Curso de SAP Business One Desde Cero

1.
Fundamentos de Sistemas ERP y

Arquitectura de SAP® B1
1.1. Concepto de Sistema ERP
Un sistema ERP es un sistema de gestión empresarial, sobre el que se integra
la gran mayoría de los procesos de una empresa.
ERP es un acrónimo de Enterprise Resource Planning, Planificador de Recursos
Empresariales, y define una categoría de soluciones software.
ERP define realmente un concepto, englobar los procesos de negocio en una
única herramienta, aunque no está normalizada la definición concreta de qué
procesos debe contemplar. Dicho esto, es lógico pensar que existen sistemas
ERP que poseen muchos más módulos que otros, pero la ausencia o presencia
de determinadas funcionalidades no es suficiente para calificar una aplicación de
sistema ERP.
Habitualmente, un sistema ERP conlleva al menos la gestión de logística e

inventario, de facturación y ventas, de contabilidad y de aprovisionamiento. Otros
posibles módulos de los sistemas ERP pueden ser producción, recursos
humanos, CRM,…
Desde los años 90, el mercado de los sistemas ERP ha ido en crecimiento
constante. En la actualidad hay una enorme cantidad de productos que se
enmarcan en esta categoría de software, si bien el hecho de que sea un concepto
ambiguo favorece la diversidad de funcionalidades.
A pesar de lo anterior, existe una serie de elementos comunes presentes en casi
la totalidad de los sistemas ERP:
 Se tratan de sistemas informáticos que dan soporte a los procesos diarios de
la empresa (conocidos como Sistemas OTLP). Aunque los ERP disponen de
funcionalidades de análisis propias de Business Intelligence, la realidad es
que su fundamento principal es el registro y consulta de operaciones del día
a día.
 Se basan en una base de datos común, un mismo repositorio de datos. Se

aplica la filosofía del “dato único”, evitando en todo momento la duplicidad
innecesaria de información. Por ejemplo, las empresas que disponen de
sistemas de facturación y contabilidad independientes poseen información
duplicada de sus clientes: su código, su nombre fiscal, sus datos de
contacto,… Registrar y mantener al día esta información es costoso, y
cuando esto no ocurre, surgen incongruencias o errores. En cambio, las
empresas que tienen los procesos de facturación y contabilidad en un mismo
sistema ERP, tienen la información de los clientes centralizada en un único
lugar.
 Poseen una interfaz homogénea, favoreciendo una experiencia de usuario

coherente. A diferencia de otros programas que tienen aspectos y
comportamientos diferentes según el tipo de transacción, la utilización de un
sistema ERP es consistente, de manera que la curva de aprendizaje es
menor.
 Prestan soporte a la gestión de inventarios, facturación y finanzas. A pesar

de que los sistemas ERP son diversos y poseen multitud de módulos, los tres
ámbitos aquí mencionados permanecen como constante en casi todos ellos.
1.2. ¿Qué resuelven los sistemas ERP?

De forma general, en las empresas que tienen dificultades con su Sistema de
Gestión la causa suele ser una de las siguientes razones:
 La empresa carece de herramientas suficientes que den soporte a todos los

procesos, en su lugar dispone de herramientas puntuales y el resto de
procesos se realizan a mano.
 La empresa basa su gestión en hojas de cálculo.
 La empresa dispone de herramientas independientes entre sí, no
interconectadas, con silos de información.
 La empresa se apoya en software obsoleto, con escaso mantenimiento y que
no evoluciona.
 La empresa ha basado sus procesos de negocio en la herramienta
informática, y no al revés.
 Excesiva dependencia de software desarrollado a medida, con
mantenimiento inferior a las necesidades de la organización o elevados
costes.
 El software empleado carece de un buen análisis o diseño, no da soporte a
Buenas Prácticas o está basado en criterios informáticos y no de negocio.
 El software empleado no está debidamente implantado, con carencias en su
configuración (parametrización), las adaptaciones que eran imprescindibles
o la formación del personal. Se carece de un buen soporte técnico.
En base a la problemática anteriormente comentada, puede resumirse que los

sistemas ERP tratan de resolver los problemas de gestión empresarial de las
compañías. De una forma más concreta, dicha resolución de problemas se
concentra en lo siguiente:
 A través de la filosofía de dato único, simplificar el registro de información y

asegurar su coherencia.
 A través de un sistema único y una interfaz homogénea, favorecer la
coordinación de los trabajos realizados en la empresa y potenciar la
interacción de los trabajadores.
 A través de un sistema robusto, evitar problemas de mal funcionamiento o
datos incorrectos.
 A través de un sistema escalable, favorecer el adecuado crecimiento de la
empresa, la respuesta eficaz al aumento del volumen de trabajo y el
rendimiento en general de las herramientas informáticas.
 A través de un sistema completo, evitar las tareas manuales, mecánicas o
los puntos de ineficiencia operativa.
 A través de informes integrales, permitir la visión global del estado actual de
la organización y favorecer la toma de decisiones.
1.3. Historia de Sistemas ERP

En la década de los años 50 del pasado siglo XX, el Gobierno de Estados Unidos
empleó programas especializados de investigación de cara a controlar la
logística de las campañas bélicas que desempeñaba. En un escenario cada vez
más alejado de su territorio (Europa y el Pacífico en la Segunda Guerra Mundial,
Corea durante los años 50), Estados Unidos veía cómo la gestión de la logística
tenía un impacto cada vez mayor en los resultados finales de sus operaciones
militares.
Aprovechando la tecnología existente en ese momento, grandes computadoras
de la época, se desarrollaron sistemas para calcular las necesidades de
inventario y producción. Dichos sistemas fueron el precursor de lo que más tarde
se conocería como Planificador de Requerimientos de Material, o Material
Requirements Planning (MRP).
Diez años más tarde, en la década de los años 60, los sistemas MRP empiezan
a implantarse en las empresas estadounidenses, especialmente aquellas
destinadas al ámbito de la fabricación industrial.
Los objetivos de los sistemas MRP eran:
 Asegurar la disponibilidad de materiales para fabricar

 Planificar las actividades de fabricación y compra
 Mantener el nivel más bajo posible de stock
El fundamento operativo de los sistemas MRP era muy sencillo, puesto que se
basaba en operaciones simples destinadas a determinar cuánto material se
requería para la fabricación. Sin embargo, la verdadera utilidad no radicaba en
que el algoritmo de cálculo fuera muy complejo sino en una cuestión de volumen
de datos: se trataba de realizar numerosos cálculos de manera interrelacionada,
donde el vínculo de unos materiales con otros multiplicaba las operaciones a
realizar.
A pesar de ello, los sistemas MRP tenían una serie de carencias, como por
ejemplo la falta de control de capacidad (en ocasiones los planes no tenían en
cuenta la capacidad operativa de la propia fábrica, por lo que era necesario
adaptarlos a mano). Esto provocó que muchas empresas continuaran operando
con stocks mínimos de seguridad y técnicas informales de previsión de
materiales.
Posteriormente, en los años 80 el concepto de MRP evolucionó hacia el
Planificador de Recursos de Producción, o Manufacturing Resource
Planning (MRP II). El MRP II tomaba en consideración para sus cálculos la
perspectiva económica, el control de la capacidad, la mejor gestión de personal
y otros elementos.
Durante las décadas de los años 80 y 90, surge una explosión en la utilización
de la tecnología en las empresas, especialmente la informática. Fruto de ello es
el surgimiento de nuevas herramientas y aplicaciones de gestión. En dicha línea
de innovación constante, el avance de MRP II, orientado hacia una integración
cada vez mayor de los procesos de la empresa, produjo a su vez el concepto de
los Planificadores de Recursos Empresariales o Enterprise Resource
Planning (ERP).
1.4. Resumen sobre SAP® AG
SAP® AG son las siglas de Systeme, Anwendungen und Produkte Aktien-
Gesellschaft (Sistemas, Aplicaciones y Productos S.A.) y conforman el nombre
de una de las empresas informáticas más importantes del mundo.
En la actualidad poseen su sede central en la pequeña ciudad alemana de
Walldorf, de unos 15.000 habitantes. La presencia de SAP® en dicho lugar ha
propiciado que se convierta en una de las ciudades más prósperas de toda
Alemania.
SAP® AG comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, y

es especialista en sistemas de gestión ERP. En la actualidad está considerada
como el tercer proveedor independiente más grande del mundo (sólo superada
por Microsoft y Oracle), y el mayor de la Comunidad Europea.
A continuación mostramos algunas cifras del volumen de negocios de SAP®
AG:
 Sus ingresos en el año 2012 fueron de 16.300 millones €

 Existen más de 12 millones de usuarios de sus soluciones, ubicados en más
120 países
 Existen 109.000 instalaciones de productos SAP®
 Más de 40.000 empresas tienen Soluciones SAP®
 Existen proveedores colaboradores de SAP® con más de 25 Soluciones
Industriales propias
 Posee más de 53.000 empleados SAP®
1.5. Breve Historia de SAP®
SAP® fue fundada en 1972 en la ciudad de Mannheim, Alemania, por Claus
Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso
Plattner, todos ellos ingenieros y antiguos empleados de IBM. El nombre de la
compañía se inspiró en el nombre de la misma división en la que trabajaban en
IBM.
El objetivo final de SAP® en sus inicios era proporcionar soluciones integrales para las
empresas, de manera que exista un sistema único que dé soporte a todas las áreas de
negocio, si bien comenzó construyendo aplicaciones enfocadas al ámbito financiero y
que luego se extenderían al área de logística y otros.
Inicialmente su sede central estaba en Weinheim, Alemania.

El primer cliente de SAP® AG fue Imperial Chemical Industries, compañía
inglesa dedicada al sector industrial químico, en 1972.
En 1973, se lanza la solución SAP® RF, en la que la sigla R proviene de “Real-
time data processing” (procesamiento de datos en tiempo real) y la sigla F marca
una clara orientación al ámbito financiero. Este sistema pronto se considerará el
primero de una serie, por lo que popularmente se le conoce como SAP® R/1.
En 1975 el producto ya permite la gestión de compras, inventario y facturación.
En 1977 SAP® posee más de 25 empleados, y decide desplazar su sede central
a la ciudad alemana de Walldorf. Ese mismo año, SAP® comienza a realizar
implantaciones fuera de su país, concretamente a dos empresas en Austria.
En 1979, SAP® lanzó la solución SAP® R/2, como evolución de la solución
anterior y fruto de una labor de rediseño en profundidad de su aplicación. Dos
años más tarde, en 1981, SAP® R/2 alcanza un altísimo nivel de estabilidad.
En 1982, SAP® celebra sus diez años de historia, con una cartera de más de
250 clientes ubicados en Alemania, Austria y Suiza, generando una facturación
superior a los 24 millones de marcos alemanes y alcanzando la cifra de 100
empleados en plantilla. Ese mismo año, uno de sus fundadores, Claus
Wellenreuther, abandona la compañía.
Al finalizar el año 1985, SAP® se halla en una clara expansión internacional,
estableciendo una sede en Suiza que genera una alta actividad, y amplía de
manera significativa su plantilla, pasando de 100 empleados en 1982 a más de
250 empleados al finalizar 1985.
En estos últimos años, SAP® ha dedicado gran parte de su esfuerzo a ampliar
las funcionalidades de su producto, especialmente en los ámbitos de gestión
contable de Activos Fijos, gestión de materiales, gestión de recursos humanos.
En 1987, SAP® se extiende a países de habla no germana: Holanda, Francia,
España y Gran Bretaña. A esa fecha, SAP® poseía más de 500 empleados y
facturaba más de 152 millones de marcos alemanes. También en ese año es
cuando comienza a concebirse la necesidad de una nueva generación de
productos: empieza a germinar la semilla de SAP® R/3.
En 1988, ocurren dos hitos adicionales en la historia de SAP®. Por un lado, la
compañía se expande a Dinamarca, Suecia, Italia y va más allá del mercado
europeo alcanzando Estados Unidos. Por otro lado, DowChemicals se convierte
en su cliente número 1.000.
En 1989 SAP® destina el 33% de sus ingresos a investigación y desarrollo.
Surge el entorno de programación ABAP/4, se implantan cuatro entornos UNIX
para desarrollar software, y SAP® R/3 empieza a tomar forma.
En el año 1991, SAP® muestra oficialmente las primeras transacciones
de SAP® R/3 en el congreso CeBIT de Hanover, y la respuesta de los asistentes
fue altamente positiva. Determinados aspectos de la solución, tales como la
arquitectura cliente-servidor, fundamentada en bases de datos relacionales e
interfaz de usuario uniforme destacan como factores clave. En este año, la
compañía posee más de 2700 empleados, presencia en 31 países, 2.200
clientes y alcanzando 700 millones de marcos alemanes de facturación.
En Julio de 1992, se lanza oficialmente la solución SAP® R/3.
En 1993 y 1994 SAP® se expande al mercado asiático, operando en Japón y
China, respectivamente.
En 1996 la compañía Coca-Cola decide implantar SAP® R/3 para su gestión.
Otras compañías de alto nivel, como General Motors, siguen esta decisión con
interés, y pronto también implantarán esta solución para su gestión interna.
En el año 2000, con más de 24.000 empleados en más de 50 países y generando
6.300 millones de euros de ingresos, SAP® se convierte en la tercera empresa
más grande del mundo de desarrollo de software.
A partir de ese año, surgen nuevas tendencias adicionales al concepto ERP que
son abordadas por SAP® , tales como E-Business o Arquitecturas SOA.
En el año 2002, SAP® adquiere TopManage Financial Systems, una empresa
de desarrollo de software ubicada en Israel. El motivo es adaptar su sistema para
el mercado de la pyme. Nace con esta adquisición SAP® Business One.
En el año 2003, surge la solución mySAP® ERP, compuesto por SAP® R/3 y
diversos módulos como SAP® Strategic Enterprise Management (SEM). En
2004, cambios profundos de la arquitectura de la solución hizo que SAP® R/3
evolucionara a SAP® ERP Central Component (SAP® ECC).
En el año 2005, SAP® realiza varias adquisiciones de empresas pequeñas pero
prósperas, que le permiten ampliar notablemente su portafolio de soluciones.
Desde entonces, la compañía establece este método como vía de crecimiento
sostenible, incorporando entre otras: Pilot Software, Yusa, OutlookSoft, Wicom,
MaXware,…
En el año 2006, SAP® anuncia que su solución para pyme, SAP® Business One,
alcanza las 10.000 instalaciones tras sólo 4 años, lo que supone el 30% de los
ingresos totales por ventas de licencias.
En 2008, SAP® adquiere Business Objects, empresa especializada en reporting
y soluciones de Business Intelligence.
A partir del año 2009, la recesión económica a nivel mundial también afecta al
multinacional alemán. SAP® se ve obligada a disminuir su plantilla y reconducir
buena parte de su línea estratégica, consiguiendo mantener su margen de
rentabilidad a pesar de las duras circunstancias del mercado.
En el año 2010, SAP® adquiere la empresa Sybase por casi 6.000 millones de
dólares. Hasta ese momento, Sybase era la empresa más importante del mundo
en soluciones de movilidad y acceso remoto a información.
En octubre de 2010, SAP AG anunció el lanzamiento de SAP HANA 1.0 (High-
performance Analytics Appliance), un aparato en memoria para Business
Intelligence que permite análisis en tiempo real.
En 2011, SAP® acordó la compra de SuccessFactors Inc. por 3.4 billones en
efectivo o un 52 por ciento más que el precio de cierre de las acciones el 2 de
diciembre de 2011. Con la adquisición, SAP® será más competitivo con Oracle
Corporation en el mercado de computación en la nube.
En mayo de 2012, SAP® ha anunciado la adquisición de Sunnyvale, California,
la cadena de suministro de red del operador Ariba Inc. por unos 4.3 mil millones
de dólares. SAP® dijo que ofrecerá 45 dólares por acción. La adquisición se
supone que se completará en el tercer trimestre de 2012, sujeto a la aprobación
de los accionistas y los reguladores de Ariba.
1.6. Un ecosistema de partners

En la actualidad SAP® se dedica íntegramente a desarrollo y mantenimiento de
sus soluciones de software, por lo que para la implantación de las mismas en las
empresas ha decidido apoyarse en una red de colaboradores estratégicamente
seleccionados.
Estos colaboradores se conocen como partners de SAP®, y son entidades
independientes de la multinacional. Estos partners dedican su labor a implantar
soluciones de SAP® en empresas que han contactado por sí mismos o bien que
han sido derivadas por la propia central.
La labor de los partners va mucho más allá de la mera venta de licencias e

instalación. Asumen la labor comercial de la venta, toda la gestión del proyecto
de implantación (incluyendo el análisis de los procesos de negocio de la empresa
donde se va a implantar, la formación a los usuarios,…) y la labor de
mantenimiento a primer nivel. Por lo tanto, tienen un papel muy activo en la
puesta en marcha de las aplicaciones.
También existen partners que, en lugar de centrarse en poner en productivo
soluciones de SAP® para empresas clientes, han construido determinados
módulos complementarios a dichas soluciones. Algunos de esos módulos o
soluciones verticales adquieren tanta demanda en el mercado y poseen tanta
relevancia, que los partners que los han construido se centran en mejorar y
mantener su solución particular, aplicando el mismo modelo de negocio que
tiene SAP® pero a una menor escala.
Para ser partner, las empresas deben superar un análisis exhaustivo realizado
por SAP® y el cumplimiento de rigurosos objetivos anuales, relacionados no
únicamente con la venta de productos sino también con la presencia de personal
debidamente certificado en soluciones SAP® .
En la actualidad, SAP® posee un ecosistema de más de 7.000 partners, y
existen más de 180.000 profesionales certificados.
1.7. SAP® en la actualidad

