PROPUESTA PARA LA APLICACIÓN DE MUESTREO EN LA SERIE

DOCUMENTAL EXPEDIENTES DE SERVICIOS NO PERSONALES (SNP)

INACTIVOS

PERÚ

2012
 CONTENIDO

PRESENTACIÓN ..……………………………….…………………………………...1

CAPITULO I: LOS EXPEDIENTES SNP …….……………………….……..….….1

1.1. Definición ..…………………………………………………......1

1.2. Antecedentes ...……………………………………………...…2

1.3. Base legal ..…………………………..………………………….3

CAPÍTULO II: PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL……………….4

2.1 Organización documental .………………….…………………4

2.2 Análisis de los expedientes SNP ………………….………….5

2.3 Registro de expedientes SNP ………………….……………..6

2.4 Datos obtenidos de la población ……………………….……..6

2.4.1 Actividad por tipo de género ……….……………….…6

2.4.2 Niveles de estudio ………………….………………..…6

2.4.3 Carreras con mayor demanda …………………….….7

2.5 Obstáculos ……………………………………………………....9

CAPÍTULO III: APLICACIÓN DE LA MUESTRA………………………..…………9

CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES……………………….…………….…………....11

ANEXOS:

Ficha de muestreo……………………………………..…………………………13
 PROPUESTA PARA LA APLICACIÓN DE MUESTREO EN LA SERIE
DOCUMENTAL EXPEDIENTES DE SERVICIOS NO PERSONALES (SNP)
INACTIVOS

PRESENTACIÓN

En el caso práctico que presentamos se describe uno de los problemas que

aqueja a todos los archivos contemporáneos, que es la falta de espacio. El
Ministerio de Relaciones Exteriores no se mantiene ajeno a esta problemática,
ya que se ha incrementado progresivamente el volumen documental en los
últimos años, como consecuencia de la propia gestión. En tal sentido, se están
tomando medidas preventivas aplicando correctamente la valoración
documental, la cual nos permita identificar los valores primarios y secundarios
de los documentos para disposición final, que busca precisamente definir
aquello que es permisible, una eliminación total o parcial y lo que se juzga
necesario conservar, aplicando técnicas de muestreo aleatorio sistemático,
específicamente en series administrativas de valor temporal como es el caso
de los expedientes de contratos por Servicios No Personales, en adelante los
(SNP), que se encuentran inactivos ya que en el mes de julio del año 2008
entró en vigencia el nuevo régimen de Contratación Administrativa de Servicios
(CAS) dejando sin efecto a los contratos por SNP.

CAPÍTULO I: LOS CONTRATOS POR SERVICIOS NO PERSONALES

1.1 Definición

El contrato, es un acto jurídico bilateral que tiene efectos y obligaciones,

constituido por las prestaciones que una parte se obliga a ejecutar a favor de la
otra. En tal sentido, podemos definir a los contratos por Servicios No
Personales, como una modalidad de contrato de prestación de servicios
regulados por el Código Civil, mediante el cuál el locador (persona natural) se
obliga a prestarle sus servicios, materiales o intelectuales al locatario que para
el presente caso es el Estado representado por el Ministerio de Relaciones
Exteriores.

1
1.2 Antecedentes

Como antecedentes jurídicos podemos decir que la Constitución Política de

1979 en su artículo 42°, estableció que el trabajo en sus diversas modalidades
es objeto de protección por el Estado sin discriminación alguna y dentro de un
régimen de igualdad de trato y la Constitución de 1993, vigente, en su artículo
23 señala que el trabajo en sus diversas modalidades, es objeto de atención
prioritaria del Estado. Promueve condiciones para el progreso social y
económico, en especial mediante políticas de fomento del empleo productivo y
de educación para el trabajo. Ninguna relación laboral puede limitar el ejercicio
de los derechos constitucionales, ni desconocer o rebajar la dignidad del
trabajador. Nadie está obligado a prestar trabajo sin retribución o sin su libre
consentimiento.

