Cartilha de

prestação
de contas
Identificação e manuseio de
documentos fiscais
Adequada para entidades que
recebem ajuda financeira e
neCeSSitam prestar contas.

2012
 SUMáRIO

1. Orientações para aquisição de bens e serviços.......................4

1.1. Considerações iniciais..........................................................4
1.2. Documentos contábeis.........................................................5
1.2.1. Nota Fiscal........................................................................5
1.3. Aquisição de produtos..........................................................6
1.4. Modelos de Notas Fiscais.....................................................8
1.4.1. Despesas em nome da entidade.....................................13
1.5. Contratação de Serviços....................................................14
1.5.1. Quando o prestador do serviço for pessoa física.............14
1.5.2. Quando o prestador de serviço for pessoa jurídica..........16
2. Situações que acontecem no dia a dia..................................18
2.1. Fornecedor emitiu documento que não é uma nota fiscal...18
2.2. Nota fiscal está com erro ou rasura....................................19
2.3. Mercadoria com defeito ou em desacordo com
o que foi solicitado.............................................................20
2.4. Remeter produto para conserto..........................................20

2
 APRESENTAÇÃO

A presente Cartilha tem por finalidade trazer informações sobre

os aspectos qualitativos dos documentos fiscais que devem ser
exigidos no processo de compra de bens e/ou serviços.
Esperamos, dessa forma, minimizar as inconsistências
apresentadas nos processos de prestação de contas, bem como
eliminar problemas decorrentes de comprovantes de despesas
que não atendem aos requisitos fiscais adequadamente.
Acreditamos estar oferecendo a todos que dessa cartilha se
utilizarem um instrumento útil que propicie condições adequadas
ao pleno desempenho das atribuições sociais, com o melhor
emprego dos recursos recebidos e o cumprimento da missão da
entidade que administra esses recursos.

Belo Horizonte, 30 de novembro de 2012

Conselho Regional de Contabilidade

Contador Walter Roosevelt Coutinho

Presidente

3
 1. ORIENTAÇÕES PARA
AQUISIÇÃO DE BENS E
SERVIÇOS
1.1. Considerações iniciais

Em contabilidade, todo recurso

(dinheiro ou valor monetário) deve
obrigatoriamente possuir uma
origem e ser aplicado em algo.
Convencionou-se que toda origem
de recurso é lançada como crédito e
toda aplicação de recurso, lançada
como débito.
Por esta razão, as receitas serão
lançadas a crédito e as despesas a débito.
Para o registro das contas das entidades, é utilizado o mecanismo
de lançamento contábil.

O objetivo desta cartilha é oferecer aos

responsáveis pelo recebimento e aplicação de
recursos oriundos de entidades patrocinado-
ras conhecimento sobre os documentos mais
usuais para o registro contábil, a utilização de
cada documento e as suas particularidades.

4
 Documentos contábeis

1.2.1. Nota Fiscal

Para atender às necessidades da entidade, será preciso adquirir

produtos e/ou contratar serviços.
Nota Fiscal é o documento que comprova a existência de um
ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestação de
serviços); tem de atender às exigências do Fisco quanto ao trânsito
das mercadorias e das operações realizadas entre adquirentes e
fornecedores. Pode ser: Nota Fiscal modelo 1 ou modelo 1-A;
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e); Nota fiscal série “D” ou Cupom Fiscal.
As NF mod 1 ou 1-A e as NF-e servem para operações entre
empresas. Já a NF série D ou o Cupom Fiscal servem para
acobertar a venda no varejo, direta ao consumidor final.
Uma entidade de assistência social somente deve comprar
produtos ou serviços mediante emissão de Nota Fiscal ou Cupom
Fiscal. O Cupom Fiscal serve apenas para produtos, uma vez que
ele ainda não existe para prestação de serviços. Se o prestador do
serviço for pessoa física, deverá emitir um documento chamado
RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo).

