SEMANA 4 – CAPACITACIÓN ORGANIZACIONAL

CAPACITACIÓN ORGANIZACIONAL

SEMANA 4

Identificación de Necesidades de Capacitación

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OBJETIVO ESPECÍFICO
• Proponer un proceso de capacitación
organizacional a partir del diagnóstico
realizado en una organización.

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OBJETIVO ESPECÍFICO ......................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. Generación del proceso de detección de necesidades de capacitación ..................................... 4
1.1. contexto organizacional y etapas del proceso de detección de necesidades de
capacitación................................................................................................................................. 6
1.2. tipos de diagnósticos para realizar la detección de necesidades de capacitación ....... 10
1.3. MÉTODOS DE CONTROL Y MONITOREO DE LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA
CAPACITACIÓN .......................................................................................................................... 13
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 16

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INTRODUCCIÓN

La generación del proceso de detección La generación del proceso de DNC, se

de necesidades de capacitación (DNC), desarrollara a lo largo de 4 etapas, en donde
debe considerar el contexto una tendrá incidencia sobre la otra, es por
organizacional, pues deberá abordar no ello que el trabajo de DNC es fundamental,
marcando las pautas para el desarrollo
solo las necesidades planteadas por los
efectivo, en donde el diseño y ejecución,
colaboradores, sino que también
deben reflejar las necesidades identificadas y
conjugar con las necesidades que a la vez, abordar las brechas existentes, en
presenta la organización, para la donde se deberá elebaorar un programa que
consecución de las metas permita reforzar aquellas diferencias y
organizacionales. generar un equilibrio entre lo existente y lo
que la organziación requiere.

1. GENERACIÓN DEL PROCESO DE DETECCIÓN DE

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Una organización que realiza un proceso de detección de necesidades de capacitación busca

realizar este análisis, con el propósito de identificar y priorizar los recursos al interior de la
organización, para así determinar cómo se abarcarán las necesidades y cómo se abordarán, pues
un proceso de DNC efectivo debe ser capaz de contener el cómo y el para qué.

Es fundamental que en este proceso de DNC, la organización identifique las brechas existentes en
las competencias laborales de sus trabajadores y en base a ello diseñar y planificar la capacitación
más adecuada.

En el siguiente esquema, se explica, cómo para el proceso de detección de necesidades de

capacitación, se debe realizar un análisis de las brechas existentes, identificando el estado actuar y
el estado esperado:

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Fuente: Detección de necesidades de capacitación, en http://www.enab.cl/?page_id=128

El esquema presentado, da cuenta de cómo se debe obtener un informe de situación, el cual

determinará el plan anual de capacitación, en donde se debe analizar las competencias requeridas
para el puesto, el perfil del colaborador y a la vez relacionar con el plan de desarrollo individual

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planteado, cada uno de estos elementos permitirá definir los pasos a seguir, no olvidando
considerar capacitaciones realizadas y su impacto en el trabajador.

Se invita al estudiante a revisar el siguiente link, en donde podrá

reforzar el proceso de detección de brechas.

https://www.youtube.com/watch?v=y_PXWTdPYD0

1.1. CONTEXTO ORGANIZACIONAL Y ETAPAS DEL PROCESO

DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Durante la semana anterior, se comenzó a contextualizar el proceso de detección de necesidades
de capacitación (DNC), en donde de forma introductoria se abordaron pequeñas explicaciones
para cada etapa, ya en esta semana, se profundizarán cada uno de los elementos revisados, para
poder revisar en detalle lo que conlleva cada fase y como se relaciona una con otra para poder
abordar la necesidad de capacitación de forma integral.

Para reforzar los conceptos abordados la semana anterior, se revisará el siguiente esquema, cuyo
propósito es graficar las etapas del proceso de detección de necesidades de capacitación:

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Detección de
necesidades de
capacitación

Evaluación y seguimiento
Planificación y diseño de
de los resultados del
un plan de capacitación
plan de capacitación

Ejecución de las
actividades programadas
en el plan de
capacitación

La capacitación buscará que cada individuo desarrolle su propio proceso de aprendizaje, el cual
tendrá un impacto en la organización y en su propio desarrollo.

Pues, desde esta semana se comenzarán a revisar en detalle cada una de las etapas y su
implicancia en los procesos organizaciones.

