Diagrama de Flujo

Definición.-
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser
la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en
cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de
servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura
organizativa.
Objetivo.-
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones,
para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el
proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada
fase,representar los controles, etc.
Ventajas.-
Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los
diagramas de flujo, las siguientes:
 Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo ,
con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su
colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
 Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor
facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.
 Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo
que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y
proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo
que se mejora considerablemente la comunicación entre los
departamentos y personas de la organización.
 Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración
del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo,
por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

Fases.-
1. Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )
2. Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)
3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente
4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.
5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones
6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con
el actual.
Reglas.-
Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.
Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.
Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Simbología del diagrama de flujo:

Símbolo de Inicio / Final
El símbolo de terminación marca el punto inicial o final del sistema. Por lo
general, contiene la palabra "Inicio" o "Fin".

Símbolo de Acción o Proceso

Un rectangulo solo puede representar un solo paso dentro de un processo
("agregar dos tazas de harina"), o un subproceso completo ("hacer pan") dentro
de un proceso más grande.

Símbolo del Documento Impreso

Un documento o informe impreso.

Símbolo de Multidocumento
Representa multidocumento en el proceso.
Símbolo de Decisión o Ramificación
Un punto de decisión o ramificación. Las líneas que representan diferentes
decisiones surgen de diferentes puntos del diamante.

Símbolo de Entrada / Salida

Representa el material o la información que entra o sale del sistema, como una
orden del cliente (entrada) o un producto (salida).

Símbolo de Entrada Manual

Representa un paso en el que se pide al usuario que introduzca la información
manualmente.

Símbolo de Preparación
Representa un ajuste a otro paso en el proceso.

Símbolo del Conector

Indica que el flujo continúa donde se ha colocado un símbolo identico (que
contiene la misma letra).
O Símbolo
Indica que el flujo del proceso continúa en más de dos ramas.

Símbolo de Unión de Invocación

Indica un punto en el diagrama de flujo en el que múltiples ramificaciones
convergen de nuevo en un solo proceso.

Símbolo de Fusión
Indica un paso en el que dos o más sub-listas o subprocesos se convierten en
uno.

Símbolo de Intercalar
Indica un paso que ordena información en un formato estándar.

Símbolo de Proceso Predefinido

Indica una secuencia de acciones que realizan una tarea específica incrustada
dentro de un proceso más grande. Esta secuencia de acciones podría describirse
con más detalle en un diagrama de flujo separado.

Símbolo del Operación Manual

Indica una secuencia de comandos que continuarán repitiéndose hasta que se
detenga manualmente.

Símbolo de Almacenamiento Interno

Indica que la información se almacenó en la memoria durante un programa,
utilizado en diagramas de flujo de diseño de software.

Conector Fuera de Página

Indica que el proceso continúa fuera de la página.

EJEMPLOS: