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MANUAL

UFCD 9001
Organização de campanhas, feiras e promoções
Conteúdo
Conteúdo .......................................................................................................................................................... 2
1.- Planeamento de projetos de organização de eventos ................................................................................ 3
1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos ...................................... 3
1.2. - O que é o Planeamento de uma campanha e feira? ............................................................................ 3
1.3.- Tipos de campanhas, feiras e promoções ............................................................................................ 4
1.4.- Recolhas de informações necessárias .................................................................................................. 4
1.5.- Verificação de preços e arranque das campanhas ............................................................................... 5
2.- Planeamento de projetos de organização de campanhas e feiras .............................................................. 5
2.1.- Necessidades e procedimentos de uma campanha e feira .................................................................. 6
2.2.- Operacionalização de uma campanha e feira..................................................................................... 10
2.3.- Procedimentos e boas praticas de uma campanha e feira ................................................................. 10
2.4.- Manutenção de uma campanha e feira .............................................................................................. 12
2.5.- Fecho de uma campanha e feira ........................................................................................................ 12
2.6.- Avaliação dos resultados finais........................................................................................................... 12
3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de eventos ................................................ 13
3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento ................................................. 13
4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de organização de eventos ................................... 13
4.1.- Consequências de um mau planeamento .......................................................................................... 13
4.2.- Consequências para o Evento ............................................................................................................ 14
4.3.- Consequências para os Organizadores ............................................................................................... 14
5.- Bibliografia ................................................................................................................................................ 14
1.- Planeamento de projetos de organização de eventos
1.1.- O enquadramento do planeamento de projetos de organização de eventos

A palavra planeamento aparece como sendo um processo que consiste em estabelecer em que ponto é
que uma organização se encontra no presente e para que ponto pretende dirigir-se no futuro, com as
estratégias e técnicas necessárias para atingir aquele ponto.
Devemos considerar que se torna necessário antes de definir um planeamento de um evento, conhecer os
fatores internos e externos que podem condicionar as decisões a ser tomadas e assim interferir no
processo de planeamento.
Simplificadamente, planeamento é o estabelecimento de um caminho a percorrer mediante técnicas e
estratégias, sendo necessário determinar os meios indicados para atingir os fins a que a organização se
propõe.
No planeamento devemos definir claramente os objectivos que nos propomos alcançar, prever os
recursos necessários em termos humanos, financeiros, materiais e legais. Devemos também reunir uma
equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da coordenação e execução de tarefas.
Devemos ainda criar canais de comunicação eficientes entre todas as áreas de intervenção do processo
organizativo, sendo importante, por último, implementar sistemas de controlo e acompanhamento das
providências e decisões tomadas no decurso do evento.
O planeamento é um processo que identifica metas e objectivos, estabelecendo os meios para obtê-los.
É neste sentido que os eventos para acontecerem de forma apropriada necessitam de tempo e
compromissos individuais e organizacionais, devendo ser justificados como parte real de um plano geral;
devem adequar-se às metas e objectivos organizacionais, ser coordenados em todas as etapas da
organização e valer a pena para o futuro.

“Fracassar no planeamento, é planear o fracasso”

Porquê perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rápido fazer logo o trabalho.
A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo de gestão do evento
corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado ao acaso.
De uma forma simples, o processo de planeamento consiste em estabelecer o caminho que a organização
quer percorrer no futuro, a traves de estratégias e táticas, ou seja, o planeamento pressupõe que se
determinem os meios mais indicados, para que se atinjam os fins previamente definidos.
Para a definição do caminho a trilhar, é necessário conhecer e compreender os factores internos, corno,
por exemplo, os recursos disponíveis, e os factores externos, dos quais podemos referir as condições
económicas disponíveis no momento, entre outros. Ambos os factores irão condicionar as decisões a ser
tomadas. Claro que um plano não é estanque, pois deve ser a adaptado ou alterado conforme as
necessidades.

1.2. - O que é o Planeamento de uma campanha e feira?

O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas não
acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um raciocínio cuidadoso e de um
planeamento eficaz.
O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar as acções que
necessita de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para
se certificar que as metas são atingidas.
O planeamento permite evitar desperdiçar e direcionar incorretamente esforços e recursos, preparando-o
para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo à frente e preparado, o planeamento é o factor chave para
conseguir o sucesso do seu evento.
1.3.- Tipos de campanhas, feiras e promoções

O planeamento do evento, volta a confirmar a viabilidade da execução do projeto-evento, estabelece as


diretrizes para manter a ordem na execução do plano de trabalho adotado e deve ainda (às vezes há
falhas a este nível) delinear planos alternativos, para o caso de surgirem imprevistos.
A gestão do tempo é considerada um dos fatores de maior risco para a organização de um evento e
considerado um dos princípios sólidos da estão organizacional e individual. Uma boa gestão é
fundamental desde a planificação do evento, até ao seu final onde geralmente os prazos ficam mais
apertados e surgem os maiores problemas.
O processo de planeamento de um evento consiste de facto no estabelecimento de estratégias e táticas
para conquistar o sucesso desejado pelos intervenientes.
Resumidamente, a fase de planeamento de qualquer evento traduz-se na fase de tomada de decisões
antecipadamente.
No entanto deve selecionar-se a estratégia de atuação e definir as linhas de orientação do grupo de
trabalho. Todo este processo de planeamento para uma orientação, a longo prazo, materializa-se no
plano estratégico, enquanto que a execução das tarefas concretas para realização do evento materializa-
se no plano operacional.
Tão importante como reconhecer a importância do planeamento é a sensibilização para o facto de
nenhum planeamento ser perfeito ou estanque.
Por mais know-how que se tenha e mesmo com muitos anos de experiência, a equipa organizadora tem
de estar preparada para ajustar algumas ações perante imprevistos e fatores imponderáveis.

1.4.- Recolhas de informações necessárias

No processo de planeamento de um evento há uma etapa fundamental relativamente aos recursos: fazer
um levantamento exaustivo dos recursos necessários.

Independentemente da dimensão do evento, há recursos indispensáveis à realização do mesmo. Os


recursos mais elementares são os recursos humanos, os financeiros, os materiais e os recursos legais.
Um bom gestor de eventos distingue-se precisamente pela eficiência na gestão dos recursos disponíveis.
O espírito de iniciativa, a visão estratégica e a competência ao nível da liderança, da comunicação e da
própria organização são requisitos essenciais.
É evidente que quanto maior for a dimensão do evento, mais complexa se torna a análise aos recursos
internos e externos necessários para que o evento se realize com sucesso.
No setor dos eventos as pessoas têm de ser consideradas como um investimento estratégico
fundamental. Tendo em conta que o êxito da equipa é sustentado pela força de trabalho motivada, é
essencial que se reúnam as pessoas certas. Os colaboradores devem disponibilizar a sua criatividade,
capacidade de execução e as suas competências.

Portanto, de uma forma resumida, e só depois de se ter determinado a necessidade de pessoal e de se ter
analisado as funções dos elementos que venham a formar a equipa, são estas as primeiras ações
relativamente aos recursos humanos:

• Elaborar o orçamento;
• Recrutar e selecionar profissionais;
• Formar a equipa;
• Supervisionar e avaliar o desempenho.

Recursos financeiros
Importa verificar inicialmente qual a verba efetivamente disponível e analisar as despesas evidentes no
âmbito do planeamento e operacionalização. Quais são as fontes de financiamento? Esta é uma questão
importante à qual se deve saber responder logo no início do planeamento, pois é necessário criar
estratégias de atuação ao nível dos pedidos de subsídios públicos, doações de entidades privadas, acordos
de patrocínio, contribuições particulares, patrocínio, mecenato ou outras parcerias.’

Recursos físicos, materiais e serviços


São importantes e constituem muitas vezes uma grande preocupação, pois estão relacionados com as
infraestruturas, os equipamentos específicos, os serviços diversos, como o catering, audiovisuais e
decoração. Há inúmeros serviços de apoio que podem ser necessários à organização de eventos, como
especificidades logísticas.

Os recursos legais e de risco


São aqueles que se traduzem na celebração de contratos, no registo de logótipos e marcas, na
adjudicação de serviços de segurança e de emergência médica. Lamentavelmente, ainda existem
organizadores de eventos que, por esquecimento e/ou desconhecimento não incluem as questões regais
e de segurança no primeiro plano.
E, porque os eventos evoluíram e se tornaram mais sofisticados é importante referir que os recursos
técnicos ganharam tal importância que é aconselhável que os colaboradores tenham conhecimentos
específicos nesta área.
Espera-se que com a formação contínua e mais dedicação por parte dos responsáveis, o planeamento seja
feito e seguido com grande criatividade e com competências, ao nível da gestão e coordenação de todos
os meios envolvidos.
Nenhum evento será bem-sucedido sem a dedicação de todos. É da soma dos esforços de todos os
intervenientes que resulta no sucesso do evento, ou seja, é a partir do envolvimento total da(s) equipa(s)
envolvida(s) que se atingem os objetivos.

