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Nota sobre la evaluación: bien de forma intercalada en el texto, bien al final del artículo,
encontrará el enunciado de una o diversas actividades. Para superar esta unidad didáctica
deberá realizar estas actividades redactando un informe con comentarios y si resulta pertinente
una captura de pantalla de cada actividad para ilustrar su realización. Para entregar este
informe deberá crear un documento en formato PDF y usar el espacio de entrega del aula
virtual perteneciente a esta unidad didáctica.
1. Introducción al Sistema de Gestión Documental OpenKM
OpenKM es una herramienta para la administración de documentos y registros generados
dentro de una compañía, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para
mantener controlado la innecesaria duplicación de la información.
OpenKM provee una solución para:
La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible a través del
Sistema OpenKM para resolver problemas y tomar decisiones. OpenKM ayuda a mejorar los
procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas interrelacionadas) en un simple
herramienta, y permitiendo a los diferentes departamentos de la organización el acceso
controlado y supervisado a la información.
Fig. 1
1
Al acceder a la interfaz podemos encontrar diferentes apartados y opciones dent ro del Sistema
que explicaremos a continuación con más detalle.
Fig. 2
2
1.2.2 Barra de menú
La barra de menú está formada por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones.
Si una opción del menú aparece en gris, esta opción no está disponible.
Fig. 3
3
1.2.3 Barra de herramientas
La barra de herramientas se compone de botones con las principales funciones que el usuario
usará más frecuentemente. Al igual que la barra de menú, ocasionalmente los botones
aparecen en gris, lo que significa que estos no están disponibles.
● → Descargar un documento
● → Imprimir un documento
● → Bloquear un documento
● → Desbloquear un documento
● → Iniciar workflow
4
● → Saltar a la carpeta o documento marcado como inicio por el usuario
● → Escanear
● → Subir archivo
Fig. 5
1.2.5 Ruta
La ruta permanentemente indica tu localización dentro del árbol (Taxonomía, Thesauro,
Personal, etc. dependiendo de la vista en que estés habilitado en un momento dado)
Fig. 6
5
● → Estás subscrito a la carpeta y ésta contiene subcarpetas
● → Estás subscrito a la carpeta; ésta no contiene subcarpetas y es de sólo lectura
Fig. 7
● Pestaña de propiedades.
● Notas
● Pestaña de seguridad
● Pestaña relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Pestaña Wiki
● Workflow
● Pestaña de grupo de propiedades ( metadatos )
● Pestaña de Propiedades
● Notas
● Pestaña de Seguridad
● Historial ( control de versiones )
● Pestaña de Previsualización
● Pestaña de Relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Pestaña Wiki
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● Workflow
● Pestaña Texto extraído
● Pestaña de grupo de propiedades ( metadatos )
Disponible en
Fig. 8
Disponible en
● Menú Pop-up del árbol de carpetas.
● Menú Pop-up del navegador de documentos.
● Editar del Menú Principal.
● Barra de Herramientas.
7
Fig. 9
La opción "Importar documentos desde ZIP" te permite importar el contenido de un archivo ZIP
respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Cuando la ventana de inserción aparece en la
pantalla, selecciona la carpeta local haciendo clic en el botón "Examinar...". Si quieres notificar
por correo electrónico a los usuarios que has subido un nuevo archivo, marca el check
"Notificar usuarios". De otro modo, dejar esta opción deshabilitada. Puedes notificar a usuarios,
grupos de usuarios y a usuarios externos con credenciales.
Fig. 10
Para finalizar, haz clic en "enviar". Una vez que la subida del nuevo documento ha finalizado,
puede subir más documentos con la opción "Añadir otro archivo".
8
Fig. 11
Fig. 12
9
1.3.3 Edición y descarga de archivos
Icono de la operación:
Disponible en
Para comenzar a trabajar con un archivo deberás de hacer un “ Check-out” a este: el archivo
es descargado en el ordenador y abierto con el programa que le corresponde, para permitir que
sea modificado. Una vez que has hecho las modificaciones pertinentes, subirlo nuevamente
con un “Check-in” . De lo contrario, pulse la opción, cancelar .
El bloqueo automático de los documentos asegura que ningún otro usuario del sistema pueda
modificar su contenido mientras lo estás modificándolo.
