Tutorial Gestproject2010

Formación Gestproject 2010: organización de proyectos.
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1.- Principios de la gestión de proyectos.
2.- Gestión de proyectos.
3.- Ciclo de la gestión de proyectos.
4.- Beneficios de la gestión de proyectos.
5.- Modelo de gestión de proyectos: Gestproject.
6.- Pautas para implantar el modelo de gestión integrada de proyectos.
7.- Conclusiones finales.
1.- Principios de la gestión de proyectos.
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3La gestión de proyectos es la disciplina que facilita la planificación, organización y
control de todas las actividades del proyecto. Además, la gestión de proyectos es el
medio de integrar y compartir información y coordinar al equipo de trabajo de forma
sencilla y eficaz.
3Existen diferentes formas de gestionar proyectos, pero no todas son eficaces. El

modelo de Gestproject® permite gestionar cualquier tipo de proyecto de edificación,
urbanismo, ingeniería, instalaciones, etc. de forma integrada y con un control de
acceso a la información. Con el modelo establecemos un esquema o guía para la
redacción del proyecto.
3 El objetivo fundamental es mejorar la eficacia de la organización, optimizando los

recursos empleados y aumentando la calidad.
2.- Gestión de proyectos.
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¿Que aporta la gestión de proyectos a la oficina técnica?
3Valor para el cliente: imagen profesional, confianza y prestigio.
3Control de calidad: método de trabajo.
3Eficiencia: mayor productividad (optimización de tareas y recursos).
3Rentabilidad: reducir costes.
3 Nuevas oportunidades: clientes satisfechos, mercados más restrictivos y exigentes.

2.1.- Gestión de proyectos.
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Entorno.
Normativa.
Gestión
integrada
Tecnología.
2.2.- Gestión de proyectos.
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Método de organización. Control técnico y
económico de proyectos.
Gestión
integrada
Control de calidad.
Compartir información.
3.- Ciclo de la gestión de proyectos.
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La información es el elemento clave del ciclo de la gestión de proyectos.
•Lainformación es una fuente para el

análisis: progreso, actividades, recursos,
procesos, rentabilidad, etc.
Proyecto Datos
•Lainformación obsoleta es la principal
causa de incidencias, errores, etc.
•Actualmente, el origen de la rentabilidad

suele venir del modo en que organizamos
la actividad, no de la propia actividad.
Conocimiento Información
•La información es útil cuando está
vigente, disponible en el momento
(equipo de trabajo) y conocemos su
origen. También es nuestra fuente de
conocimiento.
Nota: Cada proyecto debe ser una nueva oportunidad para mejorar, aprender y conseguir nuevos encargos.
4.- Beneficios de la gestión de proyectos.
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Externos: Internos:
• Favorece el desarrollo de la oficina • Mayor eficiencia y eficacia.

técnica y su posicionamiento. • Estimula los recursos internos y externos.
• Imagen profesional. • Fomenta la calidad y mejora continua.
• Incrementa la confianza de nuestros • Optimiza los recursos y tareas: reduce
clientes. costes.
• Menos incidencias. • Fomenta la participación y comunicación.
• Acceso a concursos con requisitos de
calidad.
Nota: La gestión de proyectos aporta beneficios a nivel interno y externo.

5.- Modelo de gestión de proyectos: Gestproject.
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Gestproject 2008 incluye diferentes elementos de control que configuran un modelo de gestión de
proyectos eficaz.
El modelo de gestión de proyectos de Gestproject® permite a la oficina técnica:
3 Establecer un modelo de organización.
3 Simplificar la organización: integración de la información.
3 Marco de referencia: guía del desarrollo general del proyecto.
3 Normalizar actividades: método común de trabajo.
3 El control de la información y documentos está en el Jefe de Proyectos y no en el

usuario.
3 Visión global e integrada del estado del conjunto de proyectos (a nivel técnico y
económico).
3 Distribuir y compartir información y conocimiento con el equipo de trabajo.

5.1.- Modelo de gestión de proyectos: Gestproject
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La forma de proceder actual, ha
quedado superada por la cantidad de
información y modificaciones que se
producen. El Jefe de Proyecto carece
de un sistema apropiado para
coordinar y planificar las actividades
del equipo de trabajo. Los proyectos
actuales tienen más tipos de
participantes y dispersos. La oficina
técnica un entorno de trabajo para
dirigir eficientemente sus proyectos y
tomar decisiones realistas.
El entorno de trabajo tiene que estar

integrado por diferentes elementos
de control.
5.2.- Modelo de gestión de proyectos: Gestproject.
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El entorno de trabajo tiene que estar integrado por diferentes elementos de control que
permitirá a la oficina técnica reducir plazos y costes.
3 Ficha técnica: estudio de necesidades o especificaciones del proyecto (memoria

calidades, normativa).
3 Planificación: actividades, recursos y plazos.
3 Gestión documental: control de documentos que componen el proyecto (planos,

memoria, pliego de condiciones, actas, certificados, contratos, etc.).
3 Diario del proyecto: incidencias, modificaciones, reuniones, visitas a obra, actas, etc.
3 Revisión del proyecto: listas de chequeo (basadas en requerimientos de los colegios

profesionales, Ayuntamientos, etc.).
3 Análisis económico: rentabilidad del proyecto (ingresos, costes generales y de

personal).
3 Calidad: gestión del sistema de calidad (según ISO 9001). Opcional.

6.- Pautas para implantar el modelo de gestión.
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3 Reflexionar en grupo para conocer en que situación nos encontramos y que
podemos mejorar.
3 Trabajo en equipo: normalmente, quien mejor sabe como organizarse es la

persona que realiza la tarea. Establecer acuerdos.
3 Definir de forma precisa cómo realizar las actividades: modelo y método de

trabajo.
3 Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo. Reuniones de control:

¿hacemos lo que decimos?.
3 Los elementos más eficaces de la calidad son: la organización, trabajo en

equipo, motivación, formación y comunicación.
7.- Conclusiones finales.
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3 La información es el activo principal del proyecto y de la oficina técnica.
3 La gestión es un medio para la organización y coordinación del proyecto.
3 Actualmente, el origen de la rentabilidad suele venir del modo en que

organizamos y gestionamos el proyecto y no necesariamente del propio
proyecto.
3 Organización = productividad.
Formación Gestproject 2010: Entorno de trabajo.
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1.- Acceso a Gestproject® 2010
2.- Entorno de trabajo en Gestproject® 2010.
3.- Barra de menús y herramientas.
4.- Barra de consultas.
5.- Consultas generales.
6.- Menú contextual.
7.- Botón opciones.
2.- Acceso a Gestproject® 2010.
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Para acceder a Gestproject necesita de un “Usuario” y su
contraseña.
El “Usuario” está asociado a un recurso (persona), que
dispone de un conjunto de permisos de acceso a la
información.
Acceda mediante el usuario “Administrador” dejando la
contraseña vacía.
3.- Entorno de trabajo en Gestproject® 2010.
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Gestproject dispone de un entorno de
trabajo profesional y con un modelo
estándar de Windows. El interface contiene
los siguientes elementos:
3 Barra de menús.
3 Barra de herramientas.
3 Barra de consultas.
3 Consultas generales.
4.- Barra de menús y herramientas.
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La barra de herramientas está
agrupada según la barra de menú
y facilitan el acceso a las
diferentes funciones de
Gestproject.
La barra de herramientas se
puede configurar y distribuir
según nuestras preferencias y es
individual para cada usuario.
4.1.- Barra de menús y herramientas.
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Desde el menú “Ver / Barra de
herramientas” es posible activar o
desactivar cada grupo de
herramientas.
5.- Barra de consultas.
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La barra de consultas dispone de cuatro ventanas
con información del usuario activo:
3 Notas: comentarios del usuario.

3 Tareas pendientes: actividades sin realizar.
3 Mensajes sin leer: mensajes no atendidos.
3 Proyectos favoritos: lista de proyectos en proceso.
Nota: Las barras de consultas se pueden distribuir en diferentes partes de la pantalla o agruparlas todas en la misma posición.
5.1.- Barra de consultas.
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Las barras de consultas se pueden agrupar en diferentes posiciones. Para colocarlas en
un lateral, clic izquierdo sobre el título y sin soltar el botón, desplace el cursor sobre
uno de los iconos que aparecen en la pantalla.
Es más apropiado mantener el control visual automático para que se muestren sólo
cuando pulse sobre alguna ventana. Clic sobre el icono.
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La ventana es una consulta general que
contiene diferentes campos. Su contenido
se puede adaptar a las necesidades
particulares de cada usuario.
Ajuste el tamaño de la ventana según los
campos visibles, clic sobre el borde de la
ventana.
Es conveniente no disponer de un exceso
de información ya que estas ventanas
tienen por objeto disponer de una consulta
rápida o acceso a los formularios.
En este caso tenemos una lista de
proyectos en proceso. Es posible acceder
al proyecto o a su carpeta de archivos.
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La ventana de tareas pendiente contiene
la lista de tareas del usuario activo. Es
fácil asignar tareas a cada recurso
mediante la planificación del proyecto.
El usuario puede acceder a más
información de la tarea.
La configuración de las ventanas es igual a
las consultas generales que veremos a
continuación.
6.- Consultas generales.
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Las consultas son una representación
tabular de la información y se compone
de filas o registros y columnas. Las
consultas disponen de un conjunto de
funciones comunes:
3 Selector de campos.
3 Bloquear columna.
3 Filtro.
3 Resúmenes.
3 Agrupar.
Se pueden utilizar con una combinación,

logrando un avanzado sistema de
consultas.
Acceso: menú “Proyectos / Proyectos”.

6.1.- Consultas generales.
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Nota: Todas las consultas tienen
un icono a la izquierda de la barra
de campos.
Selector de campos:
Las consultas disponen de muchos

campos o columnas. Es preciso definir
los campos visibles según nuestras
necesidades.
Para configurar la consulta, clic en el
icono “Columnas” (esquina superior
izquierda de la consulta). Aparece la
ventana “Selector de campos” con la
lista completa de campos disponibles.
Active sólo los que quiera visualizar.
La próxima vez que entremos en la
misma consulta se mantendrá la última
configuración.
Nota: También es posible acceder al “Selector de campos” mediante el menú contextual “Columnas”.
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Bloquear columna:
En ocasiones los campos activos no aparecen en la pantalla y tenemos que

desplazarnos por la consulta para verlos. Es posible mantener bloqueadas una o
varias columnas como referencia.
Para bloquear los campos, clic en el icono “Bloquear”. Los campos se agrupan en el
lateral izquierdo y permanecen visibles aunque nos desplacemos por la consulta.
Nota: Es posible colocar los campos bloqueados en el orden que necesitemos.

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Filtro:
El filtro se utiliza para localizar información concreta. Por ejemplo: el conjunto de

proyectos viviendas, oficinas, urbanismo, etc. Se puede combinar los filtros en
diferentes campos. Por ejemplo: tipos de proyectos de un promotor, etc.
Para filtrar un campo, clic en el icono “Filtro”, seleccione una opción de la ventana. Hay
un conjunto de opciones fijas: “Sin valor” (registros vacíos), “Con valor” (registros con
datos), “Todos” (desactiva el filtro).
Nota: En los campos con un filtro aparece el icono relleno de color azul. Es posible filtrar diferentes campos a la vez.
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Filtro:
El filtro “Personalizado” es una opción avanzada que permite añadir diferentes criterios
de búsqueda.
Seleccionamos el “Operado” y a continuación el texto a localizar en el campo
“Operando”. Si añadimos varios criterios se activan las opciones “Condiciones Y”,
“Condiciones O” que determinan si hay que tener en cuenta los dos criterios a la vez, en
el primer caso, o no.
Nota: Con la opción “Contiene” no es necesario introducir el texto completo.