O briefing dos eventos


O termo briefing deriva da palavra inglesa brief e significa resumo/sumário. O briefing é a informação
básica e essencial para a elaboração de uma estratégia de atuação. Apesar de não haver regras rígidas
para a redação de um briefing é conveniente saber-se que a sua elaboração deve ser feita de forma
cuidadosa e rigorosa, uma vez que esse documento serve de ferramenta de trabalho (extremamente útil)
à equipa envolvida no projeto em causa.
O uso do briefing já se tornou vulgar e é usado por todo o tipo de profissionais, das mais diversas áreas e
em todo o tipo de situações que necessitam de ver estabelecidas linhas de orientação, para que não
hajam eventuais desvios das intenções essenciais do projeto.
É como elaborar um roteiro, o briefing fornece as pistas para atingir, num tempo razoável, os objetivos
definidos pela equipa de trabalho.

1.5.- Verificação de preços e arranque das campanhas

Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas do


processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas as etapas da
organização do evento. Nas últimas etapas do planeamento, estarão envolvidas outras entidades, tais
como empreiteiros, fornecedores, clientes e voluntários.

2.- Planeamento de projetos de organização de campanhas e feiras


Desenvolver conceitos
Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia, que é depois desenvolvida numa
proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do evento e identifica quem serão
potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao evento.
A arte de modelizar consiste fundamentalmente em perceber o sistema real e o problema, por forma a
criar um modelo exequível, mas suficientemente detalhado para dar solução ao problema.
Da conceptualização faz parte a escolha das entidades com os respectivos atributos, as actividades e
evento. Adicionalmente é necessário relacionar entre si estes componentes e a sua relação com o mundo
exterior.

Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo de
viabilidade. Este estudo permitirá determinar se o evento é ou não possível e desejável no seu mercado
alvo.
O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o evento, tais como:
• Porquê realizar o evento?
• Qual será a natureza do evento?
• Onde será realizado?
• Qual a logística necessária?
• Quanto irá custar?
• Que recursos serão necessários?
• Poderá ser realizado no prazo pretendido?
• Que pesquisa de mercado será necessária?
• Existirá mercado para o evento?
• Quem irá participar?
• Como será publicitado?
• Existem eventos similares?
• Quem irá organizá-lo?
• Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organização?
• Quanto tempo demorará a organizar?
• Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?

2.1.- Necessidades e procedimentos de uma campanha e feira

Qualquer evento, seja de natureza particular ou organizacional, tem um ou mais objectivos a atingir,
sejam eles: conviver, festejar, envolver, agradecer, partilhar, formar, motivar, fidelizar, apresentar,
inaugurar, etc., tal como todas as formas de comunicação, tem sempre um objectivo a atingir.
No entanto, o que de mais importante deve ser feito quando se toma a decisão de realizar um evento é
precisamente constatar a sua viabilidade.
Alguns parâmetros para se conceber se um evento é viável, passam por o organizador:
- diagnosticar se o evento é realmente o meio mais eficaz para se atingir determinado objectivo;
- verificar se a oportunidade é ideal;
- verificar se os recursos disponíveis são suficientes para que o evento tenha o nível de qualidade
necessário.

O organizador deve assegurar-se da capacidade da sua estrutura organizacional em viabilizar a realização


do evento antes de prosseguir com a sua concretização.

Este estudo de viabilidade, mostrando um resultado positivo, irá indicar a forma consequente da
concretização do evento, determinando as estruturas a criar, os recursos humanos necessários, as fontes
de financiamento a utilizar e a definição de um cronograma específico para o desenvolvimento de todo o
projecto (permitindo assim um avanço detalhado do planeamento e da implementação do evento).
O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em caso
afirmativo, quais as alterações (se as houver) terão de ser introduzidas nas ideias originais para garantir
que ele será bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais terão de ser aperfeiçoados, de
acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.