Como se mencionó anteriormente, SAP® en la actualidad está considerada
como el tercer proveedor independiente más grande del mundo (sólo superada
por Microsoft y Oracle), y el mayor de la Comunidad Europea.
SAP® es frecuentemente reconocida como líder, tanto por sus propios clientes
como por informes independientes de alto prestigio, como por ejemplo los
análisis de Gartner Inc.
A nivel de cuota de mercado, SAP® se muestra también como líder indiscutible

en determinados ámbitos, especialmente en el de sistemas ERP.
Con presencia en más de 120 países, más de 40.000 empresas clientes, más de
50.000 empleados y con una facturación superior a los 12.000 millones de
euros, SAP® se halla claramente en la cima de su industria.
1.8. Concepto de arquitectura cliente – servidor

SAP® Business One se basa en una arquitectura cliente-servidor, una
disposición muy común en muchos programas informáticos.
En la arquitectura cliente-servidor, se establece dos roles: un rol que centraliza
la información y suministra servicios (servidor) y un rol que se encarga de solicitar
y utilizar dicha información y servicios (cliente).
Esta distribución de tareas permite centralizar la gestión de información y la
separación de las responsabilidades, facilitando y clarificando el diseño del
sistema.
Básicamente, en el servidor de SAP® Business One:
 Se centraliza toda la información

 Se garantiza la coherencia de los datos
 Se envía y se recibe información de los clientes
En las estaciones de trabajo con SAP® Business One:
 Se opera con el programa, recibiendo y enviando información
1.9. Cliente fino vs Cliente grueso

En la arquitectura cliente-servidor se suele diferenciar los “clientes finos” de los
“clientes gruesos” (también denominados clientes pesados), en función de la
carga de trabajo que administren.
Un cliente fino (en inglés, thin client) apenas realiza carga de trabajo (cálculos
y operaciones). Típicamente, los navegadores web son clientes finos: se
encargan de recibir información de la web y mostrarla en pantalla, y aunque,
permiten al usuario interactuar, las acciones de navegación son enviadas al
servidor para que sean procesadas por éste. Otro ejemplo de cliente fino son los
cajeros automáticos (ATM).
Un cliente grueso o pesado (en inglés, fat client) es aquel que realiza
funcionalidades por sí mismo, sin necesidad de que el servidor realice todas las
operaciones. Este es el caso de SAP® Business One: cada vez que se genera
un documento, por ejemplo, es la propia estación de trabajo la encarga de
realizar las debidas validaciones previas. Si es factible generar el documento
(stock suficiente en el caso de entregas de mercancía, por mencionar un caso),
la estación de trabajo emitirá la solicitud de crearlo al servidor.
1.10. Conexiones remotas

SAP® Business One permite conexiones remotas, más allá de la propia red
local de la empresa. Esto es especialmente útil para empresas que poseen
varias sedes dispersas geográficamente, pero que operan como una única
compañía.
En la actualidad, SAP® Business One permite conexión remota empleando
Citrix Server o los Servicios de Escritorio Remoto (del inglés Remote Desktop
Services), antiguamente conocido como Servicios de Terminal (o Terminal
Services).
Los Servicios de Escritorio Remoto son un componente de los sistemas
operativos Windows que permite a un usuario acceder a las aplicaciones y los
datos almacenados en otro ordenador (servicios de escritorio remoto).
Se trata de la alternativa más habitual para conectarse remotamente a

sistemas SAP® Business One, por su comodidad y fácil integración con el
sistema operativo del servidor.
Si el volumen de conexiones no es elevado, el propio servidor puede asumir
ambas funciones: servidor de SAP® Business One y servidor de conexiones
remotas.
Sin embargo, si el volumen de conexiones es relativamente elevado, puede ser
conveniente diferenciar ambas funciones en dos máquinas separadas: un
servidor de SAP® Business One y otro servidor diferente para conexiones
remotas Terminal Services o Remote Desktop Services.
1.11. Arquitectura de Base de Datos y SBO-

Common
Al tratarse de un sistema multi-sociedad, un servidor de SAP® Business One
puede alojar la información de más de una empresa.
Para asegurar la independencia y claridad de la información, así como por
motivos de rendimiento, cada empresa está representada por una Base de Datos
independiente.
Una Base de Datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos
compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. Un Base de Datos en informática viene
representada por uno o más ficheros que engloban toda su información.
Para gestionar las Bases de Datos, SAP® Business One se apoya en un Sistema
Gestor de Base de Datos (SGBD o RBDMS en inglés), una aplicación destinada
a interactuar con los ficheros, mantener la integridad de los datos, obtener la
información a través de lecturas eficientes, etc.
SAP® Business One permite operar con tres Sistemas Gestores de Bases
de Datos (SGBD) diferentes: Microsoft SQL Server, IBM DB2 y SyBase. De los
tres sistemas disponibles, el más popular con diferencia es Microsoft SQL
Server.
Además, SAP® Business One dispone de una base de datos adicional, que
contiene información general sobre la propia instalación, sobre el sistema y sobre
la versión y actualizaciones realizadas. Esta Base de Datos genérica se llama
SBO-COMMON.
1.12. SAP® Server Tools

Adicionalmente a las bases de datos, en el servidor de SAP® Business One
también se halla un conjunto de servicios y utilidades, denominadas SAP®
Server Tools.
 SDK DI Server: permite la conexión de aplicativos diferentes al cliente
habitual de SAP® Business One y que no pueden disponer de las librerías
requeridas en su dispositivo. Este servicio es utilizado habitualmente para
integrar dispositivos móviles (PDA, Smartphones,…) y crear aplicaciones
vía web.
 Email (Mailer Server): servicio para el envío y recepción de correos
electrónicos desde SAP® Business One.
 Backup Server: servicio para la programación de copias de seguridad.
 License Manager: servicio encargado de la validación de los usuarios.
De todos los servicios, destaca especialmente el License Manager, puesto que

es el requerido para poder iniciar sesión en SAP® Business One.
El License Manager es quien almacena la información necesaria de licencias
para asegurar que las credenciales de los usuarios son válidas y la instalación
de SAP® es original.
1.13. Concepto de AddOn

Un Add-On en informática es un módulo que extiende las funcionalidades base
de un producto. Se trata, por lo tanto, de un complemento que añade nuevas
funcionalidades o modifica las existentes.
Un sinónimo de Add-On, utilizado en otras aplicaciones, es Plug-In.
Conceptualmente son términos equivalentes, si bien en SAP® Business One el
término convencionalmente empleado es Add-On.
A pesar de que SAP® Business One posee centenares de transacciones, y están
basadas en buenas prácticas empresariales, es posible que una empresa
requiera determinadas funcionalidades añadidas, o implementar determinadas
particularidades que den respuesta a necesidades concretas. Es a través de este
concepto, Add-On, como SAP® trata de proporcionar toda la flexibilidad posible
a sus clientes.
Un Add-On puede ser algo tan sencillo como un control añadido en la generación
de facturas, o un nuevo botón en una ventana que lanza un determinado informe.
Pero también puede ser tan complejo como para contemplar todos los procesos
específicos de un determinado ámbito empresarial (como el de hostelería).
La siguiente figura proviene de la documentación oficial de SAP®, y en ella se
indica que el código fuente de SAP® Business One (el núcleo del programa) no
está disponible para modificaciones ajenas, por motivos evidentes de seguridad
y estabilidad. En su lugar, SAP® suministra el Kit de Desarrollo de Software
(SDK) para construir Add-Ons.
1.14. Add-Ons de SAP®

La elaboración de Add-Ons no se limita a los partners de SAP® . También el
propio fabricante suministra funcionalidades añadidas, completamente gratuitas,
para complementar SAP® Business One.
En la actualidad, los Add-Ons proporcionados por SAP® son los siguientes:
La activación y desactivación de AddOns puede realizarse a nivel específico para
cada sociedad e incluso se puede configurar a nivel de usuarios, de manera que
un AddOn puede ejecutarse para unos trabajadores y no estar disponible para
otros.
1.15. AddOns de Implementación

Un Add-On de implementación es un conjunto de funcionalidades desarrolladas
utilizando el SDK para complementar SAP® Business One y satisfacer así
requerimientos específicos de una determinada empresa.
Es frecuente que una empresa tenga determinadas particularidades concretas,
en forma de necesidades de gestión o criterios de negocio, y las
funcionalidades predefinidas en SAP® Business One no sean suficientes.
Para estos casos, el partner de SAP® que fue encargado de implantar el

producto puede dar respuesta a dichas necesidades, creando un Add-On
específico. A dicho tipo de Add-On se suele denominar Add-On de
Implementación.
Ejemplos de requerimientos que pueden causar la necesidad de un Add-On de
Implementación:
 Controles adicionales en la generación de documentos

 Generación automatizada de documentos a partir de otros (por ejemplo,
generar una actividad CRM tras generar un pedido de ventas)
 Validación adicional de datos
 Interfaces específicas con sistemas externos
 …
1.16. AddOns Verticales

Un Add-On Vertical (también denominado solución vertical o solución sectorial)
es un conjunto de funcionalidades destinadas a satisfacer los requerimientos
de negocio de un determinado ámbito o sector.
Las principales diferencias de un Add-On Vertical y un Add-On de
Implementación son dos:
 Un Add-On Vertical está diseñado para resolver las necesidades de todo un
segmento de empresas, aquellas que pertenecen a un mismo ámbito
profesional. En su lugar, el Add-On de Implementación se fundamenta en
responder las necesidades específicas de una organización (que pueden ser
compartidas por otras empresas similares o no).
 Un Add-On Vertical suele contemplar una mayor cantidad de funcionalidades

y características que un Add-On de Implementación. Aunque ésta no se trata
de una regla que siempre se cumple, lo habitual es que un Add-On de
Implementación dé respuesta a necesidades concretas, puntuales, mientras
que un Add-On Vertical recoge todos los procesos de una determinada
tipología de empresas.
Ejemplos de ámbitos que pueden demandar soluciones específicas son:
 Empresas del ámbito sanitario

 Empresas de hostelería
 Empresas industriales concretas, tales como gestión de residuos
 Empresas de gestión de proyectos
 Empresas del sector de la construcción
 Empresas basadas en Comercio Electrónico
 Empresas de telemarketing y call centers
 …
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales
2. Estructura SAP® Business One
2.1. ¿Qué es SAP® Business One?
SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integral (ERP), diseñada
por SAP® AG para pequeñas y medianas empresas.
A diferencia de muchas aplicaciones que se centran en un área de negocio en

concreto (como contabilidad o gestión de stocks), SAP® Business One es una
solución integral. Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas
finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones de logística,… con el objetivo
de atender las necesidades de gestión empresarial de toda una organización.
Existen multitud de aplicaciones que, aunque se denominan a sí mismas sistemas ERP,

se componen de módulos prácticamente independientes, combinados entre sí pero
careciendo de una base común. A diferencia de ellas:
 SAP® Business One posee una interfaz homogénea. No importa si está operando
en el módulo de Finanzas, de Compras o de Recursos Humanos. El comportamiento
del programa, su aspecto y la forma de trabajar con él es consistente. En cuanto
aprenda a trabajar con dos o tres transacciones, ya sabrá moverse con todas las
demás opciones del programa.
 SAP® Business One se basa en la filosofía de dato único. Esto implica que se evita
en la medida de lo posible que exista duplicidad de información y, si existe, se debe
a un motivo razonable que da respuesta a una necesidad real de las empresas. Un
ejemplo de los beneficios de este enfoque es que, por mencionar un caso concreto,
no existe discrepancia entre el saldo de un cliente que puede obtenerse de
facturación y el saldo contable de dicho cliente que se obtiene consultando las
finanzas (a diferencia de muchos otros programas informáticos). Dicho de otra
forma, la información en SAP® Business One es robusta y coherente.
 SAP® Business One posee módulos altamente integrados. A diferencia de muchas

aplicaciones de software en las que los módulos tienen una integración débil
(apenas interactúan entre sí), en SAP® Business One las transacciones están
altamente enlazadas entre sí. Por ejemplo, al realizar un cobro parcial se registra el
documento de cobro (módulo Gestión de Bancos), se crea el asiento contable
asociado (módulo Finanzas), se actualiza el saldo de ese cliente (visible desde el
módulo Finanzas y desde el módulo de Interlocutores Comerciales, tal y como se
tratará más adelante en este curso) y se actualiza el documento cobrado (visible
desde el módulo Ventas), todo ello de manera automática y sincronizada. Asimismo,
desde ese documento de cobro puedo acceder rápidamente a la ficha del cliente, al
documento en sí o al efecto bancario generado, si es que se empleó dicho método.
Entre los diferentes beneficios que proporciona SAP® Business One,

destacamos los siguientes:
 Integrar todos los procesos de una empresa, para generar una única plataforma de
trabajo para todos los empleados.
 Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones
nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa
siempre están actualizados y disponibles.
 Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente

cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros
usuarios.
 Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y

extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.
En esencia, SAP® Business One es:
 Un sistema multi-sociedad, puesto que permite gestionar varias sociedades

independientes, cada una con su propia Base de Datos.
 Un sistema multi-usuario. En SAP® Business One se permite la utilización del

sistema por parte de varios usuarios, cada uno debidamente identificados con
nombre y contraseña. Cada usuario puede tener privilegios diferentes incluso en
Bases de Datos distintas (un usuario puede tener autorización para generar pedidos
de cliente, entregas y facturas en una sociedad, y en otra tener sólo privilegios para
consultar facturas y abonos).
 Un sistema multi-ventana, permitiendo operar con varias transacciones
simultáneamente.
 Un sistema multi-moneda, puesto que permite trabajar con divisas.
 Un sistema multi-almacén. En una misma sociedad pueden existir varios almacenes,

cada uno de ellos con valores independientes de stock de mercancía, costes de
Artículos, valores mínimos y máximos de inventario, etc.
2. Estructura SAP® Business One

2.2. Elementos de SAP® Business One
SAP® Business One se compone de un conjunto de elementos desde la perspectiva

de funcionalidades:
 13 módulos funcionales:
 Gestión
 Finanzas
 Oportunidades
 Ventas
 Compras
 Interlocutores Comerciales
 Gestión de bancos
 Inventario
 Producción
 Planificación de Necesidades
 Servicio
 Recursos Humanos
 Informes
 Funcionalidades de informes (reporting) y navegación
 Personalización del entorno
 Gestión de alertas y flujos de trabajo
 Un Kit de Desarrollo de Software
2.3. El módulo de Gestión

El módulo de Gestión de SAP® Business One está indicado para todas las
labores de administración y parametrización del sistema.
Entre todas las opciones del módulo de Gestión, destacamos las siguientes:
 Seleccionar Sociedad GL: útil para cambiar de

usuario o cambiar de sociedad.
 Inicialización del Sistema: parametrizaciones

iniciales y de configuración base para
utilizar SAP® Business One.
 Definiciones: conjunto de parametrizaciones del

sistema, tales como almacenes, grupos de
interlocutores comerciales, grupos de artículos,…
 Importación/Exportación de datos: conjunto de

utilidades para importar información en SAP®
Business One o exportar información del sistema
a ficheros.
 Utilidades: transacciones que suelen utilizarse de

manera esporádica, generalmente para el
mantenimiento del sistema o de su información.
Ejemplo de transacciones de este tipo puede ser
el cierre contable de ejercicio o el archivado de
datos antiguos.
 Procedimiento de autorización: permite definir flujos de trabajo, de manera que
determinados usuarios tengan que validar la generación de documentos de otros,
según las reglas de negocio que se determinen (por ejemplo, “el usuario Pedro tiene
que evaluar los pedidos de compra que crea el usuario Juan, siempre y cuando el
importe del pedido sea superior a 1.000 €”).
 Licencia fiscal: permite gestionar las licencias de acceso al sistema, asignándolas

a los usuarios registrados.
 Add-ons: permite administrar los módulos adicionales (add-ons) del sistema.
 Gestiones de alarma: permite configurar las alertas que se desea tener en el

sistema.
2.4. El módulo de Finanzas

El módulo de Finanzas de SAP® Business One está enfocado a contemplar
toda la gestión contable de una empresa.
Entre todas las opciones del módulo de Finanzas, destacamos las siguientes:
 Definición y mantenimiento del Plan de

Cuentas.
 Generación de asientos manuales.
 Gestión de documentos preliminares

(borradores).
 Modelos de transacción: permite

establecer modelos de
contabilizaciones, a modo de plantillas,
que puedan ser posteriormente
recuperados de manera que se
simplifica la generación de asientos.
 Contabilizaciones periódicas: permite

planificar asientos contables en el
tiempo, como por ejemplo pagos o
cobros de alquiler o suministros.
 Impresión de documentos: un asistente para imprimir masivamente un conjunto
de documentos (apuntes contables, cobros, pagos, facturas,…).
 Gestión presupuestaria: permite definir presupuestos, establecer cuantías y

consultar informes comparativos presupuesto-real.
 Contabilidad de costes: permite definir centros de coste y beneficio, establecer

normas de reparto y consultar informes de contabilidad analítica.
 Informes financieros: balance, balance de sumas y saldos, cuenta de pérdidas y

ganancias, informes fiscales,…
2.5. El módulo de Oportunidades

El módulo de Oportunidades de SAP® Business One está enfocado a la gestión
de preventa, y conforma uno de los elementos CRM (Customer Relationship
Management, Gestión de la Relación con los Clientes) del producto.
La combinación del módulo de Oportunidades, del módulo de Servicio y de

las Actividades (módulo Interlocutores comerciales) conforman un sistema CRM
totalmente integrado en SAP® Business One.
Entre todas las opciones del módulo de Oportunidades, destacamos las

siguientes:
 Gestión de oportunidades: cada

oportunidad es un expediente de
preventa, donde puede registrarse toda la
información relacionada con esa acción
comercial.
 Informes de oportunidades: facilita y

permite el seguimiento de dichos
expedientes, disponiéndose de multitud
de filtros.
2.6. El módulo de Ventas
El módulo de Ventas de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de
ventas de una organización, desde la elaboración de un presupuesto hasta la
propia facturación.
Entre todas las opciones del módulo de Ventas, destacamos las siguientes:
 Ofertas: presupuestos comerciales.
 Pedido de clientes.
 Entrega.
 Devolución: documentos que corrigen

