FORMAÇÃO

GESTÃO
DE
TEMPO
 OBJECTIVOS
• Identificar as áreas de melhoria na gestão e organização individual do
tempo disponível;
• Distinguir e aplicar, diariamente, as 7 leis da gestão do tempo e da
produtividade;
• Identificar desperdiçadores de tempo e elaborar estratégias para
reduzir o seu impacto;
• Evitar o perfeccionismo, ultrapassar a procrastinação e saber delegar;
• Gerir reuniões de forma eficaz e torná-las produtivas;
• Colocar em prática estratégias para a gestão eficiente do e-mail;
• Identificar os benefícios de se focar nas actividades importantes e não
urgentes;
• Estruturar um plano mensal, semanal e diário de gestão do tempo.

Sessão 1
 COMPETÊNCIA?
Por vezes, o problema não é ter muitas tarefas para fazer, mas a forma
como utilizamos o tempo.
Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas definidas.

• O que faço para garantir que cumpro prazos?

• Tenho uma tarefa fácil e uma tarefa difícil para fazer.
Qual é a tarefa que faço primeiro?
• Estabeleço um plano para cada dia ou para um período mais longo?
• Estabeleço prioridades?

Responda tão honestamente quanto possível ao questionário que lhe

será entregue, colocando um X na opção que considera estar mais
próxima da sua realidade.

Sessão 1
 O TEMPO
O que é o tempo e como geri-lo?

Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são factores essenciais

para que consiga atingir objectivos e ter sucesso.
O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera. Apesar de pensarmos
que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo
que não o usemos ele permanece limitado. É algo que tem significados diferentes
ao longo da vida e que não é adaptável.

Sessão 1
 O TEMPO
As 7 Leis da Gestão do Tempo e da Produtividade
Lei de Pareto ou a Regra dos 20/80
80% das consequências advêm de 20% das causas
• 80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% das pessoas
• 80% da poluição é causada por 20% dos países
• 80% da receita de uma empresa provém de 20% dos clientes
20% das suas actividades gastam 80% do seu tempo
Será que ler o e-mail sobre curiosidades é assim tão importante?
Até que ponto ler aquele jornal que pouco influencia a minha vida é importante?
Será que aquele jogo do Facebook contribui para os meus objectivos?

Lei Da Sequência Homogénea de Trabalho*

Uma tarefa concluída de uma só vez será realmente concluída muito mais
rapidamente do que a realização da mesma tarefa em várias tentativas ou várias
metas.
• Quando começar a fazer algo, termine;
• Uma tarefa iniciada deve ser concluída antes de passar à próxima;
• Alternar entre tarefas dá a ilusão de produtividade;
• Qualquer interrupção, introduz uma mudança no padrão de trabalho;
• Interromper uma tarefa quase concluída implica ter de voltar ao início, desperdiçando
tempo, energia e eficiência.

*Lei de Carson
Sessão 1
 O TEMPO
As 7 Leis da Gestão do Tempo e da Produtividade
Lei de Parkinson
“O trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível
para sua realização.“
• Uma reunião que pode ser feita em 10m, se agendada para 1h, vai durar 1h;
• Quando o tempo de execução é maior do que o necessário, possivelmente
só começa a executar próximo do fim do prazo;
• Quando se tem pouco tempo para executar tarefas, a tendência é ser
mais objectivo, prático e eficiente;
• Quanto mais vazio for o dia, ,mais tempo será consumido a realizar tarefas simples.

Lei da Contra produtividade para além de Certo Limite

Para além de um certo limite de horário, a produtividade do tempo investido

decresce e torna-se negativa.
Muitas vezes, e por falta de uma boa gestão do tempo, tendemos a tentar fazer
várias coisas ao mesmo tempo. Isto é prejudicial e compromete o sucesso das
tarefas. Como resultado, podemos ter uma quantidade de tarefas mal realizadas,
o que leva ao desperdício de tempo em ter de as fazer novamente.

