Universidad Andrés Bello

Escuela Contador Auditor

Fundamentos de Contabilidad

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

FACTURA:

La Factura es el documento, que la Ley establece, que en toda operación de compraventa, de prestación de
servicios, o en aquellas que la Ley asimile a tales operaciones, en que el vendedor o prestador del servicio esté
sujeto a la obligación de emitir Factura.
Existen dos clases de Facturas: manual y electrónica. La Factura manual, debe emitirse en un original y tres
copias, y la última copia sin valor tributario, de la Factura original, para los efectos de su transferencia a terceros o
cobro ejecutivo, según lo dispuesto por la Ley Nº 19.983. El original y segunda copia deben entregarse al cliente;
la primera copia debe quedar en poder del vendedor para su uso tributario y la tercera copia deberá indicar su
destino en el vértice inferior derecho del documento mediante la leyenda “CUADRUPLICADO COBRO
EJECUTIVO-CEDIBLE”, que quedará en poder del vendedor o prestador del servicio, o de un tercero a quien se
traspace.

Antecedentes que debe contener la Factura, antes de su emisión:

a) Nombre completo o razón social del contribuyente.

b) Número de RUT del emisor, que va en la parte superior derecho encerrado en un cuadro verde.
c) Domicilio del establecimiento.
d) Comuna o nombre del lugar, según corresponda.
e) Giro del negocio.
f) Número telefónico y casilla, cuando proceda.
g) Folio correlativo que también queda encerrado en el cuadro verde.
h) Nombre o razón social del impresor de los textos (pie de imprenta).
i) La frase “COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CRÉDITO FISCAL” impresa diagonalmente y
en caracteres destacados en todas las copias.
j) Sello oficial del Servicio de Impuestos Internos (SII), timbre.
k) Fecha de vigencia de factura desde su timbraje.
l) Recuadro donde se debe dejar expresado, donde se entrega la mercadería o se presta el servicio,
con nombre, RUT y firma de quién acepta la Factura.

Datos que debe contener la Factura, en su emisión:

a) Fecha en que se extiende.

b) Nombre completo o razón social del comprador.
c) Número de RUT del comprador.
d) Domicilio del comprador y comuna.
e) Giro comercial del comprador.
f) Número telefónico del comprador.
g) Detalle de las mercaderías transferidas o naturaleza del servicio, precio unitario y monto de la
operación.
h) Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto de IVA, cuando proceda.
i) Señalar número y fecha de la Guía de Despacho, cuando proceda.

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 j) Expresar las condiciones de venta: al contado, en cuenta corriente, con letra de cambio a plazo,
mercadería puesta en bodega del comprador o del vendedor, etc.
k) Dejar constancia del nombre, RUT y firma de la persona que esta comprando.

GUIA DE DESPACHO

La Guía de Despacho es el documento que la Ley obliga a emitir cuando se hubiere optado en postergar el
otorgamiento de la Factura, y cuando se trasladen bienes que no importen venta. Conforme a las disposiciones
legales vigentes e instrucciones impartidas por el SII:

Cabe señalar que también existen dos clases de Guías de Despacho: electrónica y manual.

La característica de la Guía de Despacho son las mismas que posee la Factura a excepción de tres antecedentes
que cambian:

1. En el detalle de las mercaderías sólo va el valor unitario y no se desglosa el IVA.

2. Respecto de la tercera copia, ésta deberá indicar la expresión “CUADRUPLICADO COBRO
EJECUTIVO – CEDIBLE CON SU FACTURA”.
3. Y en el caso de traslado de bienes que no son venta, dejar expresamente indicado el significado de la
operación (traslado de maquinarias, mercaderías, etc.), patente del vehículo y nombre del chofer.

NOTA DE DÉBITO

La Nota de Débito es el documento que conforme al Art. 57 del Decreto Ley Nº 825 de 1974, debe emitirse por
aumentos del impuesto facturado.

Las empresas, en no pocas oportunidades, utilizan este documento cuando se producen diferencias de precios a
favor de la firma vendedora o prestadora del servicio, también es común ocupar este documento cuando es
necesario cobrar intereses por atrasos en el pago de alguna Factura. A su vez estos actos conllevan un mayor
impuesto a beneficio fiscal.

También existen dos tipos: electrónica y manual.

Conforme a las disposiciones legales vigentes, las Notas de Débito, deben cumplir con los mismos requisitos
exigidos para las Facturas y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para
modificar Facturas otorgadas con anterioridad.

NOTA DE CRÉDITO

La Nota de Crédito es el documento que conforme al Art. 57 del Decreto Ley Nº 825 de 1974, debe emitirse por
los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación.

Uso de la Nota de Crédito:

Las firmas comerciales cuando reciben mercaderías devueltas por sus clientes (fallas en alguna de las
unidades, calidad no pedida, etc.), deben emitir una Nota de Crédito para abonar en la cuenta del cliente

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 el respectivo valor. Es de mayor ocurrencia el empleo de la Nota de Crédito cuando en la Factura no fue
considerado un descuento, o cuando un cliente anticipa su pago y que según convenio le corresponde un
abono proporcional a los días que anticipó dicho pago.

También existen dos tipos: electrónica y manual.

Consecuente con lo anterior, son válidas para las Notas de Crédito todo lo tratado en la Factura, con la salvedad
que las copias de las Notas de Crédito tanto obligatorias como voluntarias, no llevan la leyenda: “COPIA DE…NO
DA DERECHO A CRÉDITO FISCAL”. En cambio, las copias voluntarias o extras, que comprenden el quinto o
siguientes ejemplares, deben llevar, en forma atravesada, la frase: “COPIA NO VÁLIDA PARA EFECTOS
TRIBUTARIOS”.

CHEQUE

“El cheque es una orden escrita y girada contra un Banco para que este pague, a su presentación, el todo o parte
de los fondos que el librador pueda disponer en Cuenta Corriente” (Art. 10 de la Ley de Cuentas Corrientes
Bancarias y Cheques).

De la definición anterior se deduce claramente que en el giro de un cheque intervienen, a lo menos, tres
personas:

1. La persona que ordena se pague.

2. La persona que debe pagar (Banco).
3. La persona que se beneficia con esa orden de pago.

Personas que intervienen en el giro de un cheque:

1. Girador o librador, es la persona que gira el cheque contra la sucursal del banco donde tiene su
cuenta corriente, ordenando su pago al firmar en el ángulo inferior derecho.
2. Librado o girado, es la persona a quien el girador ordena que pague el cheque; esto es, la sucursal
del banco contra la cual se gira.
3. Tomador, tenedor o beneficiario, es la persona a cuyo nombre se extiende el documento.

Cláusulas que deben llevar los cheques:

Los cheques, de acuerdo con la Ley, deben llevar las siguientes cláusulas:

1. Nombre del beneficiario.

2. Nombre del librado.
3. Lugar y fecha de expedición.
4. La cantidad girada, en letras y en números.
5. La firma del girador.

Plazos para cobrar un cheque:

La fecha en que sea cobrado un cheque, respecto a la fecha de giro y el lugar en que sea cobrado y el
indicado en el documento, determinan la vigencia de éste. El portador de un cheque en moneda chilena

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 que desee cobrarlo en un banco establecido en el país, debe hacerlo dentro de los siguientes plazos
contados desde su fecha de emisión:

a) 60 días, cuando el banco en el cual se cobra, está en la misma plaza de emisión.

b) 90 días, si el cheque es girado en una plaza distinta a la de la oficina del banco librado.
c) 3 meses, si es cheque en moneda chilena, pero girado en el extranjero.
d) 12 meses, para un cheque girado en moneda extranjera, cualquiera sea su lugar de emisión
y de su pago.

Los cheques que no son cobrados dentro de los plazos que señala la Ley, se dice que caducan y en tal
caso los bancos no tienen la obligación de pagarlos.

Caducidad del cheque:

Se dice, entonces, que un cheque ha caducado cuando se presenta al cobro fuera del plazo legal.

Si un cheque caduca el beneficiario puede recurrir al girador para que autorice al librado su pago. Esta
autorización recibe el nombre de revalidación.

Podemos definir la revalidación de un cheque como el escrito puesto al reverso del documento mediante
el cual el girador, con su firma, ordena al Banco su pago, a pesar de su caducidad. Consiste en estampar
la expresión: revalidado, la fecha y la firma del girador.

