5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos

Posted on 25 julio, 2013 (2 febrero, 2017) by Fernando Heredia

¿Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin

un mapa? o ¿has intentado preparar un platillo de cocina sin una receta? Sin, sabrás que realizar
una tarea sin las indicaciones necesarias para llevarla a cabo, es una labor complicada, ello no
significa que no vayas a llegar al objetivo, pero resulta más difícil.

Es decir, podrás llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo de cocina
sin una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y tendrás más intentos fallidos antes de
llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de cocina, un mapa o un
instructivo, es un manual de procedimientos, ya que son documentos que nos dan indicaciones
claras de cómo realizar una actividad para lograr un objetivo establecido, y tienen la ventaja de
que nos hacen la vida más fácil porque alguien, antes que nosotros, ya llevó a cabo esas
actividades o tareas, y por supuesto que se equivocó, le costó trabajo y cometió errores, pero tuvo
una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos que siguió y que le ayudaron a conseguir la
meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguien nos
dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, o elaborar
un producto, nos ayudan a tener claro quién es el responsable de cada tarea, y como las
acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se realicen las
tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice, pues de lo
que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no
saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se les encomienda una
nueva responsabilidad.

Imagina que estás preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que ahora quieres que
alguien más lo realice, o que alguien te ayude o mejor aún que deseas que otras personas puedan
hacer el platillo si tú no estás, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocer a las
personas involucradas.
Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que deben compartirse y
difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros del equipo y así puedan
trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tarea les toca y como sus tareas
se relacionan con las del resto de las persona, para que a todos les quede claro hacia donde van.

Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?

1. Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como

es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así
como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al
mismo.

1. Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del
procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción
de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual
desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.

1. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el

alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué personas y/o
departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de
cada acción a realizarse.

1. Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que
participarán en las actividades a describir, habrá entonces que describir las
actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es,
describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada
tarea y acción.

1. En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las

acciones a través de una serie de formatos, documentos, mensajes,
comunicados, etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede
corresponder completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar un
oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a
cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos
documentos que se utilizarán.

1. Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que
permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del
procedimiento que se describe.

Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual de
procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizar
formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se concluye su redacción,

más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos, ya que si
su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que todos en la
organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual.
De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es también ser una guía para que al final
de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad, la persona responsable de revisar
que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual, pueda comprobar que lo escrito en
el manual sea efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante

herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de
asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es propiedad de la
empresa.

Mtro. Carlos Maynor Salinas Santano.

Director de consultoría y proyectos especiales CamBio Tec

Posted in Medianas empresasTagged Administración CamBioTec consejos guía Manual de

Procedimientos Medianas empresas mejores prácticas pymes tips

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47 thoughts on “5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos”

 1. ROBERTO dice:

3 octubre, 2013 a las 9:20 am

GRACIAS, AHORA TENGO MAS CLAROÇ

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2. Luisa dice:

11 octubre, 2013 a las 5:49 pm

Hola, gracias por el post, muy bueno, pero quiero saber como citarlo, me ayudas?

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1. Rosy dice:

24 octubre, 2013 a las 11:42 am

Buena aportación

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3. cesar augusto castillo dice:

26 octubre, 2013 a las 10:09 am

muy buena guia despues creo que se debe hacer un chek list para evaluar si todos los pasos se han
llevado a cabo

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4. Juan dice:

29 octubre, 2013 a las 10:52 pm

Excelente informacion, concreta y pedagógica

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5. nelly dice:

21 noviembre, 2013 a las 9:34 pm

Me parece muy interesante esta información, mas aun me sorprendo lo fácil que se explica ya que
esta “súper” entendidísimo, muchísimas gracias.

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 6. Billy Ontiveros dice:

22 noviembre, 2013 a las 1:16 pm

Gracias! Me sirvió muchísimo

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7. jenny lopez dice:

23 noviembre, 2013 a las 7:48 am

mil gracias, mas clarito no lo podría encontrar; estudio para una evaluacion y en la exposicion no
entendí ahora ya se por donde empezar, solo me falta aprender como se hacen los diagramas.
gracias.

