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Técnico em Contabilidade

Contabilidade Gerencial e Estratégica


CONTROLES INTERNOS

Definição

Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma


empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados
contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela
direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas
empresas.

A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na


empresa, sugere e recomenda a implementação ou melhoramento de mecanismos internos de
prevenção. Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a
inexistência, deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o Auditor
deverá ter conhecimento da funcionalidade e aplicação desses mecanismos na empresa.

Aspectos Gerais

1. Devem ser:

 Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom


desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela
trabalham;
 Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações,
objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;
 Econômicos – quando o benefício de o manter é maior que o seu custo
(custo/benefício).

2. Importância

 Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso


indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);
 Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a
administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de
decisões.
 Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações
que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios,
redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da
empresa.
 Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins:
 cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação
política, etc;
 atender às necessidades e expectativas de seus clientes;
 proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem,
proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar
continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e
recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios
ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar
desse processo.

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3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:

 princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa;


 estrutura organizacional adequada;
 comprometimento com a competência e a eficiência;
 formação de uma cultura organizacional;
 estilo e atitude exemplar dos administradores;
 políticas e práticas adequadas de RH;
 sistemas adequados.

4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:

 segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação;


 documentação e registros adequados;
 segregação de funções;
 procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações;
 verificações independentes.

5. Tipos de controles internos

A Exposição de Normas de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de


controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de
natureza contábil e os de natureza administrativa.

Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas,


métodos e procedimentos relativos a:
 Salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;
 Fidedignidade dos registros financeiros.
Exemplos:
 Sistema de autorização e aprovação de transações
 Princípios de segregação de tarefas
 Controles físicos sobre os bens e informações
 Custódia de bens e direitos.

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas,


métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:
 Eficiência e eficácia operacional;
 Obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.
Exemplos:

 Programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;


 Métodos de programação e controle de atividades
 Sistemas de avaliação e desempenho
 Estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de


seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais
capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar
menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para
maior qualidade do fluxo de transações da empresa.

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6. Funções dos Gerentes/Administradores

Para o bom andamento de uma política de controles internos na empresa é


imprescindível que os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar,
cumpram suas funções:

a) Estabelecer objetivos/metas – o que se deseja atingir, em quando tempo e a que


custos (quais os recursos necessários e suas estimativas de valores). Sistemática
para o estabelecimento de objetivos/metas:
 Obter a participação das pessoas que, ao seu ver, estarão envolvidas;
 expor as ideias e estar aberto a receber críticas, ponderações, sugestões.
Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se
pretendia atingir. Serão os objetivos de todos e não os seus, e terão maiores
possibilidades de êxito.
 formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir;
 definir em quanto tempo;
 estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será
responsável por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar;
 indicar o custo que está disposto a incorrer para atingir o objetivo (por exemplo
deixar de sair de férias);
 criar uma sistemática de controle que permita a você e aos demais saber, em
momentos oportunos, como se estão saindo, possibilitando correções de rumo,
sempre que necessário;
 deixar claro o que dará em troca quando atingir o seu objetivo.

b) Planejar – que é a determinação, o claro possível, de como iremos agir para


viabilizar a consecução daqueles objetivos/metas. Planejar é, portanto, estabelecer
as diretrizes, estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na
empresa, responsáveis pelo atingimento dos objetivos/metas.

c) Organizar – a colocação, a disposição dos recursos, conforme previstos no


planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas. Organizar
é colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado
pelo planejamento. É deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e
como. Compete à função de organizar deixar claro:
 o que deve ser feito;
 quem é responsável pela execução;
 quando e onde deverá ser executado; e
 como fazer, como devem ser executados os procedimentos.

d) Comandar – sem ação nada realiza. Assim, o comando é o meio de nos


assegurarmos de que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido designado. É
fazer cumprir ordens dadas.

e) Coordenar – é o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber orientar,


ensinar, avaliar, premiar e, quando necessário, punir. É a harmonização do
trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um
grupo de trabalho se transforma em equipe quando o líder possuir for capaz de
exercer adequada coordenação.

f) Controlar – é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações,


comparado com aquilo que tínhamos em vista (nossos objetivos, metas,
orçamentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado
ao que pretendemos e /ou que os resultados menos favoráveis estão sendo
alcançados, tomar as necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O
Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números
(quantidades, valores, percentagens, etc.).

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Existem três formas de controles:
 prévio é o controle exercido a partir da projeção dos dados reais e a comparação
dos resultados prováveis contra aquele que pretendemos atingir;
 durante o fato, é o controle exercido no momento da ocorrência de desvios, fraudes
ou falhas; e
 após o fato, o máximo que podemos fazer é tomar medidas para que o fato
semelhante não venha a ocorrer.

