PROTOCOLO INSTITUCIONAL Y EMPRESARIAL.

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TEMA III.
PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DEL PROTOCOLO: REGLAS DE ORO.

Las precedencias oficiales.

Precedencias: orden de prelación para ordenar a determinas
autoridades públicas.
Acto oficial: aquel que organiza una institución pública (La
Corona, el Gobierno, la Administración del Estado, Comunidades
Autónomas, Corporaciones Locales...). Puede ser:
- De carácter general: conmemoraciones o acontecimientos
nacionales, autonómicos, provinciales o locales. Se repiten
año tras año. Ejemplos: el Día de la Hispanidad, el de la
Constitución, el 9 Octubre (Comunidad Valenciana).
- De carácter especial: se organizan con ocasión de
acontecimientos o conmemoraciones propias del ámbito
específico de sus respectivos servicios, funciones y
actividades. Ejemplo: presentación de un libro en el salón de
actos del Ayuntamiento de San Vicente.
En ambos casos, lo preside quien lo organiza pero, si atendemos
al principio de cortesía, el anfitrión puede ceder la presidencia al
invitado de honor.
La Precedencia está regulada por el Real Decreto 2099/83 de
4 de agosto. Se trata del honor que hace relación al lugar que una
persona debe ocupar respecto a las demás cuando concurren en un
acto público determinado. También puede ser entendida como la
ordenación jerárquica de las personas asistentes a un acto cuando
estableces los primeros puestos que conforman la presidencia del
mismo (autoridades de mayor relevancia).

La costumbre.
En protocolo, la costumbre adquiere rango de norma. Utiliza el
sentido común cuando organizamos un acto de carácter público o
privado.
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La cortesía.
La cortesía es el respeto a los demás. Consiste en procurar que
los demás esté cómodos y evitar situaciones desagradables. Es el
principio fundamental que preside los actos. Debe ponerse de
manifiesto por parte del anfitrión para evitar situaciones incómodas.
El Real Decreto 2099/83 confiere potestad al anfitrión que organiza
un acto para fijar la prelación de personalidades (el anfitrión puede
ordenar a sus invitados según le parezca).
El tratamiento.
El tratamiento es la expresión que por ley o costumbre suele
preceder al nombre de cualquier persona, a su cargo o a su título.
Hay que utilizarlo siempre en actos de carácter oficial, pero no es
obligatorio en los no oficiales. Es un título de cortesía, respeto y
honorífico que se concede en función de la dignidad de un individuo,
categoría o cargo, o por la situación social. Los tratamientos más
habituales son:
1. Majestad/Alteza: la Familia Real.
2. Excelentísimo o Ilustrísimo: autoridades civiles, militares o
eclesiásticas.
3. Señoría: jueces y diputados.
4. Señor Don: uso generalizado.
5. Otros: según actividades o territorios autonómicos (ejemplo:
presidente de la Comunidad Valenciana: Molt Honorable).
Ver Anexo 1.

El papel del anfitrión.

El anfitrión es quien organiza el acto. Su papel fundamental es
cuidar el factor humano, es decir, las relaciones personales con todos
los asistentes. Según el acto, deberá pensar cuáles son los objetivos
del mismo. Las tareas básicas del anfitrión son:
1. Invitar: firma la tarjeta.
2. Hacer agradable la estancia de los invitados.
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3. Planificar los objetivos del acto.

4. Atender personalmente a los invitados: cuando son muchas
personas se pueden utilizar otros recursos para que los
invitados estén bien atendidos. Puede encargarse de ello el
equipo directivo, apoyando en la labor de anfitrionaje.
5. Recibir y despedir: lo mismo que el punto anterior.
6. Controlar el encuentro: procurar que no se produzcan
situaciones delicadas entre los invitados. Lograr un clima
favorable, no situaciones incómodas.
7. Agasajar y ofrecer detalles.
8. Mantener siempre la tranquilidad. No mostrarse nunca
nervioso.
9. No concentrarse en un solo invitado.
10. No discriminar en función de categorías sociales.
11. Reflexión posterior de lo acontecido: postest. Debe
realizarse de manera conjunta, entre el anfitrión y los
coordinadores del acto.

La derecha.
La derecha es, en protocolo, el principal puesto de honor
(personas, banderas, espacio físico). El lugar de honor en un acto es
la derecha del anfitrión, y es ocupado por el invitado de honor o por la
persona de mayor rango jerárquico.
Público
5 3 1 2 4

El invitado de honor.
El invitado de honor es el de mayor relevancia o jerarquía. Es
la persona que debe ocupar el lugar más destacado del acto, es decir,
el puesto 1 (el del anfitrión) o a la derecha del mismo. Puede presidir
el acto en caso de que el anfitrión le ceda la presidencia.

La presidencia de los actos.

