PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

Evento Recreacional Planificación y organización

“Viviendo el Momento”
Ficha 1755901 Año 2019

Índice

CONTENIDO
1. TABLA RESUMEN ........................................................................................................ 2
2. OBJETO: ....................................................................................................................... 3
3. ALCANCE: .................................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES: .............................................................................................. 3
5. ENTRADAS:.................................................................................................................. 4
6. SALIDAS: ...................................................................................................................... 5
7. PROCESOS RELACIONADOS: .................................................................................... 5
8. DIAGRAMA DE FLUJO: ............................................................................................... 5
9. DESARROLLO: ............................................................................................................ 8
9.1 FIJACION DE ASPECTOS LOGICOS ..................................................................... 8
9.1.1 Objetivos a conseguir ................................................................................................. 8
9.1.2 Duración, estilo y contenido ..................................................................................... 8
9.1.3 Público objetivo ............................................................................................................ 8
9.2 Planificación y presupuesto. ................................................................................. 9
9.3 Programación ......................................................................................................... 9
9.4 ORGANIZACIÓN TECNICA................................................................................... 10
9.4.1 listado de necesidades. ............................................................................................ 10
9.4.2. Fecha de celebración. .............................................................................................. 10
9.4.3. Lugar de celebración. .............................................................................................. 10
9.4.4. Personal. ...................................................................................................................... 11
9.4.5 Restauración. .............................................................................................................. 14
9.4.6. Otros. ............................................................................................................................ 14
10. MANUAL DE ETIQUETA: ......................................................................................... 15
11. FORMATOS Y REFERENCIAS: ............................................................................... 15
12. ANEXOS: .................................................................................................................. 15
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Realizado: Revisado y aprobado:

FICHA: 1755901

1. TABLA RESUMEN

SERVICIO RECREATIVO
SECTORES (VIVIENDO EL MOMENTO)

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO RECREACIONAL

SUBSECTORES
(VIVIENDO EL MOMENTO)
ACTIVIDADES EVENTO/ACTIVIDADES LÚDICAS
GUÍA/S ACTIVIDADES GUÍA DE APRENDIZAJE
TIPOLOGÍA DEL PLAN Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
PROCESO RECREATIVO
RESPONSABLES COMITÉ ORGANIZADOR PROGRAMA TGO EN
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA – FICHA: 1755901
COMPETENCIA: ORGANIZAR EVENTOS QUE
PROCESOS PROMUEVAN LAS RELACIONES
RELACIONADOS EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL
OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.
DOCUMENTO DE PLANIFICACIÓN Y
ENTRADA
ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
SALIDA EJECUCIÓN DEL EVENTO PLANIFICADO
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2. OBJETO:

El objeto de este procedimiento es llevar a cabo la realización de un evento

Recreativo, con el fin de poner en práctica los conocimientos adquiridos durante el
tiempo de formación en la competencia organizar eventos.

Con el propósito de dar a conocer la organización de un evento, donde la temática

es Recreativa; el cual se llevara a cabo en el Barrio La Ciudadela de la Paz, la
población objeto seremos los aprendices organizadores del Evento.

Se realizara una introducción por parte del comité de divulgación a cerca de las
actividades que se realizaran dentro del evento, después las actividades
recreativas, por consiguiente se tomará un descanso para luego brindar un
Refrigerio, continuando así con un protocolo fijado.

3. ALCANCE:

El alcance a realizar, es una integración Recreativa para los aprendices de la ficha

organizadora. Son actividades relacionadas con el trabajo en equipo, con el fin de
mejorar las relaciones entre grupo y aprender a trabajar en equipo.

El evento será realizado con el fin de lograr el resultado de la competencia y poner

en práctica los conocimientos adquiridos.

4.4.RESPONSABILIDADES:
RESPONSABILIDADES:

El comité organizador es el directo responsable de la planificación y ejecución del

evento denominado “Viviendo el Momento” y de establecer acciones que
contribuyan al alcance del objeto trazado.

