ORIENTAÇÕES ADMINISTRATIVAS

I - Administração financeira

1. A administração – a administração de uma entidade é de inteira responsabilidade do detentor de

poderes para tal, em conformidade com sua constituição. No caso da Diocese, a responsabilidade da
administração é do Bispo Diocesano. O Bispo, mesmo delegando poderes, não delega sua
responsabilidade; por isso, deverá exigir prestação de contas dos resultados.

2. Marco legal - As Dioceses, estão sujeitas a diversas espécies normativas, aplicáveis na sua relação
com o mundo civil, inclusive as de âmbito municipal. Na esfera federal, destacam-se a Constituição
Federal, a Lei 10.406/2002 – Código Civil, a Lei 5.452/1943 – CLT e a Lei 8.212/1991 – Plano de
Custeio da Previdência Social.

3. Aquisição e alienação de bens - no Código Canônico encontram-se as normas aplicáveis às

Mitras Diocesanas, no que tange à aquisição e alienação de bens. Os documentos de caráter civil
devem ser assinados por quem representa civilmente a instituição. No caso da diocese, o Bispo
Diocesano é o responsável. Os relatórios contábeis devem ser assinados pelo Bispo Diocesano e pelo
Contador, que respondem pela exatidão da escrita.

4. Guarda da documentação - toda documentação deve ser guardada em local seguro, sob a
responsabilidade final do Bispo Diocesano. Documentos como procuração, DUT (Documento Único
de Transferência) dos veículos, escrituras públicas, etc. devem ser preservados e mantidas sob guarda
da área contábil ou mais especificamente do setor de patrimônio.

5. Empréstimos a empregados - Empréstimo financeiro aos empregados obedecerá à legislação

civil aplicável, em especial, no caso da incidência de encargos. Tal procedimento deverá ser admitido
pelo regimento interno da entidade, além de submeter-se à legislação civil aplicável.

6. Empréstimo e locação de bens – O empréstimo gratuito de bens, deve se dar mediante a

formalização de contrato de comodato. Em se tratando de aluguel, a Diocese poderá firmar contrato de
locação, relativamente aos bens pertencentes à Mitra. No caso dos imóveis, a locação será,
preferentemente, intermediada por empresa imobiliária idônea. Neste caso, será firmado, entre a
Diocese e a imobiliária, o correspondente contrato de administração relativo ao imóvel em questão.

7. Documentos de recolhimentos sociais - os diversos recolhimentos ao Governo Federal e aos

Governos Estaduais e Municipais são obrigações da instituição. Podemos destacar os seguintes: DARF
– Documento de Arrecadação de Receitas Federais; FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
GRE – Guia de Recolhimento Especial; GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS; GPS – Guia da
Previdência Social; GRLAV – Guia de Recolhimento para Licenciamento Anual de Veículo; IPTU –
Imposto Predial Territorial Urbano; IPVA – Imposto sobre Propriedade de Veículo Automotivo;
IR – Imposto de Renda; ISS – Imposto Sobre Serviço; ITBI – Imposto de Transmissão de Bens
Imóveis; ITCMD – Imposto sobre a Transmissão “Causa Mortis” e Doação; ITR – Imposto Territorial
Rural.

8. Pagamento aos órgãos governamentais – é de fundamental importância o pagamento tempestivo

dos valores devidos aos órgãos governamentais. O atraso no pagamento enseja a incidência de juros
pela mora, multas previstas e, ainda, sanções de natureza administrativa. O não pagamento acarreta
ainda, inscrição na Dívida Ativa, sendo a entidade então executada judicialmente e, com isso, obrigada
a pagar a quantia devida no prazo estabelecido, sob pena de ter seus bens penhorados. É importante
ressaltar que é possível obter, pela via administrativa, o parcelamento de impostos e taxas
considerados em situação irregular, mediante requerimento tempestivo e regulamentarmente
fundamentado.

9. Controle dos bens - a instituição deve manter o controle de seus bens e de sua movimentação
financeira. Para tanto, será necessário contar com uma contabilidade confiável e eficiente.

Escrituração contábil - a escrituração contábil deve obedecer aos princípios fundamentais da

contabilidade.

Software - é aconselhável que seja contratada, com cláusula de atualização, a aquisição e

manutenção dos programas de informática necessários ao bom desempenho das atividades
desenvolvidas.

Escritório de contabilidade - a contabilidade deve ser feita por escritório de contabilidade

qualificado para tal fim, mediante contrato cuidadosamente formalizado, com cláusulas que
assegurem a fidedignidade dos registros e o fiel cumprimento das normas contábeis.

O contrato celebrado com o escritório de contabilidade deve conter as clausulas, dentre outras,
que garantam toda a escrituração, todas as emissões das guias de recolhimentos sociais, assinatura
dos balancetes mensais, anuais e de encerramento de balanço.

Contador empregado - a instituição pode decidir por manter no seu quadro de pessoal,
profissionais habilitados junto ao Conselho de Contabilidade para fazer a contabilidade,
dispensando assim a contratação de escritório.

Movimentação financeira - toda e qualquer movimentação financeira deve ser feita pelo
tesoureiro, inclusive os recolhimentos sociais. A responsabilidade da emissão das guias de
recolhimentos sociais é do contador e a do recolhimento é do tesoureiro; não é aconselhável que
uma mesma pessoa exerça essas duas funções.

Relatórios contábeis - todos os relatórios da contabilidade devem ser conferidos e assinados pelo
contador. O contador deve encaminhar mensalmente ao administrador o balancete com a
conciliação bancária, para conferência e assinatura.
 Prazo de entrega dos documentos - deve ser fixada data de entrega da documentação ao
contador, para escrituração e também fixar data de entrega do balancete com a conciliação
bancária ao Administrador, para as devidas conferências.

Validade fiscal dos documentos - os documentos terão de ter validade fiscal, exemplo: Nota
Fiscal, quando de instituição comercial ou industrial; recibo, quando de pessoa física ou instituição
sem fins lucrativos.

Responsabilidade pela guarda dos documentos - para os casos de Dioceses cujas paróquias
funcionam como filiais, ou seja, mesmo CNPJ com barra, os documentos devem ser guardados
com o Contador, com a Filial ou com a sede da Mitra. Caso a contabilidade seja descentralizada
por Paróquia, cada paróquia deve se responsabilizar pela sua escrita. Os recolhimentos federais
devem ser efetuados com o CNPJ da Mitra e os documentos devem ser guardados de maneira
centralizada, para atender a uma possível fiscalização.

Controle de remessa de documentos - devem manter um livro protocolo para entrega dos
documentos contábeis ao Contador ou à Mitra, no caso em que a contabilidade seja feita por
empregados.

Previsão orçamentária - a instituição deve fazer, no final do ano em curso, a previsão

orçamentária para o ano seguinte. Para essa previsão, aconselha-se tomar como base a execução
orçamentária do ano em curso e os projetos e seus orçamentos para o ano seguinte, isso para a
previsão das despesas. Para a previsão das receitas, aconselha-se tomar como base as receitas de
caráter permanentes arrecadadas no ano em curso e as receitas não permanentes de caráter sazonal
que têm confirmação.

Execução orçamentária - é de fundamental importância que se faça o acompanhamento mensal

da execução orçamentária, acompanhando percentualmente o comportamento das receitas e das
despesas. Com esse acompanhamento podem-se tomar medidas de contenção de gastos, de busca
de novos recursos e até mesmo de incremento dos projetos. Com uma criteriosa previsão
orçamentária e um bom acompanhamento da execução orçamentária, dificilmente o administrador
se surpreende com falta de recursos financeiros ou até mesmo com déficit orçamentário sem ter
liquidez para sustentá-lo.

Controle do patrimônio - a instituição deve manter atualizado o controle do patrimônio. Deve

manter o cadastramento dos bens patrimoniais, para evitar surpresas desagradáveis como o
desaparecimento de algum bem. No que se refere ao patrimônio imobilizado, é aconselhável que
se solicite, de tempo em tempo, a Certidão de Ônus Reais junto ao Cartório de Registro de
Imóveis, para se ter certeza da situação do imóvel.A instituição deve providenciar a averbação das
edificações nos órgãos competentes.

