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Os desafios de implementar

novas tecnologias na

GESTÃO DE
PROJETOS
Índice

Introdução ............................................................................................................................. 03

Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias .............................. 05

Entenda como treinar equipe para novas tecnologias ................................ 11

Saiba como administrar projetos simultâneos na internet ........................ 17

Projetos dentro do prazo: um desafio offline e online ................................. 23

Conclusão ............................................................................................................................... 28

Sobre o Artia ......................................................................................................................... 29


introdução

Para superar um desafio é preciso compreendê-lo


primeiro. Partindo dessa premissa é que elaboramos
este e-book. O objetivo é ajudar você, gestor, a
implementar novas tecnologias na gestão de projetos.

Gerenciar um projeto (ou vários) demanda


planejamento, organização e acompanhamento
constante de diversas operações simultâneas. São
sempre muitas variáveis interferindo no andamento
do plano e qualquer fator que fuja ao controle pode
comprometer seriamente o sucesso do projeto.

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Indrodução

Recorrer às novas tecnologias para atualizar as formas de organização no ambiente de trabalho


é, então, uma ação positiva para solucionar problemas persistentes e evitar o surgimento de
outros empecilhos. Mas como proceder? Como convencer a equipe de que esse esforço, no
meio de tantos outros esforços, é vital para o contínuo crescimento do empreendimento? Como
treinar a equipe para lidar com novas tecnologias aplicadas ao trabalho? Como administrar
esse processo de transformação? Essas são algumas perguntas que buscamos responder neste
e-book. Boa leitura!

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SUPERE A RESISTÊNCIA DOS
COLABORADORES As TECNOLOGIAS

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Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias

Quase tudo que é novo tem potencial para ser Vamos supor que exista o gestor Pedro. Ele está
assustador. Reagimos com receio às coisas novas ciente de que é urgente a implementação de uma
porque somos programados para buscar por nova ferramenta – um Software Web, por exemplo –
situações estáveis e seguras; que nos deem conforto. para a otimização dos processos que ele coordena. A
Por isso, somos resistentes a mudanças. Quando decisão de ter o suporte de um programa desenhado
somos impelidos a arriscar no novo, no diferente, especificamente para gestão de projetos foi pensada
nosso instinto protetor nos faz ficar temerosos e com cuidado: ele pesquisou alguns softwares e
preocupados, perdemos até noites de sono. Nesse aprendeu o básico. Mesmo assim, Pedro está receoso.
cenário, especificamente, o instinto é um empecilho E tem toda razão em estar. Sua decisão significa uma
para o crescimento. nova forma de trabalhar para ele e sua equipe.

Entender que esse temor é real não só para você


mas também para a equipe é fundamental para
um processo saudável de implementação de novas
tecnologias no ambiente de trabalho. E é por ele que
começaremos.

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Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias

Ainda que o modelo a ser implementado traga mais dinamismo, agilidade, precisão
e lucro, existe a resistência de lidar com o novo. Agora reflita: se Pedro, ciente de
todas as etapas do percurso, está temeroso, imagine a equipe coordenada por ele,
que foi apenas notificada de que “mudanças serão feitas”. Nada fácil para a equipe,
certo?

A dica então é: seja transparente ao máximo com os colaboradores sobre o que está por vir!
Divida com eles tantos os anseios como as preocupações decorrentes da implementação
da nova tecnologia, antes mesmo de implementá-la. Todos sairão ganhando!

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Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias

Para obter melhores resultados, mostre a equipe quais


são os impactos que um Software de Gerenciamento
de Projetos trará para o empreendimento. Alguns
deles são:

EFICIÊNCIA E CONTROLE

Um software desenhado para gestão de projetos


viabiliza, por exemplo, a criação de listas de tarefas
para cada usuário, o que permite o acompanhamento
diário das atividades, além de ajudar a priorizar o que
é mais importante.

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Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias

GESTÃO DE TEMPO

É possível calcular o tempo necessário de cada etapa do projeto, sabendo, assim, o tempo
e custo total de todo o processo.

