A rquivologia

Apontamentos
de Aulas
1/ 2
Gabriela Garcia

2009
 Surgimento e
Importância da Arquivologia
A escrita é filha da Arquivologia,
assim como a Arquivologia é filha
da escrita.
O desenvolvimento da escrita
surge da necessidade de registro
de atividades administrativas.
 Conceitos Fundamentais deArquivologia

Arquivologia = Arquivística
Ciência / Disciplina / Técnica
Tem por objetivo o conhecimento
dos arquivos e das teorias,
métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição,
organização, desenvolvimento e
utilização.
Conceitos Fundamentais deArquivologia
Arquivo
“conjunto de documentos que,
independente da natureza ou do
suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas”

Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996.

Conceitos Fundamentais deArquivologia
“Consideram-se ARQUIVOS, para fins
desta lei, os conjuntos de documentos
PRODUZIDOS e RECEBIDOS por órgãos
públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos”
(Lei nº 8.159, de 08-01-1991. Art. 2º)
Conceitos Fundamentais deArquivologia

O termo “ARQUIVO” também é utilizado para:

–instituição de custódia
–unidade administrativa
–móvel
–imóvel
 Conceitos Fundamentais deArquivologia
A natureza dos arquivos é
administrativa, é jurídica, é
informacional, é probatória, é
orgânica, é serial, é contínua,
é cumulativa.
A soma de todas estas
características faz do arquivo
uma instituição única e
inconfundível”
(BELLOTTO, 2005)
 FINALIDADE DOARQUIVO

A principal finalidade do arquivo

é servir à
ADMINISTRAÇÃO,
constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento
da HISTÓRIA.
 Acervo:
Totalidade de
documentos.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
DOCUMENTO =
SUPORTE + INFORMAÇÃO
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações, em qualquer suporte
ou formato - suscetível de consulta, estudo, prova e
pesquisa.
INFORMAÇÃO
Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos
em um documento.
SUPORTE
Material no qual são registradas as informações.
Dicionário de Terminologia Arquivística – Arquivo Nacional, 2005.
 S UPORTE
Material sobre o qual as
informações são registradas

Ex: Fita magnética, película

filmográfica, papel,
pergaminho, papiro etc.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia

DOCUM EN TO de ARQ UI VO

Informação registrada produzida e

mantida por uma instituição ou pessoa
ao longo de suas atividades
administrativas, com valor de prova.
São fortemente ancorados nos princípios da
proveniência,
da organicidade,
unicidade
e da indivisibilidade.
 Conceitos Fundamentais deArquivologia
• ARQUIVO
• BIBLIOTECA
• MUSEU
• CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO
Ver: BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes:
1991 (pg. 43)
Características dos Arquivos:

Os documentos NÃO
são objeto de COLEÇÃO
(escolha artificial)
e sim da acumulação natural,
no decurso de atividades
administrativas.
Características dos Arquivos:

A classificação aplicada a
cada arquivo respeitará
as particularidades da
instituição produtora.
Não há um arranjo pré-
estabelecido.
Características dos Arquivos
ORGAN I CI DADE
Os documentos apresentam uma significação
orgânica entre si. São desprovidos de autonomia
e retiram sua autenticidade do inter-
relacionamento entre os itens documentais.
“Qualidade segundo a qual os arquivos
espelham a estrutura, as funções e as
atividades da entidade
produtora/acumuladora, em suas relações
internas e externas.” (BELLOTTO, 2004)
 Características dos Arquivos

AUTEN TI CI DADE
Qualidade de um documento quando
preenche as formalidades
necessárias para que se reconheça
sua proveniência,
independentemente da veracidade do
respectivo conteúdo
(DTA, 1996).
 Características dos Arquivos

UNICIDADE
Os documentos existem em
exemplar único ou em limitado
número de cópias.
Mesmo em réplica, os documentos
cumprem funções diversas, em
locais diferentes, conservando
seu caráter único, em função do
contexto de produção.
 Características dos Arquivos

