EPEC

ESCUELA DE POSTGRADO Y ESTUDIOS CONTINUOS

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DE LA

EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS
SEDACAJ S.A.C

Autor:
Bazán Cabanillas, Mattheus Caleb

Docente
MG. ARLOS FABIAN OSORIO GONZALEZ

Cajamarca - Perú

2019
 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DE LA EMPRESA
PRESTADORA DE SERVICIOS SEDACAJ S.A.C

EPS SEDACAJ S.A.C.

La empresa prestadora de servicios SEDACAJ es la única empresa que brinda agua a nivel de
Cajamarca, esta empresa cuenta con muchos conflictos a nivel de planta; esta empresa cuenta con
recursos limitados, un equipo de IT mínimo y uno de los problemas más graves y el que se va a
mejorar a través de los SI es el aceleramiento de los documentos o trámite documentario.

1. Documentación del problema

Cajamarca según (INEI, 2017) el censo que se realizó a la población de cajamarquina asciende a
31,237,385 habitantes. Teniendo estos datos la EPS SEDACAJ S.A.C no cuenta con la capacidad
de atender a la población adecuadamente, ya que, cuando las personas llegan hacer una solicitud
para que la empresa les pueda abastecer de agua y alcantarillado la solicitud que se presenta se
demora más de 7 días debido al acumulamiento de solicitudes que tiene la empresa y no se
abastece a atenderlas todas ya que el sistema de traslado de documentación está en deterioro,
por tal motivo se analizará el problema que tiene esta empresa al trámite de sus documentos.

El problema es el siguiente, como es la única empresa que brinda agua y alcantarillado a la

población cajamarquina las personas tienden a esperar un promedio de 6 meses para que la
empresa les pueda brindar el servicio de agua y alcantarillado siendo el mejor de los casos, ya
que, si este documento es elevado a la gerencia de ingeniería se tiene que hacer una inspección
con el ingeniero a cargo para hacer el levantamiento topográfico y realizar posteriormente un
expediente técnico el cual le pueda brindar agua y servicio de alcantarillado en la zona que se
necesita, el trámite de este nuevo proceso es alrededor de 1 año el cual es demasiado lo que
esperan los usuarios para poder contar con el vital elemento y los servicios básicos.

Los stakeholders que se ha podido encontrar son los siguientes:

Stakeholders Temas de responsabilidad Interés del Interés de la empresa

social stakeholder

Accionistas Derechos de accionistas. Rentabilidad Confianza, margen de

suficiente. actuación.
Revelación de información.

Composición de la junta.

Clientes Servicios de agua y Calidad buena Buena calidad del

Alcantarillado. agua y buen servicio
Conexiones buenas
de alcantarillado.
Propaganda.
Precios bajos.
Marketing.

Garantía del consumidor.

El objetivo general de SEDACAJ, (2019), es lograr satisfacer la demanda de los servicios de agua
potable y alcantarillado al año 2020, en el ámbito de operación de la Empresa al 99% de la

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población y tratar ecológicamente las aguas residuales, asegurando la sostenibilidad financiera,

fortaleciendo las capacidades humanas y desarrollando un buen gobierno corporativo. Según el
problema que hemos identificado es el trámite documentario Cajamarca ha crecido rápidamente
en estos últimos años, por ende, la población necesita el agua y el alcantarillado, pero la empresa
no llega al 99% como dice su objetivo, ya que, recién en el mes de noviembre se están atendiendo
las solicitudes del mes de enero y febrero lo cual nos pude decir que recién han terminado con las
solicitudes del 2018, esto se debe al sistema antiguo que todavía no lo destierran.