Entregas.
 Factura de clientes.
 Abono de clientes: corrección de facturas.
 Asistente de creación de documentos:

permite la generación de documentos de
forma masiva a partir de otros documentos
previamente generados en el sistema (un
ejemplo concreto es la generación de
facturas a partir de documentos de
entrega)
 Impresión documento: permite la

impresión de documentos de forma
masiva.
 Informes de ventas: conjunto de informes

relacionados con circuitos de ventas.
2.7. El módulo de Compras
El módulo de Compras de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión

de compras y aprovisionamiento de una organización, desde la elaboración de
una solicitud de presupuesto a proveedores hasta la propia factura de compras.
Entre todas las opciones del módulo de Compras, destacamos las siguientes:
 Pedido a proveedores.
 Entrada de mercancías.
 Devolución: documentos que corrigen

Entradas.
 Factura de compras.
 Abono de proveedores: corrección de

facturas.
 Informes de compras: conjunto de

informes relacionados con circuitos de
compras.
Generalmente, no suele existir diferencias entre los conceptos de compras y

aprovisionamientos. Sin embargo, desde una perspectiva teórica, sí existe
diferencia sustancial:
- La compra contempla todas las actividades de solicitud de mercancía y
validación en recepción de la misma.
- El aprovisionamiento incluye además otras tareas, algunas previas a la compra
(tales como el análisis de necesidades de la organización, la determinación de
cantidades a pedir o la elección del proveedor más adecuado) y otras posteriores
(pago a proveedores y evaluación de la calidad de servicio de los mismos).
2.8. El módulo de Interlocutores Comerciales
El módulo de Interlocutores Comerciales de SAP® Business One está enfocado
a toda la gestión de los interlocutores comerciales de una organización, así como
actividades relacionadas con los mismos.
Entre todas las opciones del módulo de Interlocutores Comerciales,
destacamos las siguientes:
 Datos maestros interlocutor comercial
 Actividad
 Informes de interlocutor comercial
En SAP® Business One, el concepto de interlocutor comercial (también

denominado socio de negocios en Latinoamérica) engloba todas aquellas
entidades con las que se opera normalmente:
- Clientes.
- Deudores.
- Proveedores.
- Acreedores.
De forma adicional, también se puede gestionar clientes potenciales (leads).
2.9. El módulo de Gestión de bancos
El módulo de Gestión de bancos de SAP® Business One está enfocado a toda
la gestión de los cobros y pagos de una organización, permitiendo la gestión de
tesorería de la misma.
La combinación del módulo de Finanzas y de Gestión de bancos engloba toda
la gestión económica de la empresa.
Entre todas las opciones del módulo de Gestión de bancos, destacamos las
siguientes:
 Cobros
 Pagos
 Efecto, para la gestión de efectos

bancarios
 Extractos bancarios y reconciliaciones

externas, permite conciliación bancaria
 Informes bancarios
2.10. El módulo de Inventario
El módulo de Inventario de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión
de la mercancía y de los servicios utilizados por la organización.
Entre todas las opciones del módulo de Inventario, destacamos las siguientes:
 Datos maestros artículo, para la

gestión de cada uno de los
artículos
 Gestión artículos, que aglutina un

conjunto de transacciones
destinadas a gestión de lotes,
gestión de números de serie,
artículos alternativos,…
 Operaciones de stock, que

permite ajustes de stock a través
de entradas, salidas y traslados
entre almacenes
 Listas de precios, que permite

establecer las tarifas e importes
de los artículos
 Informes inventario: conjunto de

informes relacionados con los
artículos
2.11. El módulo de Producción
El módulo de Producción de SAP® Business One está enfocado a la gestión de
fabricación ligera (ensamblaje) y transformación de productos utilizados por la
organización.
Entre todas las opciones del módulo de Producción, destacamos las siguientes:
 Listas de materiales: permite

establecer composiciones de
artículos, que pueden
desglosarse en otros artículos
subordinados
 Orden de fabricación: transacción

para planificar y establecer las
necesidades de fabricación
 Recibo de producción:
transacción para recibir órdenes
de fabricación y registrar su nivel
de progreso
 Informes producción: conjunto de

informes relacionados con la
producción
Un escenario válido para utilizar este módulo puede ser las empresas de venta
de ordenadores personales y servidores, ya que es común que vendan equipos
configurados y montados bajo demanda, combinando piezas hardware de
diferentes fabricantes.
2.12. El módulo de Planificación de necesidades
El módulo de Planificación de necesidades de SAP® Business One está
enfocado a facilitar el aprovisionamiento de las empresas. Consiste en un
asistente que, dado un conjunto de parámetros tales como el pronóstico de las
ventas futuras, los valores de stock actuales, las cantidades pendientes de
entregar a clientes y las cantidades pendientes de recibir de proveedores (entre
otros), el sistema establece un conjunto de recomendaciones de órdenes de
compra y órdenes de venta destinadas a satisfacer dicho pronóstico.
Entre todas las opciones del módulo de Planificación de necesidades,

destacamos las siguientes:
 Pronósticos: permite establecer

las cantidades previstas
requeridas para venta
 Asistente de planificación de
necesidades: asistente que
establece las necesidades de
aprovisionamiento
 Recomendación del pedido:

permite recuperar las
recomendaciones creadas
anteriormente con el asistente
2.13. El módulo de Servicio
El módulo de Servicio de SAP® Business One está enfocado a la gestión post-
venta y las labores habituales de mantenimiento de las empresas. A través de
este módulo, las empresas pueden gestionar adecuadamente las incidencias y
no-conformidades que puedan surgir a nivel interno o, especialmente, durante el
ciclo de ventas.
Entre todas las opciones del módulo de Servicio, destacamos las siguientes:
 Llamada de servicio: gestión de

incidencias
 Tarjeta equipo cliente: permite la

identificación individual de los
artículos para los que se presta
servicio y asistencia técnica
 Contrato de servicio: permite la

regularización y acuerdo de
trabajos a realizar para cada
cliente
 Soluciones de conocimiento:
repositorio de problemas
comunes y sus soluciones
 Informes servicio: conjunto de

informes relacionados con este
ámbito
La combinación del módulo de Oportunidades, del módulo de Servicio y de las

Actividades (módulo Interlocutores comerciales) conforman un sistema CRM
totalmente integrado en SAP® Business One.
2.14. El módulo de Recursos Humanos
El módulo de Recursos Humanos de SAP® Business One está enfocado a la
gestión de los datos básicos de los empleados y su información asociada.
Las opciones del módulo de Recursos Humanos son las siguientes:
 Datos maestros empleado: datos

identificativos de cada trabajador
e información asociada
 Informes Recursos Humanos:

conjunto de informes
relacionados con los recursos
humanos de una empresa
2.15. El módulo de Informes

El módulo de Informes de SAP® Business One aglutina todas las diferentes
opciones de informes y listados existentes en el programa. De esta forma, es
posible acceder a un informe determinado a través de su módulo específico o a
través de este módulo que los reúne todos.
Los informes son exactamente idénticos, independientemente de si se

seleccionan en este módulo o en el módulo de su ámbito. SAP® lo que
proporciona con esta funcionalidad es otra ruta para llegar a la misma
información.
https://www.sap.com/spain/index.html
3.1. Iniciar sesión en SAP® Business One
Para iniciar sesión, haga doble click en el icono que aparece en el Escritorio
asociado al cliente de SAP® Business One:
Si no lo encuentra, pruebe a buscar el programa en el menú Inicio de Windows.

Generalmente, SAP® Business One se encuentra en “Programas → SAP®
Business One”.
Tras unos segundos, aparecerá una ventana de inicio de sesión.

La ventana de inicio de sesión se compone de la siguiente información:
 Empresa: sociedad para la que se realizará el inicio de sesión. Corresponde a la

última sociedad con la que se operó en ese ordenador.
 ID de usuario: espacio para introducir el nombre de usuario.
 Clave de acceso: contraseña para autenticar el usuario.
 Botón OK: trata de iniciar sesión con los parámetros indicados de Empresa, ID de
usuario y Clave de acceso.
 Botón Finalizar: cierra el programa.
 Botón Modificar empresa: permite seleccionar otra sociedad diferente.
Generalmente, los usuarios tienden a trabajar la mayor parte del tiempo en una
misma sociedad de SAP® Business One. Ese es el motivo por el que la
ventana de inicio de sesión muestra la más reciente.
En el caso de desear trabajar en otra sociedad, basta con pulsar el
botón Modificar empresa.
En la nueva ventana que aparece, es posible especificar la sociedad a la que
se desea realizar el inicio de sesión, haciendo click sobre el elemento de la
lista deseado. En la parte superior se observa que puede especificarse el ID de
usuario y la contraseña.
También existen otras opciones en dicha ventana, utilizadas con menor
frecuencia. Ejemplos de ello es la posibilidad de cambiar de servidor o la
posibilidad de generar una nueva sociedad desde cero.
En el caso de especificar un nombre de usuario no válido o una contraseña
incorrecta, se mostrará un mensaje de error similar al siguiente:
Finalmente, si el usuario y la contraseña eran correctos, se iniciará sesión

en SAP® Business One.

Training de inicio de sesión
Training de inicio de sesión en SAP® Business One.
Pasos:
1. Pulsar en el campo "Id de usuario", escribir manager y pulse enter

2. Pulsar en el campo "Clave de acceso", escriba 0000 y pulse enter
3. Pulsar en Ok
4. Pulsar en el menú principal en Módulos
3.2. Entorno de trabajo de SAP® Business

One
3.2.1. Introducción
En el presente capítulo estudiaremos el entorno de trabajo de SAP® Business
One. Si ya ha trabajado previamente con este sistema ERP, puede obviar la
lectura de este apartado, aunque tal vez le resulte de interés por si aprende
algún detalle que no conocía.
3.2.2. Barra de menús
Como cualquier otra aplicación de Microsoft Windows, SAP® Business One
dispone de una barra de menús en su parte superior. Al hacer click con el ratón
sobre uno de sus elementos, se muestra un menú desplegable con diversas
opciones.
Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo
que en las demás aplicaciones de escritorio de Microsoft Windows.
La barra de menús incluye las siguientes opciones:
A continuación se expone con detalle las diferentes opciones de menú del

programa. No es necesario que las memorice, pero sí puede ser interesante una
lectura atenta para ir familiarizándose con las diferentes opciones y el
vocabulario propio del programa.
3.2.2.1. Menú Fichero

Comando de menú Descripción
Cerrar Cierra la ventana actual.
Grabar como borrador Graba el documento como documento preliminar.
Diseño de página… Establece la impresora, el tamaño del papel y los parámetros
de impresión.
Presentación preliminar Muestra el documento en la pantalla con el aspecto
que presentará cuando se imprima.
Imprimir (Ctrl + P) Imprime el documento en la impresora especificada.
Enviar Envía mensajes de correo electrónico, SMS y
faxes directamente desde SAP® Business One.
Exportar a Exporta datos a las aplicaciones especificadas y a
otros sistemas SAP®.
Lanzar aplicación Inicia cualquier otra aplicación predefinida en la
máquina desde SAP® Business One.
Bloquear pantalla Permite bloquear la pantalla. Esta opción resulta útil
cuando se desea dejar la estación de trabajo y bloquear el
acceso a la pantalla. Para desbloquear la sesión, introduzca
el nombre de usuario y la clave de acceso.
Finalizar (Ctrl + Q) Sale de SAP® Business One.
3.2.2.2. Menú Tratar

Comando de menú Atajo
Deshacer (Ctrl + Z)
Restablecer (Ctrl + MAYÚS + Z )
Cortar (Ctrl + X)
Copiar (Ctrl + C)
Pegar (Ctrl + V)
Borrar (Supr)
Seleccionar todo: Seleccionar todo permite seleccionar todo el contenido de un
campo haciendo clic con el ratón una vez. Con textos largos,
puede borrar todo el texto de una vez o copiarlo a una
aplicación o campo distinto.
3.2.2.3. Menú Vista

Opciones de menú Descripción / Actividad
Campos definidos por el Muestra campos definidos por el usuario que se han creado
usuario (CTRL + Mayús previamente en las tablas existentes según sus necesidades
+ U) empresariales.
Información del sistema Muestra información en la barra de status como el número
(CTRL + Mayús + I) de formulario o el número de artículo en la tabla de base de
datos.
Visualización de los Le permite activar o desactivar determinadas funciones de
responsables de picking picking, por ejemplo, una selección de lista, un campo de
entrada para fecha o valores definidos por el usuario.
Visualización Los indicadores activados le muestran los campos que se
de indicadores pueden traducir o que tienen valores definidos por el usuario
y si puede seleccionar valores de una lista.
Restablecer ancho de Cancela las modificaciones manuales efectuadas para la
columna anchura de columnas en tablas y restablece las
parametrizaciones estándar de tabla.
Leyenda (CTRL + L) Muestra los colores utilizados para resaltar la información
dinámica en el informe Análisis oportunidad dinámico.
Valores traducidos Muestra los valores traducidos de campos que se han
traducido al idioma seleccionado en el documento actual.
Esta opción aparece sólo si se ha seleccionado la
opción Soporte multilingüe en parametrización.
3.2.2.4. Menú Datos

Buscar (Ctrl + F) Pasa al modo Buscar.
Añadir (Ctrl + A) Pasa al modo Crear.
Primer reg.datos Estas opciones de menú permiten navegar entre objetos de la
, Registro datos sig. (- misma clase. Por ejemplo, si ha creado varias facturas de
> + Ctrl) , Registro de deudores, puede visualizar la última factura o ir a la anterior
datos anterior (<- +
Ctrl) , Último reg. datos
Eliminar Borra cuentas, datos maestros de cliente o documentos, tales
como órdenes y ofertas, del sistema. Un objeto sólo se podrá
borrar si no se ha utilizado en ninguna operación. Una vez
borrado un objeto, no se puede utilizar en el sistema.
Cancelar Cancela registros maestros de artículo o determinados
documentos de ventas no oficiales, tales como ofertas y
órdenes. Una vez cancelado un objeto, no se puede utilizar en
el sistema. En el objeto aparecerá el comentario Anulado. Los
registros maestros de artículo cancelados se pueden
restablecer. Los objetos cancelados se pueden llamar, pero no
se pueden modificar.
Restablecer Vuelve a activar un objeto en el que se haya
fijado anteriormente el status Anulado. Una vez restablecido
el objeto, se pueden utilizar todas las funciones disponibles.
Cerrar Cierra las ofertas, los pedidos y las notas de entrega sin crear
una contabilización en la contabilidad.
Duplicar(Ctrl + D) Duplica objetos, tales como documentos, registros
maestros de artículos, etc. Esta función resulta útil para crear
una copia de un documento o registro base y realizar
configuraciones adicionales. Para ello, el documento o
registro base se crea con todas las parametrizaciones
comunes y, a continuación, se duplica y se realizan
modificaciones unívocas en la copia. Esta función puede ser
útil para procesar ofertas y pedidos periódicos o artículos
similares, por ejemplo.
Añadir línea (Ctrl + I) Puede utilizar esta opción para añadir líneas en el lugar que
desee en una tabla. También puede insertar una línea nueva
entre dos existentes.
Borrar línea (Ctrl + K) Borra una línea de una tabla, como la lista de artículos de un
pedido.
Cancelar línea Cancela una línea del documento.
Duplicar línea (Ctrl + Duplica líneas en cualquier parte de una tabla. Los datos de
M) esta línea se copian exactamente.
Copiar de celda Copia el contenido de una celda en la línea superior o en la
superior, Copiar de inferior.
celda inferior
Avanzado Contiene opciones que se activan únicamente cuando
determinadas ventanas están activas. Por ejemplo, la función
Copiar a modelo sólo se encuentra disponible cuando
determinadas ventanas de modelos están activas.
Filtara tabla… Le permite filtrar datos de tablas.
Clasificar tabla… Esta opción está activa únicamente cuando se
visualizan tablas. Al seleccionar este pulsador, se abre la
ventana Clasificar tabla. Los campos del menú Columna están
determinados por el tipo de tabla. La selección de una de
estas opciones muestra el orden y el tipo de clasificación por
defecto. Estos valores se pueden modificar si es necesario.
3.2.2.5. Menú Módulos

El menú Módulos contiene una lista con todos los módulos y sus opciones
correspondientes. Las opciones del menú:
 Se disponen en el mismo orden que los menús del Menú principal.