Parte de los documentos motivo del presente documento se formalizaron a la

luz de la Constitución de 1979 y otros bajo el amparo legal de la Constitución
de 1993.

En el año 1985 la Presidencia de Consejo de Ministros publicó el Reglamento

Único de Adquisiciones (RUA) para el Suministro de Bienes y Prestación de
Servicios no Personales para el Sector Público. Esto se convierte en el
antecedente más importante para la aparición de los Contratos por Servicios no
Personales (SNP).

Podríamos decir que a partir de 1990, con el Gobierno del Presidente Alberto
Fujimori, el Perú ingresó a un proceso de estabilización y reformas
estructurales, lo cual experimentó cambios importantes en términos
económicos y laborales. En tal medida, se aplicó un severo programa de ajuste
con la intención de cambiar el patrón de crecimiento de la economía. El
programa consistió en las renuncias voluntarias con incentivos de un grupo
importante de servidores públicos en todos los niveles, con énfasis en los
grupos ocupacionales auxiliares, técnicos y profesionales en ese orden de
prioridad que ocasionó que no se contara con los recursos humanos mínimos y
necesarios para su normal funcionamiento en las instituciones, viéndose

2
obligados a recurrir a la contratación de personal, bajo la denominada
modalidad de contratos por Servicios No Personales (SNP).

Por Decreto Supremo N° 004-2001-TR, del Ministerio de Trabajo y Promoción

del Empleo, del 23 de febrero del 2001, dispuso la creación de la Comisión
Multisectorial encargada de estudiar y elaborar un informe sobre la situación
del personal de la administración pública, ante la proliferación de los llamados
contratos SNP, como también la existencia de numerosos pagos que se
efectuaban no sólo fuera de la Planilla Única de Pagos que de única tenía sólo
el nombre, sino a través de diversas fuentes.

Durante las dos últimas décadas, en el Sector Público peruano, a través de las
leyes anuales de presupuesto y en normas conexas, se han dictado medidas
de racionalidad y de austeridad en el gasto fiscal en materia de personal,
prohibiéndose la creación de plazas eliminadas como consecuencia del cese
de sus titulares producto de anti técnicos y forzados procesos de
reorganización del aparato público y que se hicieron en nombre de la
modernización y la eficiencia, pero que sin embargo su verdadera intención fue
sacar personal para sustituirlos por otros. Estas medidas irracionales,
empujaron a los nuevos administradores y gestores públicos, a sustituir esta
carencia de plazas optando por la atípica contratación de los SNP, encubriendo
de esta manera una típica relación laboral a la luz de la primacía de la realidad.

1.3 Base legal

• Ley N° 28175.- Ley Marco del Empleo Público

• Decreto Legislativo N° 1057, que regula el Régimen Especial de

Contratación Administrativa de Servicios

• Decreto Legislativo N° 295.- Código Civil

• Decreto Supremo N° 065-85-PCM.- Reglamento Único d e Adquisiciones

• Decreto Supremo N° 075-2008-PCM.- Reglamento que r egula el

Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios.

3
CAPÍTULO II: PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Abordando el tema del caso práctico, propuesto por el Ministerio de Relaciones

Exteriores para su evaluación y posible aplicación en el Sector Público
Nacional, se describe los pasos que se han seguido, no si antes definir a los
Expedientes SNP.

Se entiende por Serie el conjunto de documentos agrupados en función a un

criterio que los une permitiendo su comprensión así como manejo de conjunto.
Partiendo de esta definición, la Cancillería considera a los Expedientes SNP
como una serie documental integrada por diferentes tipos documentales,
unidos por un factor lógico (contenido) por el cuál se relacionan entre sí. Está
conformado por los siguientes tipos documentales:

1. Proceso de selección
2. Declaración jurada
3. Contratos y Adendas
4. Conformidad de servicios
5. Permisos
6. Felicitaciones
7. Amonestaciones
8. Documentos probatorios : constancias, certificados y diplomas
9. Carta de renuncia
10. Constancia de trabajo