 La ficha 1755901: se encarga de la planificación del evento y de la

organización técnica de los recursos necesarios para cumplir dicho
plan.
 La Coordinadora General: se encarga de la toma de decisiones
relacionadas con este proceso, así como de la definición de las
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cuestiones fundamentales y de la programación del evento, bajo el

asesoramiento de la ficha organizadora “1755901”

Las responsabilidades y actividades asignadas a todos los integrantes del comité

organizador están descritas a continuación:

1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios.

Elaborar el programa general de actividades
2. Coordinar el sistema de registro
3. Coordinar la elaboración de directorios del comité organizador
4. Coordinar las adquisiciones y compras
5. Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevaran a
cabo las actividades del evento, tales: mesas de trabajo y alimentación
6. Coordinar el sistema de alimentación
7. Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería
especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
8. Crear la publicidad para difundir el evento.
9. Realizar la lista de invitados.
10. Apoyar la misión del evento participando activamente, para mantener y
desarrollar el cuadro social.
11. Desarrollar un plan para difundir información sobre el evento, y
promover las actividades propuestas.
12. Distribución de espacios, diseño y ambientación de los mismos.
13. Montaje y desmontaje de escenarios.
14. Resolución de posibles contingencias en el desarrollo del evento.
15. Verificar que todo el equipo a emplear esté en óptimas condiciones.
16. Equipos de sonido (equipo de sonido, equipo de cómputo, mobiliario,
decoración).
17. Presentar al comité organizador los informes especiales, propuestas o
recomendaciones que estime pertinentes en relación con los temas de
competencia del comité.

5. ENTRADAS:

1. Construir la estructura de la organización

2. Conformar los comités organizadores para el evento
3. Distribuir las funciones de cada comité
4. Conocer nuestra población objeto
5. Definir las políticas del evento
6. Identificar la temática del evento
7. Planear la mecánica de la realización del evento en el proceso de
planificación y organización del evento.
8. Elaborar el presupuesto del evento
9. Divulgar el evento a través de los diferentes medios de divulgación.
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6. SALIDAS:

Para este ítem quedan debidamente planificados y organizados todos los

requisitos necesarios para llevar a cabo el evento con éxito.

7. PROCESOS RELACIONADOS:

Contenido desarrollados en la Norma de Competencia Laboral - NCL 210601002,

versión 2: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales,
teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Y los resultados de
aprendizaje alcanzados:

1. Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación

de comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de
acuerdo con el tipo de evento y las políticas institucionales.
2. Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el
protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización
3. Identificar las no conformidades en organización del evento de acuerdo con el
propósito, objetivo y plan, para proponer soluciones.

8. DIAGRAMA DE FLUJO:

FIJACIÓN Y ASPECTOS BÁSICOS

OBJETIVO A LOGRAR

Capacitar a los aprendices para la organización de

eventos; tema: Evento Recreacional “Viviendo el Momento.

DURACIÓN, ESTILO Y CONTENIDO.

Cuatro horas, informar micro-evento Recreativo con un

espacio abierto en la zona urbana.

Publico objeto.

Aprendices del programa Tgo. Gestion Administrativa,

Jornada tarde. Ficha - (1755901).
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PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPUESTO

CANTIDAD COMPRAS VALOR UNITARIO TOTAL

30 Comida $ 1.000 $ 30.000
2 Gaseosas $ 4.000 $ 8.000
1 Vasos desechables $ 1.700 $ 1.700
1 Servilletas $ 1.600 $ 1.600
6 Bolsa de basura $ 333 $ 2.000
2 Paquetes de Bombas $ 7.000 $ 14.000
2 Pacas de agua $ 2.000 $ 4.000
4 pliego De Papel Bon $ 400 $ 1.600
2 Marcador Negro $ 1.500 $ 3.000
3 Pintura $ 1.000 $ 3.000
1 Transporte $ 3.000 $ 3.000
4 Bolas de Pin Pong $ 1.000 $ 4.000
4 tarros $ 1.000 $ 4.000
4 premio del ganador $ 5.000 $ 20.000
6 Pelotas Medianas $ 1.000 $ 6.000
4 Pliegos de Papel Azúcar $ 500 $ 2.000
4 Temperas De las grandes $ 1.500 $ 6.000
2 Cinta Adhesiva Grande $ 1.600 $ 3.200
2 Octavos de Cartulina $ 800 $ 1.600

PROGRAMACIÓN
HORA ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLES

Decoración del lugar estipulado para Comité de Decoración. (Ambiente de

2 horas
12:00 A 14:00 el evento. Formación)

14:00 A 14:15 Llegada al Lugar 15 minutos Subcomité de Logística

14:15 A 14:20 Bienvenida 15 minutos Subcomité de Actos Protocolarios.