Durante esta semana, se revisarán los elementos y pasos fundamentales de la etapa principal la
detección de necesidades de capacitación:

a) Detección de necesidades de capacitación (DNC):

Es el primer paso y el más importante para una capacitación efectiva, es la etapa de detección de
necesidades de capacitación, en donde se deben levantar, conocer las necesidades que poseen los
trabajadores y la propia organización, para así poder establecer un plan de trabajo que responda a
dichas inquietudes. “La evaluación de necesidades permite establecer un diagnóstico de los

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problemas actuales y de los desafíos ambientales que es necesario enfrentar mediante el

desarrollo a largo plazo.” (Werther, W. 1992. p.151)

Algunas de las razones que llevan a las organizaciones a desarrollar un proceso de DNC, son:

Desviaciones en la
Cambios culturales Baja o alta rotación
productividad

Prevención en la
Solicitud del personal
organización

Por ser la etapa inicial, es decir, la DNC, debe ser rigurosa, en donde se debe procurar recolectar la
mayor información posible que permita al consultor, encargado de capacitación u otro profesional
del área diseñar una capacitación que sea integra y efectiva, pues es relevante, que los contenidos,
actividades, material que sea utilizado, permita al trabajador fortalecer sus habilidades,
conocimientos y competencias.

Esta etapa es fundamental y se va abordando a lo largo de todo el proceso de capacitación, por

ende, el profesional a cargo deberá ir contrastando el diagnóstico inicial realizado con la
información que vaya recolectando a lo largo del desarrollo de la capacitación.

Se invita al estudiante a revisar el siguiente link, en donde podrá

reforzar la etapa de detección de necesidades de capacitación.

https://www.youtube.com/watch?v=VprDzoTr_5A

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b) Análisis de necesidades de capacitación:

Una vez que se han detectado las necesidades de capacitación, es fundamental realizar un análisis
de necesidades capacitación, el cual debe ser desarrollado con una mirada profesional y
responsable por quien será el encargado de detectar las brechas existentes.

Se recomienda realizar un análisis de necesidades de capacitación en una organización a partir de

dos tipos de enfoque (Guglielmetti, P. 1996, en Costa, M. y cols. 1998.p. 10):

Enfoque Correctivo Enfoque Prospectivo

a) Enfoque correctivo

Este tipo de enfoque busca identificar las necesidades de capacitación a partir de problemas de
desempeño manifiestos. Se plantea que es un enfoque estático, pues analiza al trabajador en su
puesto de trabajo.

Entre los métodos utilizados para el análisis de necesidades de capacitación bajo este enfoque, se
pueden mencionar (Guglielmetti, P. 1996, en Costa, M. y cols. 1998.p. 10):

i. Análisis directo de las necesidades de capacitación a nivel individual: para este análisis de
debe realizar un comparativo entre las competencias efectivas/ reales, es decir las
competencias que posee el trabajador, con las competencias deseadas para el cargo.

ii. Análisis de las necesidades de capacitación con base en la evaluación del desempeño: se
analizan los resultados de la evaluación del desempeño individual, para determinar las
necesidades de capacitación.

iii. Detección de necesidades de capacitación con base en el análisis de problemas

específicos: se analizan los problemas de eficiencia que se están desencadenando en la
organización, los cuales pueden surgir por motivos técnicos y/o de relaciones
interpersonales.

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b) Enfoque prospectivo

Este segundo enfoque, se caracteriza por prever las necesidades de capacitación que resultarán de
cambios proyectados en el contenido y los requisitos de los puestos de trabajo, facilitando
cambios tecnológicos y cambios organizacionales y en los movimientos del personal como
transferencias y promociones.

Luego de realizar una correcta detección de necesidades de capacitación, viene la segunda etapa
de este proceso que es la planificación y diseño de un plan de capacitación (PC), la cual se revisará
en detalle durante la semana siguiente.

1.2. TIPOS DE DIAGNÓSTICOS PARA REALIZAR LA DETECCIÓN

DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Cuando se realiza un proceso de detección de necesidades de capacitación, es importante realizar
este levantamiento a través de un diagnóstico, que permita identificar las reales necesidades de
capacitación, como así establecer las brechas existentes con el propósito de fijar un plan de
capacitación que permita responder a dichas detecciones.

Existen diversos autores que han señalado que detectar necesidades de capacitación debe
identificar:

Saber hacer

Trabajador

Querer hacer Poder hacer

Existen diversos tipos de diagnósticos para realizar detección de necesidades de capacitación,

entre ellas:

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Evaluación de competencias

Evaluación del desempeño

Análisis de problemas

Proyecciones de cambios tecnológicos y organizacionales

Proyecciones de movimientos personal

Martínez, E. y Martínez, F. (2009), han planteado que los tres primeros tipos, se denominan
análisis coyuntural de las necesidades de capacitación, pues permiten detectar déficit de
capacitación que afectan al quehacer común de la organización, en tanto que los dos últimos
corresponden a un análisis prospectivo de las necesidades de capacitación, pues se centra en los
cambios proyectados en los contenidos y requisitos de los puestos, o de movimientos proyectados
del personal.

