Win Suite

Indice General

Capítulo 1. Introducción
Capítulo 2. Instalación de Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los
módulos
Capítulo 4. Descripción funcional de cada módulo
Win Suite
Indice General

Introducción
¿Qué es el Sistema RED?
EDI Transferencia Electrónica de Datos
Mensajes de intercambio
Objetivos
Los elementos de una RED
Los programas
Unidad de Atención al Usuario
Win Suite
Indice General

Instalación de Win Suite

Instalación
Configuración de la instalación
Win Suite
Indice General

Descripción y funcionalidad de los módulos

Módulo de Cotización
Módulo de Afiliación
Módulo de Impresión
Módulo de Comunicaciones
Módulo de Opciones
Módulo de Utilidades
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Indice General

Descripción funcional de cada módulo

Cotización
Selección del fichero de Cotización (*.FAN)
Validación del fichero
Adaptación y envío
Otras acciones

Afiliación
Opciones del Módulo de Afiliación
Proceso común a los dos primeros modos de realizar la Afiliación
Instrucciones para crear los ficheros de Afiliación a través de Win
Suite
Campos comunes de los ficheros de Afiliación a crear desde Win
Suite
Otras acciones en Afiliación

Impresión
Cotización
Afiliación
Mensajes recibidos de la TGSS
Información General de la TGSS

Comunicaciones
Conexión al buzón personal del SVA
Ver el resultado de la última conexión
Visualizar los mensajes pendientes de enviar
Visualizar los mensajes recibidos de la TGSS
Preparación de un mensaje personal

Opciones
Actualización de componentes
Modificación de parámetros
Botones comunes a las distintas opciones

Utilidades
Mantenimiento de base de datos
Yuxtaposición de ficheros de cotización y afiliación
Consulta de ficheros (*.Fan, *.Afi, *.Ant, *.Hll, *.Err)
Visualización de documentos
Enlace con otros paquetes
Rastro o Log
Botones comunes al Módulo Utilidades
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Capítulo 1. Introducción
¿Qué es el Sistema RED?

RED, Remisión Electrónica de Documentos, es un nuevo servicio que ofrece la Tesorería

General de la Seguridad Social, en adelante TGSS, a empresas, agrupaciones de
empresas y profesionales colegiados, en adelante usuarios, con el objeto de facilitar la
gestión de documentos, permitiéndose la comunicación directa de la información desde el
ordenador del usuario al ordenador de la TGSS.

El fin del Sistema RED es eliminar el circuito papel entre ambos, logrando mejorar la
calidad de los datos, así como la agilización de la relación de la administración de la
Seguridad Social con sus administrados, inmediatez en la tramitación y gestión desde la
empresa o despacho profesional sin tener que desplazarse a las oficinas y
administraciones de este organismo, todo ello, mediante el uso de nuevas técnicas,
telemáticas, informáticas y electrónicas.

El ámbito actual del Sistema RED, en el momento de publicar la versión de este producto,
incluye a los trabajadores y empresas del Régimen General de la Seguridad Social, y los
Regímenes Especiales de la Minería del Carbón y de los Trabajadores del Mar.

Este servicio abarca dos extensos ámbitos de actuación:

 Cotización: los documentos de la serie TC2 (relación nominal de trabajadores) y su
correspondiente resumen similar a la serie TC1, próximamente válido a efectos de
presentación y pago, con la implementación de la funcionalidad de cargo en cuenta.
La aplicación realizará la transferencia electrónica de los datos incluidos, los
usuarios recibirán respuestas puntuales a los envíos: acuses técnicos, relación de
errores, y al cierre del plazo reglamentario de presentación, la TGSS enviará una
huella o sello electrónico que permitirá al usuario realizar la impresión del TC2
resultante, a todos los efectos válido en relación con terceros.

Afiliación: partes de altas y bajas, variaciones de datos de los trabajadores, así como
consultas de trabajadores y empresas. Las respuestas que envíe la TGSS a los
usuarios serán inmediatas; en la conexión siguiente que haga el usuario a su buzón
electrónico recibirá acuses técnicos o comunicación de respuesta en caso de
errores, en cuyo caso, el usuario procederá a realizar otro envío con los datos
correctos.

