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BIBLIOSOFT
Manual de Usuario
Desarrollado por
Jorge Quintero
INTRODUCCION
Este software ha sido desarrollado con el fin de mejorar los procesos que se
realizan en la Biblioteca del CAT Montería de la Corporación Universitaria
Remington.
Anteriormente, los procesos de préstamo de libros, videobeam y computadores
se realizaban de forma manual, y los registros se llevaban en papel, lo cual hacía
complicada la tarea de llevar un registro de los procesos.
Elprograma permite la gestión de los usuarios de la biblioteca, gestión de los
libros, gestión de los computadores, al igual que lagestión de los videobeam.
El presente manual muestra todas las características del programa, su interfaz,
los requerimientos para su óptimo uso al igual
MANUAL DE USUARIO - BIBLIOSOFT 2

Tabla de contenido
INTRODUCCION ................................................................................................... 2
1. REQUERIMIENTOS....................................................................................... 6
1.1 Requerimientos del Hardware ...................................................................... 6
1.2 Requerimientos del Software........................................................................ 6
2. INSTALACIÓN................................................................................................ 7
3. INICIANDO EL PROGRAMA ........................................................................ 11
3.1 Login en el sistema ....................................................................................... 11
3.2 Interfaz general ........................................................................................... 12
4. CONFIGURANDO EL PROGRAMA............................................................. 14
4.1 Horarios ...................................................................................................... 15
4.2 Videobeams ................................................................................................ 16
4.3 Usuarios ...................................................................................................... 17
4.4 Editoriales ................................................................................................... 18
4.5 Categorías ................................................................................................... 19
4.6 Autores ........................................................................................................20
4.7 Programas ................................................................................................... 21
4.8 Cargar Lectores........................................................................................... 22
4.9 Archivar ...................................................................................................... 24
5. UTILIZANDO EL PROGRAMA .................................................................... 26
5.1 Usuarios....................................................................................................... 26
5.2 Libros ..........................................................................................................28
5.2.1 Listado de Libros..................................................................................28
5.2.2 Listado de Alquileres ........................................................................... 29
5.2.3 Retorno de Alquileres ..........................................................................30
5.3 Videobeam .................................................................................................. 31
5.4 Computadores............................................................................................. 32
5.5 Reportes ...................................................................................................... 33
5.5.1 Reporte de préstamo de libros............................................................. 33
5.5.2 Reporte de préstamo de videobeams .................................................. 33
5.5.3 Estadísticas .......................................................................................... 34
5.5.4 Historial del lector ............................................................................... 34

1. REQUERIMIENTOS
Este programa puede ser utilizado por dos perfiles de usuario, administrador y
digitador. El perfil de administrador tiene acceso a todas las configuraciones
necesarias para el uso del programa (gestión de horarios, salones, editoriales,
autores de libros, videobeams, usuarios del sistema, carga de archivo de
actualizacion de lectores, entre otros) mientras que el perfil de digitador tiene
limitaciones en sus funciones (no puede acceder a las configuraciones ni a los
reportes)
1.1 Requerimientos del Hardware
• Procesador Intel Core I3 en adelante
• Microsoft Windows 7, 8, 0 10
• 1 Gb de RAM
• 30 Mb de espacio en el disco duro
• Resolución de pantalla mínimo 1366 x 768
1.2 Requerimientos del Software
• Motor de base de datos MySql (o Xampp en su defecto)
• Acrobat Reader (o cualquier lector de archivos pdf)

2. INSTALACIÓN
En el cd de instalación, seleccione el archivo llamado Setup.exe y ejecútelo con

privilegios de administrador.
Windows iniciará el proceso de instalación y se abrirá el asistente de instalación.

Una vez iniciado el asistente de instalación, muestra la declaración de derechos
de autor. De click en el botón Siguiente
Digite los datos del usuario, la organización y el numero de serie del programa (el
serial viene incluido en el Cd de instalación)

Seleccione la carpeta de instalación (por defecto elige la carpeta donde se
encuentran todos los programas, puede dejar la que el programa usa por defecto)
y seleccione Siguiente.
Una vez confirmados todos los datos, elija la opción siguiente para iniciar la
instalación.

