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ALEXANDRE CASSIMIRO BERNARDES

ALUÍSIO ALTIÉRES CARVALHO


ANA CAROLINE DA SILVA MIRANDA
DANIELLE FERREIRA ORABONI
ÉRICA GEOVANA FERNANDES
FRANCIELE PINHEIRO EGÍDIO
PATRICIA NOGUEIRA SIMÃOZINHO

PAI II– PROGRAMA DE ADMINISTRAÇÃO


INTERDISCIPLINAR
FILEFLEX

UNIVERSIDADE DO VALE DO SAPUCAÍ


POUSO ALEGRE
2013
1

ALEXANDRE CASSIMIRO BERNARDES


ALUÍSIO ALTIÉRES CARVALHO
ANA CAROLINE DA SILVA MIRANDA
DANIELLE FERREIRA ORABONI
ÉRICA GEOVANA FERNANDES
FRANCIELE PINHEIRO EGÍDIO
PATRICIA NOGUEIRA SIMÃOZINHO

PAI – PROGRAMA DE ADMINISTRAÇÃO


INTERDISCIPLINAR
FILEFLEX

Trabalho apresentado ao Curso de


Administração noturno da UNIVÁS, como
requisito de obtenção de nota para as
disciplinas: Português, Organização de
Sistemas e Métodos, Administração
Mercadológica, Administração de Recursos
Materiais e Patrimoniais, Recursos Humanos,
Planejamento Estratégico, Economia,
Matemática Financeira, Língua Espanhola e
Inglês. Turma A.

UNIVERSIDADE DO VALE DO SAPUCAÍ


POUSO ALEGRE
2013
2

AGRADECIMENTOS

Agradecemos primeiramente a Deus, a Universidade por nos dar a oportunidade de poder


desenvolver um projeto como este, os professores, por nos ensinar e fazer com que nossos
conhecimentos se ampliem e os colegas por contribuírem na confecção do mesmo.

E também aos nossos pais, que nos incentivam e acreditam que somos capazes de nos
tornarmos excelentes profissionais.
3

“Devemos aprender durante toda a vida


sem imaginar que a sabedoria vem com a
velhice.”

(Platão)
4

LISTA DE FIGURAS

Figura 01 – Caixa FileFlex ................................................................................................... 14


Figura 02 - Caixas separação de arquivo .............................................................................. 14
Figura 03 – Estrutura da empresa ......................................................................................... 18
Figura 04 – Galpão para Arquivo ......................................................................................... 18
Figura 05 – Administrativo .................................................................................................. 19
Figura 06 – Almoxarifado .................................................................................................... 19
Figura 07 – Veículo FileFlex ................................................................................................ 20
Figura 08– Veículo FileFlex ................................................................................................. 20
Figura 09– Veículo FileFlex ................................................................................................. 21
Figura 10– Sistema de vigilância .......................................................................................... 22
Figura 11– Sistema de vigilância .......................................................................................... 22
Figura 12– Sistema incêndio ................................................................................................ 22
Figura 13 – Arquivo de documentos..................................................................................... 23
Figura 14 - Arquivo de documentos ..................................................................................... 23
Figura 15 – Arquivo de documentos..................................................................................... 23
Figura 16 – Ilha Ecológica ................................................................................................... 24
Figura 17 –Símbolo reciclagem ............................................................................................ 24
Figura 18 – Organograma .................................................................................................... 34
Figura 19 – Fluxograma ....................................................................................................... 24
Figura 20 – Cadeia logística ................................................................................................. 47
Figura 21 - Mapa FileFlex .................................................................................................... 49
Figura 22 – Mapa FileFlex ................................................................................................... 50
Figura 23 – Mix de Marketing .............................................................................................. 58
5

LISTA DE TABELAS

TABELA 01: Prazo para a guarda de documentos na FileFlex - Trabalhista/Previdenciário . 13


TABELA 02: Prazo para a guarda de documentos na FileFlex – Tributário .......................... 14
TABELA 03: Capital de Giro ............................................................................................... 43
TABELA 04: Investimentos ................................................................................................. 43
TABELA 05: Cálculo para empréstimo ................................................................................ 43
TABELA 06: Cálculo para empréstimo ................................................................................ 43
TABELA 07: Despesas Administrativas .............................................................................. 44
TABELA 08: Despesas Operacionais ................................................................................... 44
TABELA 09: Despesas Fixas ............................................................................................... 45
TABELA 10: Distribuição dos custos .................................................................................. 45
TABELA 11: Controle de Estoque ....................................................................................... 52
TABELA 12: Projeção da Demanda..................................................................................... 53
TABELA 13: Projeção da Demanda..................................................................................... 53
6

LISTA DE QUADROS

QUADRO 01: Análise de SWOT ........................................................................................... 57


QUADRO 02: Preço FileFlex ................................................................................................. 59
QUADRO 03: Matriz BCG .................................................................................................... 67
QUADRO 04: – Matriz de Ansoff .......................................................................................... 68
7

LISTA DE GRÁFICOS

GRAFICO 01: Tipo de empresa ........................................................................................... 61


GRÁFICO 02: Porte da Empresa ......................................................................................... 62
GRÁFICO 03: Tempo de Arquivamento nas Empresas ........................................................ 62
GRÁFICO 04: Empresas que conhecem empresas de arquivamento ..................................... 62
GRÁFICO 05: Empresa que confiam em empresas de arquivamento ................................... 63
GRÁFICO 06: Preferência de guarda de arquivos das empresas ........................................... 63
8

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ART - Artigo
Av – Avenida
BCG - Boston Consulting Group
CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
CBO - Classificação Brasileira de Ocupações
CEP – Código de Endereçamento Postal
CF - Constituição Federal
CLT - consolidação das leis do trabalho
CNT - Confederação Nacional do Transporte
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
Km - Quilômetro
LC - Lei Complementar
m² - metro quadrado
MG - Minas Gerais
MTE - Ministério do Trabalho e Emprego
OSM - Organização de Sistemas e Métodos
PAI – Projeto de Administração Integrada
RH - Recursos Humanos
STF - Supremo Tribunal Federal
SWOT – sigla dos termos ingleses Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities
(oportunidades) e Threats (ameaças)
TST - Tribunal Superior do Trabalho
9

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 12
2 DESCRIÇÃO DO PRODUTO/SERVIÇO ........................................................................ 13
2.1 Separações de Arquivos.............................................................................................. 13
2.2 Localização ................................................................................................................ 16
2.3 Funcionários:.............................................................................................................. 16
2.4 Funcionários Operacionais: ........................................................................................ 16
2.5 Serviço Terceirizado................................................................................................... 17
2.6 Estrutura da empresa ................................................................................................. 17
2.6.1 Galpão de Armazenamento ...................................................................................... 22
3 RESPONSABILIDADE AMBIENTAL. ........................................................................... 24
4 RECURSOS HUMANOS ................................................................................................. 26
4.1 Recrutamento e Seleção.............................................................................................. 26
4.2 Cargos ........................................................................................................................ 27
4.2.1 Conselho Diretor ..................................................................................................... 27
4.2.1.1 Gerente geral ........................................................................................................ 27
4.2.1.2 Gerente de Recursos Humanos – CBO 1422-05 .................................................... 27
4.2.1.3 Gerente Financeiro – CBO 1421-15 ...................................................................... 28
4.2.1.4 Sub-Gerente Financeiro ........................................................................................ 28
4.2.1.5 Gerente Comercial – CBO 1423-05 ...................................................................... 28
4.2.1.6 Gerente de Processos – CBO 1412-05................................................................... 28
4.3 Funcionários Operacionais ......................................................................................... 29
4.3.1 Processo de Digitalização ........................................................................................ 29
4.3.1.2 Auxiliar Administrativo – CBO 4110-05 .............................................................. 29
4.3.2 Processo de Conferência e Arquivamento de Documentos ....................................... 30
4.3.2.1 Auxiliar Administrativo - CBO 4110-05 ............................................................... 30
4.3.2.2 Telefonista – CBO 4222-05 .................................................................................. 30
4.3.2.3 Armazenista – CBO 4141-10 ................................................................................ 30
4.4 Treinamento ............................................................................................................... 31
4.4.1 O Treinamento e Desenvolvimento na Empresa ....................................................... 31
4.4.1.1 Fatores Determinantes no Processo de Treinamento .............................................. 32
4.4.1.2 Etapas do Processo de Treinamento ...................................................................... 32
5 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS .................................................................. 33
10