2.1 Organización documental

Detalles de cómo se encontró los expedientes SNP:

1. Inicialmente los expedientes encontrados hacían un total de 34 cajas.

2. Tanto los SNP y CAS inactivos estaban juntos, por lo que se procedió a
extraer los Expedientes CAS y colocarlos por separado.
3. Se dio un orden alfabético

4
 4. Se numeró desde el primero hasta el último, dando un total de 309
expedientes, que se colocaron en 23 cajas debidamente enumeradas y
etiquetadas

* Se puede observar como quedo finalmente organizado los Expedientes SNP

* Aquí mostramos el tratamiento que le dimos a los Expedientes SNP dentro de cada caja de archivo.

2.2 Análisis de los expedientes SNP

Del análisis realizado se concluye dos tipos de contratos que forman parte de
los expedientes SNP; los contrato de personal por encargos y por proyectos.

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2.3. Registro de expedientes

Se tomaron los siguientes datos:

• Tipo de contrato
• Ingreso al sector
• Fecha de cese de contrato
• Área en la que se desempeñó el contratado
• Funciones asignadas
• Nivel ocupacional
• Motivo de cese de contrato
• Observaciones

2.4 Datos Obtenidos de la población

Los datos que vamos a presentar a continuación, se ha realizado en base al

registro de los 309 expedientes contenidos en las 24 cajas de archivo.
Asimismo, es importante mencionar que el expediente más antiguo es del 18
de enero de 1989 hasta el expediente más reciente del 09 de julio del 2008.

2.4.1 Actividad por tipo de género

Este gráfico muestra que de un total de 309 expedientes, 119 corresponden a

personal femenino y los 190 corresponden a varones. Es importante estos
datos, ya que de ésta manera podemos saber cómo con el transcurrir de los
años las mujeres han ido tomando protagonismo en las convocatorias y en las
funciones definidas dentro del Ministerio.

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2.4.2. Niveles de estudios

Aquí mostramos los diferentes niveles de estudios alcanzados de cada uno de

los contratados bajo la modalidad de SNP de este Sector. De acuerdo a la
jerarquía de niveles de estudios alcanzados, tenemos 164 profesionales, 11
con estudios universitarios incompletos, 82 técnicos y no especifica 23. Estos
datos nos muestran las funciones que han desempeñado los profesionales en
los diferentes niveles, como directores, asesores y especialistas. Asimismo en
caso de los técnicos que se han desempeñado como auxiliares y personal de
apoyo en las diferentes áreas del Ministerio.

7
 180
Profesionales
160
140
Estudios Universitarios
120 incompletos
100 Técnicos
80
60 Secundaria completa
40
20 No especifíca

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2.4.3. Carreras con mayor demanda

Este gráfico muestra las profesiones con mayor demanda por las diferentes
unidades orgánicas, para el cumplimiento de las funciones de este Sector.
Entre ellas se puede mencionar a los profesionales en derecho (102 personas),
contabilidad (24 personas), computación y sistemas (20 personas), ciencias de
la comunicación (12 personas), secretariado (11 personas), administración (11
personas), economía (7 personas), archivística (6 personas), letras y ciencias
humanas (6 personas) y otras (75 personas).

8
2.5. Obstáculos

Al momento de efectuar la revisión de los expedientes y del análisis del

contenido, se detectó que en algunos casos faltan contratos y currículos vitae,
así como la falta de un orden esquemático dentro de los Expedientes. Es
necesario aclarar que estos documentos se encontraron totalmente dispersos
por mucho tiempo en varias áreas administrativas hasta el año 2008. Con el
afán de darle un orden lógico a los Expedientes se contrató a un técnico en
archivos que hizo el mayor esfuerzo por reunir el total de documentos
correspondientes a cada una de las personas contratadas bajo la modalidad de
los SNP, sin embargo, algunos documentos nunca fueron hallados.

