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7 pasos para implementar un Sistema de Gestión por

Competencias

La gestión por competencias parte del análisis de las habilidades, actitudes,

conocimientos y conductas que hace posible definir un puesto de trabajo y
evaluar los resultados del desempeño de quien lo ocupa. La implementación de
un sistema de gestión por competencias requiere de tres ingredientes básicos:

 Una definición de competencias clara y precisa, de fácil interpretación

y que no dé lugar a confusiones
 El establecimiento de indicadores: que permitan obtener métricas
para determinar el rendimiento.
 El aseguramiento de la calidad del diagnóstico de las necesidades de
aprendizaje, la adecuación de los planes formativos y de capacitación, la
planificación de las evaluaciones del desempeño y las herramientas para
determinar su impacto en la organización.

¿Qué son las competencias en recursos humanos?

Una competencia es un conjunto de habilidades, atributos, experiencia,
rasgos de personalidad, conocimientos y cualidades que están
vinculados a los objetivos de la organización y son clave para producir
resultados. Tienen, por tanto, un valor predictivo a la hora de conocer la
efectividad con la que un individuo desempeñará sus funciones en la
organización.
A diferencia del rendimiento o los resultados, el análisis de las competencias
de la persona se centra en su potencial para afectar a su propio éxito y
al de la organización.
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Las habilidades interpersonales, la adaptabilidad, la capacidad para trabajar en

equipo o la facilidad para auto motivarse son algunas de las competencias
más buscadas en el lugar de trabajo.
Aunque existen muchas definiciones de competencia diferentes, un elemento
común a todas ellas es la relación directa e interdependiente entre el trabajo y
el trabajador, que permite vincular éstas con los objetivos estratégicos y las
capacidades de la organización, a la vez que hace posible emplearlas para
realizar un seguimiento del rendimiento en todas las áreas de recursos humanos,
incluyendo la capacitación, el desarrollo, la gestión del rendimiento y la
planificación de carreras.

¿Qué es la gestión del talento humano por competencias?

La gestión del talento humano por competencias es un inventario predictivo de
la capacidad de cualquier fuerza de trabajo, que se basa en la definición de los
roles de trabajo y el dominio de competencia asociado para permitir identificar
fácilmente las fortalezas y las brechas de habilidades en la organización.
La gestión de competencias hace posible mejorar la planificación de los
programas de desarrollo de habilidades específicos, mejorando el
desempeño individual y organizacional.
La aplicación de este modelo comienza ya en la etapa de reclutamiento y
continúa empleándose en las distintas etapas de la gestión de personas. Entre
sus beneficiosa a nivel de empresa podrían citarse el proporcionar
transparencia, consistencia y la visión necesaria para dirigir los equipos con
mayor eficacia. A nivel individual, también ayuda a aclarar las
expectativas, abriendo los ojos de los empleados a las barreras personales que
les impiden alcanzar su máximo potencial.

¿Quién define la competencia?

La competencia queda definida por los objetivos empresariales, éstos
marcarán la línea de acción del negocio y, por tanto, servirán de orientación a
la hora de establecer cuáles son las competencias clave para la plantilla, cuáles
son las más importantes para cada área y cuáles deberían reunir los
profesionales en cada puesto.
En la práctica, a la hora de implementar un modelo de gestión por
competencias son los responsables de Recursos Humanos quienes las
definen, en colaboración con los expertos de cada Departamento, que
aportan su visión específica sobre las necesidades y requerimientos de los
diferentes puestos y funciones. También es necesario el consenso con las
personas y, por supuesto, la actualización continua del conjunto de
competencias definido inicialmente.
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¿Cómo implementar un sistema de gestión por competencias paso a

paso?

Implementar un sistema de gestión de competencias con éxito depende

de los siguientes pasos:

1. Definición de criterios de desempeño necesarios para el puesto, rol o

ejecución de actividad. Éstos deben:

 Aportar información objetiva.

 Ser medibles y cuantificables.
 Ser relevantes y estar relacionados con aspectos que aporten valor al
negocio.

2. Selección de personas para la muestra sobre la que se determinarán los

distintos niveles de cada competencia. Este proceso se divide en tres etapas:

 Selección del grupo de personas de desempeño más elevado, incluyendo

a quienes obtienen mejores resultados atendiendo a criterios de
desempeño.
 Selección de los empleados de desempeño intermedio, personas que
aportan un rendimiento en torno a la media.
 Selección de los trabajadores con desempeños inferiores a la media,
escogiendo a los más representativos.

3. Proceso de recogida de datos mediante la aplicación de métodos de

evaluación del rendimiento complementados por una entrevista de eventos
conductuales que debe aportar la siguiente información:

 Tareas, funciones y objetivos del puesto, que aporten indicios sobre las
responsabilidades el mismo.
 Eventos de mayor relevancia observados a lo largo de la ejecución de las
actividades propias del puesto.
 Sin perder de vista el objetivo, que es identificar las habilidades,
conocimientos, actitudes y comportamientos óptimos para el puesto de
trabajo.
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4. Análisis de los datos recogidos en las distintas muestras. Puede llevarse a

cabo en tres etapas:

 Evaluación de la información obtenida e interpretación de los resultados

extraídos.
 Detección de patrones y excepciones.
 Extracción de conclusiones.

