Workflow

Novo Processo de
Aprovação de
Documentos com
Base no Controle
Orçamentário
O novo Workflow funcionará
tendo como base o controle
Orçamentário que entrará em vigor
neste ano.
Sendo assim, fez-se necessário a
criação de um modelo de controle
que não somente funcione, mas
que também seja eficiente e fácil
de controlar.
O primeiro passo é acessar a tela
principal do nosso controle
Orçamentário.
Abaixo, vemos o Browse do controle Orçamentário. As colunas
são, respectivamente, Ano/Conta Contábil/C. de Custo e Valor
Orçado para o Ano.

Existem botões de
controle para facilitar a
manutenção
O botão legenda informa que a cor
Verde são as Contas e Centros de
Custo que possuem Orçamento
Digitado.
A cor Amarela são os que ainda
não possuem orçamento.

Estas são as informações

necessárias para a inclusão
de Orçamento para as
Contas e Centros de Custo.
O botão serve para
distribuir o orçamento
Anual Automaticamente.
Ao clicar no botão aparecerá a tela de manutenção de
aprovadores da Conta e C.Custo e cada um terá o seu aprovador
com exceção do aprovador Controller.

Os campos para o
cadastro de
aprovadores são:
Faixa Início/Faixa
Fim/Usuário/
Categoria/e Tipo
de Alçada.
-Campo Categoria: Indica se o usuário é Vistador ou Aprovador.
-Campo Tp. Alçada: Indica que o sistema ou deverá considerar os valores para aprovação ou se o
aprovador deverá ser incluido na alçada até que seja alcançado o aprovador final para o valor total do
pedido para a Conta e C. de Custo.
Por Exemplo:
Valor do Pedido para a Conta e CC: R$ 10.000,00
Alçada Máxima do Aprovador I: 5.000,00(Se o Tipo de Alçada for “RESPEITA VALORES”, este
aprovador não entraria na alçada de aprovação)
Alçada do Aprovador II: 15.000,00 – Este é o aprovador final para esta Situação.
E esta é a tela principal do Controle Orçamentário. Nesta mesma tela
temos todas as informações necessárias para o efetivo
acompanhamento do controle do Orçamento para os Meses do Ano.
Nesta tela principal do Controle Orçamentário, existem quatro botões
de controle conforme a figura abaixo demonstra.
Eis o exemplo de como funcionará as consultas detalhadas das
Solicitações de Compras, PECs, Aprovadores e Pagamentos:

Browse com os
documentos e ao lado
direito, a somatória geral.
Deve-se neste momento definir como serão criados os orçamentos.
Foi desenvolvida uma rotina para que esta tarefa não fosse tão
complicada. Esta rotina busca todas as Contas Contábeis e Centros de
Custo já utilizados nas Solicitações de Compras e inclui
automaticamente no cadastro de Orçamentos.
Após esta etapa de criação automática de Orçamentos, faltará apenas a
digitação dos valores dos Orçamentos para o ano desejado.
Basta preencher o parâmetro com o ano em que deseja-se criá-los e
clicar em Ok:
Partiremos agora para o novo modelo de aprovação das Solicitações
de Compras a partir do controle Orçamentário:

Linha de Assunto da Mensagem enviada pelo

Workflow

Valor da
aprovação para o
aprovador atual
Modelo
Completo da
nova análise
orçamentária
nos E-Mails.
Uma das melhorias esperadas neste novo modelo de aprovação é a
solicitação de justificativa para o solicitante. Foi criado a opção de
não aprovar o pedido e este ser enviado ao comprador sem a
necessidade de reiniciar todo o processo.
Abaixo, o início da simulação desta situação:
Esta será a linha de assunto do e-mail recebido pelo comprador:

O solicitante terá a possibilidade de justificar esta solicitação caso

seja realmente necessário. E também digitará a sua justificativa:

Note que o
aprovador
digitou a
solicitação
de
justificativa
O aprovador, por sua vez, receberá o retorno do e-mail da
justificativa do solicitante. A linha de assunto indicará esta situação:

Daí, ao abrir a mensagem, o aprovador poderá observar a justificativa

do solicitante:

Convencido pelo solicitante, o

aprovador aprovará a
solicitação!
O próximo aprovador receberá a solicitação de aprovação para a
sua Conta Contábil e Centro de Custo...