A continuación, se revisarán cada uno los tipos de herramientas a utilizar para desarrollar un
diagnóstico de DNC:

• Evaluación de competencias

Ha sido llamado también, “Auditoria de competencias”, en donde se busca analizar las

necesidades de capacitación de los trabajadores, para ello comparará comportamientos y
competencias que evidencia el trabajador al desarrollar sus funciones.

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• Evaluación del desempeño

Tal como señalan diversos autores, la evaluación del desempeño es fundamental, pues es una
herramienta que proporciona mucha información para analizar necesidades de capacitación en
una organización.

La evaluación del desempeño tal como lo plantean Martínez, E. y Martínez, F. (2009), está
orientada a comparar los aportes efectivos del trabajador en su puesto con los aportes deseados,
en donde al pesquisar discrepancias entre el desempeño real y el ideal, corresponde analizar las
causas, entre las que pueden estar las necesidades de capacitación de los trabajadores
eventualmente.

• Análisis de problemas

El análisis de problemas corresponde a un diagnóstico de situaciones o hechos que están

ocurriendo en la organización, “el análisis de problemas está centrado en las consecuencias de la
falta de capacitación a nivel de unidades de la organización (por ejemplo, departamentos), grupos
de trabajo (por ejemplo, secciones), procesos (por ejemplo, servicios de abastecimiento) o puestos
individuales”. (Martínez, E. y Martínez, F. 2009. p. 83)

• Proyecciones de cambios tecnológicos y organizacionales

Toda organización, al ser un sistema abierto, está en constante cambio, pues debe innovar, para
responder a las necesidades del entorno, en donde la globalización y la sociedad, influyen en el
quehacer de la organización, es por ello por lo que “esta clase de cambios afecta profundamente
el contenido y los requisitos de los puestos haciendo necesaria la actualización de las
competencias de sus ocupantes. Muchas veces la capacitación que hay que realizar para esos
efectos se efectúa antes de que los cambios ocurran, es decir, tiene un carácter preventivo”.
(Martínez, E. y Martínez, F. 2009. p. 83)

• Proyecciones de movimientos de personal

En toda organización, se presentarán necesidades de capacitación, debido a los cambios que

presentan los colaboradores debido a movimientos internos, nuevos requerimientos del cargo,
etc.

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1.3. MÉTODOS DE CONTROL Y MONITOREO DE LA

PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
Frente a todo proceso de capacitación, es relevante generar un control y monitoreo respecto de la
planificación y ejecución de la capacitación, pues esto permitirá asegurar la calidad del proceso.

A continuación, se revisarán las características de la calidad y cómo estas permiten generar un

control y monitoreo de la ejecución de la capacitación al interior de una organización, abordados
en Martínez, E. y Martínez, F. (2009):

Características de calidad del diseño o planificación de la

capacitación

Características de calidad de la ejecución del diseño

Características de la calidad de uso

a) Características de calidad del diseño o planificación de la capacitación

El diseño de la capacitación es fundamental, siendo un proceso complejo, pues, debe abordar cada
uno de los elementos acordados, debiendo cumplir el principal objetivo que es dar respuesta a las
necesidades diagnosticadas.

b) Características de calidad de la ejecución del diseño

La calidad de la ejecución del diseño buscará corroborar que lo que se ha plasmado en el

programa diseñado, se refleje en la metodología y acciones que se realicen.

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c) Características de calidad de la ejecución del diseño

La calidad del siso, refiere “una calidad de uso significa que se ha producido un cambio efectivo y
permanente en el participante en cuanto a los fines de la capacitación” (Costa, M. y cols. 1998. p.
26).

A la vez, se han planteado diversos métodos para evaluar el cómo se está desarrollando el
proceso, implicando realizar un monitoreo en las distintas etapas del proceso, dentro de las cuales
se pueden mencionar los siguientes (Hill, M.; Estrada, S. & Bosch, Z., 2003):

• Programas de evaluación que se integran en las sesiones de capacitación, monitoreando

las diversas actividades grupales y el conocimiento que muestran los asistentes a la
capacitación durante los ejercicios de role playing (juego de roles) e interacción.

• Actividades enviadas para realizarse en casa o sesiones de capacitación en formato de

libros de preguntas y respuestas que posteriormente son revisados y evaluados por los
capacitadores.

• Responder cuestionarios de evaluación al final de cada sesión.

• En el caso de cursos a distancia, se utiliza el monitoreo y reporte sobre las sesiones

realizados por quienes administran el sitio de capacitación.

• Monitoreo sobre el desempeño del personal durante la jornada de evaluación.

• La retroalimentación es un método que proporciona a los encargados del proceso la

opinión de los participantes sobre la capacitación en cuestión y que sirve para establecer
qué tan apropiados han sido los procedimientos y estilos de quienes realizaron la
capacitación, como también ayuda a tener una idea precisa de dónde puede ser necesaria
una mayor capacitación. Esta actividad puede realizarse al final de las sesiones de
capacitación mediante el llenado de cuestionarios que incluyan consultar a los
participantes respecto a:

o El sitio y sus comodidades.

o La duración de las sesiones, los recesos y las oportunidades de formular

preguntas.

