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FORMAÇÃO PMS

Manual Prático
ÍNDICE

INTRODUÇÃO ............................................................................................ 3
AUTENTICAÇÃO ......................................................................................... 3
AMBIENTE DE TRABALHO .......................................................................... 4
DISPONIBILIDADE .................................................................................... 5
VISTA EM MODO GRÁFICO ................................................................................................................... 5
VISTA EM MODO LISTA ........................................................................................................................ 6
VISTA EM MODO LISTA2 ...................................................................................................................... 6
VISTA EM MODO LISTA3 ...................................................................................................................... 7
VISTA EM MODO PLANO DE PREÇOS ..................................................................................................... 8
VISTA EM MODO PREVISÃO ANUAL ...................................................................................................... 9
VISTA DOS RECURSOS ......................................................................................................................... 9
VISTA DO PAINEL DE CONTROLO ....................................................................................................... 10

ESTADO DO HOTEL .................................................................................. 11


PESQUISA DE ENTIDADES – CARDEX ..................................................... 12
ADICIONAR CARDEX ......................................................................................................................... 13
PERFIL E DADOS DE IDENTIFICAÇÃO ............................................................................................. 13
INFORMAÇÃO .............................................................................................................................. 14
LIGAÇÕES ................................................................................................................................... 14
PROTEÇÃO DADOS (RGPD – REGULAMENTO GERAL PROTEÇÃO DE DADOS) .................................... 15

RESERVAS ................................................................................................ 16
PESQUISAR/VISUALIZAR RESERVA ..................................................................................................... 17
CRIAR RESERVA................................................................................................................................ 18
DADOS DA ENTIDADE E DA RESERVA ................................................................................................. 19
MARKETING E DETALHES DA RESERVA .............................................................................................. 20
RESERVA REGISTADA........................................................................................................................ 21
DETALHES DA RESERVA .................................................................................................................... 22
FUNÇÕES .......................................................................................................................................... 22
DETALHES DIÁRIOS ..................................................................................................................... 23
HÓSPEDES ADICIONAIS ................................................................................................................ 24
INSTRUÇÕES DE FATURAÇÃO ....................................................................................................... 25
ENCARGOS FIXOS ........................................................................................................................ 26
DEPÓSITOS .................................................................................................................................. 27
VOUCHERS .................................................................................................................................. 28
CARTAS DE CONFIRMAÇÃO .......................................................................................................... 29
HISTÓRICO ....................................................................................................................................... 30

ENVIO DE DADOS PARA O SEF (SIBA) .................................................... 31


AUDITORIA DA NOITE ............................................................................. 32
GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT ......................................................... 33
JANELA INICIAL DE CHECK-OUT ........................................................................................................ 33
ENCARGOS E PACKAGES.................................................................................................................... 36
FUNÇÕES .......................................................................................................................................... 37
TRANSFERIR ENCARGOS ENTRE CONTAS ....................................................................................... 37
ANULAR ENCARGO ...................................................................................................................... 38
DIVIDIR ENCARGO ....................................................................................................................... 39
ABRIR NOVA CONTA / FOLIO ........................................................................................................ 40
FATURAÇÃO E CHECK-OUT ............................................................................................................... 41
PESQUISAR DOCUMENTOS ............................................................................................................ 41
IMPRIMIR EXTRATO ..................................................................................................................... 42
PAGAMENTOS ............................................................................................................................. 43
CHECK OUT ................................................................................................................................. 44
FATURAÇÃO AVANÇADA ............................................................................................................. 44
LIBERTAR QUARTO OU FOLIO ....................................................................................................... 44
ALTERAR ENTIDADE DE FATURAÇÃO............................................................................................ 44
LIBERTAR PARA CONTAS CORRENTES ........................................................................................... 45

CONTAS CORRENTES ............................................................................... 46


LIQUIDAÇÃO DE DÍVIDAS .................................................................................................................. 46
CONSULTA/IMPRESSÃO DE RECIBOS EMITIDOS ................................................................................... 47

GESTÃO DE QUARTOS .............................................................................. 48


LIMPEZA E INSPEÇÃO SIMPLES DE QUARTOS ...................................................................................... 49
LIMPEZA E INSPEÇÃO EM BLOCO DE QUARTOS ................................................................................... 50
ATRIBUIÇÃO DE QUARTOS ................................................................................................................. 51
MANUTENÇÃO .................................................................................................................................. 52

TAREFAS .................................................................................................. 53
PLANNING ............................................................................................... 54
QUARTO ........................................................................................................................................... 54
CATEGORIA ...................................................................................................................................... 54
BARRA DE PESQUISA E CRIAÇÃO DE RESERVA .................................................................................... 55
ATRIBUIR QUARTO ............................................................................................................................ 56

LISTA TELEFÓNICA .................................................................................. 57


ANÁLISE DE VENDAS ............................................................................... 58
MANAGER’S REPORT ......................................................................................................................... 58
TIPOS DE VISUALIZAÇÃO ................................................................................................................... 58
NOVO RELATÓRIO DINÂMICO ............................................................................................................ 59
ALTERAR VISUALIZAÇÃO ................................................................................................................. 61
FILTRAR VISUALIZAÇÃO ................................................................................................................... 61

RELATÓRIOS............................................................................................ 62
PÁGINA INICIAL E SUAS PASTAS ........................................................................................................ 62
REFINAMENTO DA CONSULTA ........................................................................................................... 63
IMPRESSÃO OU EXPORTAÇÃO ............................................................................................................ 63

INFORMAÇÃO ONLINE ............................................................................ 64


ESTADO DO HOTEL............................................................................................................................ 64
MANAGER’S REPORT ......................................................................................................................... 64
HOST ONLINE ACTIVITY MONITOR ..................................................................................................... 65
PAINEL DE ESTATÍSTICAS .................................................................................................................. 66
OCUPAÇÃO.................................................................................................................................. 66
RECEITA ..................................................................................................................................... 66
PREÇO MÉDIO .............................................................................................................................. 66
ESTADIA MÉDIA .......................................................................................................................... 67
BOOKING WINDOW ...................................................................................................................... 67
GRÁFICO DE OCUPAÇÃO .................................................................................................................... 67
GRELHA DE OCUPAÇÃO ..................................................................................................................... 67
INTRODUÇÃO

AS EMPRESAS, AO CONTRÁRIO DO SER HUMANO, NÃO MORREM POR CAUSAS NATURAIS,

MAS SÃO SUFOCADAS POR UMA INVARIÁVEL REJEIÇÃO À MUDANÇA, À RENOVAÇÃO E À

INOVAÇÃO. COMO TODOS SABEMOS AS MUDANÇAS SÃO INCÓMODAS E FAZ PARTE DA

NOSSA NATUREZA CRIAR UMA CERTA RESISTÊNCIA AO ALTERAR UM PROCEDIMENTO

CONHECIDO. ASSIM, PARA QUE AS EMPRESAS SOBREVIVAM É NECESSÁRIO QUE ESTAS SE

QUESTIONEM E SE RENOVEM DIARIAMENTE, POIS É SABIDO QUE O DIA SEGUINTE NUNCA

SERÁ IGUAL AO ANTERIOR.

SÃO BEM CONHECIDAS AS DIFICULDADES, BEM COMO OS NOSSOS CONCORRENTES

DIRETOS E É IMPORTANTE ESTARMOS ATENTOS A TODOS ELES E AOS SEUS PASSOS E

MUDANÇAS, DE FORMA A PODER LER NESTES PEQUENOS INDICADORES O CAMINHO A

SEGUIR, PARA NÃO FICAR PARA TRÁS E AO MESMO TEMPO TORNARMO-NOS MENOS

COMPETITIVOS.

