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Gobierno Electrónico,

Transparencia y Gobierno
Abierto

Módulo 3: La administración pública con soporte de


las TIC

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Resumen ejecutivo

• Importancia de conocer los sistemas


administrativos.
• Generan dos tipos de servicios: internos
(back office) y externos (fron office).
• Los sistemas administrativos se deben
visualizar a través del mapa de procesos.
• Esto está determinado con precisión en el
DS-004-2013-PCM, “Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública”.

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Índice
1. Sistemas administrativos de la administración
pública.
2. El mapa de procesos como herramienta para la
gestión por procesos.
3. Construcción de soluciones de gobierno
electrónico a partir del mapa de procesos.

3
Introducción

• Se conocerán los sistemas administrativos de la


administración pública.

• Se detallan las características del denominado


“mapa de procesos” y como se construye.

• Se demuestra como el “mapa de procesos” es


un insumo relevante para las soluciones de
gobierno electrónico.

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.

• Servicios públicos se brindan con “Sistemas Ley Nº 29158

Administrativos” de la Administración Artículo 43º.- Definición Los Sistemas son los


conjuntos de principios, normas, procedimientos,
Pública, precisados en la Ley Nº 29158. técnicas e instrumentos mediante los cuales se
• Esta ley orienta para que cada entidad organizan las actividades de la Administración
Pública que requieren ser realizadas por todas o
identifique los servicios a brindar según sus varias entidades de los Poderes del Estado, los
competencias. Organismos Constitucionales y los niveles de
Gobierno. Son de dos tipos: funcionales y
administrativos.
• “Artículo 46º.- Sistemas Administrativos: los
Sistemas Administrativos tienen por finalidad
1. Gestión de Recursos Humanos.
regular la utilización de los recursos en las 2. Abastecimiento.
entidades de la administración pública, 3. Presupuesto Público.
4. Tesorería.
promoviendo la eficacia y eficiencia en su 5. Endeudamiento Público.
6. Contabilidad.
uso”. 7. Inversión Pública.
8. Planeamiento Estratégico.
9. Defensa Judicial del Estado.
10. Control.
11. Modernización de la gestión pública.”

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.

• El plan de implementación de la Política Nacional


de Modernización de la Gestión Pública 2013-
2016, ayuda e interpretar en este contexto, la Ley
Nº 29158.
• “Los Sistemas Administrativos…regulan la
utilización de los recursos…promoviendo eficacia y
eficiencia….autonomía y el control necesarios para
la adecuada gestión de sus recursos humanos, sus
procesos de abastecimiento, su presupuesto,
tesorería, endeudamiento y contabilidad, sus
inversiones, su planeamiento, su defensa judicial,
sus mecanismos de control y de la modernización
de su gestión….”.
• Objetivo Especifico 4: “Implementar la gestión
por procesos y promover la simplificación
administrativa.

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.
Ítem Sistema Administrativos Ejemplos de servicios

 Reclutamiento de personal.
 Asignación de personal, de acuerdo a los perfiles requeridos por cada unidad orgánica.
1 Gestión de Recursos Humanos.
 Preparación del plan anual de capacitación.

 Adquisición oportuna de bienes y servicios requeridos para cumplir con las competencias de la
2 Abastecimiento. entidad.
 Entrega oportuna de los bienes a las unidades orgánicas que lo requieren.
 Integración y priorización del presupuesto de todas las unidas orgánicas.
 Brindar información actualizada sobre los saldos presupuestales a cada unidad orgánica.
3 Presupuesto Público.
 Gestionar en el portal de la entidad, la actualización diaria del presupuesto por partidas.

 Gestionar e entregar oportunamente los pagos a los proveedores.