14:20 A 14:30 Subcomité de Logística

Entonación himno del SENA 10 minutos
14:30 A 14:35 Oración al Creador 5 minutos Subcomité de Logística.

Introducción a la Recreación
14:35 A 14:45 10 minutos Subcomité de Actos Protocolarios.
(Lectura)

Instrucción y Ejecución del juego. Subcomité de Logística y Subcomité de

14:45 A 15:25 40 minutos
“BLOW THE BALL” Actos Protocolarios.
15:25 A 15:30 Hidratación 5 minutos Subcomité de Logística.
Instrucción y Ejecución del juego. Subcomité de Logística y Subcomité de
15:30 A 16:10 40 minutos
“Twister” Actos Protocolarios.
Instrucción y Ejecución del juego. Subcomité de Logística y Subcomité de
16:10 A 16:50 40 minutos
“VoleyToalla” Actos Protocolarios
16:50 A 17:10 Entrega de Refrigerio 30 minutos Subcomité de Katerin
Instrucción y Ejecución del juego.
Subcomité de Logística y Subcomité de
17:10 A 17:50 “Llegando a la meta” 40 minutos
Actos Protocolarios
17:50 A 17:55 Palabras de Agradecimientos 5 minutos Subcomité de Actos Protocolarios.
Palabras de la Instructora Esther
17:55 A 18:00 5 minutos Instructora Esther Sanchez Polanco
Sanchez Polanco
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ORGANIZACIÓN TECNICA

LISTADO NECESIDADES

CANTIDAD COMPRAS
30 Comida
2 Gaseosas
1 Vasos desechables
1 Servilletas
6 Bolsa de basura
2 Paquetes de Bombas
2 Pacas de agua
4 pliego De Papel Bon
2 Marcador Negro
3 Pintura
1 Transporte
4 Bolas de Pin Pong
4 tarros
4 premio del ganador
6 Pelotas Medianas
4 Pliegos de Papel Azúcar
4 Temperas De las grandes
2 Cinta Adhesiva Grande
2 Octavos de Cartulina

FECHA DE CELEBRACION
El evento Recreativo “Vive el Momento”, dirigida a los aprendices de la Ficha
(1755901), se realizará el día Jueves 5 de Diciembre del 2019, en el horario de
las 12:00 hasta las 18:00.

LUGAR DE CELEBRACIÓN
El evento Recreativo “Vive el Momento” dirigida a los aprendices de la ficha
(1755901), se llevara a cabo en la plazoleta del centro Agro Empresarial Sena.

RESTAURACIÓN
El día del evento “Vive el Momento”, se brindó un refrigerio, en el cual se dio
una bebida refrescante para cada participante de los equipos del reto.

OTROS
 Coordinador General de juego: se encargaron del control permanente.
Además de dar las instrucciones de los juegos de relevos.
 Brigadistas: Se encargaron de brindar seguridad y salud en el evento .
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9. DESARROLLO:

9.1 FIJACION DE ASPECTOS LOGICOS

La ficha organizadora 1755901 realizara un evento Recreativo “Viviendo el

Momento” con el propósito de poner en práctica todos los conocimientos precios
obtenidos, el cual va dirigido a los aprendices de la ficha (1755901) - Tgo. Gestión
Administrativa.

9.1.1 Objetivos a conseguir

Objetivo general.

Capacitar a los aprendices para la organización de eventos, tema recreacional.

Objetivos específicos.

Obtener un resultado de aprendizaje.

Identificar los pasos que se llevan a cabo en la planificación del evento
Planificar el evento a realizar.

9.1.2 Duración, estilo y contenido

Cuatro horas, informar evento Recreativo con un espacio abierto en la zona

urbana.

9.1.3 Público objetivo

Aprendices de la ficha organizadora e Instructora.

