PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y Código

E.S.E
HOSPITAL ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS,
AT-PR02
SAN JOSÉ DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS
DE LA Versión
PALMA Y APOYO TERAPÉUTICO
YACOPÍ V03-2019

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE

MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS EN EL E.S.E
HOSPITAL SAN JOSÉ DE LA PALMA Y EL CENTRO DE SALUD SAN
ANTONIO DE YACOPÍ

Elaboró Revisó Aprobó

Regente Ingeniera
Cargo: Farmacia Cargo: Calidad Cargo: Gerente
Paola Zaira Oscar
Nombre: Nombre: Nombre:
Babativa Sanchez Sánchez
Octubre Octubre Octubre
Fecha: Fecha: Fecha:
2019 2019 2019

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OBJETIVO
Seleccionar y adquirir los medicamentos, dispositivos médicos e insumos necesarios para
garantizar un suministro oportuno y de calidad a los pacientes de la E.S.E Hospital San José de
La Palma y el Centro de Salud san Antonio de Yacopí

ALCANCE

Aplica para el servicio de farmacia del E.S.E Hospital San José de La Palma y el Centro de Salud de
San Antonio de Yacopí.
El auxiliar de farmacia es el responsable de las actividades referentes a recepción, organización,
limpieza y almacenamiento de los medicamentos e insumos hospitalarios

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TÉRMINOS DESCONOCIDOS
No TÉRMINO DEFINICIÓN
Cantidad a Es la cantidad de producto que se debe solicitar a un proveedor para suplir la
1 pedir necesidad de demanda por un tiempo determinado (tiempo de pedido).

Se define como la cantidad máxima de un insumo determinado que debe tener

Nivel Máximo
2 en existencia el servicio farmacéutico. El total de máximo debe definir la
de Existencias
capacidad máxima de almacenamiento del servicio farmacéutico.

Nivel mínimo Se define como la cantidad mínima de un insumo que debe tener en existencia
3
de Existencias el servicio farmacéutico, con la cual se podría cubrir el tiempo de reposición.

Lista organizada en orden alfabético de todos los medicamentos esenciales,

dispositivos médicos e insumos que suministra el servicio farmacéutico, cuenta
4 Listado básico
con la información técnico-científica y administrativa según lo requiera la
norma.

Pendiente Productos o cantidades faltantes que no son enviadas al

5 Pendiente
proveedor en los plazos establecidos.

6 Proveedor Organización o persona que proporciona un producto

La selección de medicamentos es un procedimiento continuo, multidisciplinario

Selección de
7 y participativo que pretende asegurar el acceso a los medicamentos teniendo
medicamentos
en cuenta la eficacia, seguridad, calidad y costo.

Es el que reúne las características de ser el más efectivo en el tratamiento de

una enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar
Medicamento
8 una respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil
esencial
de morbimortalidad de una comunidad y porque sus costos se ajustan a las
condiciones de la economía del país

La definición de política de selección implica el establecimiento de mecanismos

Política de
9 y lineamientos claros que se deben aplicar para realizar una adecuada selección
Selección
de medicamentos y dispositivos médicos.

Cualquier instrumento, aparato, máquina, equipo, implante, reactivo,

calibrador in vitro, software o artículo relacionado, destinado por el fabricante
Dispositivo
10 a ser usado, solo o en combinación para uso humano. Y que no ejerce la acción
medico
principal que se desea por medios farmacológicos, inmunológicos o
metabólicos.

Comité de El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de

11
compras compra de la institución.

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Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial

puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida. Compromete
12 Vitales (V)
la atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan
recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.
Esenciales o La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a
13 menos incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad
vitales(E) de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento
No de los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son
14
esenciales(N) medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y
gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.
Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido de los
medicamentos representa, en términos generales, una proporción significativa
15 Grupo A
de los costos totales del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos
cuestan el 80% del presupuesto.

Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los

16 Grupo B
medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.

Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los

17 Grupo C
medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.

No CONDICIONES GENERALES
La institución tiene un listado básico de medicamentos y dispositivos médicos e insumos
de uso regular en la institución, estos se seleccionan evaluando las alternativas
farmacoterapéuticas existentes en el mercado de cada región, contemplando los
beneficios terapéuticos, económicos y administrativos, además de las enfermedades
predominantes que son tratadas en la institución
1
El listado básico de medicamentos, dispositivos médicos e insumos lo conformaran
aquellos productos que garanticen el acceso de los usuarios a los servicios y atenciones
de calidad en la E.S.E Hospital San José de La Palma y el Centro de Salud San Antonio de
Yacopi.
El listado básico de medicamentos debe tener el Principio activo, Forma farmacéutica,
2 Concentración, Lote, Fecha de vencimiento, Presentación comercial, Unidad de medida,
Registro Sanitario todos estos requerimientos se rigen según la resolución 2003 de 2014
El listado básico de dispositivos e insumos médicos debe tener descripción, Marca del
dispositivo, Serie (Cuando aplique), Presentación comercial, Registro sanitario o permiso
3
de comercialización, Clasificación del riesgo, Vida útil (Si aplica) todos estos
requerimientos rigen según resolución 2003 de 2014

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Los listados de medicamentos y dispositivos/insumos médicos es diferente al documento

4
que se hace por recepción técnica
Las solicitudes de medicamentos, dispositivos médicos e insumos en este momento se
5 están tramitando según la necesidad, pero generalmente es cada bimestre o trimestre
según la necesidad o aumento de consumo.
El servicio farmacéutico es el responsable de realizar la solicitud para la adquisición de
medicamentos, dispositivos médicos e insumos que se planteó dentro del presupuesto
6
para dicho servicio, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades de los servicios y usuarios de la E.S.E Hospital San José de La Palma.
La inclusión de medicamentos, dispositivos médicos e insumos se hará por aprobación del
comité de farmacia y terapéutica. Para incluir estos se debe tener en cuenta ventajas para
el paciente y para el personal asistencial, alternativas terapéuticas, registro de INVIMA
7 (consultar registro asociado en la página del INVIMA), reacciones adversas al
medicamento, artículos científicos médicos, normatividad asociada, costo/beneficio,
desabastecimientos, alertas de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia y cualquier otra
información técnica de soporte para aprobar o no la inclusión
Para la adquisición se estiman las necesidades y se obtienen mediante cálculos que nos
indiquen los niveles mínimos y máximos de existencia dependiendo el servicio. También
8
tenemos que seleccionar los proveedores que nos garanticen calidad del producto del
servicio y la trazabilidad, que cumplan con las exigencias de ley.
El proveedor debe estar registrado en el Kardex de proveedores, cumplir con las
exigencias comerciales como registro ante cámara de comercio, registro único tributario,
9 dirección técnica, la resolución para el manejo de estupefacientes, concepto favorable de
las autoridades sanitarias. El proveedor debe garantizar los tiempos pactados y las
cantidades acordadas
La adquisición de medicamentos de control especial debe ser con respaldo de la resolución
emitida por el Fondo Nacional de Estupefacientes (FNE), en la cual se autoriza a la
10 institución para realizar adquisición de los medicamentos enlistados en el documento y la
resolución emitida por el FNE donde se autoriza al proveedor a distribuir los medicamentos
solicitados.
La oficina de presupuesto es el responsable de realizar seguimiento a la solicitud enviada
al proveedor. También, esta generara reclamos, devoluciones u observaciones a los
11
proveedores, siempre con el apoyo del concepto técnico brindado por el servicio
farmacéutico
Cuando se presente desabastecimiento de medicamentos, dispositivos médicos e insumos
se evaluarán las diferentes alternativas de contingencia analizando variables terapéuticas,
12 económicos, administrativo y de morbilidad de la comunidad. Aprobándose por el
responsable del área administrativa (gerente o subgerente administrativo) la opción que
pueda cumplir con las necesidades en el menor tiempo oportuno
Las desviaciones que se puedan presentar en las actividades del procedimiento o en sus
13 puntos de control se analizan en el Comité de Farmacia y Terapéutica para elaborar un
plan de Mejora establecido en el Sistema de Gestión de Calidad de la institución