 No se pueden modificar.
 Pueden desactivarse para los usuarios no autorizados.
3.2.2.6. Menú Herramientas

Comando de menú Descripción / Actividad
Imprimir diseñador Sirve para diseñar documentos para impresión. La opción está
de Layouts… disponible cuando están activos los documentos de compras y
de ventas o los informes.
La herramienta Diseñador de configuración de impresión le
permite modificar y personalizar el modelo de impresión
predefinido de SAP® Business One en función de sus
necesidades.
Puede establecer uno de los modelos de impresión como
estándar para todos o algunos de los usuarios de SAP®
Business One y asignar modelos de impresión específicos a los
interlocutores comerciales seleccionados.
Puede abrir el modelo de impresión para cualquier documento
o informe de SAP® Business One.
XL Reporter Le permite acceder al generador de informes XL Reporter.
Parametrización Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con una
de formularios… lista completa de todos los campos, líneas y tablas que puede
(Ctrl + Mayús + S) organizar en cada ventana.
Las opciones disponibles en cada ventana dependen de
la ventana en sí. Por ejemplo, en documentos de compras y
ventas, se encuentran disponibles opciones de línea y tabla.
Log de mensajes Muestra la ventana Log de mensajes de sistema donde se
de sistema pueden ver los últimos mensajes de error, según la definición
de Parametrizaciones generales.
Puede seleccionar si visualizar todas las clases de mensajes o
sólo los mensajes de error, advertencia o información.
Log de modificaciones Hace un seguimiento del sistema de autorizaciones y de
los distintos documentos y datos maestros en SAP® Business
One.
Consultas Muestra y organiza las consultas de sistema y las consultas
definidas por el usuario, para ejecutar el Gestor
de consultas y seleccionar una configuración de impresión
para la consulta.
Mi Menú Organice y cree nuevas opciones para el menú de usuario.
Acceso directo Seleccione Personalizar para definir sus propios accesos
de usuario directos para las ventanas que utiliza con más frecuencia
en SAP® Business One, o bien seleccione uno de los accesos
directos definidos previamente.
Valores definidos por Introduzca valores, originados por un proceso de
el usuario búsqueda predefinido, en cualquier campo del sistema
(incluidos los campos definidos por el usuario).
Ventanas definidas por Muestra y gestiona las ventanas definidas por el usuario, con
el usuario campos adicionales que su empresa puede necesitar en las
actividades diarias.
Herramientas Muestra una lista con las tablas definidas por el usuario que se
de customizing han creado previamente en SAP® Business One. Su empresa
puede necesitar estas tablas adicionales en sus actividades
diarias.
Formularios estándar Muestra una nueva lógica empresarial o nuevos objetos
de SAP® Business One basados en una funcionalidad
existente.
3.2.2.7. Menú Ventana

En cascada Organiza todas las ventanas abiertas actualmente de forma que
se solapen.
Cerrar todo Cierra todas las ventanas (excepto el menú principal de SAP®
Business One) abiertas actualmente.
Color Seleccione un color diferente para la ventana activa.
Menú principal (Ctrl Fija el menú principal de SAP® Business One como
+O) la ventana activa. Esta opción es útil si ha cerrado el menú
principal, o si necesita colocarlo sobre varias ventanas
abiertas.
Avisos/Resumen Abre la ventana Avisos/Resumen alarmas en la que
alarmas se visualizan mensajes de correo electrónico, SMS o fax del
usuario, así como alertas.
Calendario Abre el calendario.
3.2.2.8. Menú Ayuda

Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en línea.
Training "Barra de Menú".
Pulsar en cada una de las opciones de la barra de Menú para que se abran las
diferentes opciones:
3.2.3. Barra de Herramientas

La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menús. Se
trata de un conjunto de iconos que proporcionan un acceso sencillo a las
funciones utilizadas habitualmente. Las mismas funciones también están
disponibles como opciones de menú en la barra de menús.
Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no
autorizadas están de color gris. Los iconos de la barra de herramientas son
contextuales, es decir, cambian según lo que esté haciendo.
Aunque no es habitual que lo necesite, puede ocultar o mostrar un grupo de
iconos de la barra de herramientas. Para ello, coloque el cursor en la barra de
herramientas, haga clic con el botón derecho y, a continuación, active o
desactive las casillas adecuadas.
Si olvida la función de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre
un botón para mostrar un mensaje con la función del icono.
Icono Descripción
(Presentación Le permite ver un documento antes de imprimir.
preliminar…)
(Imprimir…) Imprime el documento activo en la impresora especificada.
(Correo electrónico…) Muestra la ventana Enviar mensaje donde se añade la
dirección de correo electrónico y se introduce el texto del
mensaje.
(SMS…) Muestra la ventana Enviar mensaje donde se introduce el
número de teléfono y el texto del SMS.
(Fax…) Muestra la ventana Enviar mensaje donde se introduce el
número de fax y se introduce el texto del fax.
(Exportar a MS Le permite exportar datos a Microsoft Excel
EXCEL…)
(Exportar a MS-WORD) Le permite exportar datos a Microsoft Word
(PDF) Le permite exportar datos en formato PDF (Portable
Document Format)
(Lanzar aplicación…) Le permite lanzar distintas aplicaciones
directamente desde SAP® Business One.
(Bloquear pantalla…) Le permite bloquear la pantalla activa.
(Buscar…) Se pasa al modo Buscar.
(Crear…) Se pasa al modo Crear.
Primer reg.datos, Registro de datos anterior, Registro datos
sig, Último reg.datos
(Filtro…) Le permite buscar y visualizar datos específicos en SAP®
Business One.
(Clasificar…) Le permite clasificar datos de una tabla.
(Documento base y Muestra todos los documentos creados en función
documento destino…) del documento seleccionado o como siguiente a éste. Por
ejemplo, se puede visualizar la oferta original o la factura
posterior de una entrega. Los documentos base o destino
correspondientes se muestran en la pantalla al seleccionar esta
función.
(Beneficio bruto…) Muestra la ventana Beneficio bruto para un documento de
venta.
(Medios de pago…) Le permite especificar el medio de pago para un documento.
(Cálculo de volumen y Calcula el volumen y el peso de los artículos en documentos
peso…) de marketing.
(Diario contable…) Muestra el Informe diario operaciones con el resumen de
todas las operaciones de contabilidad.
(Diseñador de Utilícelo para seleccionar un modelo de configuración
configuración de de impresión y tratar documentos e informes para su
impresión…) impresión.
(Parametrizaciones de Se visualiza la ventana Parametrizaciones de formulario con

formularios…) la lista de opciones para la ventana activa. Puede modificar
estas parametrizaciones para modificar los campos, las
líneas y las tablas que se visualizan en una ventana.
Estas parametrizaciones son específicas de ventana, y sólo
se encuentran disponibles determinadas opciones para los
distintos tipos de ventanas.
(Query Manager…) Gestor consultas
(Avisos/Resumen Abre la ventana Avisos/Resumen alarmas donde aparecen
alarmas…) mensajes y avisos del usuario.
(Calendario…) El Calendario de SAP® Business One muestra las reuniones
planificadas, llamadas telefónicas y otras actividades.
(Ayuda contexto…) Abre la ayuda online de SAP® Business One.
3.2.4. Barra de estado

La barra de estado (también conocida como barra de status o status bar) es un
área situada en la parte inferior de la ventana Menú principalque muestra
mensajes de error, información del sistema y el progreso de procesos de trabajo
que requieren mucho tiempo, por ejemplo, la ejecución de un informe o la
ejecución de una búsqueda.
La Barra de Estado puede contener multitud de funcionalidades resumidas en un

área destinada a la comunicación con el usuario:
 El uso más habitual de la barra de estados es la comunicación de mensajes de

aviso, de error o de confirmación.
 En el extremo de la izquierda se puede mostrar los valores técnicos de los campos
y datos de SAP® Business One, información habitualmente necesaria para labores
de programación y creación de informes.
 El centro de la barra de estados muestra la fecha y la hora del sistema.
 En el extremo derecho, se puede mostrar información de determinados campos o
datos, según el usuario lo haya personalizado. (Más información sobre esta
funcionalidad en el apartado “Personalización del Entorno del Usuario”).
Los mensajes que se muestran en la barra de estados pueden ser de los
siguientes tipos:
 Mensajes de error: indican el problema y ofrecen sugerencias para corregir el error.

Se muestra en texto blanco sobre fondo rojo.
 Mensaje de información: aparece sobre fondo azul e informa de un problema que

no impide que continúe el procedimiento.
 Mensaje de confirmación: aparece sobre fondo verde e informa de la ejecución

correcta de un procedimiento.
La barra de estado también dispone de un registro de mensajes. Esto es

especialmente útil para poder consultar un mensaje que se mostró con
anterioridad, obtener información o solicitar ayuda a un compañero. Para poder
consultar dicho registro, basta con hacer click sobre “Log de mensajes del
sistema”.
Dentro de esta opción, podemos filtrar para que sólo nos muestre mensajes de
error, de información o de advertencia, así como ver una cantidad determinada
de últimos mensajes.
Algunos de los mensajes tienen la opción adicional de consultar la ayuda, así
como un identificador numérico, útil para la resolución técnica de incidencias.
3.2.5. Vídeo ejemplo

Ejemplo: Forzar un error de sistema y buscar ayuda online sobre el mismo.
Descargar video
https://www.youtube.com/watch?time_continue=20&v=yhuxzb8_yP0
3.3. Ventanas en SAP® Business One
3.3.1. Conceptos básicos
De manera similar a otras aplicaciones basadas en Microsoft Windows, SAP®
Business One funciona con ventanas.
Al igual que en Microsoft Windows, las ventanas pueden:

 Desplazarse: a través de pulsar con el ratón sobre la barra de título y
arrastrar la ventana.
 Modificarse en tamaño: a través de acercar el puntero del ratón a cualquiera
de los bordes y, una vez modificado el aspecto de dicho puntero, arrastrando
el ratón.
 Minimizarse: a través del primer botón ubicado en la esquina superior
derecha de cada ventana.
 Maximizarse: a través del botón central ubicado en la esquina superior
derecha de cada ventana.
 Cerrarse: a través del tercer botón ubicado en la esquina superior derecha
de cada ventana.
3.3.2. Modos de operación

Existen cuatro modos de operación de ventana posibles en SAP® Business
One:
 Añadir: Añadir un nuevo registro o documento.

 Buscar: Buscar registros o documentos existentes.
 Ver: Ver un registro o documento existente.
 Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.
Las ventanas en SAP® Business One tienen un modo predeterminado, que

puede ser “añadir” o “buscar”, según el contexto de lo que esté haciendo.
Modo buscar y modo añadir:
Por ejemplo, al elegir la ventana Datos maestros interlocutor comercial o Datos
maestros de artículos, se abre automáticamente en modo de búsqueda porque
normalmente se suele querer ver la información que ya se ha introducido. Por
otro lado, si se desea procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la
ventana se abre automáticamente en modo de creación porque normalmente
se quiere añadir un nuevo pedido.
¿Cómo sabe en qué modo se encuentra? El botón de la esquina inferior

izquierda de la ventana cambia a Buscar (para el modo de visualización) o Añadir
según el modo actual de la ventana.
Es posible cambiarse de un modo a otro de diversas formas:
 Para pasar al modo Añadir:

o En la barra de menús, seleccione Datos → Crear.
o Pulse Ctrl + A en el teclado.
o En la barra de herramientas, elija el icono de crear.
 Para pasar al modo Buscar:
o En la barra de menús, seleccione Datos → Buscar.
o Pulse Ctrl + F en el teclado.
o En la barra de herramientas, elija el icono de búsqueda.
 Para pasar al modo Actualizar: al introducir o cambiar datos en un objeto
existente, SAP® Business One cambia automáticamente al modo de
actualización, con lo que el botón Actualizar aparece en la esquina inferior
izquierda de la ventana.
3.3.3. Menús contextuales

Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer click con el botón derecho del
ratón para activar un menú contextual que proporciona acceso a las funciones
más utilizadas para dicha sección de la ventana o una lista de funciones
relacionadas con el campo. Como estas funciones son contextuales, las
opciones cambian según el área de la pantalla donde haga click.
3.3.4. Detalles de fila

Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan
información sobre cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas
tablas fácilmente y ampliar la vista disponible en la pantalla, puede abrir la
ventana Detalles línea.
Esta ventana permite ver o editar filas de una tabla, como las que se
encuentran en la pestaña Contenidos de un documento de ventas.
La ventana Detalles línea se puede abrir haciendo clic con el botón derecho en
el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl + L o
seleccionando Detalles línea en el menú Pasar a de la barra de menús.
Training menú contextual

Training Menú contextual:
Pasos:
1. Pulsar en Ventas
2. Pulsar en Factura de clientes
3. Buscar la última factura, pulsando en el icono
4. Hacer click con el ratón sobre la factura en la cabecera
5. Seleccionar Detalles línea...
6. Cerrar la ventana Detalles línea...
3.4. Cómo trabajar con el Cockpit

3.4.1. Funcionalidad del Cockpit
La funcionalidad del Cockpit (o cabina de mandos) es una de
las novedades más destacadas de la versión 8.8 de SAP® Business One.
El Cockpit permite ampliar la capacidad de personalización del entorno de
trabajo de SAP® Business One, a través de componentes
denominados widgets (pronúnciese wid-yeds).
Entorno de SAP® Business One SIN Cockpit activado:
Entorno de SAP® Business One CON Cockpit activado:

3.4.2. Activar la funcionalidad del Cockpit
Si no dispone de Cockpit activo, acceda al menú Gestión → Inicialización del
Sistema → Parametrizaciones generales.
En la ventana que aparece, seleccione la pestaña Cockpit.
Aparecerá dos opciones diferentes:
 Activar cockpit en el nivel de empresa: esta opción es la que habilita la

funcionalidad del cockpit
 Activar widget de panel: esta opción es la que habilita la funcionalidad de widget de
panel (cuadros de mando en el Cockpit)
Es posible disponer del Cockpit activo sin tener habilitados los cuadros de
mando (widgets de tipo panel). Para disponer de este tipo de widget, es
necesario tener instalado en el servidor un componente específico,
denominado SAP® Business One Integration Service.
Una vez activado el Cockpit a nivel de empresa, es necesario volver a iniciar la
sesión. Puede salir y volver a entrar en el programa, o escoger la opción del
menú Gestión > Seleccionar Sociedad GL.
Por último, es necesario activar el Cockpit a nivel de cada usuario. Esto se
debe a que, aunque el Cockpit esté activo a nivel de empresa, es posible que
determinados usuarios no lo requieran y otros sí. Por ello, la habilitación de
este componente se hace a dos niveles: a nivel de empresa en primer lugar, y
después a nivel de cada usuario individual.
Para activar el Cockpit para cada usuario que lo desee, seleccione la
opción Herramientas → Cockpit → Activar mi cockpit.
Una vez activado el Cockpit a nivel de usuario, es necesario volver a iniciar la

sesión. Puede salir y volver a entrar en el programa, o escoger la opción del
menú Gestión → Seleccionar Sociedad GL.
3.4.3. Fundamentos básicos del Cockpit

Una vez activado el Cockpit, se producirán los siguientes cambios en el inicio
de sesión:
 Cambia el menú principal del programa, tanto en aspecto como en

distribución: las pestañas de Módulos, Arrastrar y Vincular y Mi menúahora
son verticales.
 Desaparece la pestaña Mi menú, y se sustituye por Mi cockpit.
 El contenido de Módulos y Arrastrar y Vincular no cambia respecto a no
tener el Cockpit activado.
 La pestaña “Mi Cockpit” posee dos grupos de funcionalidades: “Mi Cockpit”
y “Galería de widgets”.
Mi Cockpit
Un usuario puede disponer de diferentes cabinas o cockpits. Esto generalmente
es útil para diferentes modos de trabajo. Sólo es posible tener un tipo de cockpit
activo a la vez.
De manera predeterminada, hay 4 tipos de cockpits disponibles: Inicio, Volumen
de negocios, Servicio y Finanzas. Es posible crear nuevos y borrar los existentes
a través del menú Herramientas → Cockpit → Gestión de cockpits.
Es posible crear nuevos y borrar los existentes a través del

menú Herramientas → Cockpit → Gestión de cockpits. Puede reestablecer
los cockpits que se proporcionan en el estándar a través del
menú Herramientas → Cockpit → Aplicar modelo de cockpit original.
Puede cambiarse el cockpit que está activo haciendo click sobre uno u otro. El
que esté en vigor en ese momento tendrá junto a su nombre el texto “(Actual)”
Galería de widgets
Un widget es un tipo de componente específico para los Cockpits.
Un Cockpit se compone a su vez de uno o más widgets. En la figura anterior se
puede observar que el cockpit Volumen de negocios dispone de los widgets
“Documentos pendientes”, “Funciones comunes” y “Mensajes y alertas”.
Existen por defecto cinco tipos de widgets:

 Funciones comunes, útil para
disponer cómodamente de aquellas
transacciones del programa que se
utilizan con mayor frecuencia.
 Documentos pendientes, permite la
gestión de documentos abiertos,
como por ejemplo pedidos de
clientes pendientes de servir.
 Mensajes y alertas, permite
disponer de nuestra bandeja de
entrada en el entorno de trabajo.
 Navegador web, permite incrustar
una página web dentro de nuestro
entorno de trabajo.
 Widget de panel, permite disponer
de cuadros de mando en nuestro
entorno de trabajo.
3.4.4. Widget: Funciones Comunes

Este widget puede contener aquellas opciones de menú, más utilizadas por cada
usuario. De esta manera, es posible tener en un único contenedor todas las
transacciones con las que opera habitualmente.
Sólo es posible tener un widget de Funciones comunes en cada Cockpit.
Para incluir este widget en un Cockpit, seleccione “Mi Cockpit” y arrastre la

opción correspondiente a la zona del Cockpit donde lo desea ubicar.
Prácticamente la totalidad de uso y configuración del Cockpit está basado en operaciones

con el ratón, especialmente arrastrar.
Una vez incluido el widget en el Cockpit, puede escoger las diferentes opciones
de menú que desee e incluirlas en el mismo.
Para ello, basta con seleccionar la opción deseada y arrastrarla hasta el interior
del widget.
Puede seleccionarse tanto transacciones de documentos y datos maestros como

transacciones de informes. Ambos tipos de transacción se diferencian por su icono.
Es posible modificar el orden del contenido del widget arrastrando las

diferentes opciones a la ubicación deseada.
Para retirar una opción de este widget, basta con seleccionarla y arrastrarla
fuera del contenedor.
Es posible modificar la posición de un widget pulsando sobre su título y
arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada.
También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se
modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows
Para retirar este widget de un Cockpit, basta con pulsar sobre el icono de llave
inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Cerrar.
3.4.5. Widget: Documentos pendientes
Este widget permite la gestión ágil de documentos pendientes en el sistema.
En SAP® Business One, un documento pendiente es aquel que pertenece a

un flujo de trabajo y, sin embargo, no está debidamente completado en pasos
subsiguientes. El estado de un documento (abierto o cerrado) define si está
pendiente o no. Un ejemplo de esto son las facturas: una factura estará completa
(estado cerrado) cuando haya sido debidamente pagada o cobrada; mientras
tanto, la factura permanecerá en estado abierto, y aparecerá en los informes de
documentos pendientes.

Sólo es posible tener un widget de Documentos pendientes en cada

Cockpit.
Una vez incluido el widget en el Cockpit, puede escoger los diferentes tipos de
documentos a tratar, a través de pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado
en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Parametrizar.
Aparecerá una ventana con los diferentes tipos de documentos, y
seleccionaremos los que nos interese gestionar.
Una vez seleccionados los documentos en parametrización, aparecerán como

opción en el widget. También se mostrará, entre paréntesis junto al nombre, la
cantidad de documentos de ese tipo que están pendientes. Pulsando sobre un
tipo en concreto accederemos a un informe que recoge toda la información sobre
dichos documentos.
Para retirar un tipo de documentos de este widget, basta con volver a
parametrizar dicho widget.
También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se modificar
el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows.
3.4.6. Widget: Mensajes y Alertas
Este widget permite la gestión de la bandeja de entrada de cada usuario.
En SAP® Business One, la bandeja de entrada se utiliza para la recepción

de correos electrónicos internos (realizados dentro del programa) y externos (si
está configurado el servicio de Mailer o la integración con Microsoft Outlook), la
recepción de alertas y la recepción de solicitudes de aprobación.