5.1 Organograma.............................................................................................................. 33
5.2 Fluxograma ................................................................................................................ 34
5.3 Missão ........................................................................................................................ 36
5.4 Visão .......................................................................................................................... 36
5.5 Princípios ................................................................................................................... 36
5.6 Valores ....................................................................................................................... 36
6 MATEMÁTICA FINANCEIRA ....................................................................................... 38
7 ECONOMIA ..................................................................................................................... 41
7.1 O que e quanto produzir?............................................................................................ 41
7.2 A utilidade ................................................................................................................. 41
7.3 Tecnologia ................................................................................................................. 42
7.4 Classe social ............................................................................................................... 42
7.5 Capital de Giro ........................................................................................................... 42
7.6 Abertura da Empresa .................................................................................................. 43
7.6.1 Empréstimo ............................................................................................................. 43
7.7 Despesas .................................................................................................................... 44
7.8 Distribuição de custos................................................................................................. 45
7.9 Lucro e Rentabilidade................................................................................................. 45
8.1 Cadeia Logística ......................................................................................................... 47
8.2Localização ................................................................................................................. 48
8.3 Gestão de Estoque ...................................................................................................... 51
8.4 Projeção da demanda .................................................................................................. 52
9 MARKETING .................................................................................................................. 54
9.1 Setor........................................................................................................................... 54
9.2 Mercado Alvo ............................................................................................................ 54
9.3 Mercado – Concorrentes ............................................................................................ 55
9.4 Mercado Consumidor ................................................................................................ 55
9.5 Fornecedores .............................................................................................................. 56
9.6 Análise SWOT ........................................................................................................... 57
9.7 Estratégias de Marketing ............................................................................................ 58
9.7.1 Produto.................................................................................................................... 58
9.7.2 Promoção ................................................................................................................ 59
9.7.3 Preço ....................................................................................................................... 59
9.7.4 Praça ....................................................................................................................... 60
9.8 Pesquisa de Mercado ................................................................................................. 61
9.8.1 Conclusão da pesquisa. ............................................................................................ 63
10 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO .............................................................................. 65
11

10.1 Abrangência ............................................................................................................. 65


10.2 Tendências ............................................................................................................... 65
10.3 Descontinuidades ..................................................................................................... 66
10.4 Matriz BCG .............................................................................................................. 66
10.5 Matriz de Ansoff ...................................................................................................... 67
10.5.1 Estratégia de diversificação horizontal da FileFlex ................................................ 68
10.5.2 Estratégia de diversificação vertical da FileFlex..................................................... 68
11 CONCLUSÃO ................................................................................................................ 69
ANEXOS ............................................................................................................................. 70
Contribuição da matéria de Espanhol ............................................................................... 70
Inglês ............................................................................................................................... 71
REFERÊNCIAS .................................................................................................................. 73

.
12

1 INTRODUÇÃO

O Projeto PAI II – Projeto de Administração Integrada, abrange diversas áreas de


administração de empresas, e ele nos permite desenvolver a criação de um produto/serviço
para o mercado através dos conhecimentos adquiridos até o presente momento.
Nossa criação foi a FileFlex, uma empresa que desenvolve o serviço de
arquivamento de documentos, com o objetivo de contribuir com empresas que pretendem
diminuir o acúmulo de documentos que não são utilizados frequentemente, mas que
necessitam serem guardados por determinado tempo.
As empresas que adquirirem o serviço da FileFlex terá toda segurança em todo o
processo do arquivamento. Cada empresa organiza os documentos que queiram que sejam
arquivados e entram em contato com a FileFlex.
Esperamos ter compreendido com excelência, a importância dos conceitos do curso
aplicado dentro de uma organização e que todo nosso esforço para a criação deste serviço
tenha alcançados as expectativas.
13

2 DESCRIÇÃO DO PRODUTO/SERVIÇO

A FileFlex é uma empresa que presta serviço de arquivamento para empresas de


médio e grande porte.
É uma empresa que está começando agora e busca alcançar seus objetivos, como
expandir o atendimento pelo país, mostrando o seu potencial e responsabilidade com seus
clientes, para satisfazê-los e criar elos de confiabilidade.
A FileFlex funcionará de seguinte forma:
A empresa buscará clientes para que guardem seus arquivos na nossa empresa, assim
a empresa contratada separará os seus arquivos em uma caixa de papelão Box (modelo e
tamanho da caixa) oferecidos pela FileFlex que vão ser armazenados na nossa empresa. Com
isso a empresa optará pelo serviço de scaneamento ou não, tendo optado pelo serviço ela
poderá ver seus arquivos via portal exclusivo da Fileflex. Cada caixa terá no Máximo 20 Kg e
serão transportados por veículos da Fileflex.
A qualquer momento, caso o cliente queira ver algum documento ele poderá entrar
em contato conosco e será atendido rapidamente.

2.1 Separações de Arquivos

Ao receber os arquivos, a FileFlex irá conferi-los para que haja conformidade com o
que está na relação de entrega. Depois desse processo os documentos serão digitalizados, caso
o cliente tenha optado por esse serviço.
Após essa etapa, todos os documentos serão colocados em caixas e separados em
sacos plásticos para que não haja nenhuma perda do material. Depois de guardado em caixas
será levado para o galpão, onde será separado por códigos de barras, com numeração nas
caixas e nome das empresas.
Esse processo é controlado por um software implantado para esse tipo de controle.
14

Figura 1 – Caixa FileFlex Figura 2 - Caixas separação de arquivo

Prazo para a guarda de documentos na FileFlex

TABELA 01: Prazo para a guarda de documentos na FileFlex - Trabalhista/Previdenciário


DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL
Contrato de trabalho indeterminado (1)
Recibo de pagamento de salário, de 5 anos Art. 7º XXIX, CF E art. 11 CLT
férias, de 13º salário, controle de
ponto.
Termo de recisão do contrato de 2 anos Art. 7º, XXIX, CF
trabalho
Folha de pagamento 10 anos Art 225, I e § 5º, Dec. 3048/99
Livro ou ficha de registro de indeterminado (1)
empregado
FGTS- Fundo de Garantia do Tempo 30 anos Art. 23, § 5º, Lei 8036/90 e Súmula
de Serviço 362 TST
GFIP – Guia de recolhimento do 30 anos Art. 23, § 5º Lei 8036/90
FGTS e Informações à Previdência
Social
GRFC – Guia de recolhimento 30 anos Art. 23, § 5º, Lei 8036/90
recisório do FGTS e da contribuição
social
15

GPS – Guia da Previdência Social 5 anos (2) Art. 45, Lei 8.212/91 c/c súmula
vinculante nº 8 STF
Contribuição Sindical 5 anos atrs. 578/579, CLT c/c arts. 173 e
217 CNT
CAGED – Cadastro Geral de 3 anos Art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/03
Empregados e Desempregados
RAIS – Relação Anual de 5 anos Art. 9º, Portaria TEM 651/07
Informações Sociais

T
TABELA 02: Prazo para a guarda de documentos na FileFlex - Tributário abela 1

DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO LEGAL


Notas ficais e recibos 5 anos Arts. 195 e 174, CNT

Livros ficais 5 anos Arts. 195 e 174, CNT


IR- Imposto de Renda 5 anos Arts. 173/174, CNT
CSLL – Contribuição Social sobre Lucro 5 anos (2) Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c
Líquido súmula vinculante nº 8 STF
PIS – Programa de Integração Social 5 anos (2) Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c
súmula vinculante nº 8 STF
COFINS – Contribuição para 5 anos (2) Arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c
Financiamento da Seguridade Social súmula vinculante nº 8 STF
ICMS – Imposto sobre Circulação de 5 anos Arts. 173/174, CTN
Mercadoria e Prestação de Serviço
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON 5 anos Arts. 173/174, CTN
DASN – Declaração Anual do Simples 5 anos Arts. 173/174, CTN e art. 26, LC
Nacional 123/06
DIRF – Declaração do Imposto Retido na 5 anos Arts. 173/174, CTN e art. 28, IN
Fonte SRF 784/07
Declaração de Ajuste Anual - IRPF e 5 anos Arts. 173/174, CTN
deduções
GIA – Guia de Informação e Apuração 5 anos Arts. 173/174, CTN e art. 9º Portaria
ICMS CAT 46/00

T
abela 2
16

NOTAS:
(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art.
603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo
indeterminado.
(2) Apesar dos artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o
Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a
súmula vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do
Decreto-lei 1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e
decadência de crédito tributário.”

2.2 Localização

A FileFlex, terá sua sede na Rua Córrego do Emboaba – s/nº - Bairro Brejal – Pouso
Alegre – MG – CEP 37550-000.

2.3 Funcionários:

7 Pessoas no Conselho Diretor, sendo:


1 Pessoa na Gerencia geral;
1 Pessoa no Departamento de RH;
2 Pessoas no Departamento Financeiro;
1 Pessoa no Departamento Comercial e
2 Pessoas na Gerência de Processos.