Perspectiva estratégica
A amplitude de planeamento necessário para cada evento varia consideravelmente conforme o seu grau
de complexidade e importância, no entanto, será sempre necessário
manter uma política de estabelecimento de um plano estratégico concreto para a correcta concretização
do evento, uma vez que para este ser eficaz é necessário que aconteça no
contexto de um plano organizacional.
Aqui descreveremos um plano organizacional de forma mais abrangente possível, devendo, no entanto, a
sua aplicação ser adequada às necessidades evidenciadas pelo evento
em questão na sequência da sua definição estratégica, a qual deverá seguir determinados itens
A planificação de um evento terá como génese a concepção da ideia, a determinação da sua natureza e
definição e desenvolvimento do verdadeiro conceito que se pretende criar.
Numa perspectiva de desenvolver a conceitualização inerente ao evento, a organização deve responder a
cinco questões fundamentais. Estas questões auxiliam na determinação da exequibilidade, viabilidade e
sustentabilidade do evento. Podemos assim apontar cinco questões a partir das quais se pode avançar
para a organização do evento.
Assim, devemos responder à questão do porquê que o evento deverá ser feito. Aqui devemos determinar
as razões da realização do evento e a sua sustentabilidade como projecto.
Deve existir um verdadeiro sentido para todos os esforços dos indivíduos envolvidos. À questão do quem,
devemos procurar saber quem será o nosso público-alvo e quais
são as suas expectativas, para que possamos orientar para essa audiência a comunicação adequada. É
igualmente importante considerar os restantes parceiros do evento, uma vez que estes também são
essenciais à organização, sejam eles parte da estrutura organizacional (comissões, equipas, técnicos, etc.),
ou sejam parceiros externos (comunicação social, patrocinadores, etc.).

Quando é que o evento deverá ser realizado é uma questão crucial para o sucesso do evento, uma vez que
factores como as condições climatéricas, horários, dias da semana,
sazonalidade e mesmo datas de outros eventos podem determinar o sucesso ou fracasso de um evento.
Se houver um interesse na utilização de uma larga cobertura mediática há que ter em
conta a definição do momento para a realização do evento uma vez que a coincidência com um
acontecimento mais mediático pode deitar por terra as expectativas da organização. A
altura de realização de um evento deve ter em consideração estes factores numa fase de planeamento de
modo a confirmar a sua exequibilidade.
Da mesma forma que o momento é importante também o local se reveste de grande impacto na
realização do evento. Para responder à questão do onde não podemos descurar um pormenor que pode
afetar todo o processo, se considerarmos que um determinado local pode afastar o público que
pretendemos cativar, seja pela sua localização, pela sua falta de condições estruturais, devemos optar por
outro local que vá ao encontro das necessidades do nosso público-alvo. Neste contexto devemos
encontrar um local que possa conciliar da melhor forma as necessidades organizacionais do evento, do
público, das acessibilidades e do custo.
Por fim, devemos procurar responder à questão o quê. Ou seja, é fundamental que se defina
explicitamente o que deve ser organizado. A natureza do evento deve estar sempre presente em toda a
organização, devendo existir uma percepção clara daquilo que se pretende realizar, uma vez que qualquer
erro na definição do “produto” poderá reduzir ou enfraquecer
o seu potencial.

A própria concepção de um evento está dependente da resposta a certas perguntas sem as quais não será
aconselhável dar início ao evento. Para além das cinco questões apresentadas, considera-se que se deverá
dar respostas a mais duas perguntas que são igualmente fundamentais. A questão como permitirá
responder à adequação do método que iremos utilizar. Ou seja, necessitamos de possuir os recursos
certos para produzir o evento, no que concerne ao pessoal, estrutura, serviços de apoio e compromisso
geral. O funcionamento e a sua forma de implementação são fundamentais para a obtenção do sucesso
na realização do evento.
Para se obter esse mesmo sucesso há a necessidade de ter recursos financeiros disponíveis, sendo que
para tal é necessário saber quais são os custos inerentes à realização do evento. O início de qualquer
projecto de evento deve ter associado a si a elaboração de um orçamento detalhado e o mais exato
possível (havendo sempre a considerar os factores imponderáveis), e que possa cobrir todas as áreas
existentes e apresentar uma previsão estimativa de receitas e despesas, numa tentativa de se aproximar o
mais fielmente possível do resultado final.
Um evento que seja criado numa plataforma de originalidade e que possa fazer interagir estas questões
leva um avanço em termos de definição como produto de sucesso.
O processo estratégico consiste na análise da situação actual em que o evento se encontra e dos
mecanismos para implementar e avaliar as estratégias escolhidas.

