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DEFICIENCIAS EN EL DEPARTAMENTO DE MUSICA


UNIVERSIDAD DEL VALLE

Luz Elena Romero


Víctor Manuel Suarez

UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2010
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V VV V  


Cuando nos referimos al sistema psicosocial estamos mencionando el


encuentro de personas y no a su manipulación por parte de la conducción. Una
organización es un lugar de encuentro o de desencuentros permanentes.
Ecología social humana.
Teniendo en cuenta que el factor más importante de la organización son las
personas, el trabajo psicosocial consiste en motivar y promover
permanentemente a sus colaboradores a dar un mejor rendimiento laboral que
redunde en resultados óptimos en la organización.

La gestión humana involucra procesos y actividades estratégicas que sirven


como apoyo y soporte para la Dirección de la Organización. Mediante el
establecimiento de políticas, planes y programas se puede seleccionar, formar,
retribuir, desarrolla r y motivar el personal de la organización con el fin de
potencializar el ser humano como factor fundamental de la ventaja competitiva
de la organización y la generación de valor en su interior.
La clasificación de los procesos de acuerdo con su objetivo o fin determinado
en macro procesos, le dan un nuevo enfoque a la gestión humana al identificar
y describir cinco de ellos en un orden lógico secuencial, aunque también
pueden presentarse de manera simultánea, lo cual demuestra que los procesos
no pueden verse de manera aislada y que esta agrupación es fundamental en
la búsqueda del desarrollo y la competitividad organizacional.



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En la Escuela de Música de la Universidad del Valle, se vive una


disfuncionalidad en el personal que labora en esta unidad; pese a que existe un
manual de funciones para cada cargo , estos no se aplican correctamente
como lo veremos a continuación.

La Escuela de Música está conformada así:

½ Director de la Escuela: quien es un docente nombrado tiempo comp leto y,


quien debe ejercer el cargo académico -administrativo.

½ Director de Programas: al igual que el director de la escuela es docente


nombrado tiempo completo y debe ejercer el cargo académico -administrativo.

Secretaria
Funcionario (a) no docente, quien
Según el manual de funciones debe atender
Las necesidades del cuerpo docente de la escuela.

½ Secretaria de la Escuela de Música: funcionario (a) no docente, quien


según el manual de funciones debe atender las necesidad es del cuerpo
docente de la escuela.

½ Técnico Académico: funcionario (a) no docente, quien no tiene un manual


de funciones definido.

½ Técnico Financiero: funcionario (a) no docente, quien según su manual de


funciones debe desarrollar todas las actividades referentes a las finanzas de la
Escuela.

½ Auxiliar Administrativa: funcionario (a) no docente, (contratista), quien


según el manual de funciones debe atender las necesidades de los estudiantes
de los programas de pregrado en Música y Licenciatura en Música .

Además la mala comunicación que parte desde los jefes, la distribución de los
espacios, los horarios de atención a los agentes internos y externos y la falta
de sensibilización influye mucho en el desarrollo de las actividades.

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ES E A E SI A
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Falta de jerarquía Páginas web


Falta de comunicación
Organigrama

  

   

Disfuncionalidad Mala distribución


Mala distribución Impresora
Tiempo perdido Fotocopia
Secretaria

Figura: Diagrama causa ± efecto


Fuente: Escuela de Música (Universidad del Valle)

Por todo lo anterior podemos decir:

1. Cuando se hace referencia al problema de comunicación desde los jefes de


la Escuela (Director de la Escuela y Director de Programas), es debido a que
como son docentes nombrados con actividades académico-administrativos, son
personas que mantienen más pendientes de sus actividades académicas y a la
parte administrativa no le dan la importancia que en su momento se requiere
solo cuando el problema (malos procedimientos) está latente empiezan a
buscar las soluciones ³urgentes´ y a veces por no decir siempre salen las cosas
no muy bien.

2. La falta de claridad en el desarrollo de los manuales de funciones de la


Secretaria de la Escuela, la Técnico Académico y la Auxiliar Administrativa,
generan errores en los procedimientos, a demás de pérdida de tiempo y de
insumos (papelería, impresiones etc.)

½ No conocer el manual de funciones.


½ El director no ejecutar su funcionalidad.
½ Corregir la disfuncionalidad de los puestos de trabajo.

No conocer el manual de funciones.