ASSIM, A FORMAÇÃO E A INOVAÇÃO SÃO ALGUMAS DAS VIAS A SEGUIR PARA SE ATINGIREM

GRANDES OBJETIVOS.
MANUAL HOST - PMS

AUTENTICAÇÃO NOTAS

A autenticação é um processo de registo e entrada no sistema Host PMS da


Host Hotel Systems. O seu registo é previamente configurado por
técnicos/operadores credenciados e habilitados a usar opções de
configuração do sistema.

Esta autenticação permite ao utilizador utilizar as opções ativas e disponíveis


para o perfil que lhe foi atribuído.

Permite ainda diferenciar, em caso de uma configuração multi-propriedade,


quais as unidades a que o utilizador terá acesso.

CAMINHO:
Abertura do Host PMS

1 Selecionar a unidade
pretendida
1
Introduzir nome de utilizador
2
e palavra-passe

Carregar no botão Iniciar


3
2 sessão para validar

Esta janela também apresentará a versão da aplicação, a designação


comercial da unidade e a localização física.

As credenciais deverão ser solicitadas previamente à equipa de IT ou a


alguém responsável pelas configurações.
JPR v.3

3
MANUAL HOST - PMS

AMBIENTE DE TRABALHO NOTAS

Após a autenticação e entrada na aplicação Host PMS, o utilizador é


confrontado com a janela principal da aplicação.

Nesta janela, através dos menus e/ou ícones colocados à disposição


conseguirá ter acesso às principais funcionalidades do Front Office; as
restantes encontram-se listadas dentro dos menus. Barra de Menus
1

Na configuração do sistema poderão ser ativados alguns Widgets Ícones de acesso às


2
funcionalidades
informativos que surgirão cada vez que a aplicação Host PMS for aberta.
3 Widgets informativos
1

2
Poderá surgir no arranque uma
pequena janela a indicar que o
Host PMS foi atualizado.
3 Se fizer um clique em cima da
nota conseguirá ler as release
notes correspondentes às
atualizações efetuadas.

Tanto os ícones, como os widgets podem ser ativados ou não.

Nos widgets, se utilizar o botão fechar no canto inferior direito da janela, a


janela será fechada, no entanto surgirá novamente na nova abertura da
aplicação.
O Widget Aniversários que
Por sua vez, desmarcando a opção abrir no arranque a janela do Widget apresenta os aniversariantes do
dia e permite a abertura direta
correspondente não voltará a aparecer. da informação do Hóspede.
JPR v.3

4
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

Neste ecrã é possível, através de vários modos de visualização disponíveis,


bem como da utilização dos variados critérios de pesquisa, visualizar de uma
forma rápida e eficiente a disponibilidade da Unidade Hoteleira por número
de quartos, por tipologia, por intervalos de datas.

VISTA EM MODO GRÁFICO

A janela da Disponibilidade
poderá ser evocada pelo menu
ou através do ícone
correspondente caso esteja ativo
para visualização.

O Host é nativamente multi-


propriedade podendo ser
configurado com várias
A qualquer momento podem-se refazer os critérios, bem como alterar o unidades conforme mostra a
figura, permitindo visualizar a
modo de visualização.
disponibilidade de qualquer
unidade no momento.

Quando se alteram datas a informação é atualizada automaticamente. Para


pesquisas de allotment só será atualizada a informação após utilizado o
botão “Pesquisar”.
JPR v.3

5
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

Para além da vista anterior em modo Gráfico, é possível usar outras formas
de visualização.

VISTA EM MODO LISTA

Nesta visualização em forma de Lista é possível reorganizar as colunas de


forma a ter a informação a comparar mais próxima uma da outra. Por
exemplo, ter o total de quartos ao lado da coluna dos quartos livres. Para tal
basta selecionar o título da coluna e através do arrastamento deslocar para
o local pretendido.

Visualização da disponibilidade
poderá modificar-se consoante a
VISTA EM MODO LISTA2 seleção da categoria.

Esta vista tem a particularidade de visualizar se o quarto está livre ou


ocupado. Para tal basta descer na estrutura em arvore e selecionar a
categoria pretendida para ver os quartos nela contidos.
JPR v.3

6
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

A Lista3 tem uma particularidade adicional, visto apresentar um menu


adicional no canto inferior esquerdo, para se visualizar disponibilidade
incluindo ou excluindo reservas definitivas ou em tentativa.

VISTA EM MODO LISTA3

Em vistas como Lista2 e Lista3 é possível selecionar a disponibilidade


de uma categoria/quarto e o sistema ativa o botão de criação de nova
reserva.

Utilizando este botão, existente no canto inferior direito da página,


será aberta uma janela para criação de reserva.
JPR v.3

7
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

A utilização do Plano de Preços permitirá ao utilizador efetuar simulações,


utilizando a zona de critérios da parte superior do ecrã, onde conseguirá
visualizar os preços mais baixos e mais elevados para a escolha pretendida.

VISTA EM MODO PLANO DE PREÇOS

Através destes filtros pode-se


alterar a visualização da grelha

Esta vista está de alguma forma condicionada pela criação e configuração de


preços feita pelo hotel.

Isto é, não estando preços configurados a coluna preço não será preenchida.

As cores são configuráveis, podendo-se atribuir, por exemplo, cores frias


para os preços mais baixo e cores quentes para os preços mail altos.
JPR v.3

8
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

O modo Previsão Anual dá uma panorâmica global do estado do hotel através


de alguns indicadores como quartos livres, reservas efetivas, reservas em
opção e foras de serviço.

VISTA EM MODO PREVISÃO ANUAL

As zonas marcadas a amarelo


correspondem aos fins de
semana.

VISTA DOS RECURSOS

Esta vista permite avaliar os recursos disponíveis no hotel para serem


disponibilizados ao cliente.

Estes recursos terão que ser previamente configurados para que possam ser
visualizados no ecrã da disponibilidade.
JPR v.3

9
MANUAL HOST - PMS

DISPONIBILIDADE NOTAS

O Painel de Controlo oferece ao utilizador uma visualização rápida do estado


do hotel através de alguns indicadores chave.

VISTA DO PAINEL DE CONTROLO

Com exceção da visualização em modo gráfico, todas as restantes permitem


a qualquer momento a exportação da informação visualizada para o formato
folha de cálculo Excel.

Para tal basta utilizar o botão Exportar para Excel e guardar o ficheiro.
JPR v.3

10
MANUAL HOST - PMS

ESTADO DO HOTEL NOTAS

Esta opção, tal como o nome indica, permite de uma forma global avaliar a
capacidade e o estado da Unidade Hoteleira nas suas variadas vertentes para
o dia selecionado.

As zonas marcadas a amarelo


permitem abrir informação no
painel da direita conforme o
local utilizado.
Neste exemplo está a ser
visualizada toda a informação
correspondente às chegadas
previstas

A primeira coluna da listagem, que se encontra atrás da coluna do quarto,


permite aceder a informação relacionada com o hóspede e com a reserva
por este efetuada:

Os botões à direta da janela,


permitem aceder a:

Cardex

Check-In

Check-Out

Detalhe da reserva
JPR v.3

Mudança de quarto

11
MANUAL HOST - PMS

PESQUISA DE ENTIDADES – CARDEX NOTAS

O Guest Profile ou Cardex representa a ficha de cliente, que poderá ser


hóspede, agência ou empresa. A informação do Cardex poderá ser registada
no ato da reserva, lida através de um leitor de cartões ou vinda de uma
integração online, dos canais de distribuição online, como a Booking, Expedia
ou outros.
CAMINHO:

Caso a pesquisa não


devolva o cardex
pretendido será necessário
o registo de um novo

Carregue em adicionar
para criar um cardex novo
ou em Editar para alterar o
existente.