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Resúmenes:
Pulse en cualquier campo el icono “∑” y a continuación seleccione la

operación matemática que necesite.
Es posible realizar diferentes operaciones matemáticas. Estas son las
diferentes opciones:
3 Promedio.
3 Cantidad.
3 Máximo.
3 Mínimo.
3 Suma.
Nota: Pulse el icono “∑” para activar la función “Resúmenes”. Podrá añadir diferentes operaciones en cada campo.
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Agrupar:
Clasifica la información según los valores registrados. Esta función facilita la

consulta y localización de la información. Es una de las funciones más útiles
para el análisis de la información.
Podemos clasificar los proyectos por su tipología, situación, localidad, etc.
Nota: Pulse con el botón izquierdo un campo y sin soltar desplácelo ligeramente hacia arriba. Podrá agrupar diferentes campos con
el orden que desee.
6.7.- Consultas generales
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La distribución de los campos se puede establecer con el orden que
necesitemos.
Seleccionar un campo, clic izquierdo y sin soltar, arrastramos sobre la barra
de campos hasta la nueva ubicación. Soltamos cuando aparezcan las fechas
rojas.
6.8- Consultas generales.
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Los registros de cada campo se pueden agrupar por orden alfabético o
numérico.
Seleccionar un campo, clic izquierdo sobre el título. Según pulsamos se activa
el orden de mayor a menor o viceversa.
7.- Menú contextual.
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Las funciones completas de cada
consulta se encuentran distribuidas en
diferentes bloques en el menú
contextual (clic botón derecho).
Estas funciones se activan de forma
contextual, es decir, cuando sea
oportuno utilizarlas.
Algunas también están disponibles en la
barra de herramientas.
7.1.- Menú contextual.
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En el primer bloque dispone de las opciones
estándar “Copiar fila y Pegar fila”.
Seleccione uno o varios registros y a continuación
seleccione “Copiar fila”. Puede pegarlos como una
tabla de datos sobre la misma u otra consulta, o
en otro programa, por ejemplo, AutoCAD, Word,
Excel, etc.
Puede seleccionar en un proyecto un conjunto de
documentos y copiarlos en otro diferente.
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En el segundo bloque disponemos de funciones
para trabajar sobre la consulta.
3 Columnas: ocultar o mostrar campos.

3 Quitar filtros: desactiva el filtro o conjunto de
filtros. En ocasiones si tenemos varios filtros es
más cómodo desactivarlos por completo que uno
a uno.
3 Quitar resúmenes: desactiva las operaciones

aritméticas. Igual que la función anterior,
podemos desactivarlas por completo de una vez.
3 Expandir: cuando la consulta está “agrupada”

expande el conjunto de todos los grupos.
3 Contraer: contrae el conjunto de registro

agrupados.
3 Seleccionar todo: seleccionamos el conjunto

completo de registros actualmente en la consulta.
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El tercer bloque dispone de las funciones básicas
para añadir o editar la información:
3 Añadir: activa el formulario correspondiente

para añadir un nuevo registro.
3 Ver/Modificar: abre el registro seleccionado en

la consulta.
3 Eliminar: borra el registro seleccionado. Esto

es permitido si el registro no tiene asociada
información alguna. En caso contrario se
mostrará un mensaje de “error” y el registro
permanecerá en la BD.
3 Ver en nueva venta: abre el registro

seleccionado en otra pantalla.
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El cuarto bloque contiene un conjunto de
funciones para imprimir la información
seleccionada.
3 Imprimir vista actual: lanza la impresión con

un formato fijo y según la configuración en
pantalla.
3 Imprimir: utiliza un informe predefinido por el

campo “Plantilla” para la impresión.
3 Vista preliminar: muestra una vista previa del

informe seleccionado en el campo “Plantilla”.
3 Modificar diseño: diseñador del informe activo.

Es posible modificar los más de 100 informes
prediseñados y añadir nuevos. Sólo está activo
para los usuarios “administradores”.
3 Plantilla: contiene el diseño de los diferentes

informes (es posible disponer de múltiples
diseños).
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El quinto bloque contiene funciones para configurar las “vistas”.
Una “vista” es la configuración de filtros, grupos, etc. en una consulta. Las “vistas”
facilitan acceder rápidamente al conjunto de información que precisemos en cada
momento.
3 Vista: almacena el grupo de “vistas”.

3 Seleccionar: activa la “vista” indicada en el
campo “Vista”.
3 Nombre: indicamos el nombre de la nueva

“vista”.
3 Guardar como…: guarda el nombre de la nueva

“vista”.
3 Restablecer vista: activa todos los campos

disponibles en la consulta y los reubica según la
configuración original.
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El último bloque contiene la siguiente función:
3 Actualizar: actualiza la información de la

consulta que actualmente esté registrada en la
BD. En el transcurso del trabajo es posible que
otros usuarios hayan incorporado o eliminado
registros.
8.- Botón opciones.
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En los principales formularios
disponemos del botón “Opciones”. Las
funciones son idénticas salvo en el
formulario de “Proyectos”.
3 Vista preliminar: muestra una vista

previa del informe seleccionado en el
campo “Plantilla”.
3 Imprimir: utiliza un informe

predefinido por el campo “Plantilla” para
la impresión.
3 Modificar diseño: diseñador del

informe activo. Es posible modificar los
más de 100 informes prediseñados y
añadir nuevos. Sólo está activo para los
usuarios “administradores”.
3 Plantilla: contiene el diseño de los

diferentes informes (es posible disponer
de múltiples diseños).
Las funciones en proyectos las veremos
en el siguiente capítulo.
Formación Gestproject 2010: estructura oficina técnica.
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1.- Términos y definiciones.
2.- Introducción.
3.- Departamentos.
4.- Cargos.
5.- Recursos.
6.- Control y seguridad de acceso.
7.- Participantes.
8.- Contactos.
9.- Mi Empresa.
10.- Consultas de participantes.
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3 Administrador: usuario principal que Gestproject® incluye en la instalación (no se
puede eliminar y tiene todos los privilegios de acceso).
3 Contacto: recursos (persona) relacionada con un participante.
3 Documento: información (plano, memoria, contrato, certificación, etc.)
3 Elementos de control: información (registros) que utilizamos para realizar el

control y seguimiento del proyecto. Por ejemplo: presupuesto, modificaciones,
reuniones, actas, etc.
3 Fase: cada una de las partes de que se compone el proyecto. A cada fase se puede
asignar tareas y recursos para su control y ejecución.
3 La dirección: persona o grupo de personas que asumen la responsabilidad de la

gestión y control de la organización.
3 Participante: agente de la edificación, ingeniería o construcción (empresa o

autónomo) que interviene en el proyecto, por ejemplo: cliente o promotor,
colaborador, constructora, subcontratista, instalador, entidad de control, colegio
profesional, técnico, proveedor, etc.
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3 Perfiles: conjunto de permisos asociado al usuario de Gestproject®. Es el sistema
de seguridad y control de acceso de Gestproject®.
3 Planificación: programar y coordinar las diferentes actividades y medios

necesarios antes del inicio de la redacción de un proyecto. Debe ser la primera tarea
y es una de las actividades más útiles en la gestión y control de proyectos.
3 Recurso: equipo de personas que utiliza el Estudio de Arquitectura para el

desarrollo del proyecto. Se agrupan en departamentos.
3 Revisión del proyecto: control para comprobar el cumplimiento de los distintos

requisitos internos (oficina técnica) o externos (del cliente, normativa, auto chequeo
colegios profesionales, etc.).
3 Tarea: cualquier acción que se realiza en el contexto de la planificación del

proyecto y que normalmente puede estar asociada a uno o varios recursos
(personal). Se planifica mediante plazos de ejecución (fecha de inicio y fin).
3 Usuario: recurso que utiliza Gestproject® como control de acceso al programa.

2.- Introducción.
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Gestproject requiere de unos datos básicos para establecer el esquema de la
organización general en la oficina técnica, que utilizaremos para diferentes aspectos
de la gestión de proyectos:
3 Control técnico y económico del proyecto.

3 Trazabilidad de la información.
3 Control de acceso.
3.- Departamentos.
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Los departamentos son las unidades o áreas funcionales que forman la estructura
organizativa de la oficina técnica. Estas unidades se componen de recursos
(personas) que tienen asignados costes, tareas, permisos, etc. Mediante las
diferentes áreas podemos redistribuir actividades en cada proyecto, etc.
Un ejemplo, típico, de áreas funcionales en la oficina técnica pueden ser la siguiente:
3 Dirección.
3 Proyectos.
3 Obra.
3 Administración.
3.1.- Departamentos.
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Añadir: departamentos.
Acceso: menú “Participantes / Departamentos".
En el área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón

derecho). A continuación indique el nombre del departamento y una breve
descripción de sus funciones. Es posible crear sub departamentos asociando el
principal en el campo “Pertenece al departamento”.
4.- Cargos.
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Los cargos definen el nivel de responsabilidad. El cargo tiene asociado un coste hora que
empleamos para establecer los costes de recursos (personal) en el presupuesto de
honorarios. Hay diferentes criterios para establecer el coste hora de cada cargo, por
ejemplo, se puede indicar la media de los recursos asociados. En cualquier caso, cada uno
tiene que elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y actualizarlo
anualmente o cuando se oportuno.
Añadir: cargos.
Acceso: menú “Herramientas / Parámetros generales”.
derecho). Indique a continuación el nombre del cargo y su coste asociado.
Nota: Si desea modificar algún registro, pulse sobre el texto.

5.- Recursos.
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Los recursos son el equipo de personas que utiliza el Estudio de Arquitectura para el
desarrollo del proyecto. Se agrupan en áreas funcionales o departamentos.
Gestproject utiliza los recursos para los siguientes aspectos:
3 Presupuestos de honorarios.
3 Planificación del proyecto.
3 Responsabilidad técnica y autoría.
3 Trazabilidad de la información (origen de los registros).
3 Costes del proyecto.
3 Acceso a Gestproject.
5.1.- Recursos.
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Añadir: recursos.
Acceso: menú “Participantes / Personal".

derecho). Mediante el siguiente formulario registramos los datos básicos del personal.
El personal puede tener asociadas varias actividades profesionales a la vez.
5.2.- Recursos.
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Conviene completar los datos relacionados con la empresa en la pestaña “Relación
laboral” para disponer de una ficha completa. Los valores del coste son informativos
en este formulario, posteriormente los indicaremos.
5.3.- Recursos.
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Cada recurso debe tener asociado el departamento y cargo. Para mayor libertad se
puede asociar varios pero uno debe aparecer como “Predeterminado”. Con esta
opción cada registro del recurso quedará relacionada a su departamento principal.
Activar la pestaña “Departamentos y cargos”, en el área de la consulta, seleccione
“Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho).
6.- Control y seguridad de acceso.
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El control de acceso a las diferentes funciones o áreas de Gestproject se realiza
mediante los perfiles. El perfil define el conjunto de permisos de acceso a la
información. Normalmente están relacionados a los Cargos o categorías profesiones
de la oficina técnica.
Gestproject cuenta con cuatro niveles de permisos:
3 Ver: consultar información.

3 Modificar: registrar o modificar información.
3 Sólo del usuario: consultar información asociada al usuario.
3 Revisar: control de revisión de documentos.
Nota: Gestproject gestiona información tanto técnica como económica en el proyecto. Es necesario establecer un sistema de
seguridad que garantice la confidencialidad de los datos.
6.1.- Control y seguridad de acceso.
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Añadir: perfiles.
Acceso: menú “Herramientas / Usuarios y Perfiles".
En el área de la consulta, seleccione “Añadir”
mediante el menú contextual (clic botón
derecho). Indique a continuación el nombre del
perfil y una breve descripción (puede asociarlo
a los cargos o no según las necesidades). A
continuación, desde el “árbol” marcamos los
permisos relacionados.
Nota: Es posible crear tantos perfiles como sean necesarios. Se pueden crear varios usuarios para cada recurso o persona.
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Cada recurso en Gestproject debe contar con un usuario para acceder al programa. Así
se garantiza la trazabilidad (origen de los registros) de la información. Gestproject
cuenta con muchas funciones que automáticamente se registran con el nombre del
usuario activo (personal asociado).
Activar la pestaña “Usuarios” en

la parte inferior, en el área de la
consulta, seleccione “Añadir”
mediante el menú contextual
(clic botón derecho). A
continuación indique el nombre
del usuario (debe hacer
referencia al personal asociado),
el perfil y el nombre del recurso.
Nota: La contraseña la puede registrar directamente el usuario desde el menú “Herramientas / Cambiar contraseña”. El usuario
“Administrador” tiene todos los permisos activos y no se puede eliminar.
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Es necesario cambiar el recurso asociado al usuario “Administrador” que
por defecto instala Gestproject.
Doble clic sobre el registro, en el

formulario “Usuario”
modificamos el recurso en el
campo “Nombre del participante
asociado” en el que aparecerá la
lista completa de recursos
registrados antes en el menú
“Participantes / Personal”.
La próxima ocasión que
entremos en el programa
aparecerá en la parte inferior
izquierda de la pantalla nuestro
propio nombre.
Nota: El recursos Gestproject 2008 se puede eliminar en la consulta del menú “Participantes / Personal”.
7.- Participantes.
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El “Participante” es un agente de la construcción que actúa en el proyecto (empresa o
autónomo). La tipología está estructurada según la LOE.
Añadir: participantes.
Acceso: menú “Participantes / Participantes".
derecho). Registramos los datos básicos de identificación del “Participante” como el
nombre, abreviatura (alias), fecha de alta, etc. Si es una empresa, dejamos libre los
campos “Nombre y Apellidos”. Es obligatorio indicar la “Clase” del participante mediante las
opciones disponibles.
En la pestaña “Direcciones” indicamos la dirección principal y opcionalmente una
delegación.
Nota: El personal y Mi empresa forman parte de los participantes. Es por ello que aparezcan en la consulta general. El
participante con fecha de baja no estará activo para asociarlo a proyectos, facturas, etc.
7.1.- Participantes.
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En la pestaña “Tipos y Actividades” clasificamos al participante mediante su tipología. Es
posible asociarle varias tipologías activando la casilla correspondiente. Cada tipo de
participante tiene asociada una o varias “Actividades”. Estas actividades son las
diferentes actuaciones que tendrá el agente participante en el proyecto. La definición de
la tipología es fija mientras que las actividades son personalizables por el usuario.
Una combinación típica es el “Cliente” que participa también en el proyecto como
“Constructora”. El “Colaborador”, en ocasiones, también participa en el proyecto como
“Instalador” o “Subcontratista”. Todos los colaboradores deben tener activo el tipo
“Proveedor” para asociarle facturas que nos emitirá.
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En este ejemplo vemos la importante de las “Actividades”. Cuando asociamos un
participante al proyecto, la actividad será el valor que indiquemos en el campo
“Actuación”.
Realmente con un pequeño grupo de “Actividades” englobamos varias disciplinas y
hacemos una gestión más sencilla y eficaz. Es el propio usuario el que elige el nivel de
definición.
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Cada participante puede tener un conjunto de “Contactos” asociados. El
contacto es el recurso o personal del Participante.
Activar la pestaña “Contactos”, en el área de la consulta, seleccione “Añadir”
mediante el menú contextual (clic botón derecho). Registramos los diferentes
valores solicitados.
8.- Contactos.
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Los “Contactos” normalmente están asociados al “Participante” pero puede ocurrir, en
alguna ocasión que no sea así.
Añadir: contactos.
Acceso: menú “Participantes / Contactos".
En el área de la consulta, seleccione

“Añadir” mediante el menú
contextual (clic botón derecho).
Registramos los datos básicos de
identificación del “Contacto”. Si está
asociado a un “Participante” lo
seleccionamos en el campo
“Empresa”.
Activar “Contacto Principal” para
tener una lista de referencia para
envíos de documentación, etc.
El contacto lo podemos dar de alta
desde el propio formulario de
“Participantes” o desde “Contactos”,
el resultado es el mismo.
9.- Mi empresa.
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Mi Empresa es un tipo de participante. Por su relevancia tiene un formulario
particular, igual que el personal. Se utiliza como base de información para aspectos
económicos generales de la oficina técnica (presupuesto, facturas, etc.) y también del
proyecto.
Es posible tener una combinación de empresas y autónomos.
Nota: Gestproject es multiempresa. Esto quiere decir que es posible llevar el control económico de tantas empresas, o autónomos,
como necesitemos.
9.1.- Mi empresa.
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Añadir: Mi empresa.
Acceso: menú “Participantes / Mi empresa".

derecho). Registramos los datos básicos.
En el caso de una Ingeniería o Estudio de Arquitectura que esté constituido como empresa,
registramos su nombre en el campo “Empresa”, dejando libre los campos “Nombre y
Apellidos”. En el caso de ser un autónomo, dejaríamos libre el campo “Empresa”.
Es importante indicar “Mi empresa” predeterminada. Esto facilita el registro de datos
económicos posteriormente.
Nota: Una vez registrado los datos comprobaremos que en la consulta general de Participantes aparecen los datos.
9.2.- Mi empresa.
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En la pestaña “Administración” registramos las cuentas bancarias de la oficina técnica
o autónomo (ingeniero o arquitecto). Se utilizarán para llevar el control económico.
Activar la pestaña “Administración”, en el área de la consulta, seleccione “Añadir”
mediante el menú contextual (clic botón derecho). Registramos los diferentes valores
solicitados.
Nota: El campo “Alias” lo empleamos para identificar mejor la cuenta, sobre todo si en alguna coincide el Banco.
10.- Consultas de participantes.
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Hemos registrado diferentes participantes con su tipología. En la consulta general
aparecen todos sin ninguna clasificación. Es muy útil poder consultar la información
con algún orden particular.
Consultar participantes.
Acceso: menú “Consultas / Participantes / Tipos".
Con la función “Agrupar” que
dispone la consulta agrupamos por
el campo “Tipo Participante”.
Los registros de los participantes
aparecen clasificados por este
criterio. Sólo aparecen los “Tipos”
registrados en el grupo de
participantes.
10.1.- Consultas de participantes.
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En muchas ocasiones necesitamos tener un listado del grupo de instaladores de
“Fontanería”, o subcontratistas de “Forjados”, etc.
Consultar participantes.
Acceso: menú “Consultas / Participantes / Tipos y actividades".
Con la función “Agrupar” que dispone la

consulta agrupamos por el campo
“Actividad”
Los registros de los participantes aparecen
clasificados por este criterio. Sólo aparecen
las “Actividades” registradas en el grupo de
participantes.
Hay que tener en cuenta que estas
actividades son totalmente personalizables.
Formación Gestproject 2010: Proyectos I.
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1.- Estructura y flujo de datos del proyecto.
2.- Identificación del proyecto.
3.- Crear un proyecto nuevo.
4.- Menú de proyecto.
5.- Ficha técnica.
6.- Consulta de proyectos.
7.- Planificación.
8.- Diario de proyecto.
9.- Control de tareas.
10.- Documentos de proyecto.
1.- Estructura y flujo de datos del proyecto.
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El modelo de gestión de Gestproject cuenta con diferentes “elementos
de control” para el seguimiento del proyecto. Con Gestproject es
posible gestionar cualquier tipo de proyecto y con el modelo más
apropiado según nuestras necesidades.
2.- Identificación del proyecto.
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La identificación permite establecer una perfecta trazabilidad durante el ciclo de gestión
del proyecto. El proyecto tiene una identidad única y cualquier registro, informe,
archivos adjuntos, carpetas, etc. son fácilmente localizables.
La identificación se compone de los siguientes datos:
3 Proyecto: título del proyecto.

3Código: combinación alfanumérica que
identifica el proyecto de forma única (no se
puede repetir). También puede ser el
nombre de la carpeta de archivos. Se
recomienda un criterio lógico y sencillo e
introducir el año.
3 Grupo: naturaleza o usos del proyecto.

3 Tipo: tipología constructiva.
3 Clave: campo de libre uso (principalmente
para agrupar proyectos).
2.1.- Identificación del proyecto.
® Novonet
Conviene establecer un sistema único ya que no sólo afecta al registro en
Gestproject sino también a la estructura de carpetas de archivos.
El código puede ser una combinación de números y letras. Para elegir nuestro
modelo hay que tener en cuenta la formula más sencilla, por ejemplo, numérico:
año + número consecutivo.
® Novonet
En el caso de preferir que la carpeta del proyecto sea diferente al código
utilizamos el siguiente campo en el formulario del “proyecto” o en el asistente.
2.3.-Identificación del proyecto.
® Novonet
La identificación se debe completar con otros aspectos adicionales:
3 Encargo: define el conjunto de actividades a desarrollar.

3 Fase actual: fase en proceso (estarán disponibles sólo las fases planificadas)
3 Situación: indica un hito dentro de la fase actual (en proceso, pendiente de
licencia, terminado, etc.).
3 Prioridad: orden o importancia en el conjunto de proyectos.

3 Estado: están disponibles dos opciones, abierto o cerrado. Cualquier proyecto
cerrado queda bloqueado y no será posible añadir, modificar o eliminar ningún
registro. Se puede abrir en cualquier momento.
3 Fecha: alta del proyecto o expediente.

® Novonet
Los proyectos pueden estar agrupados por diferentes valores pero los más
significativos son el “Grupo” (naturaleza, origen, usos, etc.) y “Tipo” (tipología
constructiva o de proyecto). La tipología permite obtener análisis técnicos y
económicos del conjunto de proyectos. Es importante clasificar los proyectos incluso
para realizar el curriculum de la oficina técnica.
Agrupando la consulta general de proyectos es fácil saber el número total de cada
“Tipo”, su estado, plazos de entrega, localidad, prioridad, carpetas de archivos, etc.
® Novonet
Con el campo “Clave” es posible relacionar proyectos o expedientes que tienen en común
el origen del trabajo y forman parte de un conjunto de trabajos más global (medio
ambiente, edificación, obra civil, urbanización, macroproyectos, etc.) o nuevos encargos
de un proyecto ya cerrado (subproyectos). Esta relación es muy eficaz para mostrar datos
técnicos, informes, planificación, rentabilidad, etc.
En el siguiente ejemplo vemos un grupo de proyectos que mantienen una relación
mediante el valor “Pol. 120” en el campo “Clave”. Desde esta consulta tendremos
información del estado, situación, carpetas, etc.
3.- Crear un proyecto nuevo.
® Novonet
Añadir: proyectos.
Acceso: menú “Archivo / Nuevo / Proyecto / Proyecto".
Gestproject dispone de un
asistente para crear
proyectos.
Cada proyecto debe tener
un esquema común de
trabajo (ficha técnica,
documentos, planificación,
lista de chequeo, carpetas
de archivos, etc.). Este
esquema se crea en un
proyecto plantilla que
veremos posteriormente.
Ahora vamos a partir de
cero, activamos “Crear
Proyecto Nuevo”. Clic en
“Siguiente”.
3.1.- Crear un proyecto nuevo.
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En la siguiente pantalla indicamos el nombre y código del proyecto. El nombre de la
carpeta de archivos coincidirá con el “código” salvo que se quiera indicar un valor
diferente en el campo “nombre de la carpeta”. La ruta del proyecto podrá ser la general
o una particular “carpeta del proyecto”. Clic para “Terminar”.
Nota: Recordemos que el código no se puede repetir. Si todavía no tenemos un sistema concreto, es el mejor momento para crear uno.
® Novonet
Completamos la identificación del nuevo proyecto, teniendo en cuenta que la “Fase
actual” primero hay que planificarla.
También debemos establecer, en nuestro modelo de identificación del proyecto, el rango
numérico para indicar la “Prioridad”, por ejemplo, 1 (alta), 2 (media) y 3 (baja).
Nota: marcamos “Plantilla” para los proyectos “tipo” que utilizaremos como modelo o esquema de proyectos nuevos.
® Novonet
Un paso importante es la creación de las carpetas de archivos. Se recomienda centralizar
las carpetas en un único servidor. En Gestproject disponemos de dos opciones: una ruta
general para todos los proyectos o personalizada (en el mismo servidor, en diferentes
servidores o en diferentes rutas).
Seleccionamos en el botón “Opciones / Crear Carpetas”. En el menú aparece una lista de
opciones que contiene la estructura de carpetas de archivos.
Normalmente debemos utilizar la misma estructura si los proyectos son similares pero es
posible tener varios modelos por tipología de proyectos.
Seleccionamos de la lista las opciones que necesitemos. Es posible añadir el conjunto de
carpetas según avance el proyecto.
Nota: para personalizar la estructura de carpetas ver “Módulo 8 Configuración general.