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La presidencia de los actos es el conjunto de personas que

ocupa el lugar más destacado. Está claramente distinguida. En ella se
coloca a las personas que tienen más relevancia o jerarquía, bien por
sentido común, por cargos o por lo que decida el anfitrión. Su
ubicación es en el extremo opuesto a la puerta de acceso.
El número de personas que compone la presidencia depende del
número de invitados y las características del acto y del espacio donde
se realiza (80 invitados 5 en la presidencia; 600 invitados  8 ó 10
en la presidencia). También depende de quiénes son las autoridades
que van a asistir al acto. No hay un criterio fijo.
Formas de componer una mesa presidencial:

5 3 1 2 4 6 4 2
1 3 5
Alternancia impar. Alternancia
par.

1 2 3 4 5
Lineal.
Las alternancias pares e impares se utilizan cuando la
presidencia es de mesa, es decir, sentada. La presidencia lineal se da
en saludos, recibimientos o actos que se celebran de pies (ejemplo: la
Familia Real).
En la alternancia par, los puestos centrales son el 1 y el 2, siendo
ocupados por el anfitrión o el invitado de honor.
Esto también se aplica a banderas, distribución del espacio
donde se celebra el acto... y no sólo en mesas presidenciales.
Tipos de presidencia:
1. Presidencia de pie: cuando los invitados están de pie, la
presidencia también. Características generales:
- Actos desarrollados en locales cerrados o al aire libre.
- Duración breve: no más de 20’.
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- Rigor en la ordenación de la presidencia: el hecho de que la

presidencia esté de pie no exime de ordenar a las autoridades
porque no está tan claro quién es quien.
- Libre albedrío de los invitados: no tienen ubicación precisa.
- Inauguraciones, primera piedra, recepciones...
2. Presidencia de mesa:
- Ubicación enfrente de los invitados.
- Extensión suficiente de la mesa: que no dé la sensación de
que no caben.
- Cuando los invitados pueden permanecer sentados.
- Actos institucionales y formales con una duración de más de
15 ó 20’.
- Ordenación en alternancia de derecha a izquierda.
¿Quién debe presidir? Un acto lo preside quien lo organiza,
pero hay que tener en cuenta el principio de cortesía, por lo que en
ocasiones el anfitrión cede la presidencia al invitado de honor o a la
entidad de mayor rango. En caso de cesión, el anfitrión ocuparía el
lugar inmediato a la presidencia, teniendo en cuenta que sólo puede
ceder un puesto a derecha o izquierda, es decir, ocuparía el puesto 2
ó el 3.
Según la teoría moderna, el anfitrión ocuparía el puesto 2, pero la
clásica dice que debe ocupar el 3. Esto es porque se supone que a la
derecha del anfitrión debe estar el invitado de honor, y puesto que ha
cedido la presidencia debe ocupar el puesto 3 para mantener al
invitado de honor a su derecha.

5 3 1 2 4

Normalmente, cuando hay un invitado muy destacado, se suele

utilizar la alternancia impar.
¿Qué personas deben ocupar los puestos de la
presidencia?
- Primeras autoridades políticas y sociales.
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- Autoridades de menor rango.

- Representación social.
- Invitado de honor.
- Patrocinadores y colaboradores.
- Oradores: conducen el acto como mantenedores o intervienen
en un momento determinado.
Criterios que se aplica para determinar quienes ocupan la
presidencia:
- La cortesía.
- Justificación: argumentar con criterios objetivos por qué
hemos montado la mesa presidencial.
- El sentido común para no ofender: ser hábil a la hora de no
molestar a ciertas personas.
- Pluralidad: las personas de la mesa deben representar a todas
las organizaciones que intervienen.
- Reconocimiento.
La presidencia fija es:
1. La Familia Real.
2. El Presidente del Gobierno: siempre que no vaya ningún
miembro de la Familia Real.
3. El Presidente de una Comunidad Autónoma.
4. El alcalde de un municipio (en el municipio).

La ordenación de las autoridades.

En la ubicación, las autoridades se ordenarán de mayor a menor
rango. Son embargo, en los discursos de ordenan de menor a mayor
rango. Se establece una tipología:
- Individual: autoridades, cargos públicos.
- Orden departamental: actos oficiales en los que acuden
personalidades del Ministerio. En función del ministerio al que
pertenecen ocuparan un lugar u otro.
- Colegiada: las autoridades pueden acudir en representación
de instituciones o corporaciones. Suele utilizarse cuando el
grueso de personas que acude es muy grande.
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Ordenación de las banderas.

1. Sistema lineal: Desde el punto central de un edificio y
hacia la derecha se colocan en fila india según rango
jerárquico, siendo la más importante la cercana al centro.
Simétrico, es igual pero en dos lados opuestos. Las banderas a
un lado y otro son las mismas.

2. Sistema de alternancia: En el centro la más

importante y en orden de alternancia de derecha a izquierda.
A la derecha del centro igual que cuando colocamos personas.

3. Doble fila
de banderas en alternancia asimétrica: Cuando tengo un
espacio central alrededor del cual monto el acto. Se utiliza en
salones de planos de ayuntamientos, por ejemplo. Se utiliza la
alternancia de derecha a izquierda.