El director no ejecutar su funcionalidad.
Corregir la disfuncionalidad de los puestos de trabajo.
No hay comunicación asertiva.
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El siguiente trabajo tiene como objetivo analizar un problema dentro de una
organización en el departamento del talento humano teniendo en cuenta la
importancia de ser en una organización ; de ahí partiremos al desarrollo de la s
posibles soluciones del problema, analizando el historial de las actividades
diarias en las distintas labores , fechas ,hechos, o procesos nos acercáremos al
problema identificándolo , no pretendemos llegar a la respuesta absoluta pero
si ir corrigiendo los posibles problemas de la organización en ese campo y
lograr optimizar el desarrollo de los procesos productivos y el bienestar del
colaborador en el departamento.

Por lo anterior identificamos la disfuncionalidad como problema principal en


todos los cargos y de ahí partimos a tomar las medidas correctivas.


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Mejorar la comunicación en las áreas laborales por parte de los jefes
inmediatos (Director de la Escuela y Director de Programas), para así terminar
con la disfuncionalidad laboral. Capacitar en cada puesto de trabajo su función
y desempeño y acabar con los ³urgentes´. Optimizar los procesos,
comprometer a los colaboradores con todos los procesos, reestructurar la
distribución de las áreas de trabajo para un mejor funcionamiento .

½ Comunicación
½ Disfuncionalidad
½ Capacitación
½ Optimización
½ Procesos
½ Dirección




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Al aplicar el método causa ± efecto nos dio como resultado los siguientes
indicadores: la disfuncionalidad, la falta de dirección, la mala comunicación y la
falta de capacitación; estos fueron el punto de partida de esta investigación la
cual nos llevo a identificar fallas en las áreas de desempeño, las cuales están
identificadas y planteadas con el propósito de mejorar y optimizar los recursos
y el clima organizacional, capacitando el personal y haciendo el uso adecuado
del manual de funciones.
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Para mejorar el departamento debemos tener en cuenta lo siguiente capacitar
cada individuo en su área de desempeño, que el manual de funciones se
aplique y así evitaremos la disfuncionalidad; periódicamente realizar una
evaluación de desempeño, incentivar motivar al colaborador teniendo en
cuenta las metas cumplidas, enfocarlo en que la organización les pertenece y
por ultimo reestructurar los espacios y locativas para que así sea más cómodo
y confortable.

Cumplir el manual de funciones: se debe hacer un análisis de los manuales de


funciones de cada cargo y de este modo reasignar las labores a cada cargo 
En la evaluación de desempeño de cada funcionario se establecen metas para
el siguiente año; se hará un seguimiento exhaustivo del cumplimiento de las
metas.
Programar reuniones periódicas con los integrantes del grupo de trabajo de la
Escuela, para hacer reflexiones sobre el desarrollo de las funciones y
actividades y así crear el sentido de pertenencia entre el grupo de trabajo
Se reestructurará las áreas de trabajo de la secretaría de la Escuela tendrá
más privacidad ya que en estos momentos está muy expuesta se ubicará cerca
de la oficina del Director de la Escuela de igual forma la de la secretaria de los
programas. 
















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ACTIVADADES MES MES RESPONSABILIDAD
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S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
CAPACITACION X X cc cc cc c
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CUMPLIMIENTO AL X X X X X #c #c #c
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MANUAL DE FUNCIONES cc cc cc  c c"c " ccc
EVALUACION/DESEMPEÑO X cc cc #c c
INCENTIVAR X X X X X #c #c #c cc
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PERTENENCIA X X X X X #c #c #c
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DISEÑO LOCATIVO X cc cc cc

Se llevara acabo con una lluvia de ideas para involucrar a los colaboradores
con el nuevo enfoque de la escuela

Hacer conocer el manual de funciones capacitando a los funcionarios del cargo


respectivo

Evaluación de desempeño se enfoca para la mejora y la promoción de los


funcionarios con incentivos (bonificaciones)

Va de la mano con la evaluación de desempeño

Mejorar las áreas en función de que todo quede más práctico y confortable
reestructurando la distribución en las instalaciones de la Escuela


         
 





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DESARROLLO ORGANIZACIONAL ± Principios y aplicaciones, Rafael Guízar


Montúfar, REVERTÉ McGraw Hill, México 2008

INTRODUCCION A LA INGENIERIA INDUSTRIAL, R.C. Vaughn, cREVERTÉ


S.A. , Bogotá, Colombia 1988