INTRODUCCIÓN A SAP BUSINESS ONE

CURSO ESPECIALISTA EN SAP BUSINESS ONE

  

INDICE
  

1. ¿Qué es un ERP?

2. ¿Qué es SBO?

3. Conexión al sistema.

4. Estructura de los módulos

5. Usabilidad básica

5.1 Barra de Menú

5.2 Accesos rápidos de teclado
5.3 Barra de herramientas
5.4 Modos en Sap Business One
5.5 Iconos generales en Sap Business One
  

6. Gestión de usuarios.

6.1 Creación de usuarios

6.2 Autorizaciones
6.3 Autor de autorización adicional.
6.4 Autorizaciones de propiedad de datos.
6.5 Excepciones de propiedad de datos

7. Procedimientos de autorización.

7.1 Modelos de autorización

7.2 Etapas de autorización
7.3 Informe de estatus de aprobación
7.4 Informe decisión de autorización.

8. Recordatorios y alarmas.

8.1 Definición de parametrizaciones de alertas

8.2 Creación y activación de una alarma definida por el
usuario
8.3 Activación de una alarma predefinida

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Especialista Sap
Business.
Mod.1 1. ¿Qué es un ERP?
 
 
 
1. ¿Qué es un ERP? Los sistemas de planificación de recursos empresariales
(en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son
sistemas de gestión de información que automatizan
muchas de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción,

logística, distribución, inventario, envíos, facturas y
contabilidad de la compañía de forma modular. Sin
embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el
software ERP podemos intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos,
producción, administración de inventarios, calidad de
  administración y la administración de recursos humanos

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

•  Optimización de los procesos empresariales.

•  Acceso a la información.
•  Posibilidad de compartir información entre todos los
componentes de la organización.
•  Eliminación de datos y operaciones innecesarias de
reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los

clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus
problemas, así como un eficiente manejo de información
que permita la toma oportuna de decisiones y disminución
de los costos totales de operación.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP

se resume en la resolución de los problemas contables,
mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, podemos
permitir un mayor control contable, inmovilizado,
conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc...

Las características que distinguen a un ERP de cualquier

otro software empresarial, es que deben de ser modulares
y configurables:

 
Por lo que respecta a la cuenta de pérdidas y
ganancias o Estado de Resultados se tratará de
agrupar la información de manera que permita
ver el verdadero causante del resultado, bien sea
positivo o negativo. Se presentarán por tanto

•  Modulares. Los ERP entienden que una El propósito fundamental

empresa es un conjunto de departamentos
que se encuentran interrelacionados por la de un ERP es otorgar
información que comparten y que se genera a apoyo a los clientes del
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, negocio, tiempos rápidos
tanto económica como técnica es que la
funcionalidad se encuentra dividida en
de respuesta a sus
módulos, los cuales pueden instalarse de problemas, así como un
acuerdo con los requerimientos del cliente. eficiente manejo de
Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control
de almacén, recursos humanos, etc. información que permita
•  Configurables. Los ERP pueden ser
la toma oportuna de
configurados mediante desarrollos en el decisiones y disminución
código del software. Por ejemplo, para de los costos totales de
controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la partición de lotes
operación.
pero otra empresa no. Los ERP más avanzados
suelen incorporar herramientas de
programación de cuarta generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos.

Otras características destacables de los sistemas

ERP son:

•  Base de datos centralizada.

•  Los componentes del ERP interactúan entre sí

consolidando las operaciones.

•  En un sistema ERP los datos se capturan y

deben ser consistentes, completos y comunes.

•  Las empresas que lo implanten suelen tener

que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este
proceso se conoce como Reingeniería de
procesos, aunque no siempre es necesario.

07
Especialista Sap
Business.
Mod.1 2. ¿Qué es un SBO?
 
 
SAP Business One (SBO) es una solución integrada de
2. ¿Qué es SBO? planificación de recursos empresariales (ERP) para
pequeñas y medianas empresas, así como para las
subsidiarias de grandes empresas.
 
Esta herramienta ayuda a gestionar todos los aspectos de
la empresa brindando acceso a la información empresarial
en tiempo real, a través de un sistema único. La aplicación
se divide en varios módulos, cada uno dedicado a un área
distinta de los procesos empresariales.
 
Está diseñado para ser una solución flexible y extensible.
La aplicación está disponible tanto bajo demanda como
instalado, con las interfaces estándar para fuentes de
  datos externas e internas, dispositivos móviles, y otras
herramientas de análisis.
 
Ofrece acceso inmediato a información crítica en tiempo
real mediante un solo sistema que contiene capacidades
de control de gestión, finanzas, gestión de relaciones con
el cliente y fabricación. La aplicación está formada por
módulos que cubren dichas áreas.
 
SAP Business One se basa en el estándar de Microsoft
Windows.

 
Especialista Sap
Business.
Mod.1 3. Conexión al sistema
 
 
Para la conexión al sistema, simplemente procederemos a
3. Conexión al sistema realizar doble clic sobre el icono situado en el escritorio, y
nos aparecerá la siguiente pantalla:

En ella introduciremos nuestro ID de usuario, así como la

contraseña. Para el ID de usuario, el sistema no contempla
la diferencia entre mayúsculas y minúsculas, pero en el
caso de la contraseña si tiene en cuenta esta circunstancia.
El usuario y la contraseña será facilitado por un
administrador del sistema. En la parte superior el sistema
nos indicará en qué sociedad nos estamos conectando, en
el ejemplo OEC Ordenadores.
 
En esta pantalla, también tenemos la opción de elegir en
qué empresa creada en SAP Business One queremos
entrar con el botón ‘Modificar empresa’.

 
09
Al pulsarlo, nos aparecerán todas las empresas que
están disponibles y con las cuales podemos trabajar.

Para seleccionarla, simplemente pulsaremos sobre

ella, lo que hará que su color cambie al amarillo y
como en la acción anterior, tendremos que poner
nuestro ID de usuario y nuestra contraseña personal
para acceder a dicha empresa y presionar OK.

Esta utilidad se utiliza para empresas que tienen

varias delegaciones o en el caso de querer  hacer
pruebas, se creará una base de datos de TEST.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 4. Estructura de los Módulos
 
Mediante Menú Principal de SAP Business One se
controlan todas las funciones del sistema. El nombre de la
4. Estructura de los empresa y el usuario actual se muestran en la esquina
superior izquierda.
Módulos

Existen tres fichas:

 
Módulos
Contiene todos los módulos de SAP Business One. Son los
menús esenciales mediante los que accederemos a todas
las ventanas y submenús.

 
11
•  Arrastrar y vincular
Nos permite buscar y visualizar información
importante rápida y eficientemente.

•  Mi menú
Este menú se puede personalizar y en él se puede
grabar las funciones más utilizadas.

La ficha Módulos contiene todos los módulos de SAP Business One:

•  Gestión
Contiene las parametrizaciones básicas del sistema para tipos de cambio de moneda,
configuración del sistema y autorizaciones, así como parametrizaciones para alertas online y
funciones de importación y exportación.

•  Finanzas
Gestiona todos sus datos de contabilidad y plan de cuentas, el libro mayor, las contabilizaciones
actuales y gestión de informes. Además, podemos definir presupuestos y centros de beneficio
para gestionar mejor los ingresos y gastos de la empresa.

•  Oportunidades
Ayuda al empleado del departamento de ventas a gestionar sus oportunidades de ventas y
permite analizar la información de ventas. También incluye informes de pronósticos de
oportunidades, oportunidades ganadas, el pipeline de oportunidades y una visualización
dinámica de los niveles de ventas.

•  Ventas – clientes
Trata todos los aspectos del proceso de ventas, desde la entrega de ofertas a clientes, pedidos
de clientes y entregas, hasta la salida de facturas de deudores y devoluciones. Además, se
pueden crear documentos a partir de un documento base sin tener que rellenar nuevamente la
información. Es decir, si en el sistema tenemos una oferta se puede copiar fácilmente a un
pedido o una factura. También se pueden enviar cartas a clientes con deudas pendientes.
 •  Compras – proveedores
Este módulo permite gestionar todas las operaciones
de acreedor. Desde aquí se gestiona todo el proceso de
compras, desde los pedidos a la factura de acreedor.
Las empresas que importan mercancías pueden
utilizar la funcionalidad de precios de entrega para
calcular los precios de compra de los artículos
importados, incluyendo aduanas, transporte y seguros,
tasas, impuestos y demás precios de entrega.

•  Interlocutores comerciales
Archiva los datos maestros de todos sus interlocutores
comerciales, incluida información relevante sobre
deudores, intermediarios, acreedores y clientes
potenciales. Además, podemos archivar la información
de actividades de interlocutores comerciales, así como
datos sobre la previsión de los volúmenes de negocio.
 

•  Gestión de bancos
Gestión y planificación de las necesidades  
Gestiona toda la variedad de operaciones monetarias.
Además, se pueden utilizar el Motor de pagos para
procesar los pagos automáticos.

•  Inventario
Gestiona el inventario, incluidos los stocks en almacén,
las listas de precios, los acuerdos de precios especiales,
los artículos alternativos y las transacciones de
almacén, así como los procesos de determinación de
precios y embalaje, y la gestión de números de lote y
de serie.

•  Producción
Permite gestionar listas de materiales y órdenes de
fabricación.

