8 sinais de que sua empresa

precisa de uma solução para gerir

Trabalho em Equipe
 Descubra se chegou o momento de sua
empresa adotar uma solução para facilitar a
organização das atividades e garantir os prazos
de suas entregas.

Roberto Gil Espinha

 Sobre o Autor
Roberto Gil Espinha é Sócio Diretor da Euax, empresa de consultoria em
gestão de projetos, processos e estratégia, e Sócio Presidente/CEO do Artia,
ferramenta de gerenciamento de projetos na nuvem.

É bacharel em Administração de Empresas, com duas especializações:

Gestão Empresarial pela FGV-RJ e Engenharia de Software pela PUC-PR.
Atua há mais de 15 anos em projetos com especial ênfase em Finanças e
Tecnologia da Informação.

Também participa como consultor em empresas na estruturação de seus

processos e metodologias de gestão de projetos, infraestrutura de TI e
na adoção de boas práticas de engenharia de software, além de exercer
a atividade de professor em cursos de pós-graduação/MBA e educação
continuada.

Possui certificação PMP (Project Management Professional) e PMI-ACP (Agile

Certified Practitioner) pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM (Certified
Scrum Master) e CSP (Certified Scrum Professional) pela Scrum Alliance.
 Índice
Sobre o Autor ............................................................................................................................................................................... 03

Introdução .................................................................................................................................................................................... 05

1. Você fica vermelho quando questionado sobre o andamento dos projetos .................................................................................. 07

2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer com prazos você precisa falar com metade da empresa ........................... 09

3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar no que é realmente importante ........................................................ 11

4. Para saber da produtividade e eficiência de seu pessoal você precisa fazer magia ...................................................................... 13

5. Para identificar o projeto mais rentável você dedica horas e mais horas debruçado em planilhas ............................................. 15

6. Você nunca tem as informações precisas e na hora certa para comunicar o status das atividades para o cliente ..................... 17

7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as causas dos problemas teimam em se repetir ......................................................... 19

8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você gasta muita energia para encerrá-los ............................................................ 21

Conclusão ..................................................................................................................................................................................... 23

O Artia ........................................................................................................................................................................................... 24
 Introdução
À partir do momento que uma empresa passa a ter sob
sua responsabilidade a geração de diversos produtos
ou serviços e o atendimento a uma carteira expressiva
de clientes, surge a necessidade de que ela passe a
trabalhar com a organização do trabalho das equipes
muito bem estruturada.

Isto porque através da organização das atividades,

você pode alocar um esforço temporário para gerar
resultado específico, delimitando início, meio e fim, com
a alocação adequada dos recursos necessários e com
metas muito bem definidas.

5
Assim é mais fácil gerir o conhecimento, as lições
aprendidas e melhores práticas, a utilização
adequada da mão de obra da empresa, e como
consequência fidelizar o cliente através de qualidade
e pontualidade.
Se no dia a dia de sua empresa, você se depara com
falta de visibilidade do andamento dos projetos,
não consegue mais lembrar a data de conclusão
das atividades ou saber a quantidade de trabalho
realizado, fique atento!
Acompanhar o que já começou, o quanto andou e
o que falta fazer é penoso, e exige que você junte
informações de muitas planilhas e relatórios. É
difícil saber se os projetos têm rentabilidade ou não.
Seu time acaba repetindo os mesmo erros e até a
comunicação com o cliente fica falha, porque faltam
informações concretas e precisas para lhe apresentar.
Está complicado?
Este ebook apresenta oito sinais claríssimos de
que é chegada a hora de sua empresa dar um
passo importantíssimo na direção da excelência
operacional e da rentabilidade de seus projetos.
Você vai descobrir que a solução para este problema
é mais simples e rápida do que você imagina!
Organizar o trabalho de sua equipe utilizando a
solução adequada trará facilidades e resultados dos
quais uma empresa de sucesso não pode abrir mão!
Vamos a eles!
6
1. Você fica vermelho quando questionado sobre o
andamento dos projetos

7
Perguntas sobre o andamento das atividades posição, você percebe que uma solução de
deixam você desconfortável. Você não encontra gestão apropriada, com informações integradas
informações estruturadas para respondê-las. e atualizadas com a frequência ideal, poderia lhe
dar as respostas e tornar sua gestão muito mais
Isso mesmo, tudo aquilo que você e seu time eficiente.
tentam organizar e controlar através de planilhas,
lembretes, correios eletrônicos, entre outros
mecanismos, fazem você levar bastante tempo
para ter respostas.

