Actividad de transferencia del conocimiento Evidencia de producto Ensayo:

aplicación de tablas de retención documental

La Tabla de Retención Documental (TRD) es la herramienta que permite conocer la

producción documental de la entidad y apoyar la labor de identificación de
documentos fundamentales para la reconstrucción de la memoria institucional y del
Distrito Capital.

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de

cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las
organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas

en concreto todos los derivados de la implementación de un gestor documental:

Técnicas de gestión de documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras
de compartir archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados
estándares de privacidad. (DOCOU, s.f.)

Ya sea que la gestión administrativa de la empresa esté diseñada por procesos o

mediante estructura orgánico funcional, los documentos siempre se producen
(incluyo los que se reciben) a raíz del ejercicio de actividades o funciones. Una
buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de
archivo de toda la empresa.

Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa, se

encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la realidad
administrativa.

Uno de los aspectos importantes que se identifican en el proceso de elaboración de

la Tabla de Retención Documental, es el hecho de detallar el trámite por el que
transita la unidad documental desde que se genera hasta cuando esta concluye.

Al minimizarse la producción documental al nivel requerido, se agiliza entonces la

búsqueda de información ya sea debido a la reducción de documentos o la
reducción del tamaño del volumen sobre el que habría que buscar, además por la
claridad de la ubicación de los documentos requeridos

Incluso con la Tabla de Retención Documental evitarás la impresión de documentos

que por su originalidad deben permanecer en soportes electrónicos y al imprimirse
tan solo se está obteniendo una copia.

Ten en cuenta que cada área (o proceso) de la empresa, al contar con este
instrumento, agilizará su producción documental para resolver los trámites
Por eso, la Tabla de Retención Documental es un apoyo y una base hacia el diseño
del PGD.

Porque con la Tabla de Retención Documental estableces:

• Tiempos de retención y disposición final,

• Tipologías documentales,
• Reflejo de funciones
• Transferencias documentales
• Conformación de unidades documentales en diferentes soportes.
• Criterios de conformación de expedientes a partir de trámites (GUTIERREZ,
2017)

Los documentos Contienen Información Deben ser protegidos:

• Integridad física
• Acceso no autorizado
• Alteración o eliminación no autorizada (Intencional o fortuita)
• Producción o recepción
• Transito
• Almacenamiento

RESPONSABILIDADES

• Ley de Transparencia y Acceso: TÍTULO II DE LA PUBLICIDAD Y DEL

CONTENIDO DE LA INFORMACIÓ
• Decreto 1080 de 2015: TITULO 11 PATRIMONIO ARCHIVISTICO
CAPITULO I sistema nacional de archivos
• Decreto 514 de 2006: ARTÍCULO 6: Funciones de la Dependencia
Encargada del SIGA
• Ley General de Archivos: ARTÍCULO 15, Ley 594 de 2000.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme
a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades
• Ley 734 de 2002 Código único Disciplinario

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: Custodiar y

cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar
la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
 Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: - Omitir,
retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento. - Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por
razón de sus funciones.

Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas

no autorizadas.

Gestión de Riesgos

Proteger la información implica proteger los documentos:

• Identificar Activos y riesgos

• Analizar los riesos (Probabilidad – Consecuencia)

• Evaluar (Nivel de riesgo – Tipo de riesgo)

• Tratar (Acciones de acuerdo con Prioridad e impacto)

• Monitorear (verificar que se cumpla lo planeado)

• ISO 31000 Gestion Riesgos

• ISO 27000 Seguridad Información
• ISO 18128 Riesgos Gestión Documental

Actualmente en Colombia las entidades públicas y privadas de carácter público

están obligadas a elaborar las Tablas de Retención Documental y presentarlas al
respectivo Consejo Departamental de Archivos para su convalidación, pues sin este
aval no se considera legal la aplicación de una TRD en ninguna institución. Ello, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 del 2000 donde se
establece que: “Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar
las respectivas tablas de retención documental”, y, específicamente, en el Acuerdo
del Archivo General de la Nación 004 de 2013 “Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para
la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental

RESPONSABILIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 • Servidores y empleados públicos
• Entidades territoriales
• Entidades privadas que cumplen funciones públicas
• Entidades del estado en las distintas ramas del poder

Te concluyo diciéndote que además la Tabla de Retención Documental, para mí, es

base y fundamento para la implementación de un Software de Gestión Documental.
Dado que se compone del Cuadro de Clasificación Documental y determina los
tiempos de retención de la información, además de los tipos documentales.
 BIBLIOGRAFIA

DOCOU, R. (s.f.). R2 DOCOU. Obtenido de https://www.r2docuo.com/es/las-

tablas-retencion-documental

GUTIERREZ, E. (10 de ABRIL de 2017). NO SON PAPELES. Obtenido de

https://www.nosonpapeles.com/razones-para-hacer-la-tabla-de-retencion-
documental/

SANABRIA, W. G. (2017). INTRANET. Obtenido de

http://intranet.veeduriadistrital.gov.co:6969/intranet/images/Articulos/Capacit
acionTRD.pdf