Missão/Visão
Subjacente à realização de todos os eventos deve estar a fundamentação da sua existência, que será
sempre um pouco condicionada pelas necessidades dos parceiros do evento, tais como clientes, a
comunidade local, o Governo, os participantes, os patrocinadores e os voluntários.
No caso dos eventos de natureza corporativa ou de relações públicas, basta um simples relatório sobre o
seu propósito para fornecer alguma orientação. No que se refere aos eventos mais complexos, que
envolvem inúmeros parceiros, é benéfico realizar uma reflexão sobre os seus objectivos, pelo que a
organização de muitos eventos cria agora declarações de visão e missão para orientar a sua conduta.
A declaração de visão pode existir separadamente da de missão, ou podem ser combinadas.
Habitualmente, também se descrevem os objectivos de longo prazo do evento e sendo que estes têm um
carácter motivacional.
A declaração de missão descreve em termos mais amplos as tarefas destinadas à organização do evento.
As declarações mais completas definem o propósito do evento, identificam os maiores beneficiários e
grupos de clientes, indicam a natureza mais ampla do evento e afirmam a filosofia da organização.
Por exemplo, a missão do Cherry Creek Arts Festival no Colorado, EUA, é descrita no seu site: «A missão
da organização do Cherry Creek Arts Festival é criar o acesso a um vasto conjunto de experiências de arte,
alimentar o desenvolvimento e a compreensão de diversas formas de arte e culturas, e encorajar a
expansão da vida cultural no Colorado».
O que está realmente na base de decisão da organização de um evento (e sua consequente definição de
objectivos) é a visão que a organização tem dele ou até mesmo a “missão” que está inerente à sua
criação, devendo assim todo o evento possuir uma noção clara do seu propósito.
No seguimento desta ideia começa a ser mais frequente a criação, por parte das organizações de eventos,
de “Declarações de Visão e/ou Missão”.
As Declarações de Visão usualmente descrevem os objectivos a longo prazo, ao passo que as Declarações
de Missão descrevem em termos mais amplos a tarefa reservada à organização do evento. Uma visão
clara é crucial no encadeamento de todos os intervenientes num evento.

As declarações mais completas objetivam definir o propósito de um evento, identificar os maiores


beneficiários e grupos de clientes, indicar a natureza mais ampla do evento e afirmar a filosofia global da
organização que o está a realizar.
É este propósito que irá nortear todo o processo de estabelecimento de objectivos e metas a alcançar,
bem como de estratégias e planos. Estabelecida a missão, está construída a base para definir metas e
objectivos e elaborar estratégias.

Metas e Objectivos
As metas, sendo definições mais abrangentes, procuram fornecer uma orientação aos elementos
envolvidos na organização de um evento. Os objectivos são definidos no sentido de permitir monitorizar o
avanço da organização em direção às metas estabelecidas, assim como permitem ainda aos
organizadores, em última análise, verificar quais os itens do planeamento que falharam ou foram bem
sucedidos.
No entanto, devido à diversidade tipológica dos eventos é importante referir que a definição de metas
revela maior utilidade na organização de eventos mais complexos que envolvam vários grupos de
intervenientes no processo organizativo.
Todos os objectivos devem ser estabelecidos, criando concordância e serem percebidos por todos os
elementos envolvidos num evento. Isto irá levar a que todas as pessoas com funções organizativas na
estrutura do evento se comprometam com a concretização dos alvos definidos levando dessa forma a um
esforço coordenado e a uma unidade de propósitos.
Nos eventos mais complexos confirma-se a utilidade do processo de definição de metas na elaboração da
declaração de missão do evento, acabando esta por permitir uma melhor orientação no desenvolvimento
das actividades do evento.

Os objectivos de um evento devem ser inteligentes, ou seja, SMART (em inglês):


- Específicos do evento em questão (Specific);
- Mensuráveis, em termos estatísticos (Mensurable);
- Acordados ou viáveis, para todos os envolvidos (Agreeable ou Achievable);
- Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou Relevant);
- Bem programados em relação ao cronograma (Timed).

Os objectivos devem ser simples e claros, evitando confusões e incompreensões, e serem igualmente
viáveis quando são estabelecidos, permitindo assim trabalhar no sentido de os alcançar.