Se inicia el proceso de instalación.
Una vez finalizado el proceso cierre la ventana del instalador
En el escritorio encontrará el acceso directo al programa

3. INICIANDO EL PROGRAMA
Al iniciar el programa, se carga la ventana de inicio, que muestra una barra de
progreso mientras se cargan los componentes, al igual que muestra la versión
actual del programa.
3.1 Login en el sistema
Terminada la carga de los componentes se muestra la ventana de Login, donde
se deben ingresar los datos de acceso al programa

Si los datos de acceso son correctos, se mostrará la información del usuario
(nombre e imagen de Login al lado izquierdo de la ventana)
3.2 Interfaz general
La interfaz general muestra los lectores registrados en el sistema, los libros
prestados hasta la fecha y los videobeams que serán instalados en ese día. De lado
izquierdo está el menú con todas las opciones que tiene el programa, al igual que
muestra el usuario conectado, el nombre y el rol que tiene dentro del sistema. De

igual forma se puede cerrar la sesión actual para ingresar con otro usuario,
presionando el botón “Cerrar Sesión” aparecerá la ventana de confirmación de
cierre de sesión. Si se cierra la sesión, nuevamente se abrirá la ventana de Login
para ingresar nuevamente al sistema.

4. CONFIGURANDO EL PROGRAMA
El perfil de administrador tiene acceso a las configuraciones del sistema, puede
crear o editar los horarios, los videobeams existentes, los usuarios del sistema, las
editoriales de los libros, los autores de los libros, los programas educativos a los
que pertenecen los estudiantes, puede realizar la carga masiva de lectores y
archivar los datos de préstamos de semestres transcurridos.

4.1 Horarios
Se muestran los horarios que se han creado, al seleccionar una fila y presionar
click derecho, se puede editar el horario elegido. Para crear un horario nuevo, se
hace click en el botón “nuevo Horario” y aparece la ventana correspondiente
donde se ingresan los datos. Hay dos tipos de horarios permitidos: “dn” para
horario diurno o nocturno y “fs” para los horarios de fin de semana.

4.2 Videobeams
Se muestran los videobeams que se han creado, al seleccionar una fila y presionar
click derecho, se puede editar el videobeam elegido. Para crear un videobeam
nuevo, se hace click en el botón “nuevo Videobeam” y aparece la ventana
correspondiente donde se ingresan los datos. El código será el nombre con el cual
será relacionado el videobeam cuando se realicen los préstamos.

4.3 Usuarios
Se muestran los usuarios que tienen acceso al sistema, al seleccionar una fila y
presionar click derecho, se puede editar el usuario elegido. Para crear un usuario
nuevo, se hace click en el botón “nuevo Usuario” y aparece la ventana
correspondiente donde se ingresan los datos. Hay dos roles dentro del sistema,
Administrador y Digitador. Para cargar las imágenes de Login y dashboard, se
deben arrastrar las imágenes hasta los respectivos cuadros y quedarán cargadas.

4.4 Editoriales
Se muestran las editoriales que se han creado, al seleccionar una fila y presionar
click derecho, se puede editar la editorial elegida. Para crear una editorial nueva,
se hace click en el botón “Nueva Editorial” y aparece la ventana correspondiente
donde se ingresan los datos.

4.5 Categorías
Se muestran las categorías de los libros que se han creado, al seleccionar una fila
y presionar click derecho, se puede editar la categoría elegida. Para crear una
categoría nueva, se hace click en el botón “Nueva categoría” y aparece la ventana
correspondiente donde se ingresan los datos.

4.6 Autores
Se muestran los autores que se han creado, al seleccionar una fila y presionar click
derecho, se puede editar el autor elegido. Para crear un autor nuevo, se hace click
en el botón “Nuevo Autor” y aparece la ventana correspondiente donde se
ingresan los datos.