DOMÍNIO E CLAREZA

Toda a equipe pode ter acesso às informações sobre o andamento do projeto em poucos
cliques. Isso evita mal entendidos e tarefas duplicadas ou mal interpretadas.

ESTIMATIVAS MAIS ACERTADAS

O histórico de registros de horas trabalhadas em uma determinada tarefa gera estimativas


para tarefas e projetos semelhantes. Ao longo do tempo, isso otimiza automaticamente a
previsão para entrega de resultados.

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Supere a resistência dos colaboradores as tecnologias

SEM MAIS REUNIÕES DE FOLLOW UP

Com os dados no sistema, não é necessário reunir a


equipe periodicamente para avaliar o andamento do
projeto e seus prazos. Sobra mais tempo para aplicar
diretamente na resolução das etapas.

Essas são só algumas das vantagens que a


implementação de novas tecnologias pode oferecer.
Ao trabalhar com elas, temos certeza de que você e
sua equipe notarão muitas outras mais. Com a equipe
receptiva, está na hora do treinamento!

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ENTENDA COMO TREINAR EQUIPE
PARA NOVAS TECNOLOGIAS

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Etenda como treinar equipe para novas tecnologias

Não adianta ter o melhor software de gestão de


projetos se sua equipe não souber como operá-lo. O
desafio aqui é encontrar facilitadores para que esse
processo de aprendizagem seja rápido e barato para
a empresa e interessante e efetivo para a equipe.

Ainda sobre o treinamento, algumas das dicas a


seguir também servirão para aplicações além do
aprendizado sobre softwares de gestão. Reforçamos
que a realização periódica de atividades de
aperfeiçoamento da equipe aumenta os níveis de
motivação e satisfação do pessoal, além, é claro, das
habilidades.

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Etenda como treinar equipe para novas tecnologias

Mas como treinar o time para atingir todo seu potencial de crescimento sem comprometer
outros recursos? Veja abaixo 5 dicas!

CONHEÇA BEM SEUS PONTOS FORTES E FRACOS

O treinamento certo é aquele de que se precisa. Exemplo: é comum no ambiente de trabalho


existir aquele membro que se destaca pelo domínio superior de alguma ferramenta, digamos,
um software. Para esse funcionário, de que adianta um curso básico de informática?

Logo, para maximizar o investimento, conhecer a demanda da equipe ou dos


indivíduos que a compõe é fundamental. Descubra quais as qualidades e fraquezas
para definir patamares. A partir desses será mais fácil compreender o que será
necessário para que a equipe alcance o nível de instrução pretendido.

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Etenda como treinar equipe para novas tecnologias

ANALISE SE A EQUIPE ESTÁ PRONTA

A construção de novos saberes, por vezes, demanda um conhecimento prévio de outros


saberes ou habilidades. Assim, é importante analisar com cuidado se os membros da equipe
estão aptos para o treinamento pretendido. Não estando, invista em um treinamento prévio.
Sem esse cuidado, pode ser que o treinamento não atenda às expectativas.

CHEQUE AS HABILIDADES DE ACORDO COM A FUNÇÃO

Dentro de uma organização, cada membro é responsável por cumprir demandas relativas
a seu campo de habilidades. Isso significa que João, engenheiro, não precisa saber a fundo
o que faz Rodrigo, contador – e nem o contrário. Compreender as aptidões necessárias
para cada especialidade subsidiará decisões mais precisas quanto com relação à seleção
de treinamentos específicos para os grupos de trabalho.

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Etenda como treinar equipe para novas tecnologias

ENCONTRE INSTRUTORES INTERNAMENTE

Dica de ouro: sabe aquele membro da equipe que


é um ótimo comunicador, tem grande potencial de
liderança e paciência para ajudar novos colegas?
Avalie se ele não pode ser incumbido da função de
auxiliar os demais durante os treinamentos.

Funcionários com esse perfil são grandes aliados para


o processo de aprendizado e crescimento do time.
Não desperdice o potencial dos mais capacitados.

