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Gerenciamento de Documentos

E Digitalização Documental
Apresentação
Digitalizar documentos em papel traz para sua empresa segurança, eficiência e eficácia. Além disso, você pode incluir e organizar todos
os documentos que já nasceram em formato digital.

Nunca mais você perderá tempo pensando “Onde será que está o documento que eu estou precisando?”. Com o GED, todos os seus
documentos sempre estarão a um clique do seu mouse.

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos, pois
oferecem categorização de documentos, indexação e pesquisa por campos selecionáveis ou por palavras do conteúdo (OCR), controle
de versão, tabelas de temporalidade, controle dos níveis de segurança e controle do fluxo de documentos com pareceres, aprovação e
notificações. É vital para a manutenção de bases de informação e conhecimento das empresas.

Além de todo o arsenal tecnológico, você ainda conta com um suporte pré e pós-venda altamente qualificado e competente, que irá
auxiliar sua empresa para aproveitar ao máximo todos os benefícios que podem ser alcançados com essa ferramenta.

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O que é GED e ECM?
• O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta utilizada por

empresas para o controle e distribuição adequada de seus documentos (físicos e digitais).

Saiba mais em www.cartoriomais.com.br/produtos/ged

• O Enterprise Content Management (ECM) é utilizado para transformar a informação

em conhecimento, permitindo desde tomadas de decisões gerenciais até a prevenção do

desaparecimento de conhecimento, caso funcionários-chave que dominam a informação

saiam da organização.

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Advocacia
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para os Advogados:

• Armazenamento de processos jurídicos, com busca por diversos campos (período,


nº de processo, cliente, etc.), eliminando a necessidade de se manter a cópia física
do processo no escritório;

• Maior organização das pastas em meio eletrônico, agilizando a busca de


informações e documento (consulta via Web);

• Redução de custos com cópias, impressões, correios e malotes. Redução de até


70% do arquivo físico;

• Possibilidade de oferecer ao cliente acompanhamento dos processos;

• Níveis de permissão diferenciados para acesso a arquivos específicos do sistema.

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Arquivo de Órgãos Públicos
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para os Servidores Públicos:

• Armazenamento digital de Leis, Decretos, Portarias, Cis e Ofícios com fácil busca
posterior através do uso de meta-dados, palavras-chave, descrição e tipo
documental;

• Disseminação da informação para todas as áreas de forma controlada e segura;

• Economia de mão-de-obra e tempo na consulta destas informações.

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Comércio e Indústria
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para o Comércio e a Indústria:

• Controle de contratos de clientes;

• Controle do fluxo de vendas;

• Organização de campanhas de marketing com o uso de relacionamento de


documentos;

• Armazenamento de tabelas de preços com controle de versões;

• Controle de orçamentos enviados para clientes (modelos, versões, vencimentos);

• Agilidade na consulta de documentos;

• Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documento;

• Recepção, armazenamento e guarda digital de arquivos NF-e (XML).

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Concessionárias
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor Automobilístico:

• Digitalização de documentos de veículos seminovos;

• Controle de recebimento de NF-e de fornecedores;

• Controle de documentação do veículo;

• Imagens do veículo seminovo em lojas da rede, para visualização pelo


cliente/vendedor;

• Controle de riscos em relação à documentação do veículo (IPVA, multas,


licenciamento, etc.);

• Redução do arquivo físico, já que apenas 20% do dossiê de automóveis seminovos


é composto por documentos originais.

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Corretoras de Seguro e Seguradoras
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor Automobilístico:

• Digitalização de documentos do segurado, facilitando pesquisa e renovação;

• Agilidade na renovação de seguros, com documentos armazenados dos bens


segurados;

• Portabilidade e fluxo financeiro do cliente;

• Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos.

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Escritórios de Contabilidade e Auditoria
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor Automobilístico:

• Digitalização de todos os documentos gerados e gerenciados por uma


empresa contábil:

- Redução de custos com cópia, impressão e logística de documentos,


- Fidelização de clientes, já que o escritório contábil pode disponibilizar
documentos, como guias de impostos e folhas de pagamento, para seus
clientes acessarem online,
- Maior segurança no armazenamento de documentos e informações,
- Guarda diária de backups do sistema de gestão contábil.

