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Manual Prático
ÍNDICE
INTRODUÇÃO ............................................................................................ 3
AUTENTICAÇÃO ......................................................................................... 3
AMBIENTE DE TRABALHO .......................................................................... 4
DISPONIBILIDADE .................................................................................... 5
VISTA EM MODO GRÁFICO ................................................................................................................... 5
VISTA EM MODO LISTA ........................................................................................................................ 6
VISTA EM MODO LISTA2 ...................................................................................................................... 6
VISTA EM MODO LISTA3 ...................................................................................................................... 7
VISTA EM MODO PLANO DE PREÇOS ..................................................................................................... 8
VISTA EM MODO PREVISÃO ANUAL ...................................................................................................... 9
VISTA DOS RECURSOS ......................................................................................................................... 9
VISTA DO PAINEL DE CONTROLO ....................................................................................................... 10
RESERVAS ................................................................................................ 16
PESQUISAR/VISUALIZAR RESERVA ..................................................................................................... 17
CRIAR RESERVA................................................................................................................................ 18
DADOS DA ENTIDADE E DA RESERVA ................................................................................................. 19
MARKETING E DETALHES DA RESERVA .............................................................................................. 20
RESERVA REGISTADA........................................................................................................................ 21
DETALHES DA RESERVA .................................................................................................................... 22
FUNÇÕES .......................................................................................................................................... 22
DETALHES DIÁRIOS ..................................................................................................................... 23
HÓSPEDES ADICIONAIS ................................................................................................................ 24
INSTRUÇÕES DE FATURAÇÃO ....................................................................................................... 25
ENCARGOS FIXOS ........................................................................................................................ 26
DEPÓSITOS .................................................................................................................................. 27
VOUCHERS .................................................................................................................................. 28
CARTAS DE CONFIRMAÇÃO .......................................................................................................... 29
HISTÓRICO ....................................................................................................................................... 30
TAREFAS .................................................................................................. 53
PLANNING ............................................................................................... 54
QUARTO ........................................................................................................................................... 54
CATEGORIA ...................................................................................................................................... 54
BARRA DE PESQUISA E CRIAÇÃO DE RESERVA .................................................................................... 55
ATRIBUIR QUARTO ............................................................................................................................ 56
RELATÓRIOS............................................................................................ 62
PÁGINA INICIAL E SUAS PASTAS ........................................................................................................ 62
REFINAMENTO DA CONSULTA ........................................................................................................... 63
IMPRESSÃO OU EXPORTAÇÃO ............................................................................................................ 63
SEGUIR, PARA NÃO FICAR PARA TRÁS E AO MESMO TEMPO TORNARMO-NOS MENOS
COMPETITIVOS.
ASSIM, A FORMAÇÃO E A INOVAÇÃO SÃO ALGUMAS DAS VIAS A SEGUIR PARA SE ATINGIREM
GRANDES OBJETIVOS.
MANUAL HOST - PMS
AUTENTICAÇÃO NOTAS
CAMINHO:
Abertura do Host PMS
1 Selecionar a unidade
pretendida
1
Introduzir nome de utilizador
2
e palavra-passe
3
MANUAL HOST - PMS
2
Poderá surgir no arranque uma
pequena janela a indicar que o
Host PMS foi atualizado.
3 Se fizer um clique em cima da
nota conseguirá ler as release
notes correspondentes às
atualizações efetuadas.
4
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
A janela da Disponibilidade
poderá ser evocada pelo menu
ou através do ícone
correspondente caso esteja ativo
para visualização.
5
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
Para além da vista anterior em modo Gráfico, é possível usar outras formas
de visualização.
Visualização da disponibilidade
poderá modificar-se consoante a
VISTA EM MODO LISTA2 seleção da categoria.
6
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
7
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
Isto é, não estando preços configurados a coluna preço não será preenchida.
8
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
Estes recursos terão que ser previamente configurados para que possam ser
visualizados no ecrã da disponibilidade.
JPR v.3
9
MANUAL HOST - PMS
DISPONIBILIDADE NOTAS
Para tal basta utilizar o botão Exportar para Excel e guardar o ficheiro.
JPR v.3
10
MANUAL HOST - PMS
Esta opção, tal como o nome indica, permite de uma forma global avaliar a
capacidade e o estado da Unidade Hoteleira nas suas variadas vertentes para
o dia selecionado.
Cardex
Check-In
Check-Out
Detalhe da reserva
JPR v.3
Mudança de quarto
11
MANUAL HOST - PMS
Carregue em adicionar
para criar um cardex novo
ou em Editar para alterar o
existente.
Quando se faz uma pesquisa simples poderá não surgir nada, e nesse caso
cria-se um cardex novo, ou poderá surgir muita informação semelhante à
pesquisa e haver necessidade de redefinir o critério. Para este efeito, utiliza-
se a pesquisa avançada a fim de indicar mais detalhes.
12
MANUAL HOST - PMS
13
MANUAL HOST - PMS
Informação
Ligações
14
MANUAL HOST - PMS
15
MANUAL HOST - PMS
RESERVAS NOTAS
1
CAMINHO:
2
1 Especificar a pesquisa
3 pretendida. Pode ser por
Apelido, mas poderá existir
uma multiplicidade de
opções.
2
Carregar em pesquisar.
Dependendo da posição do
cursor, também a tecla Enter
poderá dar o arranque para a
pesquisa.
Hóspede: Permite a pesquisa pelo nome, normalmente apelido
3 O resultado, mais ou menos
Nº Reserva: Quando ativo, permite escrever o nº da reserva aprimorado, surgirá na grelha
Voucher: Tal como o anterior, mas através da identificação do voucher Nota: Se não for estabelecido
nenhum critério, surgirão
Check in/out: Permite identificar datas de check in/out todos os registos, o que se
pode traduzir numa lista
Check in Hoje: Mostrará somente quem tem check in previsto para hoje incómoda dado a sua
extensão.
Tipo Reserva: Permite filtrar pelo tipo de reserva especificado
16
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
Reservas
Indicação de quarto
atribuído, neste caso o #202,
com indicação por baixo dos
estados Limpo e Inspecionado.
17
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
Nova Reserva
Na ocupação indique o
3 número de quartos
3 pretendido, bem como a
categoria
6 Selecione as entidades
4 participantes na reserva
5
(ver janela cardex)
Indique o número de
5 adultos e crianças e
selecione o package
8
escolhido. Se existirem
tabelas de preços
carregadas ao selecionar a
Se existirem reservas futuras agendadas para o hóspede selecionado, o tabela de preços surgirá o
respetivo preço, caso
sistema avisará através de um diálogo semelhante ao abaixo representado. contrário poderá ativar e
preencher o preço manual
Escolha os códigos de
6
mercado
7
Reservas já registadas para
este cliente, caso existam.
7
8 Carregar no botão gravar
JPR v.3
18
MANUAL HOST - PMS
19
MANUAL HOST - PMS
20
MANUAL HOST - PMS
Após a gravação dos dados iniciais da reserva surge então a janela resumo
da mesma, onde no lado direito da barra de título é possível visualizar o
número de reserva atribuído pelo Host.
1
CAMINHO:
Pesquisar Reserva
4
21
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES
Estas funções poderão ser para aplicar numa nova reserva criada ou para
verificar as opções configuradas numa já existente.
22
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Detalhes Diários
CAMINHO:
Detalhes Diários
A informação constante na janela dos detalhes diários é bastante relevante,
pois é a que vai ser utilizada para os lançamentos da diária, durante a Dentro da reserva e no
1
separador Geral, fazer um
auditoria da noite (night auditor).
clique em cima da opção
Detalhes diários.
Os detalhes podem ser alterados no botão editar, que fica ativo após uma
data ter sido selecionada.
4
JPR v.3
23
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Hóspedes Adicionais
2
3
CAMINHO:
Hóspedes Adicionais
Dentro da reserva e no
1
separador FUNÇÕES, fazer
Nesta área podem atribuir-se directamente os nomes dos acompanhantes
um clique em cima da opção
ou utlizando o cardex para o efeito. Hóspedes Adicionais do
grupo de opções Geral.
4
Ao abrir a janela são
2 apresentados os hóspedes
adicionais já registados, se
5 existirem.
24
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Instruções de Faturação
Por omissão, no Host, é o cliente hóspede quem paga tudo no hotel no ato
do check-out. No entanto, pode-se definir quem paga o quê. No exemplo
seguinte, verifica-se que a empresa paga o alojamento e o cliente os
restantes encargos.
1 3 CAMINHO:
Instruções de Faturação
Dentro da reserva e no
1 separador FUNÇÕES, fazer
um clique em cima da opção
2 Instruções de Faturação do
grupo de opções Financeiro.
4
3 Selecionar o intervalo de
2
datas em que irá vigorar a
Instrução de Faturação.
Consoante a escolha
4 anterior, surgem nesta
Full Credit: Indica que a entidade paga sem exceção todas as despesas
listagem as opções
Indica que a entidade paga todos os encargos extra. Por exemplo, poderá correspondentes,
Todos os nomeadamente nos
encargos:
ser importante quando a agência paga todo o package e o restante
faturado ao hóspede. Packages/Encargos
específicos.
Todos os
packages:
A entidade irá pagar todos os packages definidos na reserva.
25
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Encargos Fixos
CAMINHO:
Encargos Fixos
1 Dentro da reserva e no
separador FUNÇÕES, fazer
um clique em cima da opção
Encargos Fixos do grupo de
opções Financeiro.