2.4 Funcionários Operacionais:

3 Pessoas no Processo de Digitalização;


3 Pessoas no Processo de Conferência e Arquivamento de Documentos e
17

1 Telefonista

2.5 Serviço Terceirizado

Técnico em Segurança do Trabalho


TI – Tecnologia da Informação;
Serviços Gerais e
Segurança (Guardas).

2.6 Estrutura da empresa

A FileFlex, conta com uma área de 13.662,67 m². Tendo um galpão de 840,00 m²
para arquivamento dos documentos, com escritório administrativo de 100 m² separado por
departamentos e um escritório de conferência de 100 m².
A empresa possui também veículos próprios para a utilização do serviço, um
caminhão Hyundai modelo HR , veículo utilitário pequeno, mas que se caracteriza pela
praticidade e conforte dos outros caminhões maiores, e um automóvel Toyota Corolla.
A empresa é protegida por câmeras de segurança e alarmes que funcionam 24 horas
por dia, sete dias da semana além dos seguranças que trabalham na empresa durante o período
diurno e noturno. Possui também um sistema de detecção de fumaça, extintores e hidrantes
contra incêndios, tudo equipado de acordo com as normas vigentes.
18

F
igura 9

Figura 03 – Estrutura da empresa

Fi
gura 10

Fi
gura 11

Figura 04 – Galpão para Arquivo


19

Figura 05 – Administrativo

Figura 06 - Almoxarifado
20

Figura 07 – Veículo FileFlex

Figura 08– Veículo FileFlex


21

Figura 09– Veículo FileFlex

Figura10– Sistema de vigilância


22

Figura11– Sistema de vigilância

Figura 12– Sistema incêndio

2.6.1 Galpão de Armazenamento

Imagens de como os documentos serão arquivados no galpão da FileFlex:


23

Figura 13 – Arquivo de documentos

Figura 14 - Arquivo de documentos

Figura 15 – Arquivo de documentos


24

3 RESPONSABILIDADE AMBIENTAL.

Responsabilidade Ambiental é um conjunto de atitudes, individuais ou empresarias,


voltadas para o desenvolvimento sustentável do planeta. Ou seja, estas atitudes devem levar
em conta o crescimento econômico ajustado à proteção do meio ambiente na atualidade e para
as gerações futuras, garantindo a sustentabilidade.
Alguns exemplos de atitudes que envolvem a responsabilidade ambiental
empresarial:
Criação e implantação de um sistema de gestão ambiental na empresa;

 Tratar e reutilizar a água dentro do processo produtivo;


 Criação de produtos que provoquem o mínimo possível de impacto ambiental;
 Dar prioridade para o uso de sistemas de transporte não poluentes ou com baixo índice
de poluição. Exemplos: transporte ferroviário e marítimo;
 Criar sistema de reciclagem de resíduos sólidos dentro da empresa;
 Treinar e informar os funcionários sobre a importância da sustentabilidade;
 Dar preferência para a compra de matéria-prima de empresas que também sigam os
princípios da responsabilidade ambiental;
 Dar preferência, sempre que possível, para o uso de fontes de energia limpas e
renováveis no processo produtivo;
 Nunca adotar ações que possam provocar danos ao meio ambiente como, por exemplo,
poluição de rios e desmatamento.

Pensando na preservação do meio ambiente e nas gerações futuras, a FileFlex tem


como medidas ações como a coleta seletiva, o racionamento de água e energia e
conscientização dos funcionários. Além disso, a empresa faz o uso correto de descarte dos
arquivos, depois do prazo de vencimento, utilizando uma máquina específica para o
trituramento dos papéis e outros documentos, levando para a reciclagem para ser reutilizado
em confecção de outros produtos.
25

Figura 16 – Ilha Ecológica

Figura 17 –Símbolo reciclagem


26

4 RECURSOS HUMANOS

4.1 Recrutamento e Seleção

Para um ser escolhido, o candidato passa por uma seleção, que é o processo de
escolha da pessoa certa para o lugar certo, sabendo-se que ainda resta o processo de adaptação
dentro do cargo para o qual se candidatou. Quando falamos em seleção de pessoal não
estamos afirmando que o candidato escolhido seja exatamente aquela pessoa que preenche
todos os requisitos do cargo, longe dessa ideia, selecionar significa buscar o profissional que
mais atende tais requisitos.
Os profissionais de Recursos Humanos com foco em Recrutamento e Seleção
utilizam ferramentas de investigação que aponte, dentre um universo de candidatos, os mais
qualificados para ocupar um determinado cargo dentro da empresa, as bases primordiais dessa
procura se baseia em características pessoais dentro de seus conhecimentos, suas habilidades,
postura para o trabalho entre outras competências.
As avaliações as quais os candidatos serão submetidos são processos de busca que
possam identificar quais dentre eles (candidatos) o que reúne mais qualidades para ocupar a
cadeira em vacância.
É mister saber quais são as expectativas de carreira do candidato, até onde ele
pretende chegar, quais são as suas reais necessidades de colocação profissional naquela
empresa.
As empresas costumam ter um fluxo de trabalho com os candidatos, esses trabalhos
podem variar de empresa para empresa, compreende as seguintes etapas:
Análise dos Currículos;
Pré-entrevista por telefone ou pela internet;
Entrevista presencial;
Preenchimento de ficha de solicitação de emprego;
Questionários psicológicos;
Analise Grafológica;
Dinâmicas de grupo;
27

Testes de Conhecimento;
Exame médico pré admissional;
Exames para detectar vícios de teor toxicológicos;
Demais exigências internas da empresa.
(Fonte:http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-
negocios/recrutamento-e-selecao-de-candidatos-e-suas-ferramentas-de-avaliacao/69275/)

4.2 Cargos

4.2.1 Conselho Diretor

4.2.1.1 Gerente geral

O Gerente geral dentro da FileFlex, gerência uma grupo de pessoas tomando todas as
decisões para atender as expectativas da empresa e de seus funcionários, criando metas e
avaliando os resultados alcançados pelo pessoal que integra a sua equipe.

4.2.1.2 Gerente de Recursos Humanos – CBO 1422-05

Gerenciam atividades de departamentos ou serviços de pessoal, recrutamento e


seleção, cargos e salários, benefícios, treinamento e desenvolvimento, liderando e facilitando
o desenvolvimento do trabalho das equipes. Assessoram diretoria e setores da empresa em
atividades como planejamento, contratações, negociações de relações humanas e do trabalho.
Atuam em eventos corporativos e da comunidade, representando a empresa.
28

4.2.1.3 Gerente Financeiro – CBO 1421-15

Exercem a gerência dos serviços administrativos, das operações financeiras e dos


riscos em empresas industriais, comerciais, agrícolas, públicas, de educação e de serviços,
incluindo-se as do setor bancário. Gerenciam recursos humanos, administram recursos
materiais e serviços terceirizados de sua área de competência. Planejam, dirigem e controlam
os recursos e as atividades de uma organização, com o objetivo de minimizar o impacto
financeiro da materialização dos riscos.

4.2.1.4 Sub-Gerente Financeiro

Exerce a gerência dos serviços administrativos, das operações financeiras e dos


riscos em empresas. Na falta do Gerente Financeiro, o sub-gerente pode tomar as decisões
necessárias.

4.2.1.5 Gerente Comercial – CBO 1423-05

Elaboram planos estratégicos das áreas de comercialização, marketing e


comunicação para empresas agroindustriais, industriais, de comercialização e serviços em
geral; implementam atividades e coordenam sua execução; assessoram a diretoria e setores da
empresa. Na área de atuação, gerenciam recursos humanos, administram recursos materiais e
financeiros e promovem condições de segurança, saúde, preservação ambiental e qualidade.

4.2.1.6 Gerente de Processos – CBO 1412-05

Exercem a gerência de produção nas indústrias de transformação e extração mineral;


definem e implementam plano operacional, analisando a demanda de produtos, a capacidade
29

produtiva e recursos auxiliares, elaborando plano de racionalização e redução de custos, plano


de investimentos, orçamento de despesas e necessidades de matérias-primas; planejam a
produção, programando mão-de-obra e paradas ou intervenções em máquinas, equipamentos e
instrumentos industriais; gerenciam equipes de trabalho, administrando salários, admissões,
demissões, promoções e promovendo o desenvolvimento das equipes por meio de cursos e
treinamentos; asseguram e promovem o cumprimento das ações de proteção ao meio
ambiente e também pelas normas de higiene e segurança no trabalho, por meio de orientações
às suas equipes; desenvolvem e implantam métodos e técnicas que visam melhorar e otimizar
o processo de produção; gerenciam áreas de manutenção, engenharia de processos e logística.
Requisitos: Ser graduado em Administração.
Salário: Pró-labore R$ 678,00

4.3 Funcionários Operacionais

4.3.1 Processo de Digitalização

4.3.1.2 Auxiliar Administrativo – CBO 4110-05

Executam serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças


e logística; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo informações sobre
produtos e serviços; tratam de documentos variados, cumprindo todo o procedimento
necessário referente aos mesmos. Atuam na concessão de microcrédito a microempresários,
atendendo clientes em campo e nas agências, prospectando clientes nas comunidades.
Scannear os documentos que recebemos e lançá-los no sistema.
Requisitos: Conhecimento intermediário em informática; ensino médio completo.
Salário inicial: R$ 720,00 + vale transporte + vale refeição
30

4.3.2 Processo de Conferência e Arquivamento de Documentos

4.3.2.1 Auxiliar Administrativo - CBO 4110-05

Conferir os arquivos recebidos, separá-los em sacos plásticos, coloca-los em caixas


identificadas e arquivá-los.
Requisitos: Ensino médio completo; acima de 18 anos.
Salário inicial: R$ 720,00 + vale transporte + vale refeição

4.3.2.2 Telefonista – CBO 4222-05

Operam equipamentos, atendem, transferem, cadastram e completam chamadas


telefônicas locais, nacionais e internacionais, comunicando-se formalmente em português e/ou
línguas estrangeiras. Auxiliam o cliente, fornecendo informações e prestando serviços gerais.
Podem treinar funcionários e avaliar a qualidade de atendimento do operador, identificando
pontos de melhoria.
Requisitos: Ensino médio completo, curso de Telemarketing, acima de 18 anos.
Salário: R$ 790,00 + vale transporte + vale refeição

4.3.2.3 Armazenista – CBO 4141-10

Recepcionam, conferem e armazenam produtos e materiais em almoxarifados,


armazéns, silos e depósitos. Fazem os lançamentos da movimentação de entradas e saídas e
controlam os estoques. Distribuem produtos e materiais a serem expedidos. Organizam o
almoxarifado para facilitar a movimentação dos itens armazenados e a armazenar.

Requisitos: Acima de 18 anos, curso de empilhadeirista.


Salário: R$ 790,00 + vale transporte + vale refeição
31

4.4 Treinamento

4.4.1 O Treinamento e Desenvolvimento na Empresa

O departamento de Recursos Humanos de uma empresa deve ter destaque porque


cabe a este, o papel fundamental dentro da organização de administrar, planejar, recrutar e
selecionar pessoas, e principalmente treinar, objetivando o desenvolvimento das competências
individuais e coletivas. Nesse caso, o treinamento deve ser voltado para a eficiência das
pessoas no desempenho de suas atribuições. Atualmente é tido como peça-chave no processo
de desenvolvimento organizacional.
Mas, para que o treinamento possa levar ao desenvolvimento organizacional , é
necessário que o planejamento do mesmo seja bem elaborado para garantir o alcance dos
objetivos a que se destina, com eficácia.
CHIAVENATO (2002) define o treinamento como sendo o processo educacional de
curto prazo, aplicado de maneira sistemática e organizada.
MILKOVICH e BOUDREAU (2000) relatam o desenvolvimento como o processo
de treinamento em longo prazo para aperfeiçoamento das habilidades e aptidões pessoais e
profissionais.
SLACK (1997, p. 667), afirma que:

Não é coincidência que muitos programas bem sucedidos têm um


gerente de treinamento como um dos principais impulsionadores.
TQM é, pelo menos, em parte, uma mudança de atitude, de maneira
que a tarefa de desenvolvimento é fundamental.

Quanto ao planejamento do treinamento, para CHIAVENATO (2002) este é uma


decorrência do diagnóstico das necessidades e que geralmente os recursos colocados à
disposição, estão relacionados com a problemática diagnosticada.
MILKOVICH e BOUDREAU (2000) destacam ainda que um sistema eficaz e
constante de planejamento e avaliação do treinamento é essencial para assegurar o retorno
adequado do investimento realizado.
32

4.4.1.1 Fatores Determinantes no Processo de Treinamento

De acordo com CHIAVENATO (2002) para que um treinamento possa atender ao


objetivo de forma adequada e eficaz é necessário enfatizar o conteúdo e os objetivos.
O Conteúdo do treinamento deve envolver:
Transmissão de Informações
Desenvolvimento de Aptidões
Desenvolvimento ou modificação de comportamentos e atitudes
Desenvolvimento de conceitos
Objetivos do Treinamento precisam estar claros e com a finalidade de obter os
seguintes resultados:
Tornar os indivíduos aptos
Servir de ligação a um contínuo desenvolvimento
Transformar ações e atitudes

4.4.1.2 Etapas do Processo de Treinamento

É necessário planejar e seguir todas as etapas da forma apresentada abaixo, pois


apenas dessa forma, os resultados esperados poderão ser atingidos. As etapas na ordem de
execução devem ser:
Levantamento de Necessidades
Programação de Treinamento
Implementação e Execução
Avaliação dos Resultados
(Fonte:http://meuartigo.brasilescola.com/administracao/a-importancia-treinamento-
desenvolvimento-na-empresa.htm)
33

5 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Podemos definir OSM como uma atividade administrativa voltada para a obtenção da
melhor produtividade possível dos Recursos Humanos, Recursos de Materiais, Recursos
Tecnológicos, através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e
instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa.
A FileFlex é uma empresa de serviço que tem como finalidade principal o
armazenamento e tráfego de documentos das empresas, por intermédio da implantação de
técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. É indicada para
empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses
documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

5.1 Organograma

Segundo Chiavenato (2001, p.251), “organograma é o gráfico que representa


estrutura formal da empresa”.
Portanto, o organograma é uma espécie de diagrama utilizado nas organizações,
pequena, média ou grande, para representar as suas relações hierárquicas, cargos e as posições
ocupadas, ou no mais simples dos casos, a distribuição dos setores, unidades funcionais, além
de tornar visível a todos os seus componentes, a comunicação travada entre eles
(Fonte:http://profvalmirh.blogspot.com.br/2012/06/sobre-o-organograma.html)
34

Conselho
Diretor

Gerencia Geral

Departamento
Departamento Departamento Gerencia de
Financeiro /
de RH Comercial Processos
Contábil

Segurança do TI (Teccnologia Segurança


Telefonista Serviços Gerais
trabalho da Informação) (Guardas)

Conferencia e
Digitalização
Arquivamento

Figura 18 - Organograma

5.2 Fluxograma

É uma ferramenta gráfica que representa a dinâmica/rotina de um processo/atividade


de forma analítica onde são representadas as operações de Início, deslocamentos,
armazenamentos, esperas, inspeções, interrupções e conclusões deste processo, assim como,
representa o fluxo de informações e as consequências decorrentes da escolha da atuação ou
não em determinado momento do processo pelo executor.
35

Início

Conferencia de Arquivos

N S
Cliente optou
ÃO IM Digitalizar
pela
digitalização?

Separar documentos em
sacos plásticos

Colocar documentos em
caixas

Transportar caixas para


o galpão

Identificar caixas

Figura 19 – Fluxograma
36

5.3 Missão

Atuar no mercado com padrão de excelência na prestação de serviços, valorizando os


colaboradores, gerando valor aos clientes, adaptando-nos as suas reais necessidades e
buscando soluções para melhor atende-las. Exercer responsabilidade social e ambiental.

5.4 Visão

Ser a melhor empresa na segmentação de gestão de documentos do Brasil.


Posteriormente expandindo nossos negócios nos mercados internacionais.

5.5 Princípios

Ser uma empresa séria e confiável.


Proporcionar atendimento diferenciado ao cliente, colocando nossa responsabilidade
antes do lucro.
Valorizar a honestidade e a transparência acima dos interesses momentâneos.
Ter humildade para reconhecer erros, sabendo que sempre haverá o que melhorar.
Incentivar a participação de todos e o questionamento de decisões impostas de cima
para baixo.
Manter condições seguras de trabalho e controlar os processos industriais para
proteger o meio ambiente.

5.6 Valores

Qualidade;
Ética e profissionalismo;
37

Responsabilidade social e ambiental;


Respeito com o ser humano;
38

6 MATEMÁTICA FINANCEIRA

A Matemática Financeira possui diversas aplicações no atual sistema econômico.