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Hospitais e Clínicas Médicas
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor da Saúde:

• Organização de prontuários médicos;

• Agilidade na busca para auxiliar no atendimento a pacientes e para melhorar


pesquisas científicas;

• Redução do espaço físico;

• Controle de acesso adequado aos prontuários, restrito somente a pessoas com as


devidas permissões (segurança da informação);

• Economia de impressão e extravios dos documentos;

• Armazenamento digital com protocolos de segurança, dos prontuários médicos


visando fiscalização do Conselho ou Processos Judiciários.

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Imobiliárias e Administradoras
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor Imobiliário:

• Gestão de documentos do locador e locatário, facilitando a pesquisa e aprovação


de contratos;

• Economia de tempo na procura de documentos, aumentando a produtividade da


equipe;

• Garantia de guarda de documentos importantes, relacionados aos proprietários,


locatários, impostos, projetos de construções e licenças;

• Redução de espaço físico para guarda;

• Redução de custo com cópias, impressões e logística de documentos.

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Instituições de Ensino
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para Setor da Educação:

• Tramitação rápida de documentação entre os setores, referente a vida acadêmica


do aluno;

• Processo totalmente digital, sem necessidade de impressões ou cópias;

• Portabilidade de banco de dados para outras unidades da empresa;

• Redução de custos com cópias, impressões e extravios de documentos;

• Controle financeiro do aluno;

• Disponibilização de material de estudo ao aluno e secretarias


Acadêmicas.

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Logística e Transporte
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para o Setor de
Logística e Transporte:

• Digitalização de documentos de conhecimento de transporte (CT-e) e


NF-e, facilitando pesquisa e renovação;

• Benefício aos usuários da área comercial e clientes que acessam os


formulários de diferentes localidades;

• Segurança e Armazenamento dos documentos fiscais utilizados por


possíveis fiscalizações e relatórios gerenciais;

• Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos;

• Disponibilização de imagens digitalizadas dos comprovantes de


entrega assinados pelo recebedor para uso em sistema corporativo.

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Recursos Humanos
Conheça as vantagens da utilização do GED e do EMC para o Setor de RH:

• Controle de fichas com fotos e documentações de trabalho;

• Controle de atestados médicos;

• Controle de vigência da documentação de funcionários e terceiros;

• Gestão de avaliações de funcionários, atividades e Feedbacks;

• Armazenamento digital de todos documentos do funcionário permitindo uma fácil


localização posterior, principalmente em casos de ações trabalhistas e fiscalizações;

• Agilidade de na formalização de contratos, benefícios percebido principalmente


por empresas de marketing promocional e mão-de-obra terceirizada;

• Redução de custos com cópias, impressões, logística e extravio de documentos.

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Funções Gerais
Conheça mais algumas funções gerais que esses sérvios podem te proporcionar.

• Assinatura digital de documentos, seguindo os padrões e regras da ICP-Brasil;


• Controle de permissões de acesso;
• Acesso ilimitado 24 horas, 7 dias na semana, 365 dias por ano;
• Maior segurança no armazenamento e acesso de informações confidenciais;
• Economia de espaço físico;
• Prevenção de desastres e extravios;
• Relacionamento do documento com a sua localização física;
• Definição de Tabela de Temporalidade;
• Manipulação de imagens;
• Indexação de documentos por OCR;
• Alta velocidade e precisão na busca e visualização de Documentos;
• Acesso remoto às informações de forma segura e controlada, inclusive pelo
celular e tablete;
• Ferramentas de definição e controle de processos, facilitando a implantação de
ISO na empresa;
• Envio de documentos por e-mail, diretamente através do sistema;
• Relatórios de auditoria por usuário, data, função executada.

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Serviços oferecidos
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• Central de Protestos • Autenticação de Documentos (Itamaraty e Consulados)
• Reabilitação de Crédito • Tradução Juramentada e Documentos para Imigrantes
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