D OCUMENTACIÓN TÉ CNICA

Sesión 5 Etiquetas de Bloques y Tipos de Información

Lección 5.1 Introducción

Objetivos de la sesión Esta sesión tiene dos grandes objetivos:

En primer lugar, aplicarás las reglas adecuadas para crear etiquetas que identifiquen los blo-
ques de un mapa de información.
En segundo lugar, identificarás los siete tipos básicos de información.

Contenido de la sesión El contenido se divide en dos partes, de la siguiente forma:

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Lección 5.2 Visión general de las etiquetas

Es importante Una idea clave del método Mapeo de Información consiste encomenzar a bosquejar bloques,
etiquetar sin preocuparse al principio por etiquetar o escribir párrafos; es decir, identificar el tipo de blo-
que y sus características, antes de otra cosa.
Otra idea importante es etiquetar cada bloque (una vez desarrollado o bosquejado) para que
el lector pueda ver de una ojeada la estructura del documento.

Etiquetas Hay tres clases de etiquetas de bloques:

Etiquetas independientes del tema
Etiquetas específicas del tema
Etiquetas combinadas

En esta sesión (primera En la primera parte de esta sesión se revisarán los siguientes temas:
parte) Reglas para etiquetar bloques
Etiquetas independientes del tema
Etiquetas específicas del tema
Etiquetas combinadas

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Lección 5.3 Reglas para etiquetar bloques

Propósito de las Una etiqueta debe hacer que el propósito del bloque sea inmediatamente claro para el lector.
etiquetas Una etiqueta debe contestar a la pregunta: ¿Qué va a decir este bloque?

Reglas para etiquetas Los escritores deben crear etiquetas útiles para los bloques, a través de las siguientes reglas:
1. Escribe etiquetas que describan con precisión el contenido del bloque.
2. Conserva las etiquetas cortas y concisas.
3. Conserva un vocabulario consistente en la etiqueta y en el bloque.
4. Usa palabras familiares para el lector, en lugar de la “jerga” o términos técnicos.
Excepción: Usa un término técnico si sabes que los lectores lo entienden y prefieren su
uso porque es más adecuado y descriptivo que un término común.
5. Evita etiquetas graciosas, tramposas o triviales.
6. Conserva el lenguaje apropiado al significado real y a la importancia del bloque.
Ejemplo: “Comentario” es una buena etiqueta para un bloque que contiene informa-
ción opcional. “Precaución” o “Importante recordar” son buenas etiquetas para blo-
ques que contienen información significativa.
7. No uses frases de transición como “Por otro lado” o etiquetas seguidas de puntos sus-
pensivos (...).
Comentario: Coloca la información secundaria o información sobre cómo los bloques
se relacionan entre sí, en bloques como “Visión general”, “Introducción”, “Antece-
dentes” o “Comentarios”.
8. Usa preguntas o frases cuando sea apropiado.
Ejemplos:
¿Dónde están las respuestas?
¿Qué ayuda está disponible?
Resultados medibles
Ejerza sus derechos

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Lección 5.4 Etiquetas independientes del tema

Definición Una etiqueta independiente del tema es apropiada para bloques de información general, es
decir, información que puede aplicarse a cualquier negocio, empresa, organización o tema.

Ejemplo 1: Escrito de En seguida se enlistan algunas etiquetas independientes del tema que pueden aparecer en co-
negocios municados de negocios:
Problema
Antecedentes
Método de análisis
Solución
Criterio
Consecuencias
Costo
Nota que estas etiquetas independientes del tema pueden utilizarse en cualquier empresa y casi
para cualquier tema.

Ejemplo 2: Todos los Los siguientes son algunos tipos de etiquetas independientes del tema que pueden aparecer en
manuales casi cualquier manual de capacitación o procedimiento:
Definición
Ejemplo
Introducción
Procedimiento

Continúa en la siguiente página

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Etiquetas independientes del tema, continúa

Ejemplo 3: Hacer Con frecuencia, la mejor manera de crear etiquetas independientes del tema es analizar qué es
preguntas lo que el lector se puede preguntar. Las respuestas a estas preguntas se transforman en etique-
tas de bloque.
Esta tabla resume algunas de estas preguntas:

Preguntas del lector Pistas para generar etiquetas

¿Cuál es el propósito o la función de x? El propósito (función) de x

¿Qué clase de información es ésta? Procedimiento

Proceso
Estructura
Concepto
Principio
Clasificación

¿Cómo puedo utilizar esta información? Definición

Ejemplo
Introducción
Antecedentes

¿Por qué escribiría esto el autor? Importancia

Justificación
Propósito
Objetivo

Comentario La identificación precisa de las etiquetas independientes del tema representa una parte impor-
tante de la propuesta de escritura. En cualquier documento, las etiquetas independientes del
tema aseguran consistencia y aumentan la comprensión del lector debido a esta consistencia.

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Lección 5.5 Etiquetas específicas del tema

Definición Una etiqueta específica del tema es un término, frase u oración que se deriva del tema de un
bloque particular.

Regla Para crear etiquetas específicas efectivas, debes preguntarte:

1. ¿De qué se trata? (La respuesta dará una posible etiqueta para el bloque.)
2. ¿Qué dice al respecto? (La respuesta dará una etiqueta más específica que la pregunta
anterior.)

Ejemplo 1: El borrador de un curso de capacitación para usar una computadora puede incluir estas eti-
Capacitación para usar quetas sobre el tema:
la computadora Unidad de proceso central
Lenguaje de computadora
Monitor
Teclado
Cursor

Ejemplo 2: Habilidades Las etiquetas sobre el tema de habilidades gerenciales pueden ser:
gerenciales Manejo de quejas
Actitud de los empleados
Motivación
Desarrollo profesional

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Lección 5.6 Etiquetas combinadas

Definición Una etiqueta combinada contiene las siguientes partes:

una etiqueta independiente del tema (EIT) y
una etiqueta específica del tema (EET).
La parte correspondiente a la EIT relaciona el bloque con otro semejante para facilitar la bús-
queda e indica su propósito o función.
La correspondiente a la EET resalta el contenido que se encuentra dentro del bloque.

Aplicación Algunos temas se dividen fácilmente en subtemas paralelos. Una buena manera de presentar-
los es crear un bloque para cada subtema y poner a los bloques etiquetas combinadas. Haz que
la parte de las etiquetas independientes del tema indique la semejanza entre los bloques y la
parte específica resalte sus diferencias.

Ejemplo Un ejemplo de dos etiquetas relacionadas es:

Alternativa 1: mercado de dinero
Alternativa 2: cuentas de ahorro
Observa cómo la EIT “Alternativa” brinda consistencia y resalta la semejanza entre bloques;
en cambio, la EET (“mercado de dinero” o “cuentas de ahorro”) resalta la diferencia entre am-
bos.

Reglas 1. Las etiquetas combinadas deben ser cortas, de seis palabras cuando mucho.
2. Generalmente las etiquetas combinadas concuerdan con otras dentro del mismo mapa
o mapas relacionados.

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Lección 5.7 Visión general de los tipos de información

Introducción Es esencial identificar el tipo de información para seguir correctamente el método Mapeo de
Información, independientemente del tipo de documentación que se debe escribir. Práctica-
mente todos trabajos escritos referentes a los documentos técnicos requieren de un conoci-
miento teórico de los tipos de información.

Proceso para mapear El método Mapeo de Información es una manera estructurada de analizar, organizar y presen-
información tar información. También representa una propuesta estructurada para el propio proceso de es-
cribir. Esta propuesta puede describirse como sigue:
1. Analizar el proyecto y a los lectores
2. Identificar procedimientos y temas de conocimiento
3. Identificar tipos de información
4. Capturar el contenido
5. Presentar visualmente la información
6. Secuenciar la información
7. Proporcionar medios de acceso

En esta sesión En la segunda parte de esta sesión se revisarán los siete tipos básicos de información:
(segunda parte) Mapas de procedimiento
Mapas de proceso
Mapas de estructura
Mapas de concepto
Mapas de principio
Mapas de hechos
Mapas de clasificación

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Lección 5.8 Los siete tipos básicos de información

Definción Los tipos de información son siete categorías básicas dentro de las cuales puede colocarse toda
la información, tomando como punto de partida su propósito fundamental para el lector.

Tipos y descripciones Los siete tipos de información se describen en la siguiente tabla.

Tipo de Descripción
Información

Procedimiento Conjunto de pasos que una persona (o equipo) realiza para obtener un
resultado específico. Incluye las decisiones que se deben tomar.
Responde a la pregunta ¿Cómo hacer?

Proceso Serie de cambios que se dan en un lapso de tiempo para lograr algún pro-
pósito. Describen lo que pasa durante fases de tiempo o cómo trabaja al-
go. (La mayoría de las ciencias tratan sobre descripciones de procesos).
Responde a la pregunta ¿Cómo funciona?

Estructura Es algo físico o que puede dividirse en partes que tienen límites físicos o
identificables.
Responde a la pregunta ¿Cómo está hecho? o ¿Cuáles son sus partes?

Concepto Grupo de objetos físicos, condiciones, relaciones, eventos o ideas que

comparten una combinación única de atributos críticos, no compartidos
por otros grupos y que pueden representarse por una o más palabras o
símbolos.
Responde a la pregunta ¿Qué es? o ¿Cómo se define?

Principio Enunciado sobre lo que debe hacerse (leyes, políticas, normas); lo que
está dado (generalizaciones); o lo que se supone.
Responde a la pregunta ¿Cuáles son las reglas? o ¿De dónde se parte?

Hechos Enunciado que se presenta sin evidencias que lo apoyen. Los ejemplos
pueden incluir: símbolos, medidas, fechas asociadas con eventos y resul-
tados experimentales
Responde a la pregunta ¿Qué sucede? o ¿Qué sucedió?

Clasificación Distribución de un grupo de elementos en clases o categorías, usando

uno o más factores de distribución.
Responde a la pregunta ¿Qué tipos hay? o ¿Cómo se divide?

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Lección 5.9 Ejemplos de cada tipo de información

Introducción A continuación se enuncian algunos ejemplos de cada tipo de información, con el objeto de
familiarizar al lector con cada uno de ellos.

Ejemplos Los siete tipos de información se ejemplifican en la siguiente tabla.

Tipo de Ejemplos
Información

Procedimiento Pasos para inscribirte

Procedimiento administrativo
Procedimiento penal

Proceso Proceso de digitalización

Proceso digestivo
Proceso electoral

Estructura Estructura de un sitio web

Estructura atómica
Organigrama de una empresa

Concepto Concepto de libertad

Definición de código fuente abierto
Qué se entiende por ciencia

Principio Principio de Arquímedes

Regla de los tercios en fotografía
Políticas de nuestra empresa

Hechos Antecedentes de la organización

Velocidad del microprocesador
Características de la PC

Clasificación Clasificación de los virus

Taxonomía de Bloom
Categorías de software comercial

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