•  Planificación de necesidades

Gestiona con eficacia las necesidades de material en el

proceso de fabricación. Un asistente de planificación
ayuda a definir los escenarios de planificación que
consideran los stocks existentes, los pedidos de cliente,
los pedidos y las previsiones para crear
recomendaciones para pedidos de material que le
permitan cumplir sus compromisos con los clientes.

13
•  Servicio
Gestiona la interacción entre los representantes de
servicio y los clientes. Permite introducir y actualizar
información sobre los contratos de servicio, los artículos
y los números de serie, las reclamaciones y consultas de
los clientes, así como realizar diversas funciones
relacionadas con los servicios. Cada vez que un cliente
comunica un problema, se registra y se abre una
llamada de servicio.

•  Recursos Humanos
Actualiza información sobre los empleados de la
empresa y permite realizar diversas funciones
relacionadas. Proporciona funciones de gestión del
personal, incluidos detalles sobre el empleado,
información de contacto e informes de absentismo.

•  Informes
Permite compilar informes con datos e información de
Control de procesos empresariales  
la empresa de la manera en que deseamos verlos. Esto
incluye evaluaciones internas de la empresa, listas de
stock, informes financieros y datos de contabilidad.
Además de los informes predefinidos, también
podemos crear consultas individuales.

La pestaña de Arrastrar y vincular es una herramienta

interactiva basada en consultas de sistema predefinidas.
Esta herramienta sirve para crear informes y para ver
información sobre procesos empresariales. La interface de
fácil manejo nos ayuda a buscar rápidamente información
importante y a localizar diferentes objetos o documentos
en SAP Business One. Por ejemplo, podemos generar un
informe sobre todos los artículos o grupos de artículos o
todos los pedidos creados para un proveedor determinado.

Para ello arrastraremos los datos maestros o los datos de

configuración del sistema (por ejemplo, los datos maestros
de interlocutor comercial, grupos de artículos, cuentas o
condiciones de pago) y vincularemos estos datos a
información de procesos empresariales (por ejemplo,
facturas de clientes, entregas, pedidos o llamadas de
servicio).
Procedimiento

1.  En Menú principal de SAP Business One, seleccionaremos la ficha Arrastrar y vincular.

Aparecerán todos los menús disponibles para consultas de Arrastrar y vincular.

2.  Para generar un informe sobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
particular, primero deberemos seleccionar el cliente a través de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaña de Módulos.

Una vez hemos buscado al cliente, a través de los métodos de búsqueda correspondientes (por
cualquier campo en amarillo o utilizando * como comodín como por ejemplo, si sé que el
nombre del cliente contiene SAP entonces pondremos en el campo nombre *SAP* y le
daremos a buscar), seleccionamos la pestaña de arrastrar y vincular y abrimos el módulo
correspondiente, en este caso, ventas deudores:

15
3. Situaremos el cursor en el campo Código IC del interlocutor comercial correspondiente,
mantendremos pulsado el botón izquierdo hasta que aparezca un rectángulo negro, arrástrelo a  
Ventas de deudores Factura de clientes y suelte el botón.

El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
2. sePara
calcula para
generar uncada unosobre todas las facturas de clientes creadas para un cliente en
informe
departicular, primero no
los productos, deberemos
suele seleccionar el cliente a través de la ficha de Interlocutores
comerciales dentro de la pestaña de Módulos.
ser constante debido a:
Por Variaciones en elde
último, la pestaña precio
Mi menú se utiliza para configurar un menú personal que incluya las
ventanas, opciones de menú y consultas que utilizamos con mayor frecuencia.
de venta producidas por
descuentos
Nuestro en los precios
menú personalizado no afectará a los menús de los otros usuarios de SAP Business One.

 
de venta, como
consecuencia de rebajas,
Procedimiento
promociones, descuentos
por1.  cantidad,
Abriremos la ventana que deseemos añadir al menú.
liquidaciones, etc., que
2.  Para abrir la ventana Añadir en menú usuario, seleccione  Herramientas > Mi menú > Añadir
suelen en tener como.
menú usuario
objetivo el incremento en
3.  Seleccione la carpeta a la que desee añadir esta ventana y seleccione Añadir.
el volumen
La ventana se añade al menú personalizado.
Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de producción, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancías, etc.

13
Creación de carpetas nuevas

1.  En la ventana Añadir en menú usuario o en la ventana

Organizar menú de usuario, seleccione Carpeta nueva.

Aparecerá la ventana Entrada de datos.

2.  En el campo Indique un nombre de carpeta nuevo,

especifique un nombre y seleccione OK.

La nueva carpeta se añade a la lista de carpetas.

17
Especialista Sap
Business.
Mod.1 5 . Usabilidad Básica
 

Barra de Menú
5. Usabilidad Básica
La barra de menú de SAP Business One está situada en la
parte superior de la ventana principal y contiene los
siguientes comandos de menú:

•  Fichero
•  Tratar
•  Vista
•  Datos
•  Pasar a
  •  Módulos
•  Herramientas
•  Ventana

Los menús de la barra de menús cambian según la

ventana de aplicación que está abierta.
 
Menú Fichero

Utilizaremos el menú Fichero para seleccionar las

opciones descritas a continuación.

 
Cerrar Cierra la ventana actual.

Grabar como borrador Graba el documento como borrador.

Nos permite modificar la orientación del texto, seleccionar la fuente y el

Configurar página
tamaño del papel y ajustar los márgenes de la página.

Proporciona una ventana de vista preliminar, donde se puede visualizar el

documento o informe abierto según el layout estándar. Si el documento o
Presentación preliminar informe tiene un layout creado con la versión para la aplicación SAP
Business One del software Crystal Reports definida por defecto, la vista
preliminar se abre en Crystal Reports Viewer.

Abre la ventana Seleccione layout, en la que se visualizan los layouts de

Crystal Reports y del Diseñador de layouts de impresión. Se puede
seleccionar un layout distinto al layout estándar para visualizar el
Previsualizar layouts
documento o informe abierto. Si se selecciona un layout creado con el
software Crystal Reports, el documento o informe se muestra en Crystal
Reports Viewer.

Imprimir (Ctrl + P)
Abre la ventana Imprimir estándar de Microsoft Windows.

   
Abre la ventana Seleccione layout, la cual muestra layouts de PDL
Seleccionar layout e (estándar de SAP Business One) y layouts creados con el software Crystal
imprimir Reports. Seleccionamos un layout, elegimos el botón OK y se abre la
ventana estándar de Microsoft Windows de Imprimir.

Abre la ventana Secuencia de impresión. Seleccionamos la secuencia de

Secuencia de impresión impresión que deseamos aplicar al documento o informe abierto, y pulse
el pulsador Imprimir.

Envía mensajes, mensajes de correo electrónico y faxes directamente

Enviar
desde SAP Business One.

Exporta datos a aplicaciones definidas o XML, y convierte layouts a PDF,

Exportar
texto, texto sin formato o imagen.

Lanzar aplicación Inicia una aplicación desde SAP Business One.

Impide el acceso a la pantalla activa cuando no esté en su estación de

trabajo.
Bloquear pantalla
Para desbloquear la sesión, introduciremos el nombre de usuario y la clave
de acceso.

Finalizar (Ctrl + Q) Cierra la aplicación SAP Business One.

19
 Menú Tratar
 
Utilizaremos el menú Tratar para realizar funciones estándar de Microsoft Windows.

Deshacer (Ctrl + Z) Anula la acción más reciente.

Restablecer (Ctrl + Mayús Repite una acción que acaba de anular.
+ Z)
Cortar (Ctrl + X) Elimina datos de una parte del documento para insertarlos en alguna otra
parte del documento.
Copiar (Ctrl + C)
 
Duplica datos para dejarlos donde están y también para insertarlos en
alguna otra parte del documento.

Pegar (Ctrl + V) Inserta datos, que previamente ha cortado o copiado, en el lugar que
desea del documento.
Borrar (Del) Elimina datos seleccionados del documento.

Seleccionar todo Selecciona el campo entero.

!
Menú Vista
 
El menú Vista está formado por las opciones relativas a las funciones de visualización de SAP
Business One. La ventana abierta determina las funciones que aparecen activas.
 Campos definidos por el Muestra campos definidos por el usuario que se han creado previamente
usuario (Ctrl+Mayús+U) en las tablas existentes según sus necesidades empresariales.
Información del sistema Muestra información en la barra de status como el número de formulario
(Ctrl + Mayús + D) o el número de artículo en la tabla de base de datos.
Visualización de los Nos permite activar o desactivar determinadas funciones de picking, por
El margen bruto es laejemplo,
responsables de picking una selección de lista, un campo de entrada para fecha o valores
definidos por el usuario.
diferencia entre
Visualización de los las ventas
Los indicadores activados nos muestran los campos que se pueden
yindicadores
el coste de las mismas. traducir o que tienen valores definidos por el usuario y si puede
Es decir, mide la seleccionar valores de una lista.
Restablecer ancho
rentabilidad quede se Cancela las modificaciones manuales efectuadas para la anchura de
columna columnas en tablas y restablece las parametrizaciones estándar de tabla.
obtiene de cada
Leyenda (Ctrl + L)
euro que
Muestra los colores utilizados para resaltar la información dinámica en el
entra en la empresa.informe Este Análisis oportunidad dinámica.
margen, que inicialmente
Valores traducidos Muestra los valores traducidos de campos que se han traducido al idioma
se calcula para cada uno seleccionado en el documento actual.
Esta opción aparece sólo si se ha seleccionado la opción Soporte
de los productos, no suele multilíngüe en Gestión Inicialización sistema Detalles empresa
ser constante debidoInicialización
a: básica .
! Variaciones en el precio
de venta
Menú Datos producidas por
  descuentos en los precios

Sedeutiliza
venta, como habilitadas correspondientes del menú Datos mientras ejecutamos diversas
las opciones
consecuencia
acciones de rebajas,
en SAP Business One. Por ejemplo, puede añadir líneas, borrarlas o desplazarse por los
registros mientras completa una tabla
promociones, descuentos
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen

Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de producción, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancías, etc.