® Novonet
Para acceder a las carpetas desde el proyecto seleccionamos en el botón
“Opciones / Ver carpetas”. En el ejemplo vemos como el nombre de la
carpeta coincide con el “Código del proyecto”.
® Novonet
El conjunto de proyectos en proceso
conviene que esté disponible en un acceso
rápido, “Proyectos favoritos”. Esta ventana
puede contener otro tipo de proyectos que
consideremos de interés.
Seleccionamos en el botón “Opciones /
Añadir a Favoritos” para añadir el proyecto
a la lista.
Desde la lista accedemos a la carpeta con
un clic en su campo, o al proyecto con
doble clic.
La configuración de la lista es individual
por usuario.
® Novonet
Una vez creado el proyecto, el acceso a las carpetas de archivos será tan
sencilla como seleccionarla desde el propio proyecto, “Proyectos favoritos” o en
la consulta general de proyectos.
4.- Menú de proyecto.
® Novonet
El formulario de proyectos contiene un menú de opciones
para acceder a los diferentes “elementos de control”. Los
“elementos de control” son la diferentes funciones que
contiene Gestproject para la gestión y control del conjunto de
proyectos y que están agrupadas en diferentes categorías:
3 Proyecto.
3 Obra.
3 Datos económicos.
3 Participantes.
3 Otros.
3 Revisión.
Las opciones disponibles dependerán de los permisos de cada
usuario.
5.- Ficha técnica.
® Novonet
Dentro del apartado de “Proyectos”,
disponemos de la ficha técnica, que es el
conjunto de datos técnicos necesarios para la
redacción del proyecto. El Jefe de Proyecto
debe realizar una recopilación
convenientemente detallada.
Esta información proviene de:
3 Cliente o promotor.
3 Normativa, legislación y consultas técnicas.
3 Estudio de Arquitectura, Jefe de Proyecto
(experiencia, sistema de calidad, etc.).
Esta información la empleamos como punto de
partida o referencia del proyecto. Cualquier
aspecto nuevo que el cliente necesite añadir la
consideraremos una modificación y deberá
documentarse convenientemente.
La ficha técnica es una información que debe
conocer: el equipo de trabajo interno y externo
que colaboren en el proyecto.
Se compone de dos consultas: datos generales
y elementos constructivos.
5.1.-Ficha técnica.
® Novonet
Añadir: datos generales.
Acceso: menú “Proyecto / Datos generales".

derecho). Seleccione, mediante la lista predeterminada, el campo “Dato”
(automáticamente aparece el grupo asociado que permite clasificar la información). A
continuación indicamos su valor. El campo observaciones lo utilizamos para anotar
cualquier referencia: cliente, normativa, ficha urbanística, etc.
Gestproject incluye una biblioteca de elementos de edificación e ingeniería
personalizables por el usuario.
5.2.- Ficha técnica.
® Novonet
Añadir: elementos constructivos.
Acceso: menú “Proyecto / Características técnicas".

derecho). Seleccione, mediante la lista predeterminada, el campo “Nombre”, que son
tipologías constructivas y/o características técnicas. A continuación seleccione, mediante
la lista predeterminada, el campo “Descripción. El campo observaciones lo utilizamos para
anotar cualquier referencia: definición mas detallada, dimensiones, tipos, marcas, costes,
etc. que nos ayuden a completar la información.
Gestproject incluye una biblioteca de elementos de arquitectura e ingeniería
personalizables por el usuario.
6.- Consulta de proyectos.
® Novonet
Una vez concluido el registro del proyecto y su ficha técnica, clic en el botón “Aceptar” del
formulario principal para cerrar y guardar el proyecto. Volveremos posteriormente para
añadir más información.
Los diferentes proyectos están disponibles en una consulta para abrirlos, hacer filtros,
agrupaciones, etc.
Acceso: menú “Proyectos / Proyectos".

6.1.- Consulta de proyectos.
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Debemos ordenar la estructura de la consulta con la información que más utilicemos.
Un ejemplo es mostrar sólo los siguientes campos:
6.2.- Consulta de proyectos.
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Posteriormente es posible realizar agrupaciones, por ejemplo, por el tipo o
situación de cada proyecto:
7.- Planificación.
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La planificación define la estructura y secuencia de actividades. Es el medio más eficaz de
organización del proyecto y del equipo de trabajo. La planificación es el elemento principal
de control del proyecto y de ésta depende posteriormente el análisis eficiente del progreso
técnico y económico. La planificación requiere dividir las actividades en tareas elementales
asociadas a un recurso. Mediante la lista de tareas es posible detectar incidencias y
desviaciones y emprender medidas preventivas y correctivas. Una vez concluido el
proyecto, la planificación es la base para realizar diferentes análisis.
Con el proceso de planificación se establece:

3 Qué hay que hacer (estructura de actividades y tareas).
3 Cómo (modelo de trabajo).
3 Quien lo tiene que hacer (recursos).
La planificación requiere establecer los siguientes pasos:

3 Fases.
3 Identificar las actividades (tareas).
3 Calendario (plazos).
3 Relaciones entre tareas (dependencias).
7.1.- Planificación.
® Novonet
Gestproject dispone de un diagrama de gantt para cada proyecto y uno general que
permite filtrar y localizar en todos los proyectos las tareas pendientes, prioritarias,
recursos, fechas, etc.
® Novonet
Añadir: fase.
Acceso: menú “Proyecto / Planificación".
Seleccionamos sobre el título del proyecto desde el diagrama de gantt. Seleccione

“Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho). Doble clic sobre la nueva fase.
La definición de la fase se realiza indicando el nombre en el campo “Fase” (seleccionar una
opción de la lista). El resto de valores, como el inicio y fin, dependerán del conjunto de
tareas, pudiendo quedar con los valores por defecto.
El campo “Prioridad” determina el orden o valor crítico (es muy útil para establecer la
importancia de las fases en el proyecto e incluso en el conjunto de todos los proyectos).
Este valor si es particular de la fase por lo que si conviene indicarlo.
Nota: El % completado lo dejaremos pendiente para indicarlo posteriormente.

7.3.- Planificación
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Añadir: tareas.
Seleccionamos sobre el título de una de las fases disponibles. Seleccione “Añadir” mediante
el menú contextual (clic botón derecho). Doble clic sobre la nueva tarea.
La definición de la tarea se realiza indicando el nombre en el campo “Tarea” (seleccionar
una opción de la lista o manualmente). El “Grupo” es la clasificación que permite analizar
posteriormente el progreso físico y económico. Para establecer el calendario utilizamos las
fechas y la “Duración” (dependerá de las fechas pero también es posible indicar un valor
numérico). El campo “Prioridad” determina el orden o valor crítico (es muy útil para
establecer la importancia de las tareas en el proyecto e incluso en el conjunto de todos los
proyectos).
Nota: Una lista de tareas bien estructura es la base fundamental del control técnico y económico del proyecto. La lista de
tareas permite definir que hay que hacer, cuando y quién.
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El “Hito” es una tarea que representa un punto de control en el conjunto de las
actividades (conseguir el estudio geotécnico, revisión del proyecto o el visado). Se
representa gráficamente como un rombo. Sus características son iguales a la “Tarea”.
Nota: Una tarea se puede convertir en un “Hito” activando la opción en el formulario.

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Una relación es un vinculo entre tareas y es una forma de establecer la secuencia de las
actividades a desarrollar en el proyecto. Mediante esta función se hace coincidir el inicio de
una actividad con el fin de otra.
Añadir: relaciones.
Seleccione “Editar relaciones”

mediante el menú contextual (clic
botón derecho). Clic en la tarea
principal y a continuación en la
segunda (hay que marcar en el medio
de las tareas). Para desactivar la
opción vuelva a seleccionar “Editar
relaciones”.
Gestproject permite vincular una
tareas con varias, incluso entre
diferentes fases.
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Cada tarea cuenta con un o varios recursos. Es una forma eficaz de distribuir el conjunto
de tareas del proyecto.
Añadir: recursos.
Sobre una tarea, doble clic. Activar la pestaña “Recursos”, en el área de la consulta,
seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho). El campo “Tipo”
determina si el recurso es Interno o Externo. Dependiente del tipo seleccionado
aparecerá una lista de recursos diferente. Seleccionamos el recurso en el campo
“Nombre”. El departamento aparecerá automáticamente (predeterminado). Si la tarea
la realiza un único recurso, indicaremos 100% en “Participación”.
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Automáticamente cada recurso recibirá en su ventana “Tareas pendientes”
información sobre la nueva tarea asignada. Cuando las tareas estén terminadas
desaparecerán de la lista automáticamente.
® Novonet
Existen dos formas de indicar el progreso de la tara:
3 El Jefe de Proyecto indica el % en el formulario “Tarea”.

3 Activamos “% Auto”. En este caso es el recurso (si tiene permiso) el que indica el
progreso de su actividad.
Nota: Hay que tener en cuenta que el % Completado se refiere al progreso físico de la tarea. Según los permisos activos, el
usuario podrá indicar el % completado.
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Según avancen las tareas aparecerá en las barras del proyecto, fase y tarea el
progreso en color verde.
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Un ejemplo de la gestión integrada de Gestproject es la consulta del conjunto de proyectos
en proceso.
Nota: Mediante el filtro que encontramos en el menú contextual, disponemos de múltiples opciones para localizar las
tareas asociadas a un recurso, entre fechas, etc.
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La planificación también está disponible en forma de consulta. Especialmente útil es el
“Diario de tareas” que nos muestra la estructura de tareas de cada fase, plazos, estado y
recursos. Fácilmente podemos filtrar por el conjunto de tareas pendientes de un
proyecto o de todos a la vez.
Consultar tareas.
Acceso: menú “Consultas / Proyectos / Planificación / Diario de tareas”.
Nota: En el diario de tareas del proyecto “Edificio de oficinas” podemos consultar el progreso del conjunto de tareas
en proceso. Mediante los filtros es fácil localizar las tareas pendientes de todos los proyectos.
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A través del “Grupo” es posible clasificar el conjunto de “Tareas” que tenemos en total o
en proceso y su progreso físico.
8.- Diario de proyecto.
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El Diario de proyecto es el conjunto de registros que comprende información de
modificaciones, incidencias, informes, etc. que se producen durante el ciclo completo
del proyecto y que se emplea como medio de control y seguimiento. Cada registro
mantiene la trazabilidad mediante la fecha, recurso, departamento y origen.
8.1.- Diario de proyecto.
® Novonet
Añadir: diario de proyecto.
Acceso: menú “Proyecto / Diario de proyecto".
derecho). Automáticamente aparecen varios campos completados: Fecha, Abierto por, y
Departamento. En cualquier momento podemos modificarlos, salvo el campo “Abierto
por”, depende del usuario activo. El Departamento que aparece es el “predeterminado”
en la ficha del recurso pero podemos modificarlo mediante la lista de opciones.
8.2.- Diario de proyecto
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El diario puede contener información de diferente naturaleza. Para su clasificación es
necesario tipificarlo mediante el campo “Tipo”. Normalmente, modificaciones, incidencias,
informes, etc. y su “Origen” o causa del registro. Se describe, brevemente, el asunto del
registro en el campo “Asunto” y en “Comentarios” el texto completo del registro (es
habitual hacer un informe técnico o acta de reunión, etc.). El “Estado” tiene dos opciones
fijas: pendiente o resuelto.
Nota: la información del campo “Asunto” aparece en el “Registro” del proyecto.