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o La calidad del material exhibido y cualquier área en la que los participantes

consideren que requieren mayor información, ya sea teórica y/o práctica.

o Los beneficiosos que han resultado, los estilos de enseñanza de los

relatores y los métodos de capacitación que han sido utilizados, así como
consultas sobre qué aspectos han sido efectivos y cuáles no lo han sido al
transmitir la información a los asistentes.

o Sugerencias para mejorar sesiones futuras de capacitación.

• Evaluaciones realizadas por organismos independientes a la organización: este tipo de

evaluación por parte de personas independientes al proceso de capacitación también
puede otorgar información valiosa para identificar en qué áreas de la organización se
pueden introducir mejoras. Este método debe emplearse siempre que sea personal
externo contratado y no del organismo que se hace cargo de la capacitación.

• Evaluación del desempeño: ofrece a las jefaturas de la organización la oportunidad de

trabajar sobre el desempeño de los empleados en el corto plazo y sobre su desarrollo
como consecuencia de haber sido parte de un PC. Esta importante actividad se constituye
para la empresa en un recurso informativo válido para el aumento de sueldo por méritos,
asignación de gratificaciones, promociones y despidos. Permite, además, calificar y
diferenciar a las personas que trabajan en la empresa.

En síntesis, la evaluación del desempeño puede usarse con dos fines: calificar a los funcionarios en
cuanto al desarrollo de su trabajo y con fines de desarrollo. La evaluación del desempeño implica
un ciclo que comprende las siguientes etapas:

• Acordar con los funcionarios los objetivos que debe alcanzar cada uno de ellos durante el
siguiente período de trabajo (puede ser un semestre o año, dependiendo de las políticas
de recursos humanos de la empresa), los cuales debieran definirse como resultados
concretos, observables, cuantificables, con límites de tiempo y con condiciones por lograr.

• Observación en terreno de las conductas de cada persona cuando ejecuta su trabajo.

• Asesorar durante el proceso para ayudar a los empleados a mejorar el nivel de su

desempeño y a perfeccionar sus habilidades, así como reconocer su buena actuación y
fortalecer su autoestima.

• Llevar a cabo la evaluación del desempeño y planificar el desarrollo futuro del funcionario.

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COMENTARIO FINAL
La ejecución del Plan de Capacitación (PC), como se ha revisado, depende de variados factores,
incluso, preliminares a la ejecución misma como lo son la fase de difusión e inscripción de
alumnos. Establecer las coordinaciones necesarias y los responsables a cargo de cada proceso es
fundamental para ejecutar con éxito un plan de formación.

Todas las tareas asociadas a la ejecución del plan, entre ellas la organización logística, las técnicas
elegidas para realizarlo, la calidad de quienes imparten la capacitación, etc. son igualmente
importantes y cada una de ellas pone en jaque, en caso de no ser implementada con rigurosidad,
la calidad del proceso educativo.

No se puede desconocer que esta etapa es la más activa y en la que se entregan los
conocimientos, habilidades, etc. que permitirán provocar el cambio deseado en los funcionarios
de una organización. Se puede plantear entonces que, a pesar de todo el esfuerzo necesario
previo, la puesta en escena es la que nos permitirá verificar y comprobar la calidad de los procesos
implementados previamente y medirá al mismo tiempo la capacidad de reacción de los
profesionales a cargo para adecuar en la marcha aquellos elementos no considerados o que se
escaparon de lo planificado.

La evaluación de cómo se está desarrollando la Capacitación, como se ha revisado, otorga valiosa

información que nos permite evaluar resultados, aprendizajes, beneficios, transferencia o
aplicabilidad e impactos de la capacitación en diferentes dimensiones dentro de la organización.

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REFERENCIAS

Costa, M y col. (1998). Gestión de la capacitación en las organizaciones. Ministerio de Salud,

Programa de fortalecimiento de Servicios de Salud. Junio 1998.

Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Colombia: McGraw-Hill

Interamericana.

Hill, M.; Estrada, S. & Bosch, Z. (2003). Formación, Capacitación, Desarrollo de RRHH y su

importancia en las organizaciones.

Martínez, E. y Martínez, F. (2009). Capacitación por competencias: Principios y Métodos, en

http://www.sence.cl/601/articles-5675_archivo_01.pdf

Pinto, R. (1997). Proceso de capacitación. México: Diana, en

http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa29/ejecucion_tercerafase_capacitacion/p6.ht

m.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2018). Identificación de Necesidades de Capacitación. Capacitación

Organizacional. Semana 4.

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