SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Código:-PRC-SST -1

TRABAJO (SG-SST)
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y Versión: 001
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Fecha:

1. OBJETIVO:

Dar a conocer a los contratistas y subcontratistas los lineamientos mínimos que en

materia de Seguridad y Salud en el Trabajo deben cumplir para poder prestar sus
servicios en la empresa XXXXXXXXXXXX

2. ALCANCE:

Las disposiciones establecidas en este documento serán de obligatorio cumplimiento

en la actividad contractual hasta la finalización de la prestación del servicio. Sin
importar el tipo de actividad que se deba ejecutar o el tiempo que dure esta.
Los lineamientos de este documento aplican a todos los contratistas y
subcontratistas sin importar si es una empresa o persona natural.

4. DEFINICIONES

 Contratista: Se entenderá por contratista a toda persona natural o jurídica que,

en virtud del contrato respectivo, contrae la obligación de ejecutar una obra
material o terea encomendada por

 Subcontratista: Se entenderá por subcontratista a toda persona natural o jurídica

que pacte un contrato de obras con el contratista relativo a la labor encomendada
por XXXXXXXXXXX El subcontratista no tiene ningún vínculo legal con
XXXXXXXXXXX

3. RESPONSABLE:

 Responsable de SST
 Todas aquellas personas que dentro de la empresa demanden la prestación
de un servicio de un contratista o subcontratista.
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4. PROCEDIMIENTO:

CRITERIO A CUMPLIR DESCRIPCION

Cada vez que la Empresa va a contratar una labor a través de un tercero, el
responsable de la contratación se reúne con el contratista para acordar los diferentes
CONTRATO componentes del contrato: y en los cuales se incluyen las obligaciones en materia de
seguridad y salud en el trabajo que se describirán a lo largo de este documento.
El Contratista debe presentar los siguientes documentos como requisito de ingreso de
sus trabajadores, en caso de que no se presente a tiempo y completa, no se podrá
permitir el acceso de estas personas a las instalaciones de la empresa.

 FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA

 FORMULARIO DE AFILIACIÓN A LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD
EPS.
 FORMULARIO DE AFILIACIÓN A LA ADMINISTRADORA DE RIESGOS
LABORALES ARL: esta afiliación debe tener fecha de como mínimo un dia
antes del ingreso del trabajador a la Empresa.
 CERTIFICADO DE AFILIACION A LA ADMINISTRADORA DEL FONDO DE
DOCUMENTACION DE PENSION AFP.
INGRESO DE SUS  FICHA DE IDENTIFICACIÓN COMPLETAMENTE DILIGENCIADA (formato
TRABAJADORES A adjunto propio de la empresa contratante).
CARGO  PLANILLA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (en
caso de que las afiliaciones tengan fecha superior a un mes)
 CERTIFICADO DE APTITUD MÉDICA DEL TRABAJADOR (generado en el
examen médico de ingreso)

En caso de que el servicio a prestar por el contratista o subcontratista implique trabajo

en alturas, se deberá presentar:

 CERTIFICADO DE ALTURAS VIGENTE (para cada trabajador)

 CERTIFICADO DEL COORDINADOR DE ALTURAS (del Coordinador de
TSA asignado por el Contratista)

PAGO DE APORTES A Mensualmente el contratista subcontratista debe presentar en la Empresa, al

LA SEGURIDAD Responsable de SST; una copia de la autoliquidación de aportes a la seguridad social
de sus trabajadores como afiliados dependiente y de él mismo contratista como
SOCIAL independiente.
Todos los trabajadores a cargo del contratista deben estar afiliados como empleados
dependientes a través de la razón social con la cual se firmó el contrato.
La autoliquidación de pago de aportes debe entregarse en la empresa dentro de las
fechas legalmente establecidas, de acuerdo a los dos últimos dígitos de identificación
y al tipo de aportante. Según el Decreto 1670 de mayo de 2007. Así:

EMPRESAS CON MAS DE 200 COTIZANTES

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EMPRESAS CON MENOS DE 200 COTIZANTES

COTIZANTES INDEPENDIENTES

Los aportes a la seguridad social se deberán hacer tomando como salario base de
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cotización el que realmente devengue el trabajador.

Los aportes a la seguridad social deberán realizarse de acuerdo a la clase de riesgo

asignada por la ARL, de acuerdo a la clasificación de la actividad económica, según el
Decreto 1607 de 2002

En caso de que el contratista o subcontratista no presente los documentos de afiliación

a la seguridad social de todos sus trabajadores; así como las autoliquidaciones
mensuales de pago de aportes a la seguridad social, no se permitirá el ingreso de su
personal a la Empresa.

Los contratistas serán afiliados a la A.R.L. por la Empresa Contratante de acuerdo a lo

establecido en el Decreto 723 de 2013.

Y el pago de aportes a la A.R.L. se realizará así:

 Si el contratista ejecuta actividades propias de las clases I, II y III, la cotización

corre por cuenta del contratista.

 Si el contratista ejecuta actividades propias de las clases IV y V, la cotización

corre por cuenta del contratante.

