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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

TÍTULO: ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRONIZADOS, INSTRUÇÕES DE


TRABALHO, MANUAIS E GUIAS
Código: ILMD-SGQ-POP-001 Revisão/Ano: 00/2018 Classificação SIGDA:

SUMÁRIO

01. OBJETIVO

02. CAMPO DE APLICAÇÃO

03. RESPONSABILIDADES

04. DEFINIÇÕES

05. REFÊRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRÁFICAS

06. SIGLAS

07. PROCEDIMENTOS

7.1 – ESTRUTURA E CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS

08. ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR

09. ANEXOS

10. FOLHA DE APROVAÇÃO

01. OBJETIVO

Padroniza, define e estabelece regras que devem ser aplicadas na redação de Procedimentos
Operacionais Padronizados (POPs), Instruções de Trabalho (IT), Manuais e Guias.

02. CAMPO DE APLICAÇÃO

Aplica-se à elaboração/redação de POPs, IT, Manuais e Guias do Instituto Leônidas e Maria


Deane.

03. RESPONSABILIDADES

Descrever a responsabilidade do posto ou unidade de trabalho, que atua no processo que


deu origem ao documento elaborado.

3.1 – Assessoria de Gestão da Qualidade

Atuar na elaboração dos documentos da qualidade, junto com o setor responsável.

Fazer formatação, Impressão, reprodução, entrega, guarda e controle de revisões dos


documentos da qualidade

Data de Aprovação Página: 1/7


__/__/2018
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PADRONIZADOS, INSTRUÇÕES DE TRABALHO, MANUAIS E GUIAS Revisão/Ano: 00/2018

3.2 - Posto ou unidade de trabalho, que atua no processo que deu origem ao documento
elaborado.

Discutir e elaborar o documento necessário.

3.3 – Chefe imediato ou pessoa com amplos conhecimentos sobre o assunto.

Solicitar a elaboração, quando couber, e fazer a verificação dos documentos elaborados no


setor.

3.4 – Vice-diretoria do ILMD

Aprovar os documentos produzidos em sua área de competência.

3.5 - Responsabilidade do todo.

Executar as tarefas na rotina de trabalho, atentando aos POPs, IT, Manuais e Guias
estabelecidos.

04. DEFINIÇÕES

Área: departamento setor ou estrutura vinculada ao ILMD.

Documento da Qualidade: documentação relacionada ao Sistema de Gestão da Qualidade.

Formulário: documento referenciado em Procedimento Operacional Padrão, estabelecido


para o registro de informações relacionadas ao SGQ

Guia: documento que fornece diretrizes gerais a serem aplicadas na execução de uma
tarefa.

Instrução de Trabalho: Descrição detalhada em forma de texto ou mapa de processos de


como executar e registrar uma tarefa.

Procedimentos Operacionais Padronizados: documento de gestão da qualidade que descreve


a maneira de executar uma determinada tarefa ou processo, atribuindo responsabilidades a
grupos ou unidades de trabalho.

Sistema de Gestão da Qualidade: Sistema de Gestão para dirigir e controlar uma


organização no que diz respeito à Qualidade.

05. SIGLAS:

COC – Casa Oswaldo Cruz

CQuali – Coordenação da Qualidade Fiocruz;

ILMD – Instituto Leônidas e Maria Deane;

IT – Instruções de trabalho;

POP – Procedimento Operacional Padrão;

SGQ – Sistema de Gestão da Qualidade;

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SLGQ – Sistema Local de Gestão da Qualidade

06. REFERÊNCIAS

ABNT NBR ISO 9000: Sistema de gestão da Qualidade: fundamentos e vocabulário. Rio de
Janeiro, 2004, 35p.

ABNT NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade: Requisitos. Rio de Janeiro: 2008,
28p.

FIOCRUZ-SGQ-POP.001: Procedimento Operacional Padrão da Coordenação da qualidade da


Fiocruz. Elaboração de documentos da qualidade

07. PROCEDIMENTOS

7.1. ESTRUTURA E CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS

a) Cabeçalho

O cabeçalho deve ser composto do logotipo padronizado da Fiocruz no lado superior


esquerdo, vazado sem cores. O selo da qualidade, nos documentos do SGQ, ou logotipo da
Unidade, situa-se no lado superior direito. Preenche no cabeçalho os seguintes campos:

Descrição do tipo de documento: Procedimento Operacional Padrão ou Instrução de


Trabalho ou Manual ou Guia;

Título: O nome é sugerido pelos elaboradores do documento, e deve ser claro,


conciso e inconfundível com os outros documentos da qualidade. Deve ser escrito
com letras maiúsculas, em negrito e de preferência no singular;

Codificação: A codificação está definida conforme o Procedimento ILMD-SGQ-POP.002


de Identificação e Classificação dos Documentos da Qualidade;

Revisão: O preenchimento é realizado a partir da 1° revisão no conteúdo do


documento, indicado por números progressivos. Para a emissão inicial deve ser
utilizada a revisão 00.

Classificação SIGDA: O documento deve ser classificado segundo o Código de


Classificação de Documentos de Arquivo, disponibilizado pela COC.

O cabeçalho a partir da segunda página é simplificado constando apenas o título do


documento da qualidade, código e revisão.

b) Rodapé

Deve conter na primeira página a data de aprovação do documento (lado esquerdo) e


paginação com duas referências (lado direito), sendo que a primeira indica o número da
página visualizada e a segunda o número total de páginas do documento.