Sessão 1
 O TEMPO
As 7 Leis da Gestão do Tempo e da Produtividade
Lei da Alternância
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.
• Não deve fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo, e o que fizer faça bem;

Lei da Dimensão subjectiva do Tempo

O tempo tem uma dimensão objectiva e outra subjectiva, em função do interesse
pela actividade exercida..
• Quando fazemos algo de que gostamos, o tempo passa a correr;
• O tempo parece não passar quando fazemos algo de que não gostamos.

Lei dos Ritmos Biológicos

Cada indivíduo tem vários ritmos biológicos e cada um tem o seu.
Se soubermos respeitar o nosso ritmo biológico e se o nosso dia for gerido de acordo com o
nosso ciclo de eficiência, aumentamos significativamente a nossa produtividade, sem
necessidade de tomar grandes medidas nem proceder a grandes mudanças.

Sessão 1
 O TEMPO
Causas mais frequentes para a perda de tempo

Humanas – envolvem directamente a natureza humana

• Esforçar-se demais;
• Desorganização pessoal
• Incapacidade de dizer não;
• Falta de autodisciplina;
• Procrastinação, indecisão;
• Deixar tarefas por concluir;
• Socializar

São as mais difíceis de controlar pois resultam de hábitos adquiridos ao

longo da vida.

Mas também são as que dão oportunidade de trabalhar porque se pode

escolher como nos organizarmos depois de identificadas as principais
causas.

Sessão 2
 O TEMPO
Causas mais frequentes para a perda de tempo

Administrativas – são fixadas certas competências administrativas que, quando

negligenciadas, causam perdas de tempo significativas
• Falta de objectivos, prioridades e planeamento;
• Delegação ineficiente;
• Pessoas não treinadas ou inadequadas;
• Falta de comunicação;
• Responsabilidade ou autoridade confusa;
• Falta de controlo;
• Não saber escutar

Ambientais – incidem sobre preocupações que têm origem no meio

envolvente
• Interrupções pelo telefone;
• Visitantes ocasionais;
• Encontros;
• Informação atrasada ou incompleta;
• Formalidades, burocracia;
• Falta ou excesso de pessoal;
• Barulho, distracções visuais.

Sessão 2
 O TEMPO
O que significa gestão do tempo?
A gestão do tempo pode ser dividida em 3 pontos:

1. Estabelecer objectivos e prioridades

2. Planear actividades e tarefas

3. Organização pessoal

Sessão 2
 O TEMPO
Estabelecer objectivos

Tem a certeza que sabe distinguir objectivos?

Da lista que lhe será entregue, assinale aqueles

que lhe parecem objectivos.

Sessão 2
 O TEMPO
O que são objectivos?
Características dos objectivos:

Mensurável – pode ser medido, não abstracto;

Atingível – não impossível de se conseguir;
Realista – não demasiado difícil nem fácil;
Compatível – algo que pode ser realizado e não vai contra o que
realmente se quer;
Prazo – tem um prazo de execução;
Específico – não geral mas concreto;
Pessoal – algo nosso, adaptado a mim e não a terceiros;
Escrito – deve ser escrito – ajuda ao compromisso

Sessão 2
 O TEMPO
Estabelecer prioridades
Estabelecer prioridades é ter em conta a hierarquia dos objectivos, isto é, saber
enquadrar os seus objectivos no tempo:

Diários MAIS URGENTE

Semanais

Mensais

Trimestrais

Anuais

A longo prazo MENOS URGENTE

Sessão 3
 O TEMPO
Estabelecer prioridades
No entanto, por vezes é necessário estabelecer prioridades sobre
os próprios objectivos. Qual realizar primeiro.

Quais os critérios que usa para estabelecer as suas

prioridades?