Donde y como se cobra personalmente un cheque:

Para cobrar personalmente un cheque, el tenedor debe:

1º. Dirigirse a la Caja pagadora de la sucursal del banco librado, o cualquier otra sucursal del
banco si este mantiene un servicio computarizado que haga posible su cobro.
2º. Anotar al reverso del cheque, el número de carné de identidad.
3º. Identificarse ante el cajero, lo que regularmente se hace presentando el carné de identidad.
4º. Firmar el cheque en su anverso, en forma atravesada. A esto se le denomina cancelación.
5º. Entregar el cheque al cajero, quien verificará si el documento esta extendido conforme a la
Ley. De ser así, pasa el cheque a la Sección Cuentas Corrientes para su Vº Bº, es decir, para que
se compruebe la firma del girador y si este dispone de fondos suficientes para cubrir el valor del
cheque. Si la sección Cuentas Corrientes no hace reparos, el cajero procede a pagar el
documento. Actualmente existen medios computarizados que le permite ver en pantalla, la firma
del girador del cheque y si este tiene fondos necesarios para cubrir el valor del documento.

Cancelación de un cheque:

Por la cancelación de un cheque entendemos el escrito puesto sobre su anverso, por medio del cual el
tenedor manifiesta haber recibido conforme el dinero de parte del banco librado. Consiste, como ya se
hizo presente, en firmar sobre el anverso del cheque, en forma atravesada.

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 CLASIFICACIÓN DE LOS CHEQUES:

a) Cheque al portador, es aquel que no lleva tarjada ninguna expresión. Por el motivo, este cheque
puede ser cobrado por cualquier persona.
b) Cheque a la orden, es aquel que lleva tarjada o tachada la expresión “o al portador”. En este caso el
cheque sólo puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre se extendió, sin embargo, la Ley
permite que este tipo de cheque puede ser cobrado por otra persona siempre que el tenedor lo
endose. En el cheque, el endoso es el escrito puesto en el reverso del documento por medio del cual
el tenedor transfiere su dominio o lo entrega en comisión de cobranza.
c) Cheque nominativo, es aquél que lleva tarjadas las expresiones “la orden de” y “o al portador”,
circunstancia que lo hace intransferible y sólo puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre fue
extendido. Es endosable sólo a una institución bancaria para los efectos de ser depositado en la
cuenta corriente de la persona a cuyo nombre se extendió el documento.
d) Cheque cruzado, es aquel que lleva sobre su anverso dos líneas paralelas y transversales y por tal
motivo sólo puede ser presentado al cobro por un banco, lo que significa que este tipo de cheque
sólo puede depositarse. Se pueden cruzar los cheques al portador, a la orden y nominativo. El cruce
puede hacerlo el girador o el tenedor del documento. Existen dos tipos de cheques cruzados:

d.1) Cheque cruzado en general, es aquel que entre líneas paralelas (líneas de cruce) no lleva
el nombre de ninguna institución bancaria, esto permite que el cheque pueda depositarse en
cualquier banco. Es un cheque que no puede cobrarse personalmente por caja del banco.
d.2) Cheque cruzado especial, es aquel que entre líneas del cruce lleva el nombre de un banco,
por lo que únicamente puede depositarse en el banco mencionado entre las líneas de cruce.

¿Qué es un cheque a fecha?:

El cheque a fecha no existe legalmente.

Una vez girado el cheque puede ser cobrado en cualquier instante. Por ello los fondos deben estar
disponibles para su pago desde el momento del giro.

Deben tomarse todas las precauciones del caso al entregar un cheque postdatado, en especial tener
siempre la provisión previa de los fondos, por cuanto no servirá para eximirse de responsabilidad la
circunstancia de haberse girado el cheque sin fecha o a una fecha posterior a la de su expedición.

Como el cheque es siempre pagadero a la vista, cualquier fecha futura se entenderá por presente.

En consecuencia, un cheque cobrado antes del día indicado como fecha de emisión, debe ser pagado a
su presentación.

Protesto de un cheque:

Si un cheque es presentado a cobro en el banco y no es pagado, el banco tiene que dar testimonio del
hecho en forma escrita. Esto se denomina protesto del cheque.

El protesto se estampa al dorso expresándose la causa, la fecha y la hora con la firma del banco.

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 Si el protesto es por motivos de falta de fondos o cuenta cerrada debe ser aclarado a la brevedad en el
banco. El protesto de un cheque puede dar lugar a un delito, según sea su causa.