El Sistema RED nació, en relación con la estación de trabajo del usuario final, bajo
entorno MS-DOS. La TGSS distribuye un conjunto de programas, de apoyo al usuario,
denominado suite VPTC2. Se presenta a continuación su análogo bajo entorno Windows,
herramienta de trabajo más habitual en Empresas y Despachos Profesionales, compatible
con la versión 3.1, 3.11 y 95, al que se denomina Win Suite.
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Capítulo 1. Introducción
EDI Transferencia Electrónica de Datos

RED es un proyectoEDI (siglas en inglés de Electronic Data Interchange, que significa

Intercambio Electrónico de Datos).

EDI es un procedimiento basado en la transmisión electrónica de datos de ordenador a

ordenador, es la transferencia automática de información desde una aplicación a otra,
combinando las posibilidades de la informática y las telecomunicaciones.

EDI evita la manipulación intermedia, y para que esto suceda, es necesario que ambas
partes se pongan de acuerdo en establecer unas reglas de intercambio de manera que
ambos ordenadores se entiendan. Es por ello que se establece la utilización de mensajes
previamente definidos, basados en estándares de comunicación (diseño y estructura), y
de esta manera, al utilizar el EDI se eliminaría el papel, ahorrando tiempo y dinero.

La TGSS contempla actualmente los estándares de correo electrónico, X.400 y EDIFACT.

El primero es un protocolo de comunicaciones regulado por el CCITT (Comité Consultivo
Internacional de Telégrafos y Teléfonos), comité que es el responsable de establecer las
directrices para impulsar la utilización de este protocolo, más conocido como mensajería
interpersonal. En cambio, el EDIFACT es una sintaxis de mensaje estructurada, que
contiene un formato concreto, predefinido.

La TGSS, en su deseo de no quedarse atrás en el uso de las nuevas tecnologías de la

información, invita a empresas, agrupaciones de empresas, y profesionales colegiados, a
utilizar el Sistema RED y a participar de las ventajas que comporta estar en vanguardia
tecnológica.

• Mejor calidad de los datos, al eliminarse la posibilidad de errores en la

grabación de los mismos.
• Inmediatez en la transmisión de la información con el consiguiente ahorro de
tiempo y costes.
• Horario más amplio de actuación.
• Posibilidad de contrastar la base de datos de los programas de gestión de
personal con la de la TGSS.
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Capítulo 1. Introducción
Mensajes de intercambio

Cuando dos ordenadores intercambian datos requieren ser absolutamente precisos sobre
el contenido y significado de los elementos que intercambian. Los ordenadores se
entienden en base a ficheros que contienen mensajes, estos mensajes atienden a un
modelo e incluyen segmentos o registros que a su vez representan datos, cada dato tiene
un rango de valores específico y acordado.

El mensaje es la unidad básica de información que transfiere un sistema de tratamiento de

mensajes; un mensaje está formado por una envoltura o sobre y su contenido. La
envoltura es la información necesaria para que el mensaje llegue a su destino, el
contenido es la información que se pretende transferir.

Los mensajes se crearán desde una aplicación de nóminas o de gestión de personal, que
sustituye el formato papel tradicional por su equivalente en formato electrónico. La
aplicación de nóminas crea un mensaje TC2 y su correspondiente resumen equivalente al
TC1. Cada mensaje TC2 se identificará por tres conceptos:

Código de Cuenta de Cotización.

Período de liquidación.
Tipo de liquidación.

♦ Para la cotización, el fichero generado por la aplicación de nóminas que contiene

los datos del modelo TC2, será denominado fichero .FAN.
 ♦ Para la afiliación, el fichero saliente de la aplicación de gestión de personal, será
denominado fichero .AFI. En la transmisión de datos referentes a la afiliación, se
creará un mensaje con todas las actuaciones que el usuario desee realizar,
actuaciones que estén permitidas por la TGSS para este intercambio de datos. El
usuario podrá enviar mensajes tanto a nivel trabajador como a nivel de empresa.

Asimismo, la TGSS enviará mensajes de respuesta en formato texto, con el resultado del
cotejo realizado de los datos transmitidos a través de los ficheros .AFI y .FAN. Al cierre del
plazo reglamentario de presentación, y sólo para el fichero .FAN, se enviará un fichero .HLL
de huella electrónica, que permitirá al usuario realizar la impresión autorizada del TC2.
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Capítulo 1. Introducción
Objetivos

En cotización, el objetivo del Sistema RED es realizar la transferencia de datos de las

relaciones nominales de trabajadores mediante el uso de técnicas telemáticas, que no
requieran el reproceso de la información; como consecuencia, se obtendrá ahorro de
tiempo, manipulación, impresión y aumento de la calidad del dato.