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Adjuntar documentos: es posible que necesitemos asociar información complementaria
(planos, informes, contratos, etc.).
Al seleccionar sobre el icono “carpeta” aparece la carpeta de archivos vinculada al
proyecto (en este caso sería una ruta “relativa”, documento adjunto en la carpeta del
proyecto).
Nota: los archivos “Adjuntos” están asociados mediante un enlace a los registros, no son archivos dentro de la BD.
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Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el informe o registro en
base a una plantilla personalizable. Seleccionar una plantilla de la lista y a
continuación “Imprimir” o “Vista preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
® Novonet
En la consulta podemos agrupar la información por diferentes criterios: “Tipo”, “Origen”,
“Estado”, etc. Con la combinación de filtros y agrupación, fácilmente podremos localizar
cualquier información del proyecto y, por supuesto, contar con un informe completo del
“diario de proyecto”.
9.- Control de tareas.
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Durante el desarrollo del
proyecto se debe
cumplimentar un “parte
de trabajo” para realizar
el control de las tareas.
Este parte lo realizarán
todos los recursos o
simplemente se limitará
al área de producción o
técnica.
Cada registro mantiene
la trazabilidad mediante
la fecha, recurso,
departamento y
proyecto. Este control
permite conocer el
tiempo total empleado
en cada proyecto y
analizarlo
posteriormente por
fases, tareas,
departamentos o
recursos.
9.1.- Control de tareas.
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Añadir: partes de trabajo.
Acceso: menú “Gestión / Parte de trabajo".
En la parte superior de la pantalla aparece el resumen diario, semanal y mensual del

recurso activo.
En función de los permisos de que disponga el usuario se podrá consultar la siguiente
información:
3 Recursos.
3 Resumen de costes.
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En el campo “Personal” se puede seleccionar los diferentes recursos disponibles. De
forma sencilla podremos consultar el tiempo registrado por cada recurso, los costes
o revisar el “parte de trabajo”.
Este campo sólo estará activo con el correspondiente permiso.
® Novonet
derecho). Automáticamente aparecen varios campos completados: Fecha, Abierto por, y
Departamento. En cualquier momento podemos modificar la Fecha mediante el calendario. El
Departamento que aparece es el “predeterminado” en la ficha de personal pero podemos
modificarlo mediante la lista de opciones. El campo “Personal” no es modificable y depende
del usuario activo.
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Seleccionamos el “Proyecto” de la lista disponible, teniendo en cuenta que sólo aparecerán
los abiertos. Si el proyecto está cerrado no se podrá añadir partes. En la “Fase” aparecerá
automáticamente la “activa” en el formulario del proyecto. A continuación indicamos la
“Tarea”. El “Grupo” permite mejorar el análisis de costes del proyecto.
Posteriormente podremos realizar análisis económicos del proyecto o por tipo de proyecto
del conjunto de tareas, departamentos, fases, grupo, etc. Esta información será muy valiosa
para utilizar en los análisis de costes de posteriores proyectos.
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El usuario dispone de los campos “Horas” y “Extras” para registrar el tiempo empleado en
realizar la tarea.
Cualquier nota técnica sobre la tarea la indicamos en el campo “Observaciones” como
medida de control.
Es muy importante que si en el día se realizan diferentes tareas, se registre varios partes
de trabajo. Conviene fijar criterios sobre que tipos de trabajos se corresponden con
tareas y el tiempo mínimo (para normalizar el registro y su análisis posterior). Hay tareas
que conviene agrupar en apartados más genéricos (si enviamos un fax son gestiones
administrativas o gestiones varias, no creamos una tarea específica que sea “enviar fax”).
Las tareas deben ser susceptibles de ser repetidas y de ocupar tiempos razonables del
trabajo de los recursos.
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El parte de trabajo se puede “Revisar”. Con esta opción el parte queda bloqueado para el
usuario que lo registro. Si fuera preciso modificarlo, el “administrador” o cualquier
usuario con permiso podría hacerlo.
Cualquier proyecto que esté cerrado tiene el mismo efecto que si estuviera “revisado”.
Como vemos en el ejemplo, el usuario que registro el parte no tiene activos los campos ni
los botones “Eliminar” y “Aceptar”.
Nota: Conviene revisar periódicamente que se estén aplicando los criterios generales del Estudio en la tipificación de las
tareas realizadas. Rellenar con tareas imprecisas afectará a un correcto análisis.
® Novonet
En ocasiones tenemos que “revisar” muchos partes a la vez. Para evitar hacerlo
individualmente, es posible utilizar la consulta del menú, “Consultas / Proyectos /
Partes de trabajo”.
Mediante el filtro indicamos un rango de fechas, recurso, fase, departamento, etc.
seleccionamos un conjunto de registros y a continuación con el menú contextual
“Revisar”.
Es posible seleccionar directamente un proyecto, como en el ejemplo, para “revisar”
todos sus partes.
® Novonet
Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el informe del parte de
trabajo. Seleccionar una plantilla de la lista y a continuación “Imprimir” o “Vista
preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
10.- Documentos de proyecto.
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Los diferentes archivos (planos, memoria, pliego de condiciones, contratos, etc.)
forman el conjunto de documentos del proyecto. Además del control de versiones,
tendremos una completa lista de planos, etc. e información adicional que nos
ayudará en futuras búsquedas de documentos, como localizar un plano en el que
se utilizó un detalle constructivo concreto.
10.1.- Documentos de proyecto.
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Mediante los filtros y agrupación tendremos un rápido control y acceso al conjunto de
documentos e información del proyecto: estado, naturaleza, etc.
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Añadir: documentos.
Acceso: menú “Proyecto / Documentos”.
En el área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic

botón derecho). Automáticamente aparece el proyecto y fase actual. Cada
documento queda identificado de forma única dentro de cada fase por el código (del
plano, etc.) en el campo “Documento” y el “Título”.
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La gestión eficaz de los documentos depende de dos aspectos: “Tipo” y “Grupo”.
3 Tipo.
Los documentos se clasificar por su origen: documento técnico (por ejemplo,
memoria, pliegos, contrato, etc.), documento administrativo u oficial (del colegio,
ayuntamiento, comunidad, cliente, entidad de control, etc.), planos, etc.
3 Grupo.
Es la naturaleza del documento (arquitectura, instalaciones, detalles, alzado,
secciones, etc.).
Posteriormente será sencillo localizar información de cada proyecto.

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En el apartado “Histórico” registramos las diferentes “Revisiones” o versiones del
documento.
Una “Revisión” es un cambio significativo del documento. El registro de estos cambios
es el medio de control y seguimiento.
Los cambios deben quedar perfectamente identificados y almacenados. Hay varias
posibilidades para mantener los archivos:
3 Generar un PDF.
3 Duplicar el archivo DWG, etc.
® Novonet
Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el informe del
documento en base a una plantilla personalizable. Seleccionar una plantilla de la lista
y a continuación “Imprimir” o “Vista preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
Formación Gestproject 2010: Proyectos II.
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1.- Participantes del proyecto.
2.- Gestión de obra.
3.- Revisión del proyecto.
4.- Informe técnico de proyecto.
5.- Consultas de proyectos.
1.- Participantes del proyecto.
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La identificación de los agentes del proyecto es el primer paso para crear la matriz
de responsabilidades. La gestión de participantes la utiliza el Jefe de Proyectos y el
equipo de trabajo como elemento de control y comunicación.
La matriz de responsabilidades se define por:
3 Función: tipo de participante.
3 Actuación: responsabilidad en el proyecto.
Nota: Las “Actividades” del participantes definen

la actuación que tendrá en el proyecto.
Nota: Esquema que define los tipos de participantes del proyecto. La estructura es fija.
1.1.- Participantes del proyecto.
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Para indicar la función del participante utilizamos una estructura según la LOE. Activar
el tipo de participante en el menú, en el área de la consulta, seleccione “Añadir”
mediante el menú contextual (clic botón derecho). Dependiendo de la función,
aparecen diferentes campos a completar.
Utilizamos a los “Colaboradores” como ejemplo. Normalmente, dependiendo de la fase
y tipo de proyecto, contaremos con un grupo de colaboradores. Sólo estarán
disponibles los participantes registrados con la tipología “Colaboradores” y su
“Actividad” que indicaremos en la “Actuación”.
1.2.- Participantes del proyecto.
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En muchas ocasiones, el participante contará con diferentes personas de
“Contacto”. Debemos indicar la relación, al menos, de los contactos “clave” para el
proyecto.
Con el menú contextual podemos acceder a la ficha del contacto o participante.
2.- Gestión de obra.
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Gestproject tiene dos elementos para el control y seguimiento de la obra.
3 Diario de visitas.
3 Actas.
Adicionalmente también contamos con la planificación general de la obra.
2.1.- Gestión de obra.
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El registro de las visitas permite hacer un informe técnico de la obra. Es una información
privada o “interna”. Con el conocimiento adquirido planificaremos mejor futuras direcciones
de obra.
Añadir: visitas de obra.

Acceso: menú “Obra / Diario de visitas".
derecho). Por defecto aparecen los datos básicos. Entre otros, el técnico que realiza la visita.
El campo “Grupo” lo utilizamos para clasificar el contenido, pudiendo elegir desde partidas o
elementos constructivos. El “Estado” tiene dos opciones fijas: pendiente o resuelto.
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En el caso de nos envíen un acto que no hemos realizado, podemos indicar el número en
el campo “Nº Acta”.
En el campo “Comentarios” describimos el contexto del registro (es habitual hacer un
informe, etc.).
® Novonet
Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el informe o registro en
base a una plantilla personalizable. Seleccionar una plantilla de la lista y a
continuación “Imprimir” o “Vista preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
® Novonet
Mediante la combinación de los filtros y grupos es fácil localizar o disponer de informes
técnicos del progreso de la obra.
® Novonet
El registro de las actas es un documento de control y seguimiento público a compartir
con diferentes participantes.
Añadir: actas.
Acceso: menú “Obra / Actas".

“Añadir” mediante el menú
contextual (clic botón derecho). El
formulario se compone de
diferentes pestañas.
Por defecto aparecen los datos
básicos. Entre otros, el técnico que
realiza el informe del acta.
El acta puede tener una información
general que indicamos en los
campos “Descripción” y
“Observaciones”. Es posible asociar
archivos adjuntos.
® Novonet
Activar la pestaña “Asistentes”, en el área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el
menú contextual (clic botón derecho). Registramos el conjunto de asistentes a la reunión,
indicando su “Actuación”.
® Novonet
Activar la pestaña “Detalles”, en el área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú
contextual (clic botón derecho). Registramos el conjunto de puntos trabados en la reunión.
Debemos establecer los siguientes parámetros:
3 Punto: es un campo alfanumérico y conviene definir el formato (A.1, A.2, B.1, 1.1, 1.2, etc.).
3 Grupo: elementos constructivos o partidas afectas.
3 Tipo: clasificación del registro (defectos, modificaciones, solicitud de documentación, etc.).
® Novonet
El “Origen” es la causa del registro, normalmente, dirección facultativa, constructora, cliente,
etc. El “Responsable” será el agente participante encargado de resolver la incidencia,
modificación, etc. Una vez resuelto indicamos la fecha en “Ejecución” y el “Estado” resuelto.
En “Comentarios” registramos el texto particular del punto. Es posible completar una página
A4 por cada punto del acta.
® Novonet
Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el acta en base a una
plantilla personalizable. Seleccionar una plantilla de la lista y a continuación “Imprimir” o
“Vista preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
® Novonet
El conjunto de los puntos tratados en actas anteriores aparecen como pendientes
mientas no pongamos fecha de “Ejecución”.
La redacción del acta mediante Gestproject resulta muy eficaz por el total control y
análisis de los puntos incorporados.
3.- Revisión del proyecto.
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Al finalizar cada fase el Jefe de Proyecto o el responsable debe realizar una revisión general de la
documentación y resto de información que contemple el proyecto.
La estructura de la lista de chequeo se compone de:
3 Grupo: conjunto de elementos a revisar.