NATURALIDADE
(cumulatividade / serialidade)
O arquivo é uma formação
progressiva, natural e
orgânica.
É a sedimentação da produção
documental ao longo do
tempo.
 Classif icação dos Arquivos:

Entidades mantenedoras:

• Públicos
• Privados*
 Questão
Por seus mantenedores, o arquivo
(FUNIVERSA – APEX - 2006)

pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale

aquela que não é uma classificação de
arquivo.
A) Públicos.
B) Institucionais.
C) Comerciais.
D) Familiares ou pessoais.
E) Gerais ou centrais.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia

PRI N CÍ PI O DA PROVEN I ÊN CI A =
RES PEI TO AOS FUN DOS
F r ança – 18 4 1.

“C o n s i s t e e m d e i x a r a g r u p a d o , s e m
os m ist ur ar c om out r os, os
a r q u i v o s [...] p r o v e n i e n t e s d e
um a ad m inist r aç ão, d e um
e st ab e le c im e nt o o u d e um a
pe ssoa f ísic a ou j ur íd ic a” M ic h e l
D uc h e in
Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Conceito de Fundo de Arquivo

É o conj unt o d e d ocum ent os d e t od a
nat ur e z a, que quaisque r c or pos
ad m inist r at ivos, pe ssoas f ísic as
ou j ur íd ic as t e nh am r e unid o,
aut om át ic a e or ganic am e nt e , e m
r az ão d e suas f unções ou
at ivid ad e s.
 CLAS S I FI CAÇÃO
classificação: seqüência de operações
que visam distribuir os documentos,
em observância às diversas
estruturas, funções, atividades e/ou
tipos documentais de um organismo;
atribuição de grau de sigilo a
determinado documento. Ver arranjo.
 CLAS S I FI CAÇÃO
• Plano de Classificação: esquema pelo qual
se processa a classificação de um arquivo,
elaborado a partir do estudo das estruturas
e funções de uma instituição e da análise
do conjunto documental.
• Definido também como o instrumento de
controle resultante da fase de identificação,
que reflete a organização de um conjunto
documental e apresenta os dados
essenciais de sua estrutura.
 CLA S S I FI CAÇÃO
• Exemplo: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO
• ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO
•
• Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
• Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico
• Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos
• Documentos:
• 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução
• normativa, norma, resolução, deliberação, portaria
• Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos,
entidades
• e empresas
• Documentos:
01.01.02.01 Alvará de funcionamento
●

01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS – CEI

●

●
 Arranjo
Arranjo: operação que se resume na
ordenação dos conjuntos documentais
remanescentes das eliminações,
obedecendo a critérios que respeitem o
caráter orgânico dos conjuntos. Termo
utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale
destacar que, no caso de documentação
de caráter permanente, as classes
ganham nomes específ icos:
GRUPOS , S UBGRUPOS e S ÉRI ES .”
J anice Gonçalves, 1998.
 Fonte:ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE RIBEIRÃO PRETO.
Guia doArquivo
Público e Histórico de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto (SP): O Arquivo, 1996.

Administração Saúde
Material Educação
Assistência Médico-
Patrimônio Educação Infantil
Odontológica
Pessoal Ensino Fundamental
Protocolo Vigilância Sanitária
Ensino Superior
Transporte Serviços Municipais
Merenda Escolar
Manutenção Abastecimento
Finanças
Cultura Água e Esgotos
Contabilidade
Equipamentos Cemitério
Eventos Orçamento
Recursos Energéticos
Desenvolvimento Tesouraria
Limpeza Pública
Urbano e Tributação
Rural Segurança
Representação
Habitação Telecomunicações
Assessoria Jurídica
Meio Ambiente Trânsito
Eleições
Obras Particulares Transportes
Obras Públicas Publicidade
Uso e Ocupação do
Solo
 Fundo: PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO — PCB
Nível: BASE
Organismo: DIRETÓRIO ZONAL PINHEIROS-PERDIZES

ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO

Função Espécie Nº de docs Datas-limite

Adesivo 4+1 [jan?/86-nov/89]