CAPÍTULO III: APLICACIÓN DE LA MUESTRA

Es importante mencionar que el objetivo del presente trabajo, es tratar de

extraer una muestra representativa de todos los expedientes. En tal sentido,
hemos optado por realizar una muestra aleatoria sistemática, ya que es la que
más se acomoda en la forma como se encuentran organizados los

9
expedientes, por ser práctica y equitativa. A continuación se describe paso a
paso cada actividad desarrollada:

1. La población está integrada por todos los Expedientes de Servicios No

Personales, que se encuentran inactivos.
2. Los expedientes se encuentra ordenados alfabéticamente de la letra A
hasta a la Z, y enumerados desde el 1 al 309, (Es importante mencionar
que se trabajó con la numeración de los expedientes).
3. A continuación la cantidad de expedientes estará representada por la
letra P.
4. La letra R viene a ser la distancia física entre las unidades archivísticas
5. El tamaño de la muestra deberá ser n= P/R.
6. Se eligió una muestra de razón 1/R = 1/10, cuyos resultados es una
muestra integrada por n= 309/10 = 30 expedientes. (teniendo en cuenta
que no termina en número par)
7. Visualizando objetivamente el resultado de la aplicación se encuentran
30 expedientes ubicados en 3 cajas de archivo.
8. Al interior de las 3 cajas se encuentran los Expedientes 1, 10, 20, 30, 40,
y así sucesivamente hasta culminar con el número 300.

Es importante aclarar que en el año 2006 se implementó la memoranda

electrónica, la que constituye un medio para poder reconstruir cierta parte de
los Expedientes de los SNP inactivos. Por otra parte el registro conteniendo los
datos especificados en el punto 2.3. quedará para testificar en el futuro el
contenido total de la serie documental.

Por todo lo expuesto anteriormente, podemos decir que la justificación del

muestreo que se plantea es mantener un expediente de cada 10, para ser
aplicado en el Sector Público, tiene esencialmente un componente especial
para el caso de la Cancillería, pues obedece a la experiencia obtenida a través
de los 11 años que el Sistema Integral de Archivos de la Cancillería viene
funcionando.

CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES

10
Somos concientes que se ha incrementado progresivamente el volumen
documental en los últimos años como consecuencia de la propia gestión de
este Sector. Desde su creación a la fecha son innumerables las contrataciones
que ha podido realizar a través de distintas modalidades de contratos
establecidas por cada Gobierno de turno, por lo que es imposible conservar
todos los Expedientes SNP de las personas que ya no tienen vínculo laboral.
Por lo mencionado, podemos decir lo siguiente:

Esta propuesta se basa en un análisis archivístico, legal, administrativo e

histórico, y en un trabajo en equipo multidisciplinario que ha involucrado a
varias áreas de esta Institución, por lo cuál podemos decir que los expedientes
SNP tienen un valor legal de 3 años de acuerdo al Código Civil Peruano
Artículo 2001, inc. 3, como plazo para reclamar pago de remuneraciones por
servicios prestados como consecuencia de vínculo no laboral a partir del día
siguiente en que se extingue este. Para el caso de esta serie documental, los
participantes del equipo de trabajo consideran conservarla un año más como
plazo precautorio. Por lo tanto, a partir del mes de agosto del año 2012 se
podría aplicar la eliminación de los expedientes que han sido separados, y
conservar la muestra.

Es importante agregar que los expedientes que se encuentren en un proceso

judicial iniciado por una de las partes, no podrán ser propuestos para su
eliminación hasta que culmine el proceso.

Teniendo en consideración que la serie documental Expedientes SNP , no

obstante, que se trata de documentos de valor temporal, para los fines de la
Cancillería pueden ser tratados mediante la técnica del muestreo, de manera
que la muestra representativa estará al servicio de la investigación como fuente
histórica en los años venideros, para lo cual se contará con 30 expedientes
más el registro completo de la serie. En consideración a la experiencia de las
consultas recibidas en el Archivo Central a través de los años, podemos decir
que tanto los interesados directos o el investigador lo que frecuentemente

11
busca, es saber el tiempo de servicio, área en la que se desempeño, funciones,
entre otras que se encuentran dentro del propio expediente.