Anexo I – Questionário de Avaliação do Sistema de Controles Internos


Situação em 31/12/20xx
ELEMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS A SEREM
VALORES
AVALIADOS
Ambiente de Controle 1 2 3 4 5
1. A alta administração percebe os controles internos como essenciais à
consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu
funcionamento.
2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UNIDADE são
percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis
da estrutura da unidade.
3. A comunicação dentro da UNIDADE é adequada e eficiente.
4. Existe código formalizado de ética ou de conduta.
5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e
estão postos em documentos formais.
6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos
funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UNIDADE
na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou
código de ética ou conduta.
7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de
definições claras das responsabilidades.
8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da
competência da UNIDADE.
9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos
resultados planejados pela UNIDADE.

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Avaliação de Risco 1 2 3 4 5
10. Os objetivos e metas da unidade estão formalizados.
11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos
objetivos e metas da unidade.
12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou
externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a
identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a
consequente adoção de medidas para mitigá-los.
13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de
informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos
diversos níveis da gestão.
14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar
mudanças no perfil de risco da UNIDADE ocasionadas por
transformações nos ambientes interno e externo.
15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a
serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações
úteis à tomada de decisão.
16. Não há ocorrência de fraudes e perdas que sejam decorrentes de
fragilidades nos processos internos da unidade.
17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar
sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais
ressarcimentos.
18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e
inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5
19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para
diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UNIDADE, claramente
estabelecidas.
20. As atividades de controle adotadas pela UNIDADE são apropriadas e
funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.
21. As atividades de controle adotadas pela UNIDADE possuem custo
apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação.
22. As atividades de controle adotadas pela UNIDADE são abrangentes e
razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de
controle.

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Informação e Comunicação 1 2 3 4 5
23. A informação relevante para UNIDADE é devidamente identificada,
documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas
adequadas.
24. As informações consideradas relevantes pela UNIDADE são dotadas de
qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões
apropriadas.
25. A informação disponível para as unidades internas e pessoas da
UNIDADE é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.
26. A informação divulgada internamente atende às expectativas dos
diversos grupos e indivíduos da UNIDADE, contribuindo para a
execução das responsabilidades de forma eficaz.
27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos
da UNIDADE, em todas as direções, por todos os seus componentes e
por toda a sua estrutura.
Monitoramento 1 2 3 4 5
28. O sistema de controle interno da UNIDADE é constantemente
monitorado para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo.
29. O sistema de controle interno da UNIDADE tem sido considerado
adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.
30. O sistema de controle interno da UNIDADE tem contribuído para a
melhoria de seu desempenho.
Análise Crítica e Comentários Relevantes:

Escala de valores da Avaliação:


(1). Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não
observado no contexto da UNIDADE.
(2). Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente
observado no contexto da UNIDADE, porém, em sua minoria.
(3). Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não
observado no contexto da UNIDADE.
(4). Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado
no contexto da UNIDADE, porém, em sua maioria.
(5). Totalmente válida. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no
contexto da UNIDADE.

O QUADRO ELEMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS A SEREM


AVALIADOS visa avaliar o funcionamento do sistema de controles internos administrativos da
unidade.

ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO


 Para cada afirmativa dentro de cada elemento, a UNIDADE deverá indicar um valor na
escala de 1 a 5, assinalando um “X” na coluna “VALORES” de acordo com a percepção
dos avaliadores e com base na situação do final do exercício de referência do Relatório
de Gestão. Para fins de posicionamento da opinião na escala de valores, a UNIDADE
deve considerar o seguinte:
1. Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não
observado no contexto da UNIDADE.
2. Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente
observado no contexto da UNIDADE, porém, em sua minoria.
3. Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não
observado no contexto da UNIDADE.
4. Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente
observado no contexto da UNIDADE, porém, em sua maioria.
5. Totalmente válida. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente
observado no contexto da UNIDADE.

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 A UNIDADE deve indicar valor para todas as afirmativas, sendo que, conforme já dito,
caso uma determinada afirmativa não seja passível de avaliação no âmbito da
UNIDADE, deve ser indicado o valor 3 (significando posição neutra em relação à
afirmação);
 Para analisar as afirmativas constantes do quadro, devem-se reunir pessoas que
representem as áreas estratégicas da unidade, podendo, inclusive, participar
representantes da unidade de auditoria interna, caso exista na estrutura do órgão,
desde que a participação da auditora interna não interfira na sua independência para
avaliar a gestão.
 Com base nas informações do Quadro, a UNIDADE deve fazer análise concisa dos
pontos que considerar de maior relevância no seu contexto ou merecerem explicações
adicionas. Na análise, a UNIDADE deve contemplar, também, a descrição da
metodologia utilizada para analisar os quesitos e as áreas envolvidas no processo de
avaliação. A análise crítica poderá ser feita na forma de texto adicional,
preferencialmente fora do Quadro de Avaliação.

Fonte:
http://www.portaldeauditoria.com.br/controles-internos/

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