Cada sede de trabajo llevará el registro diario de asistencia que incluya todo el
personal contratista que esté laborando en la Empresa.

Diariamente el Contratista o Subcontratista debe reportar el dato exacto de las

personas que están laborando y la información para su identificación (nombre
completo y cédula)

XXXXXXXXXXXXXXXX es la responsable de actualizar semanalmente los listados de

asistencia con los datos de número de cédula y nombre de los trabajadores a cargo de
CONTROL DE cada contratista, imprimirlo y entregarlo a para poder hacer el control de acceso.
ASISTENCIA
Esta información debe reportarse en el formato anexo: CONTROL DIARIO DE
ASISTENCIA DE CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS.

Esta información servirá de soporte para la verificación del pago correcto de la

seguridad social, la liquidación definitiva del trabajador, el inventario de personas en
caso de emergencia y para la autorización desde Portería del personal de los
contratistas que pueden ingresar a laborar.

INDUCCION Y Todo trabajador del contratista o subcontratista debe recibir una inducción corporativa;
REINDUCCION PARA antes de que inicie a desempeñar sus funciones.
CONTRATISTAS Por lo tanto el contratista o subcontratista y sus trabajadores a cargo deberán disponer
de __ horas para participar en la inducción.
El trabajador que no participe en la inducción y registre su asistencia en el formato
REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES no se le permitirá trabajar.
pi
Esta inducción tendrá una vigencia de cuatro meses, para aquellos trabajadores de los
contratistas y subcontratistas que prestan sus servicios por cortos periodos de tiempo,
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se retiran a otro centro de trabajo distinto a los de la Empresa contratante y luego

regresan. Si dicho trabajador permanece retirado de la Empresa contratante por más
de cuatro meses, deberá volver a participar en la inducción para poder volver a laborar.

Igualmente si el contratista y sus trabajadores cumplen un año de servicio continuo en

la Empresa, deberán participar en el re inducción anual que realiza la Empresa.

Los temas que los contratistas reciben dentro de la Inducción incluyen el componente
de Seguridad y Salud en el Trabajo; en el cual se les divulga:

 Política de SST
 Reglamento de Seguridad en el Trabajo
 Procedimiento para el reporte y la atención de Accidentes de Trabajo
 Plan de Emergencias
 Mecanismos de participación para empleados
 Normas generales de seguridad para la prevención de ATEL
 Normas generales para la sana convivencia

ELEMENTOS DE Dentro de cada contrato establecido con un contratista o subcontratista se pactará si

PROTECCION es el contratista quien debe dotar con todos los E.P.P. requeridos por su personal a
cargo; o si por el contrario es la empresa contratante quien los entregara.
PERSONAL
1. E.P.P. ENTREGADOS POR EL CONTRATISTA:

El contratista debe garantizar la entrega y reposición oportuna de todos los

E.P.P. a su personal a cargo, los cuales deben ser coherentes con los riesgos
a los que están expuestos.

El contratista deberá diligenciar los registros de entrega de E.P.P. firmados por

cada uno de sus trabajadores y tenerlos disponibles para presentarlos a la
Empresa contratante cada vez que esta los requiera.

El contratista deberá garantizar la capacitación a todo su personal a cerca de

la forma correcta de uso, limpieza y almacenamiento de los E.P.P. entregados.
Así mismo deberá instruir a sus trabajadores a cerca de los beneficios de usar
el E.P.P. en cuanto a las lesiones que pueden prevenirse.
Como soporte de esta capacitación el contratista o subcontratista deberá
diligenciar registros de asistencia a la capacitación, los cuales deberá
mantener disponibles para presentarlos a la Empresa contratante cada vez
que esta los requiera.

2. E.P.P. ENTREGADOS POR LA EMPRESA CONTRATANTE:

Así se establezca que los E.P.P. para los empleados de los contratistas serán
entregados por la Empresa contratante; sigue siendo responsabilidad del
Contratista la entrega y capacitación a sus trabajadores. Según los
establecido en los párrafos anteriores.

Los Elementos de Protección de Personal que sean entregados a los

trabajadores del contratista en calidad de préstamo, deben ser devueltos al
Almacén de cada sitio de trabajo de la Empresa contratista; una vez terminen
de ser utilizados.

La reposición de un E.P.P. estará sujeta a la devolución del anterior.

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Las herramientas o E.P.P. que sufran pérdida o daño estando bajo la

responsabilidad del trabajador de un Contratista y que sean de propiedad de
la Empresa contratante, serán descontados con previa información al
contratista al momento del evento.

 En caso de que un trabajador del contratista sufra un incidente o accidente de

trabajo, es el contratista el responsable de reportarlo a su ARL y gestionar
además la atención del trabajador en I.P.S.

 Es obligación del contratista mantener debidamente informados a sus

trabajadores sobre las entidades a las que se encuentran afiliados (ARL,
E.P.S. y Fondo de Pensiones), así como la ubicación la red de asistencia
médica que les ha sido asignada por la EPS y la ARL, para atenderlos en caso
de una consulta médica.