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8. melissa dice:

23 noviembre, 2013 a las 1:18 pm

Gracias… información muy clara y concisa 🙂

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9. WILLIAMS LAGOONS dice:

25 noviembre, 2013 a las 4:53 pm

MUY INTERESANTE Y COMPLETO.

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10. Carlos Jaramillo dice:

20 enero, 2014 a las 12:49 pm

Muy buen trabajo, se nota que la persona que redacta, es experta en la materia…gracias

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11. cidra dice:

27 febrero, 2014 a las 9:34 am

Una consulta, cual es el nivel de detalle del manual de procedimientos?

Ejemplo:
Si en la empresa trabajamos con un sistema, y por cada tarea que realizamos debemos hacer uso
de ese sistema utilizando comandos y otras acciones en el Sistema, esto tambien debe ser
explicado en el manual?
-Debemos indicar como entrar al sistema, si ponemos usuario y pasword, dar click en Enter.
Ingrasar a la pantalla 2 y luego al menú de Ventas???-

Cosas asi deben tambien ser explicadas en el manual.

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1. Jorge Alejandro Kao Tzuc dice:

30 marzo, 2014 a las 3:54 am

Tu manual puede ser tan detallado como desees evitar errores o esclarecerlos en su debido
momento

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2. Felipe Lopez Madrigal dice:

16 diciembre, 2014 a las 4:33 pm

podrias anexarlo como un instructivo dentro del documento donde expliques paso a paso como
generar un documento o una accion en el sistema

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12. Nancy dice:

5 marzo, 2014 a las 4:46 pm

Esto me sera de gran ayuda para hacer la tarea, no tenia bien claro como hacerlo

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13. TaNia Leocadio dice:

6 marzo, 2014 a las 5:21 pm

muchas gracias de echo para mi residencia voy a elaborar un manual de procedimientos de el

funcionamiento de una planta de mezcla asfaltica, me gustaria me apoyaran con mas infarmacion,
espero me puedan apoyar muchas gracias. saludos!!

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14. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:28 pm

me uno como todos

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15. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:31 pm

me parese interesante como a todos

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16. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:32 pm

se aprende ahacer manuales

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1. janeth salazar dice:

17 marzo, 2014 a las 2:44 pm

eso q dijo mi amiga me parese muy inportante

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17. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:41 pm

nadie lea porqe no qiero pasar verguensa

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18. janeth salazar dice:

17 marzo, 2014 a las 2:46 pm

porqe me uno como todos

es importante todo lo qe dicen

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19. janeth salazar dice:

17 marzo, 2014 a las 2:48 pm

uf jeni

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20. janeth salazar dice:

17 marzo, 2014 a las 2:49 pm

esramos en el cole y nadie se da cueenta

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21. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:50 pm

estamosssssssssss en el colegio yyyyyyyyyyyyy el profe no se da cuenta

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1. big mama dice:

30 abril, 2015 a las 1:24 pm

etsas bien buena jenii

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22. janeth salazar dice:

17 marzo, 2014 a las 2:50 pm

el pro no sabbe loq ago

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23. jennifer valentina cadena nogu dice:

17 marzo, 2014 a las 2:51 pm

janet mmmmmmmmmmmmmm no sabe expresarse mmmmmmmmmmmmiauu

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24. janeth salazar dice:

21 marzo, 2014 a las 11:45 am

me parese muyt
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25. janeth salazar dice:

21 marzo, 2014 a las 11:47 am

uf jenifer malparida

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26. William Espinoza dice:

17 junio, 2014 a las 10:17 am

Excelente aporte !! mas claro que el agua, felicitaciones

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27. Estefania dice:

4 octubre, 2014 a las 11:31 pm

EXCELENTE APORTE GRACIAS …

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28. patricia dice:

3 diciembre, 2014 a las 1:05 pm

Muy interesante ahora si se como hacer mi tesina

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29. Belen dice:

2 marzo, 2015 a las 5:21 pm

Hola buenas tardes quería realizar una consulta; cual es la diferencia entre un manual de
procedimientos y un instructivo de trabajo? espero su respuesta gracias.