Quando se faz uma pesquisa simples poderá não surgir nada, e nesse caso
cria-se um cardex novo, ou poderá surgir muita informação semelhante à
pesquisa e haver necessidade de redefinir o critério. Para este efeito, utiliza-
se a pesquisa avançada a fim de indicar mais detalhes.

Na pesquisa avançada poderão


usar-se campos mais
identificativos, como uma data
de nascimento, contribuinte ou
número de identificação, entre
outros.
JPR v.3

12
MANUAL HOST - PMS

ADICIONAR CARDEX NOTAS

Perfil e dados de identificação

Após uma rigorosa pesquisa, se nenhum cardex corresponder à pesquisa


pretendida, deverá ser criado um novo.

Também na sequência de uma nova reserva, quando o hóspede for novo na


unidade hoteleira, deverá ser criada e preenchida, da forma mais completa
possível, a sua ficha (Cardex). CAMINHO:
4
3 1

1 Carregue no botão Adicionar.


2
2
Na janela que surge complete
os campos necessários para
um bom preenchimento do
perfil do hóspede.

3 Carregue no botão gravar.

Só após esta ação, a ficha


4
fica registada, mostrando
apelido e o ID do cardex na
3
barra de título.

No caso de hóspedes estrangeiros, há que ter em conta a informação


relevante para o SEF – Serviço de Estrangeiros e Fronteiras. Acima de tudo, A partir da primeira gravação,
já é permitido preencher
deverão ser preenchidos dados como a nacionalidade, tipo e número de alguns dos items do cardex
que até então estavam
documento e contribuinte se necessário para fins de faturação. indisponíveis.
JPR v.3

13
MANUAL HOST - PMS

ADICIONAR CARDEX NOTAS

Dentro do cardex, existem outras informações não menos relevantes e que


devem ser preenchidas sempre que delas haja conhecimento.

Informação

Em Informação deverá ficar registado todo o tipo de comunicações úteis para


todas as secções ou apenas algumas em específico. As secções com
mensagens aparecem a negrito.

Ligações

É possível fazer uma associação de cardex e especificando o tipo de relação.

Através do botão à direita da


Entidade, podemos evocar a
janela de Pesquisa de
Entidades e selecionar um
cardex existente ou criar um
novo.
JPR v.3

14
MANUAL HOST - PMS

ADICIONAR CARDEX NOTAS

Proteção Dados (RGPD – Regulamento Geral Proteção de Dados)

O acesso aos dados do hóspede poderá ser limitado, impedindo o acesso ou


partilha da informação com parceiros ou para efeitos estatísticos, por
exemplo.

Este símbolo aparecerá nos


grupos selecionados como
ativos.

Através do botão Editar, é possível alterar o consentimento dado para


determinado grupo, limitando totalmente ou apenas a impressão ou consulta
online.
JPR v.3

15
MANUAL HOST - PMS

RESERVAS NOTAS

Neste quadro, através das múltiplas opções de pesquisa, é possível encontrar


as reservas pretendidas.

1
CAMINHO:
2

1 Especificar a pesquisa
3 pretendida. Pode ser por
Apelido, mas poderá existir
uma multiplicidade de
opções.

2
Carregar em pesquisar.
Dependendo da posição do
cursor, também a tecla Enter
poderá dar o arranque para a
pesquisa.
Hóspede: Permite a pesquisa pelo nome, normalmente apelido
3 O resultado, mais ou menos
Nº Reserva: Quando ativo, permite escrever o nº da reserva aprimorado, surgirá na grelha

Voucher: Tal como o anterior, mas através da identificação do voucher Nota: Se não for estabelecido
nenhum critério, surgirão
Check in/out: Permite identificar datas de check in/out todos os registos, o que se
pode traduzir numa lista
Check in Hoje: Mostrará somente quem tem check in previsto para hoje incómoda dado a sua
extensão.
Tipo Reserva: Permite filtrar pelo tipo de reserva especificado

Todas as restantes opções funcionam de igual modo. Isto é, depois de


marcadas nas respetivas caixas, abrirão as opções atribuídas aquando a
configuração do hotel.
JPR v.3

16
MANUAL HOST - PMS

PESQUISAR/VISUALIZAR RESERVA NOTAS

Após efetuada a pesquisa, se com ela foram encontrados os valores


pretendidos, poderão efetuar-se um leque variado de opções. A mais usual
será o acesso direto à reserva que poderá ser feito com dois cliques sobre a
linha pretendida.

CAMINHO:
Reservas

Primeiro deve ser elaborado


1
o critério de pesquisa e
1 depois carrega na lupa

Para abrir a reserva deverá


2
ser efetuado um duplo clique
na linha pretendida

Será aberta a janela da


3 reserva, mostrando a
informação anteriormente
2 registada.

Indicação de quarto
atribuído, neste caso o #202,
com indicação por baixo dos
estados Limpo e Inspecionado.

Conjunto de opções rápidas


para aceitar ou cancelar
reserva, atribuir check-in, ver
ou editar detalhes da reserva.

Enviar email ou check-in

Aceitar ou ver reserva

Cancelar ou editar reserva


3

Botões de ação rápida


JPR v.3

17
MANUAL HOST - PMS

CRIAR RESERVA NOTAS

Existem várias possibilidades para a criação de uma nova reserva, onde as


mais usuais serão pela Disponibilidade, pelas Reservas ou pelo Planning.
Vamos seguir pelas Reservas.

O comum será o botão de criação de reserva.

CAMINHO:
Nova Reserva

2 1 Escolher Nova Reserva,


existente num dos locais
mencionados
4
Selecione as datas ou room
2
nights pretendidas

Na ocupação indique o
3 número de quartos
3 pretendido, bem como a
categoria

6 Selecione as entidades
4 participantes na reserva
5
(ver janela cardex)

Indique o número de
5 adultos e crianças e
selecione o package
8
escolhido. Se existirem
tabelas de preços
carregadas ao selecionar a
Se existirem reservas futuras agendadas para o hóspede selecionado, o tabela de preços surgirá o
respetivo preço, caso
sistema avisará através de um diálogo semelhante ao abaixo representado. contrário poderá ativar e
preencher o preço manual

Escolha os códigos de
6
mercado

7
Reservas já registadas para
este cliente, caso existam.
7
8 Carregar no botão gravar
JPR v.3

18
MANUAL HOST - PMS

DADOS DA ENTIDADE E DA RESERVA NOTAS

Este ecrã é utilizado para apresentar informação de uma reserva existente


ou para criação de uma nova reserva.

Zona indicativa de disponibilidade


para a categoria e/ou allotment
selecionados

Este botão permite substituir a entidade


Hóspede principal existente, ou adicionar outro tipo de
entidade (agência, empresa ou CRO).

Botão que permite remover uma entidade.


Não existe anulação do hóspede principal, por ter que
existir pelo menos esta identificação preenchida para
confirmar reserva.

Nesta área, para além das datas de entrada e saída, nº de


noites e quartos, também podem ser indicados alguns
estados adicionais, bem como alterado o tipo de reserva.

Na opção tipo de oferta encontram-se duas situações


como a oferta e o uso interno, normalmente configuradas
para contabilizarem a valor a zero, mas a guardar para
estatística e controlo o seu valor de oferta.
JPR v.3

19
MANUAL HOST - PMS

MARKETING E DETALHES DA RESERVA NOTAS

Esta área representa a informação definida pelo gestor


hoteleiro na altura da parametrização do hotel e serve
para categorizar a reserva e proporcionar estatísticas de
vendas e ocupação.

Adultos: Para além da especificação adultos, também


se podem indicar número de crianças, agrupadas por 1ª
idade e crianças de 2ª idade.
Lista de preços: Indica a tabela a ser considerada no
preço.
Package: Indica o package vendido na reserva. Estes
packages estão indexados à tabela de preços.
Desconto: Permite a escolha do tipo de desconto e
regras a aplicar, se estas existirem configuradas.
Preço manual: Sobrepõe-se à tabela e será o preço
utilizado, caso a tabela configurada não apresente o
preço acordado com o cliente.