3 Verificación: elemento a revisar.
Nota: El esquema puede contener el nivel de detalle que consideremos preciso.

3.1.- Revisión del proyecto.
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Activar la fase a revisar, en el área de la consulta, seleccione “Añadir Lista” mediante el
menú contextual (clic botón derecho). Aparece una ventana de Windows para seleccionar
la lista adecuada.
Es posible contar con el número de listas necesarias.
® Novonet
La revisión se realiza sobre las “Verificaciones” pero es posible revisar el conjunto de
elementos que contiene el “Grupo”.
Nota: Para revisar un elemento, active la “Verificación” y seleccione el estado mediante la opción “Marcar como...” mediante el
menú contextual (clic botón derecho).
® Novonet
Cada elemento contiene un registro de la fecha, estado y el recurso, manteniendo así
la trazabilidad en la gestión del proyecto.
Nota: Doble clic sobre la “Verificación” para mostrar el formulario del elemento.
® Novonet
Para imprimir la lista de chequeo, en el área de la consulta, seleccione “Imprimir” o “Vista
preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
4.- Informe técnico del proyecto.
® Novonet
Cada proyecto dispone de un informe que contiene un resumen general a nivel técnico.
Desde el botón “Opciones” tenemos la posibilidad de imprimir el acta. Seleccionar una
plantilla de la lista y a continuación “Imprimir” o “Vista preliminar” si preferimos ver el
resultado antes.
4.1.- Informe técnico del proyecto.
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El listado de proyectos es un informe general de los datos básicos del proyecto. Desde
la consulta es posible filtrarlos por una tipología, estado o fase e imprimir sólo una parte
de los proyectos.
Para imprimir el listado de proyectos, en el área de la consulta, seleccione “Imprimir” o
“Vista preliminar” si preferimos ver el resultado antes.
5.- Consultas de proyectos.
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En muchas ocasiones es necesario consultar información de un conjunto de proyectos.
Seleccionamos “Proyectos” en el menú “Consultas”. Disponemos de un grupo de
opciones para consultar desde los datos básicos de proyectos, documentos,
participantes, gestiones oficiales, planificación, etc.
5.1.- Consultas de proyectos.
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Ejemplo: necesitamos localizar proyectos con el valor “Caldera mixta 20.000 kcal/h.
Seleccionamos la consulta “Ficha técnica”. Filtramos por el campo “Valor”. Esta consulta
contiene una recopilación de los “Datos generales” y “Características técnicas” de la ficha de
proyectos.
5.2.- Consultas de proyectos.
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Ejemplo: necesitamos localizar proyectos con una estructura específica. Seleccionamos la
consulta “Ficha técnica”. Filtramos por el campo “Valor” indicando el dato deseado.
Formación Gestproject 2010: Administración.
® Novonet
1.- Introducción.
2.- Costes por cargos.
3.- Costes de personal y nóminas.
4.- Presupuesto de honorarios.
5.- Facturación.
6.- Análisis económico.
7.- Agenda.
8.- Mensajes internos.
9.- Normativa.
10.- Biblioteca.
1.- Introducción.
® Novonet
Una de las funciones de la gestión de proyectos es el control económico. El análisis
de Gestproject comprende los siguientes elementos:
3 Costes del proyecto (estructurales, directos y de personal).
3 Rentabilidad.
El seguimiento y análisis se puede realizar sobre un proyecto, tipos de proyecto,
promotor o cliente, provincia, etc.
Motivos para realizar un control económico del proyecto:
3 Prever los gastos en función de las tareas.

3 Conocer con antelación las desviaciones de cada fase y tareas.
3 Conocer las causas de las desviaciones.
La información nos permitirá realizar acciones preventivas y correctivas sobre el
proyecto pero además, aprender de los errores o incidencias para futuros proyectos.
1.1.- Introducción.
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El análisis económico de proyectos depende de los siguientes elementos:
1.- Definir los costes por cargos.

2.- Definir los costes del personal.
3.- Realizar el presupuesto de honorarios.
4.- Facturas de honorarios.
5.- Facturas de proveedores.
6.- Partes de trabajo.
7.- Consultas económicas.
2.- Costes por cargos.
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Cuando se hace la planificación del presupuesto es difícil saber qué recurso realizará
la actividad. Para ser más eficaces en el cálculo asignaremos un “Cargo” que tendrá
un coste medio del conjunto de recursos que lo componen.
En el módulo 3 definimos los “Cargos” y su coste. Recordemos que hay diferentes
criterios para establecer el coste hora de cada cargo: la media de los recursos
asociados es el más utilizado. En cualquier caso, cada uno tiene que elegir el sistema
que mejor se adapte a sus necesidades y actualizarlo anualmente o cuando sea
oportuno.
Ejemplo: estructura típica de cargos en una oficina técnica.

3.- Costes de personal y nóminas.
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Cada recurso tiene su propio coste que dependerá de su salario bruto. El control se
realiza mediante dos elementos individuales:
3 Coste de personal: define el coste hora del recurso. Lo emplearemos para calcular
el coste de cada tarea mediante los partes de trabajo (control de tareas).
3 Nóminas: define el coste bruto anual del recurso (incluidos seguros sociales, pagas
extras, etc.). Lo empleamos para calcular el coste indirecto de ciertos recursos (Jefes
de Proyectos, Directores de Proyecto, etc.).
3.1.- Costes de personal y nóminas.
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Añadir: coste de personal.
Acceso: menú “Administración / Costes de personal".
Los recursos disponibles aparecen en el listado de la izquierda. Activamos uno y a
continuación, en el área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual
(clic botón derecho). La fecha que aparece se puede cambiar mediante el calendario si
es necesario. Indicamos los valores de los costes (laboral y extra).
La fecha define el comienzo que tendrá los nuevos valores en los partes de trabajo.
Finalizan el día anterior al siguiente registro (nuevos costes).
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Añadir: nóminas.
Acceso: menú “Administración / Costes de personal".
Activar la pestaña “Nóminas” (en la parte inferior izquierda) y el recurso. En el área de la

consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho). La fecha
que aparece se puede cambiar mediante el calendario si es necesario. El valor del “Importe”
es la suma de los campos que aparecen abajo. Este registro puede hacer referencia al
sueldo anual (tendríamos un solo registro) o dividirse por meses, trimestres, etc.
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Dependiendo de las preferencias o circunstancias de la oficina técnica, hay recursos que
no registrarán el parte de trabajo (control de tareas). Puede ser el caso del Jefe de
Proyecto o Director de Proyectos (arquitecto titular) que por la diversidad de actividades
no sea operativo hacer un parte de horas. Pero sin embargo tiene un coste en cada
proyecto.
Activamos la opción “Estructural” para indicar que el valor registrado formará parte de
los costes indirectos. El resto de nóminas de los recursos sin activar esta opción no se
tendrá en cuenta para hacer cálculos. Simplemente permanecerán como histórico.
Nota: Como vemos en este ejemplo, es posible que un recurso tenga en un año sólo parte de su sueldo como coste estructural.
4.- Presupuesto de honorarios.
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Una de las actividades de la gestión de proyectos es el control económico. En el
presupuesto cuantificamos los costes y tiempo como referencia de los honorarios. Los
varemos colegiales, por diferentes motivos, ya no es la referencia más utilizada y
necesitamos una alternativa basada en los costes internos.
Los costes se dividen en las diferentes fases aceptadas por el cliente, prestando
especial atención a los recursos, el componente más relevante en el capítulo de
costes. Para planificar las actividades a realizar, Gestproject® incluye un completo
sistema de análisis de costes que reduce, en parte, el grado de incertidumbre e
imprecisión al comparar fácilmente proyectos similares. El presupuesto siempre debe
contemplar un apartado de contingencias para hacer frente a imprevistos que
habitualmente ocurren.
4.1.- Presupuesto de honorarios.
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Añadir: presupuestos.
Acceso: menú “Administración / Presupuestos".

derecho). El formulario cuenta con varias pestañas:
3 General y Anexo: describen la información que entregaremos al cliente.

3 Resumen, Costes directos, Costes de personal y Fase: comprende la información que
utilizaremos para cuantificar los costes del proyecto.
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Como primer paso debemos cuantificar los costes del proyecto. Esta información es la
base del control y seguimiento económico.
Costes directos.
Relación de costes materiales (colaboradores, visados, impresión, etc.). Se clasifican
inicialmente por la fase y tipo de coste.
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derecho). La “Fase” y “Tipo” clasifican la información del coste para posteriormente
realizar el control y seguimiento económico. Indicamos el valor del coste que
dependerá de un presupuesto que nos han enviado para una actividad concreta
(colaboraciones, etc.) o una referencia según nuestra experiencia (se puede asociar
un archivo relacionado). En observaciones se puede indicar cualquier aspecto
relacionado con el tipo de coste, etc.
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El conjunto de actividades a realizar definen la estructura de tareas y costes de
personal. La definición del grupo de tareas conviene que sea acorde a cada fase del
proyecto. Esto hace posible un control más sencillo y eficaz. Resultará difícil precisar los
costes de cada fase, si la estructura de tareas es muy básica, pero complejo su control
si fuera excesivamente detallada. El uso y análisis progresivo de Gestproject® facilitará
esta labor.
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derecho).
El desarrollo del proyecto estará dividido en diferentes fases. Cada tarea tendrá asociado un
“Responsable” que estará definido por la estructura jerárquica de la “oficina técnica” mediante
los “Cargos”. La división de tareas deben estar asociadas a los “Cargos”. Con el análisis inicial
de las funciones de cada “Cargo” y la planificación conseguiremos ajustar los costes del
proyecto. El “Grupo” de la tarea simplifica posteriormente el análisis.
La “Duración” (en horas) indica el tiempo previsto. Hay que tener en cuenta que la tarea
tendrá otras subtareas, por lo que hay que prever el tiempo total. Como medida de seguridad,
cada “grupo de tareas” deberían contar con un margen para futuras contingencias.
El “Coste” es un valor que dependerá del coste hora del “Cargo”. En algunas tareas es
necesario añadir un “Coste adicional” de desplazamiento, por ejemplo, para la dirección de
obra o las consultas técnicas con las administraciones.
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Concluida la planificación del coste, registramos diversos datos del presupuesto. La
identificación del presupuesto depende de un conjunto de valores:
3 Numero: automático.
3 Fecha: personalizable.
3 Título: valor interno (no se muestra en el formulario del cliente).
3 Descripción: información general que se incluye en la documentación para el cliente.
3 Cliente: destinatario del presupuesto.
3 Emisor: Estudio que emite el presupuesto.
3 Detalle: trabajos o fases a realizar.
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El resumen económico del presupuesto aparece en la parte inferior.
3 Coste previsto: valor planificado de costes.

3 Margen: % de beneficio aplicado respecto al coste.
3 Presupuesto: importe final de honorarios.
3 Descuento: % de descuento aplicado.
3 Resultado: beneficio esperado.
3 Fecha seguimiento: indicador para el seguimiento del presupuesto.
3 Aprobado: fecha de aprobación.
3 Estado: situación actual (aceptado, pendiente, rechazado).
Nota: Con el botón “opciones” se imprime el presupuesto. Es posible generar un PDF.