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30. Aida E. Frómeta Díaz dice:

24 abril, 2015 a las 1:49 pm

Muy bueno, me sirve para indicar también cómo elaborar un manual para la docencia. Si acaso
poseen indicaciones precisas, por favor, envíemelas
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31. Vinicio dice:

5 junio, 2015 a las 10:49 am

que buen aporte mi amigo, me esta sirviendo en este momento para hacer una tarea y para
administrar mi trabajo, bendiciones!!

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32. Mauricio Díaz Zamorano dice:

9 junio, 2015 a las 5:44 pm

Muy bueno el documento. Me gustaria que subieran algo mas detallado, para poder usarlo como
herramienta de trabajo. No solo para saber como es y cosas basicas. Aún asi, muchas gracias!

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33. jesus lopez dice:

26 julio, 2015 a las 2:51 am

Interesante articulo, gracias por compartirlo. Consulta, soy de mendoza Argentina y me gustaría
obtener información sobre personas que realizan este tipo de trabajos, como crear un manual de
procedimientos! espero su respuestas. gracias

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34. jessika dice:

15 octubre, 2015 a las 9:42 am

buenos días!!! me gusto mucho el articulo pero quería saber si podía enviarme algún ejemplo para
guiarme la empresa donde trabajo me pidieron hacer un manual de procedimientos para la
ejecución de un proyecto, esta se encarga de montar sistemas de detección y extinción de
incendios y como estoy nueva me esta costando mucho hacerlo me podrían ayudar y si me
pueden dar algunos tips se los agradecería mi correo es jessigut605@hotmail.com , ojala
puedieran enviarme algunos ejemplos o modelos para guiarme

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35. Julia dice:

22 noviembre, 2015 a las 1:49 pm

Excelente guía práctica para ordenar el trabajo en la empresa. Gracias!!

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36. Abimael Angeles dice:

17 diciembre, 2015 a las 8:53 pm

¿Cuanto se debe cobrar por un Manual de procedimientos? ¿Cómo se debe cobrar por horas, por
manual, por proceso? ¿Cuanto cobra una consultoría por un manual de procedimientos?

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37. Alejandra dice:

3 enero, 2016 a las 8:27 pm

tengo entendido q en este tipo de manuales tambien se incluyen los presupuestos y las tecnicas
pokayoke, smed, 9s, es correcto?

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38. Omar dice:

3 marzo, 2016 a las 9:59 am

Gracias por la redacción de este documento, será de mucha ayuda como una guía a seguir,
saludos.

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39. Luis Castillo dice:

9 julio, 2016 a las 7:42 pm

Nunca en mi vida habia hecho un manual de procedimientos, pero he leido varios. Hoy redacte
uno sin haber buscado esta informacion tan valiosa primero. Aunque lo hice sin ninguna
experiencia, me quedo muy parecido a esta explicacion. Solo debo introducirle ahora los formatos
usados en el procedimiento y el diagrama de flujo que en realidad aun no lo tengo muy claro. Este
trabajo debo entregarlo lo mas pronto posible, pues asi me lo exigieron hoy mismo. si puede
explicarme con detalle lo de los diagramas seria excelente luisc_wilisa@hotmail.com

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40. ORLANDO dice:

12 septiembre, 2016 a las 11:05 am

HOLA

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 41. ORLANDO dice:

12 septiembre, 2016 a las 11:07 am

ESTOY ABRIENDO UNA ESCUELA DE MUSICA, HAY MUCHAS MATERIAS E INSTRUMENTOS PARA
ENSEÑAR. COMO COMIENZO A ELABORAR MI MANUAL DE PROCESIMIENTOS?

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42. Jorge Gonzalez dice:

22 octubre, 2016 a las 5:24 pm

Hola, buenas tardes, una consulta existe algún formato preestablecido para llenar un manual de
procedimientos

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