Sessão 3
 O TEMPO
Estabelecer prioridades
Alguns critérios mais comuns para estabelecer prioridades no tempo:

✓ O que gosto antes do que não gosto;

✓ Aquilo em que sou mais rápido antes do que auilo em que sou mais lento;
✓ Trabalhos fáceis antes dos difíceis;
✓ Tarefas rápidas antes das que requerem mais tempo;
✓ Actividades em que são necessários recursos materiais;
✓ Tarefas marcadas com terceiros antes das que não têm um horário definido;
✓ Tarefas planeadas antes das não planeadas;
✓ Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes;
✓ Crises e emergências logo que surgem;
✓ O que é interessante antes do que é menos interessantes;
✓ Trabalhar pela ordem de chegada;

Sessão 3
 O TEMPO
Estabelecer prioridades
Imagine que lhe é fornecedo um frasco de vidro e lhe é pedido que coloque um
conjunto de pedras grandes, predras medias, areia e água.
Sabemos que tudo cabe no frasco.
Por que ordem colocaria os items no frasco?

Sessão 3
 O TEMPO
Estabelecer prioridades
Imagine agora, que o frasco com água representa a quantidade total de tempo
que tem disponível (num dia ou semana), as pedras grandes representam as
tarefas mais importantes ou difícieis, as pedras medias representam as tarefas
rotineiras, a areia representa as tarefas triviais, sem importância e água os
imprevistos que surgem?

Tarefas importantes ou difíceis – pedras grandes

Tarefas rotineiras – pedras medias
Tarefas triviais, sem importância - areia

Sessão 3
 O TEMPO
Matriz de prioridades

É IMPORTANTE MAS NÃO URGENTE É IMPORTANTE E URGENTE

IMPORTANTE

NÃO É IMPORTANTE NEM URGENTE URGENTE MAS NÃO IMPORTANTE

URGENTE

Tarefas importantes – estão ligadas aos objectivos fundamentais e prioritários

Tarefas urgentes – não podem ser executadas mais tarde.

Sessão 3
 O TEMPO
Planear actividades e tarefas
Depois de estabelecidos os objectivos e prioridades, há planear as actividades e
tarefas, tendo em conta:

Plano de Trabalho Plano de Tempo

Objectivos/resultados Estimativa de duração
Actividades Horários
Prioridades Flexibilidade

Mas afinal quais as vantagens de fazer um plano?

✓ Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho

✓ Ajuda a coordenar melhor as actividades dos outros
✓ Ajuda a gerir o tempo dos outros
✓ Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
✓ Ajuda a dizer “não” mais vezes
✓ Ajuda a trabalhar com mais calma

Sessão 4
 O TEMPO
Planear actividades e tarefas
Como fazer um Plano?

✓ Estabeleça prioridades para todas as tarefas

✓ Seja realista quanto ao tempo de execução
✓ Divida as tarefas em actividades quando mais complexas
✓ Defina os locais para realizar as tarefas
✓ Transforme o acto de planear num hábito

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ Defina um horário para organizar o dia

• Junte os items semelhantes
• Faça do tempo de transição um tempo produtivo
• Seja fiel ao seu horário
• Faça o horário em torno das tarefas chave
• Calendarize as actividades

✓ Minimize as interrupções
• Seja breve
• Defina prazos
• Escreva
• Levante-se
• Conjugue assuntos
• Aprenda a Comunicar melhor

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ Organize e faça
melhor os TELEFONEMAS

Agrupe os telefonemas a fazer de uma vez Planeamento

Deixe mensagens completes
Mantenha a área do telephone arrumada
Programe/grave os números que mais usa
Prepare a abertura
Fale devagar e pausadamente
Se tiver de pedir para aguardar,
explique o porquê e agradeça
quando regressar
Forneça informações detalhadas
Procure formas de contacto
alternativas

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ O que não fazer ao telefone

Deixar longas mensagens no voice mail
Saudações pouco profissionais
Falar com outras pessoas
Autorizar interrupções
Teclar no computador
Ler o mail (ou outra distracção)
Falar depressa

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ E-mails
Verificar a Caixa de correio regularmente
Ler de acordo com o assunto e o remetente
Responder rapidamente
Ser educado
Gravar se necessário
Ser breve
Quando responder, verificar os destinatários
Limpar a Caixa de correio regularmente
Quando fizer forward, mudar os assuntos