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9.2 Planificación y presupuesto.

CANTIDAD COMPRAS VALOR UNITARIO TOTAL

30 Comida $ 1.000 $ 30.000
2 Gaseosas $ 4.000 $ 8.000
1 Vasos desechables $ 1.700 $ 1.700
1 Servilletas $ 1.600 $ 1.600
6 Bolsa de basura $ 333 $ 2.000
2 Paquetes de Bombas $ 7.000 $ 14.000
2 Pacas de agua $ 2.000 $ 4.000
4 pliego De Papel Bon $ 400 $ 1.600
2 Marcador Negro $ 1.500 $ 3.000
3 Pintura $ 1.000 $ 3.000
1 Transporte $ 3.000 $ 3.000
4 Bolas de Pin Pong $ 1.000 $ 4.000
4 Tarros $ 1.000 $ 4.000
4 premio del ganador $ 5.000 $ 20.000
6 Pelotas Medianas $ 1.000 $ 6.000
4 Pliegos de Papel Azúcar $ 500 $ 2.000
4 Temperas De las grandes $ 1.500 $ 6.000
2 Cinta Adhesiva Grande $ 1.600 $ 3.200
2 Octavos de Cartulina $ 800 $ 1.600

9.3 Programación
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9.4 ORGANIZACIÓN TECNICA

9.4.1 listado de necesidades.

CANTIDAD COMPRAS
30 Comida
2 Gaseosas
1 Vasos desechables
1 Servilletas
6 Bolsa de basura
2 Paquetes de Bombas
2 Pacas de agua
4 pliego De Papel Bon
2 Marcador Negro
3 Pintura
1 Transporte
4 Bolas de Pin Pong
4 Tarros
4 premio del ganador
6 Pelotas Medianas
4 Pliegos de Papel Azúcar
4 Temperas De las grandes
2 Cinta Adhesiva Grande
2 Octavos de Cartulina

9.4.2. Fecha de celebración.

El evento Recreativo “Viviendo el Momento”, dirigido a los aprendices del
programa Tgo. Gestión Administrativa, se realizara el día jueves 5 de Diciembre
del 2019, en el horario de las 12:00 hasta las 18:00.

9.4.3. Lugar de celebración.

El evento Recreativo “Vive el Momento” dirigida a los aprendices e instructora, se
llevara a cabo en el barrio La Ciudadela de La Paz.
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9.4.4. Personal.
El personal requerido para la organización del evento estará conformado por (3)
Tres comités y un coordinador general, el cual guiara a los diferentes comités y les
fijara las diferentes funciones.

Coordinador General.

 Supervisar el trabajo que realice los diferentes comités, desde la

planificación inicial hasta el término del evento.
 Dirigir cada una de las pautas o decisiones trazadas
 Controlar las diferentes acciones que se realicen a fin de lograr el objetivo
general, que es la realización del evento.
 Guiar u orientar a los comités, en el trascurso del desarrollo del evento
 Reunirse con los coordinadores de comités, para dar a conocer
información, ideas, cambios y así mismo lograr estrategias con la opinión
de los coordinadores.
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COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Coordinador administrativo y financiero.

 Controla el estado de personal.

 Controla el presupuesto y la productividad.
 Realiza inventarios actualizados de los bienes y materiales de los que
dispone el evento “ Vive el Momento”.
 Es la encargada de verificar la productividad de cada subcomité, de modo
que el evento a desarrollar cumpla con los requerimientos y tenga éxito al
momento de ejecutarse.

Subcomité de documentación y archivo.

 Estar en contacto permanente con la coordinadora administrativa y

financiera junto con los demás coordinadores para recibir información
constante o de último minuto en cuanto al evento.
 Controlar el proceso de producción documental desde su diseño hasta su
destino final.
 La realización de unas planillas con los datos de los aprendices para
verificar su asistencia, y otra para planillar los equipos que vayan a jugar.
 El diseño y envió de la tarjeta protocolaria de invitación al evento
académico Recreacional.

Subcomité de tesorería y compra.