4 Tesorería.  Registrar la información requerida en el Sistema Integrado de Gestión Financiera.

Lograr los recursos necesarios, de fuentes o mecanismos alternos, dentro de las normas previstas, para
ejecutar los proyectos.
5 Endeudamiento Público.
Promover el desarrollo de proyectos vía los mecanismos Asociaciones Público Privadas y Obras por
Impuestos, para cubrir brechas de servicios.
 Registrar las operaciones de debe y haber diariamente.
6 Contabilidad.
 Desarrollar la evaluación presupuestal según el plazo establecido.
 Desarrollar los perfiles.
7 Inversión Pública.
 Actualizar expedientes técnicos.
 Obtener el Plan de Desarrollo Concertado.
8 Planeamiento Estratégico.  Verificar y sugerir ajustes, para que los objetivos estratégicos y específicos se desarrollen según lo
previsto.
 Registrar y controlar los plazos de vencimiento de las causas contra la entidad.
9 Defensa Judicial del Estado.
 Acudir a las audiencias para ejercer la defensa de las causas.
 Desarrollar el Plan Anual de Control.
10 Control.  Hacer informes preventivos de control.

 Simplificar procesos administrativos.


11 Modernización de la gestión pública.  Actualizar el mapa de procesos.
 Incorporar soluciones de Gobierno Electrónico que mejoren el servicio.

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.

• En la teoría del diseño organizacional


general, los sistemas administrativos se
conocen como “sistemas administrativos de
soporte”. Estos sistemas administrativos
desarrollan procesos, que dan “soporte” a la
generación de los servicios hacia los clientes
/ ciudadanos.

• Los servicios que generan los sistemas


administrativos se conocen también como
“servicios back office”, que son útiles para
brindar los servicios “front office”.

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.

Servicios back
office Servicios
Ciudadanos
(Sistemas front office
Administrativos)

Back office: unidades orgánica Front office: unidades orgánicas que las Servicios directos a los ciudadanos
que las generan generan

Semáforos y adecuados servicios de


Gerencia Territorial y de Transporte
transporte público.
• Secretaria General Gestión de los mercados municipalidad
• Gerencia Municipal Gerencia de Servicios Comerciales para buen servicios: control de pesas y
medidas.
• Gerencia de Asesoría Jurídica
Gerencia de Medio Ambiente Población y Salud Recojo de residuos sólidos.
• Gerencia de Planificación y Actividades recreativas y artísticas, para
Gerencia de Desarrollo Social
Desarrollo los adultos mayores.
Promoción y organización de ferias de
• Gerencia de Administración Gerencia de Educación, Cultura, Deportes y
libro, campeonatos deportivos, obras de
• Gerencia de Gobierno Recreación
teatro entre otras.
Electrónico Gerencia de Seguridad Ciudadana y Control Seguridad preventiva y reactiva al
• Procuraduría Municipal servicio de los ciudadanos.
Promoción y facilitación de permisos,
Gerencia de Desarrollo Económico Local licencias, para la mayor instalación de
empresas que generan empleo.

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1. Sistemas administrativos de la
administración pública y la generación de
servicios.
• El conflicto entre unidades que generan servicios “back office”, y las unidades
que generan servicios “front office”, es porque la calidad de planeamiento
macro y el planeamiento detallado POI, es de baja calidad.
• En la medida que no cambie el enfoque por procesos, este problema se
mantendrá.

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.

• El mapa de procesos, (o cadena de valor) es “Procesos estratégicos: son los


un modelo de análisis de organización, procesos relacionados a la
planteado por Michael Porter (Está recogido determinación de las políticas,
en el D.S. Nº 004-2013-PCM). estrategias, objetivos y metas de la
entidad, así como asegurar su
cumplimiento”.
• Los procesos son definidos como una
secuencia de actividades que trasforman una “Procesos operativos o misionales:
entrada o insumo (una solicitud de un bien o son los procesos de producción de
servicio o ambos) en una salida (la entrega bienes y servicios de la cadena de
del bien o servicio o ambos), añadiéndole un valor, denominados también procesos
valor en cada etapa de la cadena (mejores de realización, clave o core business”.
condiciones de calidad/precio, rapidez,
facilidad, comodidad, entre otros).” “Procesos de apoyo o soporte: se
encargan de brindar apoyo o soporte a
los procesos operativo o misionales”.