E em momentos como este, quando muitas

vezes tem alguém na sua mesa esperando uma

8
2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer
com prazos você precisa falar com metade da
empresa

9
Você não tem uma solução para um bom
planejamento, que permita avaliar a alocação
dos componentes de seu time. As estimativas não
são confiáveis e você não consegue fazer uma
organização precisa das tarefas.
Para saber a situação de cada tarefa é necessário
um esforço enorme. Você precisa falar com
cada membro do time, e confiar cegamente no
que lhe disserem. Identificar se alguém está
sobrecarregado ou com folga é quase impossível.
Com o aumento da quantidade de projetos e
entregas não dá mais pra puxar da memória
todas estas informações. Conhecer todas as
experiências, saber todos os projetos e atividades
de cada colaborador, de cabeça, nem pensar.
É necessário então contar com uma solução que
permita o planejamento dos seus projetos com
todas as suas características e considerando a
capacidade ideal de seu time.
10
 3. Sua rotina é apagar incêndios e você não
consegue focar no que é realmente importante

11
Seu dia a dia é pautado em resolver problemas.
Seu foco é no urgente e não no importante!
Você não dispõe de mecanismos para visualizar
a carga de trabalho do time e verificar as datas
de encerramento previstas para os trabalhos
já em andamento. Para saber quais as pessoas
mais adequadas para um novo projeto e quem
seria mais produtivo, se está alocado no período
ou não, é complicado. Passar um status sobre o
andamento do projeto, é trabalho árduo.
Desta forma, não há como aplicar seu tempo
em ações pró-ativas, buscar novas ferramentas
para melhorar a qualidade do trabalho, avaliar
a capacitação de seu time, fazer coaching ou
reuniões de feed-back com suas peças chave.
Enfim, dedicar mais atenção a atividades
importantes que promovem mudanças e mantém
os times mais produtivos e motivados.
12
4. Para saber da produtividade e eficiência de seu
pessoal você precisa fazer magia

13
Como fazer melhor uso da capacidade do time?
Como identificar os pontos mais fortes de cada
um, quem é mais produtivo ou quem gera menos
retrabalho?
Quando você percebe, seu time está super
alocado, ou tem projetos com prazo estourados
ou a estourar. Conhecer a assertividade de prazos
de cada um, ou a eficiência na estimativa, é muito
custoso.
Para remunerar um colaborador, você não
consegue se basear no desempenho dele em
relação a realização de sua tarefas.
Apesar de tanto esforço, você segue convivendo
com críticas sobre a qualidade e cumprimento de
prazos! Não há como manter um time motivado
sem uma forma de acompanhar e individualizar
os indicadores de desempenho. Uma solução
automatizada e colaborativa para organização
das atividades, pode ajudar com relatórios e
gráficos da produtividade do time, com base
em informações de apontamento de horas, por
exemplo.
14
 5. Para identificar o projeto mais rentável você
dedica horas e mais horas debruçado em planilhas

15
Você sabe que todas as atividades planejadas
para seu time tem uma previsão de esforço e
que a soma delas gera o custo de seu projeto.
Sabe também que a margem decada um destes
projetos colabora diretamente para o resultado
de sua empresa.
Mesmo assim, você não consegue saber como
seus projetos têm se comportado em relação aos
custos e sua rentabilidade.
O controle da alocação é complexo, identificar o
realizado e atingir o máximo da produtividade de
seu time é quase impossível!
É importante que você possa contar uma solução
que, sem gastar horas valiosas, juntando planilhas
e fazendo cálculos, tentando identificar o esforço
realizado, inclusive o extra, lhe faça chegar
aos resultados de seus projetos, apontado a
rentabilidade e o desempenho deles.
16
6. Você nunca tem as informações precisas e na hora
certa para comunicar o status das atividades para o
cliente

1400 900

1000 980

17
Se você fica vermelho ao responder perguntas
sobre o projeto, quando chega a hora de prestar
contas ao cliente então, seu coração dispara!
O acompanhamento do status das atividades pelo
cliente é um diferencial na prestação de seus
serviços, e passam segurança e profissionalismo.
Com uma organização pouco eficiente, falta de
acompanhamento efetivo do trabalho realizado,
do cumprimento dos prazos, das ações corretivas
ou preventivas, é muito complicado chegar a um
status confiável e claro para repassar ao cliente,
sem comprometer a integridade das informações.
Somente com uma solução que permita o registro
de informações importantes, que esteja disponível
para receber os dados de forma fácil e em tempo
real, você poderá manter o cliente bem informado
sobre o status de seus projetos.
18
7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as
causas dos problemas teimam em se repetir

19
Colaboração e lições aprendidas são fatores de
sucesso na implementação de projetos em sua
empresa. Com elas é possível aprender com falhas
já conhecidas e promover melhorias, aumentando
a qualidade e produtividade de suas atividades.
No entanto, sem um repositório adequado, de fácil
acesso, à disposição para que os participantes dos
projetos possam colaborar com suas experiências
e buscar informações sobre histórico dos projetos
já realizados, este cenário mais parece um sonho
distante.
Sendo assim, os projetos mudam, mas os
problemas voltam a ocorrer, e tempo, esforço e
custo voltam a ser dispendidos para tratar do que
já é conhecido e poderia facilmente ser mitigado
ou resolvido.
20
8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você
gasta muita energia para encerrá-los

21
É difícil saber se todas as atividades foram
finalizadas e as pendências resolvidas. Não há
como identificar se todo o trabalho previsto foi
feito. Saber se todos os documentos e materiais
necessários foram gerados, então nem se fala!
Você precisa de um esforço enorme, buscando
emails, relembrando telefonemas, vasculhando
atas de reunião para conseguir encerrar seus
projetos.
É difícil também medir o desempenho do time em
relação ao esforço previsto e o realizado e se os
prazos foram cumpridos.
Desta forma, não é possível saber se seus projetos
têm tido sucesso ou se têm fracassado em relação
aos principais indicadores de desempenho
aplicáveis.
Com uma solução que ofereça o acompanhamento
efetivo do andamento das atividades, o
encerramento de um projeto acontece de forma
natural, como uma consequência do que foi
realizado até aquele momento, sem necessidade
de correr atrás de informações perdidas.

22
Conclusão
Se você se identificou com a maior parte dos sinais aqui
apresentados, não se preocupe, você não é o único.
Exatamente por isso preparamos este ebook. Acreditamos
que este material tenha ajudado sua empresa e você
a dar um passo importante na direção da excelência
operacional e da rentabilidade de seus projetos!
Chega de sofrimento na gestão de seus projetos. Existem
soluções tecnológicas especializadas em organização
do trabalho, com recursos e facilidades que incentivarão
a cultura colaborativa do time, trarão mais eficiência
na gestão e execução das tarefas e muita credibilidade
junto ao seu cliente.
Claro que organizar o trabalho de sua equipe utilizando
a solução adequada torna essa evolução muito mais fácil
e com resultados mais perceptíveis!
Ah, um detalhe bem importante: a motivação do time é
fator chave para garantir o sucesso da organização do
trabalho em equipe, e também nesse ponto, como você
viu, a tecnologia pode ajudar.
E vamos ser honestos, você percebeu como uma solução
para a organização do trabalho em equipe é fácil e
prática?
Estamos a disposição para passar mais informações e
contribuir com a sua busca neste desafio. Contate-nos
através do email roberto.espinha@artia.com. Se você
gostou do material, seja colaborativo e compartilhe.
23
 O Artia
O Artia é um software de gestão de projetos, tarefas e equipes.

Fundada em 2010, a startup nasceu dentro da Euax Consultoria, empresa de outsourcing, capacitação e consultoria em
gestão de projetos. Com apenas tão pouco tempo no mercado, o software já tem mais de 100 mil usuários cadastrados,
e 1,3 milhões de projetos gerenciados.

O Artia possui:
• Emissão de relatórios.
• Cronograma.
• Portfólio de projetos.
• Kanban.
• Apontamento de horas.
• E muito mais!

Clientes como a Rede Globo, Weg e Editora Abril já descobriram as vantagens de utilizar o Artia.
Quer ser o próximo? Entre em contato!
comercial@artia.com
0800 003 0200 / (47) 3802-7390

24