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La periodificación de la facturación se puede realizar mediante el “Plan de
facturación”. Esto permite establecer un calendario de facturación por proyecto. Las
fases pueden coincidir con las de producción (planificación) o no.
El importe total del presupuesto se puede dividir en diferentes fases indicando un “%”
o “valor”. A partir de la definición de cada fase, es posible generar la factura
directamente.
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“Añadir” mediante el menú contextual
(clic botón derecho).
Indicamos una “fecha prevista” para
emitir la factura y su “Fase”
relacionada. La descripción es un
campo de texto libre pero es posible
seleccionarlo en la lista de opciones.
La “Actividad” hace referencia al área
de actividad del Estudio (para
posteriormente realizar diferentes
análisis). El importe de la fase se
puede indicar por un “%” o “Valor”.
Con el botón “Opciones” emitimos

directamente la factura. Cualquier
aspecto posteriormente se puede
modificar en la propia factura.
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La gestión del presupuesto abarca diferentes consultas mediante los filtros y
grupos. Por ejemplo, es muy sencillo obtener un listado de presupuestos según el
tipo de proyecto.
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Otro ejemplo sería la relación de presupuestos pendientes de aprobación, por cliente, etc.
5.- Facturación.
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Gestproject es multi ejercicio y miti empresa. En la consulta general tendremos disponible
toda la información, debiendo filtrarla o agruparla para disponer del análisis necesario.
La consulta también dispone de información adicional como el importe cobrado o pendiente
por cobrar, siendo un sistema de información económica muy útil.
5.1.- Facturación.
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El formulario de la factura está dividido en dos áreas: identificación y datos generales.
Identificación.
Requiere poca intervención nuestra ya que casi todos los campos dependen de los datos que
posteriormente se incorporen. Lo primero que debemos añadir es tanto el “Emisor” como
“Cliente”, valores a seleccionar de la lista de opciones. El Estudio aparecerá
automáticamente si en “Mi Empresa” tenemos activada “Predeterminada”. En la lista sólo
aparecerán los participantes con el tipo “Cliente”.
Manualmente se puede cambiar el número de factura propuesto y la fecha.
Normalmente el % de IVA será el mismo pero se puede indicar un valor diferente mediante
la lista de opciones o incluso sobre el campo %. En el caso de que “Mi Empresa” sea un
autónomo tendremos disponible la retención de IRPF. La forma de pago y fecha prevista son
valores de referencia.
5.2.- Facturación.
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Datos generales.
Activamos la pestaña “Detalles” para registrar el concepto de la factura. En el área de la
consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho). La
“Descripción” se puede indicar manualmente o seleccionarla de la lista de opciones. En el
campo “Proyecto” sólo aparecerán la lista de proyectos abiertos. La “Fase” dependerá de
las registradas en el apartado “Fase”, en el presupuesto de honorarios.
Las actividades que tenga el Estudio en el formulario de “Participantes” aparecen en el
campo “Actividad” y es útil para un análisis posterior sobre la facturación por áreas
(edificación, urbanismo, tasaciones, informes, etc.).
En el campo “Precio/U” indicamos el valor. El “Total” dependerá de las “Unidades” que
indiquemos.
El nuevo registro aparecerá en la consulta de la pestaña “Detalles”.
Nota: La factura puede tener asociado varios proyectos a la vez.

5.3.- Facturación.
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Activamos la pestaña “Suplidos”. Es muy habitual hacer un pago adelantado en nombre
del cliente. Esta información no tendrá ningún efecto económico en el proyecto. En el
área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón
derecho). La “Descripción” se puede indicar manualmente o seleccionarla de la lista de
opciones. Indicamos el importe en el campo “Precio/U” y las unidades
correspondientes. El importe total aparecerá en la pantalla principal de la factura.
5.4.- Facturación.
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Activamos la pestaña “Cobros y vencimientos” para registrar los cobros de la factura. En el
área de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho).
El cobro de la factura puede ser por el importe total o parcial.
“Fecha” indica el día real del cobro (una vez indicada, el campo “Estado” pasará a
“Cobrado”). “Vencimiento” indica el día previsto del cobro (sino indicamos un valor en
“Fecha” el campo “Estado” pondrá “Pendiente”). Indicamos el número de cuenta del
Estudio registrada en “Mi Empresa”.
6.- Análisis económico.
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Gestproject tiene un amplio abanico de consultas económicas generales y de proyecto.
Seleccionamos “Económicos” en el menú “Consultas”. Disponemos de un grupo de
opciones para consultar desde información económica general y del conjunto de todos
los proyectos.
Nota: Grupo de consultas económicas del Estudio.
Nota: Grupo de consultas económicas de proyectos.
Nota: Presupuestos emitidos.
Nota: Grupo de consultas de análisis económico de proyectos. Por

ejemplo: rentabilidad de proyectos.
6.1.- Análisis económico.
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Ejemplo: análisis de rentabilidad de proyectos. Seleccionamos la consulta “Análisis
económico”. Lo primero que tenemos que hacer es calcular los costes “Estructurales” o
indirectos. Este calculo puede suponer varios minutos, dependiente del número de proyectos
y años registrados hasta el momento, por lo que se realizará sólo cuando necesitemos la
información. En el área de la consulta, seleccione “Calcular costes” mediante el menú
contextual (clic botón derecho). Aparece el siguiente mensaje con información sobre el último
calculo.
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Una vez realizado el calculo procedemos a la agrupación de la consulta con el campo
“Año”. Tendremos la rentabilidad de proyectos por año. Otro ejemplo sería agruparlo
por “grupo” o “tipo” de proyecto. Este análisis nos indica cual o cuales son los proyectos
más rentables. Es posible realizar multitud de consultas económicas, por ejemplo, por
cliente o promotor, localidad, etc.
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Ejemplo: facturas pendientes por emitir en cada proyecto. Seleccionamos la consulta
“Análisis de ingresos de proyectos”. Como sólo nos interesa la lista de proyectos con
facturas pendientes, tenemos que hacer un filtro “Personalizado” en el campo
“Pendiente” e indicar “mayor que 0,00”.
En las columnas “Presupuestado”, “Facturado” y “Pendiente” añadimos las operaciones
matemáticas que necesitemos.
7.- Agenda.
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La coordinación del proyecto requiere de un control de la agenda particular y del
equipo de trabajo. Gestproject contiene una agenda para gestionar las citas generales
y de proyectos.
La agenda tiene tres bloques:
3 Calendarios: muestra un
grupo de meses en función
del ajuste que realicemos en
pantalla.
3 Mis calendarios: usuarios

de Gestproject (aparecen
dependiendo de los permisos
del usuario activo).
3 Agenda: registro de las

citas.
7.1.- Agenda.
® Novonet
Añadir: citas.
Acceso: menú “Gestión / Agenda".
Seleccionamos un día en el área de la agenda. Doble clic sobre la entrada. En el campo

“categoría” indicamos la clase de cita, que posteriormente utilizaremos de filtro. En el
botón “Periodicidad” es posible ajustar los valores para repetir la cita a lo largo de un
periodo (muy útil para las visitas a obra).
7.2.- Agenda.
® Novonet
La cita puede tener otros “Asistentes” además del usuario activo. Con el botón “Añadir
Personal” asociamos diferentes recursos a la cita. Los recursos asignamos tendrán
disponible en su agenda la nueva cita.
7.3.- Agenda.
® Novonet
Si activamos diferentes recursos en el bloque “Mis calendarios” tendremos disponible
cada agenda. En el caso de tener permiso, también es posible añadir citas.
8.- Mensajes internos.
® Novonet
Los mensajes internos es otra forma más de integrar la información del proyecto.
Cada recurso los podrá consultar desde la ventana “Mensajes sin leer”.
Los mensajes pueden hacer referencia o no al proyecto.
Nota: Cuando el recurso recibe un mensaje nuevo le aparece un aviso.

8.1.- Mensajes internos.
® Novonet
Añadir: mensajes.
Acceso: menú “Gestión / Mensajes internos / Bandeja de salida".

derecho). Los campos “Asunto” y “Mensaje” tienen que tener un valor para detallar el
mensaje. Activamos la pestaña “Destinatarios” para indicar el/los recurso/s que recibirá/n
la información.
9.- Normativa.
® Novonet
El control de la normativa en el proyecto es especialmente relevante. Los técnicos y
Jefes de Proyecto invierten mucho tiempo en su localización y posterior consulta.
Registrar y agrupar la normativa por temas reduce significativamente el tiempo en
estas tareas.
El documento adjunto conviene que sea un archivo del servidor (deberíamos tener
una carpeta específica). Se puede indicar una dirección web pero no es recomendable
porque con el tiempo se puede perder el enlace.
10.- Biblioteca.
® Novonet
La biblioteca es la información que empleamos como soporte a diferentes actividades
en el proyecto. Es preferible que el campo “Grupo” coincida con el de normativa para
simplificar la estructura de datos.
El documento adjunto conviene que sea un archivo del servidor (deberíamos tener una
carpeta específica). Se puede indicar una dirección web pero no es recomendable
porque con el tiempo se puede perder el enlace.
Formación Gestproject 2010: configuración general.
® Novonet
1.- Introducción.
2.- Direcciones de carpetas.
3.- Interface.
4.- Preferencias.
5.- Administrador de utilidades.
6.- Parametrización general.
7.- Parametrización de Proyectos.
8.- Proyectos tipo.
9.- Copia de seguridad.
1.- Introducción.
® Novonet
La gestión y control del proyecto será tanto más eficiente cuanto mejor estén
estructurados los valores predefinidos. Las listas de opciones tienen varias funciones:
3 Normalizar los valores del proyecto.

3 Registro rápido de los formularios.
Gestproject® incorpora una biblioteca que incluye los elementos básicos para establecer
un modelo de organización eficaz. Dispone de diferentes estructuras de carpetas de
archivos, listas de chequeo, normativa y un asistente para crear proyectos rápidamente
con su ficha técnica, planificación, lista de revisión, etc. La biblioteca es una guía de
referencia para la organización rápida de la oficina técnica. En cualquier caso, siempre
hay valores que debemos ajustar según las diferentes necesidades. Con los parámetros
generales normalizamos y personalizamos la estructura de valores.
2.- Direcciones de carpetas.
® Novonet
La oficina técnica debe contar con un grupo de carpetas de archivos centralizadas en el
servidor para un uso común. Con ello conseguiremos una mayor organización y control de
la información.
En el menú “Herramientas / Opciones” activamos la pestaña “Ubicaciones” para configurar
las siguientes carpetas de archivos:
3 Proyectos: ruta general de las carpetas de archivos (cada proyecto puede tener una
dirección individual).
3 Imágenes comunes: ruta donde Gestproject almacena las imágenes de participantes y

de la portada del proyecto.
3 Plantillas: ruta de los informes de impresión.

Esta configuración tendremos que indicarla en cada PC que disponga Gestproject.
2.1.- Direcciones de carpetas.
® Novonet
Para una mayor organización y control, es recomendable centralizar en el servidor
las siguientes carpetas:
3 Imágenes generales.
3 Plantillas.
3 Copia de seguridad.
3.- Interface.
® Novonet
En el mismo formulario, activamos la pestaña “Estilos visuales” para configurar el
estilo del interface preferido. Hay una amplia variedad para elegir.
4.- Preferencias.
® Novonet
Ahora activamos la pestaña “Preferencias”. Ajustamos los siguientes valores según las
diferentes necesidades. Los valores predeterminados de “Localidad”, “Provincia” y
“País” los utilizamos para los nuevos registros de participantes y proyecto. En la
agenda es posible indicar el abanico horario y el incremento. Para recibir los avisos de
mensajes hay que dejar desactivado el valor “Desactivar avisos”.
5.- Administrador de utilidades.
® Novonet
El usuario puede configurar un acceso a sus programas “Favoritos” mediante el
“Administrador de utilidades”. Como en el ejemplo, es posible añadir un acceso
directo a carpetas, en nuestro PC, servidor o las web más utilizadas como los
Colegios de Arquitectos, etc.
6.- Parametrización general.
® Novonet
El correcto funcionamiento de Gestproject y de la gestión del
Estudio requiere de una parametrización adaptada a las
necesidades específicas. Esta parametrización consiste en indicar
la terminología de trabajo del Estudio. De esta forma, cuando
introducimos datos en los distintos formularios, están adaptados a
nuestra necesidades específicas.
Parametrización.
Acceso: menú “Herramientas / Parámetros generales".
Hay dos aspectos básicos de configuración inicial:
3 Cargos: categoría/responsabilidad.
3 Actividades: actuación de los participantes en los proyectos.
Las diferentes opciones están agrupadas en varios capítulos.
6.1.- Parametrización general.
® Novonet
Añadir: cargos.
Activamos el capítulo “Generales” y seleccionamos “Cargos de departamento”. En el área

de la consulta, seleccione “Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho).
Añadimos en el nuevo registro el valor de su “Coste hora” y el nombre del nuevo Cargo.
Nota: El coste hora debemos actualizarlo anualmente para calcular los presupuestos de honorarios.
® Novonet
Añadir: actividades.
Activamos el capítulo “Actividades”. Las opciones disponibles

pertenecen a la estructura de los participantes. Cada participante
puede tener una o varias actuaciones en el proyecto.
Seleccionamos “Clientes”. En el área de la consulta, seleccione
“Añadir” mediante el menú contextual (clic botón derecho).
Añadimos en el nuevo registro las diferentes “Actividades” de
nuestros clientes.
Nota: En cada tipo de participante tendremos disponible la lista de “Actividades” configuradas.