1321
Menú Pasar a
 
El menú “Pasar a” se activa en función de la
ventana que se visualice en el momento. Las
opciones son enlaces que permiten acceder
rápidamente a la ventana, informes y campos Esta herramienta ayuda a
específicos de la ventana.
gestionar todos los
 
aspectos de la empresa
Por ejemplo, cuando se visualiza una factura de brindando acceso a la
deudores, están disponibles opciones como
Documento base y Documento destino, Beneficio información empresarial
bruto, Medios de pago y Diario contable.... en tiempo real, a través de
  un sistema único. La
Se puede acceder a muchas de la opciones del aplicación se divide en
menú Pasar a desde el menú contextual. varios módulos, cada uno
  dedicado a un área
Menú Módulos distinta de los procesos
  empresariales.
El menú Módulos contiene una lista con todos los Está diseñado para ser
módulos y sus opciones correspondientes. Las una solución flexible y
opciones del menú:
extensible.
•  Se disponen en el mismo orden que en
los menú del menú principal
•  No se pueden modificar
•  Pueden desactivarse para los usuarios no
autorizados

 
Menú Herramientas
 
El menú Herramientas de SAP Business One contiene diversos comandos que están activos o
inactivos, según la ventana abierta en ese momento. Estarán activos aquellos que están en
negrita, mientras que aparecerán en un color grisáceo los inactivos.

Un Compromiso en la Misión de la Organización  

23
 Diseñador de layouts Permite asignar layouts o secuencias de impresión para la impresión.
Esta opción está disponible cuando están activos la mayoría de los
tipos de documentos o informes
Vista previa de fichero Nos permite obtener una vista preliminar de los informes o layouts
externo de Crystal creados con el software Crystal Reports, que aún no importó a SAP
Reports Business One.
Parametrizaciones de Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con una lista de
formulario (Ctrl + todos los campos, líneas y tablas que se pueden organizar en cada
Mayús + S) ventana particular.
Las opciones disponibles en cada ventana dependen de la ventana
en sí. Por ejemplo, en documentos de compras y ventas, se
encuentran disponibles opciones de línea y tabla.
Log de modificaciones Hace un seguimiento del sistema de autorizaciones y de los distintos
documentos y datos maestros en SAP Business One.
Log de acceso Muestra la actividad de acceso de los usuarios de SAP Business One.
Consultas Muestra y organiza las consultas de sistema y las consultas definidas
por el usuario, para ejecutar el Gestor de consultas y seleccionar una
configuración de impresión para la consulta.
Mi menú Desde aquí podemos organizar y crear nuevas opciones para el
menú de usuario.
 
Accesos directos de Seleccionamos Personalizar para definir nuestros propios accesos
usuario directos para las ventanas que utiliza con más frecuencia en SAP
Business One, o bien seleccionamos uno de los accesos directos
definidos previamente.
Valores definidos por Introducimos valores provenientes de un proceso de búsqueda
usuario (Mayús + F2) predefinido en cualquier campo de SAP Business One (incluidos los
campos definidos por el usuario).
Ventanas definidas por Muestra y gestiona las ventanas definidas por el usuario, con campos
usuario adicionales que su empresa puede necesitar en las actividades
diarias.
Herramientas de Muestra una lista con las tablas definidas por el usuario que se han
customizing creado previamente en SAP Business One. Nuestra empresa puede
necesitar estas tablas adicionales en sus actividades diarias.
Formularios estándar Muestra una nueva lógica empresarial o nuevos objetos de SAP
Business One basados en una funcionalidad existente.

!
Menú Ventana

El menú Ventana nos permite visualizar en cascada o cerrar todas las ventanas abiertas, modificar el
color de una ventana, activar una ventana abierta en particular y visualizar o suprimir el menú
principal.

25
 Organiza todas las ventanas abiertas
En cascada actualmente para que se solapen
parcialmente las unas con las otras.

Cierra todas las ventanas abiertas a

Cerrar todo excepción de Menú principal.

Nos permite seleccionar un color

Color para la ventana activa.

Fija el Menú principal de SAP Business One

como la ventana activa.
Esta opción es útil si ha cerrado
Menú principal (Ctrl + 0) accidentalmente Menú principal o bien si
necesita visualizarlo encima de varias
ventanas abiertas.

Muestra la ventana Avisos/Resumen

Avisos/Resumen alarmas
 
alarmas, donde aparecen los mensajes
de correo electrónico, fax y las alertas.

Muestra el Calendario, para que pueda

Calendario visualizar sus reuniones, llamadas
telefónicas y otras actividades.

Muestra la ventana Log de mensajes de

sistema, en la que se podemos visualizar
los últimos mensajes de error, según la
definición en la ventana Parametrizaciones
Log de mensajes de sistema generales. Podemos seleccionar si visualizar
toda las clases de mensajes o sólo los mensajes
de error, advertencias o mensajes
de información.
Menú Ayuda
 

El menú Ayuda permite acceder a todos los

documentos que se proporcionan con el release
actual de SAP Business One, brindar comentarios
sobre la aplicación y la documentación, y enviar
mensajes al centro de soporte.
Menú Ayuda: El menú
Ayuda permite acceder a
todos los documentos que
se proporcionan con el
release actual de SAP
Business One, brindar
comentarios sobre la
aplicación y la
•  Documentación: este punto de menú abarca documentación, y enviar
•  Ayuda online: Para iniciar la ayuda online de
mensajes al centro de
SAP Business One. soporte.
•  Ayuda contexto: Para iniciar la página de ayuda
online que corresponde a la ventana activa
actualmente en SAP Business One.

•  ¿Qué es esto?: Para iniciar la descripción del

campo donde esté situado el ratón.

•  La opción se activa únicamente si el campo

está habilitado (no de sólo lectura).

•  Documentos adicionales: permite iniciar la

pantalla Documentos adicionales, desde la cual
se puede acceder a la Guía del administrador,
el documento Novedades y otros documentos
que se proporcionan con SAP Business One.

•  Opciones de ayuda: Para especificar el idioma

de la documentación y si iniciarla desde la
máquina local o directamente desde el
servidor.

Pantalla de bienvenida: nos permite iniciar la

pantalla de bienvenida de la aplicación, que
incluye enlaces útiles a documentos y material de
formación.

27
Support Desk: nos permite:

Buscar notas SAP y llamadas enviadas al centro de soporte

Enviar un mensaje al centro de soporte
Ejecutar las utilidades de restauración, de acuerdo con las instrucciones explícitas de un consultor
de soporte.
 
Su feedback: Nos permite enviar nuestro feedback sobre la funcionalidad de la aplicación y/o la
documentación.

Acerca de: muestra la versión y edición exactas de SBO que estamos utilizando.
 
 

Accesos rápidos de teclado

 
Podemos utilizar tanto el ratón como las teclas de acceso rápido para acceder y navegar por los
menús.
 
Para acceder a esta pestaña desde el menú de herramientas elegiremos la opción “acceso
directos de usuario – configurar”. En esta pantalla, podremos elegir el acceso rápido y a que
entrada de menú corresponde. Se pueden asignar desde la tecla de función F2 hasta la F12. La
tecla de función F1 no se puede utilizar puesto que es la ayuda de SBO.
 

Una vez seleccionamos la opción, le indicaremos la tecla de función que queremos asignar:

Posteriormente, seleccionaremos de la parte izquierda de la ventana el módulo que queremos, y

en la parte derecha se nos habilitarán las diferentes funcionalidades, seleccionando el deseado.
Por último le daremos al botón de “Seleccionar”.
 En la pestaña de Lista, podremos ver todas las
funcionalidades asignadas:

Accesibilidad en las funcionalidades.  

Otra forma de realizar una búsqueda rápida es a través

de la opción que tenemos en la parte derecha de la
pantalla:

Si seleccionamos la opción de “Buscar en menús” y

escribimos en el espacio habilitado, el sistema nos
mostrará las diferentes opciones que hay:

29
Chiang et al. (2010), destacan cuatro de las revisiones más completas realizadas en torno a la
relación entre estas dos variables (Brayfield y Crocket, 1955; Herzberg et al., 1957; Vroom, 1964; y
Porter y Steets (1973).

Barra de herramientas
La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de menús, es un conjunto de iconos que
permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran
en color, mientras que las inactivas aparecen en gris.

 
Las funciones representadas mediante los pulsadores se encuentran también disponibles en la
barra de menús.

Para ocultar o mostrar una barra de herramientas, haga clic con el botón derecho del ratón en el
área de la barra de herramientas y marque o desmarque la barra de herramientas que
corresponda.

(Presentación preliminar...) Nos permite ver un documento antes de imprimir

Imprime el documento activo en la

(Imprimir...)
impresora especificada.
Muestra la ventana Enviar mensaje donde
(Correo electrónico…) se añade la dirección de correo electrónico y se
introduce el texto del mensaje.

