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Código

PSGQ – 001
CONTROLE DE DOCUMENTOS
PáG.: 1 de 5

Macaé – RJ –Brasil

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

REVISÃO CONTROLE DAS ALTERAÇÕES

Revisado
ROBSON GAUTÉRIO Assinatura: Data: 25/07/2019
por:

Aprovado
JORGE MAGNAGO Assinatura: Data: 25/07/2019
por:

HISTÓRICO DAS REVISÕES

REVISÃO DESCRIÇÃO DATA RESPONSÁVEL

1 Aprovado para implantação. 27/07/2019


JORGE

A REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO SERÁ SOMENTE A TÍTULO INFORMATIVO, SE NÃO HOUVER INDICAÇÃO
INEQUÍVOCA QUE ATESTE CONDIÇÃO ORIGINAL OU CÓPIA CONTROLADA.
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PSGQ – 001
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1. OBJETIVO
Estabelecer critérios para o controle dos documentos de forma assegurar a conformidade
do Sistema de Gestão da Qualidade da M&P Serviços, baseado nos requisitos da Norma
NBR ISO 9001.

2. APLICAÇÃO
Este documento é aplicável a todos os documentos do Sistema de Gestão de Qualidade.

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
NBR ISO 9001

4. DEFINIÇÕES
SGQ: Sistema de Gestão de Qualidade

Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade: Toda informação referida ao


Sistema de Gestão da Qualidade deve ser em suporte eletrônico, ou em papel.

Documento Externo: Documento originado por um organismo externo da empresa, mas


que tem influência na forma direta ou indireta sobre as atividades da mesma.

Documento Original: É o documento que apresenta as assinaturas originais dos


responsáveis por emitir, revisar e aprovar o documento.

Cópia Controlada: Documento pertencente ao SGQ, em última revisão segundo a lista


mestra de documentos vigentes na M&P Serviços.

Cópia Não Controlada: Documento pertencente ao SGQ, que não cumpre com as
condições de CÓPIA CONTROLADA nem com as de documento ORIGINAL. Serve a
título informativo e não pode ser utilizado como documento de trabalho.

Manual do Sistema de Gestão da Qualidade (MSGQ): Descreve as condições gerais


que definem o comprometimento da M&P Serviços, com sua proposta de conformidade

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em seus processos estabelecidos nas Normas ISO 9001.

Política de Qualidade: Princípios que determinam orientação da organização e


proporcionam um ponto de referência para o estabelecimento dos objetivos do SGQ.

Objetivos: São aqueles que baseados na política da organização são necessários para
cumprir com os requisitos e expectativas de nossos clientes, especificando-se para os
níveis e funções pertinentes.

Procedimentos de Gestão: São os documentos que descrevem atividades necessárias


para cumprimento normativo que estão incluídos no SGQ, aplicáveis à M&P Serviços.

Procedimentos Técnicos: São os documentos que referenciam a atividade aos itens


normativos ligados diretamente a realização do produto.

Procedimentos Operacionais: São os documentos que apresentam o modo de fazer


uma atividade ligada diretamente e ou indiretamente à realização do produto.

(VCP): Verificação de conformidade de procedimento: É utilizado para avaliar e


adequar os processos na pratica com seus respectivos procedimentos escritos.

5. RESPONSABILIDADE

5.1. Alta Direção


Aprovar a Política do SGQ e documentos pertinentes ao SGQ.

5.2. O Gerente de Base


Participar na aprovação do MSGQ, Política da Qualidade e Objetivos SGQ.
Participar na aprovação dos procedimentos de gestão do SGQ.

5.3. O Representante da Direção (RD)


Aprova os Procedimentos de Gestão do SGQ.

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Participa da elaboração e revisão da Política da Qualidade e dos Objetivos da


Organização.

5.4. Departamento de QSMS


Conservar e administrar os documentos originais do SGQ, assim como, avaliar a
pertinência dos procedimentos e registros que são utilizados na organização.
Elaborar e manter atualizada uma Lista Mestra de Documentos onde são evidenciadas as
revisões vigentes dos documentos do SGQ.
Emitir, distribuir e controlar os documentos do SGQ.

5.5. Os Responsáveis de Áreas/Setores/Departamentos


Aprovam os Procedimentos Técnicos de aplicação em suas áreas

6. Descrição de DESENVOLVIMENTO

6.1. Codificação
As identificações dos documentos são realizadas mediante um código alfanumérico
conforme descrito abaixo:
Onde:
 Sigla que identifica o tipo de documento onde:
- MSGQ-NNN: Manual do Sistema de Gestão da Qualidade
- PSGQ-NNN: Procedimento do Sistema de Gestão de Qualidade
- PTEC-NNN: Procedimento Técnico
- RE-NNN: Registros M&P
 NNN: Número sequencial de rastreabilidade dentro da área/setor.
No caso de procedimentos que são aplicáveis para mais de um departamento/setor/área,
estes são identificados com o código correspondente ao departamento/setor que maior
incidência tem com as atividades descritas no mesmo.

Os procedimentos do Sistema de Gestão da Qualidade têm como prefixo a sigla PSGQ


que indica sua procedência.

Exemplo: PSGQ-001 Documento do Sistema de Gestão.

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Exemplo 1: RE NNN Formulário do Sistema de Gestão da Qualidade.


Exemplo 2: OS NNN Formulários gerados a partir do inicio da atividade;
Nota: Esta codificação (exemplo 2) será utilizada nos registros que tiverem relação direta
com a produção para possibilitar melhor rastreabilidade;

6.2. Rótulos
A capa dos documentos do SGQ inclui:
 Logotipo da Empresa e opcionalmente, Entidade Certificadora;
 Título do documento;
 Código;
 Revisão;
 Descrição;
 Data;
 Assinatura dos responsáveis pela emissão, revisão e aprovação;
 Paginação;
No restante das folhas do documento será indicado:
 Logotipo da organização;
 Título do documento;
 Código;
 Revisão;
 Paginação;

6.3. Procedimentos da área de Qualidade


São relatados de maneira clara e precisa. A amplitude e grau de detalhamento dos
mesmos dependem da complexidade da atividade descrita.

Contém:
 1. Objetivo: Detalha-se de forma clara a finalidade do documento.
 2. Aplicação: Define-se o âmbito de aplicação deste documento, onde e em que
caso corresponde seu uso.
 3. Documentos de Referência: Listam-se os documentos que são mencionados
no procedimento em questão, para se ter contato no caso de necessidade.

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 4. Definições: Fixa-se com clareza e exatidão o significado de uma palavra ou


termo utilizado no documento.
 5. Responsabilidades: São estabelecidas quais as funções que tem relação direta
com a tarefa descrita.
 6. Descrição de Desenvolvimento: Local onde descreve com Quem, Como, Onde
e Quando se realizam as tarefas, atividades e etc.
 7. Registro: Documento que proporciona evidências das atividades realizadas.
Podem ser encontradas em papel, em suporte magnético ou eletrônico (planilhas,
relatórios, certificados de qualidade e etc).
 8. Anexo: São planilhas, formulários, lista de verificação ou outro documento que
acompanha o procedimento, sendo que, quando aplicável é mencionado no
procedimento.
Nota:
1- Os itens de número um (1) a quatro (4) não poderão ser alterados;
2- Os itens de número cinco (5) a oito (8) poderão ter seu título alterado quando
aplicável;

6.4. Lista Mestra Controle de Documentos


É mantida uma Lista Mestra de controle de todos os documentos que fazem parte do
SGQ.
Sempre que houver alteração na Lista Mestra, esta deve ser atualizada em meio
eletrônico e arquivada em meio eletrônico

6.5. Atualizações e Consultas


Estes documentos são atualizados periodicamente pelos responsáveis da área de
Qualidade, quando os mesmos são revisados. A emissão dos novos documentos é
comunicada a todos os integrantes por meio do correio eletrônico ou quadros de Gestão
Avista, etc.
Anualmente os documentos do SGQ são analisados criticamente, e quando aplicável, os
mesmos poderão sofrer revisões antes do período determinado.
Todos os documentos deverão ser impressos frente e verso das folhas para atendimento
das boas práticas de Meio Ambiente.

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Em cada revisão a Lista Mestra de Documentos é atualizada. No caso em que o usuário


tenha feito a impressão de algum documento do SGQ, é responsabilidade do mesmo
verificar se o documento está com revisão vigente conforme publicado na Lista Mestra de
Documentos.
As modificações introduzidas em um documento devem ser registradas no histórico das
revisões onde o revisor indicará o item modificado. Esta modificação definirá uma nova
revisão. Ao se modificar um documento, o mesmo passará pelas etapas de revisão e
aprovação igual ao documento original e logo após divulgação dos itens que foram
alterados.
As cópias desatualizadas são recolhidas pela área da Qualidade e substituídas pelos
documentos de cópias vigentes. Se, por alguma razão, houver a necessidade de se reter
alguma cópia, esta é identificada em todas suas folhas com a legenda “CÓPIA
OBSOLETA”.

