Arquivos e Gestão do

Conhecimento: interfaces

Profª Dra Valéria Martin Valls

Novembro de 2010
Apresentação...

n Doutora e Mestre em Ciências da Comunicação /

Bibliotecária (ECA/USP);

n Coordenadora e docente da FaBCI e docente da

pós graduação da EPG / Fundação Escola de
Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP);

n Consultora em gestão (qualidade, conhecimento e

informação).

@Valéria Valls 2010

Pontos a serem abordados...
n Panorama sobre a Gestão do Conhecimento

n O papel do arquivo na organização do

conhecimento explícito das Organizações e sua
contribuição para a implantação da Gestão do
Conhecimento Institucional.

@Valéria Valls 2010

Aspectos conceituais sobre a criação do
conhecimento nas Organizações, segundo
Davenport & Prusak
Dado Informação Conhecimento

Simples observações Dados dotados de relevância Informação valiosa da mente

sobre o estado do mundo
Facilmente estruturado
Facilmente obtido por
máquinas
Freqüentemente quantificado
Facilmente transferível
e propósito
Requer unidade de análise
Exige consenso em relação ao
significado
Exige necessariamente a
mediação humana
humana
Inclui reflexão, síntese,
contexto
De difícil estruturação
De difícil captura em máquinas
Freqüentemente tácito
De difícil transferência

Banco de Dados Sistemas ou Serviços Sistemas para Gestão

de Informação do Conhecimento

@Valéria Valls 2010

A criação do conhecimento,
segundo Nonaka & Takeuchi

n A criação do conhecimento consiste na dinâmica das

atividades proporcionada pela interação entre elos
humanos, documentos, treinamentos, reuniões e
decisões que, essencialmente, constitui o processo sob o
qual a Organização retém, utiliza e repassa o conhecimento.

n O conhecimento se baseia em dados e informações mas, ao

contrário deles, está sempre ligado as pessoas.

@Valéria Valls 2010

Os tipos de conhecimento

n Conhecimento tácito

n Conhecimento explícito

@Valéria Valls 2010

Conhecimento Tácito
n No seu caráter subjetivo é caracterizado pela experiência e
pelo resultado da prática; é dificilmente visível e exprimível;
é altamente pessoal e difícil de formalizar; abrange idéias,
valores, emoções e ideais.

@Valéria Valls 2010

Conhecimento Explícito
n É objetivo e é caracterizado pela racionalidade, pela
seqüência e pela teoria.

n É sistemático (palavras, números, símbolos, etc).

n Refere-se àquele conhecimento articulado em linguagem

formal, externalizado, objetivo, tangível, documentado, que
se refere a textos, livros, relatórios, documentos escritos em
geral, sendo de fácil coleta, codificação e recuperação.

@Valéria Valls 2010

A espiral do conhecimento
Diálogo

conhecimento explícito
Construção do campo

Socialização Externalização

Associação do
Tácito ® Tácito Tácito ® Explícito

Internalização Combinação
Explícito ® Tácito Explícito ® Explícito

Aprender fazendo

@Valéria Valls 2010

Como se dá a construção do
conhecimento...

n A construção do conhecimento é um processo intrínseco,

individual; duas pessoas produzem conhecimentos
diferentes a partir da mesma informação (objeto);

n A maneira como cada um vê/absorve a informação – a

relação do indivíduo com o objeto – é que determinará o
conhecimento a ser construído.

@Valéria Valls 2010

GC: algumas definições
n “Conhecimento tem sido caracterizado como um
ativo e o modelo implantado para gerir o
conhecimento nas Organizações tem sido
denominado como Gestão do Conhecimento”
(Davenport & Prusak)

@Valéria Valls 2010

GC: algumas definições
n “É o processo sistemático de procura, seleção,
organização, análise e disponibilização da
informação, de modo que se possibilite aos
trabalhadores de uma Organização a compreensão
necessária e suficiente numa área de interesse
específico” (Knowledge Management Glossary)

@Valéria Valls 2010

GC: porquê?
n Somente as Organizações que aprendem
continuamente sobreviverão.

n Todas as Organizações geram e utilizam

conhecimento, mas poucas gerenciam este
conhecimento como elemento crítico para a sua
manutenção e evolução.

@Valéria Valls 2010

Objetivos e benefícios da GC, segundo
Davenport & Prusak

n Criar repositórios de conhecimento que reúnam

tanto conhecimento quanto informação,
principalmente documentos escritos.

– Estes repositórios podem ser de três tipos:

– conhecimento externo (inteligência competitiva);
– conhecimento interno estrutural (relatórios, produtos,
procedimentos, documentos arquivísticos e técnicas);
– conhecimento interno tácito ou informal.

@Valéria Valls 2010

Objetivos e benefícios da GC, segundo
Davenport & Prusak

n Proporcionar ou aumentar o acesso à informação

e ao conhecimento, facilitando sua difusão dentro
da organização.

– São enfatizados a conectividade, o acesso e a

transferência de informação e conhecimento.
– A base para tais processos são as tecnologias digitais que
garantem a alimentação, o acesso e a transferência em
tempo real.
– O estabelecimento de normas e padrões são essenciais
para organizar a memória digital.

@Valéria Valls 2010

Objetivos e benefícios da GC, segundo
Davenport & Prusak

n Criar um ambiente positivo onde a criação,

transferência e uso do conhecimento sejam
valorizados. Isso envolve visão, valores e
comprometimento das lideranças dispostas a
encorajar a criatividade individual e o trabalho em
equipes multifuncionais.

n Reconhecer o conhecimento como um bem e

enfatizar seu valor para a Organização.