4.7 Programas
Se muestran los programas que se han creado, al seleccionar una fila y presionar
click derecho, se puede editar el programa elegido. Para crear un programa
nuevo, se hace click en el botón “Nuevo Programa” y aparece la ventana
correspondiente donde se ingresan los datos.

4.8 Cargar Lectores
La carga de lectores permite subir los estudiantes nuevos de forma masiva, al
igual que permite actualizar los datos de los estudiantes antiguos y dar de baja los
estudiantes que no están cursando el semestre actual. Para ello es necesario tener
los datos en una hoja de Excel, en formato csv, con las columnas que muestra el
programa. Se hace click en el botón “Subir Archivo” y aparece el cuadro de diálogo
donde se elige el archivo que tiene los datos de los estudiantes.

Si los datos se cargan correctamente, serán mostrados en el programa y el botón
de “Cargar Archivo” quedará habilitado para proceder a subir los datos al
programa.

4.9 Archivar
El programa permite archivar los datos de préstamos de los semestres que ya han
transcurrido, de forma que solo se visualicen los datos de préstamos vigentes. Se
selecciona cual tipo de alquiler se desea archivar (alquiler de libro o préstamo de
videobeam) y se selecciona el semestre (año pasado para el segundo semestre del
año o primer semestre) y luego click en “Archivar datos”. Si la operación termina
satisfactoriamente, se mostrará un mensaje de confirmación.

5. UTILIZANDO EL PROGRAMA
5.1 Usuarios
El programa permite crear y editar los usuarios- lectores del sistema. Se puede
realizar la búsqueda de un usuario específico digitando en el cuadro de búsqueda,
ya sea por nombre o por documento de identidad. Para editar un usuario es
particular, se selecciona la fila correspondiente y se hace click derecho para
realizar los cambios correspondientes (Solo usuarios con perfil de Administrador
pueden editar).
Para crear un usuario nuevo, se hace click en el botón “Nuevo Usuario” y se llenan
los datos correspondientes. (El programa que estudia el lector debe ser creado
primero, véase la sección de configuración- programas)

5.2 Libros
5.2.1 Listado de Libros
Se muestran los libros que se han creado, al seleccionar una fila y presionar click
derecho, se puede editar el libro elegido. Para crear un libro nuevo, se hace click
en el botón “Nuevo Libro” y aparece la ventana correspondiente donde se
ingresan los datos. Para crear un libro nuevo, se deben tener por lo menos un
autor, una categoría y una editorial (véase la sección de configuración). El ID del
libro corresponde al código que tiene la ficha del libro (número de 4 dígitos)

5.2.2 Listado de Alquileres
Se muestran los alquileres activos y el usuario que realizó el préstamo, al igual
que muestra si se encuentra activo el préstamo del libro. Para realizar un nuevo
alquiler se hace click en el botón “Nuevo Alquiler” y aparece la ventana
correspondiente donde se ingresan los datos. En la ventana de alquiler se debe
digitar el documento del prestador y luego click en el botón “Buscar” para que
cargue los datos del usuario, de igual forma se digita el ID del libro y se presiona
en “Buscar” para cargar los datos del libro. Los préstamos tienen una caducidad
de 4 días.

5.2.3 Retorno de Alquileres
Para retornar un libro prestado, se debe digitar el ID del libro y luego hacer click
en el botón “Buscar”, el programa buscará el libro en los alquileres activos y
cargará los datos del prestados. Para retornar el libro se hace click en el botón
“Retornar”.

5.3 Videobeam
Se muestran los alquileres activos del día. Para realizar un nuevo alquiler se hace
click en el botón “Nueva Solicitud” y aparece la ventana correspondiente donde
se ingresan los datos. Se debe digitar el documento de identidad del prestador y
luego hacer click en “buscar” para cargar los datos del usuario. Al seleccionar la
fecha de instalación el programa mostrará los horarios, videobeam y salones
disponibles para la fecha seleccionada (debe existir por lo menos un horario y un
videobeam creado. Véase la sección de configuración).

5.4 Computadores
La sala cuenta con 12 computadores de mesa, que los usuarios pueden prestar
para realizar sus trabajos y consultas en internet, desde el programa se puede
llevar un control de los equipos que están siendo utilizados. Cuando un equipo es
prestado, se selecciona el equipo y se hace click sobre él y el icono cambia de color
para indicar que está siendo utilizado.

5.5 Reportes
5.5.1 Reporte de préstamo de libros
El reporte de préstamo de libros muestra todos los libros que han sido prestados
en el semestre activo, con la posibilidad de imprimir el reporte, para ello se hace
click en el botón “Imprimir”.
5.5.2 Reporte de préstamo de videobeams

El reporte de préstamo de videobeams muestra todos los videobeams que han
sido prestados en el semestre activo, con la posibilidad de imprimir el reporte,
para ello se hace click en el botón “Imprimir”.
5.5.3 Estadísticas
Las estadísticas muestran el conteo de los libros más prestados durante el
semestre activo con la posibilidad de imprimir el reporte, para ello se hace click
en el botón “Imprimir”.
5.5.4 Historial del lector

El historial del lector permite conocer los préstamos que ha realizado un lector
en específico, se debe digitar el nombre o documento de identidad en el cuadro
de búsqueda y se mostrarán los registros correspondientes.

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realizan en la Biblioteca del CAT Montería de la Corporación Universitaria

Anteriormente, los procesos de préstamo de libros, videobeam y computadores

se realizaban de forma manual, y los registros se llevaban en papel, lo cual hacía

complicada la tarea de llevar un registro de los procesos.

Elprograma permite la gestión de los usuarios de la biblioteca, gestión de los

libros, gestión de los computadores, al igual que lagestión de los videobeam.

El presente manual muestra todas las características del programa, su interfaz,

los requerimientos para su óptimo uso al igual

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digitador. El perfil de administrador tiene acceso a todas las configuraciones

necesarias para el uso del programa (gestión de horarios, salones, editoriales,

autores de libros, videobeams, usuarios del sistema, carga de archivo de

actualizacion de lectores, entre otros) mientras que el perfil de digitador tiene

limitaciones en sus funciones (no puede acceder a las configuraciones ni a los

1.1 Requerimientos del Hardware

• Procesador Intel Core I3 en adelante

• 30 Mb de espacio en el disco duro

• Resolución de pantalla mínimo 1366 x 768

1.2 Requerimientos del Software

• Motor de base de datos MySql (o Xampp en su defecto)

• Acrobat Reader (o cualquier lector de archivos pdf)

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Windows iniciará el proceso de instalación y se abrirá el asistente de instalación.

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Al iniciar el programa, se carga la ventana de inicio, que muestra una barra de

progreso mientras se cargan los componentes, al igual que muestra la versión

actual del programa.

3.1 Login en el sistema

Terminada la carga de los componentes se muestra la ventana de Login, donde

se deben ingresar los datos de acceso al programa

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(nombre e imagen de Login al lado izquierdo de la ventana)

3.2 Interfaz general

La interfaz general muestra los lectores registrados en el sistema, los libros

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presionando el botón “Cerrar Sesión” aparecerá la ventana de confirmación de

cierre de sesión. Si se cierra la sesión, nuevamente se abrirá la ventana de Login

para ingresar nuevamente al sistema.

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El perfil de administrador tiene acceso a las configuraciones del sistema, puede

que pertenecen los estudiantes, puede realizar la carga masiva de lectores y

archivar los datos de préstamos de semestres transcurridos.

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hace click en el botón “nuevo Horario” y aparece la ventana correspondiente

horario diurno o nocturno y “fs” para los horarios de fin de semana.

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click derecho, se puede editar el videobeam elegido. Para crear un videobeam

nuevo, se hace click en el botón “nuevo Videobeam” y aparece la ventana

será relacionado el videobeam cuando se realicen los préstamos.

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nuevo, se hace click en el botón “nuevo Usuario” y aparece la ventana

Administrador y Digitador. Para cargar las imágenes de Login y dashboard, se

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se hace click en el botón “Nueva Editorial” y aparece la ventana correspondiente

donde se ingresan los datos.