4.
Triple juego de banderas (con banderas distintas): Se
configura teniendo en cuata la alternancia. Banderas distintas
en espacios distintos. Solo con banderas impares.

5. Triple juego de banderas (con banderas iguales).

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Criterios:
1. Banderas nacionales: Cuando tengo que colocar
banderas nacionales de distintos países.
- Actos organizados por la ONU: Orden alfabético de en
inglés (Spain).
- Actos organizados por la Unión Europea: Orden
alfabético según la lengua de cada país (España).
- Actos organizados por la OTAN: orden alfabético en
francés (Espagne).
- Existen organismos internacionales con normas
específicas para la colocación de las banderas.
- Respecto a la bandera de la UE existe cierto consenso
en que se coloque tras la bandera local.
2. Banderas autonómicas: El orden que se utiliza es la
antigüedad de la publicación del Estatuto de Autonomía en el
BOE. El orden actualmente es el siguiente: País Vasco,
Cataluña, Galicia, Andalucía, Asturias, Cantabria, La Rioja,
Región de Murcia, Comunidad Valenciana, Aragón, Castilla la
Mancha, Canarias, Navarra, Extremadura, Baleares,
Comunidad de Madrid, Castilla León, Ceuta y Melilla.
El País Vasco y Cataluña tienen la misma fecha de publicación,
por tanto, que se coloque una u otro primero depende de la
antigüedad del jefe de gobierno de la comunidad.
3. Banderas locales: a continuación de la
autonómica.

4. Bandera olímpica: sola y en un lugar especial y

sólo en actos organizados por el COI.
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5. Banderas de universidades públicas: Se admite

que las banderas de las universidades públicas puedan
colocarse junto con las otras siempre a continuación de la
local.
6. Banderas de instituciones privadas o empresas:
Sitio especial con mástil único.

El protocolo de los invitados.

Actos de pie: se debe evitar la excesiva protocolización del
público, aunque sí podemos establecer zonas acotadas para disponer
a determinas personas que asisten al acto. No obstante, lo que sí se
ordena es: la presidencia (personas, banderas), la corporación
anfitriona y determinados invitados con los que hay que tener cierta
deferencia.
En este tipo de actos los invitados nunca deben dar la espalda a
la presidencia. Deben estar de frente o casi de frente. Lo más
conveniente es que estén delante. La presidencia, asimismo, debe
estar en una situación elevada respecto al resto de los invitados. Las
referencias espaciales deben estar claras: no es fácil configurar los
espacios en actos de pie, con lo que hay que hacer un esfuerzo.
Actos sentados: hay que hacer un gran esfuerzo de
organización y precisión en la organización de los invitados. Debe
llevarse a cabo un control exhaustivo de las confirmaciones.
Hay diferentes formas de paliar las consecuencias adversas de
determinadas situaciones como, por ejemplo, que un invitado no haya
confirmado la asistencia y se presente. Para ello se tendrán los
llamados “asientos de seguridad”. La incidencia en un acto de
protocolo forma parte del acto mismo. En caso de que se produzcan,
se deben buscar soluciones inmediatas, rápidas y no demasiado
visibles.
La protocolización de los invitados dependerá de las
características del acto y del recinto donde se celebre.
Se asignarán asientos fijos a:
1. Asistencia de autoridades e invitados especiales.
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2. Deseo de establecer relaciones sociales (entre invitados).

3. Actos solemnes o de interés especial para el anfitrión
(potenciar la imagen de la institución, por ejemplo).
4. Cobertura de medios informativos: muchos actos tiene
trascendencia pública y son transmitidos por la televisión.
5. Invitados (VIP) + público en televisión: la asignación de los
asientos fijos puede ser exhaustiva (todos) o parcial (sólo
invitados VIP).
Hay que prever los asientos vacíos en las primeras filas, sobre
todo cuando el acto es cubierto por los medios. Hay que prever
determinados mecanismos para que no se vean o se disimulen los
asientos vacíos, pues hace muy mal efecto que se vean los espacios
más importantes vacíos.
Si después de la confirmación el invitado no ha venido, se debe
tener los teléfonos de contacto de las autoridades más importantes
para tener una respuesta en el momento.
Orden para asignar los asientos:
1. Ordenación de carácter individual: personalidad por
personalidad.
2. Ordenación de carácter corporativo: en grupo de pertenencia,
teniendo en cuenta que estos grupos tienen un orden
determinado. Del mismo modo, dentro de cada corporación se
ordenan individualmente. Ejemplo: todos los miembros de la
corporación de San Vicente, todos los de Muchamiel, etc.
Número de asientos impares:
Presidencia
11 9 7 5 3 1 2 4
6 8 10
22 20 18 16 14 12 13 15
17 19 21
33 31 29 27 25 23 24 26
28 30 32
etc.
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Patio de butacas.

Número de asientos pares:

Presidencia
14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7
9 11 13
28 26 24 22 20 18 16 15 17 19
21 23 25 27
etc.
Patio de butacas.