A par da forma de traçar e definir os objectivos dos eventos, que abordam no fundo a generalidade do
funcionamento da organização de eventos, podemos ainda encontrar uma maior especificidade no
estabelecimento de objectivos quando se trata de entidades empresariais, uma vez que para estas os
eventos permitem uma relação directa com os seus públicos internos e externos, num sentido de
alcançar objectivos de legitimação de imagem, incremento de contactos e relações com os seus públicos
e distinção da empresa através da sua consciência de responsabilidade social.
Convém recordar que quanto maior for o poder de distinção de uma empresa mais os seus clientes são
levados à construção de um conceito positivo no que se refere a ela e à sua conduta, e considerando o
evento como uma das mais visíveis formas de comunicação de uma empresa, torna-se para ela
importante estabelecer essa mesma comunicação com os seus diversos públicos, no sentido de afirmação
da sua identidade corporativa.
Em geral, o ponto de partida para qualquer evento depende bastante de todo o processo de definição,
estabelecimento, clarificação, compreensão e monitorização de todas estas etapas, uma vez que são elas
que permitirão uma correcta implementação da estratégia e planificação geral que resultará na
organização e gestão do evento.

A definição precisa dos objectivos também contribui muito para o estabelecimento de uma estrutura
organizacional, pois permite que cada indivíduo ou comissão receba uma série de alvos específicos (sub
objectivos) que devem ser atingidos, o que irá reflectir posteriormente na necessidade de que todos
trabalhem em conjunto, já que muitos objectivos serão interdependentes.
A visão do evento também pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fácil partilhá-la com
outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, é possível levar a cabo uma análise
detalhada SWOT do evento, para determinar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as
ameaças colocadas pelo evento.
Isto permitirá produzir um plano geral que tire partido dos pontos fortes, que ultrapasse os pontos fracos,
que tire proveito das oportunidades e que minimize as ameaças identificadas.
No intuito de fazer valer o evento devemos considerá-lo como um produto que pretendemos “vender” no
mercado (considerando que o objectivo final de um evento é o sucesso). Dessa forma devemos usar as
ferramentas que temos à mão, sendo o marketing a que melhor nos coloca em contacto com essa
realidade.

2.2.- Operacionalização de uma campanha e feira

O ambiente externo inclui todos os factores capazes de influenciar o evento, mas sobre os quais a
organização não tem qualquer influência. Consequentemente, a análise dos factores que compõem o
ambiente externo irá permitir à organização a tomada de decisões sobre assuntos como a selecção de
mercados, programação, promoção do evento, definição de calendário e estabelecimento de preços.

Através dos factores do ambiente externo podem também identificar-se determinadas ameaças ao
evento.
- Político-legais, ou seja, leis ou regulamentações governamentais que sejam suscetíveis de influenciar a
sociedade;
- Económicos, tais como nível de desemprego, taxa de inflação, taxas de juro, níveis de salários, etc.;
- Socioculturais, incluindo alterações éticas ou religiosas numa população, ou nos comportamentos de
lazer;
- Tecnológicos, referindo-se principalmente às mudanças em equipamentos e máquinas que influenciam
directamente a realização de determinadas tarefas e mesmo a própria organização de eventos, bastando
para tal ver a influência da internet na forma de promover eventos actualmente;
- Demográficos, reportando-se à composição da sociedade em termos de idade, sexo, educação e
profissão;
- Físicos, tais como a crescente preocupação com questões ligadas ao ambiente e à sua preservação,
sendo cada vez mais notória a realização de “eventos verdes”;
- Competitivos, no sentido de ser premente manter uma atenção cuidada quanto à existência de outros
eventos que possam ter como alvo o mesmo segmento de público.

No seguimento da análise do ambiente externo é essencial proceder-se à análise do ambiente interno,


ou seja, dos recursos físicos, financeiros e humanos que a organização dispõe, de modo a verificar quais
as suas forças e fraquezas.

As forças e fraquezas que podemos identificar num evento são:


- Nível da capacidade de gestão;
- Qualidade da relação com os fornecedores;
- Qualidade dos componentes da programação do evento;
- Acesso à tecnologia apropriada;
- Acesso a recursos financeiros;
- Reputação do evento;
- Qualidade dos relacionamentos com organismos de governação;
- Força dos vínculos com potenciais patrocinadores.

2.3.- Procedimentos e boas praticas de uma campanha e feira

É na sequência da análise da situação externa e interna que a organização obterá informações necessárias
para a escolha de estratégias que possibilitem a execução da missão e dos objectivos definidos para o
evento.
No fundo, a escolha de estratégias irá possibilitar um melhor aproveitamento da análise SWOT, ou seja,
ela é feita para que com os seus resultados se possa usar as forças existentes, minimizar as fraquezas,
evitar as ameaças e aproveitar as oportunidades identificadas.
Nesse contexto, podemos apresentar algumas das estratégias que podem ser seguidas mediante a
situação adequada.
Estratégia de crescimento
Um evento pode mostrar o seu crescimento quer pelo seu porte, obtendo mais participantes e
componentes, quer através duma maior qualidade de planeamento, organização, programação e
posicionamento cuidadoso.