Hay que asegurar que los datos son correctos, que se generen puntualmente
notificaciones de recibo y que se puedan imprimir los documentos necesarios para
entregar a terceros, eliminando el actual sistema, todo ello, sin merma de la seguridad y
de la protección de la intimidad.

En afiliación, el objetivo es permitir que desde la empresa o despacho profesional se

puedan realizar altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, así como acceso en
modo consulta o a través de informes a datos de estos trabajadores o de las empresas en
que se encuentran encuadrados.
 Win Suite
Capítulo 1. Introducción
Los elementos de una RED

Para realizar un enlace telemático (telecomunicaciones e informática) y en particular para

el Sistema RED, son necesarios varios elementos y la intervención de distintas
organizaciones.

ESTACIÓN DE USUARIO

Este término se refiere a la dotación informática o equipamiento. Es necesario un

ordenador personal, unos programas específicos y un modem (modulador-demodulador),
que permite utilizar la línea telefónica normal para transmitir datos informáticos.

SERVICIO DE VALOR AÑADIDO. SVA

La nube representa el Servicio de Valor Añadido, en adelante SVA, que transporta,

almacena y supervisa información entre un origen y un destino. El SVA será el encargado
de transportar los mensajes entre el usuario y la TGSS. Este servicio lo proporcionan
empresas que están debidamente autorizadas. Estas empresas ponen a disposición de
sus clientes, los usuarios del sistema RED, buzones de correo electrónico, un buzón por
cada abonado (la TGSS es otro abonado más a este servicio y dispone de un buzón para
sus mensajes de cotización y otro buzón para los de afiliación). Cuando un usuario se
abona a un proveedor de SVA, se le proporciona un programa de comunicaciones y se
configura una dirección electrónica; desde el programa de comunicaciones, el usuario
accede a su buzón electrónico para recoger y enviar mensajes.

La función de este servicio es entregar y recoger mensajes de los distintos buzones

dejando información (cumple una función similar a la de un cartero convencional),
entregando a sus abonados acuses de recibo de cada mensaje, informado puntualmente
si el mensaje no ha podido ser entregado al buzón de destino, etc.

Además hay que resaltar una función añadida que prestan estas empresas, la de
NOTARIA ELECTRÓNICA, ya que certifican la fecha y hora de entrada del mensaje al
buzón personal del usuario, reconocen qué usuario ha dejado el mensaje, a qué hora lo
dejó y qué tipo de mensaje es. A través de esta utilidad cabe hablar de la oficina virtual, de
24 horas de servicio al día y 7 días a la semana, puesto que la TGSS reconoce la fecha y
hora en la que un mensaje ha sido transmitido, datos imprescindibles para llevar a cabo el
control de términos y plazos que rigen determinadas actuaciones.

Se tiene así una Administración Postal Electrónica con iguales posibilidades que el correo
convencional pero de mayor rapidez y fiabilidad.

TGSS

La Tesorería General de la Seguridad Social es el organismo encargado de dar respuesta

y procesar los mensajes de cotización y afiliación.
 Win Suite
Capítulo 1. Introducción
Los programas

Los ordenadores son un conjunto de elementos, que sólo realizan trabajo útil si se cargan
los programas adecuados. El conjunto de programas necesario para el Sistema RED tiene
tres componentes:

APLICACIÓN DE NÓMINA

Estos programas, que hasta ahora sólo listaban el TC2, han sido modificados, y a partir de
este momento, además de listar, podrán preparar el mensaje de cotización que se
trasmitirá a la TGSS. Este mensaje va contenido en un fichero cuyo nombre lo asigna el
programa de nóminas, pero su extensión siempre será .FAN.

Asimismo, crea otro fichero con los datos de afiliación; a este fichero, al igual que en el
caso anterior, el nombre se lo asigna el programa de gestión de personal, pero la
extensión siempre será .AFI. Los nombres de los ficheros constan de ocho caracteres,
limitación que para Windows 95 no existe, pero que se mantiene por tener una longitud y
localización determinadas dentro del mensaje.

Estos ficheros .FAN o .AFI están preparados en el interior del ordenador, y tienen un
formato bien definido que recoge todas las posibilidades y riqueza de la cotización y de la
afiliación.

Esta aplicación puede ser suministrada por terceros o desarrollada por su propia Empresa.
En ambos casos, para comenzar a intercambiar información, deberá estar adaptada al
Sistema RED, esto quiere decir que genere los ficheros de intercambio .FAN y .AFI de
acuerdo a las instrucciones técnicas descritas en el manual desarrollado para tal fin por la
TGSS.

CONJUNTO DE PROGRAMAS DE TGSS

El conjunto de programas que proporciona la TGSS tiene por objeto realizar las siguientes
funciones:
 • Una validación previa del contenido de los ficheros a enviar.
• Impresión y/o visualización del fichero validado o de los errores
localizados en la validación.
• Preparación del mensaje para el envío, adaptación del mensaje para
que pueda ser transmitido por el SVA.
• Conexión automática con el buzón para la entrega del mensaje.
• Recogida de respuestas, visualización y/o impresión de las mismas.
• Impresión de los documentos de cotización TC2, una vez recibida la
huella electrónica.
• Posibilidad de usar uno de sus módulos como captura de datos de
afiliación, haciendo las veces de una aplicación de gestión de
personal.
• Y por último sirve de enlace directo con el ordenador central de la
TGSS, que gestiona el Fichero General de Afiliación.

Todas estas funciones son realizadas por tres de los módulos que componen la WIN SUITE:

Módulo de Cotización
Módulo de Afiliación
Módulo de Impresión

VALIDACIÓN: supone comprobar en origen, y antes de transmitir, que los datos a

enviar son los adecuados en términos de estructura y formato. Esto quiere decir que
verifica, por ejemplo, si una fecha es de formato correcto, si un contrato de trabajo
está entre los de uso legal, si el epígrafe de AT existe entre los vigentes, si las
bases de cotización son adecuadas en topes, si se trata de una liquidación
complementaria, etc. Las prestaciones futuras del trabajador dependen de esos
datos.

ADAPTACIÓN del mensaje para el envío: supone cumplir ciertas formalidades de

transmisión de datos, acondicionar el mensaje para que sea recibido eficazmente
por el extremo receptor.

De la impresión del TC2, una vez recibida la huella o sello electrónico, se encarga el
MÓDULO de IMPRESIÓN.
COMUNICACIONES

Este tercer componente lo configura el programa de comunicaciones con todo el entorno

necesario (configuración de la dirección electrónica, a fin de tener potestad sobre un
buzón, configuración de las direcciones de los destinatarios, etc.). Es el programa de
comunicaciones el encargado de marcar el número de teléfono de la red, elegir el buzón,
transmitir lo que tenga preparado, vaciar el buzón (traerse al PC todos sus mensajes
recibidos), intentar la conexión varias veces, conectar fuera de horas de oficina, etc.

En el entorno del Sistema RED se suele aludir a este tercer componente como programa
de comunicaciones, buzón o correo electrónico, Red de Valor Añadido, Servicio de Valor
Añadido, programa de transmisión de mensajes, buzón personal o buzón electrónico.

Desde Win Suite se ha pretendido facilitar el acceso al buzón personal del usuario; éste se
hará desde el Módulo de Comunicaciones, tratado en el capítulo 4, apartado 4.4, de esta
guía del usuario.
 Win Suite
Capítulo 1. Introducción
Unidad de Atención al Usuario

La TGSS estima que al emplear técnicas nuevas se requiera formación y ayuda en casos
de dificultad, y por ello se han creado las Unidades de Atención al Usuario (UAU's).

Están localizadas en cada Dirección Provincial de la TGSS. El cometido de estas

Unidades es resolver aquellas incidencias que se le puedan plantear al usuario, tanto de
instalación, como de operativa, de gestión, etc.

En el la pantalla de 'Acerca de" de Win Suite se recogen los teléfonos de acceso para
cada una de estas unidades. Para acceder a esta pantalla, basta con pulsar sobre el
logotipo de la T.G.S.S. situado en la pantalla principal de Win Suite (una " T " roja sobre
fondo gris).
 Win Suite
Capítulo 2. Instalación de Win Suite
Instalación

Módulo inicial separata de los generales de Win Suite (Cotización, Afiliación, Impresión).

Uno de los procedimientos para instalar es activar el administrador de archivos (en

Windows 3.x) o el explorador (en Windows 95), introducir el disco nº 1 o CD-Rom y
acceder a la unidad adecuada. Una vez desplegado el contenido, se buscará el ejecutable
SETUP.EXE y se pulsará doble clic sobre él.

El propio programa de instalación irá solicitando la inserción de los discos (para esta
modalidad de instalación) por orden numérico, y una vez introducidos se pulsará
. Cuando se inserta el disco 2 (si se están utilizando disquetes) y se acepta su
copia, se visualiza una ventana, que advierte que se deben cerrar todas las aplicaciones
que estén en uso para que la instalación se realice correctamente.