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ E-mails – cuidados a ter

NÃO escrever tudo em maiúsculas ou com sinais de exclamação
NÃO ser abrupto, rude ou com interferências emocionais
NÃO dar ordens
NÃO assumir que o seu mail é lido
NÃO enviar mensagens confidenciais
NÃO graver a menos que necessite
NÃO reenviar anedotas, conteúdos não profissionais

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ PROCRASTINAÇÃO
O que é?
A arte de adiar

O que leva as pessoas a adiar?

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
O que leva as pessoas a adiar?
• Desorganização
• Desejo de evitar tarefas desagradáveis
• Medo de falhar
• Medo do sucesso e suas implicações
• Não saber por onde começar
• Perfeccionismo
• Falta de confiança e diálogos internos negativos
• Medo da mudança
• Medo da rejeição
• A tarefa parece ser tão dificíl e ocupar demasiado tempo
• Não ter os recursos necessários

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Algumas sugestões de como organizar melhor o tempo e torná-lo mais rentável

✓ PROCRASTINAÇÃO
Não adie!
Procure soluções:

De modo a rentabilizar mais o tempo, faça uma reflexão sobre quais as causas que
o levam a adiar.

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
Como combater
O que faço na minha actividade professional?
Quais as actividades que me competem
Quanto tempo levo a executa-las
Para que serve determinada tarefa? Qual a sua finalidade?
Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários
Quem deve fazer? Quem a pode fazer?
Delegar
Redefinir funções e responsabilidades
Como deve ser realizada? Que informações ou meios preciso para a realizar?
Simplificar métodos
Afectar apenas os meios necessários e suficientes
Qual o prazo? Quanto tempo? Quando a devo realizar?
Clarificar prazos para si e para os outros
Estabelecer prazos realistas

Sessão 4
 O TEMPO
Organização Pessoal
✓ CHECK LIST
Devem constar aqui as tarefas que se pretende realizar nesse dia, por ordem de
prioridades;
No Sistema de ordenação devem ser respeitados os
seguintes princípios:
Tarefas Importantes/Urgentes
Tarefas Importantes/Não Urgentes
Tarefas Não Importantes/Urgentes
Tarefas Não Importantes/Não Urgentes
Reservar para cada tarefa um período determinado e controlar o seu cumprimento
no final do dia
Fazer controlos ao longo do dia

Sessão 5
 O TEMPO
Organização Pessoal
✓ CHECK LIST
Apontar todas as informações pertinentes para a execução
Se a Check List diária não funcionar, deve-se a:
• Tentativas de realizações excessivas para um só dia
• Falta de preparação para algumas tarefas
• Deficiências na definição da tarefa
• Falta de informação
• Excesso de pressão
• Tarefas muito difíceis ou aborrecidas
• Falta de autoconfiança

Sessão 5
 O TEMPO
Autoconhecimento

➢ Identifique e DESCREVA o seu principal factor desperdiçador do tempo

➢ Identifique as CAUSAS da existência desse desperdiçador.

➢ Refira as POSSÍVEIS SOLUÇÕES para anular ou reduzir esse desperdiçador.

➢ Escolha uma ou duas soluções que irá PÔR EM PRÁTICA durante os

próximos 15 dias.