Muestra la ventana Enviar mensaje donde se

(SMS...) introduce el número de teléfono y el texto del
mensaje SMS.
 Muestra la ventana Enviar mensaje donde se
(Fax…) añade el número de fax y se introduce el texto
del fax.

(MS EXCEL) Nos permite exportar datos a Microsoft Excel.

(MS WORD) Nos permite exportar datos a Microsoft Word.

(PDF) Nos permite exportar datos en formato PDF

Nos permite lanzar distintas aplicaciones

(Lanzar aplicación...)
directamente desde SAP Business One.

(Bloquear pantalla) Nos permite bloquear la pantalla activa.

(Buscar) Se pasa al modo Buscar

(Añadir) Se pasa al modo Crear

(Primer registro de datos)

(Registro de datos anterior)
(Registro datos sig.)
(Último reg.datos)
(Filtrar tabla...)
Nos permite navegar entre objetos de la misma
clase.
Nos permite buscar y visualizar datos específicos
en SAP Business One.

(Clasificar tabla...) Nos permite clasificar datos de una tabla.

Muestra un documento creado en función del

(Documento base...) documento seleccionado o como subsiguiente del
documento seleccionado. Por ejemplo, se puede
(Documento destino...) visualizar la oferta original o la factura final de
deudores de una entrega.

Muestra la ventana Beneficio bruto para un

(Beneficio bruto…)
documento de ventas.
Nos permite especificar el medio de pago para un
(Medios de pago...)
documento

Calcula el volumen y el peso de los artículos en

(Cálculo de volumen y peso...)
documentos de marketing.

31
 Muestra el Informe diario operaciones con el resumen de
(Diario contable...)
todas las operaciones de contabilidad.

Nos permite obtener una vista preliminar de la

contabilización del asiento correspondiente antes de
añadir un documento que genere un asiento. Si al añadir el
(Presentación preliminar de asiento)
documento se inicia más de una contabilización de
asiento, puede obtener una vista preliminar de todas las
contabilizaciones al mismo tiempo.

Nos permite seleccionar un layout o una secuencia de

(Diseñador de layouts...) impresión y tratar layouts para imprimir documentos e
informes.

Muestra la ventana Parametrizaciones de formulario con

la lista de opciones para la ventana activa. Se pueden
(Parametrizaciones de formulario…)
modificar estas parametrizaciones para variar los campos,
las líneas y las tablas que se visualizan en una ventana.

(Query Manager...) Muestra la ventana Query Manager.

Muestra la ventana Avisos/Resumen alarmas donde

(Avisos/Resumen alarmas…)
aparecen mensajes y avisos del usuario.

El Calendario de SAP Business One muestra las reuniones

(Calendario...)
planificadas, llamadas telefónicas y otras actividades.

Configuración de las herramientas  

Modos en SAP Business One
 
SAP Business One incluye cuatro modos de
trabajo activos: Crear, Buscar, Actualizar y
Confirmar.

Utilizaremos el modo Crear o añadir para

introducir datos nuevos en la aplicación. SAP Business One incluye
Pasamos al modo Añadir de una de las siguientes
formas:
cuatro modos de trabajo
activos:
•  En la barra de menús, seleccione  Datos
Añadir .
•  Crear
•  Pulsamos Ctrl + A. •  Buscar
•  Actualizar
•  En la barra de herramientas,
seleccionamos (Añadir)
•  Confirmar

Utilizaremos el modo Buscar para recuperar

datos que ya existen. De ese modo podremos ver
y actualizar los registros que se muestran.
Pasamos al modo Buscar de una de las maneras
siguientes:

•  Seleccionamos  Datos Buscar en la barra de

menús.

•  Pulsamos Ctrl + F.

•  Seleccionamos (Buscar) en la barra de

herramientas
 
Utilizaremos el modo Actualizar para modificar
información que ya existe. Por ejemplo, cuando
modifique los detalles del interlocutor comercial
o del artículo, seleccionamos Actualizar para
autorizar la modificación y grabarla en la base de
datos.

Utilizaremos el modo Confirmar (el pulsador de

comando OK) para confirmar las modificaciones
en SAP Business One.

33
 Iconos generales en SAP Business One
 
Un icono es una representación gráfica de un comando para una operación o acción particular. En
la siguiente tabla se describen los iconos más comunes en SAP Business One.

(Seleccionar de lista) Se utilizar para buscar valores y criterios, por ejemplo, un

interlocutor comercial o un artículo.
Se utiliza para seleccionar una condición, opción o valor de la lista.

(Flecha de enlace) Se utiliza para acceder a información de distintas fuentes.

Por ejemplo, al crear una factura de deudores, haga clic en
(Flecha de enlace) para visualizar información detallada sobre
clientes, almacenada en los datos maestros del interlocutor
comercial.
(Visualizar) Permite expandir la información de una ventana y ver más
detalles.
( Explorar) Nos permite visualizar y mirar en diferentes ventanas para hacer
una selección.

 
Especialista Sap
Business.
Mod.1 6. Gestión de usuarios
 

Las autorizaciones permiten a los usuarios visualizar, crear

6. Gestión de usuarios y actualizar los documentos que se le asignen. Por defecto,
un nuevo usuario carece de autorizaciones. Cada usuario
puede tener únicamente un jefe que asigne las
autorizaciones.

Creación de usuarios
 
Los usuarios se pueden definir como usuarios normales o
como superusuarios. También se puede definir un número
ilimitado de superusuarios, aunque no es recomendable.
 
Para la creación de usuarios debemos seguir la siguiente
ruta:
 
  Gestión Definición General Usuarios
 
A continuación introduciremos los datos específicos de
usuario necesarios. Si el usuario debe tener autorizaciones
de superusuario, seleccionaremos la opción Superusuario.

A continuación veremos los campos que compone la ficha

de usuario.

   
35
Superusuario: Seleccione esta opción para
especificar el usuarios como superusuario. Un
superusuario:

•  Pueden definir autorizaciones para otros

usuarios. Las autorizaciones
•  Tienen autorización total y sin restricciones permiten a los usuarios
para todos los usuarios excepto ellos mismos. visualizar, crear y
•  Tienen automáticamente autorización total
actualizar los
para todas las funciones del sistema. documentos que se le
Usuario móvil: Seleccionaremos esta casilla de
asignen. Por defecto, un
selección para permitir que el usuario trabaje con nuevo usuario carece de
un dispositivo móvil para acceder a los datos de la autorizaciones. Cada
empresa. usuario puede tener
  únicamente un jefe que
asigne las autorizaciones.
Código de usuario: Especificamos un código
único de hasta 8 caracteres con el que el usuario
entrará en el sistema SAP Business One.

El código reconoce mayúsculas y minúsculas, y

una vez grabado no se puede modificar a menos
que un superusuario lo cambie.

Vincular con cuenta de Windows:

Introduciremos el nombre de usuario de una
cuenta de usuario de dominio de Microsoft
Windows para habilitar la funcionalidad de acceso
único, la cual permite que el usuario salte la
ventana Seleccionar empresa y comience a usar
la aplicación sin que se le solicite que ingrese sus
credenciales de acceso de SAP Business One.

Después de ingresar un nombre de usuario

válido, la aplicación introduce automáticamente el
dominio al que pertenece la cuenta de usuario de
Microsoft Windows.

Nombre usuario: Especificaremos un nombre de

usuario de hasta 155 caracteres. Este nombre
aparece en la parte superior del menú principal y
puede editarse.
 Empleado: Especificaremos un empleado que todavía no
esté enlazado a ningún usuario. SAP Business One crea
automáticamente un enlace al contador para el empleado
correspondiente

Puede elegir actualizar los campos Correo electrónico,

Teléfono móvil, Fax, Sucursal, Departamento con valores de
los datos maestros del empleado.

En la ventana Datos maestros empleado, cuando enlaza un

empleado a un usuario o cuando actualiza los campos
mencionados anteriormente para un empleado que ya está
enlazado a un usuario, también podemos elegir actualizar
estos campos en la ventana de definición del usuario
correspondiente.
 
Correo electrónico, Teléfono móvil, Fax: Introduciremos la
dirección de correo electrónico, el número de teléfono
Especificaciones   móvil y el número de fax del usuario.
 
ID de dispositivo móvil: Indique el ID del dispositivo móvil
de usuarios que pueden utilizar para acceder a la
información de la empresa.
 
Valores propuestos: Definimos parametrizaciones de
propuesta, por ejemplo, información de direcciones o de
impresión, para usuarios individuales o grupos de usuarios,
como los empleados de un departamento.
Sucursal, Departamento: Especificamos la sucursal y el
departamento de un usuario.
 
Clave de acceso: Si es necesario, especificaremos una
clave de acceso para el usuario. Independientemente de si
definimos una clave de acceso o no, en la siguiente entrada
al sistema se le solicitará al usuario que cambie la clave de
acceso.
 
La clave de acceso nunca vence: La clave de acceso del
usuario no vence, independientemente de la política de
claves de acceso definida por la empresa. Al usuario nunca
se le solicitará que modifique su clave de acceso.
 

37
Modificar clave de acceso en próxima conexión: Seleccionaremos esta casilla para solicitar al
usuario que introduzca una nueva clave de acceso la próxima vez que se conecte a SAP Business
One.
 