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Fig. 13
Fig. 14
11
1.3.5 Cómo bloquear, suscribir, restaurar o eliminar un documento
Eliminar y restaurar
Icono de Operación:
Disponible en
Bloqueo
Icono de la Operación:
Disponible en
Si quieres proteger el archivo de modo que ningún otro usuario pueda hacer cambios sobre
este, puedes usar la función Bloquear. Esto significa que mientras que el archivo esté
desbloqueado, ningún usuario podrá modificarlo. Cuando está bloqueado, un icono de bloqueo
aparecerá al costado del nombre del archivo seleccionado. Y en la pestaña Propiedades,
aparecerá la información Status: Bloqueado por ( usuario )
Fig. 15
Vídeo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=xSzbb27qVhk
12
(Pulse la tecla de mayúsculas al pulsar este enlace para generar una nueva ventana)
El estampado en OpenKM
OpenKM, dentro de sus múltiples funciones como gestor documental, permite el estampado de
documentos mediante la marca de agua. Cuyo cometido principal no es otro que proteger la
información de posibles modificaciones no autorizadas.
A continuación veremos cómo se lleva a cabo este proceso de estampado en nuestro sistema
de gestión documental:
Fig. 15
13
caso de que el archivo de sellado seleccionado fuese en otro formato).
Fig. 16
También podemos añadir nuevas marcas de agua y editarlas o hacerlo con las ya creadas:
Fig. 17
14
Lo mismo ocurre si insertásemos una imagen:
Fig. 18
Fig. 19
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1.3.7 Encriptación de un documento
La criptografía permite la protección adicional de documentos en OpenKM. Con la extensión
de la criptografía, se puede cargar un nuevo documento cifrado, cifrar y d escifrar un
documento; editar existentes, comprobar documentos cifrados y descarga y descifrar
documentos encriptados. Con el fin de hacer el proceso de criptografía más segura, los
archivos se cifran y descifran en el equipo de usuario local por un webstarter firmado. Eso
significa que todo el tráfico de archivos de red es siempre con documentos cifrados.
Fig. 20
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Descripción de las diferentes opciones de iconos:
● → Encriptar un documento
Fig. 21
Aceptamos.
Aparecerá una ventana que solicitará nuestro permiso para ejecutar el software descargado.
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Fig. 22
Aceptamos.
Ahora simplemente poner la contraseña en los dos cajetines,
Fig. 23
18
Fig. 24
Después de que el documento se cifre a nivel local con la contraseña, se subirá a OpenKM.
Cuando termine el proceso, aparecerá un mensaje emergente que indica una carga correcta.
Fig. 25
Fig. 26
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Descargar documento descifrado
Esta operación descarga un documento cifrado y lo descifra localmente. Primero seleccione
algún documento cifrado en OpenKM. A continuación, seleccione la opción documento
descifrado y dos ventanas emergentes aparecerán para solicitar su autorización para ejecutar
el webstater de OpenKM ( ver figuras 21 y 22). A continuación, poner la contraseña.
Fig. 27
y seleccione el directorio en el que desea descargar la versión descifrada del documento
OpenKM.
Fig. 28
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Fig. 29
Fig. 30
Fig. 31
21
Fig. 32
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Check-in en el documento encriptado
Después de realizar cambios en el documento local (descifrado usando la opción de menú
Editar documento cifrado), debe subir una nueva versión del documento en el repositorio
OpenKM. Primero, seleccione el documento que desea cargar a OpenKM.
Fig. 33
Fig. 34
Fig. 35
Fig. 36
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Después, el documento será cifrado a nivel local con la contraseña y luego subido a OpenKM.
Cuando termine el proceso, aparecerá un mensaje emergente que indica una carga correcta.
Fig. 37
Fig. 38
Fig. 39
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Fig. 40
Fig. 41
Fig. 42
Encriptar documento
El encriptado de documentos cifrará algún documento no cifrado en OpenKM y lo reemplazará
con la versión cifrada. Por razones de seguridad todas las versiones anteriores de documentos
serán eliminadas y reemplazadas por el documento encriptado. El documento OpenKM se
descargará y se cifrará a nivel local, y luego será subido a OpenKM.
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Fig. 43
Fig. 44
Fig. 37
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1.3.8 Importación de correos electrónicos
Importar correos electrónicos del usuario desde alguna cuenta de correo de este por IMAP. La
importación es hecha automáticamente por OpenKM cada 60 minutos, dependiendo de la
configuración del ancho de banda de la red y otros parámetros; el tiempo de refresco podría ser
más grande que éste.
Los mecanismos de importación crean una estructura de carpetas basada en año, mes y
día,para organizar automáticamente los correos electrónicos importados.
Fig. 45
Los usuarios con privilegios de administración tiene acceso a todos los correos electrónicos de
los usuarios.