➢ Calcule o tempo que poderá vir a GANHAR com a prática dessa solução

➢ Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados

Sessão 5
 O TEMPO
As Tríades da Gestão de Tempo
Tríade do Super Homem
Possui a esfera da urgência* maior que todas as outras.
As pessoas que se encaixam nesse modelo são aquelas que estão sem-
pre a resolver crises e problemas que aparecem inesperadamente todos
os dias.
A segunda maior esfera desse modelo é a circunstancial**, já que após pi-
cos de stress chega à exaustão. E essa é uma forma de se desli-
gar de tudo e todos. Consequentemente, sobra pouco tempo para realizar as actividades
importantes.
Se esse é o seu modelo, comece a prestar mais atenção e reflicta sobre o seu
comportamento.
Se não consegue priorizar as tarefas que são importantes, acabará por deixar de
lado o cumprimento dos seus objectivos de vida. Realizar acções que em nada vão
ajudar sua carreira ou mesmo suas realizações pessoais.
*Esta esfera abrange todas as actividades **Diz respeito às actividades desnecessárias, por
para as quais o tempo está curto, no limite ou serem consideradas desapropriadas pela
já se esgotou. São as exigências que chegam sociedade, excessivas ou sem resultados. São os
em cima da hora e que não podem ser gastos inúteis de tempo, como as horas a mais
previstas. Em geral, acabam trazendo pressão na cama, ver várias vezes por dia as redes sociais
e stress. e demais actividades feitas por comodi-
dade.
Não trazem resultados e provavelmente
Sessão 5 irão gerar frustrações.
 O TEMPO
As Tríades da Gestão de Tempo
Tríade Homer Simpson
É quando as pessoas possuem a esfera circunstancial maior do
que as outras. São consideradas “escravas do destino”. São pes-
soas que vivem o que acontecer no momento, não procuram
ou desejam algo melhor para si mesmas.
Geralmente, as pessoas desta tríade não possuem sonhos nem
coragem para lutar, já que deixam que as circunstâncias as domi-
nem.
Se considera este o seu tipo, planeie mudanças.
Não deixe a vida levá-lo. Leve a vida!
Construa seu caminho, defina seu grande objectivo pessoal e profissional,
elabore metas diárias. Tríade O Equilibrista
É quando as esferas circunstancial e urgente são semelhantes. Onde
se encontra a maioria das pessoas. Em equilíbrio entre o urgente e o
circunstancial. É muito difícil dizer “não” e raramente têm algo
planeado.
Se este é o seu perfil, diminua o tempo que gasta com actividades
que não trazem resultados nem satisfação e insira –
aos poucos – actividades que são importantes para alcançar
seus objectivos de vida.
Sessão 5
 O TEMPO
As Tríades da Gestão de Tempo

Tríade IDEAL
É aquela em que a maior esfera é a da importância*.
Isso porque é a partir dela que será capaz de
desenvolver metas e meios de alcançar seus
objectivos.
É não perdendo tempo, nem fôlego, com o
que nada traz de relevante para a sua vida,
que vai chegar onde tanto deseja.
Mantenha a sua vida baseada naquilo que é
verdadeiramente essencial.
*Está directamente relacionada às actividades que realizamos e que são relevantes para as
nossas vidas. Trazem resultados em curto, médio ou longo prazo. Em geral, as coisas
importantes têm prazos de execução, porém nunca são urgentes. As actividades importantes
proporcionam prazer ao serem executadas, sendo que a maioria delas é espontânea.

Sessão 5
 O TEMPO
O tempo é limitado por isso tente:

✓ Não lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo

tempo: delegue tarefas e aprenda a dizer que não;
✓ Não ter um excesso de interrupções pelo telefone: organize os seus telefonemas e a
forma de os fazer e atender;
✓ Não permitir excesso de interrupções quando está a fazer trabalhos que requerem
concentração: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objectivos e prioridades e
realize-as;
✓ Não gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colegas: tente
resolvê-los o mais rapidamente possível;
✓ Não abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na
tarefa que tem de fazer, planeie as suas actividades, crie objectivos e prioridades e
siga tudo à risca;
✓ Não realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: Não se esqueça
de delegar as tarefas, não precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu
tempo;
✓ Não ter reuniões e contactos sem hora marcada e sem clara visão das prioridades:
planeie a sua agenda com as horas e assuntos a tratar;
✓ Não ter falta de objectivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas
tarefas por grau de importância e urgência, defina anteriormente os seus prazos
e cumpra tudo o que planeia

Sessão 6
O TEMPO