Manual de Organización y Funciones

Asistenta de Gestión Administrativa en Obra

OBJETIVO:
Servir de apoyo administrativo, gestionando sus recursos asignados con la finalidad de
buscar la eficiencia en el control del almacén y actividades administrativas
encomendadas, garantizando siempre el cumplimiento de los plazos establecidos por
la oficina central administrativa u oficina de campo de nuestra empresa.
FUNCIONES:
1. Gestionar los trámites correspondientes a pases de personal y unidades.
2. Gestionar los trámites de facilidades de ingreso del personal y unidades.
3. Gestionar y controlar los recursos del almacén (materiales, equipos y
herramientas) mediante el uso de un inventario digital.
4. Realizar informes semanales del consumo de materiales.
5. Realizar informes semanales del uso de máquinas y equipos (horas máquina).
6. Realizar el pedido de materiales del almacén de manera digital, de manera
anticipada.
7. Monitorear el consumo de los Epp’s.
8. Apoyar en los trámites encomendados por la oficina de obra, y oficina principal.
9. Realizar las compras menores de urgencia que se requieran en la obra.
10. Realizar el control de asistencia del personal. (Tareo)
11. Realizar el trámite de ingreso de fin de semana del personal y unidades, los
días martes de cada semana.
12. Apoyar en la realización de los informes técnicos semanales de la obra.
RESPONSABILIDADES:
1. Realizar las cartas de pases de ingreso del personal en coordinación con la
oficina central administrativa y oficina de campo.
2. Realizar las cartas de facilidades de ingreso del personal en coordinación con
la oficina central administrativa y oficina de campo.
3. Realizar el inventario del almacén.
4. Enviar los informes de materiales los días sábado a las 11:00 am de cada
semana, previa coordinación con el almacenero.
5. Enviar los informes de uso de máquinas y equipos (horas máquina) los días
sábado a las 11:00 am de cada semana, previa coordinación con el
almacenero
6. Coordinar con el almacenero, la oficina de obra y el personal operativo los
requerimientos de materiales.
7. Anotar las observaciones dadas durante las charlas de 5 minutos por nuestro
cliente.
8. Coordinar los trámites con oficina central administrativa y oficina de campo los
trámites que se requieran para la correcta ejecución de la obra.
9. Coordinar con la oficina central administrativa y oficina de campo las compras.
10. Velar por que todos trabajadores firmen el tareo de manera diaria
11. Coordinar con la oficina central administrativa el trámite de pase de fin de
semana y velar por la aprobación de este.
12. Coordinar con la Asistenta del Residente y/o residente las actividades a realizar
para la correcta realización del informe.
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Asistenta de Gestión Administrativa en Obra

TRAMOS DE CONTROL INFERIOR:

JEFE DE
PROYECTOS
C
C O
O M
N U
T N
R
SUPERVISOR DE SUPERVISOR DE I
SEGURIDAD Y OBRAS Y/O
O
MEDIOAMBIENTE SERVICIOS C
L A
C
PRÁCTICANTE OPERARIOS ALMACENERO
I
Ó
N
AYUDANTES
GENERALES

TRAMOS DE CONTROL SUPERIOR:

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Asistenta de Gestión Administrativa en Obra

GERENTE
GENERAL C
O
C M
U
O
N
N ASISTENTE DE I
GERENCIA
T C
A
R
C
O I
L Ó
JEFE DE
PROYECTOS
N