Si se tuviera alguna aplicación en uso, se deberá pulsar para salir de la

instalación, cerrar todas las aplicaciones que estén abiertas y volver a ejecutar la
instalación.

Seguidamente, el presente módulo pide conformidad para crear el directorio Winsuite en

su disco C.
Se puede determinar otra unidad o directorio para la instalación
visualizándose los directorios existentes
, por si lo que se desea es instalarlo en otra

ubicación diferente.

Una vez determinado el directorio se pulsará , que permite visualizar un

termómetro que indica el porcentaje de instalación realizada según se van insertando los
disquetes. Una vez introducidos todos ellos se creará automáticamente el grupo de
programas (Windows 3.x) o la entrada en el menú de Inicio (Windows 95).
 Win Suite
Capítulo 2. Instalación de Win Suite
Configuración de la instalación

Una vez creado el grupo de programas se visualiza una nueva pantalla de información al
usuario.

Si existen instalaciones anteriores, el programa, pulsando

, muestra la localización de
estas instalaciones.
Seguidamente se dará paso a tres pantallas de modificación de parámetros necesarias para
la instalación:

Parámetros de instalación (ver capítulo 4, Parámetros de Instalación)

Claves (ver capítulo 4, Claves)

Conexión/Impresora (ver capítulo 4, Conexión/Impresora)

Una vez modificados los parámetros necesarios, es conveniente introducir los posibles
ficheros (*.FAN, *.AFI, *.ERR, etc., el contenido creado en la antigua versión) encontrados
en la versión VIPTC2 (Sistema RED bajo MS-DOS), si se tratara de un usuario del sistema
RED (ver búsqueda de ficheros VIPTC2).
La búsqueda de los ficheros existentes puede ser establecida por el usuario, seleccionando

, si se hubieran buscado y
encontrado instalaciones anteriores.

Una vez seleccionados los tipos de ficheros que se desean copiar (preparados de
afiliación, copias de preparados de cotización, preparados de cotización y/o huellas de
respuesta), se pulsaráCopiar y quedarán guardados o copiados en el nuevo directorio
creado de forma automática por el proceso de instalación de Win Suite.

Después de haber sido copiados se deberá pulsarTerminar, dando por acabada la

instalación.
 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Cotización

Se trata de un procedimiento por el cual se envía a la TGSS un fichero .FAN relativo a la

relación nominal de trabajadores.

Proceso de nómina

Desde una guía de usuario, generalista como es ésta, es imposible tratar el procedimiento
por el que cada proveedor de producto de nómina ha dado solución al tema. Sólo se
expondrán conceptos comunes.

La empresa o despacho profesional puede tener un producto de nómina o laboral que se

ejecute en uno de estos tres entornos:

Ordenador de tamaño medio con sistema operativo UNIX o similar. El

ordenador tiene conectadas pantallas para trabajar, y una de estas
pantallas es un PC que hace un doble trabajo. Unas veces es PC con
programas típicos de PC, y otras veces es pantalla, similar a la del equipo
principal mediante un programa de emulación.

Varios PC's unidos mediante una red local (cable Ethernet o TokenRing) y
software de red. Uno de los PC's, más potente, es el Servidor, y el resto
son clientes. En este caso, el proveedor de nóminas ha previsto que el
fichero .FAN esté localizable desde el PC cliente utilizando para transmitir
cualquier ordenador de la red.

Un PC autónomo. Modalidad más reducida y económica. Todo reside en

el disco duro. En el programa de nóminas o laboral existirá una opción
mediante la que se pueden gestionar seguros sociales. El proceso obtiene
el fichero .FAN, que a partir de ese momento puede ser tratado por Win
Suite.
Módulo de cotización

Las tareas del programa son:

Realiza las validaciones previas de los ficheros de cotización (.FAN),

validaciones de tipo morfológico y sintáctico, y hace un análisis del fichero,
según las normas y procedimientos que se sigan en la TGSS.
 Permite visualizar los errores, en casode detectarlos, además de realizar la
impresión técnica de los datos a efectos de comprobación visual. En ningún caso
tal listado puede tomarse como Relación Nominal de Trabajadores.

Como tarea final, realiza la adaptación del fichero para que la transm
isión sea
más efectiva. Suprime espacios, ceros no significativos, cambia estructuras,
incluye etiquetas técnicas de envío, y genera la huella electrónica del inicio del
proceso, entregando el fichero procesado al módulo de comunicaciones.

El módulo de cotización maneja varios ficheros, siendo de interés para el usuario los
siguientes:

• .FAN Fichero de Aplicación de Nóminas. Contiene el mensaje TC2

que corresponde a la Relación Nominal de Trabajadores. Ha sido
producido por el proceso de nómina. Un fichero .FAN puede contener uno
o varios mensajes TC2.

• .ANT El fichero .FAN, una vez tratado por el módulo de cotización,

se borra. Por motivos de seguridad se deja una copia idéntica, con igual
nombre pero con sufijo .ANT (Anterior o Antiguo).

• .MSJ El fichero .FAN, una vez adaptado, se entrega a la

mensajería para que lo envíe al buzón de destino, en este caso, al buzón
de cotización de la TGSS.

Módulo de Comunicaciones

El módulo de cotización activará el módulo de comunicaciones cuando termine con la

adaptación del fichero. Si el usuario desea continuar con el proceso de envío del fichero a
la TGSS, automáticamente el módulo de cotización le cede el control total al de
comunicaciones (ver capítulo 4, apartado 4.4, Módulo de Comunicaciones) para que se realice la
conexión al buzón electrónico de forma totalmente desatendida.
 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Afiliación

Se trata de un procedimiento que permite realizar altas y

bajas de trabajadores y modificaciones de datos de los mismos, así como hacer consultas
de trabajadores y empresas en los Ficheros Generales de la Seguridad Social.

El Sistema RED, desde el módulo de afiliación de su aplicación Win Suite, permite actuar
sobre la afiliación de dos maneras: modalidad Remesas y Vía On-line o tiempo real.

VÍA REMESAS

Con este concepto nos estamos refiriendo al método de transmisión de ficheros con
movimientos de afiliación (AFI). Estos ficheros se intercambian entre la TGSS (Fichero
General de Afiliación ó FGA) y el usuario a través de la mensajería electrónica basada en
en el procedimiento EDI. Se denomina a esta modalidad como Remesas porque el envío
puede contener varias actuaciones, tanto a nivel trabajador como a nivel empresa, o
ambas.

El fichero .AFI es preparado por el programa de nóminas o de gestión de personal que

posea el usuario, de manera que una vez generado es validado previamente por este
módulo y preparado para ser se enviado a través del SVA a la base de datos de afiliación,
al FGA, para proceder a su aplicación, enviándose la correspondiente respuesta al usuario
responsable del movimiento.

Si el programa de nómina no está adaptado para generar ficheros AFI, este módulo
también permite la captura de datos y la generación del fichero.

VÍA ON-LINE o TIEMPO REAL

Con este concepto nos referimos a la conexión directa con el ordenador central de la
TGSS en tiempo real a través de su red interna, la red SILNET. Para realizar la conexión
será necesario disponer de modem, una línea de teléfono y un PC con los requerimientos
mínimos. El usuario podrá conectarse a modo terminal con el ordenador central de la
TGSS, como si se tratara de un terminal de igual tipo que el de una oficina de la
administración. El programa se encargará de:

• Marcar el número de teléfono del ordenador adecuado de la TGSS.

• Enviar su clave de acceso al sistema y su clave personal.
• Determinar si está autorizado, y a continuación,
• Se corta la conexión y la red llama por motivos de seguridad.
• Le permite actuar durante la conexión.

De esta manera, durante el período que dure la conexión, el operador podrá realizar altas,
bajas y modificaciones de trabajadores y pedir información como si se tratara de un
funcionario en una Administración de la TGSS. El sistema no estará disponible, como en
la opción por remesas, las 24 horas al día, sino sólo las que determine la operativa del
servicio, actualmente de 8 a 20 horas (se comunicará puntualmente cuando este servicio,
por razones técnicas, no este operativo).

Módulo de Afiliación como gestor de personal

Además, este Módulo de Afiliación actúa como si se tratara de un programa de gestión de

personal, porque incluye la función de crear el fichero .AFI. La afiliación es un proceso
derivado de la gestión de personal; por ejemplo, al dar de alta a un trabajador en la
empresa se preparará el mensaje correspondiente para que se esté en alta en el Sistema
de Seguridad Social con antelación al inicio de su actividad laboral. Si el programa de
gestión de personal no estuviese adaptado a las especificaciones del Sistema RED, o lo
que es lo mismo, no generara los ficheros .AFI, se podrá optar por crear un nuevo fichero
utilizando este módulo de Win Suite.

Para actuar en afiliación se dispone de un conjunto de utilidades o transacciones

permitidas por la TGSS, que se agrupan por trabajador y empresa. Se podrán realizar
tanto altas y bajas como modificaciones, además de consultas al FGA (Fichero General de
Afiliación).

Acciones posibles a nivel de trabajador y empresa

 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Impresión

La impresión tiene su función en los dos grandes módulos de Win Suite: Cotización y
Afiliación.

Se podrá obtener información impresa de los datos incluidos en las relaciones nominales,
como en las altas, bajas y modificaciones de datos de trabajadores, con el fin de que
surtan efectos ante terceras personas y organismos.

En cotización, finalizado el plazo reglamentario de presentación, la TGSS remitirá a los

sujetos autorizados la relación de "huellas finales", para que procedan, si así se desea, a
la impresión autorizada del TC2, debiendo ser firmada la impresión por alguno de los
usuarios (principal o secundarios) ligados a la autorización.

En afiliación, en cambio, las respuestas que envíe la TGSS como resultado a una
actuación realizada por el usuario (respuesta a una remesa de afiliación o a una solicitud
de impresión de documento realizada en la conexión on-line) contienen la huella final, para
ser posible la impresión autorizada del documento.
Además, a través de este módulo, también se podrán imprimir los mensajes recibidos,
mensajes con formato texto que envíe la TGSS, como respuestas a los mensajes
enviados por el usuario, como pueden ser los acuses técnicos, relación de errores
encontrados, u otro tipo de mensajes que se envíen generados por el Sistema RED.
Además, la TGSS enviará información relativa a la nueva normativa, Circulares, Boletines
de Noticias, etc.; toda esta información se podrá imprimir desde este Módulo de Impresión,
seleccionando la opción,Información general de la TGSS.

La TGSS podrá realizar la impresión de los datos recibidos, considerándose como

impresión de contraste. Esta impresión de contraste puede ser solicitada en todo momento
por la Autoridad o a instancia razonada de terceros interesados, con el fin de garantizar
que las impresiones facilitadas coinciden plenamente con los datos consolidados gracias a
las huellas electrónicas.
 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Comunicaciones

Este módulo pretende sustituir en parte al programa de comunicaciones que proporciona el

SVA al usuario, con la única finalidad de facilitar su uso cada vez que el usuario tenga
preparados los mensajes para la TGSS.

A través de este módulo, Win Suite se enlaza con el programa de comunicaciones del
SVA y, sólo en el momento de la conexión al buzón personal, el usuario verá en pantalla
su programa de comunicaciones. Una vez terminada la conexión, Win Suite vuelve a
recuperar el control y ofrece la posibilidad de ver el resultado de la conexión y visualizar
los mensajes recibidos, así como imprimirlos. Además, si se desea, independientemente
podrá enviar mensajes personales enlazando este módulo con su buzón personal
(ver

capítulo 4, apartado 4.4.3., Preparar mensajes personales).

Este módulo de comunicaciones pretende ser gestor del correo electrónico del usuario,
con el único fin de facilitar la recogida y entrega de los mensajes a la TGSS, además
servir de enlace automático con el programa de comunicaciones, que es el encargado de
llamar a la red.
El módulo de comunicaciones permite realizar tres funciones básicas:

De conexión y transmisión al buzón personal del SVA.

De información:
• Del resultado de la última conexión.
• De los mensajes pendientes de enviar.
• De los mensajes recibidos de la TGSS.
De preparación de mensajes personales.

(ver capítulo 4, apartado 4.4, Módulo de Comunicaciones)

 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Opciones

Dentro del módulo opciones se encuentran dos acciones diferentes: la actualización por
nuevas versiones de Win Suite y la configuración de parámetros utilizados por el
programa.

Actualización de componentes

Por actualización de componentes se entiende la reposición de ficheros antiguos por otros

nuevos recién recibidos(ver capítulo 4, apartado 4.5.1, Módulo de Opciones). Se accederá a esta
opción siempre que se desee actualizar los programas de Win Suite. Cuando en un futuro
la TGSS prepare nuevas versiones de Win Suite, éstas se enviarán al usuario por correo
electrónico; si el usuario adherido al Sistema RED aún no tuviese instalado su buzón
personal, se le proporcionará un disquete con la nueva versión.

Modificación de Parámetros

Win Suite dispone de un sistema por el que se pueden modificar diferentes parámetros de
configuración, como son:

• Claves
 • Indicadores de menús
• Localización de ficheros
• Conexión/Impresora
• Parámetros de Instalación
• Paquetes

(ver capítulo 4, apartado 4.5.2, Modificación de Parámetros)

 Win Suite
Capítulo 3. Descripción y funcionalidad de los módulos
Módulo de Utilidades

En este módulo se recogen utilidades anexas al Sistema RED; se podrán realizar varias
actuaciones como:

• Mantenimiento de base de datos.

• Yuxtaposición de ficheros de cotización y de afiliación; a través de esta opción, varios
ficheros *.FAN o varios ficheros *.AFI se unen en uno sólo, eliminando las etiquetas
intermedias, y creando una etiqueta final con la información adecuada.
• Consulta e impresión de ficheros de cotización, de afiliación, de huellas y de errores.
• Visualización de documentos.
• Enlace directo desde Win Suite con otros paquetes informáticos.
• Visualización e impresión de los ficheros .Log: consulta del fichero de validación de
cotización (VIPTC2.log), de validación de afiliación (AFILIA.log) y de adaptación
(ADAPTA.log). Estos ficheros guardan un rastro, traza o estado de los errores y
procesos realizados durante la validación y/oadaptación.
 Win Suite
Capítulo 4. Descripción funcional de cada módulo
Cotización
Selección del fichero de Cotización (*.FAN)

Se trata de un procedimiento por el cual se envía a la TGSS un fichero .FAN relativo a la

relación nominal de trabajadores.

Se ha pretendido que el proceso se realice de la forma más automática posible, de

manera que, salvo incidencias, seleccionando un fichero preparado desde su programa de
nóminas, se active el módulo de cotización y el de comunicaciones.

Hay que seleccionar el fichero de cotización (*.FAN) que se va a procesar. La selección es

singular, fichero a fichero.

Para ello, se pulsará , que hace una llamada a Windows mostrando su ventana
correspondiente a la selección de ficheros. Se puede seleccionar un fichero .FAN de
cualquier unidad disponible; una vez elegida la unidad, se determinará el directorio
correspondiente y seguidamente el fichero deseado. Una vez seleccionado se pulsará
, mostrándose a continuación una pequeña pantalla de advertencia, en la que
se pide confirmación sobre si se está en estado de pruebas o real, advertencia importante
ya que si se está en estado de pruebas el fichero será introducido en una base de datos
distinta, dentro de la TGSS, a fin de no considerarlos válidos y evitar producir cotizaciones
no ciertas.

Posteriormente se muestra una nueva pantalla que validará morfológica y sintácticamente

el fichero.
 Win Suite
Capítulo 4. Descripción y funcionalidad de cada módulo
Cotización
Validación del fichero

Esta pantalla valida morfológicamente el fichero; comienza a descomprimir el termómetro

de la validación morfológica, que adecua el mensaje en cuanto a secuencia de segmentos
y el envío en cuanto a secuencia de mensajes. Cuando termina esta validación, muestra
en el recuadro inferior de lado derecho de la pantalla la información correspondiente. Se
pueden dar los siguientes errores:

• Fichero fuera de secuencia.

• Fichero con alguna etiqueta desconocida.
• Terminación del fichero sin Etiqueta de Finalización.
• Existencia de más datos después de la Etiqueta de Finalización.
• Contador de segmentos totales no coincidiendo con los contados.
• Contador de segmentos de Empresa no coincidiendo con los contados.
• No se han podido leer los contadores de la Etiqueta de Finalización.

Si existen algunos de estos errores en el fichero seleccionado, la validación se detendrá,

comunicando que éstos existen. Es necesaria su corrección para continuar el proceso de
validación. Si la validación morfológica es correcta, continuará con la validación sintáctica,
que comprende las comprobaciones de los campos numéricos o alfanuméricos (fecha,
tantos por cientos, importes, formato de separadores, etc...), de los dígitos de control,
comprobaciones aritméticas sobre subtotales y totales, validación matemática, etc.

Nuevamente se ve en pantalla la descompresión del termómetro de validación sintáctica y

si encuentra errores hay que proceder a la corrección de los mismos. Se crea en estas
circunstancias un fichero de errores (VIPTC2. ERR). Los errores que se pueden producir
son:

• Errores de formato de los campos.

• Errores en los valores de los campos.
• Errores en los dígitos de control.
• Errores en los totales.
• Errores en las fechas.
• Errores de no coincidencia en las claves.
• Errores de no coincidencia del nombre del fichero.

Se muestra en pantalla un cuadro de diálogo que pregunta si se desea ver los detalles, y
se aconseja aceptar verlos.

Visualización de errores