Quarto: A atribuição de quarto é facultativa no ato da


reserva e até ao momento do check-in. No entanto,
utilizando o botão poderá escolher o quarto a
atribuir à reserva através da janela Quartos
Disponíveis.

Esta será a janela que surge quando se carrega no botão para


atribuição de quarto
JPR v.3

20
MANUAL HOST - PMS

RESERVA REGISTADA NOTAS

Após a gravação dos dados iniciais da reserva surge então a janela resumo
da mesma, onde no lado direito da barra de título é possível visualizar o
número de reserva atribuído pelo Host.
1

CAMINHO:
Pesquisar Reserva
4

2 Número de reserva gerado


1
pelo Host que poderá
funcionar como localizador
na pesquisa de reservas.

Com um clique em cima do


2
nome, poderá aceder aos
dados do cliente.

3 A zona de rodapé comporta


3
um leque de funcionalidades
importantes para a
operação, por exemplo
mudar o estado da reserva
para check-in.
Nesta janela existem um leque de botões para acesso rápido a algumas
funcionalidades chave, como mudar o estado da reserva para Check-In, FUNÇÕES:
Este separador é um dos
visualizar o histórico de reservas deste hóspede, ver a forma como o preço 4
separadores mais relevante.

foi construído, edição do Guest Profile ou o mapa de refeições.


JPR v.3

21
MANUAL HOST - PMS

DETALHES DA RESERVA NOTAS

FUNÇÕES

Este separador FUNÇÕES no detalhe da reserva comporta a maioria das


opções a especificar para a reserva selecionada.

Estas funções poderão ser para aplicar numa nova reserva criada ou para
verificar as opções configuradas numa já existente.

Alguns dos botões poderão


estar sinalizados com uma cor
diferente quando estas opções
foram utilizadas.
Neste exemplo abaixo foram
configuradas instruções de
faturação, que indicam que
será a empresa a pagar o que
inicialmente estava a apontar
para a conta do Hóspede.

Caso a reserva tenha mais que um hóspede envolvido, ou seja considerada


uma reserva de grupo, na parte superior da janela surgirão várias linhas
como mostra a figura.

Existindo várias linhas, ao serem executadas algumas ações, estas irão


questionar o utilizador sobre se a operação em causa é para incidir sobre a
linha selecionada ou sobre todas.
JPR v.3

22
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Detalhes Diários

Na edição da reserva é possível diferenciar os detalhes da reserva,


nomeadamente o preço, categoria ou package. Pode ser feito
individualmente ou por intervalo de datas.

CAMINHO:
Detalhes Diários
A informação constante na janela dos detalhes diários é bastante relevante,
pois é a que vai ser utilizada para os lançamentos da diária, durante a Dentro da reserva e no
1
separador Geral, fazer um
auditoria da noite (night auditor).
clique em cima da opção
Detalhes diários.

2 2 A janela mostra os detalhes


dos diferentes dias.

3 O botão editar permite alterar


dados da reserva.

Os detalhes alterados afetarão


4
os dias restantes da reserva a
partir da data selecionada, por
definição, podendo as datas
3 serem alteradas nesta mesma
janela.

Os detalhes podem ser alterados no botão editar, que fica ativo após uma
data ter sido selecionada.

4
JPR v.3

23
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Hóspedes Adicionais

Nesta parte é possível adicionar acompanhantes ou hóspedes adicionais.


1

2
3
CAMINHO:
Hóspedes Adicionais

Dentro da reserva e no
1
separador FUNÇÕES, fazer
Nesta área podem atribuir-se directamente os nomes dos acompanhantes
um clique em cima da opção
ou utlizando o cardex para o efeito. Hóspedes Adicionais do
grupo de opções Geral.

4
Ao abrir a janela são
2 apresentados os hóspedes
adicionais já registados, se
5 existirem.

Adicionar novo hóspede


3
adicional.

Opte entre introduzir


4 manualmente ou selecionar
6
cardex do acompanhante a
adicionar.

5 Selecione as datas aplicáveis.

Carregue no botão Gravar.


No caso de ser utilizado o cardex irá surgir a respectiva janela de pesquisa 6

para que se possa escolher um contacto associado ou um novo.


JPR v.3

24
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Instruções de Faturação

Por omissão, no Host, é o cliente hóspede quem paga tudo no hotel no ato
do check-out. No entanto, pode-se definir quem paga o quê. No exemplo
seguinte, verifica-se que a empresa paga o alojamento e o cliente os
restantes encargos.

1 3 CAMINHO:
Instruções de Faturação

Dentro da reserva e no
1 separador FUNÇÕES, fazer
um clique em cima da opção
2 Instruções de Faturação do
grupo de opções Financeiro.
4
3 Selecionar o intervalo de
2
datas em que irá vigorar a
Instrução de Faturação.

Escolher o tipo de instrução.


3
Esta escolha irá condicionar
a opção seguinte

Consoante a escolha
4 anterior, surgem nesta
Full Credit: Indica que a entidade paga sem exceção todas as despesas
listagem as opções
Indica que a entidade paga todos os encargos extra. Por exemplo, poderá correspondentes,
Todos os nomeadamente nos
encargos:
ser importante quando a agência paga todo o package e o restante
faturado ao hóspede. Packages/Encargos
específicos.
Todos os
packages:
A entidade irá pagar todos os packages definidos na reserva.

Os grupos de Ao ser ativada esta opção, serão mostrados os grupos de encargos


encargos: parametrizados. A entidade ira pagar sem exceção os que forem indicados

Os Encargos: A entidade irá pagar somente os encargos especificados

Os packages: Quando a entidade pagar unicamente os packages selecionados

Poderão haver múltiplas


instruções de faturação.
Nota: Nunca esquecer que, para além da escolha do tipo de instrução de
facturação, deverá sempre seleccionar a entidade de facturação que vai
receber tais indicações.
JPR v.3

25
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Encargos Fixos

Com esta opção é possível, no acto da reserva, definir alguns lançamentos


fixos que irão ser lançados na conta do hóspede ao longo da estadia. Por
exemplo, uma cama extra, um welcome pack, etc.

CAMINHO:
Encargos Fixos

1 Dentro da reserva e no
separador FUNÇÕES, fazer
um clique em cima da opção
Encargos Fixos do grupo de
opções Financeiro.

2
2 Ao abrir a janela são
apresentados os encargos
fixos já lançados, se
existirem.

3
3 Adicionar novo encargo fixo.

4 Verifique o intervalo de datas


a que se aplica, selecione o
encargo, a lista de preços a
aplicar, a quantidade e o
Pode-se escolher o tipo de encargo a registar e a quantidade. preço unitário.

5
Carregue no botão Gravar.

5
JPR v.3

26
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Depósitos

A funcionalidade dos depósitos permite definir um depósito a cobrar à


reserva. Deverá efectuar o seu lançamento após recebimento do respectivo
valor.

CAMINHO:
Depósitos

2
1 Dentro da reserva e no
separador FUNÇÕES, fazer
3 6 um clique em cima da opção
Depósitos do grupo de
opções Financeiro.

2 Ao abrir a janela são


apresentados os depósitos
Escolher o tipo de depósito (50%, 100%, manual, etc). já registados, se existirem.

3 Adicionar novo depósito.

4 4 Selecionar tipo de depósito.

5 Gravar.

6 Aplicar pagamento após


garantia de liquidação.

7 Gravar.

Após confirmação de pagamento, selecionar o meio de pagamento


correspondente e ao gravar será impressa a fatura-recibo.

7
JPR v.3

27
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Vouchers

Zona de gestão de voucher, utilizada para inserir um localizador, que poderá


ser um número de reserva vindo de um canal de distribuição, ou um voucher
propriamente dito.

CAMINHO:

1 Adicionar.

Deverá ser inserido o código do voucher, uma breve descrição e indicar se o 2 Preencher código e descrição.
voucher se aplica apenas a este hóspede ou a todos os hóspedes da reserva.
3 Gravar.

É possível pesquisar pelo número do voucher na pesquisa de reservas.


JPR v.3

28
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Cartas de Confirmação

Local onde se encontram alguns modelos criados para emitir cartas de


confirmação, pré-configuradas, para os clientes.

2
CAMINHO:

Numa reserva com múltiplos hóspedes, é necessário selecionar a linha


correspondente ao hóspede pretendido para a comunicação.
1 Selecione o botão Carta de
Confirmação.
4
2 Escolha a entidade para quem
se destina a carta.
3
3 Selecione o modelo de
documento a enviar.

4 Envie o e-mail ao cliente.

Após a pesquisa da reserva, é


possível enviar de forma mais
direta uma carta de
confirmação.
Será enviado um e-mail em formato .html para quando
o cliente visualizar a informação esta abrir logo num Permite pré-visualizar e
formato semelhante ao da imagem acima. escolher o layout da carta de
confirmação a enviar.

Aceita a reserva e
permite pré-visualizar e
O sistema irá guardar registo no histórico a indicar o envio do e-mail com a escolher o layout da carta de
confirmação a enviar.
carta de confirmação.
JPR v.3

29
MANUAL HOST - PMS

HISTÓRICO NOTAS

Este ecrã mostra os movimentos efectuados desde a reserva e todas as suas


posteriores alterações.

CAMINHO:
Reserva / Histórico

Selecione o separador
1
Histórico.

1 Grelha com o histórico dos


2
movimentos

Através da informação existente neste separador é possível perceber, se algo


correr mal, qual foi a última sequência de instruções.

Esta informação e outros mecanismos utilizados poderão contribuir para que


o departamento técnico consiga perceber a situação e ajudar utilizadores
quando algo diferente do esperado acontecer.
JPR v.3

30
MANUAL HOST - PMS

ENVIO DE DADOS PARA O SEF (SIBA) NOTAS

As empresas exploradoras de estabelecimentos hoteleiros ficam obrigadas a


comunicar ao SEF o alojamento de cidadãos estrangeiros, no prazo de três
dias úteis.

Tipicamente pode ser feito de três formas:

Registo manual no portal, carregamento de ficheiro (download/upload) e por


via de Web Services (ligação direta do Host PMS ao SEF).

Para aceder ao portal é


necessário um registo prévio no
SEF para receber a chave de
autenticação e acesso ao portal.

No caso do Host, após check-in e/ou check-out, os hóspedes, através do


registo prévio do cardex, ficam automaticamente listados para envio ao SEF.

Habitualmente os clientes com


Host privilegiam a integração
via Web Services (modo
automático).

Após o envio, se existir alguma


anomalia, o SEF enviará um
email a indicar. Para corrigir
basta fazer dois cliques nesta
janela do SEF na linha
correspondente e complementar
ou corrigir os valores.
JPR v.3

31
MANUAL HOST - PMS

AUDITORIA DA NOITE NOTAS

O processo de auditoria da noite é um dos processos mais complexos de um


PMS, sendo responsável por todos os lançamentos, de todas as diárias e
consumos registados nas respetivas contas de hóspedes.

Este processo respeita também todos os encargos fixos registados, bem


como as respetivas instruções de faturação. Atualiza o estado dos quartos.

Confirmação do início do
processo de auditoria.

Início do processo.

Poderá estar inibido o início da auditoria da noite por falta de tratamento de


no-shows ou permissões de utilizador.

No final do processo é
atualizada a data do hotel e é
reiniciado o sistema, obrigando
a nova autenticação.

No final da auditoria é tratado o estado de limpeza de quartos, são registadas


mudanças de quarto, são efetuados processamentos de faturas para contas
JPR v.3

correntes e são compiladas todas as estatísticas.

32
MANUAL HOST - PMS

GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT NOTAS

Após efetivação do check-in ao quarto, é possível ter acesso a toda a


informação das contas das entidades, bem como dos lançamentos efetuados
e a toda a informação ligada aos movimentos financeiros e, como não podia
deixar de ser, ao próprio check-out.

CAMINHO:

JANELA INICIAL DE CHECK-OUT

Menu de funções inerentes ao


check-out.

Nesta janela inicial podemos encontrar todas as contas, filtradas de acordo


com a necessidade.

Esta barra de pesquisa permite utilizar múltiplos critérios como o número do


quarto, o número do fólio ou o nome.

Podemos usar a pesquisa livre ou selecionar um dos botões correspondentes


ao que se pretende procurar.
JPR v.3

33
MANUAL HOST - PMS

GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT NOTAS

A seleção do tipo de visualização influencia o resultado da janela de pesquisa.

Permite efectuar a pesquisa das contas de quartos


Residentes
residentes.
Serve para efectuar a consulta dos quartos com check-out
C/O Hoje
programado para a data do dia corrente.
C/O Semelhante à opção anterior com a diferença de
Amanhã corresponder ao dia seguinte ao corrente.
Eventos Permite visualizar as contas de eventos.
Contas de Pesquisa contas reservadas, mas ainda sem check-in
reservas efectuado, para permitir lançar algumas despesas.
Faturado
Permite visualizar os as contas dos quartos já saídos.
hoje
Todas as
Mostra todas as contas de quartos em aberto, mesmo que a
contas de
quartos
essas contas já tenha sido dado check-out.

Contas em Permite ver as contas criadas através da opção “Criar Conta”


aberto e que já tenham sido libertadas.
Contas sem Permite ver as contas criadas através da opção “Criar Conta”
quarto e que estejam abertas, mas sem quarto indexado.
Contas em
Permite visualizar contas em atraso.
atraso

Podem ser selecionadas uma ou


várias contas. Após seleção as
contas serão abertas ao
selecionar este botão.
JPR v.3

34
MANUAL HOST - PMS

GESTÃO DE CONTAS E CHECK-OUT NOTAS

Aqui são apresentadas as despesas e os depósitos/pagamentos já efetuados


pelo cliente, tal como alguma informação da reserva.

CAMINHO:
Contas Relacionadas

Selecionar este botão para


1
apresentar as contas
relacionadas e/ou
documentos já emitidos.

2 Escolher uma conta ou


Limpa do ecrã as contas abertas, permitindo assim nova documento.
seleção. Se for escolhida conta, esta
3
abrirá num novo separador.
Limpa do ecrã apenas a conta selecionada.

Indica a existência de contas associadas e/ou faturas


emitidas.
Estes botões podem aparecer separadamente ou em
conjunto. O primeiro indica que existe outra entidade e o
segundo que existe uma fatura emitida.

Permite adicionar informações da reserva.


JPR v.3

35
MANUAL HOST - PMS

ENCARGOS E PACKAGES NOTAS

Esta funcionalidade permite lançar novos encargos ou packages para para


uma conta previamente selecionada.

CAMINHO:
Encargos

Ao selecionar Encargos ou Packages, isto é serviços disponibilizados pelo Os encargos poderão ser
1
filtrados por departamento.
hotel ou diárias, serão apresentadas as respetivas listagens.
Além de lançar, poderá
2
1 também anular um
lançamento nesta janela.
Será pedido o motivo do
anulamento.

Após indicar o encargo ou package pretendido, deverá preencher os campos


pedidos.

2 2
JPR v.3

36
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

No separador funções estão disponíveis diferentes operações.