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Etenda como treinar equipe para novas tecnologias

OBSERVE SE REALMENTE HÁ UM ESPÍRITO DE EQUIPE

Para trabalhar (e aprender) em conjunto, um ambiente harmônico é um grande


aliado. Por isso, é importante garantir a existência de um espaço de relacionamentos
saudáveis. É interessante investir nas atividades em conjunto que permitam
o reforço dos laços dos membros do time. Quanto mais unido for um grupo de
trabalho, melhores os resultados.

Então, gostou das dicas para aprimorar o treinamento das equipes de trabalho? Lembramos
que é muito importante que haja incentivo contínuo para que seus colaboradores estejam
sempre em busca de novos conhecimentos. Dessa forma, é possível criar uma cultura de
valorização em torno do aprendizado.

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SAIBA COMO ADMINISTRAR PROJETOS
SIMULTÂNEOS NA INTERNET

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Saiba como administrar projetos simultâneos na internet

Há não muito tempo, administrar um projeto exigia


bem mais esforço do que pode exigir hoje, uma vez
que diversas ferramentas e técnicas, permitidas
por avanços tecnológicos, foram difundidas nos
ambientes de trabalho. Todavia, outro desafio surge
desse cenário: agora os gestores lidam (e precisam
estar aptos para lidar) com a execução de vários
projetos simultâneos.

No panorama descrito, como definir prioridades?


O objetivo desse tópico é contribuir para que você,
gestor, consiga se organizar para otimizar seus
resultados.

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Saiba como administrar projetos simultâneos na internet

OBSERVE SE REALMENTE HÁ UM ESPÍRITO DE EQUIPE

Um grande desafio para quem faz a gestão de vários projetos é conseguir “esquecer” os
demais para dar atenção a um deles. Logo, definir antecipadamente qual hora cabe a
qual projeto na agenda do dia, permite que você se foque no trabalho certo na hora certa.
Fazendo uma coisa de cada vez, você produz mais e melhor.

APRENDA A DIZER “NÃO” AO TRABALHO

Não tenha medo de recusar uma tarefa ou um projeto se já estiver com a agenda
cheia. Muitos tendem a achar que é uma postura positiva sacrificar o tempo pessoal
ou alguns minutos de um projeto aqui e de outro ali para conseguir dar cabo de
mais uma tarefa. Na verdade, é justamente o contrário: esses sacrifícios costumam
resultar em falta de controle do tempo e podem trazer maus resultados, tanto na
vida profissional como pessoal.

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Saiba como administrar projetos simultâneos na internet

UTILIZE A TECNOLOGIA PARA GERENCIAR SEU


TEMPO

Um dilema comum a muitos gestores é não saber se


a gestão do seu tempo está sendo feita da melhor
forma. Para a nossa alegria, existem softwares que
podem ajudar. Com eles, é possível avaliar a atenção
dada a cada projeto e, a partir daí, considerar
aperfeiçoamentos na divisão do tempo.

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Saiba como administrar projetos simultâneos na internet

FOQUE-SE AO MÁXIMO NA TAREFA QUE ESTIVER EXECUTANDO

Uma das grandes verdades para o sucesso no desempenho de uma tarefa é o foco! Por isso,
exercite sua capacidade de focar em uma tarefa por vez. Uma tarefa bem feita não será
feita duas vezes.

Para manter-se focado, evite deixar chats abertos ou atender chamadas enquanto estiver
ocupado. Isso quebra a concentração e te faz perder tempo, resultando em acumulo de
trabalho.

ESTUDE SOBRE SUA ÁREA

Já falamos da importância da capacitação continuada para as equipes de trabalho e


como essa prática afeta positivamente os negócios. Bom, a lição serve para você também.
Renovar seus conhecimentos é interessante para que possa estar sempre a par de novas
possibilidades no seu trabalho. Se você não o fizer, um concorrente mais curioso fará e
você ficará para trás.

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Saiba como administrar projetos simultâneos na internet

REALIZE CONTROLES MAIS RIGOROSOS

Essa é a grande dica para quem precisa aprender a


definir prioridades. Quando se tem uma gestão mais
meticulosa sobre os processos e tarefas dos projetos
em andamento, é mais fácil desenvolver uma visão
sistêmica do cenário. Mas trabalhar com tal esmero
não é tarefa simples, sendo, na verdade, uma missão
bem difícil para ficar restrita a planilhas e documentos
dispersos.

