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Código: POP-OPR-004

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Revisão: 03

MANUTENÇÃO DE ACERVOS DE TERCEIROS – Data: 01.06.2010


ENERGIAS DO BRASIL
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1. OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes básicas pertinentes ao Gerenciamento do Acervo Documental da ESCELSA.

2. APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se aos processos da gestão do Arquivo Geral, Protocolo e Centro de
Documentação Técnica da ESCELSA, gerenciados pela empresa.

3. DEFINIÇÕES
Acondicionamento: Consiste na guarda dos documentos em suportes apropriados à sua preservação
e recuperação.
Arquivamento: Arquivar é o processo de guardar a informação em seu endereço adequado
(previamente estabelecido).
Avaliação/Seleção: Consiste em analisar a documentação de arquivos, visando estabelecer a sua
destinação, de acordo com os seus valores histórico, probatório e informativo.
Cadastramento: consiste em registrar os documentos em sistemas que permitam o controle e a
disponibilização do acervo.
Descarte: Eliminação física de documentos desprovidos de valor administrativo ou histórico, por meio
da fragmentação.
Digitalização: Processo de conversão do documento que se encontra em papel para imagem digital,
por meio da utilização de “scanners”.
Documentação Bibliográfica: Conjunto de documentos destinados a esclarecer ou provar
determinado assunto ou fato, podendo estar representado em Publicações e/ou Periódicos.
Documentação Técnica: Conjunto de documentos cujas informações são essenciais para construção,
montagem e operacionalização de uma instalação, a saber: desenhos, memórias de cálculos, relatórios,
normas, etc.
Empréstimo: Processo de disponibilizar documentos cujo uso é de interesse específico e de
necessidade comprovável para um determinado usuário ou gerência, ficando sob a sua guarda por um
período indeterminado.
FEE: Folha de Encaminhamento de Expediente, documento específico da ESCELSA.
Indexação: Processo que compreende a análise do conteúdo e a definição dos termos que traduzem
os assuntos do documento de modo a permitir sua rápida recuperação.
GED: Sistema específico para cadastro, consulta e empréstimo da documentação técnica.
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Método de arquivamento: O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a


serem arquivados e pela estrutura da entidade. Descreve a ordem e a forma em que os documentos
deverão ser ordenados. Ex.: ordem alfabética, numérica, cronológica, por matrícula, por grupo etc.
SGIPA: Sistema de Gerenciamento de Documentos Administrativos, utilizado preferencialmente pelo
Arquivo Geral
Suportes de arquivamento: Material de consumo adequado para comportar os documentos
específicos, analisando as condições físicas que apresentam e a facilidade de manuseio dos
arquivos/documentos.
Temporalidade: Descreve o prazo de guarda em que o documento permanecerá em cada fase de
arquivamento.
TERMINAL: Sistema específico para cadastro, consulta e empréstimo da documentação bibliográfica e
técnica.
Transferência: É o ato de transferir documentos da fase corrente ao arquivo geral/central.
Tratamento Técnico: Conjunto de processos técnicos (catalogação, classificação, indexação, registro,
preparo físico, identificação e arquivamento) que visam à organização física e intelectual do documento,
de modo a permitir sua rápida recuperação.
WORKFLOW: Sistema específico para cadastro, consulta e empréstimo da documentação técnica.

4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES


4.1 PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
4.1.1 Arquivamento dos Processos Administrativos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor
de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
a) Conferir se todos os processos transferidos foram relacionados na “FEE” ou documento/registro
definido pelo cliente;
b) Caso os processos transferidos não confiram com a “FEE” encaminhada ou documento/registro
definido pelo cliente, comunicar imediatamente ao remetente para que seja providenciado o ajuste;
c) Caso os processos transferidos estejam em conformidade com a “FEE” ou documento/registro definido
pelo cliente, cadastrar os processos na planilha “Controle de Entrada de Processos
Administrativos“, lançando apenas o número correspondente;
d) Organizar os processos por ordem crescente de número de protocolo;
e) Acondicionar em suportes específicos, quando necessário;
f) Arquivar os processos em caixas-arquivo ou em local apropriado;
g) Arquivar os anexos dos processos administrativos remanescentes nos respectivos locais de
armazenamento, quando houver.
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Nota: Devido a intensas consultas, os processos ficam arquivados temporariamente no arquivo


intermediário. Após este prazo de retenção, tais processos são cadastrados no sistema gestor de
arquivo (SGIPA) e incorporados ao acervo.

4.1.2 Empréstimo de Processos Administrativos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de


Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-002 – Manutenção de Acervos nas Instalações dos Clientes
Terceiros, item 4.1.4.
Exceto:
a) Receber a solicitação através de diferentes canais de informação (telefone, fax, e-mail, pessoalmente
ou via sistema SLA);
e) Caso seja(m) localizado(s) o(s) documento(s) solicitado(s), registrar o empréstimo no software gestor de
arquivo ou elaborar o FOR-OPR-014 – Ficha de Empréstimo de Documentos, ou o FOR-OPR-038 –
Guia de Remessa de Documentos ou documento/registro definido pelo cliente, dependendo do caso;
Registrar no sistema SLA os atendimentos realizados, com o objetivo de mensurar quantidade e prazos
de atendimentos.
Nota:
Para os casos em que não há possibilidade de retorno do FOR-OPR-014 – Ficha de Empréstimo de
Documentos, ou o FOR-OPR-038 – Guia de Remessa de Documentos, deverá ser impresso uma via a
mais dos formulários registrando nos mesmos, o aguardo do retorno dos formulários assinados.

4.1.3 Descarte dos Processos Administrativos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de


Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-002 – Manutenção de Acervos nas Instalações dos Clientes
Terceiros, item 4.1.2.

4.2 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA E/OU TÉCNICA


4.2.1 Atendimento a Consultas, Empréstimo e Devoluções de Documentos (Responsável: Bibliotecário,
Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-002 – Manutenção de Acervos nas Instalações dos Clientes
Terceiros, item 4.2.1. e Item 4.1.3 no presente procedimento.
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4.2.2 Aquisição de Documentos (Publicações, Normas Técnicas, Periódicos ou Outros) (Responsável:


Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe, Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-002 – Manutenção de Acervos nas Instalações dos Clientes
Terceiros, item 4.2.2.

4.2.3 Organização de Documentos (Responsável: Bibliotecário, Arquivista, Supervisor de Equipe,


Encarregado, Técnico de Arquivo ou Auxiliar de Arquivo)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-002 – Manutenção de Acervos nas Instalações dos Clientes
Terceiros, item 4.2.3.

4.3 ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de


Equipe)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-001 – Assessoria e Consultoria para Organização de
Arquivos, item 4.3.

4.4 INSPEÇÃO DOS SERVIÇOS (Responsável: Bibliotecário, Arquivista e/ou Supervisor de Equipe)
Essa atividade é orientada pelo POP-OPR-007 – Inspeção de Serviços e Produtos.

5. REGISTROS

REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO TEMPORALIDADE DESCARTAR

Durante a realização dos Back-up rotineiro


trabalhos, manter de acordo com a
arquivado no servidor de política de Atualizável
Controle de
arquivos do respectivo informática do
Solicitação de Equipe responsável Envio para a
cliente. respectivo cliente
Cliente pela atividade lixeira
Após o término dos
FOR-OPR-001 03 anos após a
trabalhos manter
Back-up rotineiro finalização do
arquivado no servidor de
trabalho
arquivos da empresa.
Físico: Na pasta
Solicitação de
“E-mail’s” no arquivo Manter o registro Equipe responsável
Documentos 08 meses Fragmentação
da unidade responsável físico em pasta pela atividade
(e-mail)
pela atividade
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REGISTRO ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO TEMPORALIDADE DESCARTAR

Durante a realização dos Back-up rotineiro


trabalhos, manter de acordo com a
Controle de arquivado no servidor de política de Atualizável
Entrada de arquivos do respectivo informática do
Equipe responsável Envio para a
Processos cliente. respectivo cliente
pela atividade lixeira
Administrativos Após o término dos
03 anos após a
(Eletrônico) trabalhos manter
Back-up rotineiro finalização do
arquivado no servidor de
trabalho
arquivos da empresa.
Durante a realização dos Back-up rotineiro
trabalhos, manter de acordo com a
Eletrônico: Envio para a
arquivado no servidor de política de
Correspondências 06 meses. lixeira
arquivos do respectivo informática do
Recebidas ou
cliente. respectivo cliente
Expedidas
Físico: Caso sejam Equipe responsável Físico:
(fax, e-mail, carta,
impressos serão pela atividade Caso sejam
comunicação
arquivados na pasta do impressos deverão
interna, Manter o registro
respectivo “Cliente” no seguir a Fragmentação
memorandos etc.) físico em pasta
arquivo da unidade temporalidade do
responsável pela dossiê do cliente.
atividade em execução
Na pasta “FEE” no
Folha de 06 meses após a
arquivo da unidade Equipe responsável
Encaminhamento Manter na pasta finalização do Fragmentação
responsável pela pela atividade
de Expediente trabalho
atividade
Físico: Na pasta
Físico:
“Empréstimos” no Após a devolução
Manter o registro Enquanto
arquivo da unidade do documento
físico em pasta documento estiver
Ficha de responsável pela emprestado
emprestado
Empréstimo de atividade Equipe responsável
Documentos Back-up rotineiro pela atividade
FOR-OPR-014 de acordo com a
Eletrônico: Sistema Eletrônico:
política de Não descartar
Gestor de Arquivo Permanente
informática do
respectivo cliente
Na pasta “Ficha de
Ficha de Implantação” ou na
03 anos após a
Implantação pasta do respectivo Manter o registro Equipe responsável
finalização do Fragmentação
Documental “Cliente” no arquivo da físico em pasta pela atividade
trabalho
FOR-OPR-011 unidade responsável
pela atividade
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Na pasta “Guia
Documental” no 03 anos após a
Guia Documental Manter o registro Equipe responsável
arquivo da unidade finalização do Fragmentação
FOR-OPR-010 físico em pasta pela atividade
responsável pela trabalho
atividade
Durante a realização dos Back-up rotineiro
trabalhos, manter de acordo com a
arquivado no servidor de política de Atualizável Substituição
arquivos do respectivo informática do
Índice de Arquivo Equipe responsável
cliente. respectivo cliente
(Eletrônico) pela atividade
Após o término dos
03 anos após a
trabalhos manter Envio para a
Back-up rotineiro finalização do
arquivado no servidor de lixeira
trabalho
arquivos da empresa.
Durante a realização dos
trabalhos, manter
arquivado no servidor de Back-up rotineiro
arquivos do respectivo de acordo com a
cliente, ou na pasta política de
”Relatórios” no arquivo informática do 05 anos após a
Relatório de Equipe responsável
da unidade responsável respectivo cliente finalização do Fragmentação
Atividades pela atividade
pela atividade em trabalho
execução.
Após o término dos
trabalhos manter
Back-up rotineiro
arquivado no servidor de
arquivos da empresa.

6. DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA REVISÃO


Item Descrição da Alteração / Revisão
3 Exclusão do termo SGD, pois não utiliza-se no corpo do procedimento.
4.1.1 Exclusão da atividade, pois não é executada por equipe da empresa.
4.1.3 Exclusão da atividade, pois não é executada por equipe da empresa.
4.1.5 Exclusão da atividade, pois não é executada por equipe da empresa.
5 Exclusão do FOR-OPR-024, 036 e os Registros Relatório Mensal por Localidade e
Resenha Mensal ou Semanal.
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7. APROVAÇÃO

Jacqueline D. Inácio

APROVADO POR: