Definição, objetivos e características principais da rede

extranet.

A necessidade de administrar informação fora da empresa é uma

realidade hoje. Gerar relatórios, e permitir que clientes e fornecedores acessem
informações internas, representa uma vantagem competitiva. Contar com um
sistema que se adapta as necessidades da sua empresa pode ser o diferencial
para a organização. Tomado o termo em seu sentido mais amplo, o conceito
confunde-se com Intranet. Uma extranet também pode ser vista como uma
parte da empresa que é estendida a usuários externos ("rede extra-empresa"),
tais como representantes e clientes. Outro uso comum do termo extranet
ocorre na designação da "parte privada" de um site, onde somente "usuários
registrados" podem navegar, previamente autenticados por sua senha (login).

A extranet constitui-se no processo inverso da intranet. Seu obejtivo é

garantir a comunicação entre a empresa e o publico externo, como
revendedores, distribuidores, acionistas, franquias, fornecedores e
terceirizados. Assim como nas redes privadas de uso interno, a extranet
geralmente restringe o acesso aos publicos mencionados. Para os
consumidores em geral, o website e as campanhas publicitárias funcionam e
trazem todas as informações necessarias para auxiliar numa decisão de
compra. A Extranet de uma empresa é a porção de sua rede de computadores
que faz uso da Internet para partilhar com segurança parte do seu sistema de
informação. Uma extranet é uma intranet que pode ser acessada via Web por
clientes ou outros usuários autorizados. A idéia de uma extranet é melhorar a
comunicação entre os funcionários e parceiros além de acumular uma base de
conhecimento que possa ajudar os funcionários a criar novas soluções.

Exemplificando, é uma rede de conexões privadas, baseada na Internet,

utilizada entre departamentos de uma empresa ou parceiros externos, na
cadeia de abastecimento, trocando informações sobre compras, vendas,
fabricação, distribuição, contabilidade entre outros. A ideia de uma extranet é
melhorar a comunicação entre funcionários e parceiros, além de acumular uma
base de conhecimentos que possa ajudar os funcionários a criar novas
soluções.

Observando os beneficios proporcionados pela extranet destaca-se o

acompanhamento de processos, produtos e projetos elaborados,
processamento de encomendas, acesso à promoções, colaboração com
sugestoes e criticas e interação com todos os departamentos da empresa. Seu
uso é fundamental para organizações corporativas e para aplicações B2B
(Business to Business), pois sua utilização torna-se o diferencial para o
relacionamento entre os parceiros. As ferramentas de extranet permitem
compartilhar catalogos de produtos com fornecedores, realizando estrategias
em conjunto e interagindo-os com os vendedores da empresa. A extranet
geralmente possui link direto dos sites das organizaçoes, devidamente
gerenciados pelo controle de acesso. Assim é possivel fazer uma interligação
entre os dois canais: os colaboradores, quando ausentes do espaço fisico da
organização, podem acessar através do previo acesso à extranet.

A extranet permite a otimização de processos e uma forte integração

com os clientes e é um primeiro passo para o desenvolvimento gradual de uma
estratégia de comércio eletrônico. Criação de uma extranet inicia esta
estratégia ligando os clientes, por forma a melhorar a qualidade do serviço e
disponibilizando informação em tempo útil através de uma plataforma Internet.
O natural é que as empresas construam suas intranets, a partir daí
forneçam o serviço da extranet, atingindo assim todos os públicos envolvidos
no processo organizacional, já que o website corporativo é destinado aos
públicos sem acesso às redes privadas.
 Descrever como a extranet pode funcionar como
ferramenta de apoio aos negócios dentro de uma organização.