Estratégia de consolidação
Num determinado momento da vida do evento, a adoção desta estratégia poderá revelar-se mais útil à
sua continuação, mantendo o número de espectadores num determinado patamar, o que permite
melhorar outros aspectos do evento.

Estratégia de redução
Uma estratégia que poderá ter efeitos negativos na opinião pública, mas que pode ser necessária para
fazer face a uma conjuntura económica desfavorável ou a uma quebra de investimento de habituais
patrocinadores é a redução da escala do evento.

Estratégia de combinação
Esta estratégia pode combinar elementos de outras estratégias, ou seja, a organização de um evento
pode, com o objectivo de valorizar o seu evento, limitar ou cortar alguns
aspectos menos atractivos para o seu público-alvo, ao mesmo tempo que decide ampliar outros factores
mais importantes.

A escolha das estratégias de que dispomos para implementação no planeamento do


evento pode ser feita com base em três critérios:
1 – Adequação: as estratégias escolhidas devem ser complementares entre si, coerentes
com o ambiente, recursos e os valores da organização.

2 – Aceitação: as estratégias devem ser escolhidas tendo em vista a persecução dos


objectivos do evento, concentrando-se na importância atribuída pela análise da situação, não
subestimando riscos potenciais que o plano possa acarretar.

3 – Viabilidade: as estratégias eleitas devem ser viáveis, funcionar na prática com


consideração pelos recursos disponíveis, atendendo a factores decisivos para o sucesso.
Em suma, as estratégias escolhidas devem ser congruentes com os resultados da
análise SWOT, sob risco de o estudo realizado não ter qualquer aplicação prática e resultar na selecção de
uma estratégia inadequada para o evento.

Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e de introduzidos
eventuais melhoramentos (se necessário), pode iniciar-se o planeamento geral. O plano geral define a
direção estratégica do evento, isto é, o enquadramento geral do que irá ser necessário e quando.
Ele deverá identificar:
• Quem serão os participantes
• Os recursos específicos necessários
• Um prazo para as tarefas a ser executadas
• Quem irá dirigir o evento
• Quem irá tomar decisões
• Funções chave e responsabilidades
• Estrutura do pessoal
• Serviços de apoio necessários
• Acções e tarefas necessários
• Financiamento necessário
• Estimativas de custos e Orçamento tentativo
• Instalações e transportes necessários
• Actividades de marketing necessárias
• Pessoal/voluntários necessários
• Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
• Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício)
• Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
• Quem serão os clientes
• Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes, empreiteiros)
• Efeitos e consequências da análise SWOT
• Metas e objectivos claros
• Políticas e regras
• Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a
organização do evento progride)

Um esquema como o seguinte proporciona uma visão geral ou enquadramento para o evento, através
do qual poderá efectuar um planeamento mais detalhado.

2.4.- Manutenção de uma campanha e feira

O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para a


gestão de operações do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em função do tamanho e
do âmbito do evento.

Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objectivos que se pretendem atingir, o


planeamento descreve em detalhe como irá atingir esses objectivos. Isto requer a decomposição das
actividades numa estrutura de funções, tarefas, procedimentos e prazos para as completar. Além de
definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal
individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.

2.5.- Fecho de uma campanha e feira

Os planeamentos geral e detalhado, dão-nos a orientação para obter e organizar os recursos e soluções
necessários para o evento a ser realizado. Mas após todas estas tarefas terem sido concluídas e o trabalho
de fundo ter sido preparado, as actividades que é necessário levar a cabo durante o evento são outro
assunto.
Por exemplo, um membro da equipa do evento encarregue de todas as actividades de marketing para
publicitar o evento, deixará de ter esta função uma vez iniciado o evento e deverá receber então outra
função.
Assim, será necessário outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo está a correr de acordo com o
plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de monitorização fornece
descrições das funções a serem desempenhadas enquanto o evento decorre. É um plano que mostra
quem fará o quê, quando e como, durante o evento.
A Figura 3 mostra um exemplo de um plano de monitorização, preparado para cobrir a
preparação no dia antes do evento.