Fig. 46
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1.3.9 Gestión de notas, previsualización, relaciones, foro, wiki y texto
extraido.
En la parte inferior de la pantalla se detallan las propiedades del documento o carpeta con la
seguridad, la historia, las propiedades generales y aspectos específicos relativos a los
documentos definidos por los usuarios (documento de parametrización).
● Pestaña de propiedades
● Notas
● Seguridad
● Relaciones
● Log de actividad
● Foro
● Wiki
● Workflow
● Pestaña grupo de propiedades ( metadatos )
Fig. 47
● Pestaña propiedades
● Pestaña notas
● Pestaña del historial (control de versiones)
● Seguridad
● Previsualización
● Relaciones
● Log de actividad
● Foro y wiki
● Workflow
● Texto Extraído
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Fig. 48
Fig. 49
Nos permite comprobar que la aplicación ha analizado correctamente todo el contenido del
archivo.
La extracción de texto es la función que permite al usuario buscar el documento por cualquier
palabra que se encuentre dentro del archivo.
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1.3.10 Búsqueda de documentos
Fig. 50
30
1.3.11 Gestor de tareas
La opción de gestión de tareas permite crear, administrar y asignar tareas a los usuarios o
grupos de usuarios (roles). Se pueden crear proyectos, estados o tipologías que se pueden
asignar a cualquier tarea. Con el Administrador de tareas puede filtrar por proyecto o estado o
tipo creado por usted o asignado a usted.
Cada tarea puede estar asociada a uno o varios documentos, carpetas, correos o registros.
● → Añadir
● → Editar
● → Eliminar
● → Encontrar un documento
● → Buscar un archivo
● → Añadir hora
Vista predeterminada
Por defecto el Administrador de tareas muestra en vista de panel toda tarea activa asignada al
usuario conectado. En la esquina superior derecha hay un botón llamado Estado de la Lista
para el mantenimiento de la lista de estado de las tareas y la lista de proyectos para el
mantenimiento de listas de proyectos.
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Fig. 51
Estado
Cada tarea se ha asignado a algún estado. La lista de estado puede ser mantenida por los
usuarios con aprobaciones de la administración. Como una observación en la próxima captura
de pantalla cada estado puede indicar qué tarea terminó o no. Por ejemplo, en la lista que
aparece en la siguiente pantalla puede observarse el estado llamado "Cancelado" o
"Finalizado", que indica que la tarea no está activa.
Fig. 52
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Proyectos
Cada tarea se ha asignado a algún proyecto. Las listas de proyectos pueden ser mantenidas
por los usuarios con permisos de la administración. En la captura de pantalla siguiente se
puede ver una lista de proyectos.
Fig. 53
33
Fig. 54
A continuación, haga clic en el botón crear, en esta pantalla podrá agregar documentos
relacionados, carpetas, correos o registros. Haciendo click sobre el icono de búsqueda de
documentos ( buscar carpeta, mail o archivo, dependiendo del caso):
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Fig. 55
Fig. 56
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Un usuario con tarea asignada que no es propietario – sino creador - sólo se le permite
modificar el estado, el progreso de la tarea o añadir documentos relacionados, carpetas,
correos o registros como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Fig. 57
Filtrar tareas
Puede filtrar las tareas por tarea asignada o tarea creada y por estatus o proyecto. En la
próxima pantalla puede ver una tarea filtrada por las tareas creadas por el usuario.
Fig. 58
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En la próxima pantalla puede ver el filtro de la tarea por tarea asignada a los usuarios. Como se
muestra el botón de borrado sólo aparece en el caso que el usuario sea el creador (propietario).
En caso contrario, esta opción no está disponible.
Fig. 59
Hay una función de información sobre herramientas que permite mostrar todos los datos de las
tareas desde este punto de vista cuando el cursor esté sobre la tarea sujeto.
Fig. 60
2. Bibliografía
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1. Fernández, Arturo. "OpenKM: el gestor documental libre". Todo Linux: la revista
mensual para entusiastas de GNU/Linux, 2010 OCT;(119) pp. 42-46. Consultado el
20/11/2015
2. Youtube. Canal de OpenKM https://www.youtube.com/user/openkm
3. Guía de usuario. OpenKM http://docs.openkm.com/kcenter/
En este ejercicio el alumno deberá realizar varias mini tareas dentro del gestor documental
OpenKM. Para ello, accederá a esta url: http://pompeu.openkmcloud.com. Se le asignará un
usuario y contraseña a cada alumno, para la realización de éstas:
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