Sólo es posible tener un widget de Mensajes y Alertas en cada Cockpit.

Una vez incluido el widget en el Cockpit, aparecerán los mensajes con un texto
descriptivo y la fecha. Seleccionando un mensaje obtendremos más información
sobre el mismo.

arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada. También es posible modificar
su tamaño, de manera similar a como se modificar el ancho y el alto de las
ventanas en Microsoft Windows.
3.4.7. Widget: Navegador web

Este widget permite incluir una página web en el Cockpit de cada usuario.

A diferencia de los anteriores tipos de widget, sí es posible tener más de un

widget de este tipo en un mismo Cockpit.
Una vez incluido el widget en el Cockpit, aparecerá una página web
predeterminada. Es posible configurar tanto la dirección de la página web como su
título. Para ello, es necesario pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su
esquina superior derecha), y escoger la opción de Parametrizaciones.
Aparecerá una ventana de parametrizaciones donde podremos definir tanto la

dirección de la página web como el título del widget.
También es posible poner como dirección la ruta de una carpeta.
Esto es especialmente útil si solemos disponer de determinados archivos de

consulta habitual, ajenos a SAP® Business One.
Incluso es posible disponer de más de un widget de este tipo, como puede

observarse en la siguiente captura de pantalla:
También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se
modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows.
3.4.8. Widget: Panel
Ejemplo de un panel:
Ejemplo: Buscar por una determinada palabra en el buscador:
“Descargar video 3.4.8 y 3.4.9”

3.5. Las teclas de acceso rápido
3.5.1. Teclas de acceso rápido
En SAP® Business One puede utilizar varias teclas o combinaciones de teclas
para acceder a las operaciones o comandos que se utilizan con más frecuencia.
Estas teclas de acceso rápido equivalen a los comandos de menús.
SAP® Business One le proporciona teclas de acceso rápido generales con las
que ya puede estar familiarizado por otras aplicaciones y teclas de acceso rápido
que sólo existen en SAP® Business One. Muchas de las teclas de acceso rápido
aparecen en los menús.
3.5.2. Teclas de acceso rápido generales de SAP® Business One

3.5.3 Teclas de acceso rápido en documentos de
compra y ventas
3.5.4 Teclas de acceso rápido en documentos de
pago
3.5.5. Teclas de acceso rápido en documentos para inventario y

producción
3.6. Parametrizaciones del entorno de trabajo
3.6.1. Fuente y tamaño

En SAP® Business One es posible personalizar la tipografía, tanto en lo que
respecta al tipo de fuente como al tamaño de la misma.
Para personalizar la fuente y su tamaño, acceda al menú Gestión →
Inicialización del sistema → Parametrizaciones generales.
En la pestaña “Font y Fondo” podrá definir tanto el tipo de letra como su tamaño.
La personalización se aplica a nivel individual, por lo que cada usuario puede
tener su propio entorno de trabajo.
Aunque el sistema permite muchos valores posibles para el tamaño de la fuente,

el rango recomendable está comprendido entre 10 y 14 puntos. Trabajar con una
fuente de 16 puntos de tamaño o superior puede perjudicar la navegabilidad y el
trabajo con documentos.
“Descargar video modificación entorno de trabajo 3.6.1”
3.6. Parametrizaciones del entorno de trabajo
Training para cambiar el tamaño de la letra

Cambiar el tamaño de la letra a tamaño 14 y volver a cambiarlo a tamaño 10.
Pasos:
1. Pulsar en Gestión 9. Pulsar en Gestión
2. Pulsar en Inicialización sistema 10. Pulsar en Inicialización sistema
3. Pulsar en Parametrizaciones 11. Pulsar en Parametrizaciones
generales generales
4. Pulsar en Font y fondo 12. Seleccionar tamaño 10
5. Pulsar en Tamaño letra 13. Pulsar en Actualizar
6. Seleccionar tamaño 14 14. Pulsar en Ok
7. Pulsar en Actualizar 15. Pulsar en Gestión
8. Pulsar en Ok
3.6.2. Imagen de fondo
Es posible modificar la imagen de fondo en SAP® Business One. Para ello,
acceda al menú Gestión → Inicialización del sistema → Parametrizaciones
generales.
En la pestaña “Font y Fondo” podrá seleccionar la imagen de fondo que desee.

Pulsando sobre el botón Explorar, se puede seleccionar una imagen externa al
programa, almacenada en el disco duro o en un recurso de red.
SAP® Business One permite especificar una imagen de fondo en multitud de

formatos gráficos, entre ellos los más comunes: JPG, GIF, PNG y BMP.
Tras especificar una imagen nueva, aparecerá su nombre en la lista de imágenes
disponibles. Podemos seleccionarla y especificar a continuación cómo visualizar
la imagen: centrada (sin modificar su tamaño), a pantalla completa (adaptando
su tamaño original) o de tipo título (a modo de mosaico).
La funcionalidad de imagen de fondo es una oportunidad excelente para ubicar

el logotipo de la empresa, proporcionando un aspecto más corporativo al entorno
de trabajo.
3.6.3 Parametrización de menú principal
El menú principal del programa contiene por defecto todas las transacciones del
mismo. Sin embargo, es habitual que un usuario sólo utilice una selección de las
opciones de dicha lista.
Es posible parametrizar el menú principal para que sólo aparezcan las opciones
que se desee. Para ello, es necesario pulsar sobre el botón de parametrización
de formulario, ubicado en la barra de accesos rápidos.
Una vez pulsado dicho icono, aparecerá una ventana, en la que podremos
seleccionar qué opciones mostrar y qué opciones ocultar del menú principal.
Aunque no se muestre en las opciones de dicho menú, recuerde que siempre
estarán todas las opciones disponibles en el menú superior “Módulos”.
Esta característica del programa está pensada para simplificar el entorno de

trabajo de los usuarios, evitando que tengan más opciones de las que necesiten.
No está pensada para actuar como un elemento de seguridad, puesto que para
ello el programa dispone de la opción de definir permisos y privilegios de acceso
a los usuarios.
El botón “Aplicar autorización” sirve para configurar el menú principal según los
permisos que tenga un usuario. De esta forma, si un usuario sólo tiene acceso a
determinadas opciones del módulo de Compras y no puede acceder a Ventas,
el botón “Aplicar autorización” ocultará todas las transacciones del módulo de
Ventas (puesto que el usuario no tiene acceso a ellas) y mostrará sólo las
transacciones pertinentes del módulo de Compras.
Los super-usuarios son aquellos usuarios de SAP® Business One que tienen
acceso completo al sistema. En ese caso, si un super-usuario pulsa el botón de
Aplicar autorización se marcarán todas las casillas de esta ventana de
parametrización de formulario.
Training para parametrizar el entorno de trabajo

Parametrización del menú principal eliminando las transacciones de Finanzas,
Interlocutores comerciales y Gestión de artículos en el módulo de Inventario y
volver a ponerlos visibles nuevamente.
Pasos:
1. Pulsar en Parametrización de formulario

2. Desmarcar Finanzas
3. Desmarcar Interlocutores comerciales
4. Pulsar en Inventario
5. Desmarcar Gestión artículos
6. Pulsar en Actualizar
7. Pulsar en Ok
8. Seleccionar Inventario en el menú principal para comprobar
9. Pulsar en Parametrización de formulario
10. Marcar Finanzas
11. Marcar Interlocutores comerciales
13. Marcar Gestión artículos
15. Pulsar en Ok
16. Seleccionar Inventario en el menú principal para comprobar
3.6.4. Accesos predefinidos por el usuario
Puede aumentar la eficacia de navegación si crea accesos directos de teclado
definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza
con más frecuencia.
Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la

emisión de pedidos y de la actualización de los datos maestros de los
interlocutores comerciales, puede asociar una tecla de función (F2, F3, F4,…) a
cada una de esas transacciones.
La tecla de función F1 no puede tener asignada ninguna transacción, debido a
que está reservada para ser siempre la ayuda del sistema.
Para definir los accesos directos, seleccione el menú Herramientas → Accesos
directos de usuario → Configurar
Se mostrará una ventana para poder definir los accesos rápidos.
La lista de accesos le permite seleccionar la tecla de función deseada.

En el campo “Ventana actual” le mostrará cuál es la transacción que tiene
asignada esa tecla de función. El campo estará vacío si no tiene ninguna
transacción asignada.
Para especificar una transacción, especifique primero el módulo, luego la opción

en concreto y por último pulse el botón Asignar. Aparecerá el nombre de la
transacción en “Ventana actual”.
Puede eliminar un acceso rápido ya asignado pulsando el botón Eliminar.

No es necesario eliminar un acceso rápido para asignar uno nuevo. Puede
sobreescribirlo escogiendo directamente la nueva transacción que desee y
pulsando Asignar. El sistema sustituirá la antigua transacción seleccionada por
la nueva.
Puede consultar los accesos rápidos que tiene asignados de dos formas: a través
de la pestaña “Lista” y a través del menú Herramientas → Accesos directos de
usuario → Accesos rápidos.
3.6.5. Información de la barra de estados

La barra de estado en SAP® Business One también permite personalizaciones,
puesto que en el lado derecho de dicha barra se puede visualizar determinados
campos y datos.
La manera de especificar que se desea mostrar información en la barra de
estados es mediante el arrastre de dicha información a la barra,
haciendo click sobre un determinado campo y, sin soltar el botón del ratón,
colocar el puntero sobre la barra de estados. Cuando una ventana está abierta,
en ciertas condiciones, se pueden arrastrar determinados campos a esta barra.
Se puede arrastrar un máximo de cuatro campos a la barra de estado.
Para arrastrar información a la barra de estado:
1. Abra un objeto que contenga el campo o campos que desea utilizar.
2. Coloque el cursor en el campo que corresponda y mantenga pulsado el
botón del ratón hasta que aparezca un marco en el campo.
3. Con el botón del ratón pulsado, arrastre este campo a uno de los cuatro
campos del área izquierda de la barra de estado.
4. Deje de pulsar el botón del ratón.
5. Repita este procedimiento hasta que añada toda la información necesaria
a la barra de status. Se puede arrastrar un máximo de cuatro campos a la
barra de status.
Puede utilizar también este procedimiento para reemplazar información en una

barra de estado, arrastrando y soltando la información en una de las cuatro áreas
existentes. La información mostrada anteriormente se sustituye por la nueva
información.
La información mostrada en la barra de status se puede borrar cuando se desee.
Para ello, pulse la tecla Alt y haga clic en el campo que desee borrar. Una vez
borrado, el campo no aparecerá al tratar el objeto.
4.1. Cómo utilizar las ventanas en SAP® Business One
4.1.1. Añadir
Utilice el modo Añadir para introducir datos nuevos como, por ejemplo,
Interlocutores comerciales, artículos, documentos de compras o documentos de
ventas en SAP® Business One.
Para añadir nuevos registros en SAP® Business One debe abrir la ventana que
corresponda y poner el formulario en modo “Añadir”, para ello:
 Pulse en el botón ó
 Pulse las teclas Ctrl + A ó
 Seleccione en la barra de menú Datos → Añadir
Puede comprobar que los campos del formulario aparecen con un color más
blanco y que aparece el botón “Añadir” al pie del formulario. Esto indica que los
datos que se introduzcan en el formulario serán datos a añadir en la base de
datos.
Rellene los datos necesarios en el formulario y pulsar en el botón para

que se añada a la base de datos:
Una vez que se ha pulsado en el botón añadir el sistema emite un mensaje
indicando que la operación se ha realizado correctamente:
Como resultado de añadir se crean nuevos registros en la base de datos, como

nuevos interlocutores comerciales, nuevos artículos, nuevos documentos de
compras o nuevos documentos de ventas.
4.1.2. Buscar
Utilice el modo Buscar para ver datos ya introducidos en SAP® Business One.
Para buscar registros en SAP® Business One debe abrir la ventana que
corresponda y poner el formulario en modo ‘Buscar’, para ello:
 Pulse en el botón ó
 Pulse las teclas Ctrl + F ó
 Seleccione en la barra de menú Datos → Buscar
Puede comprobar que los campos del formulario aparecen con color amarillo y
que aparece el botón “Buscar” al pie del formulario. Esto indica que los datos que
se introduzcan en el formulario serán datos para realizar la búsqueda en la base
de datos.
Se pueden introducir datos para la búsqueda de las siguientes formas:
1. Si se conoce el valor completo de un campo. En este caso se introduce el
valor en el campo y se pulsa en el botón "Buscar".
Como resultado el sistema mostrará el o los datos que coincidan con ese
valor, y que se encuentren grabados en la base de datos.
Si sólo existe un valor se mostrará directamente en la ventana:
Si existiesen más de un resultado SAP® Business One mostraría una

ventana con todos los resultados que coincidan, desde donde puede
seleccionar el dato que se necesite haciendo doble click sobre él o
seleccionando la línea y pulsando en el botón Seleccionar:
2. Si sólo se conoce una parte del valor. En este caso el resto del valor se
puede sustituir por el comodín * (asterisco):
Como resultado de la búsqueda SAP® Business One muestra todos los

valores que comiencen, contengan o finalicen por los valores especificados
en el campo y el resto de valores serán sustituidos por el comodín.
El comodín “*” se puede utilizar en cualquier ventana de SAP® Business One
cuando la ventana se encuentre en modo buscar.
Puede buscar por un solo campo o por varios a la vez. Por ejemplo en la
ventana de pedido de cliente puede hacer la búsqueda al mismo tiempo por
el campo ‘fecha’ y por el campo ‘nombre del cliente’.
También se puede acceder a un registro utilizando las flechas de navegación
de registros. Para ello abra el formulario y pulse las flechas de navegación
hacia el registro siguiente o hacia el registro anterior hasta
encontrar el que desee.
Ejemplo: Buscar por teléfono en Datos Maestros y por fecha en documentos,
Ver Video YouTube : Fundamentos SAP Business One - Ejercicio 11 -
Realizar búsquedas filtradas.
4.1.3. Buscar en el modo Añadir
Se realiza cuando se crean una operación comercial. Por ejemplo cuando realiza
un pedido a proveedores necesita buscar un proveedor y un artículo para
añadirlos al documento.
El procedimiento sería:
1. Seleccionar Compras → Pedido. Aparece el pedido de comparas en modo
Añadir
2. Puede seleccionar el proveedor siguiendo alguno de los siguientes pasos:
Si no sabe el nombre y el código, pulse la tecla Tab o seleccione el icono Icono
seleccionar de lista (Seleccionar de lista) para que se muestre la lista de
proveedores:
 Si conoce la primera letra del nombre o del código de proveedor puede

ponerla utilizando el comodín asterisco para sustituir el resto y pulsar la
tecla Tab, se visualizará una lista con los proveedores que comiencen por
esa letra. Del mismo modo puede utilizar el comodín asterisco para
sustituir cualquier parte del nombre o del código del proveedor.
 Si conoce el código o el nombre completo introdúzcalo en el campo y

pulse Tab para que se muestren los detalles correspondientes en la
ventana.
3. Una vez que haya completado todos los detalles del cliente o proveedor
y del artículo, proceda a crear la factura.
4.1.4. Modificar
Utilice el modo Actualizar para realizar las modificaciones necesarias en SAP®
Business One y para grabar esas modificaciones en la base de datos. Puede
modificar la información de interlocutores comerciales, empleados, documentos
de compras o de ventas, pagos y detalles de artículos.
Para actualizar un registro en SAP® Business One:
Busque el registro a actualizar. Para ello puede utilizar cualquiera de las
opciones descritas en el apartado anterior.
Modifique el valor que desee cambiar.
Pulse en el botón Actualizar.
En SAP® Business One no se pueden actualizar datos en los documentos de

marketing que tengan reflejo en contabilidad, como por ejemplo las cantidades,
precios, artículos, etc.. Sólo se podrán actualizar en los documentos los datos
que no afecten a contabilidad, como por ejemplo los datos de los campos de
usuario que se encuentren en la cabecera del documento.
En SAP® Business One no existe una opción en el menú principal que permita
actualizar un registro en la base de datos, se debe acceder por la ventana que
corresponda y realizar las modificaciones necesarias y seguidamente
actualizarlas.
Cuando se muestra una ventana de SAP® Business One que contiene datos que
están grabados en la base de datos y realiza cualquier modificación en alguno
de los campos, el estado de la ventana se modifica del estado OK al estado
Actualizar. Si pulsa en el botón Actualizar los datos modificados en la ventana
se modificarán en el registro de la base de datos.
Si no desea actualizar los datos modificados puede cerrar la ventana pulsando

en el botón Cancelar o cerrando la ventana pulsando en la X superior derecha.
Si ha realizado modificaciones en algún campo de la ventana y la cierra pulsando
en el botón Cancelar SAP® Business One cerrará la ventana sin emitir ningún
mensaje, en cambio, si cierra la ventana en la X superior derecha SAP®
Business One emitirá un mensaje preguntando si desea grabar las
modificaciones:
Ver Video: Fundamentos SAP Business One - Ejercicio 21
- Modificar un artículo.
La información modificada queda registrada en SAP® Business One en un

fichero de log, al que se puede acceder para buscar cuando, que dato y quien
realizó una modificación. Se encuentra en Herramientas → Log de
modificaciones…:
Ver Video: FundamentosSAP Business One - Ejercicio 24

- Log de modificaciones
Training para modificar valores en datos maestros de artículos.
Pasos:
Pulsar en Inventario
Pulsar en Datos maestros de artículo
Acceder al primer registro de datos Primer registro
Pulsar en el campo Descripción
Escribir "IBM IMPRESORA" y pulsar enter
Pulsar en Actualizar
Pulsar en el botón Buscar
Pulsar en Número de artículo

Escribir "A00001"y pulsar enter
Pulsar en Buscar
Seleccionar la pestaña Comentarios
Pulsar en el campo de comentario
Escribir "no funciona bien" y pulsar enter
Seleccionar la pestaña Compras
Pulsar en el campo Proveedor por defecto
Seleccionar el proveedor V50000
Pulsar en Seleccionar
Seleccionar la pestaña Ventas
Pulsar en el campo Grupo impositivo
Seleccionar R1 (IVA repercutido al 4%)
Pulsar en actualizar
Pulsar en el botón Buscar Buscar
Escribir en el campo Número de artículo "A00001" y pulsar enter
Pulsar en Buscar
Seleccionar la pestaña Compras
Seleccionar la pestaña Ventas
Seleccionar la pestaña Comentarios
4.1.5. Botones de comandos generales más comunes en

SAP® Business One
Un pulsador de comando es un control que ejecuta una acción o que causa
acción en SAP® Business One.
Los pulsadores más comunes en SAP® Business One son:
 Añadir: Añade un nuevo registro a la base de datos, por ejemplo, datos maestros
de clientes y proveedores o documentos de compras o ventas.
 Ok: Aprueba una parametrización o modificación y cierre la ventana.
 Cancelar: Cancela una acción o modificación y cierra la ventana.