6.6. Distribuição da Documentação Interna


A distribuição interna da documentação do SGQ é realizada conforme ‘’Lista Mestra de
Controle / Distribuição de Documentos’’ RE 002 que fica sob a responsabilidade da área
de Qualidade.

Documentação Técnica
O responsável pelo departamento/setor mantém uma lista atualizada dos Planos,
Especificações Técnicas, Memórias de Cálculo, etc., gerada internamente e recebida do
Cliente e/ou Fornecedores.

Documentação Externa
Os documentos externos de processos que fazem parte do Sistema de Gestão da
Qualidade têm uma identificação interna própria, denominada REX-NNN (Registro
Externo), e estão contidas na Lista Mestra de documentos e registros (RE-001). Nestes
casos, excepcionalmente, a identificação, revisão e distribuição, constarão apenas nas
planilhas de controle de documentos (RE-001 e RE-002), e não no corpo do documento,
já que sua elaboração se dá em órgãos externos à empresa.

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6.7. Vigência da Documentação


A entrada em vigência de um documento do SGQ, em um departamento/setor ou para um
usuário determinado é a partir do recebimento deste documento no local de trabalho e
identificado como Cópia Controlada.

6.8. Etapas para emissão


Antes de emitir todo e qualquer procedimento, este deve ser revisado e aprovado por
pessoas diferentes e que possa não só identificar como corrigir erros de gramática, bem
como sua aplicabilidade operacional.

Nota: Todos os procedimentos precisam ser avaliados e revisados periodicamente quanto


a sua aplicação na integra e para tal é estipulado realização de um VCP anual ou
imediatamente quando houver alteração do processo no físico.

7. DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS - PRAZOS DE


GUARDA

 Previdenciário:

DESCRIÇÃO DOS DOCUMENTOS GUARDA


5 anos
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
5 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao sindicato representativo da categoria
profissional mais numerosa entre os empregados
5 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
5 anos
Documentos relativos à retenção dos 11% sobre nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços
10 anos
Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária

Folha de pagamento (fins exclusivamente previdenciários) 5 anos

Guia da Previdência Social (GPS) 5 anos

5 anos
Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias

20 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)

5 anos
Salário-Educação - documentos relacionados ao benefício

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10 anos
Salário-família - documentos referentes a concessão, manutenção e pagamento das cotas do salário-
família
Salário-maternidade - documentos relacionados ao benefício 5 anos

Sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado das empresas que utilizam sistema eletrônico de 5 anos
dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de
documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária

 Trabalhista:
Acordo de prorrogação de horas* 5 anos
Adiantamento salarial - comprovante* 5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) 20 anos, no
mínimo, após o
desligamento do
funcionário
Aviso-Prévio - comunicado* 5 anos
Autorização de descontos* 5 anos
Cadastro Geral de empregados e desempregados (CAGED) 5 anos a contar
da data do envio
Carta com pedido de demissão* 5 anos

Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) - Processo eleitoral 5 anos


Contrato de trabalho* indeterminado
Controle de ponto* 5 anos
Folha de pagamento* 5 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) - depósitos e documentos relacionados** 30 anos
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos
(GFIP)**
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)** 30 anos
Livros ou fichas de registro de empregados* indeterminado
Mapa de Avaliação Anual (SESMT) 5 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) 20 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) - Histórico técnico de desempenho 20 anos
Recibo de pagamento de férias* 5 anos
Recibo de pagamento de salário* 5 anos
Recibo de pagamento do 13º salário* 5 anos
Recibo de pagamento de abono pecuniário* 5 anos
Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS 5 anos
Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e Requerimento do Seguro-Desemprego)* 5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)* 5 anos
Vale-transporte - recibo e documentos relacionados ao direito* 5 anos

Nota: 1 - *Para os referidos casos não há prazo legal, tratando-se, portanto, de entendimento. Desse modo,
nada impede que exista posicionamento diverso ao exposto, situação em que caberá ao empregador adotar
o procedimento que julgar mais acertado.
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2 - O Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que preveem prazo
prescricional de 30 (trinta) anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do
Tempo de Serviço (FGTS).
O STF entendeu que o FGTS é direito dos trabalhadores urbanos e rurais definido na Constituição Federal
(art. 7º, inciso III) e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de 5 (cinco) anos.
A decisão foi tomada na sessão plenária do STF em 13.11.2014, no julgamento do recurso extraordinário
com agravo (ARE) 709212, mas até o presente momento não houve alteração na legislação do FGTS.

8. REGISTROS
RE 001 – Lista Mestra de Documentos e Registros
RE-002 - Lista Mestra de Controle / Distribuição de Documentos

9. ANEXO
N/A

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