@Valéria Valls 2010

Elementos essenciais para a efetiva
Gestão do Conhecimento

Tecnologia
Alta Direção
da Informação

GESTÃO DO
CONHECIMENTO

Gestão de Serviços de
Pessoas Informação

CULTURA
ORGANIZACIONAL

@Valéria Valls 2010

Como organizar o conhecimento?

n Os ativos intangíveis de uma Organização podem

ser analisados, avaliados e administrados, mas
precisa-se de outras abordagens e instrumentos
em vez de administrar os fatores tradicionais de
produção.

@Valéria Valls 2010

Etapas para a Organização / Gestão
do Conhecimento, segundo
Davenport & Prusak

n Geração
n Codificação
do conhecimento
n Transferência

@Valéria Valls 2010

O conceito de arquivo

n Arquivo pode ser conceituado como uma

acumulação ordenada de documentos, em sua
maioria textual, criada por uma instituição ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecução de seus objetivos, visando à
utilidade que poderão oferecer no futuro (Paes,
2004).

@Valéria Valls 2010

Finalidade do arquivo

n Um arquivo é, basicamente, um espaço onde são

física ou eletronicamente retidos os documentos
gerados ou recebidos por uma pessoa ou
organização;

n Essa retenção prevê processos como: seleção,

organização, manutenção / guarda, conservação,
disponibilização, acesso, etc.

@Valéria Valls 2010

Finalidade do arquivo

n O arquivo atua como um “espelho” da

Organização, já que através dele é possível
demonstrar o passado, as práticas atuais e até
mesmo antever o futuro, através do acesso a
relatórios, planejamentos e projetos estabelecidos.

@Valéria Valls 2010

Arquivo X GC

n A manutenção de um arquivo contempla uma

iniciativa extremamente relevante da Gestão do
Conhecimento, que é o repositório de
conhecimento explícito.

@Valéria Valls 2010

Arquivo X GC

n Torna-se grande fonte de conhecimento para a

tomada de decisão;

@Valéria Valls 2010

Arquivo X GC

n Mantém conhecimento acessível, capaz de

apoiar atividades, otimizando processos
operacionais, táticos e estratégicos e integrando a
Organização em relação às suas práticas técnicas,
comerciais, administrativas, etc;

@Valéria Valls 2010

Arquivo X GC

n Impulsiona o re-uso do conhecimento e a

interação humana, fomentando o ambiente de
aprendizagem tão difundido pelos defensores da
Gestão do Conhecimento.

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n Atividades como classificação, avaliação e

descrição arquivística conceitualmente podem
ser relacionadas aos processos de organização do
conhecimento, com a indexação de
conhecimento explícito e disponibilização em
Portais ou repositórios;

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n A Tabela de Temporalidade Documental,

instrumento clássico da arquivística torna-se
elemento indispensável na classificação e
avaliação da extensa massa documental
disponível nas Organizações que gerenciam seu
conhecimento de maneira integrada;

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n A manutenção do arquivo contempla a premissa

básica da Gestão do Conhecimento que está
relacionada com o acesso ao conhecimento por
parte dos tomadores de decisão.

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n Documentos organizados promovem a

democracia no acesso à informação, evitando
conhecimento entesourado em uma área ou
pessoa, tão comum nas Organizações, muitas
vezes encarado como uma forma de reter poder e
manipular situações;

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n A organização do conhecimento prevê outros

suportes, além do tradicional meio físico (papel).
Os arquivistas devem ampliar seu campo de
atuação, entendendo que na Gestão do
Conhecimento o conhecimento certamente é
encontrado em diferentes suportes (mídias digitais,
por exemplo) e que as técnicas tradicionais
podem e devem ser customizadas;

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n A taxonomia, largamente propagada pelos

profissionais de Tecnologia da Informação, tem
sua base conceitual muito próxima a da
classificação arquivística.

n Há um espaço de atuação muito amplo nesse

sentido, apoiando as equipes de tecnologia na
concepção e implantação de Portais de
Conhecimento ou outras formas de acesso e
retenção de conhecimento;

@Valéria Valls 2010

Interface Arquivo X GC

n A implantação das comunidades de prática prevê

a participação de profissionais que conheçam a
Organização, seus funcionários, suas atividades e
os processos do negócio.

n O arquivista pode atuar como mediador entre as

necessidades de conhecimento e as fontes
disponíveis, muitas vezes fontes “humanas”,
encontradas na própria Organização.

@Valéria Valls 2010

Considerações finais

@Valéria Valls 2010

Reforçando...
n Os arquivistas podem e devem se integrar aos
projetos e iniciativas de Gestão do Conhecimento
em suas Organizações.

n Uma das etapas fundamentais é conhecer e

entender melhor os conceitos e fundamentos da
Gestão do Conhecimento, tentando “desnudar”
os termos e conceitos utilizados, observando
sua sinergia com as práticas da própria
gestão arquivística.

@Valéria Valls 2010

Recado final!

Em Gestão do Conhecimento não há

reserva de mercado nem corporativismos:

o espaço existe e será ocupado pelos

profissionais que demonstrarem
mais competência.

@Valéria Valls 2010

Obrigada

Valéria Valls
valls@uol.com.br

@Valéria Valls 2010