CÓDIGO: FI-P11-PR01 VERSIÓN: 4 FECHA: Marzo de 2014

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA UNIDAD

PUNTOS DE INTERÉS
 Cualquier Inquietud por
favor comunicarse con la
extensión 3122
OBJETIVO ALCANCE
Proyectar el presupuesto requerido para el funcionamiento de la Inicia con la identificación de las necesidades de la Unidad, hasta la
Unidad durante el siguiente periodo, de acuerdo con los ingresos, presentación del presupuesto ante la Dirección Financiera.
gastos e inversiones estimadas, para contar con los recursos
necesarios para cumplir con la planeación de la unidad
DEFINICIONES
 Presupuesto: Es un plan de acción estratégico dirigido a cumplir una proyección de ingresos, gastos e inversiones que las diferentes
Unidades de la Universidad esperan recibir y ejecutar durante un periodo de tiempo, por lo general un año.

 Sistema de Formulación Automática de Presupuesto (Nuevo FAP): Sistema de información empleado para el registro y consolidación
del presupuesto solicitado por cada Unidad de la Universidad.

 Revisor: Usuario responsable de elaborar el presupuesto de la Unidad y enviar la tarea finalizada a la Dirección Financiera

 Propietario: Usuario designado por el Revisor para registrar el presupuesto en el sistema Nuevo FAP
Índice de Flujo de
Procedimiento CONDICIONES GENERALES
 Para la elaboración del presupuesto tener en cuenta:
 Elaboración del o Directrices del Consejo Directivo Universitario, orientaciones, normas y demás documentos establecidos por la Dirección
Financiera para la elaboración del presupuesto.
presupuesto de la
o Planeación de la Unidad.
unidad o Ejecución presupuestal histórica.
o Márgenes de contribución (Facultades y algunas unidades administrativas)
o Sugerencias y necesidades planteadas por cada uno de los integrantes de la Unidad.
o Cotizaciones que facilitan la evaluación y proyección de las compras que se espera realizar en el año presupuestado.
o Creación de los códigos de las nuevas Actividades que se requieran.

 De acuerdo con el Reglamento Orgánico de la Universidad en el numeral 89 literal c, el Consejo de Facultad deberá estudiar y aprobar las
propuestas de planes de desarrollo de la Facultad que le presente el Decano Académico, entre las cuales se contempla el presupuesto de
la Facultad, en tal sentido una vez avalado el presupuesto por el Consejo de Facultad el Decano Académico deberá enviar a la Oficina de
Costos y Presupuesto copia del Acta donde se establezca de manera consolidada pero detallada las cuentas y valores aprobados y
registrados en el sistema Nuevo FAP

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene
información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad
Javeriana.
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CONDICIONES GENERALES

 Las Unidades informaran a través del flujo de aprobación del sistema Nuevo FAP a la Oficina de Costos y Presupuesto la culminación y revisión del proceso de
elaboración y registro del presupuesto.

 Los responsables de registrar y aprobar el presupuesto en el sistema de información Formulación Automática de Presupuesto (Nuevo FAP) deben contar con
capacitación previa en la herramienta.

 El responsable (Revisor) del presupuesto de cada Unidad puede delegar las actividades del presupuesto en el sistema de información Formulación Automática de
Presupuesto (Nuevo FAP) delegando a través del flujo de aprobación al usuario designado (Propietario)

 Las operaciones que pueden realizarse en el sistema Nuevo FAP son:

o Registrar
o Modificar
o Borrar
o Consultar

 El Jefe de la Oficina de Costos y Presupuesto es el encargado de solicitar a la Dirección de Tecnologías de Información el reporte de logs de auditorías con el fin de
dar respuesta a las solicitudes de las Unidades o para establecer las razones de alguna anomalía con la información cargada en el sistema Nuevo FAP.

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Elaboración del presupuesto de la unidad

Responsable del
Inicio
Responsable del 7 presupuesto
4 presupuesto Unidad de la Universidad
Responsable del Unidad de la Universidad Informa a la Oficina de Costos y
1 presupuesto Ingresa en el sistema Presupuesto que la información
Unidad de la Universidad Formulación Automática de ya se encuentra disponible en el
Recopila la información necesaria Presupuesto (Nuevo FAP) la sistema Formulación Automática
para la elaboración del información del presupuesto de Presupuesto (Nuevo FAP).
presupuesto de la Unidad.
solicitado.

Requiere
Requiere presentación
presentación al
al
Responsable del Director
Director Finananciero?
Finananciero?
2 presupuesto Decano / Director / Jefe
5
Unidad de la Universidad NO Unidad de la Universidad SI
Presenta la propuesta a las SI
Verifica que la información del
instancias determinadas dentro
presupuesto solicitado se Decano / Director / Jefe
de cada Unidad. 8 NO
encuentre debidamente Unidad de la Universidad
ingresada.
Presenta el presupuesto de la
Se
Se acuerdan
acuerdan ajustes?
ajustes? Unidad registrado en el sistema
Formulación Automática de
Debidamente
Debidamente Ingresado?
Ingresado?
SI Presupuesto (Nuevo FAP) al
Responsable del Director Financiero.
3 presupuesto NO
Unidad de la Universidad Responsable del
Modifica la propuesta de
6 presupuesto
acuerdo con las sugerencias Se
Unidad de la Universidad Se acuerdan
acuerdan ajustes?
ajustes? NO
realizadas por las instancias de Realiza los ajustes de acuerdo
revisión dentro de la Unidad, con las indicaciones del
previa evaluación de cada una SI
responsable de aprobar el
de éstas. Responsable del
presupuesto en el sistema
9 presupuesto FIN
Formulación Automática de
Unidad de la Universidad
Presupuesto (Nuevo FAP).
Realiza los ajustes de acuerdo
con las sugerencias del Director
Financiero.

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REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Costos y Presupuesto Director Financiero

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