...Que
poderá ou
não
responder.
O aprovador receberá então a notificação da aprovação de sua
solicitação de compras:

Detalhe do cabeçalho do e-mail:

Levando-se em consideração que existem muitas Contas Contábeis e
muitos Centros de Custos, como saber quais ainda não possuem
aprovadores????

Detalhe de Conta Contábil e Centro de

Custo sem aprovador(es)
Para facilitar e agilizar este controle, foi desenvolvido o relatório de
Validação para o Controle de Aprovadores.
O relatório listará primeiro os Centros de Custo e Contas sem
Aprovadores:
E, finalmente, os Centros de Custo e Contas sem aprovadores de
nível máximo.
Por exemplo:

Faixa Início Faixa Fim Aprovador

0,01 7.000,00 Administrador
7.000,01 16.000,00 Outro Aprovador
16.000,01 999.999.999,99 Aprovador Máximo(Para os Centros de Custos e Contas sem um aprovador
com este limite máximo, o mesmo será listado para que este valor final seja preenchido, envitando assim
situações em que algum documento fique sem aprovador caso este documento tenha um valor muito alto)
 Estratégia de
Gerenciamento dos
Rateios Orçamentários
PECs
Primeiro, será demonstrado o
método de rateio para os PECs.
O procedimento é simples e
prático. Basta apenas acessar a tela
principal do cadastro de PECs.
Este é o Browse principal de Manutenção dos PECs:

O botão Legenda
poderá ter Cinco
status diferentes:
Esta é a tela de
Manutenção dos PECs.

Através do Botão é
possível ratear
Automaticamente o valor
bruto do documento para
os N Centros de Custos e
Contas Relacionados.

Note que agora temos os

Detalhes de cada PEC, ou
seja, pode-se ratear o valor
total do PEC para N
Centros de Custo.
Pagamentos
Na tela de Inclusão do documento de Entrada, o sistema efetuará a somatória do
valor total dos Itens de uma mesma C. Contábil + Centro de Custo.
Note que o documento abaixo possui as Contas e Custos com os valores:
Conta Custo Σ (Valor Total)
32117009 02000399 550,00
+
34117009 02000399 200,00
=
750,00

Valor Total do
Documento.
Caso seja necessário efetuar manutenção nos valores dos centros
de custo e conta contábil, pode-se visualizar o documento de
entrada onde haverá o botão para a manutenção dos valores dos
rateios.
 Estratégia de
Gerenciamento do
Aprovador Controller
De acordo com o documento de levantamento, o método
utilizado para avaliar a necessidade do Aprovador
Controller no controle de alçadas é o Seguinte:
“Quando o valor da SCP for maior que <Valor> ou se o
budget acumulado mensal for excedido em
<Porcentagem>, incluir aprovador CONTROLLER no
final da aprovação. Os aprovadores devem analisar a
necessidade de compra e o budget, justificando a
compra com estouro de budget ”
Sendo assim, foi criada a manutenção do cadastro de
Controllers:

Esta é o Browse do cadastro de Controllers.

O cabeçalho é composto pelo Código e Nome do Aprovador
Controller conforme abaixo:

E os itens, ou seja, os intervalos de contas e centros de custo de

responsabilidade do Controller. No próximo Slide será
exemplificado o procedimento lógico deste cadastro.
Considere o aprovador controller II. Ele é responsável pela faixa de Conta Contábil 1 até
13303002, ou seja, todas as contas contábeis do grupo 1. E com relação aos Centros de Custo
deste o 00 até o 00043399.
A próxima combinação de Conta e Custo para este aprovador são, respectivamente, 2 até
24505001 e 04 até 04000701.
Não há limites nesta rotina para que se relacione intervalos de contas contábeis e Centros de
Custo para um mesmo aprovador. Se um mesmo aprovador controller for responsável por N
faixas tanto de Contas quanto de Custos, basta apenas relacionar neste cadastro.
O sistema, por sua vez, analisará o Valor e a Porcentagem excedente com relação aos documentos
e sugerirá o(s) aprovador(es) controllers ao final da hierarquia da Alçada.
Incluindo o Aprovador
Controller no Controle
de Alçadas e Escolha
do Solicitante na
Inclusão da
Solicitação de
Compras.
Consideremos o exemplo do Centro de Custo 02000399 e Conta
Contábil 34521001. Para o mês de Fevereiro há disponível
R$ 150,00 e o acumulado anual é de R$ 41.050,00 conforme a
figura abaixo demonstra:
O aprovador controller responsável pela faixa que abrange esta
conta e centro de custo tem como parâmetros os dados abaixo :

Note que o percentual mínimo é 5% e o valor mínimo é R$1.000,00. Se for incluído algum
documento cujo valor ultrapasse o orçamento mensal ou anual em no mínimo 5% OU
R$1.000,00 o aprovador Controller será incluído no controle de alçada. Veja o exemplo abaixo:
Situação I: Se o documento excedeu o mínimo de 5% mas não chega a R$ 1.000,00 de excesso,
o sistema incluirá este aprovador no final das alçadas pelo fato de ter atingido os 5% de excesso;
Situação II: Se o documento excedeu o mínimo de R$ 1.000,00 mas não atingiu os 5% de
excesso, o sistema também incluirá este aprovador no final das alçadas pelo fato de ter atingido
os R$ 1.000,00 de excesso.
Sendo assim, será incluída a Solicitação de Compras nro. 12 com
o valor de 1.500,00. O valor excederá o orçamento mensal em
R$1.350,00 conforme mostra o painel de controle atualizado:
No processo de aprovação desta Solicitação de Compras, o aprovador controller será
incluído no final do controle de alçadas conforme o e-mail enviado pelo Worklow:
 Escolha do
Solicitante nas
Solicitações de
Compras
 Este é o procedimento mais simples de todo o processo. Basta
apenas confirmar a inclusão ou a alteração da Solicitação de
Compras que o sistema exibirá uma caixa onde o operador
poderá selecionar qualquer usuário cadastrado no sistema para
ser o solicitante. Veja abaixo esta caixa que o sistema exibe:

É só confirmar a tela
da Solicitação.
Em seguida, o sistema
exibirá a caixa para
Tecla <F3> Disponível para escolha. Daí, é só
consulta. confirmar.
 Pre-Aprovação de
PECs & Aprovação de
PECs.
Conceito
A Pré-Aprovação de PECs inicia-se na inclusão de um PEC onde o sistema,
por sua vez, solicitará a sua pré-aprovação. No entanto, quando um PEC for
pré-aprovado será gerado um título no Contas à Pagar do tipo Provisório.
Este título provisório deverá ser substituído de duas maneiras:
1.) Quando da confirmação do valor do recibo for IGUAL ao valor pré-
aprovado: - Neste caso, o PEC será confirmado e automaticamente o título
provisório será substituído por um título efetivo no Financeiro (O valor do
PEC em Pré-Aprovação estará EMPENHANDO o valor do orçamento);
2.) Quando da confirmação do valor do recibo for DIFERENTE do valor pré-
aprovado: - Nesta situação, o PEC passará pela aprovação dos responsáveis.
Ao final da aprovação, o Workflow automaticamente fará esta substituição do
título provisório para o título efetivo.
(O valor do PEC em Aprovação TAMBÉM estará EMPENHANDO o valor do
orçamento);
NOTA: O valor de um PEC será contabilizado como UTILIZADO a partir do
momento que o TÍTULO provisório for EFETIVADO.
O procedimento de aprovação continuará a seguir a mesma lógica
da aprovação da solicitação de compras.
A única diferença é que talvez haverá mais de uma solicitação de
aprovação destes PECs em função da Pré e a Aprovação dos
mesmos.