Por lo expuesto, podemos decir que nuestra propuesta constituye un aporte

para el Sistema Nacional de Archivos, teniendo en consideración que la serie
documental llamada “Expedientes SNP “ se encuentra en todas las
reparticiones del Estado; Gobierno Central, Gobierno Regionales y locales.

----------------------------------------------

Equipo de archivos del MRREE

12
ANEXO 1: FICHA DE SERIE DOCUMENTAL EXPEDIENTES SNP MUESTREO

DATOS GENERALES RESPONSABLES DE LA ELABORACION DEL INVENTARIO

1. Sector: RR.EE 2. Entidad: Min. RR.EE 4. Nombre y Apellido: Ruby Flores Barrientos

3. Unidad orgánica: Oficina General de Administración 5. Cargo: Técnico en Archivo 6. Teléfono: 204-2716

IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

7. Asunto Principal 8. Titulo de la Serie 9. Código de la Serie 9.1 Código del CCDF

Oficina de Logística Expedientes de Servicios No Personales (SNP) B2.1.4.8 B1

10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLA DE CONTROL

(Resumen del contenido de la serie) 11. Valor de la Serie A.G. Total años de retención
Documental

Es un conjunto de documentos que refleja los T 4 4

vínculos contractuales entre personas naturales y el
Ministerio. Entre los tipos de documentos que lo
conforman está el proceso de selección, declaración
jurada, contratos y adendas, conformidad de Sustento: 4 años después de la culminación del contrato.
servicios, permisos, felicitaciones, amonestaciones,
inclusión de certificados, carta de renuncia y
constancia de trabajo.

13. COMITÉ DE EVALUACION DE DOCUMENTOS

--------------------------- ----------------------

Rep. Alta Dirección Rep. Asesoría Legal

--------------------------- -----------------------

Jefe de doc. Evaluada Jefe del O.A.A.

Lugar y Fecha:

1
ANEXO 2: REGISTRO DE RECOLECCIÒN DE DATOS EXPEDIENTES SNP

N TIPO DE CESE DE ÁREA EN LA QUE SE NIVEL MOTIVO DE CESE

CAJA APELLIDOS Y NOMBRES INGRESO FUNCIONES
° CONTRATO CONTRATO DESEMPEÑO OCUPACIONAL DE CONTRATO

1 1 PERSONA CASO 1 SNP INACTIVO 23/08/2006 31/10/2006 ACADEMIA DIPLOMÁTICA PROFESOR SUPERIOR
ASISTENTE VIAJE AL
2 1 PERSONA CASO 2 SNP INACTIVO 23/04/2002 31/10/2006 ACADEMIA DIPLOMÁTICA NINGUNO
ADMINISTRATIVO EXTERIOR
TÉCNICO
3 1 PERSONA CASO 3 SNP INACTIVO 07/09/2007 30/11/2007 PARLAMENTO ANDINO SUPERIOR
ADIMINISTRATIVO
LOGÍSTICA INCUMPLIMIENTO
4 1 PERSONA CASO 4 SNP INACTIVO 27/08/2006 30/09/G2006 CHOFER SUPERIOR
(TRANSPORTES)G DE FUNCIONES
ADMINISTRADOR DE
5 1 PERSONA CASO 5 SNP INACTIVO 30/09/2005 31/12/2006 INFORMÁTICA TÉCNICO
REDES
TECNICO DISPOSICIÓN DEL
6 1 PERSONA CASO 6 SNP INACTIVO 31/01/2007 01/03/2007 PARLAMENTO ANDINO TÉCNICO
ADMINISTRATIVO PARLAMENTO
ASISTENTE PROFESIONAL EN NO RENOVACION
7 1 PERSONA CASO 7 SNP INACTIVO 02/02/2007 31/07/2007 PARLAMENTO ANDINO
ADMINISTRATIVO ANTROPOLOGIA DE CONTRATO