2. Expectativas de solución

EPS SEDACAJ S.A.C no cuenta con un sistema que permita ver en donde se encuentra el
documento que se ha enviado, y tampoco cuentan con un correo corporativo el cual lo puedan
utilizar para recibir información, documentos escaneados, documentos en digital, recibir informes
mensuales, memorándums, etc. Según Davenport, (1989) La conversión directa implica
abandonar el sistema antiguo y comenzar a utilizar el nuevo de inmediato. Por lo expuesto
se propone desarrollar un sistema en el cual se pueda localizar más eficientemente los informes,
documentos que se envían a las respectivas áreas de trabajo, utilizar un software que se pueda
enlazar con el correo electrónico y se puedan leer mas eficientemente los documentos y a su vez
poder dar respuesta más rápidamente, teniendo un plazo de tiempo para responder de cada
documento, así mismo, que el software te avise cuanto tiempo te queda para responder los
documentos, para el área de obras en la gerencia de ingeniería se podría implementar un sistema
que trabaje directamente con el jefe de obras y los obreros en planta para poder administrar
correctamente los insumos y a su vez indicar cuando algún material este por terminarse o si alguna
maquina que se utilice necesite mantenimiento, mandando un correo al jefe de obras, ingeniería y
al jefe de presupuesto para la autorización de la compra de los insumos y mantenimiento de las
maquinarias.

Los beneficiados serian la empresa y mucho más los usuarios, ya que, tendrían una manera más
rápida de ver por donde se encuentran sus documentos o los tramites que se están realizando, se
podrá percibir que la empresa recién comienza a manejar mejor sus tiempos y al mismo tiempo se
podrá ver las ganancias y la satisfacción de los clientes.

Esperamos que el producto final pueda solucionar eficientemente el problema que se ha generado
al incremento de la documentación, que minimice los efectos adversos que pueda haber con los
insumos y las maquinas con las que se trabaja diariamente para poder romper pistas y colocar la
tubería de agua y desagüe, y así poder generar una nueva oportunidad de cambio para la empresa
la cual genera menos gasto de papel y menos perdida de tiempo para que así puedan asegurarse
de que os nuevos procesos sean mucho más fáciles, naturales y rápidos.

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3. Analizar qué sistema utiliza la empresa

La EPS SEDACAJ S.A.C es una empresa que fue creada en el 28 de marzo de 1985 donde la
población de Cajamarca era muy pequeña, y por ende en esa época se utilizaba hoja y lápiz por
que no existía todavía la computadora.

Desde 1985 la empresa ha venido desarrollado su trabaja en hojas de papel y un cuaderno donde
se anotan todas las cartas, informes, contratos, etc. que se distribuyen por las diferentes áreas de
trabajo en la planta de Santa Apolonia.

Luego en el año 2000 aproximadamente se incorporó la computadora y desde ese momento se

comenzaron a escribir las cartas y los documentos en máquina, pero no se dejó de lado el traslado
de documentos a cada área, por esto se requiere mucha atención en este punto debido a que la
tecnología ha avanzado y la empresa se ha quedado en los inicios de esta y hasta el momento no
se ha dado una solución y no se ha propuesto ninguna.

Siendo una empresa privada y pública al mismo tiempo, donde sus fondos son obtenido del pago
de los usuarios se podría ver la manera de mejorar el sistema a nivel de planta, al mismo tiempo
facilitaría a la empresa para mejorar sus ingresos y que los usuarios puedan tener mejor
conocimiento del trámite de su documentación.

Bibliografía
Davenport, T. (19 de Enero de 1989). Gestión de la tecnología de la información: desarrollo de
sistemas. Harvard Business School, Pag. 2.

INEI. (Julio de Diciembre de 2017). Instituto Nacional de Estadística e Informática. Obtenido de

Instituto Nacional de Estadística e Informática - Censos:
https://www.inei.gob.pe/estadisticas/indice-tematico/poblacion-y-vivienda/

SEDACAJ. (5 de Enero de 2019). EPS SEDACAJ S.A.C. Obtenido de EPS SEDACAJ S.A.C - Objetivo
principal: http://www.sedacaj.com.pe/nuestra-empresa/objetivos.html

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1. Recursos técnicos existentes.

El problema que se esta analizando, es a causa del tiempo en que se tiene que realizar una conexión
de agua y alcantarillado en la empresa EPS SEFACAJ S.A. debido a que los usuarios al pedir la
conexión después del tiempo que les dicen que son 15 días hábiles, pero debido a la cantidad de
usuarios no se pueden abastecer y eso se debe al área de conexiones domiciliarias en una de las
áreas de la gerencia de ingeniería, para ser más específicos es una sub área de la división de obras
que se llama conexiones domiciliarias.