Algumas situações estão presentes no cotidiano das pessoas, como financiamentos de casa e
carros, realizações de empréstimos, compras a crediário ou com cartão de crédito, aplicações
financeiras, investimentos em bolsas de valores, entre outras situações. Todas as
movimentações financeiras são baseadas na estipulação prévia de taxas de juros. Ao
realizarmos um empréstimo a forma de pagamento é feita através de prestações mensais
acrescidas de juros, isto é, o valor de quitação do empréstimo é superior ao valor inicial do
empréstimo. (Fonte: Brasil Escola)

Plano para compras

Para iniciarmos as nossas atividades será preciso adquirir um veículo para atender
nossos clientes, com isso a Fileflex buscou as melhores condições para a aquisição desse bem:
1ª empresa: A empresa Otimus Veículos apresentou uma proposta para compra de
um veículo a vista por R$ 59.000 ou a prazo por 36 parcelas de R$2.131,84 mensais. Será
calculada a taxa de juros para análise de melhor opção:
Valor: R$ 59.000,00
Taxa de juro mensal: ?
Prazo: 36 meses
Parcelas: R$ 2.131,84
Fluxo de caixa:

59.000
? % a.m

1 60
2

2.131,84 2.131,84 2.131,84

Realizando os cálculos na calculadora HP-12C temos:


59.000 CHS PV
39

2.131,84 PMT
60 n
I = 3 % a.m

2ª empresa: A empresa Concred Veículos apresentou uma proposta para compra de


um veículo a vista por R$ 60.000 ou a prazo por 24 parcelas de R$2.952,37 mensais. Será
calculada a taxa de juros para análise de melhor opção:
Valor: R$ 60.000,00
Entrada: R$ 10.000,00
Taxa de juro mensal: ?
Prazo: 24 meses
Valor das Parcelas: R$ 2.952,37
Fluxo de caixa:

50.000

24
1 2
2.952,37 22.952,37 2.952,37
10.000
.952,37

Realizando os cálculos na calculadora HP-12C temos:


50.000 CHS PV
24 n
2.952,37 PMT
I = 3% a.m

3ª empresa: A empresa Mafra Veículos apresentou uma proposta para compra de um


veículo a vista por R$ 59.500 ou a prazo por 24 parcelas de R$ 3.183,52 mensais. Será
calculada a taxa de juros para análise de melhor opção:
Valor: R$ 59.500,00
Entrada: R$ 5.000,00
Prazo: 24 meses
Taxa de juro mensal: ?
40

Valor das parcelas: R$ 3.183,52


Fluxo de caixa:

54.500

? a.m
24 2
1 12 2
4
5.000 3.183,52 3.183,52 3.183,52

Realizando os cálculos na calculadora HP-12C temos:


54.500 CHS PV
24 n
3.183,52 PMT
I = 2,90 % a.m

Através das análises financeiras realizadas e apresentadas acima, a Fileflex concluiu


que a melhor alternativa para comprar o veículo é na empresa Concred Veículos, pois o tempo
de pagamento e o valor das parcelas são viáveis para o nosso investimento. Afinal, não temos
muitos recursos financeiros, devido a outros investimentos na empresa. Assim, escolhemos
àquela que melhor se encaixou.
41

7 ECONOMIA

Segundo Paul A. Samuelson e William D. Nordhaus, economia pode ser definida


como a ciência que estuda a forma como as sociedades utilizam os recursos escassos para
produzir bens com valor e de como os distribuem entre os vários indivíduos.
Ela estuda as formas de comportamento humano resultantes da relação entre as
necessidades dos homens e os recursos disponíveis para satisfazê-las. Assim sendo, esta
ciência está intimamente ligada à política das nações e à vida das pessoas, sendo que uma das
suas principais funções é explicar como funcionam os sistemas econômicos e as relações dos
agentes econômicos, propondo soluções para os problemas existentes.

7.1 O que e quanto produzir?

A FileFlex presta serviço para outras empresas, então, a quantidade adquirida desse
serviço de arquivamento, depende da quantidade de clientes que consigamos atingir.
Por ser uma empresa que está iniciando agora, nosso número de clientes ainda é
pequeno, porém, com um serviço de qualidade e responsabilidade, vamos expandir essa faixa.

7.2 A utilidade

O serviço de arquivamento é útil para empresas que procuram ter menos gastos com
a acumulação de documentos parados na própria empresa, mas precisam tê-los salvos em
determinado local, por determinado tempo, para precisão futura.
Assim, a FileFlex, dá essa oportunidade para empresas que precisam disso. Arquiva
seus documentos com segurança e pelo determinado prazo correspondente a cada documento.
42

7.3 Tecnologia

A FileFlex depende de computadores, máquinas de digitalizações, câmeras de


segurança, leitor de código de barras para localizar as caixas arquivadas, e possui um sistema
operacional que permite que o cliente visualize os seus documentos, via portal de acesso.

7.4 Classe social

O serviço de arquivamento da FileFlex é direcionado para empresas de médio e


grande porte, pois são empresas com maior número de funcionários, maior número de
produções, tendo então, uma quantidade e necessidade maior de arquivar documentos.

7.5 Capital de Giro

O capital de giro de uma empresa é a soma dos recursos financeiros aplicados no


caixa, bancos, estoques e valores a receber de clientes. Normalmente, o capital de giro é
influenciado pelo volume de vendas, compras, custo das vendas e, principalmente, pelos
prazos médios de estocagem, recebimento das vendas a prazo e pagamento de compras.
Nossas dicas para prevenir a insuficiência do capital de giro são: Mantenha o controle da
inadimplência; Adote uma política de redução de custos e despesas; Reduza os prazos de
recebimento e estocagem e dilate os prazos de pagamento; Renegocie dívidas de curto prazo
para longo prazo; e, principalmente, Mantenha a empresa lucrativa, pois o lucro é a principal
fonte de realimentação do capital de giro. (Autor: José Carlos Cavalcante Sebrae-SP)
43

TABELA 03: Capital de Giro


CAPITAL DE GIRO
DESPESAS
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6
R$ 44.729,44 R$ 44.729,44 R$ 44.729,44 R$ 44.729,44 R$ 44.729,44 R$ 44.729,44
R$ 268.376,64

7.6 Abertura da Empresa

TABELA 04: Investimentos


Investimentos para a abertura da empresa
Entrada do carro R$ 10.000,00
Moveis e utensilios R$ 8.000,00
Documentos dos carros R$ 5.000,00
Entrada caminhão R$ 2.000,00
Prateleiras de aço R$ 50.000,00
Terreno R$800.000,00
Materiais R$ 10.000,00

TOTAL R$ 885.000,00
Sócios R$ 700.000,00
TOTAL R$ 185.000,00

7.6.1 Empréstimo

TABELA 05: Cálculo para empréstimo


BASE DE CALCULO PARA AQUISIÇÃO DE EMPRESTIMO
INVESTIMENTOS PARA ABERTURA DA EMPRESA R$ 185.000,00
CAPITAL DE GIRO R$ 268.376,64
TOTAL R$ 453.376,64

TABELA 06: Cálculo para empréstimo


Taxa de Período
Empréstimo Valor a pagar
Caixa Econômica juros pagamento
R$ 453.376,64 4% a.a 5 Anos R$551.602,00
44

7.7 Despesas

TABELA 07: Despesas Administrativas


DESPESAS ADMINISTRATIVAS
Pro-Labore R$ 4.746,00
Transporte Pro Labore R$ 2.090,00
13º salário Pro labore R$ 1.073,50
1/3 Férias custo mensal R$ 357,83
FGTS Pro Labore R$ 379,68
SIMPLES Nacional R$ 500,00
TOTAL R$ 9.147,01

TABELA 08: Despesas Operacionais


DESPESAS OPERACIONAIS
Salário Aux. Administrativo R$ 3.600,00
Salário Armazenista R$ 790,00
Salário Telefonista R$ 720,00
Transporte Funcionários R$ 770,00
13º Salário Aux. Administrativo R$ 3.600,00
13º Salário Armazenista R$ 790,00
13º Salário Telefonista R$ 720,00
1/3 Férias Aux. Administrativo R$ 100,00
1/3 Férias Armazenista R$ 21,94
1/3 Férias Telefonista R$ 20,00
Vale refeição R$1.232,00
FGTS -
TOTAL R$ 12.363,94
45

TABELA 09: Despesas Fixas


DESPESAS FIXAS
Energia/Água/Internet R$ 2.000,00
Telefone R$ 500,00
Materiais de escritório R$ 400,00
Materiais de limpeza R$ 150,00
Duplicatas a pagar - Carro R$ 2.952,37
Combustível R$ 1.200,00
Manutenção de veículos R$ 300,00
Duplicatas a pagar -
Móveis R$ 1.300,00
Scanners R$ 150,00
Impressora
Multifuncional R$ 2.100,00
Pagamento Empréstimo R$10.000,00
Duplicatas a pg caminhão R$ 2.000,00
TOTAL R$ 23.052,37

7.8 Distribuição de custos

TABELA 10: Distribuição dos custos


DISTRIBUIÇÃO DOS CUSTOS
DESPESAS DESPESAS DESPESAS
ADMINISTRATIVAS OPERACIONAIS FIXAS
R$ 9.313,13 R$ 12.363,94 R$ 23.052,37
TOTAL R$ 44.729,44