2.6.- Avaliação dos resultados finais

No processo de gestão de eventos, a avaliação do evento assume uma enorme importância. Actualmente,
a forma mais eficaz que as empresas têm de obter credibilidade centra-se na adoção da honestidade e do
espírito crítico quando procedem à avaliação de um evento, para que os resultados sejam conhecidos, os
benefícios reconhecidos e as limitações aceitáveis.

Esta permite às empresas identificarem onde e porque falharam e como podem melhorar. Assim, todos os
gestores de eventos deveriam dar prioridade máxima à avaliação dos mesmos e à divulgação dos
resultados aos parceiros e grupos interessados. A avaliação rigorosa permite valorizar a notoriedade dos
eventos, e até dos próprios gestores como profissionais.
Em síntese, a avaliação de um evento consiste no processo de observação, medição e acompanhamento
crítico da sua implementação, com o fim de avaliar os resultados de forma precisa.
Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às suas características básicas,
assim como a dados estatísticos relevantes sobre o mesmo.

3.- Descrição geral do planeamento de projetos de organização de


eventos
3.1.- Descrição geral de cada uma das etapas do processo planeamento

Todas as etapas do processo de gestão de eventos são descritas individualmente, pois cada uma tem a sua
própria função e valor quando realizadas separadamente.
A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos são
apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do
desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o evento.
A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e colocá-los
numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde vai e o que irá necessitar ao longo do caminho
para o seu destino.
A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a cabo para produzir o
evento. O seu objectivo é descrever como irá atingir os seus objectivos, isto é, os métodos, procedimentos
e processos que devem ser realizados por cada indivíduo envolvido, por forma a conseguir o resultado
desejado.
A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo trabalho de preparação e realização de
tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo é monitorizar o que é necessário que
aconteça durante o evento, para que este decorra sem problemas e com sucesso, e para que se consiga
agir de imediato caso algo corra mal.
A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais serem importantes, a
avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser monitorizados ao longo das
cinco etapas do projecto, para que se possam introduzir alterações no seu planeamento se necessário.

O objectivo desta etapa final é confrontar os resultados reais do evento com os critérios de sucesso
previamente estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em eventos semelhantes no futuro.

4.- Consequências de um mau planeamento de projetos de


organização de eventos
4.1.- Consequências de um mau planeamento

Os projetos podem gerar uma grande quantidade de benefícios, mas boa parte deles falham ou não
atingem o resultado esperado. Muitas dessas falhas são resultantes de obstáculos naturais ou externos
que estão fora do controle da organização, entretanto a maioria dos insucessos é oriundo de falhas
organizacionais que muitas vezes se repetem
Existem diversas razões pelas quais projetos, sejam eles simples ou complexos falham, o número de
motivos pode ser infinito. No entanto os motivos mais comuns para o fracasso podem ser elencados. O
gerente e a equipa do projeto devem controlar essas possibilidades de fracasso.
O processo de aprendizagem ocorre tanto no sucesso, como no fracasso dos processos, nesse sentido
torna-se importante a aprendizagem organizacional na gestão de projetos de forma a que os erros
possam servir de lições para os projetos futuros.

4.2.- Consequências para o Evento

Um mau planeamento pode ter graves consequências. As consequências mais graves


poderão resultar de negligência no planeamento da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no
evento, o que pode resultar em danos físicos ou mortes.
No entanto, qualquer parte do evento que não tenha sido correctamente planeada pode facilmente
resultar em ruturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes
e patrocinadores insatisfeitos.

4.3.- Consequências para os Organizadores

Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os seus organizadores.
Para além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no evento seu poderá resultar
em acções legais, má publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de compensações
financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à falência.

5.- Bibliografia

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Hoyle Jr., L. (2002). Marketing de Eventos: Como Promover com Sucesso Eventos, Festivais, Convenções e
Exposições, 1.ª edição. São Paulo: Editora Atlas.

Isidoro, A. et al. (2013). Manual de Organização e Gestão de Eventos. Lisboa: Edições Sílabo.

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Martin, V. (2002). Manual Prático de Eventos, lª edição. São Paulo: Editora Atlas.

Neto, F. (2003). Marketing de Eventos, 1ª Edição. Rio de Janeiro: Sprint.

Pedro, F. Caetano, J. Christiani, K. & Rasquilha, L. (2012). Gestão de Eventos. Lisboa: Escolar Editora

Zanella, L. C. (2003). Manual de Organização de Eventos, 1ª Edição. São Paulo: Editora Atlas

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