5. Definición de competencias óptimas para el puesto de trabajo:

 Identificación de las características de los empleados que han alcanzado

niveles superiores de desempeño.
 Detección de la combinación de cualidades que resultan en un rendimiento
óptimo.
 Interpretación de las diferencias más importantes ente la actuación de los
empleados de desempeño superior y el resto de niveles.

6. Validación del modelo que servirá de base para implementar el sistema

de gestión por competencias mediante un segundo ciclo de prueba
empleando diferentes muestras, pero aplicando los mismos patrones de estudio
y análisis.

 Interpretación de resultados.
 Cotejo de conclusiones y datos obtenidos en las distintas fases del estudio.
 Implementación de ajustes, cuando sea necesario.

7. Implementación del sistema de gestión de competencias en base a un

plan en el que deben contemplarse, al menos, los siguientes aspectos:

 Reclutamiento y selección de personal.

 Plan de formación y capacitación.
 Canales de comunicación y medios de información.
 Plan de desarrollo de carrera y promoción.
 Evaluación del desempeño y criterios aplicables a las valoraciones.
 Condiciones de trabajo, salario e incentivos.
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¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un sistema de gestión

por competencias?

Entre los beneficios de la gestión por competencias se encuentran:

 Evita la pérdida de alineación con la estrategia de la empresa.

 Mejora la transparencia y objetividad de los sistemas de evaluación del
desempeño.
 Facilita la implementación de un buen sistema de recompensas e
incentivos.
 Favorece un buen clima laboral.
 Aumenta los niveles de satisfacción laboral y ayuda a retener el talento.
 Mejora la imagen de la organización y potencia la atracción de candidatos.

Rendimiento, productividad y resultados van en aumento cuando las personas

se gestionan por competencias, en base a unos objetivos previamente
definidos y establecidos de mutuo acuerdo en condiciones de claridad y realismo.

Beneficios de la gestión por competencias

Un buen sistema de gestión por competencias requiere de cierta madurez

en la función de management, debido a su enfoque individualizado. Este modelo
va más allá de la simple administración de personas y aporta valor a la
organización en tres áreas: personas, negocio y finanzas; y lo hace de la
siguiente forma:

 Valor a las personas: mayor satisfacción laboral, aumento de la creatividad,

mejor aprovechamiento de los recursos, más motivación, espíritu de equipo e
inspiración, entre otros.

 Valor añadido al negocio: incremento de la eficiencia, mayor precisión

estratégica, reducción del riesgo y mejora de la capacidad de empresa.

 Valor desde el punto de vista económico: ahorro de costes de formación,

de reclutamiento, causados por el absentismo y aumento de ganancias debido a
un mejor rendimiento y una mayor rentabilidad global.
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6 Beneficios de un Sistema de Gestión por Competencias

De las ventajas generales mencionadas, las 6 más importantes que se derivan
de la implementación de un sistema de gestión por competencias no
entienden de tamaño de la organización o sector de actividad. Se basan en un
plan efectivo, un liderazgo eficiente y el foco en las personas, que son el activo
más valioso de las empresas.

Son los siguientes:

1. Branding: la excelencia en el desempeño hacia los clientes. Ya que la
empresa comienza a ser percibida como sólida y confiable, al mostrar que se ha
comprometido a garantizar un negocio con desempeño óptimo.
2. Ventajas competitivas: que parte de un mejor control y un ajuste de
desviaciones más efectivo. Ello significa una respuesta más rápida a la demanda
de los clientes, tiempos de reacción más cortos, mayor agilidad y actualización.
Al final, también se gana en poder de negociación a nivel interno y externo.
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3. Mejor rendimiento individual y organizacional: una evaluación continua

del desempeño crea una cultura de empresa donde el rendimiento se percibe
como algo beneficioso para todos. De esta forma, cada persona comprende la
importancia de saber aprovechar las oportunidades y, al mismo tiempo, se
perciben a sí mismos como un importante activo de la empresa cuya
participación es decisiva para mejorar el rendimiento general de la organización.
4. Identificación de las personas con mejores ratios de
desempeño: facilita la búsqueda de talento, lo que simplifica también la
creación de planes específicos para su desarrollo como los de formación y
desarrollo de carrera, que terminen logrando retenerlo; una de las metas
últimas de la gestión por competencias.
5. Mayor efectividad en la retención y atracción del talento: los sistemas
de gestión por competencias bien gestionados han sido identificados como
una herramienta importante para mejorar las tasas de retención de los
mejores empleados. Ello supone un imán que atrae talento a la organización,
ya que los profesionales mejor cualificados se interesan por un lugar de trabajo
tan reputado y que logra tales resultados.
6. Disminución de costes: este modelo de gestión de equipos eleva los niveles
de satisfacción personal de los empleados que se sienten más motivados. Está
demostrado que, en un entorno de estas características, aumenta la
productividad, al igual que lo hace el rendimiento; disminuyen los errores, y
por tanto los gastos que conllevan; las necesidades de formación son más
específicas; se disminuye notablemente el absentismo laboral y la
rotación de personal, dos de las variables que mayor incidencia en costes
tienen en la gestión de personas.