 Actualizar: Graba los datos modificados. Por ejemplo, puede actualizar registros de
clientes y proveedores o de empleados del departamento de ventas, o bien detalles
de artículo.
 Seleccionar todo: Selecciona todas las casillas de una ventana. El pulsador

generalmente aparece en la ventana Criterios de selección de un informe.
 Borrar selección: Desmarcar todas las casillas seleccionadas de una ventana.
 Expandir: Muestra más detalles de ciertos datos de una ventana.
 Comprimir: Oculta determinados datos de una ventana.
 Siguiente: En un asistente, le permite pasar a la siguiente ventana.
 Atrás: En un asistente, le permite volver a la ventana anterior.
 Finalizar: En un asistente, le permite finalizar la introducción
4.1.6. Eliminar (anotaciones sobre eliminar en SAP®)

En SAP® Business One se pueden eliminar registros de datos maestros siempre
que no se hayan realizado operaciones con ellos.
Una vez que se crea un registro de dato maestro, tanto de interlocutor comercial,
de artículo, de cuenta contable, etc… estos datos están disponibles en el sistema
para poder ser utilizados en las diferentes transacciones.
Mientras esos datos maestros no sean utilizados en transacciones podrán ser
eliminados, para ello debe acceder al registro del dato maestro, por ejemplo de
un artículo, y pulsar con el botón secundario del ratón en la opción “Eliminar” o
desde la barra de menú en Datos → Eliminar:
En caso de que el registro ya tenga alguna transacción en el sistema
SAP® Business One emitirá un mensaje indicando que no se puede
elimina el registro:
Training para eliminar un Interlocutor comercial

Eliminar varios interlocutores comerciales, uno con saldo, otro con pedidos
vinculados y otro sin saldo y sin movimientos vinculados.
Pasos:
1. Pulsar en Interlocutores comerciales

2. Pulsar en Datos maestros interlocutor comercial
3. Pulsar en Último registro para acceder al último interlocutor comercial
4. Pulsar en la flecha de navegación del campo Saldo de cuenta para ver los
movimientos que componen dicho saldo
5. Pulsar en la flecha de retroceso para cerrar la ventana
6. Pulsar en Datos
7. Seleccionar "Elimine interlocutor comercial"
8. A la pregunta "No se puede anular la eliminación de un interlocutor comercial.
¿Continuar?" Pulsar en OK
9. Comprobamos que el sistema nos da un mensaje de que no se puede eliminar
el interlocutor comercial
10. Pulsar en Registro anterior para acceder al anterior interlocutor comercial
11. Pulsar en Datos
14. Comprobamos que el sistema nos da un mensaje de que no se puede eliminar
el interlocutor comercial
15. Pulsar en Registro anterior para acceder al anterior interlocutor comercial
16. Pulsar en Datos
19. Escribir "CCC" en el campo Código para buscar el interlocutor y pulsar enter
20. Pulsar en Buscar
21. Se comprueba que el interlocutor no existe en la base de datos
4.2. Cómo imprimir en SAP® Business One
4.2.1 Impresión
En SAP® Business One, se pueden imprimir documentos, informes, etc. desde
los siguientes menús, ventanas y asistentes:
 Menú Archivo
Permite realizar las siguientes acciones para distintos tipos de documentos

de SAP® Business One:
o Vista preliminar
o Imprimir
o Seleccionar layouts
o Ejecutar secuencias de impresión
Además, puede obtener una vista preliminar e imprimir los documentos que
tienen layouts creados con la versión para la aplicación SAP® Business One del
software Crystal Reports. Estos documentos aparecen en Crystal Reports
Viewer.
 Menú Herramientas
Permite realizar las siguientes acciones:
o Asignar layouts estándar, creados con la versión para SAP® Business One del
software Crystal Reports o con la herramienta Diseñador de layouts de
impresión, a los documentos para impresión.
o Obtener una vista preliminar e imprimir informes externos, creados con la
versión para la aplicación SAP® Business One del software Crystal Reports,
antes de importarlos a SAP® Business One.
 Ventana Impresión documento: Criterios de selección
Permite definir los criterios para imprimir documentos de ventas, compras,

inventario y gestión de bancos.
Se puede imprimir documentos por separado o de forma masiva.
4.2.2. Impresión individual

SAP® Business One permite imprimir cada documento por separado, para ello
debe buscar el documento, cheque o informe y una vez mostrado en pantalla se
hace clic en el icono de la impresora en la barra de herramientas.
Ejemplo con un documento de factura. Se haría igual para documentos de
compras, ventas o documentos financieros.
Antes de imprimir el documento puede realizar una vista previa de cómo quedará el
documento, para ello puede pulsar en el botón “Presentación preliminar…” que se
encuentra en la barra de herramientas.
4.2.3. Impresión masiva
También se puede imprimir documentos de forma masiva. Para abrir la
ventana, seleccione uno de los procedimientos siguientes:
o Compra → Impresión documento

o Ventas → Impresión documento
o Gestión de Bancos → Impresión documento
o Finanzas → Impresión documento
En esta ventana se introducen los criterios de selección de los documentos que
se desean imprimir:
Puede imprimir todos los documentos o sólo los que estén pendientes de
impresión. Cuando un documento se imprime aparece en el status la
palabra Impreso:
Campos de Impresión documento: Criterios de selección:
La función Impresión documento le permite imprimir una gran cantidad

de documentos, creando y visualizando una lista de documentos según
las especificaciones que ponga. Puede decidir si imprimir la lista entera
o determinados documentos.
De la lista de documentos que se muestran pendientes de imprimir, en
base a los criterios de selección, puede seleccionar varios documentos
manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo click con el ratón sobre la
línea del documento. Una vez que están seleccionados los documentos
debe pulsar en el botón Imprimir.
4.2.4. Parametrizaciones de impresión – preferencias de

impresión
Puede parametrizar preferencias de impresión para sus documentos. Para ello

acceda por Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones de impresión:
Desde esta ventana puede definir las parametrizaciones por defecto para la
impresión de documentos en SAP® Business One.
La ventana tiene dos pestañas: “General” y “Por documento”
Pestaña General:
Le permite definir las parametrizaciones generales relevantes para la impresión

de todos los documentos.
Campos de la pestaña General:
Pestaña Por documento:
Le permite crear definiciones de impresión especiales por tipo de documento.
Puede seleccionar cada clase individualmente y crear las definiciones
necesarias.
Campos de la pestaña Por documento:
Campo Descripción / Actividad
Documento Seleccione la clase de documento para la que
desea configurar las parametrizaciones de
impresión.
Exportar a Seleccione esta opción para exportar a Microsoft

Word Word inmediatamente al crear el documento.
Imprimir Seleccione esta opción para imprimir

documento inmediatamente al crear el documento.
Copias Esta opción se muestra si se ha

(incluido el seleccionado Imprimir documento.
original)
Indique el número de copias del documento que
se deben imprimir al crearlo. El número incluye
el original. Por tanto, si desea imprimir el
documento original y dos copias, introduzca 3.
Copias para Esta opción se muestra si se ha

asignación seleccionado Imprimir documento.
núm. manual
Indique el número de copias que desea imprimir si
el documento se crea con una asignación de
número manual. Un documento con asignación de
número de copias manual se considera una copia
en el sistema, no un documento original.
Comentarios Introduzca el texto que se imprimirá al final de

permanentes cada documento.
para
impresión
Imprimir datos Imprime la información de descuento en el
de descuento documento.
Imprimir Imprime los números del catálogo del proveedor

número de del documento en lugar de los números de
catálogo de artículo asignados en SAP® Business One.
proveedor en
lugar de
número
de artículo
En SAP® Business One, sólo los superusuarios y los usuarios normales

autorizados pueden cambiar las parametrizaciones de impresión.
4.2.5. Impresión automática de documentos
Puede configurar SAP® Business One de forma que determinada clase de
documentos se impriman automáticamente en el momento de ser añadidos en
la base de datos.
Para que esto ocurra el procedimiento a seguir es el siguiente:
1. Seleccione Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones de impresión.

2. En la pestaña “Por documento” seleccione de la lista la clase de documentos
que desee imprimir de forma automática.
3. Seleccione “Imprimir documento”.
4. Indique el número de copias que desee imprimir incluido el original.
5. Pulse en el botón Actualizar.
Ejemplo de la parametrización de impresión de un documento de factura de

cliente:
4.2.6. Diseñador de configuración de impresión
El diseñador de configuración de impresión, que se encuentra en el menú de
herramientas , sirve para diseñar documentos para impresión. La opción está
disponible cuando están activos los documentos de compras y de ventas o los
informes.
Puede abrir el modelo de impresión para cualquier documento o informe
de SAP® Business One.
La herramienta Diseñador de configuración de impresión le permite modificar y

personalizar el modelo de impresión predefinido de SAP® Business One en
función de sus necesidades.
Puede establecer uno de los modelos de impresión como estándar para todos o
algunos de los usuarios de SAP® Business One y asignar modelos de impresión
específicos a los interlocutores comerciales seleccionados.
4.3. Documentos Preliminares/Borradores
4.3.1. Concepto de borrador.
En SAP® Business One, puede guardar la mayoría de los documentos como
borradores o documentos preliminares. Con esto se consigue que puedan ser
corregidos o validados antes de ser añadidos al sistema. Esto puede ocurrir
porque sea necesario completar un documento que sólo se ha introducido de
forma parcial por el mismo usuario o por otro usuario distinto.
Los documentos preliminares pueden utilizarse como modelos de documentos
que se deban hacer de una forma reiterada y que sean similares.
Al crear un documento preliminar no se realiza ningún movimiento a nivel
contable ni a nivel de almacenes. Pueden guardarse como preliminares los
siguientes tipos de documentos:
 Documentos de ventas y compras

 Cobros o pagos efectuados
 Cheques para pago
 Documentos de traslado
4.3.2. Creación de un documento

borrador/preliminar
En el procedimiento siguiente se explica cómo guardar documentos como
preliminares.
Procedimiento
1. Seleccione el tipo de documento que desea guardar como

borrador/preliminar.
2. Rellene los datos necesarios.
3. Seleccione Fichero → Guardar como borrador, en la barra de menús…
… o pulse con el botón derecho del ratón sobre el documento y seleccione “Grabar como
borrador”:
Resultado
El sistema guarda el documento como documento borrador/preliminar.
4.3.3. Cómo rescatar un documento de borrador
Procedimiento
1. En función del tipo de documento que desea crear, siga los siguientes
pasos:
o Documentos de ventas: Seleccione Ventas → Informes de
ventas → Informes de documentos preliminares. Indique los
parámetros requeridos en la ventana Documentos preliminares:
Criterios de selección y seleccione OK.
o Documentos de compras: Seleccione Compras → Informes de
compras → Informes de documentos preliminares. Indique los
parámetros requeridos en la ventana Documentos preliminares:
Criterios de selección y seleccione OK.
o Documentos de cobro: Seleccione Gestión de bancos → Informes
bancarios → Informe sobre documentos de pago preliminares.
o Documentos de pago efectuado: Seleccione Gestión de
bancos → Pagos → Cheques para documentos preliminares de pago.
Campos de la ventana de criterios de selección:

2. Haga doble clic en el documento borrador/preliminar que
desee o navegue con la flecha naranja hasta el documento.
Aparece la ventana del documento en el modo Añadir.
3. Realice los cambios necesarios y seleccione Añadir para grabar un

documento de forma definitiva en la base de datos.
4. El número asignado al documento regular puede ser diferente que el
asignado originalmente al documento preliminar. Esto sucede porque el
número asignado al documento regular, creado a partir de un documento
preliminar, es el número que aparecería actualmente en un documento si
se crease como documento nuevo.
Resultado
Se ha añadido de forma definitiva el documento en la base de datos de SAP®
Business One.
4.3.4. Cómo borrar documentos borradores/preliminares
Puede eliminar los documentos borradores/preliminares tanto si han sido
creado de forma definitiva en el sistema cómo si no.
Procedimiento
Hay varias maneras de eliminar un documento preliminar:
1. Seleccione el documento a eliminar y con el botón derecho del ratón

seleccione “Eliminar”:
2. Seleccione el documento a eliminar de la lista y desde el menú seleccione

Datos → Eliminar:
Los documentos preliminares sólo pueden borrarse de uno en uno..

Training para crear y borrar documentos
borrador
Crear una factura de cliente en formato borrador, crearla definitivamente en el
sistema y eliminar un documento borrador.
Pasos:
1. Pulsar en Ventas
2. Pulsar en Facturas de cliente
3. Pulsar en Cliente para seleccionar uno
4. Seleccionar el cliente C23900
5. Pulsar en Seleccionar
6. Pulsar en Número de artículo para seleccionar uno
7. Seleccionar el artículo A00003
9. Pulsar en Fichero
10. Pulsar en Grabar como borrador
11. Pulsar en Cerrar factura
12. Pulsar en Informes de ventas
13. Pulsar en Informes del documento preliminar
14. Desmarcar Compras
15. Desmarcar Inventario
16. Desmarcar: Ofertas de ventas, Pedidos de clientes, Entregas,
Devoluciones, Anticipos de clientes y Abonos de clientes
17. Pulsar en Ok
18. Pulsar en la flecha amarilla para acceder a la factura preliminar 235
19. Pulsar en Añadir para crear la factura de forma definitiva en el
sistema
20. Pulsar en Informes del documento preliminar
21. Pulsar en Ok
22. Seleccionar la primera línea de documentos
23. Pulsar en Datos
24. Seleccionar Eliminar
26. Pulsar en Ok para comprobar que se ha eliminado el documento
4.4. Parametrización de formularios
4.4.1. Parametrización de formularios
En SAP® Business One, cada usuario puede personalizar fácilmente el
contenido y el comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la
función Parametrizaciones de formularios.
Para activar Parametrizaciones de formularios, asegúrese de que la ventana
que desea personalizar está abierta y activa; a continuación, haga clic en el
icono , en la barra de herramientas o
elija Herramientas → Parametrizaciones de formularios.
Aunque la ventana Parametrizaciones de formularios varía según el contenido
de la ventana que vaya a personalizar, la ventana parametrizaciones de
formularios típica se divide en tres pestañas:
 Pestaña Formato de tabla: Personalice el modo en que las columnas

aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).
 Pestaña Formato de líneas: Determine cómo aparecen los campos en la
ventana Detalles línea… asociada a la tabla de la ventana que va a
personalizar.
 Pestaña Documentos: Realice cambios en las opciones generales

relacionadas con la ventana y la tabla que está personalizando, pero debe
tener en cuenta que los cambios que efectúe en esta pestaña sólo afectan al
documento actual y no a todos los documentos de este tipo.
La función Parametrizaciones de formularios es una característica muy

potente. SAP® Business One dispone de numerosos campos que no se
muestran por defecto. Con Parametrizaciones de formularios puede seleccionar
los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el término
correspondiente es “activo”). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic
en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. Una
personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará
un artículo en la ventana Pedido de cliente.
Ejemplo: Parametrización del formulario de Pedidos de Clientes para que
aparezca el campo "Código de barras". Comprobar que en Entregas esto no
sucede:
“Ver video : https://youtu.be/oS3Gw7RAnaQ “

4.5. Cómo navegar en SAP® Business
One
4.5.1. Navegación
Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso

empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar
los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En primer lugar, se registra
un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de ventas,
como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que
puede acabar en un pedido y, después, en una factura. En cuanto entra un pago,
debe cuadrar con la factura. Por lo tanto, hay un flujo de actividad de un
documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial.
Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general
de la palabra. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede
requerir una secuencia de muchas transacciones. Una de las funciones más
sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar un documento para
crear el siguiente en una secuencia. SAP® Business One también realiza el
seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda
desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada
transacción. Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen
de varias formas.
Una de las innovaciones de SAP® Business One es la forma en que el diseño
incorpora de forma natural la navegación ascendente a través del menú principal
y las relaciones orientadas a procesos, así como los mecanismos de navegación,
búsqueda y creación de documentos basados en dichas relaciones.
Un aspecto potente de SAP® Business One es que es posible tener varias
ventanas abiertas a la vez, cada una de las cuales puede mostrar un documento
o registro de datos maestros diferente. La ventana principal proporciona un
contexto para todo el trabajo en SAP® Business One.
SAP® Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar
rápida y correctamente para encontrar la información necesaria.
4.5.2. Navegación con la flecha naranja