Cartaz 4+1 [jun?/89-nov/89]
Agitação política Convite 3 Jun/89-jan/90
Panfleto 9+81 [jan/89?-nov/89]
Sacola 1 [nov?/89-nov/89]
Bônus 1+169 [mar?/86-mar?/86]
Arrecadação financeira Ingresso 3+4 [mar/86]-jul/89
Rifa 1+130 [out?/89-out?/89]
Divulgação de informações do Periódico 3 Ago/86-set/88
Organismo internacional Programa turístico 1 Mar/86-mar/86
Texto de formação 2 [abr?]/86-[nov?]/86
Divulgação do partido Periódico 9+2 Jul/87-mai/90
Programa 2 [jan?]/86-[out?]/89
Periódico 1 Jul/87-jul/87
Propaganda política Programa de evento 1 Mar/89-mar/89
Texto de formação 1 [jan?]/85-[dez?]/85
 001 :Livros de atas de vereações
002: Minutas de atas de vereações

séries
subgrupo A:
FUNDO CÂMARA MUNICIPAL DE LOULÉ
003: Posturas e regulamentos
Câmara Municipal
004: Relatórios da gerência e planos de atividade

ÓRGÃOS DO MUNICÍPIO 005: Editais

subgrupo B:
Presidente da Câmara
GRUPO B:

subgrupo C:
Assembléia Municipal
subgrupo D:
Conselho Municipal
001: Livros de atas da Comissão Executiva

séries
subgrupo E
Comissão Executiva 002: Minutas das atas da Comissão Executiva
001: Livros de atas das sessões da Direção
002 Livros de Registro de Correspondência expedida

séries
subgrupo F:
Celeiro Municpal de Loulé 003: Correspondência geral recebida
004: Livros de receita e despesa
ADMNISTRATIVOS

001 Livros de Registro de Correspondência recebida

SERVIÇOS

002 Livros de Registro de Correspondência expedida

séries

subgrupo A:
GRUPO C
:

Câmara Municipal 003: Correspondência geral recebida

004: Requerimentos recebidos
I

série

subgrupo B: Pessoal 001: Registro de documentos relativos aos funcionários

Gestão de Documentos : “conjunto de
procedimentos e operações técnicas ref erentes
às atividades de produção, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em f ase corrente
e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para a guarda permanente”[1].

Ou ainda: “Considera- se gestão de documentos o

conjunto de procedimentos e operações técnicas
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em f ase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente”[2].
[1] A n a C e l e s t e I n d o l f o , 1 9 9 5 .
[2] LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 3º.
• Fundamentos legais da Gestão Documental
• Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º: “Cabem à
administração pública, na forma de lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem”.
• Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º:
“É dever do poder público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como
elemento de prova e informação”.
• Lei n.º 8.159/91, art. 3.º: “Considera-se gestão de documentos o conjunto
de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
• Lei n.º 8.159/91, art. 17: “A administração da documentação
pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais”
 Gestão de Documentos
Objetivos da gestão de documentos:
§ Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
§ Garantir economia, eficiência e eficácia na administração
pública ou privada;
§ Agilizar o processo decisório;
§ Controlar o fluxo de documentos e a organização dos
arquivos;
§ Racionalizar a produção dos documentos;
§ Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência,
recolhimento, guarda e eliminação de documentos
§ Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente.

Assim, a gestão de documentos permite:

§ Assegurar o pleno exercício da cidadania;
§ Promover a transparência das ações administrativas; e
§ Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente.
Conceito de Gestão de Documentos

Gestão de Documentos:
FASES:
1) PRODUÇÃO;

2) UTILIZAÇÃO; e

3) DESTINAÇÃO.
 Valoração dos Documentos
• Valor primário = v a l o r
ad m inist r at ivo = valor f unc ional
= I M ED I A T O

• Valor secundário = v a l o r
h ist ór ic o = M E D I A T O
 A tividades- meio e Atividades- f im