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES PARA EL DISEÑO, ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN DE UN PROCESO

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Evaluar alternativas
farmacoterapéuticas existentes
Seleccionar los medicamentos,
Indicar el Cargo y en el mercado de cada región,
dispositivos médicos e insumos a incluir en
el responsable de contemplando los beneficios
1 el listado básico de uso regular de la E.S.E
realizar la terapéuticos, económicos y
Hospital San José de La Palma y su centro
actividad administrativos, además de las
de salud San Antonio de Yacopí
enfermedades predominantes
que son tratadas en la institución
Determinar la cantidad de medicamentos, La cantidad a pedir se debe
Personal dispositivos médicos e insumos que se comparar con el consumo del
asistencial 2 requieren para cada bimestre o trimestre mes en curso, identificando
farmacia según la necesidad determinada por el variación de la rotación del
servicio y el presupuesto disponible. producto
Personal Solicitar la inclusión de medicamentos,
asistencial 3 dispositivos médicos e insumos ante el
farmacia comité de farmacia
Aprobar la inclusión de medicamentos,
Comité de
4 dispositivos médicos e insumos al listado
farmacia
básico de la institución
Personal
Solicitar a la oficina de presupuesto
asistencial 5
realizar la orden compra
farmacia
Seleccionar el proveedor que garantice
Oficina de calidad del producto/servicio y la
6
presupuesto trazabilidad. Además, que cumpla con las
exigencias de ley.
Realizar el reporte de cantidades de
Personal
medicamentos, dispositivos médicos e
asistencial 7
insumos que hayan aumentado su
farmacia
consumo
Crear la alerta ante la oficina de
presupuesto o el área administrativa
Personal
(gerente o subgerente administrativo) si
asistencial 8
las cantidades en inventario no son
farmacia
suficientes para cubrir las necesidades del
mes en curso

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Personal Solicitar a la oficina de presupuesto los

asistencial 9 medicamentos que se requieran por
farmacia aumento de consumo
Oficina de Realizar seguimiento a la solicitud enviada
10
presupuesto al proveedor
Generar reclamos, devoluciones u
Oficina de observaciones a los proveedores, siempre
11
presupuesto con el apoyo del concepto técnico brindado
por el servicio farmacéutico
Solicitar información al área de
presupuesto del estado de pendientes y
Personal
faltantes de las solicitudes elaboradas a
asistencial 12
los proveedores. Los cuales fueron
farmacia
identificados después del procedimiento
de Recepción Técnica y Administrativa
Personal
Identificar desviaciones en el
asistencial 13
procedimiento.
farmacia
Personal Analizar e implementar planes de mejora
asistencial 14 según aprobación del Comité de Farmacia
farmacia y Terapéutica.

Control de Cambios al Documento

Nombre Nombre
Parte del y Cargo y Cargo
Cambio
Fecha Documento de de
Versión Justificación que se le Versión
del donde se quien quien
actual del Cambio realiza al Nueva
cambio requiere elaboro Aprobó
documento
el Cambio el el
Cambio: Cambio:
Por solicitud de
Yesica Paola
asistencia técnica, se Complementación Zaira
Babativa
complementó el de los procesos de Sanchez –
04/09/2019 1 Página 2, 3 y 4 2 Linares
procedimiento de selección y Ingeniera
Regente de
selección y adquisición Calidad
Farmacia.
adquisición.
Por solicitud de la Se incluye el Yesica Paola
Zaira
Babativa
visita de Centro de Salud Sanchez –
16/10/2019 2 Página 4 3 Linares
Ingeniera
habilitación se San Antonio de Regente de
complemento Yacopi Calidad
Farmacia.

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