É possível consultar diretamente do painel de check-out o cardex,


informações do hóspede ou aceder aos detalhes da reserva.

CAMINHO:

Transferir Encargos Entre Contas

Se for necessário alterar quem paga determinado encargo, esta opção


permite transferir o mesmo para outra conta associada à conta selecionada.

É possível transferir apenas os


encargos selecionados com
ou , ou, se
pretendido, poderão ser
transferidos todos os encargos
de uma determinada conta de
uma só vez com ou
.

Estas transferências ficam registadas e podem ser consultadas no histórico


de transferências.
JPR v.3

37
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Anular Encargo

Algumas das ações como anular e dividir encargos implicam a seleção prévia
da linha correspondente.

CAMINHO:
2 1

1 Selecionar o encargo.

2 Escolher Anular Encargo.

3 Indicar o motivo.

4 Anular.

Selecionar o encargo pretendido e carregar em Anular Encargo.

É possível anular totalmente ou parcialmente o encargo lançado.

Optando pela anulação parcial, surge uma nova janela para que se insira o
o novo valor.
JPR v.3

38
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Dividir Encargo

Esta funcionalidade permite repartir o encargo numa percentagem desejada.


É muitas vezes utilizada em cojunção com a opção de transferir encargos
entre contas.

CAMINHO:

2 1

1 Selecionar o encargo.

2 Escolher Dividir Encargo.

3
Indicar o novo total ou
percentagem.

4 Gravar.
Selecione o encargo que pretende e selecione Dividir Encargo.

Poderá optar por dividir o encargo indicando o valor ou uma percentagem.


Após a divisão, surgem duas novas linhas e é anulado o lançamento inicial.
O encargo original é anulado
lançando uma linha com o valor
negativo e duas com o valor
dividido.
JPR v.3

39
MANUAL HOST - PMS

FUNÇÕES NOTAS

Abrir Nova Conta / Folio

Poderá ser necessário criar uma nova conta para cobrar gastos específicos,
que serão pagos por outra entidade ou apenas numa conta à parte.

Ao selecionar nova entidade terá a oportunidade de pesquisar o cardex pelo


campo mais conveniente ou, se necessário, criar um novo cardex.
JPR v.3

40
MANUAL HOST - PMS

FATURAÇÃO E CHECK-OUT NOTAS

Existem outras funcionalidades relevantes para a manipulação de contas,


como a emissão do extracto de conta, o envio do valor para a conta corrente
da entidade e o próprio check-out.

Pesquisar Documentos
CAMINHO:
É possível pesquisar por diversos documentos, utilizando os filtros, de forma
a consultá-los ou reimprimi-los.

1
É possível filtrar por tipo de
documento, número de
1
documento, entidade, quarto,
reserva ou fólio, de forma a
encontrar com maior facilidade
o documento pretendido.

2 Selecionar o documento
pretendido c.
2
3 Carregar em imprimir, enviar
email ou detalhes.

4 Após selecionar detalhes, uma


das opções é anular. Ao anular
aparecerá uma mensagem de
3 confirmação.

Para além da reimpressão, também, neste quadro, é possível anular um


documento ou gerar uma nota de crédito para o cliente. Basta para tal usar
o botão vermelho respetivo para o efeito.

4
JPR v.3

41
MANUAL HOST - PMS

FATURAÇÃO E CHECK-OUT NOTAS

Imprimir Extrato

É possível visualizar o extracto da conta selecionada, que será semelhante à


fatura, mas sem qualquer valor contabilístico associado.

É possível configurar o nível de detalhe que se pretende no extrato.

Com esta opção será aberta uma nova janela com o extracto da conta
pretendida.
JPR v.3

42
MANUAL HOST - PMS

FATURAÇÃO E CHECK-OUT NOTAS

Pagamentos

Esta função permite efectuar o pagamento para a conta selecionada.


1

Através da nova janela, é possível indicar o modo de pagamento.

CAMINHO:

1 Carregar em Pagamentos.

Selecionar modo de
2
7 pagamento.
6
Introduzir valor a cobrar
3
neste modo de pagamento.

4 Gravar.
2 5
4 5 Se for necessário, selecionar
4 novo modo de pagamento e
a introduzir o valor a cobrar
da mesma forma que
6 anteriormente.

6 Gravar.

Para anular um pagamento


Ao selecionar o modo de pagamento é pedido qual o valor a cobrar. Poderá 7
deverá ser selecionada a
6
acrescentar alguma nota relativa ao pagamento antes de Gravar. É possível opção anular.

cancelar um pagamento através desta janela, selecionando a opção anular.

Após gravar os pagamentos, este surgem na conta, a negativo e a azul.


JPR v.3

43
MANUAL HOST - PMS

FATURAÇÃO E CHECK-OUT NOTAS

Check Out

Esta opção permite efectuar a emissão da fatura, libertando a respectiva


conta, bem como o quarto, devolvendo-o assim à disponibilidade.

Faturação Avançada

Este processo permite lançar até à data selecionada todos os encargos e


diárias configurados na reserva.

Libertar Quarto ou Folio

Quando é escolhida a opção check-out esta opção liberta o quarto que estava
ocupado bem como a conta associada ao cliente. No entanto, o Host permite,
se necessário, libertar só uma destas duas partes.

Alterar Entidade de Faturação

Tal como o nome indica, esta opção permite indicar uma outra entidade para
JPR v.3

a emissão da fatura, não perdendo a referência ao hóspede.

44
MANUAL HOST - PMS

FATURAÇÃO E CHECK-OUT NOTAS

Libertar Para Contas Correntes

Caso a entidade tenha crédito aberto é possível gerar um valor em dívida.


Este valor será posteriormente tratado no backoffice.

CAMINHO:

Na conta selecionada, clique


1
no botão Libertar para
3 Contas Correntes.

2 Confirme.

1 2

3 Caso não tenha crédito ativo,


surge uma janela de aviso.

Esta funcionalidade de atribuir crédito é tratada no cardex do cliente. 4


Será aberta a janela de
check-out onde serão
verificados os valores, poderá
alterar dados ou entidade de
faturação.

Escolher Checkout &


5
Imprimir.

Passa o valor da conta para as contas correntes, e dá check-out ao quarto.


Botão de acesso ao módulo
de contas correntes.

4
JPR v.3

45
MANUAL HOST - PMS

CONTAS CORRENTES NOTAS

LIQUIDAÇÃO DE DÍVIDAS

O módulo de contas correntes permite consultar e regularizar as dívidas das


entidades com esta permissão, podendo visualizar de forma fácil os seus
saldos em dívida e/ou saldos de cash advance.

Ao saldar faturas em dívida é escolhido o meio de pagamento e emitido


respetivo recibo. Podem ser consultadas dívidas de qualquer cliente,
pesquisando por nome, contribuinte, telefone, morada ou texto livre. CAMINHO:

1 Selecionar cliente pretendido.

2 Selecionar Contas Correntes

3 Selecionar faturas a registar


< pagamento.
1
4 Selecionar Novo Pagamento

5 Confirmar valor a liquidar,


modo de pagamento.

6 Selecionar Gravar.
2

Os movimentos que aparecem com Saldo (Conta Corrente) a zero, já foram


libertados para Contas Correntes através da funcionalidade existente no
check-out. Como ainda não foi efetuada uma auditoria da noite, este saldo
ainda não se encontra valorizado.

3
<

4
JPR v.3

46
MANUAL HOST - PMS

CONTAS CORRENTES NOTAS

É pedido que se confirme a data, se insira o modo de pagamento e alguma


nota relevante.

Deverá ser escolhido um meio de


pagamento equivalente à forma
como foi saldada a dívida.