La flecha naranja que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la
herramienta más práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Siempre que
aparezca, puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros o los
detalles de las opciones de datos maestros, como códigos de impuestos o condiciones
de pago. En ocasiones, las flechas naranja conducen a documentos enlazados, como
un documento base o un asiento de diario. Las flechas permiten desglosar más detalles
de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o recorrer una estructura de
menú ascendente.
Ejemplo: Acceder al asiento contable de la primera factura que

deba un determinado cliente (navegación desde Datos Maestros
a Asiento pasando por Saldo y Documento)
Ver video : https://youtu.be/xRZmN0X045w
4.5.3. Navegar con las flechas de la barra de

herramientas
Con las flechas de la barra de herramientas puede acceder a los
documentos o datos maestros de SAP® Business One de forma
rápida.
Puede moverse hacia el siguiente registro o hacia el anterior
registro en los documentos o en los datos maestros. Para ello tiene
que abrir la ventana deseada e ir pulsando en las flechas para
que SAP® Business One vaya mostrando el siguiente, el anterior,
el último o el primer registro de la base de datos.
Las flehas de navegación en documentos y en datos

maestros estarán activas cuando se encuentre abierto un
formulario de datos maestros o de documentos en SAP®
Business One.
4.5.4. Botones de documento base y documento

destino
Los documentos se pueden generar unos a partir de otros. Con
frecuencia, las ofertas se convierten en pedidos de clientes que a
posteriori pasan a ser una nota de entrega y, finalmente, a una
factura de cliente. En estos casos puede saber la secuencia de
documentos colocándose en uno de ellos y utilizando los
botones (Documento base y documento destino) puede ir
moviéndose a lo largo de la cadena de documentos generados
unos a partir de otros.
4.5.5. Mapa de relaciones
El mapa de relaciones permite visualizar de forma gráfica la secuencia de
documentos relacionados entre sí desde cualquiera de ellos.
Para ejecutarlo debe pulsar con el botón de la derecha del ratón en cualquier de
los documentos de la secuencia de ventas o de compras y pulsar en Mapa de
relaciones:
Training de navegación
Navegar por datos maestros, documentos y mostrar el mapa de relaciones.
Pasos:
1. Pulsar en Interlocutores comerciales

2. Pulsar en Datos maestros de interlocutor comercial
3. Pulsar en Primer registro para acceder al primer Interlocutor comercial
4. Pulsar en "Registro datos sig." para acceder al siguiente Interlocutor
comercial
5. Pulsar en "Registro de datos anterior" para acceder al Interlocutor
comercial anterior
6. Pulsar en "Último reg. datos" para acceder al último Interlocutor comercial
7. Pulsar en la flecha naranja del "Saldo de cuenta"
8. Pulsar en la flecha naranja del documento nº 10
9. Pulsar en la flecha naranja de "Entrada en el diario" para acceder al
asiento generado por la factura
10. Pulsar en Cerrar el asiento
11. Pulsar en Ventas
13. Seleccionar "Documento base" para acceder al documento base de
entrega
14. Pulsar en Cerrar el documento de entrega
15. Seleccionar "Documento destino" para acceder al documento destino de
Abono
16. Pulsar en Cerrar, para cerrar el documento de Abono
17. Hacer click sobre la cabecera de la factura
18. Seleccionar "Mapa de relaciones"
Ver Video : https://youtu.be/IdysKotzUt0

4.6.1. Fundamentos
Arrastrar y vincular es un sistema de información que se puede utilizar para
visualizar información sobre los procesos empresariales rápida y fácilmente. Es
una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo a métodos de
trabajo normales. La interfaz de fácil uso ofrece un soporte óptimo para buscar
información importante con rapidez.
La herramienta Arrastrar y vincular utiliza consultas predefinidas para crear
informes en el sistema y busca tanto en los informes como en los datos maestros,
tales como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Los informes se
pueden filtrar con la función Filtro.
El menú Arrastrar y vincular es una pestaña del menú principal de SAP®
Business One. Para pasar del menú Módulos al menú Arrastrar y vincular,
seleccione la pestaña Arrastrar y vincular:
En esta pestaña aparecerán los menús disponibles de SAP® para

realizar las consultas con arrastrar y vincular.
Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el
enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La función busca en
las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor e
interlocutores comerciales.
Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP® Business One. Por ejemplo,
puede enlazar un código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una
lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. Al arrastrar un objeto de
datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña Arrastrar y
vincular, puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su
empresa en determinadas áreas. Además, puede precisar más la lista resultante
si utiliza la función de filtro (por ejemplo, seleccionar sólo los pedidos de cliente
abiertos).
En la figura siguiente se muestra la forma en que se puede utilizar la función de
arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un
determinado artículo:
4.6.2. Principios adicionales
No se puede arrastrar un código de proveedor a consultas basadas en
documentos de deudores. Se puede arrastrar un código de proveedor a
consultas que se ejecuten en documentos de acreedores.
No se puede arrastrar un código de grupo de interlocutores comerciales a
consultas basadas en artículos. Un código de grupo de interlocutores
comerciales se puede arrastrar y relacionar solamente con consultas basadas
en documentos.
Si se ha arrastrado un objeto incorrectamente, o si no hay ningún registro que
coincida con la consulta, el mensaje de error No existen registros de datos
coincidentesaparecerá en rojo en la barra de status en la parte inferior de la
pantalla.
4.6.3. Ventana de resultados de Arrastrar y

vincular
Cuando los resultados de una consulta son un registro individual, el sistema abre
este registro en una ventana independiente en vez de como una línea en un
informe. Por ejemplo, si el resultado de arrastrar un código de cliente a la tabla
de notas de entrega es un registro individual, el sistema abre la ventana de notas
de entrega. Si más de un documento coincide con los criterios de búsqueda, la
ventana Arrastrar y vincular muestra un informe.
El informe se puede clasificar haciendo doble clic en el título de la columna por
el que se debe clasificar el informe. Todos estos informes se pueden imprimir.
Un documento o una ventana de datos maestros se pueden abrir desde el
informe haciendo clic en la flecha de enlace correspondiente.
Se puede crear un nuevo informe a partir de los resultados del informe de
Arrastrar y vincular; para ello, arrastre un campo desde esta ventana a otro
campo. Por ejemplo, para visualizar un informe de todas las entregas a un cliente
determinado, basta con arrastrar el código de cliente a los detalles de entrega,
lo que abre automáticamente el informe necesario.
Arrastre el campo Total documento a Pedidos para abrir un informe de todos los
pedidos cuyo total coincida con el importe arrastrado.
Arrastre el Código IC a Personas de contacto (en Interlocutores comerciales)
para abrir un informe en el que se visualicen todas las personas de contacto
enlazadas con este IC.
Arrastre el número de documento a la ventana Factura para abrir las facturas
correspondientes.
4.6.4. Ejemplos
A. Ejemplo: Buscar todas las facturas de un cliente:
1. Abrir la ventana de datos maestros de interlocutores comerciales y buscar

al cliente deseado:
2. Acceder a la pestaña de arrastrar y vincular y pulsar sobre la carpeta
“Ventas”:
3. Seleccionar con el ratón el código del cliente y sin soltarlo arrastrarlo

hasta “Facturas de clientes” y soltarlo:
B. Ejemplo: Buscar todos los pedidos de clientes donde se haya solicitado un

artículo:
1. Abrir la ventana de datos maestros de artículos y buscar el artículo

deseado:
2. Acceder a la pestaña de arrastrar y vincular y pulsar sobre la carpeta
“Ventas”:
3. Seleccionar con el ratón el código del artículo y sin soltarlo arrastrarlo

hasta “Pedidos de clientes” y soltarlo:
Ejemplo 1: Confeccionar un listado de facturas de un cliente:
https://youtu.be/0EkDbljYgNw
Ejemplo 2: Comprobar artículos facturados a un cliente:
https://youtu.be/kDo4eW_rGQo
4.6. Uso de arrastrar y vincular
4.6.5. Filtrado
En el menú Arrastrar y vincular, el pulsador de icono de filtro de la parte
inferior derecha de una ventana de visualización se utiliza para filtrar informes y
buscar información específica. Por ejemplo, si la tabla tiene muchas líneas, el
filtrado limitará la visualización a datos necesarios.
Se encuentran disponibles distintas definiciones de filtro. Para visualizar una lista
de definiciones, seleccione la línea en la columna central de la ventana Filtrar
tabla correspondiente a ese artículo de Arrastrar y vincular.
El sistema no graba el filtro, por lo que los datos filtrados se pierden al cerrar la
ventana.
Procedimiento
1. Desde el menú principal, en el menú de la ficha Arrastrar y vincular,

abra la opción necesaria, por ejemplo, Oferta. Una ventana Arrastrar
y vincular muestra la tabla necesaria.
2. Seleccione el icono de filtro .
3. Aparece la ventana Filtrar tabla. Defina los rangos para cada campo
en las columnas De valor y A valor.
4. En la columna Función, seleccione la condición necesaria según

las Descripciones de columnas de condiciones.
5. Para borrar un filtro específico, seleccione la línea y, a

continuación, Borrar.
6. Para confirmar la definición del filtro, seleccione OK.
7. El sistema muestra la lista filtrada.
Descripciones de columnas de condiciones:

Ejemplo: Confeccionar un listado de entregas de un cliente, filtrar y exportar a Excel:
https://youtu.be/nbRqvucO5RM
4.7. Introducción a informes en SAP®
Business One
4.7.1 Informes estándar
SAP® Business One contiene un módulo de Informes integrado y amplio que
incluye las siguientes clases:
 Informes financieros
 Informes de oportunidades de ventas
 Informes de ventas
 Informes de compras
 Informes de interlocutores comerciales
 Informes bancarios
 Informes de inventario
 Informes de producción
 Informes de servicios
 Informes de recursos humanos
 Extractos de cuenta
SAP® Business One incluye un gran número de informes predefinidos que se

pueden analizar de distintas formas mediante las funciones de selección y
clasificación. Navegando por un informe puede acceder rápidamente a la
información detallada subyacente.
Al final de cada módulo de SAP® Business One puede encontrar un conjunto de
informes relacionados con cada uno de ellos.
SAP® Business One tiene un módulo de informes que agrupa todos los informes de
todos los módulos.
4.7.2. Informes del Query Manager

Puede crear sus propias consultas con la herramienta Query Manager
Una consulta es un informe definido por el usuario que lee directamente las
tablas necesarias de la base de datos y las visualiza utilizando un lenguaje de
consulta estructurado (SQL).
Para la creación de las sentencias SQL necesarias existen dos herramientas
disponibles:
 Asistente de consultas
 Generador de consultas
Aunque ambas herramientas ofrecen las mismas funciones, se puede establecer
la distinción siguiente:
 El asistente de consultas le guiará paso a paso en el proceso de creación de

una consulta. El sistema genera las sentencias SQL en segundo plano y las
mantiene permanentemente ocultas. El usuario no necesita tener
conocimientos de SQL.
 El generador de consultas tiene una interfaz de pantalla única de fácil uso

para la creación de sentencias SQL. El sistema visualiza los comandos SQL
para que se puedan editar directamente. Es conveniente tener conocimientos
de SQL.
Para acceder a la generación de consultas pulse

en Herramientas → Consultas → Generador de consultas o Asistente de
consulta.
Ejemplo: Informe del Query Manager. Ejecutarlo, ordenarlo por un criterio, obtener el
sumatorio total y exportar a Excel:
https://youtu.be/DG6rpyely1w
4.7.3. Informes Crystal Reports
Otra herramienta para generar consultas de la que dispone SAP® Business One
es Crystal Reports. Para acceder a Crystal Reports debe hacerlo desde el icono
siguiente, que aparece en el escritorio o desde la ejecución del programa en Inicio:
Training repasoTema 4
Ha obtenido 0 punto(s) sobre 0 hasta ahora.
Training
Training para parametrizar el formulario de factura de ventas con los siguientes
campos:
 Número de artículos
 Descripción de artículo
 Código de barras
 Cantidad
 Precio por unidad
 % de descuento
 Precio después del descuento
 Indicador de impuesto
 Total (ML)
 Almacén
 Peso
Pasos:
1. Seleccionar Ventas
2. Seleccionar Factura de clientes
3. Seleccionar parametrización de formularios
4. Seleccionar Formato de tabla
5. Seleccionar Código de barras
6. Desmarcar Factor 1
7. Marcar Precio después del descuento
8. Marcar Almacén
9. Pulsar en Ok
5.INTRODUCCIÒN DATOS MAESTROS
5.1. Conceptos de datos maestros en
SAP® Business One
5.1.1. Concepto de datos maestros
Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es
esencial utilizar los datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los
interlocutores comerciales, como clientes, proveedores y clientes potenciales
son datos maestros. Las descripciones de los artículos del inventario o
fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo
documento, como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de
mercancías, los datos maestros proporcionan mucha de la información
necesaria.
Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y
opciones predefinidos que utilizan los asistentes automatizados para el
procesamiento de pagos, actividades de reclamación y planificación de
necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los
proveedores y clientes son datos maestros. El resto de la información que
describe lo que sucede para una transacción específica se denomina datos de
transacción.
La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos
utilicen SAP® BO con la máxima eficacia. Si los datos maestros se configuran
de forma precisa, la creación de un documento, como un pedido, resulta mucho
más fácil. Sólo hay que confirman que la información propuesta es correcta.
No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales
pueden bloquearse mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la
información correcta.
5.1.2. Cómo se utilizan los datos maestros

Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros serían una
descripción de cada una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habría
clientes, proveedores, clientes potenciales y artículos. Los datos de transacción
describen los movimientos específicos que ha efectuado una pieza. En vez de
“torre mueve a casilla a3”, habría una tarea como “crear pedido para proveedor
x”. Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto
de movimientos en los que pueden intervenir varios registros de datos maestros
para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo, un pedido puede incluir datos
maestros que describan varios artículos, la dirección de envío del almacén
correcto, la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que
vende los artículos. Todos estos datos maestros, y muchos más, se incorporan
a un pedido.
El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP® Business
One se debe a que prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno
o varios registros de datos maestros. Lo que sucede es el que el jugador de la
partida de ajedrez de SAP® Business One le indica a la aplicación: “Crea un
pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor del
registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si los datos que
se copian son correctos, el pedido también lo será. Si no lo son, el pedido se
tendrá que corregir en algún momento. Asegurarse de que los datos maestros
son correctos facilita el trabajo en SAP® Business One.
5.1.3. Datos maestros de Interlocutores

comerciales
La categoría de interlocutores comerciales incluye:
 Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la

previsión de ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de
clientes potenciales se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se
realiza la primera venta a un cliente potencial, se cambia el tipo de interlocutor
comercial a cliente, con lo que el cliente potencial se convierte en cliente.
 Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa
vende productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan
como la base para los documentos relacionados con el procesamiento y el
cumplimiento de pedidos para clientes y para el asistente de clientes con
reclamaciones.
 Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su
empresa compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de
proveedores se utilizan para crear documentos relacionados con compras y la
aceptación de entrega de mercancías y servicios, así como para el procesamiento
de pagos a proveedores.
Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de
registros de datos maestros, SAP® Business One utiliza ventanas con una
estructura común para cada tipo de registro.
Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas,
pedidos, listas de materiales y documentos que se emplean para la entrada y
salida de mercancías en la empresa.
5.1.4. Datos maestros de artículos.

Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender, el
precio del artículo, el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del
artículo. Los datos maestros de artículo admiten un proceso bidireccional. Algunos
artículos del inventario los vende su empresa. Otros artículos los compra la empresa.
Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se realiza el seguimiento para fines
contables.
A todos los datos maestros se les aplica una regla importante. Si un registro de
datos maestros interviene en una transacción contable o de inventario (como un
pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.
5.1.5. Valores predefinidos y propuestos

Un tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artículos son los datos
asignados a las listas desplegables y que se muestran en cada ventana por
defecto como la primera opción para rellenar determinados campos.
A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores
predefinidos”. Por ejemplo, cuando se muestra una lista de países, ¿de dónde
procede dicha lista? ¿Y la lista de proveedores, clientes o artículos? ¿O qué
sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos datos describen
varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros
y que son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la
automatización que llevan a cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el
asistente de pagos utiliza la información de condiciones de pago.
Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. Cuando se
crea un nuevo registro maestro, SAP® Business One utiliza las opciones de los
datos propuestos para determinar los datos con los que comienza el registro.
¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago propuesta.
¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería
ser el almacén propuesto, etc.
5.1.6. Datos maestros y documentos

Una de las funciones más útiles de SAP® Business One es la capacidad de crear
documentos como facturas, pedidos y otros mediante registros de datos
maestros como punto de partida. Al crear un documento nuevo, tiene que
especificar los registros maestros que serán la base y, a continuación, se
copiarán los campos adecuados en el documento. Esta función contribuye a
reducir los errores de entrada de datos y acelera la creación de nuevos
documentos.
La mayoría de los documentos de SAP® Business One se pueden crear a partir
de uno o varios registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede
crear un documento inicial a partir de un tipo de registro de datos maestros pero
completado con la adición de otros. Por ejemplo, supongamos que se crea un
pedido para un artículo. La información de proveedor se incluye en dicho pedido
y también se pueden incluir otros artículos.
5.1.7. Datos maestros y determinación de

cuentas de mayor
Uno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes,
proveedores y artículos es la determinación de cuentas de control que aparece
en la pestaña Finanzas. El tema completo de la determinación de cuentas surge
porque SAP® Business One crea automáticamente asientos de diario contables
cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas.
Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP®
Business One crea un asiento de diario contable que indica un aumento en
acreedores. La pregunta que contesta la determinación de cuentas es: ¿en qué
cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña Finanzas de
registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos
de diario creados automáticamente.
Normalmente, todos los asientos generados de forma automática se contabilizan
en una cuenta de control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de
todas las fuentes. Los clientes tienen una cuenta de control de deudores, los
proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los artículos tienen
una cuenta de control de inventario.
Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy
importante porque puede crear una gran confusión si no se realiza
correctamente. Centenares de asientos de diario incorrectos que se han
generado automáticamente se tienen que anular y volver a contabilizar
correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer manualmente.
5.1.8. Cómo se utilizan los datos maestros en los
informes
Los datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes
de SAP® Business One se creen según sus necesidades. El campo Grupo del
registro de datos maestros de interlocutor comercial y los campos Grupo de
artículo y Tipo de artículo del registro de datos maestros de artículo permiten que
los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar
el seguimiento de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos
maestros de interlocutor comercial y de artículo también tienen un conjunto de
propiedades de propósito general, conmutadores de activación/desactivación si
lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.
Los mecanismos de informes en SAP® Business One pueden utilizar estas
clasificaciones para seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el
nivel de detalle adecuado. Si desea elaborar un informe sobre la evolución de
los artículos introducidos en un año específico, cree una propiedad de artículo.
Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una
propiedad de interlocutor comercial. Debe tener en cuenta los tipos de
información que desea en los informes para configurar los datos maestros de un
modo más eficaz.
5.2. Gestión de artículos

5.2.1. Descripción de campos "Pestaña General"
En SAP® Business One existen tres clases de artículos: "Artículos de almacén",
"Trabajo" y "Viajes". Estas clases se utilizan en los siguientes casos:
 Los "artículos" se utilizan en las operaciones de compra venta.