5
 1.3. Aquisição de produtos

A compra de produto só pode ser feita

mediante emissão da nota fiscal de
venda ou cupom fiscal, emitidos pelo
fornecedor;

A nota fiscal de venda (modelo 1, 1-A ou NF-e) possui

campo para discriminar os dados completos da entidade
e deve ter sido autorizada pelo Estado;

Na nota fiscal, devem constar os seguintes dados do

fornecedor (impressos tipograficamente) e do comprador
(a serem preenchidos na hora de emissão da nota fiscal):

Razão Social

Endereço

CNPJ

DATA

6
 VocÊ
SABIA?
Conta de luz e conta de telefone são notas fiscais!

Conhecimento de frete é um documento fiscal que acoberta

a prestação de serviço de transporte intermunicipal!

O Cupom Fiscal tem a mesma função que uma nota fiscal

série “D” (NF pequena, de balcão)!

Em Minas Gerais, não existe empresa dispensada de emitir

o documento fiscal, seja para vender uma bala ou um carro!

As notas fiscais têm prazo de validade e só podem ser

aceitas dentro deste prazo!

7
 1.4. Modelos de Notas Fiscais

Série D (Nota fiscal de venda

a consumidor final)

Este documento serve para

acobertar operação de
venda no varejo, direta ao
consumidor final.

8
 CUPOM FISCAL

Cupom Fiscal: Serve

para acobertar a venda
no varejo direta ao
consumidor final.

9
 Parece
Mas não é
É comum encontrarmos “Nota Branca”,
“Orçamento”, “Pedido” e outros
documentos que se assemelham aos
documentos fiscais. Porém, esses
documentos não servem para os
registros contábeis. Veja alguns modelos
que (NÃO) podem nos enganar!!!!

10
 NF mod 1: Este é o documento CERTO para acobertar operações
de venda de mercadorias entre um estabelecimento fornecedor e
uma entidade filantrópica.

11
 Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): muitas empresas estão obrigadas
a emitir NF-e em substituição à NF mod1. Ao receber uma NF-e,
deve-se verificar sua autenticidade através da chave de acesso, no
link: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br/consultas.html

12
 Não pode
Aceitar
Nota fiscal com rasura.

Nota fiscal “de balcão”.

Nota branca.

Ticket de máquina registradora.

Anotações em cadernetas.

Mercadorias de empresas ou pessoas informais, ou seja,

que não estão devidamente inscritas nos órgãos públicos
competentes (Junta Comercial; Receita Federal, Estadual e
Municipal).

1.4.1. Despesas em nome da entidade

É preciso que todas as aquisições e despesas (Notas Fiscais de
produtos e/ou serviços) estejam em nome da entidade.

13
 1.5. Contratação
de Serviços

1.5.1. Quando o
prestador do serviço
for pessoa física
Para contratar o serviço de um profissional, não basta que seja
alguém qualificado, é preciso que a pessoa esteja legalmente apta
a prestar o serviço. Por isso, o profissional contratado precisa:

Ter inscrição na Prefeitura como Prestador de Serviços

Autônomo
Ter inscrição no INSS

Ter registro em entidade regulamentadora de sua profissão,

como ocorre com os médicos, contadores, advogados,
nutricionistas, engenheiros e outras profissões regulamentadas.

E, como toda e qualquer aquisição, o profissional autônomo

deve emitir um documento para comprovar a prestação
de seus serviços. Este documento é o RPA – Recibo de
Pagamento a Autônomo. Veja um modelo de RPA:

14
 Recibo de Pagamento a
Autônomo – RPA

Nº DO RECIBO Nº DO TALÃO

RELAÇÃO DE PAGAMENTO AUTÔNOMO – RPA

NOME OU RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA MATRÍCULA (CNPJ OU INPS)

Recebi da empresa acima identificada, pela prestação dos serviços

Referente
a importância de
conforme discriminativo abaixo:

ESPECIFICAÇÃO

I – Valor do serviço prestado

II –
Soma

DESCONTOS
CARRETEIRO ( VLR.BASE P/CÁLCULO DO INSS )
III – Imposto de Renda Retido na Fonte
APLICAR 20,00% SOBRE O VALOR DO FRETE PAGO
IV – INSS Autônomo
NÚMERO DE INSCRIÇÃO V – SEST/SENAT
NO INSS
INSS Soma
NO CPF
VALOR LÍQUIDO
NÚMERO ÓRGÃO EMISSOR ASSINATURA

LOCALIDADE DATA NOME COMPLETO

15
 1.5.2. Quando o prestador de serviço
for pessoa jurídica

A pessoa jurídica (empresa) prestadora do serviço também precisa

documentar o serviço prestado.
O documento hábil para certificar essa operação é a Nota Fiscal
de Serviços, autorizada pela Prefeitura. Cada município tem seu
modelo definido em lei, podendo ser emitida manualmente, por
processamento de dados ou eletronicamente. O importante é que
o documento receba o nome NOTA FISCAL, venha numerado, com
os dados do emitente, e que no rodapé conste sua autorização,
bem como que seja emitido dentro do prazo de validade.