Bloqueado: Evita que este usuario pueda entrar al sistema SAP Business One. Por defecto, esta
opción no está seleccionada, pero si el usuario no puede entrar al sistema en la cantidad de veces
definida en Gestión Definición General Seguridad Administración de claves de acceso Cantidad
de autentificaciones antes de bloquear la cuenta de usuario, SAP Business One bloquea
automáticamente el usuario y selecciona esta opción.
Sólo un superusuario puede desbloquear usuarios bloqueados.
 
Copiar parametrizaciones de formulario: Nos permite copiar las parametrizaciones de
formulario de un usuario a otro. La opción Parametrizaciones de formulario le permite mostrar u
ocultar campos, líneas y otras opciones utilizadas con frecuencia en una ventana activa. También
puede ordenar el formato de tabla o línea en cada ventana, añadir más detalles y restablecer las
parametrizaciones por defecto.

La copia de parametrizaciones de formularios puede reducir el esfuerzo de implementación al

definir un grupo de usuarios en la aplicación o ahorrar tiempo cuando debe añadir o eliminar
columnas en un grupo de usuarios.
 
Usuarios normales:
•  No pueden asignar ninguna autorización a otros usuarios
•  Pueden realizar determinadas acciones,   por ejemplo, conceder descuentos, modificar
precios o acceder a cuentas confidenciales, con la autorización adecuada.
 
 
Autorizaciones
 
  Las autorizaciones se definen, por módulo, en la ventana Autorizaciones. Las autorizaciones
también se ven afectadas por las parametrizaciones efectuadas en la sección General de la
ventana. Por ejemplo, si un usuario tiene permiso para visualizar los datos maestros de
Interlocutores Comerciales, pero no tiene permiso para visualizar los saldos de cuentas de
Interlocutores Comerciales según se definió en la sección General , el sistema no mostrará los
saldos de cuentas en la ventana Datos maestros interlocutor comercial.
 
Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen la carpeta
Autorizaciones en su vista del módulo Gestión.

Gestión – inicialización del sistema - autorizaciones

 Requisitos

Se han definido los usuarios en el sistema y se ha

especificado cuales son superusuarios.

Alcance de la función
En el sistema se pueden Es posible otorgar autorización a los usuarios para
definir procedimientos visualizar información únicamente o excluirlos
de autorización para las totalmente de una determinada función.
operaciones de compra y •  Podemos restringir el acceso de usuarios a
venta que sustituyan los documentos. Por ejemplo, puede limitarse el
acceso a ofertas de cliente únicamente a
permisos estándar determinado número de series o a ofertas de otras
series, o denegar por completo el acceso.

•  Las autorizaciones se pueden sustituir bajo

circunstancias específicas. Por ejemplo, si un
usuario no tiene ninguna autorización para crear
determinado documento de ventas, pero lo
intenta, el sistema indica al usuario que solicite a
un usuario autorizado que introduzca su nombre
de usuario y clave de acceso. Esto permite que el
usuario no autorizado grabe el documento sólo
 para esa instancia específica.
•  En el sistema se pueden definir procedimientos de
autorización para las operaciones de compra y
venta que sustituyan los permisos estándar. Por
ejemplo, si un usuario tiene autorización para
añadir una factura, aunque supere el límite de
crédito del cliente, se puede activar un
procedimiento de liberación adicional cuando el
límite se supere por un importe determinado.

La ventana Autorizaciones se utiliza para asignar

permisos a cada usuario. Los superusuarios tienen
autorizaciones totales que no se pueden modificar.
Los usuarios normales pueden tener autorizaciones
parciales o totales, para cada módulo y cada
submódulo.

Para acceder a la ventana Autorizaciones,

seleccionamos Gestión Inicialización sistema
Autorizaciones .

39
Campos de la ventana Autorizaciones.
 
Descuento máximo sobre ventas.
Especificamos el descuento máximo que el usuario está autorizado a introducir en los
documentos comerciales de ventas. Si se indica 0, el usuario no podrá introducir importes para los
que se haya definido el redondeo automático, puesto que el redondeo automático representa un
descuento.
 
Descuento máximo sobre compras. Especificamos el descuento máximo que el usuario está
autorizado a introducir en los documentos comerciales de compras. Si se indica 0, el usuario no
podrá introducir importes para los que se haya definido el redondeo automático, puesto que el
redondeo automático representa un descuento.
 
Descuento máximo: General. Especificamos el descuento máximo que el usuario está autorizado
a introducir para:
•  Datos maestros de interlocutor comercial
•  Condiciones de pago
•  Salida de mercancías, entrada de mercancías y traslado
•  Precios especiales

Si se indica 0, el usuario no podrá introducir importes para los que se haya definido el redondeo
automático, puesto que el redondeo automático representa un descuento.
Importe de caja máximo para pagos recibidos.
•  Seleccionamos esta opción e indique el importe de caja máximo que un usuario normal
está autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos específicos con la autorización de un
supervisor.
•  Esta opción no está activa para los superusuarios.
 
Definición de autorizaciones

Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las mismas autorizaciones en
todo el sistema o autorizaciones diferentes por módulo y submódulo. Debemos tener en cuenta
que no se pueden modificar las autorizaciones de los superusuarios.
En la definición de las distintas autorizaciones para un usuario, se encuentran disponibles las
siguientes opciones:
•  Autorización total: el usuario puede visualizar y modificar datos para esa función por
módulo.
•  Solo Lectura: el usuario sólo puede visualizar pero no modificar datos.
•  Falta autorización: el usuario no tiene acceso a esa función.

El menú principal no se actualiza automáticamente según las autorizaciones. Para visualizar u

ocultar ciertos módulos o submódulos, debemos utilizar la ventana Parametrizaciones de
formulario - Menú principal y marcamos o desmarcamos las casillas Visible según sea necesario
para cada módulo.

41
Modificación de autorizaciones
 
Cuando se concede una autorización para un
módulo o una función de nivel superior, la
autorización se copia automáticamente en todas
las funciones de nivel inferior. Por ejemplo, si se Únicamente un
asigna Falta autorización para el módulo Ventas, superusuario puede
el usuario no tiene autorización en ninguna modificar autorizaciones
función de todo el módulo.
para otros usuarios. Sin
embargo, los
Únicamente un superusuario puede modificar
autorizaciones para otros usuarios. Sin embargo, superusuarios no
los superusuarios no pueden modificar sus pueden modificar sus
propias autorizaciones puesto que tienen propias autorizaciones
autorización total a todos los módulos.
puesto que tienen
 
autorización total a todos
Procedimiento los módulos.
Para definir o limitar diferentes autorizaciones
para funciones individuales en una aplicación:
1.  Seleccionamos   Gestión Inicialización
sistema Autorizaciones Autorizaciones
generales . Aparece la ventana
Autorizaciones.
2.  Seleccionamos el nombre de usuario en la
columna izquierda.
3.  Hacemos clic en el icono situado a la
izquierda de una aplicación o función de la
lista para ampliar el siguiente nivel de
autorizaciones. Para mostrar o suprimir todas
las funciones de una aplicación de una sola
vez, seleccionamos Expandir o Comprimir,
respectivamente.
4.  Para modificar la autorización de un usuario
para una función o un módulo completo,
hacemos clic una sola vez sobre la
autorización en la lista de la derecha. Aparece
una lista desplegable con las autorizaciones
posibles para la función o la aplicación.
Elegimos una entrada de la lista para
seleccionarla.
 5  Después de seleccionar un usuario, podremos visualizar y modificar las autorizaciones
correspondientes como sea preciso. Los superusuarios aparecen en gris en la lista, ya
que sus permisos no se pueden modificar

Copia de autorizaciones a otro usuario

 
Para utilizar SAP Business One con mayor eficacia, una vez definidas las autorizaciones para un
usuario, podemos copiar su perfil de autorización a otro usuario. Por ejemplo, podemos conceder
los mismos permisos a todos los empleados que trabajan en el mismo departamento.

Procedimiento

1  En la ventana   Gestión   sistema Autorizaciones , seleccionamos el

Inicialización
nombre del usuario cuyas autorizaciones se van a copiar. Mantenemos pulsado el ratón
hasta que aparezca un rectángulo alrededor del nombre de usuario.
2  Arrastramos el rectángulo hasta el nombre del usuario al que deseamos conceder las
autorizaciones.
3  Soltamos el pulsador del ratón.
4  Un mensaje de sistema solicita la confirmación de la operación de copia.
5  Seleccionamos OK para confirmar la operación. En el segundo usuario se copian las
autorizaciones completas.

43
 Campos de la ventana Autor de
autorización adicional.

ID de autorización y Nombre
Para utilizar SAP En este campo especificamos un nombre único y
una descripción para la autorización adicional.
Business One con mayor
eficacia, una vez
Opción
definidas las
autorizaciones para un Fijamos las opciones de permiso de la nueva
autorización.
usuario, podemos copiar
•  Completo/Leído/Ninguno
su perfil de autorización
•  Completo/Ninguno
a otro usuario.
 
Artículo
Indica si la autorización es de la clase Artículo o de
la clase Formulario.
Las autorizaciones definidas para un formulario se
aplican a todos los artículos subordinados. Los
permisos que se definen para un artículo no se
aplican al formulario de nivel superior.

Nivel
Define el nivel jerárquico del objeto.

ID de superior
Selecciona un artículo de nivel superior cuando se
añade un objeto de nivel inferior.

Visualizar pedido
Selecciona la ubicación de un objeto en el nivel
inferior o el mismo nivel en la jerarquía de
autorizaciones.
 
ID formulario/Tratar
Abre la ventana Autorización de usuario: ID
formulario.
Asigna el objeto de autorizaciones a un formulario
de usuario de su elección, mediante la introducción
del ID de formulario.
Importe de caja máximo para pagos recibidos.
•  Seleccionamos esta opción e indique el importe de caja máximo que un usuario normal
está autorizado a introducir en un pago recibido (ventana Medios de pago, ficha
Efectivo). Esto se puede sustituir para documentos específicos con la autorización de un
supervisor.
•  Esta opción no está activa para los superusuarios.
Añadir mismo nivel
Seleccionamos esta opción para definir una nueva autorización adicional con el mismo nivel de la
seleccionada.
 
Añadir nivel subordinado
Seleccionamos esta opción para definir una nueva autorización adicional con un nivel inferior al
de la seleccionada. Se pueden crear autorizaciones subordinadas en autorizaciones adicionales de
los niveles uno al cuatro.

Autorizaciones de propiedad de datos.

Esta ventana muestra a cada empleado con sus permisos por documento.

Creación de un empleado.
 
Para dar de alta a un empleado, debemos seguir la siguiente ruta:   Recursos humanos Datos
maestros empleado .

45
 A continuación iremos viendo los campos que
corresponden a las diferentes pestañas que
encontramos en esta pantalla.
Área General
Se pueden crear Utilizaremos esta área para introducir información
autorizaciones general sobre un empleado.
subordinadas en  
autorizaciones Área dirección
adicionales de los niveles Utilizaremos esta ficha para especificar la dirección
laboral y la dirección personal del empleado.
uno al cuatro.

Área pertenecia
 
Utilizaremos esta ficha para especificar la relación del
empleado con la empresa

Area administración

Utilizaremos esta ficha para introducir las fechas en las

que el empleado empezó o dejó de trabajar para la
empresa, y para especificar el status actual.
En esta pestaña, también podremos hacer un
seguimiento del absentismo del empleado y sus
causas, ver valoraciones empresariales del
empleado, asi como un seguimiento de su
formación, tanto dentro como fuera de la
empresa, y consultar si fuera necesario los datos
referentes a su empleo anterior. Podremos hacer un
seguimiento del
Área personal absentismo del
Utilizaremos esta ficha para especificar empleado y sus causas,
información personal sobre el empleado. ver valoraciones
empresariales del
empleado, asi como un
seguimiento de su
formación, tanto dentro
como fuera de la
empresa, y consultar si
fuera necesario los datos
referentes a su empleo
anterior.
Área finanzas
Utilizaremos esta ficha para especificar la
información financiera de un empleado.

Área comentarios y anexos

En estas dos áreas podremos añadir comentarios
sobre dicho empleado, con una capacidad de
64000 caracteres, y en el área de anexos
podremos anexar documentación externa a SAP
Business One, como pueden ser pdf, word, Excel,
correos…
El sistema al añadir un usuario nos pregunta, si a
su vez queremos crear un usuario con los
mismos datos.

47
Si pulsamos si, nos abrirá la pantalla de usuario, para que verifiquemos los datos y procedamos a
su creación, y si pulsamos no, el sistema solo dara de alta el empleado en el programa.
 
Propiedad de datos.
 
Sólo los empleados que están vinculados a usuarios en la ventana Datos maestros empleado
pueden ver esta ventana y todas las demás ventanas en la carpeta Autorizaciones.
 
Para visualizar esta ventana, seleccione   Gestión Inicialización sistema Autorización
Autorizaciones de propiedad de datos .

Las autorizaciones se pueden conceder por usuario, de forma que un usuario tenga los mismos
permisos en todo el sistema. También se pueden asignar individualmente, de forma que cada
usuario tenga diferentes permisos en diferentes documentos.
 
Puesto que las autorizaciones de los superusuarios no se pueden modificar, estos permisos se ven
en gris. Los empleados vinculados a superusuarios tienen autorizaciones totales. Los demás
usuarios no tienen ningún permiso asignado por defecto.
 
La propiedad de los datos está determinada por el campo de propietario en las oportunidades y
los documentos de compras y ventas. El propietario sólo puede ser un empleado asociado a un
usuario. La propiedad de datos se puede activar o desactivar en todo el sistema, por objeto o por
formulario o informe individuales. Un usuario puede acceder a la oportunidad o al documento de
ventas o compras en tanto tenga una relación definida con el propietario y se le haya concedido
permiso de S.Lectura o Completo en la propiedad de datos de dicha relación.

Las relaciones anteriores incluyen:

•  Colega: el usuario y el propietario comparten al mismo director en sus registros de
empleado correspondientes.
 
 •  Director: el propietario es el director del usuario según el campo de director del registro
de empleado del usuario.

•  Subordinado: el usuario es el director del propietario según el campo de director del

registro de empleado del propietario.

•  Sucursal: el usuario y el propietario son miembros de la misma sucursal. La sucursal se

obtiene de los registros de empleado correspondientes.

•  Departamento: el usuario y el propietario son miembros del mismo departamento. El

departamento se obtiene de los registros de empleado correspondientes.

•  Equipo: el usuario y el propietario son miembros del mismo equipo. El equipo se obtiene
de los registros de empleado correspondientes.

En estas relaciones, el usuario puede obtener autorización Completa, S.Lectura o Falta

autorización. En caso de que exista más de una relación entre el usuario y el propietario, se
concede la autorización más permisiva. Por ejemplo, el usuario y el propietario están en la misma
sucursal y el mismo departamento. Si el usuario tiene permiso de sólo lectura para la sucursal
pero acceso total para el departamento, se le concede acceso total a la oportunidad de ventas o a
 
los documentos de compra o venta correspondientes.

Excepciones de propiedad de datos

 
En esta ventana se define qué documentos pueden verse, total o parcialmente o si sólo aparece el
nombre del documento en un informe y no puede verse el propio documento.

49
En la cabecera se pueden definir propietarios para los documentos de compra y venta y las
oportunidades. En este caso el usuario es el propietario del documento o de la oportunidad
completos. Este propietario se define como propietario de la cabecera.
 
Además, también se pueden definir propietarios para cada partida individual de los documentos
de compra y venta o cada etapa de una oportunidad. Este propietario se define como propietario
de la línea.
 
La casilla de selección Filtrado responsable activo es un indicador global para activar o desactivar
autorizaciones de propiedad de datos para la empresa completa.

Cuando se activa, sólo se concede el acceso a todos los documentos de compra y venta y las
oportunidades si el usuario tiene una relación con el responsable y dispone de autorización para la
relación, ya sea de Sólo lectura o Completo.

Si un documento u oportunidad no tiene propietario, cualquier usuario tiene acceso, como si no

existiese propiedad de datos. Cualquier usuario puede asignar un responsable a un documento o a
una oportunidad que no lo tenga. En cuanto se asigna un propietario, sólo pueden modificarlo el
director del propietario o un superusuario.
Las excepciones de propiedad de los datos permiten que la empresa active o desactive la
propiedad de los datos en un nivel más detallado que la empresa completa.
 
Ficha Objetos
 
La propiedad de datos se puede aplicar a cada documento de compra o venta o cada oportunidad
seleccionados según una de las opciones siguientes:
 
•  Por cabecera y línea: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del
documento y el responsable de cualquiera de las líneas o de las etapas y para todos aquellos
usuarios que tienen una relación definida con cualquiera de los responsables y la autorización
necesaria para la relación específica.

•  Sólo por cabecera: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del

documento y para todos aquellos usuarios que tienen una relación definida con el responsable
de la cabecera y la autorización necesaria para la relación específica. El responsable de
cualquiera de las líneas o las etapas no tendrá efecto en el acceso al documento o la
oportunidad.

•  Sin filtrado: La propiedad de los datos no está activa para este objeto, independientemente de
los campos de responsable de la cabecera, línea o etapa.
Ficha Formularios excluidos

Para cada documento seleccionado, seleccione una de las opciones de filtrado siguientes:

•  Sin filtrado: La propiedad de los datos no está activa para este formulario en concreto,
independientemente de los campos de responsable de la cabecera, línea o etapa.

•  Sólo por titular de cabecera: El documento o la oportunidad es visible para el responsable del
documento y para todos aquellos usuarios que tienen una relación definida con el responsable
de la cabecera y la autorización necesaria para la relación específica. El responsable de
cualquiera de las líneas o las etapas no tendrá efecto en el acceso al documento o la
oportunidad.

Si no se selecciona ninguna de las opciones anteriores, tiene efecto la propiedad de datos según
los propietarios de cabecera y línea, excepto si se ha desactivado la Propiedad de datos para este
documento en la ficha Objetos.

51
Autorizaciones para series de clase de
documento

•  Los requisitos para definir una serie de

numeración de documento en SAP Business
One son:
Las autorizaciones
•  Sólo los superusuarios pueden crear y
actualizar series de documentos. permiten a los usuarios
visualizar, crear y
•  Los usuarios no definidos como superusuarios
sólo pueden modificar la definición de su
actualizar los
propio intervalo de números predeterminado, documentos que se le
suponiendo que tengan autorización para asignen. Por defecto, un
actualizar series de numeración.
nuevo usuario carece de
•  Debe existir una serie predeterminada para autorizaciones. Cada
cada usuario; en caso contrario, el usuario no usuario puede tener
podrá abrir la pantalla inicial de esta clase de
documento. únicamente un jefe que
asigne las autorizaciones.
•  Se puede definir un número ilimitado de series
para cada clase de documento.