Neste contexto, a saída é recorrer para um software de


gerenciamento de projetos. Ele é peça fundamental
tanto para ganho de produtividade como para a
definição de prioridades, pois permite análises
precisas das situações em que se encontram cada
etapa ou variável.

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PROJETOS DENTRO DO PRAZO:
UM DESAFIO OFFLINE E ONLINE

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Projetos dentro do prazo: Um desafio offline e online

Para muitos gestores, especialmente os envolvidos


em muitos projetos, controlar todos os recursos em
prol da resolução das etapas nos tempos estipulados
é uma tarefa difícil. Para contornar esse desafio, além
do suporte de um software de gestão de projetos, é
interessante que o gestor esteja atento a aquilo que
pode melhorar no próprio comportamento.

Cultivar hábitos que favoreçam as entregas em tempo


hábil é importante, dentre outras coisas, porque
aumenta a confiança entre a empresa e o cliente e
evita estresse no ambiente de trabalho. Abaixo três
dicas para você aplicar nas suas práticas de trabalho
e duas para aplicar junto a equipe.

24
Projetos dentro do prazo: Um desafio offline e online

PARA VOCÊ

Não negligencie a realidade

Esteja atento às tarefas que você já tem para não correr o risco de se comprometer com
mais do que pode dar conta. Comprometa-se apenas com o que pode cumprir.

Não procrastine

Tarefas de longa duração ou muito complexas podem ser desanimadoras. Para não
procrastinar, escolha começar pelo mais fácil, pelo mais simples. Dar os primeiros passos
nos motiva a dar os passos seguintes.

Não engane o cérebro

Uma prática comum para muitos profissionais é mentir para si mesmo sobre o prazo.
Explicamos: o prazo é quinta-feira, mas você “inventa” para si que o prazo é quarta-feira.
Bom, essa prática não funciona.

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Projetos dentro do prazo: Um desafio offline e online

A verdade é que você sabe qual é o prazo e, se não ficar atento, pode acabar
deixando tudo para o última hora contando com o dia “extra” que criou. Para não
cometer esse erro, faça um planejamento que conte com possíveis imprevistos.
Um dia extra serve para caso de incidentes ou de atraso de outras partes que não
dependem de você; e não para você mentir para si mesmo.

PARA A EQUIPE

Mostre as consequências

Deixe claro para a equipe quais serão os benefícios da entrega no prazo e quais problemas
podem surgir caso a tarefa não fique pronta a tempo. Estar ciente das consequências
negativas, tanto para a empresa como para a carreira, incentiva o colaborador a cumprir
suas metas.

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Projetos dentro do prazo: Um desafio offline e online

Estabeleça reuniões de avaliação

Reuniões de avaliação devem ocorrer com


periodicidade predeterminada. Obter o retorno dos
colaboradores é importante para que você possa
acompanhar o andamento do processo.

Certifique-se de que todos entenderam o que foi


conversado. Você pode fazer isso perguntando o que
a pessoa entendeu a respeito
do que foi acertado.

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conclusão

Chegamos ao fim do nosso e-book com a esperança


de que ele represente para você, gestor, um novo
começo. Nossa intenção, repetimos, foi ajudar a
desmistificar os desafios decorrentes dos processos
de melhoramento tão necessários ao sucesso dos
empreendimentos. Torcemos para que nossas dicas
façam a diferença na sua vida profissional e pessoal.
E se você chegou até aqui, talvez esteja mesmo na
hora de implantar um software de gestão de projetos
no seu negócio. Mãos à obra!

28
sobre o artia
O Artia é um software de gestão de projetos, tarefas e equipes.

Fundada em 2010, a startup nasceu dentro da Euax Consultoria, empresa de outsourcing, capacitação e consultoria em
gestão de projetos. Com apenas tão pouco tempo no mercado, o software já tem mais de 100 mil usuários cadastrados,
e 1,3 milhões de projetos gerenciados.

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