O acesso à intranet de uma empresa através de um Portal (internet)

estabelecido na web de forma que pessoas e funcionários de uma empresa
consigam ter acesso à intranet através de redes externas ao ambiente da
empresa. Uma extranet é uma intranet que pode ser acessada via Web por
clientes e parceiros autorizados.
A extranet de uma organização deve permitir que a informação circule
de maneira rápida e permeie todos os parceiros e fornecedores, para que estes
cumpram seus objetivos de apoiar adequadamente o negocio e gerar
resultados positivos. A extranet deve permitir realizar a entrada e a gestão de
pedidos de maneira rápida e fácil através de uma interface única. A
organização gerencia os estoques, realiza compras, acompanham pedidos,
gerencia a chegada de todos os itens, possibilitando o acompanhamento em
tempo real. Ao verificar de perto o andamento de um projeto realizado por um
parceiro possibilita mudanças e ajustes durante o desenvolvimento,
aumentando o nível de satisfação da organização no fim do processo. O auto-
serviço permite rapidez no fluxo de informações, dessa maneira, existe a
certeza de que os dados acessados são os mais recentes. E para que esse
fluxo de informações seja rápido, é necessário que qualquer funcionário da
empresa, mesmo os que não tenham conhecimento técnico, esteja apto a lidar
com o ambiente da extranet.
 Descrever os benefícios alcançados pela empresa e os
aspectos que ainda necessitam melhorias.

Estamos numa época em que a necessidade de rapidez de

transferências de informações torna-se cada vez mais consistente, um sistema
que agiliza o processo de comunicação entre funcionários, fornecedores,
parceiros e, até em alguns casos, clientes preferenciais, é fundamental para
aumentar as perspectivas de sua empresa, seja comunicacional ou
mercadologicamente.
A necessidade de aprimorar a relação interna de comunicação
organizacional, e até mesmo com as parcerias, tornou-se o uso do banco de
dados na principal ferramenta tecnológica para orientar o relacionamento entre
os públicos. Com uma demanda cada vez maior de informações, o sistema de
banco de dados sofreu adaptações e mudanças profundas, levando-o a
transformar-se na intranet e esta por sua vez, possibilitou a idealização do
processo inverso: a extranet.
As redes privadas constituem-se em novos meios de comunicação,
moldados de acordo com as necessidades de cada empresa. Neste contexto, a
utilização destes meios ainda não possui tantos estudos aprofundados
relacionados com o próprio ciberespaço.
Naturalmente, os empenhos com a implantação e elaboração de
estratégias para estes novos canais estão começando, o quebra cabeça de
determinar quais informações, exatamente, serão uteis na pratica de melhorar
o desempenho das pessoas, gerarem novas vendas ou produzir mais eficiência
operacional será constantemente estudado.
Alguns benefícios que a extranet pode alcançar criando vantagem
competitiva para as organizações:

- Facilidade de acesso: Facilidade de acesso à informação em qualquer lugar

e a qualquer hora. Qualquer colaborador que necessite de aceder à informação
sobre uma das divisões da multinacional terá apenas de aceder ao sistema
pois este apresenta as informações de todas as unidades permitindo assim um
ganho ao nível de rapidez de acesso, não sendo necessário solicitar o envio de
informações.
- Colaboração: Com a facilidade de acesso em tempo real ao sistema,
facilmente duas pessoas em posições geográficas diferentes poderão trabalhar
sobre a mesma informação, quebrando a barreira da localização para trabalhar
em equipe.

- Integração da informação: Desta forma toda a informação estará disponível

e atualizada permitindo um maior acompanhamento por parte de quem analisa
as informações.

- Redução de transação de informação: Com a existência de um sistema

acessível de qualquer parte não é necessário existir interlocutores de dados,
havendo uma maior certeza nas informações processadas.

- Controle de acesso à informação: A informação de uma empresa é um dos

seus principais ativos devendo ser protegido contra acessos indevidos. Com a
disponibilização da informação em rede todos os acessos ficam registados
sendo possível saber quem, quando e de onde foi efetuado o acesso à
informação (normalmente através do endereço IP).

É uma forma de assegurar a qualidade do processo comunicativo e

reduzir custos com contatos pessoais ou telefônicos. Além disso, o usuário
pode acessar o conteúdo de qualquer lugar 24 horas por dia, evitando carregar
papeis e se restringir ao horário comercial.

A Extranet gera satisfação, pois valoriza o público atingido ao oferecer

um canal exclusivo, que atende as suas necessidades e expectativas, permite
interação e agiliza os processos.