•  Se concede el acceso a una serie específica

para uno de diez grupos definidos
especialmente para acceder a la serie de
documentos.

•  El usuario debe tener la autorización

correspondiente para uno de los diez grupos
para poder acceder a la serie asignada al grupo
específico.
Especialista Sap
Business.
Mod.1 7 . Procedimientos de autorización.

 
El proceso de autorización se utiliza en las empresas en las
7. Procedimientos de que el procedimiento de trabajo estándar exige la
autorización. autorización de un gerente o de un miembro sénior o
superior para generar ciertos documentos, como pedidos.
El gerente define las etapas del proceso de autorización y
los modelos utilizados, esto incluye lo siguiente:

Los documentos de los empleados que deben autorizarse.

Los empleados que pueden autorizar documentos.

Los documentos que forman parte del proceso de

autorización.
 
El proceso de autorización de un documento empieza
  cuando un empleado (creador del documento) lo añade en
SAP Business One. Mediante un mensaje interno, se envía
una solicitud de autorización al gerente o miembro senior
(autorizador) correspondiente para que autorice el
documento, de acuerdo con las definiciones de SAP
Business One. Estos mensajes internos respaldan el
proceso de autorización, ya que informan a los creadores y
a los autorizadores sobre el status del documento y sus
cambios.

El proceso de autorización de un documento termina

cuando el creador recibe la autorización final y añade el
documento como un documento real.
 

Modelos de autorización
 
Como autorizador, podemos crear varios modelos de
autorización que especifiquen los diferentes
procedimientos de autorización para la empresa, a qué
usuarios y a qué transacciones se aplican los
procedimientos de autorización.

 
53
Por ejemplo, se pueden definir procedimientos de
autorización con diferentes condiciones para
distintos autores. Se puede desencadenar un
procedimiento de autorización en relación con el
límite de crédito para algunos autores de
facturas, y un procedimiento de autorización en
relación con la ganancia bruta y el límite de
crédito para otros.
Por ejemplo, se puede
Por ejemplo, se puede definir un modelo de definir un modelo de
manera que todos los pedidos creados por un manera que todos los
determinado creador cuyo valor sea superior a pedidos creados por un
EUR 1000,00 tengan que pasar por un
procedimiento de autorización. determinado creador
cuyo valor sea superior a
Seguiremos los siguientes pasos:
EUR 1000,00 tengan que
1.  Seleccionaremos Gestión pasar por un
Procedimiento de autorización procedimiento de
Modelos de autorización.
autorización.
2.  Introduciremos un nombre y una
descripción únicos para el modelo de
autorización

Dado que es posible que contemos con

varios procedimientos de autorización
para el mismo tema, es útil suministrar
una descripción.

3.  Seleccione la casilla de selección

Activo.

Un modelo puede estar inactivo:

•  En situaciones en las que puede

surgir un conflicto con otros
procedimientos.

•  Cuando ya no resulta necesario.

4.  En la ficha Autor, introducimos los

usuarios que requieren autorización
para sus documentos y
departamentos.

Se pueden asignar varios usuarios para

un procedimiento de autorización.
El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
5.  En la ficha
rentabilidad Documentos,
que se seleccionamos los documentos que se procesarán con este
procedimiento de autorización.
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
se calcula para cada uno
de los productos, no suele
ser constante debido a:
Variaciones en el precio
de venta producidas por
descuentos en los precios
de venta, como
consecuencia de rebajas,
promociones, descuentos
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen
6.  En la ficha Etapas, seleccionamos una etapa de autorización o definimos una nueva.
Variaciones
Debemos en el coste
modificar de
la secuencia de las etapas según corresponda.
las compras o en el coste
de producción, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancías, etc.

13 55
7.  En la ficha Condiciones:

•  Para activar siempre el procedimiento de autorización, seleccionaremos el pulsador de

selección Siempre o

•  Para definir condiciones específicas para el procedimiento de autorización,

seleccionaremos el pulsador de selección Cuando se utiliza lo siguiente.

Aparecerán dos tablas:

•  La tabla superior contiene condiciones predefinidas que se pueden seleccionar.

•  La columna Seleccionar nos permite aplicar una o varias condiciones mediante

las variables predefinidas.

•  La columna Condición contiene la lista de variables predefinidas.

•  La columna Ratio contiene una lista de operadores matemáticos predefinidos

para comparar con la variable seleccionada.

•  En la columna Valor, introducimos el importe umbral. Si la condición se

compara con este importe utilizando el ratio seleccionado y la comparación se
resuelve como verdadera, se desencadena el procedimiento de autorización.
 
•  La tabla inferior contiene consultas grabadas que se pueden ejecutar.

Si el resultado de la consulta grabada es True, se desencadena el procedimiento de

autorización.
 
Un procedimiento de autorización puede depender de varias comparaciones de variables
predefinidas y de varias consultas grabadas. En la parte inferior de la ventana se muestra el
total del número de condiciones seleccionadas.

Seleccionamos Añadir para grabar el modelo.

Etapas de autorización
 

Como autorizador (gerente o miembro sénior) podemos crear una etapa de autorización que se
puede asignar a un modelo, o más, del proceso de autorización, como qué usuarios pueden
autorizar transacciones específicas y cuántos autorizadores se necesitan. Es posible asignar una
etapa de autorización a uno o más modelos de proceso de autorización.

Procedimiento

1.  Si no se han definido las etapas de autorización, en   Gestión Procedimiento de autorización

Etapas de autorización , especificamos un nombre y, de manera opcional, una descripción
para cada etapa.

2.  En el campo Cantidad de autorizaciones requeridas, especificamos el número de usuarios

necesarios para la autorización en cada etapa.

Resulta de gran ayuda contar con más de un autorizador de documentos, a fin de compensar la
falta de disponibilidad del autorizador.

3  Especificamos el nombre de cada usuario con privilegios de autorización.

Por defecto, el valor del departamento se obtiene de la cuenta de usuario. Puede anular este
procedimiento al definir los procedimientos de autorización.

4.  Seleccionamos el pulsador Añadir para grabar

  los datos.

Nombre de etapa

Especificamos un nombre para la etapa.

Este nombre único no debe ser demasiado específico para permitir su utilización en varios
procedimientos de autorización.

57
 Descripción de etapa

Brinda una breve explicación de la esencia de la etapa.

Cantidad de autorizaciones requeridas

Especificamos la cantidad mínima de autorizaciones

requeridas para completar esta etapa.

Se definieron dos usuarios responsables de autorización

para esta etapa, pero sólo se necesita uno para completarla
y pasar a la siguiente etapa. Cualquiera de los usuarios
puede autorizarla.

Autorizador

Seleccionamos los usuarios con autorización en esta etapa.

Departamento

Muestra el departamento enlazado al usuario.

Aprobación y controll  

Informe de estatus de aprobación

Como autorizador o autor podemos generar un informe del
status de aprobación de diversas transacciones. Los autores
de documentos pueden utilizar este informe para visualizar
el status de los documentos creados por ellos. El informe
muestra una lista de documentos con su status de
autorización y el historial de la transacción.

 Durante un proceso de autorización se asignan valores de

status a los documentos según el progreso de su
procesamiento, es decir, pendiente, autorizado o
rechazado. Utilizaremos este informe para visualizar el
status de los documentos y supervisar los diferentes
documentos que están atravesando el proceso de
autorización. El informe muestra una lista de documentos,
su status de autorización y su historial.
 El margen bruto es la
diferencia entre las ventas
y el coste de las mismas.
Es decir, mide la
rentabilidad que se
obtiene de cada euro que
entra en la empresa. Este
margen, que inicialmente
se calcula para cada uno
de los productos, no suele
ser constante debido a:
Variaciones en el precio
Ade venta producidas
continuación veremos una por
breve descripción de los campos más relevantes.
descuentos en los precios
Pendiente
de venta, como
El status de las transacciones que están pendientes de autorización.
consecuencia de rebajas,
promociones, descuentos
Creado
por cantidad,
Es el status de una transacción que fue autorizada y convertida de documento preliminar en
liquidaciones,
documento real poretc., que
el creador.
suelen tener como
Autorizado
objetivo el incremento en
elelvolumen
Es status de una transacción que fue autorizada, pero que aún no pasó del documento preliminar
al documento real.

Variaciones
Generado por el en el costededeautorización
responsable
las compras o en el coste
Es el status de una transacción que fue autorizada y convertida de documento preliminar en
de producción,
documento real por eldebido a
autorizador.
variaciones producidas en
Rechazado
el mercado, como
Elaumento
status de o disminuciones
una transacción que no se autorizó y sigue siendo un documento preliminar. El
autorizador puede dar
de precios, deteriorosu autorización
de para una transacción rechazada, mediante la modificación de
su status.
las mercancías, etc.

59
 Cancelado

Los procedimientos de autorización se pueden cancelar y reanudar según sea necesario. Si se

cancela el procedimiento de autorización, el documento preliminar no se puede convertir en un
documento real.
 
Autor, Autorizado por, Modelo, Fecha de solicitud, Código IC, Total (ML)

Especificamos un rango de selección para estos campos, para limitar el rango del informe. Se
pueden indicar uno o varios criterios.

Ventas - deudores, Compras - acreedores, Inventario

Para limitar el informe a determinadas clases de documento, seleccionamos los documentos de

ventas o compras correspondientes.

Informe decisión de autorización.

 

Los autorizadores podemos utilizar este informe para visualizar todos los documentos para los
que existe una decisión de autorización pendiente. La autorización puede realizarse directamente
en la lista de resultados.
 
Cuando se rechaza una liberación, el documento seguirá siendo un documento preliminar en el
sistema. Este documento preliminar puede modificarse o eliminarse. El procedimiento de
liberación correspondiente también se puede cancelar.
   
Para acceder a esta ventana, seleccionaremos   Gestión Procedimiento de autorización Informe
decisión autorización .

A continuación veremos los campos más relevantes en esta pantalla:

Pendiente de decisión, Creación documentos autorizada y no autorizada

Seleccionaremos el status de autorización de los documentos que deseamos visualizar. SAP

Business One distingue entre documentos pendientes, ya autorizados y rechazados.

Autor, Autorizado por, Modelo, Fecha preferente

Introduciremos un ámbito de selección para estos campos si deseamos reducir el ámbito del
informe. Los modelos se definen en la ventana Definir modelos de autorización. Se pueden indicar
uno o varios criterios. La selección se convierte en el valor de propuesta para el siguiente informe.
 
   
Especialista Sap
Business.
Mod.1 8.  Recordatorios y alarmas.

Podemos utilizar la función de alertas para que SAP

8. Recordatorios y Business One avise automáticamente a los usuarios
alarmas. seleccionados cuando se produzcan determinados
eventos de sistema. Las parametrizaciones de alertas se
pueden personalizar para cada usuario.
 
Existen dos tipos de alerta: alertas predefinidas y alertas
definidas por el usuario
 
Al trabajar con alertas, es posible:

•  Activar alertas para enviar automáticamente un

mensaje interno o externo, por correo electrónico o fax.

  •  Responder a la alerta. Esta respuesta, al igual que la

alerta original, podemos enviarse de forma interna en
SAP Business One o externa por correo electrónico o
fax.

•  Podemos crear distintos tipos de alertas definidas por

el usuario según las necesidades.

•  Activar alertas predefinidas, por ejemplo, para la

desviación del porcentaje de descuento de todos los
tipos de documentos de ventas efectuadas, como
ofertas, pedidos, entregas y facturas.

•  Modificar o desactivar alertas en cualquier momento.

•  Visualizar las alertas.

 
61
Definición de parametrizaciones de
alertas
Po d e m o s d e fi n i r a l e r t a s p a r a e n v i a r
automáticamente un mensaje interno o externo
(por correo electrónico o fax) a usuarios
seleccionados del sistema cuando se registran
ciertos eventos. Por ejemplo, se puede
Las parametrizaciones de alerta son específicas definir un modelo de
de los usuarios, opcionales y se pueden modificar manera que todos los
en cualquier momento. pedidos creados por un
Procedimiento determinado creador
cuyo valor sea superior a
1.  Seleccionamos  Gestión Inicialización sistema
Parametrizaciones generales y EUR 1000,00 tengan que
seleccionamos la ficha Servicios. Aparece la pasar por un
ventana Parametrizaciones generales. procedimiento de
2.  Para visualizar la bandeja de entrada interna autorización.
de SAP Business One al recibir un mensaje,
seleccionamos la casilla Visualizar bandeja
cuando llegue un mensaje nuevo.

3.  Definimos la frecuencia con la que SAP

Business One debe comprobar si hay
actualizaciones en la bandeja en el campo
Actualizar mensajes (minutos). El valor de
propuesta es 5 minutos.

4.  Para definir si todas las contabilizaciones

periódicas del día se muestran al acceder al
sistema, seleccionamos la casilla Visualizar
contabilizaciones periódicas para ejecución.

5.  Para activar alertas para las actividades

planificadas para el día, seleccionamos la
casilla Emitir alerta para actividades
planificadas para hoy.

6.  Para grabar las parametrizaciones,

seleccionamos el pulsador Actualizar y OK.
8.2. Creación y activación de una alarma definida por el usuario

Los usuarios pueden definir muchos tipos de alarmas en sus especificaciones.

Requisitos

Los usuarios definidos en la ventana Definición de usuarios pueden recibir alarmas o alertas.

Para consultas definidas por el usuario, el usuario ha definido una consulta en la ventana Gestor de
consultas para permitir la configuración de la alerta

Procedimiento

1.  En el Menú principal de SAP Business One, seleccionamos   Gestión Gestiones de alarma .
La ventana se abrirá en modo Buscar.

2.  Cambiamos al modo Añadir y realizamos los siguientes pasos:

1.  Especificamos un nombre para la alerta.

2.  Seleccionamos una prioridad: Bajo, Normal o Alto.
3.  Para permitir el envío de mensajes para esta alerta, seleccionamos la casilla de
selección Activo.
4.  Hacemos clic en el pulsador Abrir consulta grabada y, en la ventana que se muestra
Gestor de consultas, hacemos doble  clic en la consulta requerida.
5.  En la lista Usuarios, seleccionamos los destinatarios del mensaje.
6.  Elegimos las casillas de selección correspondientes para definir cómo se enviarán las
alertas a cada usuario, por ejemplo, por correo electrónico.
7.  En el campo Frecuencia introducimos un valor para el intervalo de tiempo que existirá
entre las alertas, es decir, la frecuencia con la que se deberá enviar la alerta.
Si este campo está vacío, el mensaje sólo se enviará una vez.
8.  Para visualizar el registro de las alertas, en la ventana Mensajes/Resumen alarmas,
seleccionamos la casilla de selección Grabar historial.
Si se deja la casilla de selección sin seleccionar, cada alerta nueva sobrescribirá la
anterior.

3.  Seleccionamos Añadir para grabar la alerta.

Resultado

A partir de ahora, la alerta estará activa y desencadenará un mensaje para el usuario o los usuarios
seleccionados en cuanto se produzca el evento definido en la consulta correspondiente.

63
Podemos utilizar la
función de alertas para
que SAP Business One
avise automáticamente a
los usuarios
seleccionados cuando se 8.3. Activación de una alarma
produzcan determinados predefinida
eventos de sistema. Las
 
parametrizaciones de
Las siguientes alarmas predefinidas están disponibles
alertas se pueden para su utilización inmediata:
personalizar para cada  
usuario.
Desviación de límite crédito: Cada interlocutor
comercial puede tener un límite predefinido de
facturas y ventas pendientes. Esta alarma se
 
desencadena cuando una oferta u otro tipo de
documento difiere de este límite de crédito.

Desviación de comprometido: Avisa cuando se

supera el límite de comprometido, definido por la
suma del límite de crédito y los cheques recibidos
pero todavía no hechos efectivo.
 
Desviación de ganancia bruta porcentual: las
condiciones del porcentaje de ganancia del
documento se pueden definir en la ficha Condiciones
de la ventana Gestiones de alarma. Esta alarma se
desencadena cuando un documento presenta una
ganancia bruta inferior a este valor.

Desviación de descuento (en %): Cada interlocutor

comercial puede tener un porcentaje de descuento
predefinido. Esta alarma se desencadena cuando el
descuento de un documento determinado varía con
respecto a éste.
Desviación presupuesto: se emite una alarma cuando se calcula un nuevo pedido y se produce un
desvío con respecto al presupuesto.
 
Desviación stock mínimo: detecta cuando el inventario de un artículo es inferior al nivel mínimo que
se definió en el registro maestro de artículos.
  El margen bruto es la
diferenciadeentre
Vencimiento las ventas
recomendación de MRP: Durante la configuración, la aplicación emite alertas si no
y el recomendaciones
liberó coste de las mismas.
en los documentos a tiempo para satisfacer las demandas de inventario.
  Es decir, mide la
rentabilidad que se
Procedimiento
obtiene de cada euro que
entra
Para en la empresa.
configurar Este seguimos las siguientes instrucciones:
las alertas predefinidas,
1. margen,
En el Menúque inicialmente
principal de SAP Business One, seleccionamos   Gestión Gestiones de alarma . La
seventana
calculaseparaabrirá cada uno
en modo Buscar.
2. deUtilizamos
los productos, no suele
los pulsadores de navegación de la barra de herramientas para explorar y seleccionar
ser constante debido a:
una de las alarmas predefinidas. Se abre la ventana y se visualizan las fichas Condiciones y
Documentos.
Variaciones en el precio
3.  Especificamos una prioridad: Bajo, Normal o Alto. Los mensajes enviados con prioridad alta
deaparecen
venta producidas por
en rojo y con un signo de exclamación en la carpeta de entrada del destinatario.
descuentos en los precios
4.  Para permitir el envío de mensajes para esta alerta, seleccionamos la casilla de selección Activo.
de venta, como
5.  Especificamos las condiciones en la ficha Condiciones.
consecuencia de rebajas,
6.  En la ficha Documentos, seleccionamos las clases de documento que desencadenarán la alarma.
promociones, descuentos
7.  Para grabar las entradas, seleccionamos el pulsador Actualizar y luego el pulsador OK.
por cantidad,
liquidaciones, etc., que
suelen tener como
objetivo el incremento en
el volumen

Variaciones en el coste de
las compras o en el coste
de producción, debido a
variaciones producidas en
el mercado, como
aumento o disminuciones
de precios, deterioro de
las mercancías, etc.

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