MANEJO DEL  El contratista deberá reportar igualmente el incidente y accidente de trabajo

INCIDENTE Y ocurrido a sus trabajadores, al Responsable de SST de la Empresa
ACCIDENTE DE Contratante. Este reporte deberá realizarse el mismo día en que ocurra el
TRABAJO evento, a través de un correo electrónico o llamada telefónica.

 El contratista es el responsable de realizar la investigación de todos sus

accidentes de trabajo dentro de los plazos y términos establecidos por la
Resolución 1401 de 2007. Y deberá presentar mensualmente dichas
investigaciones al Responsable de SST de la Empresa contratante, de los
eventos ocurridos en el mismo periodo de tiempo. Para estas investigaciones
el Contratista podrá solicitar el acompañamiento de las personas de la
Empresa contratante que considere necesarias para su investigación, sin que
esto signifique el traslado de su responsabilidad.

El Contratista y todos sus trabajadores a cargo deberán participar, sin excepción

PARTICIPACION EN algunas en todas las actividades que la Empresa contratante tiene establecidas dentro
EL SG-SST DE LA de SG-SST.
EMPRESA Por lo tanto deberá disponer se su asistencia para todos los proceso de formación y
CONTRATANTE capacitación y demás contemplados dentro del Plan de Trabajo de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
TAREAS DE ALTO El contratista deberá ajustarse a los lineamientos establecidos dentro de los programas
RIESGO de control de las tareas de alto riesgo, siempre que el desarrollo de sus actividades
implique estas tareas.

Para los trabajos en alturas el Contratista deberá tener certificado a todos los
empleados que ejecuten estas actividades en el Nivel Avanzado de Trabajo en alturas
y reentrenarlos cada año.

El contratista deberá contar con un Coordinador de Trabajo en Alturas certificado, en

cada uno de los centros de trabajo en donde preste sus servicios para la Empresa
Contratante.

El contratista es el responsable de emitir y autorizar los permisos para las tareas de

alto riesgo.

En caso de que los equipos de protección personal para la realización de tareas de

alto riesgo sean suministrados por el mismo contratista, deberá garantizar que estos
equipos tengan las certificaciones pertinentes, según la legislación aplicable vigente.
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El contratista es el primer responsable de que todo su personal a cargo cumpla

cabalmente todos los estándares de seguridad necesarios para la prevención de
accidentes de trabajo.

La Empresa tiene una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la cual se

incluye en el alcance a los contratistas y subcontratistas.
Por lo tanto esta política se da a conocer a todos los contratistas y subcontratistas por
medio de la inducción y re inducción.
POLÍTICA DE
SEGURIDAD Y SALUD El Contratista debe garantizar que el personal de su empresa conozca y aplique la
EN EL TRABAJO Política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Empresa Contratante.

De igual forma la Empresa contratante podrá solicitar al Contratista que presente su

propia política de SST, según lo establecido en el Decreto 1443 de 2014.

Todo contratista y subcontratista deberá presentar los soportes de elección y

constitución de su propio COPASST, en caso de que su Empresa tenga más de 10
empleados.
Igualmente cada mes, deberá presentar el acta de sus reuniones en donde se
COMITÉ PARITARIO evidencia la gestión del COPASST.
DE SEGURIDAD Y
Los contratistas y subcontratistas que tengan menos de 10 trabajadores deberán
SALUD EN EL presentar la evidencia de elección y de la gestión de un Vigía de Seguridad y Salud en
TRABAJO el Trabajo.

En caso de que el COPASST propio de la Empresa contratista solicite su presencia o

la de alguno de sus trabajadores en las reuniones periódicas; deberán participar en
ellas.
El contratista deberá participar con sus trabajadores en la elaboración y actualización
de la matriz de peligros y riesgos de la Empresa contratante.
MATRIZ DE
El contratista deberá su propia matriz de peligros con relación a las actividades que
PELIGROS Y está desarrollando al interior de la empresa contratante.
RIESGOS
De igual forma deberá participar activamente en la gestión de los riesgos que se
identifiquen.
El contratista y todos sus trabajadores a cargo deberán acogerse al plan de
emergencias de la empresa contratante.
PLAN DE
EMERGENCIAS El contratista deberá contar con personal capacitado para la prestación de Primeros
Auxilios.
PLAN DE TRABAJO El contratista y subcontratista deberá presentar al Responsable de SST el Plan de
EN SEGURIDAD Y Trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo, en el que se evidencie la implementación
y desarrollo de su propio SG-SST. Según lo establecido en el Decreto 1072 de 2015.
SALUD EN EL
TRABAJO
Cada _______________, la Empresa contratante realizará una evaluación al
EVALUACIÓN DE desempeño de los contratistas y subcontratistas; basada en el cumplimiento de los
CONTRATISTAS Y requisitos contemplados dentro de este manual.
SUBCONTRATISTAS Si el resultado de la evaluación demuestra que el Contratista no cumple con los
parámetros, se procederá a suspender el contrato.
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