PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES

ELABORADO POR

ELIZABETH VELEZ CORREA

DARLEY DIEZ BEDOYA

CENSA CALDAS

2017
1-¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN?
Ofrece pautas, estrategias y técnicas para lograr los mejores
resultados en los procesos y recursos de una entidad.

2-¿QUE ES LA GESTIÓN POR PROCESOS Y CUALES SON SUS 5

OBJETIVOS?
La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de
gestionar toda la organización basándose en los Procesos, siendo
definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a
generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un
resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del
cliente.

LOS 5 OBJETIVOS SON:

1-Eficiente: uso óptimo de recursos.

2-Eficaces: logro de los objetivos.

3-Flexible: tener identificado los factores.

Identificar fácilmente donde está fallando el proceso. Mejora continua.

4-Ventaja competitiva: les da reconocimiento, organización,

trazabilidad a los procesos y posicionamiento en el mercado.

5-Crecimiento:

-Ventas: por el crecimiento en el mercado.

-Estructura: se amerita cambios en la misma.
-Estabilidad: sostenerse en el proceso de producción evitando al
máximo los errores y mantener el nivel de ventas en el mercado.
3- ¿cuál es la relación entre la gestión por procesos y la
estructura organizacional?

Como podemos ver en este cuadro comparativo la relación entre

estas dos es que una define el que hacer y la otra se orienta por lo
que se definió para así lograr una satisfacción mutua de ganancias por
parte y parte: “por q si yo le trabajo voy a obtener dinero por mi mano
de obra y usted va a obtener ganancias por la idea que género.”

4-EXPLIQUE EN QUE CONSISTE EL CICLO PHVA.

No tiene un punto final en el momento en que se obtenga un

determinado resultado, si no que se crea un círculo continuo en la que
el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de
esta forma un proceso de forma continua,
Se reducen los costos de fabricación de productos y prestación de
servicios.

Es un sistema que favorece a las empresas para incrementar la

productividad y enfocar a la organización hacía la competitividad
5- EJEMPLO DE PROCESO

Proceso Paso4:Moldeado

Recepción de materias
paso1 :primas
Paso8:Distribución

Paso:5Horneado

Paso2:Lavado

Paso6:Enfriamiento

Paso3:Cocción

Paso7:Almacenamiento
Paso4:Molienda
APLICACIÓN DEL CICLO PHVA

En este proceso vamos aplicar el ciclo PHVA en solucionar un problema de hongos en la

producción de las arepas que nos están llevando a un incremento del 80% en las devoluciones de
los puntos de venta, y en un 10% dentro del departamento de despacho con esto afectando
nuestra calidad y perdiendo credibilidad en nuestros clientes.

Paso1: (PLANEAR)

formulación del problema

¿Qué es lo que se ha encontrado?:

Hongos sin cumplir fecha de vencimiento

¿Quién lo ha detectado?:
Mercaderistas, Clientes, Aux de despacho.

¿Dónde se ha encontrado?:
Se ha encontrado un 80% de arepas con hongos sin cumplir el tiempo de vencimiento en los
puntos de venta, y un 10% dentro del departamento de despacho.

¿Cuándo se presentó (referencia, turno, …) ?:

En el lote 8567 del 15 de enero de 2008 en turno 2.
Puntos de venta el 20 de enero de 2008.

¿Cómo se ha detectado?:
Por las auditorias de calidad en los almacenes y en los despachos a trasportadores.

¿Cuantas veces se ha encontrado (Por día, Por semana, por mes) ?:

Por día se encuentran de 30 a 40 paquetes
Por semana 210 a 220 paquetes
Por mes 6590 a 6600 paquetes

¿Cuál es el objetivo que se quiere alcanzar y cuándo (plazo)?:

El objetivo que se quiere alcanzar es reducir en un 50% los hongos que provocan estas
devoluciones En máximo un mes.
POSIBLES CAUSAS:
1. Falta de aseo más profundo.
2. no se está horneando la arepa a la temperatura ideal.
3. Los colaboradores no se realizan el respectivo lavado de manos al ingreso a la planta.
4. No se están usando los mejores conservantes.
5. Falta de frio.
 PASO2: (EJECUTAR)
PLAN DE ACCIONES

PROBLEMA CAUSA RAIZ ACCIONES QUIEN? CUANDO EFECTIVO

INICIO FIN
ASEO FALTA DE SE CONTRATA COLABORADORES 15-06-2008 INDENIFIDO 
ASEADORES PERSONAL CONTRATADOS
TEMPERATURA NO SE TIENE UN SE CAPACITAN SON 15-06-2008 SE CAPACITA
HORNEADO CONTROL LOS HORNEROS CAPACITADOS A TODO

POR EMPLEADOS PERSONAL
MAS ANTIGUOS CONTRATADO
LAVADO DE NO SE VIGILA EL LOS AUX DE AUX DE CALIDAD 17-06-2008 INDEFININDO
MANOS AL INGRESO DE LOS CALIDAD
INGRESO DE LA COLABORADORES VIGILAN EL
PLANTA INGRESO DE 
LOS
EMPLEADOS
CONSERVANTES NO SE HAN LA DIRECTORA DIRECTORA DE 19-06-2008 15-07-2008
REALIZADO DE CALIDAD CALIDAD EN
CONTROLES AUTORIZA EL COMPAÑÍA DE
CAMBIO DE MATERIAS 
CONSERVANTES PRIMAS
FALTA DE FRIO NO SE TIENE UNA SE CONTRATA EL STAFF 13-06-2008 15-07-2008
TEMPERATURA UN STAFF

ESTABLECIDA ESPECIALIZADO
EN LOGISTICA

PASO3: VERIFICACION

1. Se realiza auditorías internas y externas cada ocho días y un balance cada mes de los
resultados obtenidos teniendo como resultado disminución del 60% en los hongos y en las
devoluciones que meses anteriores nos afectaban.
2. Se verifican las capacitaciones que se le da a los empleados realizándole una prueba de
capacidad para manejar el horneado de las arepas, calificándolos de 1 a 10 donde 10 esta
capacitado y 1 debe volver a repetir la capacitación.
3. Se verifica que los Aux de calidad si estén vigilando y revisando el respectivo lavado de
manos de los empleados y apoyándolos en el proceso.
4. Se lleva un riguroso control de los conservantes en compañía de la directora de calidad
5. Se prueba con diferentes controles de temperatura de congelación en las cabás para
poder terminar la temperatura ideal.
PASO4: (ACTUAR)

ESTANDARIZACIÓN
Cuales son las intervenciones que se deben hacer para
Hacer una lista de los documentos afectados
impedir la recurrencia del problema

1-Se determina una temperatura ideal y un balance se establece desde la fecha realizar
Por cada referencia de arepa. Auditorias cada tres días revisando
2- Se establece un aseo diario de las instalaciones con los principales canales de riesgos en
Desinfectantes. Cada departamento de la planta
3-Se establece un lavado de manos cada vez que
Que se vaya a entrar a la planta.
4- Se establece una temperatura de -9° en el área
De logística

PERSPECTIVAS
Nuevos Proyectos Impacto de Acciones
Cuales son los puntos a tener en cuenta en los nuevos Verificar el traslado de acciones a productos ó procesos
proyectos similares

1-Para los nuevos proyectos se deben tomar asesorías se logró disminuir en un 60% el problema
Más especialidas para tener diferentes puntos de de los hongos gracias al compromiso y la
Vistas y así tomar las mejores decisiones. Dedicación de nuestros colaboradores
2-Tener un mejor control de todos los puntos que en
Proyectos anteriores nos ocasionaron problemas
3- tener a todo el personal mucho mejor capacitado
Lecciones aprendidas