ANTES DE CONTRATAR O SERVIÇO, CONVERSE COM

SEU CONTADOR SOBRE AS RETENÇÕES DE TRIBUTOS
NA FONTE.

A regra geral é que, ao tomar serviço de pessoa física ou pessoa

jurídica, a entidade tomadora do serviço deverá ficar atenta às
retenções de INSS e IR.

16
 Super
Dica
Ao elaborar o Demonstrativo Mensal de Despesas Realizadas,
no campo “ESPECIFICAÇÃO DA DESPESA”, coloque o número da
Nota Fiscal/RPA e o nome do fornecedor. Veja o exemplo a
seguir:

17
 2. Situações que
acontecem no dia a dia

Nem sempre as operações de aquisição

de produtos e serviços ocorrem como
planejamos e, por isso, devemos saber
como agir. Veja abaixo as situações mais
comuns:

2.1. Fornecedor emitiu documento que

não é uma nota fiscal
• Se o fato foi percebido no ato da compra, basta solicitar a
nota fiscal correta ao fornecedor;

• Se o fato foi percebido tempos depois, o fornecedor poderá

fazer um comunicado ao fisco de que não emitiu o documento
na época certa, mas que vai fazer extemporaneamente,
oferecendo o imposto com juros e multa, se for o caso

18
 2.2. Nota fiscal está com erro ou rasura

A entidade deverá recusar a nota fiscal, escrevendo no verso

do documento o motivo da recusa, transcrevendo seus dados
e consignando a assinatura do responsável pelo recebimento
de mercadorias. A seguir, devolva a NF ao fornecedor e solicite
imediata substituição da nota fiscal.

Veja a seguir sugestão de texto de recusa de documento

fiscal:

19
 Caso o erro seja formal, quer dizer, seja um erro que não altere
valores, datas e dados do destinatário, poderá ser feita uma carta
de correção. Veja, a seguir, modelo de carta de correção:

20
 2.3. Mercadoria com defeito ou em
desacordo com o que foi solicitado

• Se o problema foi verificado no ato do recebimento do

produto, basta recusar a mercadoria e a nota fiscal,
escrevendo no verso do documento o motivo da recusa.

• Se o problema ocorreu depois de aceita a mercadoria, a

entidade poderá emitir uma Nota Fiscal avulsa para realizar
a devolução do produto. A Nota Fiscal avulsa é emitida pela
Receita Estadual por meio de solicitação do interessado.

2.4. Remeter produto para conserto

Caso algum bem da entidade/empresa seja danificado e necessite

de conserto, o transporte do produto até a oficina de conserto deve
ser acobertado por uma Nota Fiscal modelo 1, a ser emitida pela
empresa que solicita o transporte. No entanto, como entidades
estão desobrigadas de emitir Nota Fiscal, poderá ser solicitada
a emissão de uma Nota Fiscal avulsa na Secretaria de Estado da
Fazenda. Para isso, basta dirigir-se a uma repartição fazendária
próxima.

21
 Muitas vezes, a entidade quer buscar
recursos na própria comunidade em
que atua, porém os comerciantes e
prestadores de serviços não estão em
situação regular. Oriente essas pessoas a
buscarem auxílio de um contador. É fácil
regularizar o negócio e os benefícios para
a comunidade são muitos.

Disciplina e boa orientação são importantes para que, no

final das contas, as contas fiquem certinhas!!!

22
 ELABORAÇÃO:
CONSELHO REGIONAL DE
CONTABILIDADE DE MINAS GERAIS

WALTER ROOSEVELT COUTINHO

Presidente

GRUPO DE TRABALHO