¿Por qué razones puede ser protestado un cheque?:

Existen distintas causas por las cuales un cheque puede protestarse:

1. Firma disconforme.
2. Fecha inexistente.
3. Diferencia entre la cantidad en números y letras.
4. Caducidad del cheque.
5. Orden de no pago.
6. Mal extendido.
7. Deteriorado.
8. Falta de fondos.
9. Cuenta corriente cerrada.

Las dos últimas causas son sancionadas con las penas que establece el Art. 467 del Código Penal según
lo dispone el Art. 22 de la Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques. Dichas sanciones
consisten en penas privativas de libertad sin perjuicio de la obligación de pagar la cantidad adeudada,
además de la publicación del protesto en el Boletín de Informaciones Comerciales.

La Ley exige que al momento de girar un cheque la Cuenta Corriente disponga de los fondos necesarios
para cubrirlo.

¿Qué sucede si una persona gira un cheque sin tener fondos suficientes?:

La persona que gira sin tener fondos suficientes o créditos disponibles en su Cuenta Corriente, o retira los
fondos disponibles después de girado el cheque, o gira sobre cuenta cerrada o inexistente, y que no
consignare fondos suficientes para atender el pago del cheque, más los intereses corrientes y las cosas
judiciales, dentro del plazo de tres días contados desde la fecha en que se le notifique el protesto, será
sancionado con las penas de presidio indicadas en el Código Penal, igual sanción tendrá el que de al
banco una orden de no pago por causales no previstas en la Ley.

¿Cuándo se puede pedir al banco que no pague un cheque?:

Hay tres causales aceptadas por la Ley:

1. Cuando ha sido falsificada la firma.

2. Cuando el cheque ha sido alterado en la cifra o la persona a quien ha sido girado, con
posterioridad a la emisión.
3. Cuando el cheque ha sido perdido, hurtado o robado. En dichos casos se deberán realizar las
siguientes diligencias:

a) Dar aviso por escrito al banco.

b) Adicionalmente, se deberá publicar un aviso del hecho en un diario de la localidad
por tres días.

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 c) En caso que el portador lo haya hurtado, debe dar una orden de no pago escrita, la
que deberá ratificar el girador dentro de un plazo de 10 días calendario, lo que de no
ocurrir, dejará nula la orden original.

¿Qué tipo de impuesto afecta el uso de la Cuenta Corriente?:

Cada transacción que se realiza a través de cheques, giro por medio de cajeros automáticos, compras en
comercio Cheqline y/o Electrón o pagos automáticos está gravada por el Impuesto establecido en el
Decreto Ley Nº 3475 de 1980 sobre Impuesto de Timbres y Estampillas que grava cada giro o pago que
se efectúa con motivo de una orden de pago como también a cualquier otro giro, cargo o traspaso de
fondos.

El talonario de cheques no tiene costo, según lo indica la Ley. Sin embargo, al momento de retirarlo, se
debe cancelar el impuesto a que está afecto, como se indica en el Art. 1 del Decreto Ley Nº 3475 de
1980. El pago de este impuesto se efectúa mediante el cargo automático en la Cuenta Corriente.

LETRA DE CAMBIO

Se define a la Letra de Cambio como el documento por medio del cual una persona llamada librador ordena a
otra llamada librado a pagar a una tercera persona o a su propia orden, una cantidad determinada o determinable
de dinero.

Personas que intervienen en la Letra de Cambio:

1. Librador o girador, es la persona que gira la Letra y ordena a otra que la pague.
2. Librado o girado, es la persona que recibe la orden de pagar el documento.
3. Tomador o beneficiario, es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con la
suma que se gira.

Formalidades de la Letra de Cambio:

La Letra de Cambio debe necesariamente contener:

a) La indicación de ser Letra de Cambio.

b) El lugar y fecha de emisión.
c) La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional, extranjera o en U.F.
d) Nombre y apellidos del beneficiario.
e) El nombre, apellidos y domicilio del librado.
f) El lugar y época de pago.
g) La firma del librador.

Vencimiento de la Letra de Cambio:

Vencimiento es el día en que la Letra debe ser pagada (término del plazo acordado entre las partes). Si el
vencimiento cae en día feriado, sábado o 31 de diciembre, se entiende prorrogado para el primer día
hábil siguiente.