O valor a liquidar pode ser total ou parcial. Caso seja parcial, basta efetuar
a alteração do Valor a liquidar. Após gravar, é impresso o respetivo recibo.
Existem relatórios de apoio à
consulta de valores em dívida por
parte das entidades, onde se
CONSULTA/IMPRESSÃO DE RECIBOS EMITIDOS podem pesquisar dívidas pela sua
antiguidade para confrontar com os
Podem ser consultados os recibos emitidos, pesquisando por intervalo de prazos acordados.
datas.
JPR v.3

47
MANUAL HOST - PMS

GESTÃO DE QUARTOS NOTAS

Esta opção permite efetuar o controlo e gestão das intervenções efetuadas


nos quartos, bem como a sua gestão no que respeita ao inventário dos
mesmos.

1
2
CAMINHO:
Gestão de Quartos

1 Defina os critérios de
pesquisa que ache
adequados.
Se ficar em branco, serão
considerados todos.

2 Clique na lupa para ver os


Através da barra de pesquisa é possível filtrar pelas várias opções existentes. resultados.

Resultado da pesquisa e dos


3
quartos limpos/sujos.

Poderá ser conjugado com o tipo de visualização (limpo/sujo, inspecionado


Os botões poderão apresentar
ou em manutenção). várias cores ou figuras, consoante
o seu estado.
Habitualmente a castanho os
quartos sujos e a verde limpos.

É possível usar a vista detalhada para consultar informação adicional do


quarto.

Quarto com tarefas.

Quarto com hóspede.

Quarto com tarefas e


hóspede.
JPR v.3

48
MANUAL HOST - PMS

LIMPEZA E INSPEÇÃO SIMPLES DE QUARTOS NOTAS

Nesta funcionalidade é possível o housekeeping dar um quarto como


limpo/sujo, bem como as governantas atribuírem o estado de inspecionado.

Depois de selecionado um quarto na grelha, surge a janela de informação


do mesmo.
CAMINHO:

Para mudar o estado de um quarto, escolhe-se o botão respetivo.

Nesta janela é também possível observar os detalhes do quarto, incluindo


quem o ocupa e até quando, e/ou quem e quando o irá ocupar a seguir.

Se houver permissões, habitualmente tarefa das governantas, os botões


inspecionado / não inspecionado estão disponíveis.
JPR v.3

49
MANUAL HOST - PMS

LIMPEZA E INSPEÇÃO EM BLOCO DE QUARTOS NOTAS

Esta opção permite ao housekeeping / governantas alterar o estado de


diversos quartos de uma só vez.

1
CAMINHO:

1 Definir os critérios de
pesquisa que ache
adequados.
Se ficar em branco, serão
3 considerados todos.

2 Selecionar os quartos que


pretende marcar como limpos
Podem ser utilizados filtros para encontrar os quartos pretendidos de forma / sujos ou inspecionado / não
inspecionado.
mais rápida, nomeadamente selecionar um piso inteiro e dá-lo como limpo
de uma única vez. 3 Selecionar limpo / sujo ou
inspecionado / não
inspecionado.
O módulo das inspeções a quartos funciona de forma semelhante.

3
JPR v.3

50
MANUAL HOST - PMS

ATRIBUIÇÃO DE QUARTOS NOTAS

Através desta opção pode-se atribuir aos nossos recursos (housekeepers) os


quartos que limpam.

CAMINHO:
2
4

1 Definir os nomes dos recursos


e carregar em OK.

2 Selecionar o recurso a que


pretende atribuir quarto.
5
1
4 Filtrar os quartos conforme
3
pretender.

É possível filtrar a lista de quartos por andar, ocupação, secção e estado de 4 Selecionar os quartos que
pretende atribuir.
limpeza (limpo/sujo).
5 Atribuir.
4

Para atribuir vários quartos a um recurso, selecionar todos os quartos e o


recurso pretendidos. Se escolher mais do que um recurso, os quartos serão
divididos entre os recursos.

Os nomes dos recursos podem ser alterados no botão editar.


JPR v.3

51
MANUAL HOST - PMS

MANUTENÇÃO NOTAS

Através desta janela conseguem-se definir tarefas que fazem com que os
quartos fiquem em manutenção, ficando disponíveis, ou fora de serviço ou
de inventário, ficando bloqueados para atribuição nas datas selecionadas. É
possível remover estados de manutenção após a resolução da situação.

CAMINHO:

Qualquer umas das três primeiras opções apresenta uma janela semelhante, 1 Escolher a opção que se
aplica.
aonde se escolhem os quartos aos quais se pretende aplicar um determinado
Selecionar os quartos a que se
estado. 2
pretende aplicar a alteração
de estado.

3 Definir as informações da
tarefa, o seu estado e
prioridade.

Na janela de nova tarefa definem-se os detalhes sobre a intervenção a


efetuar.
JPR v.3

52
MANUAL HOST - PMS

TAREFAS NOTAS

Neste ecrã definem-se tarefas, individuais ou recursivas, que irão surgir nas
listagens de manutenção e governantas.

As tarefas podem ser adicionadas por hóspede, quarto ou reserva. Podem


ser adicionadas mais do que uma tarefa para cada um.

Na Secção Utilizador deverá ser indicado a área que faz o pedido e em Secção
da tarefa quem a deverá resolver. No campo tarefa poderá ser escolhida
uma das tarefas pré-definidas. Não estando pré-definida deverá ser descrita
no campo de notas.

Tratando-se de uma tarefa recursiva basta ativar Daily Task.

Após a conclusão, o estado da tarefa deverá ser alterado para concluída.


JPR v.3

53
MANUAL HOST - PMS

PLANNING NOTAS

Através do Planning o utilizador pode visualizar de uma forma gráfica e


intuitiva o estado de ocupação do seu hotel. O Planning permite ainda
efetuar uma série de operações de forma rápida e eficiente, tais como
mudança de quarto, alteração de datas, acrescentar dias à estadia, etc.

CAMINHO:

QUARTO

Quando se abre o Planning, é mostrada uma visualização mensal.

3
4 1

1
Escolha o tipo de
visualização que achar mais
adequado e carregue em
pesquisar.

2 2 Grelha de visualização das


reservas.

3 É também possível filtrar os


4 quartos a apresentar pelos
seus atributos.

CATEGORIA

É possível optar por uma vista diária da ocupação por categoria de quarto.
JPR v.3

54
MANUAL HOST - PMS

BARRA DE PESQUISA E CRIAÇÃO DE RESERVA NOTAS

BARRA DE PESQUISA

Esta barra ajuda a enquadrar melhor a informação a visualizar.

Pode-se indicar o número de noites que pretende que sejam apresentadas,


o esquema de cor, se se pretende ver a ocupação por quarto ou por categoria
de quarto, ou se se quer ver reservas sem quarto atribuído.

CRIAÇÃO DE RESERVA CAMINHO:


Planning
No planning, numa zona vazia, pode abrir-se uma área que irá corresponder
à reserva pretendida, escolhendo os dias na linha do quarto desejado e
selecionando nova reserva. 1 Procurar uma zona disponível
e selecionar na grelha os dias
pretendidos.

2 Selecionar Nova Reserva.

Será aberta a janela de nova


reserva, onde será iniciado o
processo da reserva.

2
O restante processo é o
semelhante a uma reserva
normal.

O sistema irá abrir a janela de nova reserva para dar início ao processo de
reserva.
JPR v.3

55
MANUAL HOST - PMS

ATRIBUIR QUARTO NOTAS

No planning é possível atribuir quarto a reservas já feitas.

Selecionar Atribuir quarto, escolher a data no planning e selecionar a reserva


pretendida da janela que aparece.

Também é possível atribuir quarto através da opção Sem quarto.

