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GESTÃO DE

PROJETOS COM
USO DO
dotProject
Autor: Daniel Martins de Castro
Gerente de Projetos e Serviços
professordanielmartins@gmail.com

Junho de 2011.

Ryds Tecnologia e Serviços Ltda


rydstecnologia@gmail.com
GESTÃO DE PROJETOS COM USO DO dotProject

PROJETOS

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,


serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no
fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são
contínuas e repetitivas.
Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais
considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade
organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal.
As principais características dos projetos são:
• Temporários, possuem um início e um fim definidos.
• Planejados, executado e controlado.
• Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.
• Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma
elaboração progressiva.
• Realizados por pessoas.
• Com recursos limitados.
Esse é um resumo da definição de projeto feita pelo Guia PMBOK®, um guia
que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de
projetos, amplamente reconhecido como boa prática na maioria dos projetos na maior
parte do tempo e utilizado como base pelo Project Management Institute ( PMI®).
O contexto da gerência de projetos descreve o ambiente em que um projeto
opera. Sua observação é fundamental, já que o gerenciamento das atividades do dia-
a-dia é necessário, mas não é o suficiente para o sucesso do projeto.

Fases do Projeto

As fases do Projeto são chamadas de Ciclo de Vida de Projetos,


Fase de Iniciação (Definição): é a fase inicial do projeto, quando uma
determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a
ser resolvido por ele. Nessa fase a missão e o objetivo do projeto são definidos;
Fase de Planejamento: é a fase responsável por identificar e selecionar as
melhores estratégias do projeto detalhando tudo aquilo que será realizado, incluindo
cronogramas, alocação de recursos envolvidos, custos, etc., para que, no final dessa

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fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado. Nessa fase os planos
auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos
também são desenvolvidos;
Fase de Execução: é a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado
anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa
fase. Grande parte do orçamento e do esforço é consumida nessa fase;
Fase de Monitoramento e Controle: ocorre paralelamente ao planejamento e
à execução do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que está
sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no
menor espaço de tempo possível após a detecção da anomalia;
Fase de Finalização (Encerramento): é a fase quando a execução dos
trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os livros e
documentos do projeto são encerrados e todas as falhas ocorridas durante são
discutidas e analisadas para que erros similares não ocorram em novos projetos
(aprendizados).

Além das fases, segundo o PMBOK há nove áreas de conhecimento em


Projetos:
• Gerência de Integração de Projetos;
• Gerência de Escopo de Projetos;
• Gerência de Tempo de Projetos;
• Gerência de Custo de Projetos;
• Gerência de Qualidade de Projetos;
• Gerência de Recursos Humanos de Projetos;
• Gerência de Comunicações de Projetos;

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• Gerência de Riscos de Projetos;
• Gerência de Aquisições de Projetos.

Variáveis

Alguns empreendimentos necessitam ser executados e entregues sob


determinadas variáveis ou restrições. As variáveis principais também podem ser
denominadas como tradicionais. O gerenciamento de projetos tenta adquirir controle
sobre quatro variáveis:
• Tempo;
• Custo;
• Escopo;
• Qualidade.
Isto é conhecido também como "triângulo da gerência de projeto", ou "triângulo
de restrições" onde cada lado representa uma variável. Um lado do triângulo não pode
ser mudado sem impactar no outro. Como comentado anteriormente, alguns
profissionais entendem que a variável qualidade está separada do escopo e o definem
como sendo uma quarta variável, considerando a, desta forma, como parte do
triângulo de restrição triplo expandido. Outros autores defendem, ainda, como sendo a
terceira variável do "triângulo de restrições", classificando o âmbito (escopo), como
uma das áreas do conhecimento - gestão do âmbito (PMBOK).
A restrição do tempo influencia o prazo até o término do projeto. A restrição de
custo informa o valor monetário incluído no orçamento disponível para o projeto. Já a
restrição do escopo designa o que deve ser feito para produzir o resultado de fim do
projeto. Estas três variáveis estão freqüentemente competindo: o escopo aumentado
significa tipicamente o tempo aumentado e o custo aumentado, uma restrição apertada
de tempo poderia significar custos aumentados e o escopo reduzido, e um orçamento
apertado poderia significar o tempo aumentado e o escopo reduzido.
A disciplina da gerência de projeto trata de fornecer as ferramentas e as
técnicas que permitem a equipe de projeto, e não apenas ao gerente de projeto,
organizar seu trabalho para lidar com essas variáveis.

Tempo
O tempo requerido para terminar os componentes do projeto é normalmente
alterado quando se pretende baixar o tempo para execução de cada tarefa que
contribui diretamente à conclusão de cada componente. Ao executar tarefas usando a

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gerência de projeto, é importante dividir o trabalho em diversas partes menores, de
modo que seja fácil a definição das condições de criticidade e de folgas.

Custo
O Custo para desenvolver um projeto depende de diversas condições iniciais
disponíveis para o desenvolvimento de cada projeto tais como: taxas labor, taxas
materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc), equipamentos e lucro.

Escopo
São as exigências especificadas para o resultado fim, ou seja, o que se
pretende, e o que não se pretende realizar. A qualidade do produto final pode ser
tratada como um componente do escopo. Normalmente a quantidade de tempo
empregada em cada tarefa é determinante para a qualidade total do projeto.

Qualidade
Qualidade é um conceito espontâneo e intrínseco a qualquer situação de uso
de algo tangível, quer se refiram a relacionamentos envolvidos na prestação de um
serviço, ou a percepções associadas a produtos de natureza intelectual, artística,
emocional e vivencial.
A qualidade, portanto, pode ser entendida como obrigação contratual e é
mensurável. Ao longo de um projeto, podem ser definidas métricas que forneçam
informações vitais sobre a qualidade do processo, produto, atividade ou recurso.
Essas métricas podem ser objetivas, tal como metros, e/ou subjetivas, tais como os
qualitativos bom, médio e agradável. Quanto à abrangência, podem ser globais, para
todo o projeto, ou por fase específica a ele.

Essas variáveis podem ser dadas por clientes externos ou internos. A definição
dos valores das variáveis remanescentes fica a cargo do gerente do projeto,
idealmente baseada em sólidas técnicas de estimativa. Os resultados finais devem ser
acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente.
Geralmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos
por contrato.

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Importância da Gestão de Projetos

Na maioria das vezes que recebemos um projeto, ficamos tão angustiados para
começar a trabalhar que acabamos não fazendo o exercício mental de planejar, ou
seja, não paramos para pensar em como resolver o problema.
Atualmente, a rapidez com que as mudanças acontecem no ambiente
empresarial tem levado um número cada vez maior de empresas a executarem
projetos no seu dia-a-dia.
Competitividade acirrada, margens de lucro estreitas, clientes exigentes e
avanços tecnológicos constantes, caracterizam um cenário ideal para a execução de
projetos já que tudo tem que acontecer em um prazo cada vez menor e utilizando
menos recursos financeiros.
Gerenciar bem os projetos dentro da empresa, sejam eles o lançamento de um
produto, a abertura de uma nova filial, a readequação de um processo produtivo ou a
implantação de uma nova tecnologia, tornou-se não apenas um diferencial competitivo
para as organizações mas, sobretudo, uma questão de sobrevivência.
Uma pesquisa realizada recentemente pelo PMI-RJ mostra que 72% dos
projetos empresariais apresentam problemas de não cumprimento de prazos,
ocasionando prejuízos financeiros e, o que é mais grave, prejuízos intangíveis como
perda de credibilidade perante o cliente, desmotivação da equipe, entre outros.
Nessa mesma pesquisa observou-se que 82% das empresas pesquisadas
mostraram-se dispostas a investir no desenvolvimento e implementação de
metodologias de gerenciamento de projetos reconhecendo a importância do tema no
contexto empresarial atual.
Conseqüentemente, aumentou nos últimos anos a demanda por profissionais
que conheçam as metodologias e saibam gerenciar projetos.
Dentre as áreas de conhecimento de projetos que esses profissionais devem
dominar, destacam-se, não só o controle de prazos e custos, mas, também, controle
de riscos, de recurso humanos e de contratações.

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Conclui-se que, longe de ser só mais uma entre tantas teorias de administração
de empresas, o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de
resultados.

PMI

O Project Management Institute (PMI®) é uma entidade mundial sem fins


lucrativos voltada ao gerenciamento de projetos. Estabelecido em 1969 e com sede na
Filadélfia, Pensilvânia, Estados Unidos, o Project Management Institute ( PMI ) foi
fundado por cinco voluntários. O primeiro seminário da organização ocorreu em
Atlanta, Geórgia, Estados Unidos, e teve um público de 83 pessoas.
Hoje, o PMI é considerado uma comunidade global, com mais de 500.000
profissionais associados, representando 185 países. Os profissionais afiliados vêm de
virtualmente todas as indústrias, incluindo aeroespacial, automotiva, negócios,
construção, engenharia, serviços financeiros, tecnologia da informação, farmacêutico,
saúde e telecomunicações.
O PMI também edita o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) e
oferece diversas certificações, entre outros:
• Certified Associate in Project Management (CAPM, Certificado de
Associado em Gerência de Projeto): demonstrar uma base comum do conhecimento e
dos termos no campo da gerência de projeto. Ele requer 1500 horas do trabalho em
uma equipe de projeto ou 23 horas/aula em gerência de projeto.
• Project Management Professional (PMP, Profissional da Gerência de
Projeto): contém curso de especialização e experiência, concordando em aderir a um
código da conduta profissional, e aprovação para avaliar e medir objetivamente o
conhecimento da gerência de projeto. Além disso, um certificado PMP deve estar
sempre atualizado com o risco de perda da certificação.
• Program Management Professional (PgMP)
• Scheduling Professional (PMI-SP)
• Risk Management Professional (PMI-RMP)

PMBOK

O propósito principal do PMBOK é identificar o subconjunto de conhecimentos


sobre a profissão que são consenso, sendo aplicáveis para a maior parte dos projetos
na maior parte do tempo.

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Outro propósito é prover um vocabulário único para a profissão, padronizando
seus termos. Também é usado como referência básica para os exames de certificação
do PMI.
Estruturação do PMBOK (edição 2000): É considerado um guia teórico para o
desenvolvimento de projetos práticos, serve como orientador para o estudo de
metodologias para projetos e provê uma estrutura básica para o entendimento de
Gerência de Projetos.
• Contexto da gerência de projetos: descreve o ambiente em que os
projetos operam.
• Processos da gerência de projetos: descreve uma visão genérica sobre
a interação dos vários processos de gerenciamento de projetos. Também desenvolve
soluções entre os sistemas e métricas mais avançadas da topologia em sistemas de
informação.

O DOTPROJECT

O DotProject é um software de gerenciamento de projetos. É o melhor e


o mais usado no mundo. Usando o DotProject a equipe de desenvolvimento do
projeto tem fácil acesso a tudo, visto que ele é online e engloba várias
utilidades como fóruns, calendários, gráficos, informações a respeito da
empresa e do projeto, lista de contatos e etc.

Acesso
Para acesso ao sistema, deve-se abrir um browser da internet e digitar o
seguinte endereço:
http://www.projetosce.com.br
Após isso será aberta a seguinte janela:

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Você deve fornecer seu usuário e senha.
No caso o usuário é seu endereço de e-mail sem o @pr.senac.br
E sua senha inicial é 123456

Esta senha será utilizada apenas no ambiente de gerenciamento, sendo que


posteriormente será fornecida uma nova senha.

Após fornecer os dados solicitados, deve ser clicado no botão .


Com isso será exibida a tela inicial do sistema:

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Configurações pessoais
A direita da tela você possui os seguintes itens:

Ajuda - trás informações básicas sobre o dotProject


Meus dados – configurações do usuário
A Fazer – atividades pendentes cadastradas
Hoje – Atividades e calendário do dia
Sair do sistema – Logout

Meus dados
Clicando nessa opção, você irá para a tela abaixo:

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Nessa janela serão fornecidos os dados pessoais, fornecidos no cadastro enviado ao
administrador do sistema.
É possível realizar a edição de preferências, clicando no item editar preferências.

Após realizar as devidas configurações deve-se clicar em .

OBS: Caso você altere o Estilo de Interface de Usuário, é necessário realizar o


Logout do sistema, para que seja possível visualizar a alteração.

Importante: evite utilizar o botão voltar do seu Navegador, pois isto pode
ocasionar erros no envio de dados ao servidor. Utilize sempre o botão

Cadastro de Empresas

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Nesse cadastro devem ser informados os dados das empresas que estarão envolvidas
em um projeto.

Ao clicar será mostrada a tela abaixo, com as empresas cadastradas no sistema:

Para a inclusão de uma empresa clique em ou

E preencher os campos com os dados da empresa.

Na tela Empresas, é possível realizar filtros, e clicando em cima da empresa editá-la.

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Por meio da tela acima também é possível atribuir um novo projeto a empresa

selecionada, através do botão . Além disso pode-se apagar uma empresa

cadastrada pela opção .

Projetos

Nesta tela estão as informações referentes aos projetos

Para incluir um projeto selecione os seguintes itens:

E clique em .

Preencha os campos com as informações do projeto e clique em Enviar.

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Retornando a tela anterior, temos como editar o projeto.

Ao selecionar um projeto é possível atribuir atividades, eventos e arquivos a um


projeto, clicando em Nome do Projeto e depois em

Atividades

Nesta opção são atribuídas tarefas a projetos cadastrados.

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É necessário cadastrar os Detalhes, Datas, Dependências, Recursos Humanos

Eventos

Por meio desta funcionalidade, é possível agendar reuniões, encontros, treinamentos


e etc. Notificando todos os envolvidos, definindo datas e horários.

Para Incluir um evento, deve-se clicar em , na tela de Projetos.


Com isso será aberta a tela abaixo:

Arquivos

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Através do dotProject é possível realizar um repositório de arquivos vinculados aos
projetos, para o compartilhamento com os usuários.

Clicando em Arquivos, e depois no botão .

Calendário

O Calendário permite a visualização de atividades dentro de um mês.

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Pode-se ainda, clicando no canto esquerdo de uma semana específica, visualizar
apenas os dados daquela semana, ou ainda escolher o dia.

Contatos

No item contatos é possível realizar o cadastro de agenda completa, além disso é


possível realizar a integração dessa agenda com o Microsoft Outlook ou outro software
de correio eletrônico.

Fóruns

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O dotProject possui em seu ambiente a opção de Fóruns, que permite criar uma base
de conhecimento entre a equipe.

Relatórios

Os principais relatórios do dotProject estão disponíveis em Atividades > Relatórios

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Agradecimentos

Este material foi elaborado para o treinamento em Gestão de Projetos com


dotProject, dentro da DIRET do Senac-PR, e pode ser utilizado para consultas.
Espero que todos tenham apreciado o treinamento e que este tenha sido de
grande utilidade para melhoria de suas atividades.
Obrigado,

Daniel Martins de Castro


Curitiba, 09/06/2011

E-mail: professordanielmartins@gmail.com
rydstecnologia@gmail.com
MSN: daniel_mc_off@hotmail.com
Skype: Daniel_mcastro
Twitter: @profdanielmc
Facebook e Orkut: Daniel Martins de Castro
Blog: professordanielmartins.wordpress.com

Referências Bibliográficas

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 4ª Edition ed. [S.l.]: Project
Management Institute
Monks, Joseph G. " Administração da Produção" Editora McGraw Hill, 1ª Edição 1987
Site oficial: http://www.dotproject.org
www.dotproject.com.br
Dotproject, Soluções para Gerenciamento de Projetos. Disponível em
http://www.ambientelivre.com.br/dotproject-solucoes-para-gerenciamento-de-projetos.html
MOLINARI, Leonardo. Gestão de Projetos. São Paulo, 2004.

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