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.

Construcción de un puente

Planeamiento Presupuesto Inversión


Estratégico Público Pública

Construcción del puente

Abastecimi Contabilid
Tesorería Control
ento ad

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.

• Un proceso está compuesto por actividades


:”conjunto de tareas afines y coordinadas
Componentes del mapa de procesos
requeridas para lograr un resultado, las que
normalmente se desarrollan dentro de un
proceso de Nivel N”, y la tarea es “el conjunto • Matriz Cliente-Producto/Servicio.
de pasos para la ejecución de una actividad”. • Tabla de procesos.
• Mapa de procesos.
• “El mapa de procesos está conformado por • Fichas de procesos.
su representación gráfica y la ficha técnica de
cada proceso”.
• “El manual de gestión de procesos y
procedimientos, es descriptivo, es instructivo
e informativo. Contiene las acciones que se
siguen en la ejecución de cada uno de los
procesos generados para el cumplimiento de
la misión de la entidad…”.

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.

Matriz cliente-producto / servicio

Tabla de procesos

Mapa de procesos

Fichas de procesos

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2. El mapa de procesos como herramienta para
la gestión por procesos. Ejemplo CITE Cerámica.
Servicios
Clientes
Servicios de investigación, Servicios de difusión de
Actividades de articulación Servicios de capacitación Servicios de Transferencia Tecnológica
desarrollo e innovación información

a) Asistencia técnica, atención a las


necesidades tecnológicas y de innovación
a) Participación en mesas de
a) Investigación para nuevos de las empresas, y los sectores
elaboración de normas técnicas.
planteamientos y soluciones. productivos.
b) Comunicación con centros
b) Adaptación de nuevos b) Acceso a equipamiento con
análogos del país o del exterior, Servicios de información
planteamientos y soluciones Servicios de capacitación en temas de transferencia de conocimiento.
Artesanos para el intercambio de tecnológica, ventanilla de
tecnológicas. producción, gestión, comercialización, c) Diseño, desarrollo y/o mejora de
Micro-emprendedores turísticos experiencias y conocimientos. acceso a información de
c) Diseño y fabricación de tecnología, proveedores, mercados, productos (bienes y servicios).
Alpaqueros (esquila) c) Gestión de proyectos, instrumentos financieros y no
prototipos así como su validación. tendencias, entre otros. d) Estudios y análisis técnicos de
articulando los diferentes actores financieros, entre otros.
d) Ensayos y análisis de productos o procesos.
públicos o privados de cualquier
laboratorio. e) Demostraciones prácticas de
índole en beneficio de la cadena
e) Certificaciones. maquinaria, equipos y plantas
productiva a la que pertenecen.
experimentales.
f) Asistencia en gestión de la innovación.

a) Asistencia técnica, atención a las


necesidades tecnológicas y de innovación
a) Participación en mesas de
a) Investigación para nuevos de las empresas, y los sectores
elaboración de normas técnicas.
planteamientos y soluciones. productivos.
b) Comunicación con centros
b) Adaptación de nuevos b) Acceso a equipamiento con
análogos del país o del exterior, Servicios de información
planteamientos y soluciones Servicios de capacitación en temas de transferencia de conocimiento.
para el intercambio de tecnológica, ventanilla de
tecnológicas. producción, gestión, comercialización, c) Diseño, desarrollo y/o mejora de
Agremiaciones de artesanos experiencias y conocimientos. acceso a información de
c) Diseño y fabricación de tecnología, proveedores, mercados, productos (bienes y servicios).
c) Gestión de proyectos, instrumentos financieros y no
prototipos así como su validación. tendencias, entre otros. d) Estudios y análisis técnicos de
articulando los diferentes actores financieros, entre otros.
d) Ensayos y análisis de productos o procesos.
públicos o privados de cualquier
laboratorio. e) Demostraciones prácticas de
índole en beneficio de la cadena
e) Certificaciones. maquinaria, equipos y plantas
productiva a la que pertenecen.
experimentales.
f) Asistencia en gestión de la innovación.

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2. El mapa de procesos como herramienta para
la gestión por procesos. Ejemplo CITE Cerámica.
Nivel 0 Nivel 1
Tipo
Código Proceso Código Proceso
Estratégicos

E1.01.N1 Preparar el POI del CITE.


Elaborar el plan operativo
E1.N0 del CITE E1.02.N1 Preparar el PAAC del CITE.

Dar Asistencia técnica, atención a las necesidades tecnológicas y de


O1.01.N1
innovación.
Ejecutar servicios de O1.02.N1 Diseñar, desarrollar y/o mejorar productos (bienes y servicios).
O1.N0
Transferencia Tecnológica O1.03.N1 Accesar a equipamiento con transferencia de conocimiento.
Hacer demostraciones prácticas de maquinaria, equipos y plantas
O1.04.N1
Operativo

experimentales.
Brindar servicios de capacitación en temas de producción, gestión,
Desarrollar servicios de
O2.N0 O2.S1.P4 comercialización, tecnología, proveedores, mercados, tendencias, entre
capacitación
otros.
Ejecutar servicios de O3.01.N1 Investigar para nuevos planteamientos y soluciones.
investigación, desarrollo e O3.02.N1 Diseñar, fabricar y validar prototipos.
O3.N0
innovación para mejorar la O3.03.N1 Realizar ensayos y análisis de laboratorio.
producción O3.04.N1 Certificar.
S1.01.N1 Participar en mesas de elaboración de normas técnicas.
Comunicarse con centros análogos del país o del exterior para intercambio
Ejecutar actividades de S1.02.N1
S1.N0 de experiencias y conocimientos.
articulación
Articular con actores públicos o privados para la gestión de proyectos en
S1.03.N1
beneficio de la cadena productiva.
Soporte

Brindar servicios de
S2.N0 S2.01.N1 Brindar servicios de información tecnológica.
difusión de información
Coordinar para adquirir los Adquirir/mantener/disponer los equipos, herramientas e insumos para el
S3.01.N1
bienes y servicios para el servicio.
S3.N0
correcto funcionamiento
S3.02.N1 Administrar el CITE cotidianamente
del CITE
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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos. Ejemplo CITE

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos. Ficha proceso.

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.
Ejemplo ficha de proceso CITE Cerámica.
S1.N0. Ejecutar actividades de articulación
S1.03.N1. Articular con actores públicos o privados para la gestión de proyectos en beneficio de la cadena productiva.
Articular con actores públicos o privados para la gestión
1. Nombre : 4. Responsable : Director ejecutivo del Cite Ayacucho
de proyectos en beneficio de la cadena productiva.
Mejorar la cadena productiva de microempresarios
- DS - 004-2016-Produce, Reglamento del decreto legislativo de los CITE.
turísticos y artesanos de las líneas artesanales de
2. Objetivo : 5. Requisitos : - Ley N° 29073, Ley del Artesano y del desarrollo de la actividad artesanal.
orfebrería, textil, talabartería-peletería, hojalatería,
- DL - 1228, Decreto Legislativo de Centros de Innovación Productiva y transferencia tecnológica.
tallado en piedra de huamanga y retablo.
Comprende acciones de coordinación que generen
proyectos que desarrollen la cadena productiva de
3. Alcance : microempresarios turísticos y de las líneas artesanales 6. Clasificación : Soporte
de orfebrería, textil, talabartería-peletería, hojalatería,
tallado en piedra de huamanga y retablo.
Descripción del Proceso
11. Ciudadano o Destinatario de los
7. Proveedores 8. Entradas 9. Proceso Nivel 1 10. Salidas
Bienes o Servicios
- DCITAT
- Dirección Nacional de artesanía
- Cámara de comercio, industria y turismo -S1.03.01.N2. Generar conversatorios - Registro de participación
- Invitación a ruedas de negocios
de Ayacucho proveedores-artesanos- - Programa de eventos
- Invitación de participación a ferias - Artesanos
- Dirección Regional comercio exterior y comercializadores. - Solicitud de participación
- Invitación a eventos del sector turismo - Microemprededor turístico
turismo - S1.03.02.N2. Articular la cadena - Acuerdos de
y artesanía
- Consejo Regional de Fomento Artesanal productiva y de comercialización. comercialización
- Comercializadores de artesanía
- Operadores turísticos
Evidencia e indicadores del proceso