2
2 Ao abrir a janela são
apresentados os encargos
fixos já lançados, se
existirem.
3
3 Adicionar novo encargo fixo.
5
Carregue no botão Gravar.
5
JPR v.3
26
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Depósitos
CAMINHO:
Depósitos
2
1 Dentro da reserva e no
separador FUNÇÕES, fazer
3 6 um clique em cima da opção
Depósitos do grupo de
opções Financeiro.
5 Gravar.
7 Gravar.
7
JPR v.3
27
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Vouchers
CAMINHO:
1 Adicionar.
Deverá ser inserido o código do voucher, uma breve descrição e indicar se o 2 Preencher código e descrição.
voucher se aplica apenas a este hóspede ou a todos os hóspedes da reserva.
3 Gravar.
28
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Cartas de Confirmação
2
CAMINHO:
Aceita a reserva e
permite pré-visualizar e
O sistema irá guardar registo no histórico a indicar o envio do e-mail com a escolher o layout da carta de
confirmação a enviar.
carta de confirmação.
JPR v.3
29
MANUAL HOST - PMS
HISTÓRICO NOTAS
CAMINHO:
Reserva / Histórico
Selecione o separador
1
Histórico.
30
MANUAL HOST - PMS
31
MANUAL HOST - PMS
Confirmação do início do
processo de auditoria.
Início do processo.
No final do processo é
atualizada a data do hotel e é
reiniciado o sistema, obrigando
a nova autenticação.
32
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
33
MANUAL HOST - PMS
34
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
Contas Relacionadas
35
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
Encargos
Ao selecionar Encargos ou Packages, isto é serviços disponibilizados pelo Os encargos poderão ser
1
filtrados por departamento.
hotel ou diárias, serão apresentadas as respetivas listagens.
Além de lançar, poderá
2
1 também anular um
lançamento nesta janela.
Será pedido o motivo do
anulamento.
2 2
JPR v.3
36
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
CAMINHO:
37
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Anular Encargo
Algumas das ações como anular e dividir encargos implicam a seleção prévia
da linha correspondente.
CAMINHO:
2 1
1 Selecionar o encargo.
3 Indicar o motivo.
4 Anular.
Optando pela anulação parcial, surge uma nova janela para que se insira o
o novo valor.
JPR v.3
38
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Dividir Encargo
CAMINHO:
2 1
1 Selecionar o encargo.
3
Indicar o novo total ou
percentagem.
4 Gravar.
Selecione o encargo que pretende e selecione Dividir Encargo.
39
MANUAL HOST - PMS
FUNÇÕES NOTAS
Poderá ser necessário criar uma nova conta para cobrar gastos específicos,
que serão pagos por outra entidade ou apenas numa conta à parte.
40
MANUAL HOST - PMS
Pesquisar Documentos
CAMINHO:
É possível pesquisar por diversos documentos, utilizando os filtros, de forma
a consultá-los ou reimprimi-los.
1
É possível filtrar por tipo de
documento, número de
1
documento, entidade, quarto,
reserva ou fólio, de forma a
encontrar com maior facilidade
o documento pretendido.
2 Selecionar o documento
pretendido c.
2
3 Carregar em imprimir, enviar
email ou detalhes.
4
JPR v.3
41
MANUAL HOST - PMS
Imprimir Extrato
Com esta opção será aberta uma nova janela com o extracto da conta
pretendida.
JPR v.3
42
MANUAL HOST - PMS
Pagamentos
CAMINHO:
1 Carregar em Pagamentos.
Selecionar modo de
2
7 pagamento.
6
Introduzir valor a cobrar
3
neste modo de pagamento.
4 Gravar.
2 5
4 5 Se for necessário, selecionar
4 novo modo de pagamento e
a introduzir o valor a cobrar
da mesma forma que
6 anteriormente.
6 Gravar.
43
MANUAL HOST - PMS
Check Out
Faturação Avançada
Quando é escolhida a opção check-out esta opção liberta o quarto que estava
ocupado bem como a conta associada ao cliente. No entanto, o Host permite,
se necessário, libertar só uma destas duas partes.
Tal como o nome indica, esta opção permite indicar uma outra entidade para
JPR v.3
44
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
2 Confirme.
1 2
4
JPR v.3
45
MANUAL HOST - PMS
LIQUIDAÇÃO DE DÍVIDAS
6 Selecionar Gravar.
2
3
<
4
JPR v.3
46
MANUAL HOST - PMS
O valor a liquidar pode ser total ou parcial. Caso seja parcial, basta efetuar
a alteração do Valor a liquidar. Após gravar, é impresso o respetivo recibo.
Existem relatórios de apoio à
consulta de valores em dívida por
parte das entidades, onde se
CONSULTA/IMPRESSÃO DE RECIBOS EMITIDOS podem pesquisar dívidas pela sua
antiguidade para confrontar com os
Podem ser consultados os recibos emitidos, pesquisando por intervalo de prazos acordados.
datas.