7.9 Lucro e Rentabilidade

Para entender qual é a diferença entre os dois, é preciso organizar os resultados do


negócio. O primeiro item que deve aparecer em um balanço é a receita bruta, seguida pelas
deduções (impostos, devoluções e abatimentos), gerando a receita líquida – indicativo base
para todas as análises.
46

Em seguida, são descontadas as despesas variáveis (matérias-primas e insumos) e as


despesas fixas (administrativas, comerciais e financeiras), restando o lucro bruto. Caso tenha
ocorrido resultado positivo, a empresa recolherá imposto de renda e contribuição social sobre
o lucro alcançado, restando o lucro líquido.
Para calcular a lucratividade, pegamos o lucro líquido e dividimos pela receita
líquida. Chegamos, então, ao percentual de lucro obtido sobre as vendas.
Já a rentabilidade indica o percentual de remuneração do capital investido na
empresa. Portanto, a rentabilidade é o lucro líquido dividido pelo patrimônio (valor
encontrado no balanço patrimonial da empresa).
Enquanto a lucratividade reflete os ganhos imediatos do negócio, a rentabilidade
mostra qual é o retorno sobre o investimento que foi feito na empresa a longo prazo.
(Fonte: http://exame.abril.com.br/pme/dicas-de-especialista/noticias/como-calcular-
a-rentabilidade-do-negocio)
47

8 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

Atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais eficientes e


econômicas, o fluxo de material, partindo das especificações dos artigos e comprar até a
entrega do produto terminado para o cliente. (FRANCISCHINI & GURGEL, 2002).
É um sistema integrado com a finalidade de prover a administração, de forma
contínua, recursos, equipamentos e informações essenciais para a execução de todas as
atividades da Organização.

8.1 Cadeia Logística

Podemos analisar cadeia logística, conforme alguns conceitos, como um conjunto de


atividades interligadas que constantemente se articulam desde o início da programação da
elaboração de um produto, todas as suas etapas intermediárias até atingir o produto final com
sua distribuição e comercialização.
(Fonte:http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/cadeia-ogistica/25936/)

Figura 20 – Cadeia logística


48

O início será nos fornecedores, que nos passarão os materiais que precisaremos para
trabalhar como caixas de papelão, inseticidas, lacres, etc. Depois a FileFlex entrará em
contato com o cliente para pegar os arquivos e trazê-los de volta para a empresa,cujo será
guardado com total segurança na FileFlex.

8.2Localização
49

Catedral a FileFlex pela MG-


179: 10,0 Km, 17 min FileFlex

Catedral a FileFlex pela Av.


Antônio Scodeller: 11,9 Km,
22 min

Catedral

F
Figura 21 - Mapa FileFlex
50

Figura 22 – Mapa FileFlex


51

A File Flex empresa especializada em guarda de arquivos tem uma localização


privilegiada, situada na Rua Córrego do Emboaba s/n° bairro Brejal, onde o acesso é pela
rodovia MG 179 que liga Pouso Alegre-MG à Alfenas-MG a 17 Km do centro da cidade, com
uma área total de 13.662,67 m².
Pouso Alegre figura entre as cidades que mais cresce no estado de Minas Gerais,
onde tem um grande Pólo Industrial, com empresas de grande e médio porte. Sua população é
de 140.223 habitantes, segundo dados do senso de 2010 do IBGE, cortada por rodovias
importantes como a BR-381 Fernão Dias que liga Belo Horizonte-MG à São Paulo-SP, MG
459 de Itajubá-MG à Poços de Caldas-MG, e a rodovia 179 que liga Pouso Alegre à Alfenas-
MG. Isso contribui muito para o acesso de nossos fornecedores e clientes e da distribuição e
transporte de nossos serviços.

8.3 Gestão de Estoque

Refere-se a decisões sobre quando e quanto ressuprir (via compra, para itens
comprados ou produção, para itens fabricados internamente) este item, à medida que ele vai
sendo consumido pela demanda (novamente, a questão é tentarrmos, tanto quanto possível,
coordenar consumo e suprimento do item em questão). Ou seja, é preciso que sejam definidos
os momentos de ressuprimento e a quantidade a ser ressuprida, para que o estoque possa
atender às necessidades da demanda.
Fonte:http://www.administracao.ufcg.edu.br/adm_rec_mat_pat/Apostila%20Gestao%20de%2
0Estoques%202009.2.pdf
A FilFlex preza por uma garantia de estoque organizado e sempre controlado para
que não falte materiais ou se tenha o excesso deles, pois estoque alto é dinheiro perdido, com
isso a empresa faz o uso de pedidos de materiais com qualidade, na quantidade necessária e
pelo menor custo.
52

TABELA 11: Controle de Estoque


Ficha de controle de estoque FileFlex
Entrada Saida
Me rcadoria Data Qtde . Valor Unit. Total Qtde Valor Unit. Total Saldo
Cx. papelão box 2/1/2014 700 R$ 5,60 R$ 3.920,00 120 R$ 5,60 R$ 672,00 580
Lacres 2/1/2014 700 R$ 0,11 R$ 77,00 120 R$ 0,11 R$ 13,20 580
Sacos plásticos 2/1/2014 1000 R$ 0,12 R$ 120,00 300 R$ 0,12 R$ 36,00 700
Inseticidas 2/1/2014 5 R$ 37,00 R$ 185,00 1 R$ 37,00 R$ 37,00 4
Máscaras desc. 2/1/2014 300 R$ 0,09 R$ 27,00 30 R$ 0,90 R$ 27,00 270

8.4 Projeção da demanda

Uma previsão de demanda é um prognóstico do que acontecerá com as vendas de


produtos de uma empresa. As entradas de vendas, marketing, finanças e produção devem ser
consideradas e o consenso final deve ser de todos os integrantes da gestão da organização.
Existem duas técnicas de previsão de demanda que são a:
 Qualitativas: baseados no julgamento de pessoas que tenham condições de opinar
sobre as demandas futuras: vendedores, gerentes, clientes, fornecedores, etc. Não se
apoiam em nenhum modelo matemático, embora possam ser conduzidos de maneira
sistemática. São muito úteis quando da ausência de dados, e também no início de um
projeto ou de uma empresa.
 Quantitativos (ou matemáticos): São baseados em modelos matemáticos e se utilizam
de dados diversos e das demandas passadas para se chegar a uma previsão futura.
(Fontes: http://brasil.smetoolkit.org/brasil/pt_br/content/pt_br/416/Previs%C3%A3o-
de-demanda e http://arquivos.unama.br/professores/iuvb/7semestre/AP/aula03.pdf)
53

TABELA 12: Projeção da Demanda


Projeção da Demanda
Quantidade de caixas

Clientes Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6


1 1 1 1
Sumidenso 15 14 11 12 12 11
2 1 1 1
Unilever 20 12 13 15 13 13
1 1 1 1
Silver 13 12 8 13 12 12
1 1 1 1
Fuvs 18 15 9 14 16 13
1 1 1 1
Yoki 12 12 11 12 12 11
1 1 1 1
Cimed 11 17 13 11 13 11
2 1 1 1
Pratica 20 15 12 17 14 17
2 2 1 1
Rexam 25 23 15 13 11 20
1 1 1 1
Senac 15 12 10 10 13 12
1 1 1 1
Johnsons 16 15 12 11 12 14
OUTROS 3 1 2 2
CLIENTES 3400 1700 1700 2000 2200 2000
3 1 2 2
TOTAL 3565 1847 1814 2128 2328 2134

TABELA 13: Projeção da Demanda


Projeção da Demanda
valor
Total unit.
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 R$ 4,90
3565 1847 1814 2128 2328 2134
5.412 7.226 9.354 11.682 13.816
R$17.468,50 R$26.518,80 R$35.407,40 R$45.834,60 R$57.241,80 R$67.698,40
54

9 MARKETING

“Processo de planejar e executar a concepção, estabelecimento de preços, promoção


e distribuição de ideias, bens e serviços a fim de criar trocas que satisfaçam metas individuais
e organizacionais”. (Churchill – 2003, p04)

9.1 Setor

A FileFlex atende empresas de médio e grande porte, oferecendo serviços de


arquivamento de qualidade, confiança e segurança.
Ela possui um site com a finalidade de apresentar o seu serviço e para o cadastro e
acompanhamento de clientes; possui um sistema interno para a localização dos documentos
arquivados, e-mail para esclarecimento de dúvidas e busca sempre inovar para melhor atender
seus clientes.