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 Si las Letras no son pagadas dentro del plazo legal, deben protestarse.

Ejemplo: la firma Miguel Busquets Ivars vende mercadería a Antonio Mollo, y para pagar el Sr. Mollo firma
letras con vencimiento el 30 de Junio de 2006.

Análisis:

a) Solvencia moral y económica. Desde el momento que la firma Miguel Busquets Ivars,
concede el crédito al Sr. Antonio Mollo Noriega, se presume que la firma vendedora requirió
informaciones que acreditaron la solvencia del cliente.
b) Importancia del crédito. Gracias al crédito, el Sr. Mollo adquirió el artículo sin contar con los
medios económicos, o disponiendo de ellos para cancelar al contado, prefirió canalizar su
efectivo a otras necesidades.
c) Personas que intervienen en la Letra.
- Librador: Miguel Busquets Ivars.
- Beneficiario: Miguel Busquets Ivars.
- Librado: Antonio Mollo Noriega.

Observamos que el Librador y el Beneficiario es una misma persona.

d) Provisión de fondos. Se considera hecha puesto que el Sr. Mollo, es deudor de la firma
Miguel Busquets Ivars.
e) Vencimiento. La letra debe ser pagada, a más tardar, a las 14 horas del 30/06/2006, si el
documento se encuentra en alguna institución bancaria; y antes del término de la jornada de
trabajo; si este se encuentra en poder de una empresa o negocio.

Para que la Letra deba ser pagada no basta que esta se extienda; es necesario que el librado se
comprometa a pagarla. Este compromiso de pago es lo que se denomina aceptación, de allí el nombre de
aceptante con que también se denomina al librado.

Aceptación de la Letra:

Definimos la aceptación, como el compromiso escrito que en el mismo documento contrae el aceptante o
librado de pagar la Letra el día de vencimiento. Consiste en estampar la firma del librado, atravesada, en
el anverso del documento después de las palabras acepto o aceptada. La sola firma del librado puesta
sobre el anverso de la Letra implica aceptación.

PAGARÉ

El Pagaré, de acuerdo con la Ley, debe necesariamente contener los siguientes enunciados:
1. La indicación de ser Pagaré.
2. El lugar y fecha de expedición.
3. El lugar y época de pago. Si el documento no indica el lugar de pago, se entenderá que este debe
efectuarse en el lugar de su expedición.
4. La promesa, no sujeta a condición, de pagar una determinada o determinable cantidad de dinero.
5. El nombre y apellidos del beneficiario o la persona a cuya orden se debe efectuar el pago.
6. La firma del suscriptor.

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La falta de uno de estos requisitos da lugar para que el documento no sea considerado Pagaré.

Por lo común, en el Pagaré intervienen dos personas:

1. El suscriptor, que es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo.

2. El beneficiario, que es la persona a quien debe pagarse el documento.

Clases o tipos de Pagaré:

1. Pagaré a la vista: es aquel que debe ser pagado al momento de su presentación. Se

reconoce, porque lleva la cláusula a la vista o porque no indica fecha de vencimiento.
2. Pagaré a un plazo de su fecha: es aquel en que el plazo empieza a regir a contar desde la
fecha de su emisión. Se caracteriza por llevar la fórmula “a 60 (90) (120) etc., días pagaré…”
u otra similar.
3. Pagaré a día fijo y determinado: es aquel que indica el día preciso en que debe ser pagado.
Se identifica por la frase “al 5 (6) (7) etc., de Octubre (Noviembre) (Diciembre) etc., de 2004
(2005) (2006)…Pagaré”.

• Vencimientos parciales: el Pagaré es un documento que admite vencimientos

sucesivos, constituyendo esta forma una de las maneras más usuales en el campo
financiero; así es como las instituciones bancarias le incorporan la denominada
cláusula de aceleración, la cual hace exigible el monto total insoluto por el no pago
de una de las cuotas.
• Aplicación al Pagaré de normas relativas a la Letra de Cambio: por mandato de
la Ley, son aplicables al Pagaré las normas relativas a la Letra de Cambio como: el
vencimiento, pago, cláusulas de reajustabilidad, endosos, solidaridad de los
endosantes, aval, protesto, etc.

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