 El "trabajo" no es un producto sino el coste en tiempo de su fabricación.
 "Viajes" no es un producto sino el coste de tiempo y dinero del desplazamiento al
destino de la actividad empresarial.
A la hora de crear un registro maestro de artículo, es importante señalar que el

código de artículo debe ser único y no puede coincidir con ningún código de
cuenta del libro mayor.
Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los
procesos de SAP® BO. Se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de
ventas, compras, producción, Planificación de necesidades (MRP), inventario y
servicio.
La pestaña General de la ventana Datos maestros de artículos tiene una combinación de
información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de
envío y método de emisión. En esta pestaña se determina si el artículo se va a gestionar
por lotes.
Lotes, fecha de caducidad y números de serie: permiten obtener una mayor
trazabilidad de los artículos, bien desde la entrada en almacén hasta la entrega
del artículo al cliente o viceversa. Aseguran también el tratamiento y el
seguimiento de la calidad de los artículos.
El control mediante lotes se utiliza para asignar a un conjunto de artículos un
código común que los identifica, normalmente porque comparten proceso de
fabricación, materia prima, proceso de envasado, … Se pueden por tanto obtener
varias unidades de un mismo artículo con el mismo número de lote que las
identifica. Esta codificación servirá para el control y seguimiento de las distintas
partidas de un artículo, de modo que se pueda saber, por ejemplo, si un artículo
está o no en garantía o si simplemente se quiere localizar su factura de venta o
compra.
En SAP Business One puede crear artículos gestionados por lotes de manera
que cada vez que se realice una operación de salida o entrada de dicho artículo
en alguno de los documentos el sistema solicitará que lote y fecha de caducidad
tiene dicho artículo, por lo que ante una alerta sanitaria, por ejemplo, es muy
sencillo saber dónde se encuentra un artículos concreto
A través de parametrización se puede decidir si los artículos inactivos se quieren que
aparezcan o no en los informes. Para ello se debe acceder a Gestión → Inicialización
sistema → Parametrizaciones generales y en la ficha “Inventario” seleccionar o no el
campo “Visualizar artículos inactivos en informes”:
Training Artículos inactivos

Inactivar un artículo y comprobar cómo actúa en los informes y en los
documentos, dependiendo de la parametrización.
Pasos:
2. Pulsar en Datos maestro artículo
3. Buscar el primer registro
4. Marcar el artículo como inactivo
6. Pulsar en Inventario para cerrar el módulo
7. Pulsar en Ventas para desplegar el módulo
8. Pulsar en Informes de Ventas para desplegar el módulo
9. Pulsar en Análisis volumen de negocio
10. Seleccionar la pestaña Artículos
11. Pulsar en Ok para que se ejecute el informe
12. Comprobamos que el artículo inactivo aparece en el informe
13. Pulsar en la flecha de retroceso
14. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana
15. Pulsar en Gestión para modificar la parametrización
16. Pulsar en Inicialización sistema
17. Pulsar en Parametrizaciones generales
18. Seleccionar la pestaña Artículos.
19. Desmarcar el check "Visualizar artículos inactivos en informes"
21. Pulsar en OK
22. Pulsar en Gestión para cerrar el módulo
24. Pulsar en informes de ventas
25. Pulsar en Análisis volumen de negocio
26. Seleccionar la pestaña Artículos
27. Pulsar en Ok para ejecutar el informe
28. Podemos comprobar que ahora no aparece el artículo inactivo
29. Pulsar en la flecha de retroceso
32. Pulsar en el campo Cliente
35. Pulsar en Número de artículo
36. Se comprueba que el artículo inactivo aparece
38. Pulsar nuevamente en Cancelar para cerrar la factura
39. Pulsar en Ventas para cerrar el módulo
40. Pulsar en Gestión para modificar la parametrización
41. Pulsar en Inicialización sistema
42. Pulsar en Parametrizaciones generales
43. Seleccionar la pestaña Artículos.
44. Desmarcar el check "Visualizar artículos inactivos en documentos de
marketing"
46. Pulsar en OK
47. Pulsar en Gestión para cerrar el módulo
50. Pulsar en el campo Cliente
53. Pulsar en Número de artículo
54. Se comprueba que el artículo inactivo no aparece ahora
56. Pulsar nuevamente en Cancelar para cerrar la factura
57. Marcar nuevamente el artículo como Activo
59. Pulsar en Ok
5.2.2. Descripción de campos "Pestaña

Compras"
En la pestaña Compras se indica el proveedor que vende el artículo, cómo identificarlo
en un catálogo, las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el
tamaño real del artículo.
Para los artículos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de gráfico
de la parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra en
modo gráfico.
Ejemplo: Buscar un artículo y ver rápidamente su estadística de compras:
https://youtu.be/yx04jlyr3Cw
5.2.3. Descripción de campos "Pestaña Ventas"

La pestaña Ventas contiene campos similares a los de la pestaña Compras sobre
unidades de medida, embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el
artículo.
También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se
hace clic en el icono de gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña.
https://youtu.be/iKgpj_J4ifQ
Training: Gráfico de ventas y compras desde

datos maestros de artículo
Visualizar el gráfico de compras y ventas desde los datos maestros de artículo.
Paso:
2. Pulsar en Datos maestros de artículo
3. Pulsar para acceder al primer registro
4. Seleccionar la pestaña Compras
5. Pulsar en el icono de gráfico
6. Pulsar en Diagrama para cambiar el gráfico
7. Seleccionar Gráfico de líneas
9. Seleccionar Dibujar Gráfico de líneas
11. Seleccionar Gráfico spline
12. Pulsar en la flecha para retroceder
13. Seleccionar la pestaña Ventas
14. Pulsar en el icono de gráfico
16. Seleccionar Gráfico de líneas
17. Pulsar en la flecha de navegación del documento FA1 para acceder a él
18. Pulsar en Ok para cerrarlo
19. Pulsar en la flecha para retroceder
21. Pulsar en Inventario para cerrar el módulo
5.2.4. Descripción de campos "Pestaña Datos de

Inventario"
En la pestaña Datos de inventario, que se muestra en la figura anterior, se

realiza un seguimiento de las cantidades en almacén y se establecen los
parámetros de inventario y gestión, como los siguientes:
 Método de valoración, niveles de inventario mínimo y máximo, y almacén

propuesto.
 Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén.
 El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.
Planificación"
La pestaña Planificación contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la

planificación o la producción de un artículo. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido,
pedido múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.
Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido múltiple y la cantidad de pedido
mínima, así como el plazo requerido en días.
Propiedades"
En la pestaña Propiedades se pueden definir hasta 64 propiedades diferentes. Estas

propiedades sirven para clasificar los artículos de manera que a posteriori se puede
extraer información agrupando por dichas propiedades.
Comentarios"
En la pestaña Comentarios puede añadir texto libre o una imagen del artículo.
5.2.8. Ejemplo creación de un artículo

Ejemplo: Creación de un artículo que tiene un tratamiento de compras diferente al de
ventas:
https://youtu.be/iNrAAn16lqI
5.3. Documentos de Marketing
5.3.1. Documentos de compras
Documentos de compras de SAP® Business One que utiliza nuestra empresa:
 Solicitud de pedido. Sirve para realizar ofertas a diferentes proveedores con la

intención de obtener un mejor precio. En la solicitud de pedido se pueden especificar
los artículos, precios, cantidades, etc.
 Pedido. El pedido es un documento utilizado para solicitar artículos o servicios a un
proveedor a un precio acordado.
 Entrada de mercancía (Pedido). Se crea cuando se recibe mercancía del proveedor.
 Factura de proveedor. Solicitud de pago del proveedor y registro de costes en la
cuenta de pérdidas y ganancias.
 Devolución de mercancía. Se utiliza para devolver mercancía suministrada a
proveedores o para anular transacciones de compra de un artículo
 Abono de proveedor. Es el documento de compensación de la factura de proveedor.
Resumen de diferencias entre documentos de compra:

(1) Cuando se registra una factura de proveedores relativa a un pedido de
entrada de mercancías, SAP® Business One no contabiliza modificaciones en el
inventario. Cuando se crea una factura de acreedores no relativa a un pedido de
entrada de mercancías, SAP® Business One contabiliza las modificaciones del
inventario en la factura recibida.
(2) Cuando se introduce una entrega para un pedido, se provoca una
contabilización en el sistema contable, puesto que se modifican las cantidades
de stock como resultado de la entrega del pedido. El stock no se puede modificar
sin una contabilización en el Sistema de stocks permanente.
Nota
Los datos que se almacenan para los documentos de compras deben ser
idénticos a los datos de los documentos recibidos del proveedor.
Si existen diferencias entre los datos del sistema y los del documento del
acreedor, deberá aclararlas con el acreedor. Esto puede ocurrir si un acreedor
factura un importe distinto del especificado en el pedido. Los detalles del
documento del acreedor son legalmente vinculantes.
Por motivos legales, un documento de compras que provoca una contabilización
relevante en el sistema contable no se debe borrar ni modificar. Si se necesita
modificar o cancelar, deberá introducirse una operación de compensación.
5.3.2. Documentos de ventas

Documentos de ventas de SAP® Business One que utiliza nuestra empresa:
 Ofertas de ventas. No es un documento legalmente vinculante tal como se genera

en SAP® Business One. Sirve para hacer ofertas o propuestas a los clientes. La
generación de ofertas no genera ningún movimiento contable. En una oferta de
ventas se pueden especificar los artículos, cantidades, precios, descuentos, etc.
 Pedidos de cliente. Es el compromiso por parte del cliente o clientes potenciales de

comprar un producto. El documento sirve como base para la planificación de pedido
u órdenes de fabricación.
 Entrega. Es un documento legalmente vinculante que indica que se ha producido el

envío de mercancía o la prestación de servicio.
 Devolución. Por motivos legales, las entregas o facturas creadas en SAP® Busines
One no pueden modificarse ni borrarse posteriormente. Por lo que, si el cliente
devuelve mercancía o se ha generado algún error en la creación de los documentos,
se tiene que corregir a través de una devolución. La devolución es un documento de
compensación de entrega.
 Factura de cliente. Es un documento legalmente vinculante, que contabiliza el

derecho de cobro sobre un cliente.
 Abono de deudor. Por motivos legales, las entregas o facturas creadas en SAP®
Business One no pueden modificarse ni borrarse posteriormente. El abono es el
documento de compensación de la factura y las devoluciones.
5.3.3. Documentos de Marketing "Pestaña

Contenido"
En esta pestaña se recogen los artículos o servicios que deben comprarse o venderse.
Normalmente en los documentos de marketing no se muestran todos los
campos disponibles de las tablas. Para añadir o quitar campos de la
visualización debe acceder a “Parametrización de formularios” y seleccionar si
se quieren visibles y/o activos cada uno.
Campos de clase de documento y clase de resumen:
Algunos campos de clase de documento artículos:

Algunos campos de clase de documento servicio:

Logística"
En esta pestaña se recogen datos logísticos de los documentos de marketing.
Finanzas"
En esta pestaña se recogen datos financieros de los documentos de marketing.
5.3.6. Tipos de filas

Mediante la función de configuración de formularios de SAP® BO, se puede
cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contenidos de cualquier
documento de ventas y compras. Hay 3 tipos de filas:
 Regular. Por defecto. Recoge códigos de artículos o servicios.

 T (de texto)
 S (de subtotal).
Para seleccionar el tipo de línea, haga clic en :
 T para una línea de texto: Cuando se crea un documento de

marketing, SAP® Business One permite añadir a la ficha Contenido líneas de texto
en las que se puede escribir cualquier texto relevante libremente. También se puede
insertar texto predefinido.
Para añadir una línea de texto en un documento, haga clic

en Parametrizaciones formulario… para abrir la ventana de
parametrizaciones de formulario y active las casillas de selección Visible y Activo
de la opción Tipo. Aparecerá la columna en el documento correspondiente.
 Para abrir el Editor de texto, seleccione T en la columna Tipo.

 Escriba aquí el texto. Para insertar y definir un texto predefinido, seleccione Insertar
textos predefinidos.
 El documento muestra únicamente la primera línea del texto adicional.
 Se puede copiar líneas de texto a documentos de destino de la misma manera que
se copian otras líneas.
 Si no puede ver el texto completo, haga doble clic en la línea para verlo al completo
y tratarlo si lo desea.
 El contenido de la línea de texto se puede imprimir si lo desea al imprimir el
documento, para ello debe utilizar un modelo de impresión configurado
debidamente.
 para línea de subtotales. Esta función permite calcular y visualizar los

subtotales de las líneas precedentes normales. Para añadir una línea de subtotal en
un documento, haga clic en Parametrizaciones formulario… para abrir la
ventana de parametrizaciones de formulario y active las casillas de selección Visible
y Activo de la opción Tipo. Aparecerá la columna en el documento correspondiente.
Para seleccionar Σ, haga clic en .
La línea de subtotal resume todas las líneas normales a partir de la línea de

subtotal anterior, la primera línea del documento o los subtotales del nivel
anterior.
 Se puede añadir una línea de subtotal a cualquier línea del documento.
 SAP® Business One vuelve a calcular el subtotal después de cada modificación.
Por ejemplo, al borrar una línea puede producirse una modificación en los valores
de subtotal.
 Las líneas de subtotal se pueden copiar a los documentos destino al igual que las
líneas normales. Si no se ha copiado el documento completo, el subtotal se vuelve
a calcular en función de los valores del documento destino.
 Cuando se crea una línea de subtotal, en el campo Descripción de artículo aparece
Subtotal. Este valor puede modificarse en caso necesario.
 Los importes de resumen del subtotal aparecen en las columnas Total y Porte,
respectivamente.
 Las líneas de la clase de artículo alternativo no se incluyen en el cálculo de subtotal.
También se puede crear un número ilimitado de niveles de subtotal. Sin

embargo, el diseño especial que distingue un nivel de subtotal de otro está
limitado a 3 niveles únicamente.

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1.

Fundamentos de Sistemas ERP y

Habitualmente, un sistema ERP conlleva al menos la gestión de logística e

 Se basan en una base de datos común, un mismo repositorio de datos. Se

 Poseen una interfaz homogénea, favoreciendo una experiencia de usuario

 Prestan soporte a la gestión de inventarios, facturación y finanzas. A pesar

1.2. ¿Qué resuelven los sistemas ERP?

 La empresa carece de herramientas suficientes que den soporte a todos los

En base a la problemática anteriormente comentada, puede resumirse que los

 A través de la filosofía de dato único, simplificar el registro de información y

1.3. Historia de Sistemas ERP

 Asegurar la disponibilidad de materiales para fabricar

SAP® AG comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, y

 Sus ingresos en el año 2012 fueron de 16.300 millones €

Inicialmente su sede central estaba en Weinheim, Alemania.

1.6. Un ecosistema de partners

La labor de los partners va mucho más allá de la mera venta de licencias e

1.7. SAP® en la actualidad

A nivel de cuota de mercado, SAP® se muestra también como líder indiscutible

1.8. Concepto de arquitectura cliente – servidor

 Se centraliza toda la información

En las estaciones de trabajo con SAP® Business One:

 Se opera con el programa, recibiendo y enviando información

1.9. Cliente fino vs Cliente grueso

1.10. Conexiones remotas

Se trata de la alternativa más habitual para conectarse remotamente a

1.11. Arquitectura de Base de Datos y SBO-

Una Base de Datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo

1.12. SAP® Server Tools

De todos los servicios, destaca especialmente el License Manager, puesto que

1.13. Concepto de AddOn

1.14. Add-Ons de SAP®

1.15. AddOns de Implementación

Para estos casos, el partner de SAP® que fue encargado de implantar el

 Controles adicionales en la generación de documentos

1.16. AddOns Verticales

 Un Add-On Vertical suele contemplar una mayor cantidad de funcionalidades

Ejemplos de ámbitos que pueden demandar soluciones específicas son:

 Empresas del ámbito sanitario

A diferencia de muchas aplicaciones que se centran en un área de negocio en

Existen multitud de aplicaciones que, aunque se denominan a sí mismas sistemas ERP,

 SAP® Business One posee módulos altamente integrados. A diferencia de muchas

Entre los diferentes beneficios que proporciona SAP® Business One,

 Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente

 Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y

En esencia, SAP® Business One es:

 Un sistema multi-sociedad, puesto que permite gestionar varias sociedades

 Un sistema multi-usuario. En SAP® Business One se permite la utilización del

 Un sistema multi-moneda, puesto que permite trabajar con divisas.

 Un sistema multi-almacén. En una misma sociedad pueden existir varios almacenes,

2. Estructura SAP® Business One

SAP® Business One se compone de un conjunto de elementos desde la perspectiva

 Funcionalidades de informes (reporting) y navegación

 Personalización del entorno

 Gestión de alertas y flujos de trabajo

 Un Kit de Desarrollo de Software

2.3. El módulo de Gestión

 Seleccionar Sociedad GL: útil para cambiar de

 Inicialización del Sistema: parametrizaciones

 Definiciones: conjunto de parametrizaciones del

 Importación/Exportación de datos: conjunto de

 Utilidades: transacciones que suelen utilizarse de

 Licencia fiscal: permite gestionar las licencias de acceso al sistema, asignándolas

 Add-ons: permite administrar los módulos adicionales (add-ons) del sistema.