9.2 Mercado Alvo

A FileFlex será implantada na cidade de Pouso Alegre e, inicialmente busca atender


as empresas das cidades do sul de Minas e interior de São Paulo.
O público-alvo são empresas de médio e grande porte, que necessitam de um serviço
de arquivamento de qualidade e segurança.
55

9.3 Mercado – Concorrentes

Existem várias empresas que prestam o mesmo serviço que a FileFlex, mas todas
com localização afastada da cidade de Pouso Alegre, porém empresas da região solicitam o
serviços dessas empresas.
As empresas concorrentes:
SELF STORAGE – São Paulo Site: http://www.guardeaqui.com/utilidades/guarda-
documentos-e-arquivo-morto/
PRADO CHAVES – São Paulo Site: http://www.pradochaves.com.br/
ARQUIVAR – Montes Claros, Ipatinga, Campinas e São José dos Campos, Site:
http://www.arquivar.com.br/
ARKTEC – Barueri Sp- Site: http://www.arktec.com.br/guarda-arquivos.asp
AGMC – Mogi das Cruzes – Sp Site: http://www.agmc.com.br/agmc/
Assim a FileFlex, terá que mostrar o seu diferencial no mercado e buscar o
reconhecimento para competir com as empresas concorrentes e futuramente se expandir e se
tornar uma empresa modelo nesse ramo.

9.4 Mercado Consumidor

O serviço de arquivamento da FileFlex tem como consumidores as empresas de


médio e grande porte. Empresas que procuram diminuir gastos com espaço físico para o
arquivamento de documentos parados, porém, documentos que não podem ser descartados por
determinado período de tempo.
E inicialmente, a abrangência é em empresas da cidade de Pouso Alegre e região, no
entanto, a FileFlex, tem como objetivo expandir esse serviço pelo país inteiro.
Segundo dados estatísticos do Cadastro Central de Empresas 2011 do IBGE, existem
5.300 empresas atuantes em Pouso Alegre, dentre as principais como nossos clientes estão:
Prática, Cimed, Senac entre outras.
56

9.5 Fornecedores

Escolher fornecedores é de grande importância para uma empresa. No entanto, é


necessário saber onde se localizam, quem são e quais são os realmente adequados a serem
escolhidos por sua empresa.
A FileFlex conta com alguns fornecedores, os quais são de extrema importância para
a realização de seu serviço.
Segue a relação de fornecedores da FileFlex:

MATERIAIS DE ESCRITORIO
Papelaria Assitec
Bazar e papelaria Avenida

COMPUTADORES, IMPRESSORAS etc..


Alcabyte Informática
Click Informática

LIMPEZA
Geos Clean

INTERNET
Master cabo

EPIS E VENENOS PARA PRAGAS


Flora ponto verde paisagismo e jardinagem
All Safety ferramentas e equipamentos de proteção
57

9.6 Análise SWOT

Essa análise é uma ferramenta que proporciona uma análise interna e externa da
empresa, indicando os pontos fortes e fracos da organização e quais ameaças e oportunidades
a empresa está sujeita.
Abaixo apresenta a análise SWOT da FileFlex:

QUADRO 01: Análise de SWOT


Pontos Fortes: Oportunidades:
 Afinidade e relacionamento constante  Empresas reduzindo espaço
com os clientes; inutilizado;
 Facilidade de comunicação entre a  Expansão dos tipos de arquivos;
equipe;  Grande gama de clientes em
 Pioneirismo; potencial;
 Investimento expressivo em  Conseguir certificação de qualidade;
marketing.  Abertura de filial em outro estado.
 Formação de novas parcerias com
clientes e fornecedores;

Pontos Fracos: Ameaças:


 Estrutura limitada;  Concorrência;
 Empresa ainda pouco conhecida no  Tecnologia, leis e regulamentações;
mercado;  Crise financeira;
58

9.7 Estratégias de Marketing

Figura 23 – Mix de Marketing

9.7.1 Produto

É a combinação de bens e serviços que a empresa oferece ao mercado-alvo.


Produto inclui não só bens ou serviços, mas também marcas, embalagens, serviços
aos clientes e outras características. Não necessariamente o produto precisa ser físico. Eles
podem existir fisicamente, mas também podem ser serviços, pessoas, locais, organizações,
idéias, etc. (Fonte: http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Marketing/mix-de-

marketing-4-pas-produto-preco-promocao-e-praca.html)

A FileFlex é um serviço que atende empresas de médio e grande porte, com


segurança, responsabilidade e qualidade no arquivamento de documentos.
59

9.7.2 Promoção

São as atividades que comunicam os atributos do produto e persuadem os


consumidores-alvo a adquiri-lo.
A FileFlex divulga seu serviço através de folders, outdoors, anúncios em rádios e
televisão, divulgando seu site para acesso à mais informações.

9.7.3 Preço

É a soma de dinheiro que o cliente deve pagar para ter o produto.


Segundo Lovelock, “O preço é a mais importante das decisões de marketing, porque
o preço fixa os termos de transação de troca voluntária entre os clientes que desejam comprar
e os produtos que querem vender.” “Através dos termos de troca acordados, os clientes estão
tentando maximizar suas percepções de benefícios e de um bom negócio ao escolherem entre
concorrentes em oferta.”
Abaixo segue a relação de preços da FileFlex:

QUADRO 02: Preço FileFlex


PREÇOS – FILEFLEX

Cadastro R$ 19,90
Nova Caixa R$ 4,90
Guarda mensal por caixa R$ 4,90

Frete de Solicitação de entrega de:


Nova caixa Gratuito
01 caixa R$ 30,00
02 a 05 caixas R$ 60,00
06 a 10 caixas R$ 90,00
11 a 20 caixas R$ 120,00
60

21 a 30 caixas R$ 150,00
31 a 40 caixas R$ 180,00
41 a 50 caixas R$ 210,00

Frete de Solicitação de Retirada de:


01 caixa R$ 30,00
02 a 05 caixas R$ 60,00
06 a 10 caixas R$ 90,00
11 a 20 caixas R$ 120,00
21 a 30 caixas R$ 150,00
31 a 40 caixas R$ 180,00
41 a 50 caixas R$ 210,00

9.7.4 Praça

Envolve as atividades da empresa que tornam o produto disponível para os


consumidores-alvos.
O “P” de Praça também é conhecido como ponto-de-venda ou canal de distribuição e
pode ser descrito como sendo uma rede organizada de órgãos e instituições que, em
combinação, executam todas as funções necessárias para ligar os fabricantes aos usuários-
finais a fim de realizar a tarefa de marketing. De uma forma mais simples, distribuição em
marketing significa disponibilizar o produto ou serviço ao cliente da forma mais fácil e
conveniente para ser adquirido.
(Fonte: http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Marketing/mix-de-marketing-4-pas-

produto-preco-promocao-e-praca.html)
61

9.8 Pesquisa de Mercado

A pesquisa mercadológica é uma ferramenta de orientação para as decisões das


empresas. Possibilita ao empreendedor a avaliação de seus potenciais fornecedores e serve
para dimensionar o mercado, identificando o segmento de mercado mais lucrativo.
Ajuda a detectar novas tendências e avaliar a performance de seus produtos e serviços,
detectando o volume que o mercado é capaz de absorver e a que preços poderão ser vendidos.
(Fonte: Sebrae)
Para que a abertura da FileFlex não fique só no planejamento, mas que seja lançada
no mercado, foi feita uma pesquisa para analisar se compensaria investir numa empresa desse
ramo.
Abaixo segue os gráficos, apresentando as respostas que obtivemos com a pesquisa:

GRAFICO 01: Tipo de empresa

Empresa de:

40%
Produto
60%
Serviço
62

GRÁFICO 02: Porte da Empresa

Considerada empresa de:

10%
30%
Pequeno porte
Médio porte
60%
Grande porte

GRÁFICO 03: Tempo de Arquivamento nas Empresas

Por quanto tempo a empresa


guarda os seus arquivos:

0% 5%

Até 2 anos
Até 5 anos
95%
Acima de 5 anos

GRÁFICO 04: Empresas que conhecem empresas de


arquivamento

Conhece alguma empresa de


guarda de arquivos?
15%

Sim
Não
85%
63

GRÁFICO 05: Empresa que confiam em empresas de


arquivamento

Confiaria em outra empresa para


guardar seus arquivos?

40%

60% Sim
Não

GRÁFICO 06: Preferência de guarda de arquivos das empresas

Se a empresa conhecesse uma


empresa de guarda de arquivos de
médio ou grande porte, preferiria:

30%
Guardar os arquivos na
própria empresa
70%
Terceirizar o serviço de
arquivamento,
ganhando tempo e
espaço

9.8.1 Conclusão da pesquisa.

De acordo com a pesquisa pudemos notar que seria viável a implantação do serviço
de arquivamento no mercado. E sabemos que a tendência é aumentar o número de empresas
64

na região, fazendo com que a FileFlex possa adquirir mais clientes e se expandir para outras
regiões do país, oferecendo o seu serviço.
65

10 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Para Drucker (1984), “planejamento estratégico é um processo contínuo de,


sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro contido, tomar decisões
atuais que envolvam riscos; organizar as atividades necessárias à execução destas decisões e,
através de uma retroalimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões
em confronto com as expectativas alimentadas”.