A partir da segunda página o rodapé é simplificado constando apenas a paginação.

c) Formatação e descrição de conteúdo

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O texto do documento deve ser descrito de forma clara e objetiva, preferencialmente


utilizando os verbos no presente do indicativo. Construir frases curtas e diretas. As
abreviaturas, quando necessário, devem ser construídas das letras iniciais das palavras,
escritas em maiúsculo.

Cada tipo de documento deve possuir os itens conforme apresentado a seguir:

POP: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em negrito e com letras
maiúsculas, obedecendo a seguinte ordem:

Objetivo;

Campo de Aplicação;

Responsabilidades;

Definições;

Referências;

Siglas;

Procedimentos;

Alterações em relação à revisão anterior;

Anexos;

Folhas de Aprovação.

Instrução de Trabalho: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em


negrito e com letras maiúsculas, na ordem apresentada:

Objetivo;

Campo de Aplicação;

Definições;

Referências;

Siglas;

Procedimentos;

Alterações em relação à revisão anterior;

Anexos;

Folhas de Aprovação.

Manual: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em negrito e com
letras maiúsculas, obedecendo a seguinte ordem:

Objetivo;

Campo de Aplicação;

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Responsabilidades;

Definições;

Referências;

Siglas;

Apresentação da Organização;

Sistema de Gestão da Qualidade;

Responsabilidade da Direção;

Gestão de recursos;

Realização do produto/serviço;

Medição, análise e melhoria;

Alterações em relação à revisão anterior;

Anexos;

Folhas de Aprovação.

Guia: Os itens dos Guias serão definidos conforme o assunto. Não precisam seguir o
cabeçalho e rodapé padronizado, porém, deve apresentar essas informações distribuídas nos
locais: capa, contra-capa, e rodapé.

Para todos os tipos de documento, cada item deve ser descrito conforme orientações a
seguir:

Objetivo – definir a rotina a que se aplica o documento. É campo obrigatório e deve


descrever, de modo precisa e sem ambiguidades, o assunto, a finalidade e os
principais aspectos abrangidos.

Campo de Aplicação – definir a área de aplicação do documento. Deve indicar os


limites de aplicabilidade ou de partes específicas do mesmo.

Responsabilidades – indicar funções e/ou áreas organizacionais, descrevendo suas


responsabilidades na aplicação do documento.

Definições – listar conceitos e termos utilizados no documento (que não sejam de


conhecimento comum), colocando-os em ordem alfabética e os definindo.

Siglas – listar as siglas utilizadas, em ordem alfabética, definindo-as. Devem estar


com todas as letras maiúsculas.

Referências – relacionar normas ou outros documentos oficiais citados no texto,


indispensáveis para a redação e entendimento da aplicação da rotina descrita, e
ainda todas as bibliografias utilizadas para a confecção textual do documento. Utilizar
para preenchimento a Normas ABNT NBR 6023:2002.

Procedimentos – estabelecem os requisitos de caráter geral e o passo a passo


necessário à execução dos objetivos do documento.

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Alterações em relação a revisão anterior: deve conter uma breve descrição do item
e/ou subitem alterado.

Anexos – composto por formulários, planilhas, organogramas, fluxogramas e outros


documentos necessários para compor os registros e para a aplicação adequada e
correta do documento. A numeração da página é sequencial à paginação do texto do
documento. Deve ser designado pela palavra ANEXO, seguida de letra alfabética
maiúscula, em ordem crescente, excetuando as letras I e O, centralizados na página.
Na linha seguinte inserir o título do anexo, utilizando letras maiúsculas, e também
centralizado na página. Quando não existir “Anexos”, o item deve permanecer, porém
com a descrição de “não se aplica”.

Folha de aprovação – Incluir o responsável pela elaboração, verificação e aprovação


do documento.

Outros elementos que compõem o documento devem seguir as seguintes


recomendações:

Tabelas – devem ter título localizado acima da tabela. As tabelas são inseridas
centralizadas na página, logo após sua menção no texto. Quando não for possível,
constituir-se-ão em anexos.

Figuras – não possuem necessariamente título e são designadas pelo nome Figura,
numerado por algarismo arábico sequencial e, se for o caso, com a indicação de letra
alfabética minúscula para demarcar partes de uma mesma figura. Exemplo: Figura 1
(a), que se localizará abaixo da figura, de forma centralizada.

Notas – podem-se utilizar notas ou observações para esclarecer, justificar e/ou


demonstrar algo ou chamar a atenção para algo. Sua indicação dá-se pela palavra
Nota, iniciada em letra maiúscula e seguida por dois pontos. Deve ser negritado.

Fonte – Utilizar fonte verdana tamanho 10 para a redação dos documentos, assim
como nas tabelas, e espaçamento simples.

Enquadrar o texto, tabela, figura na página de forma que todos eles fiquem alinhados
em bloco às margens.

08.ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR

Item alterado Descrição das alterações

09. ANEXOS

Não se aplica

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10. FOLHA DE APROVAÇÃO

Elaboração

_____________________________________
Itapuan Abimael da Silva
Coordenador da Qualidade
Data: __/__/2018
Verificação

_______________________________________
Fábio Rocha Cabral
Chefe do Serviço de Planejamento e Cooperação
Data: __/__/2018
Aprovação

________________________________________
Carlos H. Soares Carvalho
Vice-diretor de Gestão
Data: __/__/2018

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