algún interesado, y las acciones a tomar.

Por ejemplo J. Perez y A. Méndez, dado que han estado mucho tiempo en la
organización deben de tener algún tipo de relación, si no cordial, al menos
respetuosa. Habría que ver los detalles para determinar cómo pueden cada uno
de ellos contribuir al proyecto positivamente, así como qué información podría
aportar uno del otro, considerando el tiempo que se conocen y lo que han
hecho en la empresa, en especial en este caso qué ideas nos puede dar J. Pérez
para hacer que A. Méndez cambie su postura respecto al proyecto, ya que, al ser
un Ejecutivo Sr., puede poner obstáculos al mismo, que es algo no deseado.

Para R. Gómez habría que diseñar un proceso de capacitación tipo “coaching”

donde poco a poco, pero dentro del espectro de tiempo del proyecto, se le vaya
convenciendo de las bondades del mismo, y los beneficios que le podría traer.

Salidas al Proceso de Planificar la Gestión de los Interesados

Este documento, el Plan de gestión de los interesados, es la salida más

importante de este proceso ya que el él se plasma la estrategia general y en
casos particularizada (usando también algún otro documento de apoyo) de
cómo actuar para gestionar a los interesados más importantes y que más
pudiera afectar al proyecto, tanto negativamente (para cambiarlos en lo
posible), como positivamente (para poder contrarrestar los efectos negativos o
aumentar las posibilidades de éxito y alcance del proyecto).

En los otros documentos actualizados están el cronograma del proyecto donde

se plasman las actividades antes definidas en el plan, y el registro de
interesados donde se actualiza la información respecto de las acciones a tomar
para los interesados. Es posible que otros documentos como el plan de gestión
de riesgos, plan de gestión de las adquisiciones, el plan de gestión de recursos
humanos, y el plan de gestión de las comunicaciones, puedan ser modificados
con base en las acciones sobre los interesados.