10.1 Abrangência

Situar na cidade de Pouso Alegre, e atender empresas de médio e grande porte da


cidade e região.

10.2 Tendências

 Mudanças tecnológicas que futuramente causarão diminuição na demanda de nossos


serviços.
Ex: Fim das notas fiscais impressas e adoção das eletrônicas.

 Diminuição de espaço inutilizado nas empresas para aumento de áreas produtivas.


Ex: Empresa decide utilizar nosso serviço de arquivamento para transferir seus
arquivos que ocupavam uma sala de 7 x 7 metros para reutilizar esse espaço.
66

10.3 Descontinuidades

 Catástrofes ambientais.
Ex: Enchentes, Raios, Vendavais, etc.

 Catástrofes tecnológicas.
Ex: Pane no sistema.

 Incidentes com fogo.


Ex: Incêndios nas redondezas da empresa.

10.4 Matriz BCG

A matriz BCG demonstra o posicionamento de determinado cliente ou produto, em


relação ao mercado em que está inserido e de suas perspectivas futuras de crescimento nesse
mercado.
Baseado na teoria de ciclo de vida dos produtos, o método consiste basicamente no
cruzamento do índice de market share relativo (participação de mercado) e do índice de
crescimento esperado com o objetivo de se identificar as características e determinar as
prioridades de cada produto na formação do portfólio da empresa. Entretanto, apesar de a
Matriz BCG ser bastante utilizada para o auxílio no planejamento do portfólio de produtos ou
clientes (no caso de prestadora de serviços), ela pode ainda ser aplicada em diversas outras
análises, visto que possibilita uma visão clara do fluxo de recursos da empresa demonstrando
os pontos geradores e os pontos consumidores destes recursos.
A esquematização da Matriz BCG é bastante simples e consiste na divisão dos
produtos em quatro quadrantes (semelhante ao aplicado na análise SWOT) que representam
as combinações possíveis do índice de market share e de crescimento esperado, sendo cada
quadrante nomeado de forma simbólica (e por que não dizer ‘cômica’) como: estrela, vaca
leiteira, interrogação e cachorro ou abacaxi, como preferem alguns autores. (Fonte:
http://www.infoescola.com/administracao_/matriz-bcg/)
67

QUADRO 03: Matriz BCG

A FileFlex pode ser considerada uma empresa “vaca leiteira” em relação a matriz
BCG, por ser um serviço já existente no mercado e por possuir concorrentes. Porém, pretende
buscar um diferencial para ganhar destaque e se tornar um serviço “estrela”.

10.5 Matriz de Ansoff

As decisões estratégicas, segundo Ansoff (1990), preocupam-se especificamente com


a seleção do composto de produtos que a empresa produzirá, e dos mercados nos quais os
venderá. Nesse contexto, o vetor de crescimento especifica a direção dos negócios futuros da
empresa, e apresenta quatro alternativas:
68

QUADRO 04: – Matriz de Ansoff

10.5.1 Estratégia de diversificação horizontal da FileFlex

O serviço de arquivamento com total qualidade e confiabilidade.

10.5.2 Estratégia de diversificação vertical da FileFlex

O serviço de arquivamento digitalizado, para àquelas empresas que optarem por esse
tipo de serviço.
69

11 CONCLUSÃO

Com a execução desse projeto tivemos a oportunidade de sentir como seria o


planejamento para abrir uma empresa, podendo ter uma noção de gastos e lucros e de como
tal empresa se posicionaria no mercado.
Além disso, colocamos em prática aquilo que aprendemos na teoria, analisando
sempre a melhor forma de administrar e procurar com que a FileFlex ganhe destaque dentre as
outras empresas do mesmo ramo.
Assim, o projeto PAI II fez com que surgisse uma empresa de arquivamento de
documentos e nos estimulasse a pensar em colocar em prática todo esse nosso planejamento
de criação da FileFlex.
Enfim, nos proporcionou buscar mais conhecimentos e de fato fazer-nos sentir
empreendedores.
70

ANEXOS

Contribuição da matéria de Espanhol

El objtivo del trabajo es poner in práctica los conocimientos teóricos que adquirimos
em lo decorrer del curso. Buscando crear y desenvolver los médios para crear um producto o
servicio, teniendo em conseideração todas lãs custiones del mercado de trabajo.
En el projecto PAI II, tenemos la oportunidad de vivenciar las etapas del lançamento
de um producto o servicio, desde seu planejamento inicial.
La escolha del uma empresa de arquivamento se deu por meio de pesquisas em la
cual observamos que uma empresa con este tipo de servicio colabora con empresas que
necessita de documentos arquivados y con segurança.
La FileFlex es una empresa de servicio de guardia de archivos. Nuestra empresa
gestiona documentos de otra empresa, desarollando un servicio con calidad, seguridad y
intimidad de archivos. Nuestros principales clientes son: Prática, Cimed, Johnsons Controls,
Senac, entre otros.
Elegimos este servicio con el objtivo de ayudar las empresas a organizar sus
documentos y contribuyen a que evita la acumulación de funciones dentro de la organización,
la prestación con la seguridad y la calidad.
La FileFlex tiene: Departamento de Finanzas, Departamento de Recursos Humanos,
Departamento Comercial y los servicios más externalizados como la Tecnologia de
Información y la Seguridad em el Trabajo.
La tecnologia del FileFlex no está tan avanzado en relación a sus competidores, sin
embargo, su objtivo siempre busca innovar para servir mejor a sus clientes.
Em comparación con los competidores, los principales son: Sel-Storage (São Paulo);
Prado-Keys (São Paulo); Archivo (Barueri), AGMC (Mogi das Cruzes).
71

Inglês

Projeto de Administração Integrado - Língua Inglesa

Nome da empresa FileFlex

Período/Turma ADM IV A

Alunos

1 Alexandre Cassimiro Bernardes

2 Aluísio Altiéres Carvalho

3 Ana Caroline da Silva Miranda

4 Danielle Ferreira Oraboni

5 Érica Geovana Fernandes

6 Franciele Pinheiro Egídio

7 Patrícia Nogueira Simãozinho

1. Company profile: Apresentação da empresa: nome, endereço, número de funcionários, o


que produz/vende/serviço presta.

The FileFlex is a document’s file company. It is located on the street Córrego do


Emboaba. It has nineteen employees.

2. Company staff: organograma constando nome e cargo (em língua inglesa)


72

Board

General
Management

Accounting Commercial Manage


Department Department Department Processes
RH

Operator Information General


Work Safety Guards
Technology Services

Conference
Scanning and
Archiving
73

REFERÊNCIAS

http://www.sebrae.com.br/customizado/acesso-a-mercados/conheca-seu-
mercado/fornecedores (Sebrae)

http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/trabalhando-os-4-ps-do-
marketing/63341/

http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Marketing/mix-de-marketing-4-pas-produto-
preco-promocao-e-praca.html

http://www.infoescola.com/administracao_/matriz-bcg/

http://professormarceloneves.blogspot.com.br/2006/11/matriz-de-ansoff.html

http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/recrutamento-e-selecao-
de-candidatos-e-suas-ferramentas-de-avaliacao/69275/

http://www.mtecbo.gov.br/cbosite/pages/home.jsf (CBO)

http://meuartigo.brasilescola.com/administracao/a-importancia-treinamento-desenvolvimento-
na-empresa.htm

http://www.sebraemg.com.br/atendimento/bibliotecadigital/DuvidaFrequente/O-que-e-capital-
de-giro

http://www.fecomercio.com.br/arquivos/outros/9666d75b62_guarda_de_documentos.pdf

http://www.portalgerenciais.com.br/fluxogramas.php

http://profvalmirh.blogspot.com.br/2012/06/sobre-o-organograma.html

http://www.brasilescola.com/matematica/matematica-financeira.htm
74

http://www.administradores.com.br/mobile/artigos/economia-e-financas/o-que-e-
economia/39490/

http://www.oeconomista.com.br/conceito-de-economia/

https://docs.google.com/document/d/1tD1_0-TJNa5Du4SqfAfWJdaz4RS-
f_QPIfTkF41T3Og/edit

http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/cadeia-logistica/25936/

http://www.administracao.ufcg.edu.br/adm_rec_mat_pat/Apostila%20Gestao%20de%20Esto
ques%202009.2.pdf

http://www.sebrae.com.br/customizado/acesso-a-mercados/conheca-seu-mercado/pesquisas-
de-mercado/conceitos