 Recoger cuota de dinero de cada aprendiz para el presupuesto a la

realización del evento
 Entregar dinero necesario a cada comité para la realización del evento
 Suministrar el dinero del evento
 Dirigir, coordinar y gestionar el recaudo oportuno de los recursos del evento
 Efectuar las operaciones necesarias para garantizar la oportunidad de los
pagos de los compromisos de cada aprendiz
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COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

Coordinador de relaciones públicas.

 Dirigir, controlar y asegurarse que se cumplan las diversas actividades que

se deben realizar en los subcomités.

Subcomité de Divulgación.

 Es el encargado de difundir el evento, a través de tarjetas, afiches, virtuales

y oralmente.

Subcomité de Protocolo.
 Planificar el cronograma de todas las actividades que se llevarán a cabo en
el evento, también realizar la lectura de la agenda del día y todo lo
relacionado a ello, coordinar la logística de acuerdo a las normas de
protocolo y ceremonia.

COMITÉ DE LOGÍSTICA

Coordinador de logística.

• Supervisar las actividades relacionadas con la gestión y el apoyo material y

técnico para las diferentes actividades en el evento.
• Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos
• Controlar y verificar que cada subcomité cumpla con sus responsabilidades

Subcomité de suministros

• Encargado de facilitar las herramientas y equipos necesarios y útiles para

el evento Recreativo “Viviendo el Momento”. Entre estos útiles o elementos
necesarios, se encuentra mesas, sillas, implementos deportivos, equipo de
sonido, entre otros.
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COMITÉ SERVICIOS GENERALES

Coordinador de servicios generales.

• Supervisar que todo el lugar del evento se encuentre limpio y adecuado

para la realización de las actividades.
• Dirigir a todos los subcomités para que realicen las tareas a cargo y las
cumplan en el tiempo estipulado
• Velar para que la presentación del evento sea todo un éxito.

Subcomité de servicios generales.

• Mantener limpio los lugares de participación al inicio y al final del evento

deportivo.
• Saber cada clasificación de donde se echan los desechos orgánicos
• Mantener limpios todos los elementos accesorios de las áreas.
• Velar por la buena presentación y orden de zonas comunes de las
dependencias asignadas
• Desempeñar las funciones que le asigne el coordinador de servicios
generales

Subcomité de catering.

• Organiza los horarios para la alimentación.

• Repartir el refrigerio a cada uno de los participantes del evento.

Subcomité de decoración.

• Decorar el medio en el cual se va a desarrollar el evento deportivo

empresarial.
• Crear afiches carteleras, y otros modelos para divulgar el evento.
• Adecuar el sitio para compartir el desayuno empresarial.

9.4.5 Restauración.
El día del evento “Viviendo el Momento”, se brindará un refrigerio, en el cual es
una Arepa Mixta con un vaso de Gaseosa (Postobón).

9.4.6. Otros.
• Coordinador general de juego: se encargaron del control permanente.
Además de dar las instrucciones de los juegos de relevos.
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10. MANUAL DE ETIQUETA:

Etiqueta:

 Presentación para asistir al evento recreativo “viviendo el momento”, deberá

ser en vestimenta deportiva para el fácil movimiento en los diferentes
juegos que se llevarán a cabo.
 El comportamiento en toda la realización del evento deberá ser de la
manera más educada e integra, para la sana convivencia en la duración del
acontecimiento.

11. FORMATOS Y REFERENCIAS:

Viviendo el Momento FECHA: 28/11/2019
DESCRIPCION DEL EVENTO:
Ejecución de un evento Recreacional llamado Viviendo el Momento, con el
fin de obtener los resultados de aprendizaje de la competencia organizar
eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el
objeto social de la empresa

OBJETIVOS GENERALES: OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Documentación, planificación y 1. Documentos planificado y
organización del evento Recreativo organizado
Viviendo el Momento. 2. Ejecución del evento Recreativo y
empresarial
3. Integración aprendices de la ficha
1755901
4. Entrega de refrigerio

PUBLICO DESTINATARIO:
Aprendices e instructora.
DURACION: 6 horas Desde: 12:00 a Hasta: 18: 00

RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS:

Organizadores del evento, aprendices de la ficha 1755901
RECURSOS TECNICOS:
Equipos de Sonido
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12. ANEXOS:
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