Ao selecionar esta opção, as reservas sem quarto atribuído aparecem na


parte inferior da janela, pelo que se escolhe a reserva à qual se pretende
atribuir quarto e seleciona-se editar.
JPR v.3

56
MANUAL HOST - PMS

LISTA TELEFÓNICA NOTAS

A agenda telefónica é um utilitário simples e prático para guardar aqueles


contactos a ter sempre mão de forma rápida para resposta imediata numa
receção.

CAMINHO:

1
2 1 Pode usar a pesquisa e os
filtros para mais facilmente
encontrar o contacto
desejado na lista de
contactos.

2 Para registar um novo


contacto utilize os botões à
direita.

3 Preencha os dados na zona


de detalhe que surge,
Quando se utilizam os botões adicionar ou editar surge a janela de edição escolhendo ou criando uma
categoria e subcategoria.
para registar uma nova entrada ou simplemente corrigir a informação já
Grave o registo.
registada. 4

Através desta opção


existente na janela de
adicionar / editar contacto, é
possível adicionar / editar /
fechar uma categoria ou sub-
3 categoria.

4
Para adicionar uma categoria
ou sub-categoria deverá
preencher o nome, a
descrição e a categoria (no
caso da sub-categoria.
O botão Apagar permite eliminar entradas da lista telefónica.

É possível exportar os contactos em formato excel.


JPR v.3

57
MANUAL HOST - PMS

ANÁLISE DE VENDAS NOTAS

Através da análise de vendas o utilizador poderá de uma forma minuciosa


obter informação de gestão bastante útil, como saber quais os quartos
ocupados, qual a percentagem de ocupação, a receita total, receita por
quarto, os no shows, etc.

CAMINHO:

MANAGER’S REPORT

4 1 Selecione um dos relatórios


existentes na barra lateral.
1 3

2 Na grelha da direita surge


1 informação do relatório
selecionado.

3 Pode imprimir ou exportar


2 informação visível dos
1 relatórios.

4 É possível criar um grupo para


reorganização dos relatórios
criados.
Nesta janela é mostrada uma visualização pré-definida com informação
necessária para a gestão da unidade hoteleira.

Também é visualizada informação referente ao ano passado e a valores


orçamentados para o corrente ano.

TIPOS DE VISUALIZAÇÃO

Exportações ou outputs possíveis.


Seleção da data de visualização.
ANÁLISE DE VENDAS

Através da análise de vendas, o utilizador poderá de uma forma minuciosa


controlar o seu negócio, organizando a informação pretendida como melhor
lhe convier.
JPR v.3

58
Este botão permite atualizar a
informação visível na grelha.
MANUAL HOST - PMS

NOVO RELATÓRIO DINÂMICO NOTAS

A criação de relatórios é bastante flexível e personalizável, permitindo assim


ao utilizador ajustar a informação ao que realmente é pretendido analisar.

Nas ligações poderão surgir uma ou várias unidades hoteleiras, consoante a


tipologia. No intervalo de datas pode-se escolher datas de histórico ou de
forecast. No tipo de cálculo seleciona-se a perspetiva de visualização.

3
1 Carregar no link Adicionar
nova… e escolher uma das
opções.

2 Preencher nome e descrição.

Selecionar as unidades
3
pretendidas, intervalo de
datas e tipo de cálculo.
JPR v.3

59
MANUAL HOST - PMS

NOVO RELATÓRIO DINÂMICO NOTAS

Neste passo selecionam-se as dimensões pretendidas a apresentar no


relatório e o tipo de valores para cálculo a efetuar.

Selecionar dimensões e
4
valores.
4

5 Definir permissões para


acesso e visualização do
relatório criado.

6 Validar

Por definição, ao ser criado um relatório, são dados privilégios totais a todos
os utilizadores. No entanto, poderão ser definidos outro tipo de permissões.

6
JPR v.3

60
MANUAL HOST - PMS

ALTERAR VISUALIZAÇÃO NOTAS

Após criação de um novo relatório dinâmico, é apresentado a grelha com


configuração por defeito. Poderá, no entanto, ser alterada a visualização
segundo as dimensões e valores escolhidos na configuração do relatório.

Para se alterarem as dimensões basta selecionar a dimensão e arrastar para


o local pretendido, a fim de efetuar agrupamentos que podem ser em linha
ou em coluna.

Podem ser feitos


agrupamentos em linha
deslocando elementos.

FILTRAR VISUALIZAÇÃO

Quando aparece no canto superior direito do botão o símbolo de um funil,


pode-se escolher os items a visualizar. Quando surge uma seta preta no
botão, poderá ser ordenado de forma ascendente ou descendente a
informação.
JPR v.3

61
MANUAL HOST - PMS

RELATÓRIOS NOTAS

O Host contém atualmente um leque variado de mapas de exploração pré-


definidos. Estes estão organizados em pastas e agrupados por temas.

PÁGINA INICIAL E SUAS PASTAS

CAMINHO:

Na janela Inicial dos


1
relatórios, entre na pasta
correspondentes aos
relatórios que pretende ver.

2
Na pasta escolhida abra o
relatório pretendido.

Após seleção da pasta, serão apresentados os respetivos relatórios.

2
JPR v.3

62
MANUAL HOST - PMS

RELATÓRIOS NOTAS

Estes tipos de relatórios são bastante flexíveis, permitindo ao utilizador, para


cada relatório, refinar a informação a visualizar no mapa.

Por sua vez, os relatórios poderão ser construídos consoante as necessidades


específicas dos clientes.

CAMINHO:

REFINAMENTO DA CONSULTA

1 2

1 Utilize os critérios disponíveis


para filtrar as opções do
relatório a visualizar.
Consoante o relatório
3 selecionado, as opções de
formulação da consulta
poderão alterar-se.

2
Clique no botão exibir
relatório.

3
Utilize os botões da barra
para exportar ou imprimir os
relatórios.

IMPRESSÃO OU EXPORTAÇÃO

Na barra encontram-se alguns botões, nomeadamente, os dois botões que


geram outputs, quer para a impressora, quer para exportação nos formatos
possíveis.
JPR v.3

63
MANUAL HOST - PMS

INFORMAÇÃO ONLINE NOTAS

A informação online comporta um leque de funcionalidades inteiramente


desenhadas para serem visualizadas em qualquer dispositivo móvel, dando
liberdade a qualquer gestor que tenha acesso de consultar algum leque de
informação útil em feiras, eventos ou qualquer outro lugar fora da unidade.

ESTADO DO HOTEL

Tal como a funcionalidade


operacional Estado do Hotel,
também aqui os dados a
MANAGER’S REPORT amarelo poderão ser
selecionados para se observar
Esta funcionalidade mostra os principais indicadores estatísticos e de gestão os pormenores.

ao dia, acumulado ao mês, acumulado ao ano, comparando também com o


ano anterior.
JPR v.3

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MANUAL HOST - PMS

INFORMAÇÃO ONLINE NOTAS

HOST ONLINE ACTIVITY MONITOR

O online activity monitor permite, em tempo real, controlar todos os outlets


em funcionamento nos vários departamentos.

Ao escolher o outlet, neste caso restaurante, poderá ver o detalhe dos artigos
lançados, bem como cancelamentos efetuados.

De igual modo, poderão ser


visualizadas mesas em aberto,
utilizadores ativos e modos de
pagamento já manuseados.

Visualização de cancelamentos:
JPR v.3

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MANUAL HOST - PMS

INFORMAÇÃO ONLINE NOTAS

PAINEL DE ESTATÍSTICAS

Este painel apresenta um leque de estatísticas como de ocupação, receita,


preço médio, estadia média e booking window.

Ocupação

Receita

Preço Médio
JPR v.3

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INFORMAÇÃO ONLINE NOTAS

Estadia Média

Booking Window

GRÁFICO DE OCUPAÇÃO

GRELHA DE OCUPAÇÃO
JPR v.3

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