12. Controles e inspecciones 13. Recursos 14. Documentos y formatos


- Registro de participación
- Auditorio
- Aprobación de la DCITAT - Programa de eventos
- Habilidades de gestión, comunicación y articulación
- Solicitud de participación
Evidencia e indicadores del proceso
15. Registros 16. Indicadores
Registro de participación / Programa de eventos / Solicitud de
Cantidad de: eventos realizados, participantes registrados por evento, acuerdos de comercialización generados.
participación / Aprobación de la DCITAT .

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2. El mapa de procesos como herramienta
para la gestión por procesos.
Ejemplo: detalle procesos Nivel 4 (Obras por Impuestos)

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3. Construcción de soluciones de gobierno
electrónico, a partir del mapa de procesos.
• Funcionarios y servidores públicos, describen los requerimientos de una solución
de gobierno electrónico, pues conocen la entidad
• El mapa de procesos, permite a quipo multidisciplinario, hablar “idioma común”.

Mapa de procesos logra estos objetivos

• Primero: es de fácil comprensión.


• Segundo: secuencia de actividades que generan los servicios.
• Tercero: análisis de la entidad, a diferentes niveles de detalle.
• Cuarto: permite visualizar la organización de manera integrada, y los inter-vínculos.
• Quinto: permite identificar con facilidad cuellos de botella, para ejecutar Simplificación Administrativa,
y priorizar las soluciones de Gobierno Electrónico a proponer.
• Sexto: al ser integral, se pueden prever características técnicas.
• Sétimo: la incorporación en la ficha de cada proceso de elementos como: responsable del proceso,
destinatario del servicio, proveedores, entradas, actividad, salidas, controles, formatos, registros
e indicadores, es una información relevante para el diseño técnico.
• Octavo: incorporar el concepto y la necesidad de tener indicadores,.
• Noveno: la difusión masiva del Mapa de Procesos, facilita la visión conjunta de funcionarios y servidores,
y su aporte.
• Décimo: la difusión masiva del Mapa de Procesos, a los administrados, facilita comprensión y genera
predictibilidad a los interesados.

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3. Construcción de soluciones de gobierno
electrónico, a partir del mapa de procesos.

Sistemas front office Sistemas back office

Sistema de Asentamientos Sistema de Planificación Sistema de Margesí de Bienes


Sistema de Venta de Terrenos Sistema de Catastro
Humanos

Sistemas de Documentos y
Sistema de Presupuesto
Valores

Sistema de Licencia de Sistema de Licencia de Sistema de Verificación de


Construcción Funcionamiento Zonificación Sistemas de Tesorería

Sistema de Logística
Sistema Integral de Gestión
de Expedientes

Sistema Integral de Obras Sistemas de Contabilidad

Sistemas de Fiscalización

Sistema de Recursos
Humanos

Sistema de Defensa Civil Sistema de Transportes Sistema de Vaso de Leche Sistema de Control de
Sistema de Control de Activos
Software y Hardware

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Conclusiones

•Los sistemas administrativos hacen que la entidad funcione.


•Los procesos están compuestos por secuencias de
actividades que generan valor a través de servicios internos y
externos.
•La Secretaría de Gestión Pública (SGP) ha desarrollado una
metodología para construir el mapa de procesos, el cual
determina que cada proceso se caracterice a través de una
ficha que contiene sus atributos.
•Si va a emprender un proyecto de envergadura para la
implementación de gobierno electrónico en su entidad,
asegúrese primero de tener un buen mapa de procesos,
simplificado.

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