• ATI VI DADE- M EI O: conjunto de operações

que uma instituição leva a ef eito para auxiliar
e viabilizar o desempenho de suas f unções
específ icas e que resulta na acumulação de
documentos de caráter instrumental e
acessório.
• ATI VI DADE- FI M : conjunto de operações que
uma instituição leva a ef eito para o
desempenho de suas atribuições específ icas e
que resulta na cumulação de documentos de
caráter substantivo para seu f uncionamento.
 TEORI A DAS 3 I DADES
1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

ATIVO SEMI-ATIVO INATIVO

Setorial ou Central Central
central
Teoria das Três I dades

ARQ UI VOS
CORREN TES
• d o c u m e n t o s e m t r a m i t a ç ã o e /o u
f r e que nt e m e nt e c onsult ad os
• p r óx im os ao pr od ut or ;
• valor primário e m
níve l m áx im o.
 Teoria das Três I dades
A RQ UI VOS
I N TERM EDI ÁRI OS
segunda idade – limbo ou purgatório
• D oc um e nt os que d e ix ar am d e se r
f r e que nt e m e nt e c ons ult ad os , t od av ia
p r e c isam se r c onse r vad os par a f ins
ad m inist r at ivos.
• D oc um e nt os ar m az e nad os nos ar quivos
c e nt r ais ou ge r ais.
• D o c u m e n t o s a i n d a p o s s u e m valor
primário.
 ARQ UI VOS PERM AN EN TES –
terceira idade - Históricos
• D oc um e nt os d e sp r ovid os d e valor
p r im ár io – não se r ve m m ais à
ad m inist r aç ão;
• D ocum ent os conser vad os por
m ot ivos d e valor h ist ór ic o e
c ult ur al;
• D ocum ent os possuem apenas o
valor secundário.
 TABELA DE TEM PORA LI DADE

I nst r um e nt o d e Cont r ole , r e sult ant e d a

A v a l i a ç ã o *, n o q u a l s e e s t a b e l e c e o s
p r az os d e guar d a e a d e st inaç ão f inal
d a s séries documentais.
A T a b e l a é e l a b o r a d a p o r u m a Comissão
Permanente de Avaliação de
Documentos, e d e v e s e r a p r o v a d a p o r
aut or id ad e c om pe t e nt e d o ór gão
pr od ut or .
*Avaliação: processo de análise de arquivos, visando estabelecer sua destinação de
acordo com os valores que lhe forem atribuídos.
TABELA DE TEM PORALI DADE
PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO
ASSUNTO OBSERVAÇÃO
CORRENTE INTERMEDIÁRIA FINAL
010.2
REGIMENTOS.
ENQUANTO GUARDA
REGULAMENTOS VIGORA 5 ANOS
PERMANENTE
ESTATUTOS
ORGANOGRAMAS
ESTRUTURAS

010.3
2 ANOS ELIMINAÇÃO
AUDIÊNCIAS
DESPACHOS
REUNIÕES
I nstrumento de Controle
Têm por f inalidade auxiliar no processo de
organização e manutenção de um acervo.
S ão de acesso restrito, destinados
basicamente ao corpo técnico do arquivo
e não aos consulentes.
Ex: Plano de Classif icação, Tabela de
temporalidade, Tabela de Equivalência,
Guia de Transf erência; Ata ou Termo de
Eliminação; Lista de Eliminação; Lista de
Recolhimento, Ata ou Termo de
Recolhimento, M apa Topográf ico.
 Re f e r ê nc ias
• BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de
documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
• CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstância. São Paulo: IFHC, 2007.
• CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e
Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de
Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da
Cultura, 1996.
• LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de
instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002.
Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
• Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por
Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração
[de] José Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro.
Sistema de Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004.
• PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 1991. 3ª Versão revista e ampliada.
• PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
• SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira
Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973.
• SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de
Janeiro: fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997.
 Re f e r ê nc ias
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de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
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São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
• DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura,
1996.
• GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do
Estado/Imprensa Oficial do Estado. São Paulo, 1998. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf
• LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos
de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponível em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
• Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por Paula
Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração [de] José
Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de
Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004.
• PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas,
1991. 3ª Versão revista e ampliada.
• PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
• SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio
de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973.
• SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de Janeiro:
fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997.
SAUDAÇÕES
ARQUIVÍSTICAS!