® Novonet
En el apartado “Mi Empresa” indicamos las diferentes actividades que realiza la oficina
técnica (ingeniería, arquitectura, etc.). Es útil para conocer los ingresos o gastos que se
producen que cada área de la oficina técnica.
7.- Parametrización de proyectos.
® Novonet
La gestión y control del proyecto será tanto más eficiente cuanto mejor estén
estructurados los valores predefinidos. A pesar de la biblioteca suministrada que incorpora
Gestproject, conviene adaptar la estructura de datos a las necesidades de cada oficina
técnica.
La parametrización más importante es la que afecta directamente a la gestión del
proyecto. La tabla siguiente muestra diferentes opciones.
7.1.- Parametrización de proyectos.
® Novonet
Parametrización.
Activamos el capítulo de “Proyecto”. Aparecen agrupadas las diferentes opciones.
Seleccionamos cada uno de los apartados para configurar los valores.
Nota: Debemos tener en cuenta que es más eficaz mantener sólo los valores que vamos a emplear y eliminar el resto.
® Novonet
La revisión el proyecto se encuentra en el capítulo, “Revisión”. Activamos la opción
“Revisión de proyecto”. Es posible crear una lista de chequeo para cada fase o
proyecto y fase.

® Novonet
derecho). Indicamos el nombre de la nueva lista. Seleccione “Añadir grupo” o “Añadir
verificación” mediante el menú contextual (clic botón derecho) para crear la estructura
de la lista. Los elementos de verificación deben estar agrupados según su naturaleza
para una consulta posterior.
8.- Proyectos tipo.
® Novonet
Ciclo completo de configuración de los proyectos “tipo”:
1.- Definir el modelo de gestión: parámetros de proyectos.

2.- Definir proyectos “tipo”.
3.- Crear proyectos: asistente.
8.1.- Proyectos tipo.
® Novonet
Parámetros necesarios para la configuración general de proyectos:
® Novonet
El esquema del proyecto tipo, en este ejemplo, contempla los siguientes elementos de
control (se pueden incorporar otros adicionales, según las necesidades):
1.- Identificación: referencia básica.

2.- Ficha técnica: datos generales y
elementos constructivos.
3.- Planificación: estructura de tareas,
duración y prioridades.
4.- Documentos: planos y documentos
técnicos (memoria, pliegos de
condiciones, etc.).
5.- Revisión: listas de chequeo.
® Novonet
Los proyectos “tipo” son modelos que utilizamos como esquema o guía de otro proyecto.
Cualquier proyecto se puede utilizar como referencia, pero no es lo más eficaz, ya que
posteriormente tendremos que eliminar información. Es más sencillo crear varios
proyectos “tipo”.
¿Cuántos proyectos “tipos” debemos crear?. Dependerá de las diferentes actividades o
“tipos” de proyectos que realicemos.
Crear proyectos.
Acceso: menú “Archivo / Nuevo / Proyecto / Proyecto".
Vamos a crear un proyecto “tipo” de

viviendas. Debemos tener una
codificación especial, por ejemplo,
“P001”. Así se podrán identificar
fácilmente.
En este proyecto creamos un
esquema mediante varios elementos
de control (identificación, ficha
técnica, documentos, planificación,
lista de chequeo, etc.).
Seleccionamos “Crear Proyecto
Nuevo” y a continuación su
identificación.
® Novonet
1.- Identificación.
Algunos valores de la identificación siempre serán idénticos al proyecto “tipo” pero
teniendo en cuenta:
3 Prioridad: dependerá del nuevo proyecto. Por defecto se puede quedar en “1”.
3 Clave: dependerá del uso que se le quiera aplicar (p.e. relacionar proyectos).
3 Fecha: lo dejaremos vació ya que hay que indicarlo en cada proyecto.
3 Proyecto y código: los del proyecto “tipo” no se utilizarán para los nuevos proyectos.
3 Plantilla: sólo los proyectos marcados como “plantilla” estarán disponibles en el asistente, evitando
copiar proyectos que no cumplan esta condición.
® Novonet
2.- Ficha técnica.
La ficha técnica comprende los datos básicos, necesarios para la redacción del proyecto:
es el estudio de necesidades, normativa, etc. Se incluyen en los apartados datos generales
y elementos constructivos.
La ficha técnica estará totalmente relacionada con la tipología del proyecto.
El valor de cada registro se quedará vacío. Lo añadimos en cada nuevo proyecto.
® Novonet
3.- Planificación.
La planificación define la estructura y secuencia de actividades. Es el medio más eficaz
de organización del proyecto y del equipo de trabajo. La planificación es el elemento
principal de control del proyecto.
La planificación requiere establecer los siguientes pasos:
3 Fases.
3 Identificar las actividades (tareas).
3 Calendario (plazos).
3 Relaciones entre tareas (dependencias).
Hay que establecer el número máximo de fases, después se podrán eliminar las que no
se necesiten. Si embargo, las tareas deben ser las adecuadas para cada fase. Según la
progresión y experiencia, esta planificación tendrá un análisis tan detallado que
tendremos con bastante aproximación la duración de cada tipo de proyectos.
® Novonet
La estructura de tareas debe contemplar la duración y secuencia cronológica que
establecemos con el calendario y relaciones. Las tareas críticas tendrán la prioridad “1”.
El nuevo proyecto acumula la experiencia de otros y la planificación, progresivamente,
tendrá un mayor valor de organización y control.
® Novonet
4.- Documentos.
Los diferentes archivos (planos, memoria, pliego de condiciones, contratos, etc.)
forman el conjunto de documentos del proyecto.
Hay diferentes documentos que, independientemente de la tipología del proyecto,
hay que incluir de forma estándar, por ejemplo: documentos del colegio,
administración, contratos, memoria, pliegos, etc. Es fácil establecer un grupo básico
de documentos a incluir de forma estándar.
® Novonet
5.- Revisión: listas de chequeo.
La lista de chequeo es el elemento de revisión de la documentación y resto de
información que contemple el proyecto.

Hay que crear una por cada fase planificada.
Nota: El esquema puede contener el nivel de detalle que consideremos preciso.

® Novonet
Una vez definidos todos los elementos, tendremos, como en el ejemplo, diferentes
proyectos “tipo” listos para ser utilizados.
El asistente, ahora tendrá cargados los nuevos proyectos tipo.
Nota: En el asistente conviene filtrar el campo “código” para que se muestren sólo las plantillas.
9.- Copia de seguridad.
® Novonet
En Gestproject almacenamos información de proyectos durante años. Como medida de
seguridad, es muy importante realizar copias de seguridad para evitar la perdida de
información de forma accidental. Al margen de las copias generales, prestaremos especial
atención en los siguientes momentos:
3 Actualización de Gestproject.
3 Cambio del servidor de datos.
Disponemos de dos opciones:
3 Copia manual.
3 Programación de la copia.
Nota: La copia se realiza de forma transparente para los usuarios activos. No es necesario salir de Gestproject.
9.1.- Copia de seguridad.
® Novonet
Crear copia manual.
Acceso: menú “Herramientas / Copia de seguridad”.
En ocasiones es importante realizar una copia manual, por ejemplo, actualización del
programa, sistema operativo o cambio del servidor.
Activar la pestaña “Crear”, seleccionamos la carpeta de destino, teniendo en cuenta que
será relativa al servidor. Clic en “Ejecutar ahora”. Se crea un nuevo archivo “.bak”
indicando el año, mes, día y hora.
® Novonet
Copia programada.
Acceso: menú “Herramientas / Copia de seguridad”.
Es especialmente importante activar la programación para realizar esta tarea de

mantenimiento automáticamente.
Activar la pestaña “Crear”, seleccionamos la carpeta de destino, teniendo en cuenta que
será relativa al servidor.
Es muy importante indicar la hora que deseamos hacer la copia, en el campo “Ejecutar el
día”. En “Periodicidad” seleccionamos “Diaria”. Es recomendable indicar en “Mantener
copias” un valor entre 2 y 4 para disponer de varias copias. Para finalizar, marcamos
“Activar la programación” y el botón “Programar”. Cada día, a la hora seleccionada, se
crea un nuevo archivo .bak indicando el año, mes, día y hora.
® Novonet
Restaurar una copia de seguridad.
Acceso: menú “Herramientas / Copia de seguridad".
Si en alguna ocasión fuera necesario cambiar de servidor y restaurar la copia de seguridad,
es preferible que se ponga en contacto con su distribuidor autorizado de Gestproject o
“Soporte técnico de Novonet”.

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Formación Gestproject 2010: organización de proyectos.

3Existen diferentes formas de gestionar proyectos, pero no todas son eficaces. El

3 El objetivo fundamental es mejorar la eficacia de la organización, optimizando los

3Valor para el cliente: imagen profesional, confianza y prestigio.

3Control de calidad: método de trabajo.

3Eficiencia: mayor productividad (optimización de tareas y recursos).

3Rentabilidad: reducir costes.

3 Nuevas oportunidades: clientes satisfechos, mercados más restrictivos y exigentes.

•Lainformación es una fuente para el

•Actualmente, el origen de la rentabilidad

• Favorece el desarrollo de la oficina • Mayor eficiencia y eficacia.

Nota: La gestión de proyectos aporta beneficios a nivel interno y externo.

El modelo de gestión de proyectos de Gestproject® permite a la oficina técnica:

3 Establecer un modelo de organización.

3 Simplificar la organización: integración de la información.

3 Marco de referencia: guía del desarrollo general del proyecto.

3 Normalizar actividades: método común de trabajo.

3 El control de la información y documentos está en el Jefe de Proyectos y no en el

3 Distribuir y compartir información y conocimiento con el equipo de trabajo.

El entorno de trabajo tiene que estar

3 Ficha técnica: estudio de necesidades o especificaciones del proyecto (memoria

3 Planificación: actividades, recursos y plazos.

3 Gestión documental: control de documentos que componen el proyecto (planos,

3 Revisión del proyecto: listas de chequeo (basadas en requerimientos de los colegios

3 Análisis económico: rentabilidad del proyecto (ingresos, costes generales y de

3 Calidad: gestión del sistema de calidad (según ISO 9001). Opcional.

3 Trabajo en equipo: normalmente, quien mejor sabe como organizarse es la

3 Definir de forma precisa cómo realizar las actividades: modelo y método de

3 Establecer objetivos a corto, medio y largo plazo. Reuniones de control:

3 Los elementos más eficaces de la calidad son: la organización, trabajo en

3 La gestión es un medio para la organización y coordinación del proyecto.

3 Actualmente, el origen de la rentabilidad suele venir del modo en que

3 Notas: comentarios del usuario.

Se pueden utilizar con una combinación,

Acceso: menú “Proyectos / Proyectos”.

Las consultas disponen de muchos

En ocasiones los campos activos no aparecen en la pantalla y tenemos que

Nota: Es posible colocar los campos bloqueados en el orden que necesitemos.

El filtro se utiliza para localizar información concreta. Por ejemplo: el conjunto de

Nota: Con la opción “Contiene” no es necesario introducir el texto completo.

Pulse en cualquier campo el icono “∑” y a continuación seleccione la

Clasifica la información según los valores registrados. Esta función facilita la

3 Columnas: ocultar o mostrar campos.

3 Quitar resúmenes: desactiva las operaciones

3 Expandir: cuando la consulta está “agrupada”

3 Contraer: contrae el conjunto de registro

3 Seleccionar todo: seleccionamos el conjunto

3 Añadir: activa el formulario correspondiente

3 Ver/Modificar: abre el registro seleccionado en

3 Eliminar: borra el registro seleccionado. Esto

3 Ver en nueva venta: abre el registro

3 Imprimir vista actual: lanza la impresión con

3 Imprimir: utiliza un informe predefinido por el

3 Vista preliminar: muestra una vista previa del

3 Modificar diseño: diseñador del informe activo.

3 Plantilla: contiene el diseño de los diferentes

3 Vista: almacena el grupo de “vistas”.

3 Nombre: indicamos el nombre de la nueva

3 Guardar como…: guarda el nombre de la nueva

3 Restablecer vista: activa todos los campos

3 Actualizar: actualiza la información de la

3 Vista preliminar: muestra una vista

3 Imprimir: utiliza un informe

3 Modificar diseño: diseñador del