JPR v.3
47
MANUAL HOST - PMS
1
2
CAMINHO:
Gestão de Quartos
1 Defina os critérios de
pesquisa que ache
adequados.
Se ficar em branco, serão
considerados todos.
48
MANUAL HOST - PMS
49
MANUAL HOST - PMS
1
CAMINHO:
1 Definir os critérios de
pesquisa que ache
adequados.
Se ficar em branco, serão
3 considerados todos.
3
JPR v.3
50
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
2
4
É possível filtrar a lista de quartos por andar, ocupação, secção e estado de 4 Selecionar os quartos que
pretende atribuir.
limpeza (limpo/sujo).
5 Atribuir.
4
51
MANUAL HOST - PMS
MANUTENÇÃO NOTAS
Através desta janela conseguem-se definir tarefas que fazem com que os
quartos fiquem em manutenção, ficando disponíveis, ou fora de serviço ou
de inventário, ficando bloqueados para atribuição nas datas selecionadas. É
possível remover estados de manutenção após a resolução da situação.
CAMINHO:
Qualquer umas das três primeiras opções apresenta uma janela semelhante, 1 Escolher a opção que se
aplica.
aonde se escolhem os quartos aos quais se pretende aplicar um determinado
Selecionar os quartos a que se
estado. 2
pretende aplicar a alteração
de estado.
3 Definir as informações da
tarefa, o seu estado e
prioridade.
52
MANUAL HOST - PMS
TAREFAS NOTAS
Neste ecrã definem-se tarefas, individuais ou recursivas, que irão surgir nas
listagens de manutenção e governantas.
Na Secção Utilizador deverá ser indicado a área que faz o pedido e em Secção
da tarefa quem a deverá resolver. No campo tarefa poderá ser escolhida
uma das tarefas pré-definidas. Não estando pré-definida deverá ser descrita
no campo de notas.
53
MANUAL HOST - PMS
PLANNING NOTAS
CAMINHO:
QUARTO
3
4 1
1
Escolha o tipo de
visualização que achar mais
adequado e carregue em
pesquisar.
CATEGORIA
É possível optar por uma vista diária da ocupação por categoria de quarto.
JPR v.3
54
MANUAL HOST - PMS
BARRA DE PESQUISA
2
O restante processo é o
semelhante a uma reserva
normal.
O sistema irá abrir a janela de nova reserva para dar início ao processo de
reserva.
JPR v.3
55
MANUAL HOST - PMS
56
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
1
2 1 Pode usar a pesquisa e os
filtros para mais facilmente
encontrar o contacto
desejado na lista de
contactos.
4
Para adicionar uma categoria
ou sub-categoria deverá
preencher o nome, a
descrição e a categoria (no
caso da sub-categoria.
O botão Apagar permite eliminar entradas da lista telefónica.
57
MANUAL HOST - PMS
CAMINHO:
MANAGER’S REPORT
TIPOS DE VISUALIZAÇÃO
58
Este botão permite atualizar a
informação visível na grelha.
MANUAL HOST - PMS
3
1 Carregar no link Adicionar
nova… e escolher uma das
opções.
Selecionar as unidades
3
pretendidas, intervalo de
datas e tipo de cálculo.
JPR v.3
59
MANUAL HOST - PMS
Selecionar dimensões e
4
valores.
4
6 Validar
Por definição, ao ser criado um relatório, são dados privilégios totais a todos
os utilizadores. No entanto, poderão ser definidos outro tipo de permissões.
6
JPR v.3
60
MANUAL HOST - PMS
FILTRAR VISUALIZAÇÃO
61
MANUAL HOST - PMS
RELATÓRIOS NOTAS
CAMINHO:
2
Na pasta escolhida abra o
relatório pretendido.
2
JPR v.3
62
MANUAL HOST - PMS
RELATÓRIOS NOTAS
CAMINHO:
REFINAMENTO DA CONSULTA
1 2
2
Clique no botão exibir
relatório.
3
Utilize os botões da barra
para exportar ou imprimir os
relatórios.
IMPRESSÃO OU EXPORTAÇÃO
63
MANUAL HOST - PMS
ESTADO DO HOTEL
64
MANUAL HOST - PMS
Ao escolher o outlet, neste caso restaurante, poderá ver o detalhe dos artigos
lançados, bem como cancelamentos efetuados.
Visualização de cancelamentos:
JPR v.3
65
MANUAL HOST - PMS
PAINEL DE ESTATÍSTICAS
Ocupação
Receita
Preço Médio
JPR v.3
66
MANUAL HOST - PMS
Estadia Média
Booking Window
GRÁFICO DE OCUPAÇÃO
GRELHA DE OCUPAÇÃO
JPR v.3
67