Beneficios a largo plazo de la gestión por competencias

Además de las ventajas que la gestión por competencias reporta en el día
a día de la organización, la implementación de este tipo de políticas conlleva
deseables efectos en el largo plazo:

 Mejora el clima laboral significativamente.

 Potencia las competencias personales del individuo y sus expectativas.

 Garantiza la visión de conjunto dentro de la organización respecto a las

competencias disponibles, las deseadas y la diferencia entre ambas, que a su
vez conduce al diseño de mejores iniciativas para lograr alcanzar el objetivo de
cubrir esas lagunas.

 Mejora la imagen de marca, al proveer información sobre los clientes

proveniente de un sistema de gestión de competencias bien conducido.
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 Permite ofrecer una respuesta más rápida a los nuevos requerimientos, tanto
legislativos como de los clientes, ya que la visión necesaria está disponible en
todo momento y sin perder en inmediatez.

Errores más comunes en la Gestión por competencias

Alcanzar las metas organizacionales puede resultar complicado cuando los roles
directivos son los causantes del avance en dirección contraria. No lograr el
rendimiento esperado, no tener la capacidad de desarrollar a las personas y
hacerlas crecer, causar la progresiva pérdida de motivación de los individuos o
la bajada de los índices de satisfacción laboral de los equipos, no lograr
crear ese necesario vínculo que conduce al compromiso de las personas con la
organización, en definitiva, liderar una pésima gestión por competencias es
el principal motivo de la bajada de productividad en muchas empresas, con
todo lo que ello conlleva. Conocer cómo remediarlo es asegurar la consecución
de los objetivos de negocio.

Los 5 errores más comunes en la gestión por competencias

Cuando se da alguna de las circunstancias citadas, o confluyen varias (algo que

suele ser frecuente en este tipo de casos) el modo de llevar a cabo o la forma
de implantar la gestión por competencias es, generalmente, el origen. Saber
reconocer los errores es el primer paso hacia la solución del problema. En lo
referente a gestión de equipos son los ejecutivos y líderes, las personas que
ostentan algún tipo de responsabilidad sobre otras dentro de la empresa,
quienes deben realizar una autoevaluación para constatar si pueden, o no,
descubrirse en alguno de los siguientes fallos frecuentes en la puesta en práctica
de la gestión por competencias en las empresas:
 Mala comunicación: buscar la fluidez en las políticas de comunicación y
adaptarlas a la realidad, cuando las circunstancias lo requieran es una de
las tareas más importantes de los roles directivos.
 Falta de preparación por parte del líder: la formación es necesaria, no
sólo para hacer crecer a los empleados, sino también para afianzar un
estilo de liderazgo efectivo.
 Carencia de realismo en la planificación de objetivos: actuar de esta
forma conduce a la frustración y bloquea la productividad, al tiempo que
impide la optimización de los recursos disponibles.
 Poca dedicación en lo concerniente a las tareas de gestión: es fácil
“entretenerse” con actividades que reportan mayor satisfacción, pero el
ejecutivo tiene que ocuparse también de esas otras responsabilidades que
tiene efectos tan necesarios en el buen curso de los proyectos y tan
positivos en la gestión por competencias.
 Mediocridad en las habilidades personales: muchas teorías afirman que
estos valores son innatos, sin embargo, igual que sucede con la
creatividad, las habilidades personales se pueden entrenar y
la formación es el modo más eficaz de hacerlo.
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Cómo poner solución a los errores más frecuentes en la gestión por

competencias

Cada problema de gestión por competencias tiene su propia solución, sin

embargo, existen algunos aspectos que contribuyen a optimizar la gestión de
equipos y a minimizar los errores:

 Conocer el trabajo: en cuanto a procesos, técnicas y herramientas.

También hay que conocer la propia empresa.
 Conocer a las personas: cada individuo es diferente. Acercarse a la persona
da las pistas necesarias para saber qué le motiva, qué le desafía, qué le
compromete y cómo hay que ayudarle a crecer dentro de la empresa.
 Conocerse a sí mismo: la autoevaluación es la base de la excelencia.
Para poder dar lo mejor de uno mismo es necesario conocer los puntos
fuertes, pero también las debilidades. Este conocimiento enriquece las
relaciones con los demás y mejora los resultados.
 Actuar con transparencia: porque, como líder, obrar de esta forma
es propiciar un ambiente de trabajo positivo que garantice la
satisfacción laboral.
 Buscar la objetividad: que tiene un impacto muy beneficioso en la imagen
de la empresa, hacia el exterior y también de puertas para adentro; pero
que, sobre todo, representa la justicia y cultiva la dosis de realismo
necesaria para enfrentarse a la consecución de los objetivos de
negocio.
 Evaluar los resultados, para seguir mejorando: la clave de toda gestión
por competencias eficiente y sostenible en el tiempo.