LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

(Ley 594 de 2000)

PRESENTAR A:

MANUEL IGNACIO SOLOZANO CASTRO

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

13 JULIO DEL 2019

LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

(Ley 594 de 2000)

PRESENTADO POR:

MALLORY YUBELLY LOPEZ ESTEVEZ

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

13 JULIO DEL 2019

 INTRODUCCION

En este informe podemos tener conocimiento en los procesos de gestión documental se

rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a
cabo las tareas dentro de las empresas, la organización y el uso óptimo de la
información. Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes
documentales y archivísticos es la Ley General de Archivos 594 del 2000 que se define a
un archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
Podemos resumir el concepto de archivo como el conjunto de documentos que produce
una empresa en el desarrollo de sus actividades, representan su memoria y es de vital
importancia para su buen funcionamiento.
 DESARROLLO

La Conservación de documentos, la cual estipula que es requisito indispensable la

implementación del sistema en todas las fases del ciclo vital de los documentos, para
garantizar la conservación y preservación de la información para toda empresa.

Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del manejo
del archivo encuentre la información que busca en el menor tiempo posible, para esto es
necesario que la persona que maneja el archivo sepa como clasificar los documentos
teniendo en cuenta sus características que pueden existir dentro de una empresa según
la necesidad como; la frecuencia de las consultas, su ubicación, el grado de privacidad y
lo que desee almacenar la empresa

A continuación adjunto algunos artículos que estipula la conservación de los documentos

de la ley mencionada anterior mente

ARTÍCULO 46. Conservación de documentos.

ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes.

ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.

De allí nace la importancia de la conservación del archivo, se logra conociendo el valor

que tiene una información para la entidad, ya que en estos artículos nos demuestra cuales
son las pautas y normas técnicas para la conservación de archivos, su disposición final,
su relevancia también nos Facilitar, garantizar su transparencia, Promueve la
organización y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso de

ellas siendo esto un gran aporte para la gestión documental, para tener mayor capacidad
de almacenamiento, garantizando el valor de la información. Por lo tanto en cada una de
las empresas es importante llevar el programa de gestión documental que respalda la
gestión de la organización.
 CONCLUSION

Actualmente las personas sean dado cuenta que la importancia de la conservación por
los archivos han tenido un cambios o una evolución para el país, han notado que este
proceso documental tiene estrategias para mejor un proceso, satisfacer las necesidad de
los requerimientos de consulta e información, son pruebas o testimonios de hechos,
garantía de transparencia y al cabo del tiempo se convierten en depósito de la memoria e
identidad de sus generadores.