Para poder analizar el problema que está pasando en la empresa tenemos que ver 2 áreas; la
primera es el área de comercial y la segunda es el área de ingeniería.

Para el área de comercial el proceso que se sigue es el siguiente:

Todo comienza en el área de División de Catastro Técnico de Clientes; inicia con la recepción de
solicitudes, el cargado del área hace la revisión de documentos y los usuarios tiene dos opciones
cuando el documento no esta conforme se les da un plazo de 3 días para levantar las observaciones
y luego se las vuelve a presentar para su respectiva revisión; pero si el documento se encuentra en
buenas condiciones se continua con el trámite, registrando los datos en el programa de factibilidades
luego se realiza una inspección en donde dura aproximadamente un máximo de 15 días hábiles,
para eso el expediente que se ha presentado se encuentra en el área de División de Catastro
Técnico de Clientes, cuando el inspector da visto malo al documento se cuenta con dos opciones la
primera cuando no es factible se puede mandar al área de ingeniería para que se analice el caso
con más detalle y el segundo es cuando está factible se registran los resultados obtenidos en el
programa de factibilidades, donde se eleva un informe al solicitante del resultado de la inspección
con un visto bueno, el cual se tiene un máximo de 20 días hábiles de presentada la solicitud; al
entregar la solicitud a la División de Comercialización donde se aprueba el presupuesto y se realiza
un contrato; luego se lo regresa a la División de Catastro Técnico de Clientes para su ejecución con
una duración de 15 días hábiles como máximo.

En la segunda área, comienza desde que se archiva en el documento en la División de Catastro

Técnico de Clientes; el documento se lo dirige al área de ingeniería en donde llega a División de
Estudios de la empresa, el cual tiene un plazo de 25 días para hacer la inspección de campo y el
levantamiento topográfico, al terminar el plazo se le hace de cono cocimiento al usuario si es factible
hacer la conexión si no es posible se tiene que realizar un trámite de permisos para poder abastecer
con el agua y alcantarillado, pero si es factible cuenta con la opción de la realización de un
expedientillo, donde el plazo es de 30 días para la realización de los expedientes para luego ser
pasado al área de División de Obras para ser dirigida al área de Conexiones Domiciliarias en donde
cuenta con 20 días para la realización de la conexión.

Como se puede leer, la documentación hace un trámite demasiado largo en tiempo y en proceso
por este motivo las personas se quejan del mal servicio con el que cuenta la EPS SEDACAJ S.A.C.

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Área de División de Comercialización:

Fuente: (Sedacaj, 2012)

2. Evaluación de las actividades, las herramientas, las técnicas, las metodologías y

los procesos de ERP presentes actualmente en la empresa.
La EPS SEDACAJ S.A.C cuenta con una tecnología básica la cual solo consta
con la pagina web y un software que cuenta el área de comercialización, el cual
es una base de datos para la impresión de recibos mensuales, este software no
solo facilita la impresión del mismo, si no también ayuda a realizar un par de
actividades más relacionadas con los recibos.
Para el área de Gerencia de Ingeniería, no se cuenta con ningún software que
pueda ayudar a la realización de papeleo más rápido.
Pero tomando en cuenta nuestro problema ninguno de las dos áreas cuenta con
un software empresarial que pueda el cual pueda ayudar a facilitar el proceso de
documentación; el traslado de documentos en la planta es por una persona
encargada de llevar estos documentos y cuenta con un día para poder realizarlo
y esto hace que el trámite del mismo sea muy lento y muy ineficiente, ya que es
una de las empresas más requeridas por los cajamarquinos.

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3. Analice la falta de esfuerzos de ERP. Lleve a cabo una investigación y presente

argumentos (si no puede proporcionarlos, haga lo posible por presentar
deducciones bien fundamentadas). ¿Cree que un determinado sistema de ERP
sería beneficioso para tratar el problema que ha identificado? Explique su opinión

4. Analice estos recursos en términos de lo que contribuyen para la solución al

problema que se está estudiando y la posibilidad de que se los incorpore a la
solución que usted propone.

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