10. Obras por empreitada ou por administração - quando a execução da obra é por empreitada,
deve-se celebrar contrato com a empreiteira e garantir que a mesma se responsabilize por toda a
execução dos serviços, pelo recolhimento dos encargos sociais, pelos sinistros e por pagamento de
penalidade pelo não cumprimento do prazo. Quando a obra for por administração, deve-se observar a
legislação específica e atentar para os recolhimentos sociais devidos, firmando contrato com o
administrador da obra.

11. Controle de caixa – o controle de caixa deve ser diário. O tesoureiro deve lançar, diariamente,
toda a movimentação do dia no livro caixa e emitir uma cópia anexando-a aos documentos para
entregar à contabilidade ou ao administrador. O Administrador ou o Contador deve verificar,
diariamente, se o saldo anterior do dia está igual ao saldo do dia anterior. Aconselha-se que seja feito o
balanço do caixa todo último dia útil do mês e em alguns dias incertos.

12. Movimentação bancária:

Controle bancário - o Contador deve apresentar ao Administrador, mensalmente, juntamente com

o balancete mensal, os extratos bancários das contas de aplicações financeiras e das contas
correntes devidamente conciliados, para conferência.

Aplicações financeiras - as aplicações financeiras devem ser feitas em bancos de primeira linha e
não é aconselhável manter todo o recurso da instituição num mesmo banco. As aplicações
financeiras devem ser feitas em aplicações seguras, evitando essas aplicações de risco, como
as de mercado de ações.

Emissão de cheques - os cheques devem ser emitidos sempre nominal e com cópia, para a
contabilidade.

Assinatura de cheques - as movimentações das contas correntes devem ser por duas pessoas.

Procurações - as procurações para movimentação bancária, ou mesmo para outros fins, devem ser
com destinação específica, com poderes para assinar, em conjunto. Sempre determinar
vencimento da procuração e não dar poderes para substabelecimento.

Acompanhamento das contas bancárias - faz-se necessário, periodicamente, levantar junto aos
bancos da praça todas as contas bancárias em nome da instituição.

II - Administração de pessoal

13. Departamento de pessoal - considerando que cada organização é movida pela soma do esforço de
seus empregados e que os recursos mais importantes sejam as pessoas, assim, a organização e a gestão
de pessoal ocupam uma posição chave no desempenho das atividades.

Plano de Cargos e Salários - para que os equilíbrios interno e externo sejam mantidos é
necessário o desenvolvimento criterioso de um Plano de Cargos e Salários.

Registro de empregados - os funcionários devem ser registrados. A Ficha de Registro de

Empregados e a Carteira de Trabalho devem ser devidamente preenchidas e assinadas pelo
responsável do Departamento de Pessoal.
Controle de ponto - o empregado deve assinar livro de ponto ou registrar entrada e saída em
relógio de ponto, bem como na saída e entrada para almoço.

Hora suplementar - concessão de hora extra somente para os casos de necessidades da instituição
e não deve ser continuada, sob pena de incorporação ao salário.

Empregado que mora no trabalho - se o empregado mora no imóvel do empregador, se faz

necessário à celebração de contrato de comodato.

Pagamento de Côngruas - As Côngruas serão pagas somente aos religiosos(as). Nos casos de
prestação de serviços profissionais, mesmo que prestados por religioso(a), como
professores, deverão ser pagos salários e mantidos os registros empregatícios
correspondentes.

Prestação de serviço voluntário - qualquer pessoa pode prestar serviço voluntário à instituição
sem fins lucrativos, porém deve assinar o Termo de Prestação de Serviço Voluntário.

Pagamento por serviço voluntário - voluntário não pode receber pagamento pelos serviços
prestados, nem gratificação, ajuda ou doação pelos serviços prestados sob pena de se
caracterizar vínculo empregatício, ficando a instituição sujeita a encargos, penalidades e a
riscos desnecessários.

Ajuda de custos - voluntário pode receber ajuda de custos para ressarcimento das despesas com o
exercício dos serviços prestados. Essas despesas devem ser devidamente comprovadas.
Francisco Julho de Souza
Ecônomo da CNBB