EL ARCHIVO.

TRATAMIENTO DOCUMENTAL (II)

LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.

La descripción archivística nos permitirá, conocer e identificar dichos documentos mediante el análisis
de sus atributos esenciales: tipos, contenidos, procedencia, lugar y fecha de producción, orígenes
funcionales, caracteres externos, localización, etc.
Los trabajos descriptivos de carácter archivístico pretenden suministrar información, o mejor dicho
recuperar la información contenida en los documentos, a distintos niveles de profundidad en función del
intrumento descriptivo elaborado, para ofrecerla a los posibles usuarios de los archivos.

Programa orgánico-descriptivo.
En el trabajo sobre un archivo existirá una primera etapa, en el área de la organización, que consistirá
en la clasificación, a la que seguirá la inventariación en el área de la descripción; en una segunda fase, el
trabajo de ordenación, dentro del área de organización, será previo a la catalogación, esta última dentro del
área de descripción.
Tener siempre en cuenta la prioridad en el orden de elaboración de la primera fase sobre la segunda,
basada en la prioridad de lo extensivo y general sobre lo intensivo y particular.

•Las Guías describen normalmente fondos o secciones,

•los Inventarios describen series, y
•los Catálogos describen las piezas documentales y las unidades archivísticas.
El orden de elaboración de los instrumentos descriptivos debe seguir el nivel de descripción de mayor a
menor, de lo general a lo particular.
La planificación archivística de cada archivo necesitará, en primer lugar, de la elaboración de un
inventario para cada uno de los fondos documentales, completado en una fase siguiente con la redacción de
la guía correspondiente y, en último término, como fase final y como culminación que, tras un detenido
analisis y valoración, se estime oportuno y necesario.

SISTEMA NORMALIZADO DE DESCRIPCIÓN.

El acuerdo respecto de los objetivos y los principios de la descripción es unánime, no es posible decir lo
mismo en cuanto a los tipos de instrumentos y su elaboración...; esta ambigüedad o falta de normalización
produce efectos negativos.
Normalización. La acción de codificar un procedimiento para resolver un problema que se repite con
frecuencia, ordenando sus datos con un criterio unificado y lógico, garantizando la solución, es decir ajustar
a un tipo o a un modelo.

La ISAD (G) (General International Standard Archive Description), en su segunda edición de 1999,
marca varios objetivos:
•Asegurar la creación de descripciones consecuentes y apropiadas.
•Facilitar la recuperación e intercambio de información.
•Integrar la descripción de diferentes fondos en un sistema unificado de información que permita su
intercambio.

Sistema de descripción a distintos niveles (multinivel). Premisas básicas:

•La descripción se dispone de lo general a lo particular.
•Se establece un modelo jerarquico de los niveles de organización y de las partes que lo constituyen.
•Está concebida para documentos seleccionados y organizados.
•Launidad de descripción más amplia es el fondo.
•La información será pertinente al nivel de descripción.
•Permite la interconexión de descripciones.
•Evita la repetición de la información.
 26 elementos de descripción agrupados en 7 áreas de información.
•Área de identificación. (código de referencia, título, fecha (s), nivel de descripción, volumen y
soporte)
•Área de contexto. (nombre de productor (es), historia institucional/reseña biográfica, historia
archivística, forma de ingreso)
•Área de contenido y estructura. (alcance y contenido, valoración, selección y eliminación,
nuevos ingresos, organización)
•Área de condiciones de acceso y de utilización. (condiciones de acceso, condiciones de
reproducción, lengua/escritura, características físicas y requisitos técnicos, instrumentos de
descripción.
•Área de documentación asociada. (existencia y localización de los documentos originales,
existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas, notas de
Publicaciones)
•Área de Notas. (Notas)
•Área de control de la descripción. (Nota del archivero, reglas o normas, fecha (s) de las
descripciones)

La EAD -> Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite
intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y
diversas formas.

El lenguaje de marcado utilizado es SGML (Standard Generalized Markup Language) y es conforme

con XML (Extensible Markup Language) para su tratamiento en la World Wide Web.

LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN.

Términos utilizados: instrumentos de trabajo, de investigación, de difusión, de divulgación del

material de archivo, de consulta, de información, de control, etc.
Instrumentos de descripción. Considerar la descripción como el conjunto de actividades desarrolladas
por el archivero para conocer y comunicar la información contenida en los archivos.

•La Guía. Las guías describen las agrupaciones documentales mayores, es decir, archivos, fondos o
secciones. Función primordial: orientar, más en extensión, que en profundidad, resaltando lo más
importante o significativo y mostrando una visión panorámica, sin descender a particularidades
puntuales de la documentación.
Características generales y tipos de datos: consideraciones globales sobre la documentación, historia y
evolución del organismo u organismos productores de la documentación, procesos de génesis documental,
bibliografía de referencia, relación de los principales instrumentos de descripción de uso público,
posibilidades de consulta e investigación, historia y desarrollo del propio archivo, etc. También deben
incluirse localización y dirección del archivo, horario y acceso, posibilidades de reproducción, aspectos
reglamentarios del servicio, etc.
Dos tipos de Guías:
•Guías específicas o especiales. Son las que describen un fondo o una sección determinada de
un fondo de archivo.
•Guías generales. La información elaborada se refiere a la totalidad de un archivo concreto.

•El Inventario. La inventariación es el trabajo archivístico que en el área de la descripción sucede a la

clasificación en el área de la organización. Debe ser, pues, consecuencia de la clasificación documental.
El inventario describirá todas las series documentales del fondo o sección, haciendo referencia a las
unidades de instalación y a su localización en el depósito del archivo mediante la indicación de un
número de orden o signatura.
Complemento indispensable del inventario, al igual que el del catálogo, es la elaboración de un índice
general alfabético.
Elementos integrantes:
•Signatura de cada una de las unidades de instalación que constituyen cada una de las series
inventariadas.
•Entrada descriptiva. Compuesta por:
 •Tipología de la serie y tradición documental. La tradición documental sólo se
indicará expresamente al tratarse de documentación no original.
•Autor
•Destinatario.
•Materias o Contenidos, si es posible precisarlos de forma global.
•Fechas extremas.
•Referencia al Cuadro de Clasificación. Dependencia administrativa concreta.
La inventariación de series tradicionalmente elaboradas sobre fichas anuales debe recibir el
correspondiente tratamiento informático.
El fichero reflejará el cuadro de clasificación y, el del organigrama de la institución u organismo
productor de la documentación, puesto que cada una de las fichas se incluirá en este fichero-inventario en el
lugar que le corresponda dentro de su sección y de su serie determinadas.