NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
APOSTILAS OPÇÃO
2.1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia.
Arquivologia
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou
recebidos por uma organizaçã o, firma ou indivíduo. Esses
documentos sã o fontes das informaçõ es utilizadas para a
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos
por acumulaçã o ao longo das atividades e isso ocorre
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em
geral.
Um documento é qualquer meio que comprove a
existência de um fato, a exatidã o ou a verdade de uma
afirmaçã o. É uma unidade de registro de informaçã o
independente do suporte utilizado. Juridicamente, os
documentos podem ser considerados como atos, cartas ou
escritos que carregam um valor probató rio. Os documentos
preservados pelo arquivo podem ser classificados por
diferentes tipos em vá rios suportes.
Os arquivos sã o mantidos por entidades pú blicas federais,
estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais.
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como
“a entidade ou ó rgã o administrativo responsá vel pela
custó dia, pelo tratamento documental e pela utilizaçã o dos
arquivos sob sua jurisdição”.
Os conjuntos de atas de reuniõ es da Diretoria, de projetos
de pesquisa e de relató rios de atividades, mais os conjuntos
de dossiês de empregados, prontuá rios médicos, de boletins
de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma
Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas
atividades.
A ciência que estuda as funções, os princípios, as
técnicas do arquivo é chamada de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada
arquivologia pode ser chamado de arquivista.
A arquivologia busca gerenciar informaçõ es que possam
ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros
procedimentos no processo de identificação, organização,
desenvolvimento, processamentos, aná lise, coleta, utilizaçã o,
publicaçã o, fornecimento, circulação, recuperaçã o e
armazenamento das informaçõ es.
Algumas atribuiçõ es do profissional arquivista sã o:
gerenciar as informaçõ es, realizar atividades de conservaçã o,
preservaçã o, gestã o documental, disseminaçã o da informaçã o
que se encontra nos documentos, atuar em prol da
preservaçã o do patrimô nio documental de uma pessoa física
1 Martins, N.R. Noçõ es básicas para organização de arquivos ativos e
semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível
Noções de
Arquivologia
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em
instituiçõ es pú blicas como privadas, cuidando de arquivos
pú blicos ou privados, centros de documentaçã o, instituiçõ es
culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo
profissional arquivista é a elaboraçã o de instrumentos de
pesquisa e recuperaçã o da informaçã o, considerando a teoria
das três idades dos arquivos: corrente, intermediá ria e
permanente.
O gerenciamento da informaçã o, o desenvolvimento das
teorias, e as prá ticas de gestã o foram extremamente
importantes, intensamente revolucioná rias e fundamentais
para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento
da informaçã o conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e técnicas de organizaçã o sistemá tica
e implantaçã o de instituiçõ es e sistemas arquivísticas.
Embora existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que
buscam a conservaçã o de arquivos, um grande desafio
encontrado nesta á rea é que muitas empresas/organizaçõ es
nã o tem uma preocupaçã o específica pelos seus arquivos.
Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o
profissional também é desconhecido pela organização e as
atividades que esse profissional qualificado realizaria em prol
do gerenciamento das informaçõ es passam a ser exercidas
por profissionais de outras á reas nã o capacitados a atuar
como arquivista. Uma consequência do posicionamento de
algumas organizaçõ es é justamente a qualidade e resultado
dos serviços.
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido
durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma
organizaçã o, deve possuir conteú do, contexto e estrutura de
modo que sirva como prova da atividade. É uma informaçã o
registrada, independente da forma ou do suporte.
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo
recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um
arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteçã o
dos documentos e a facilitar o seu manuseio, sã o chamadas de
acondicionamento. O conjunto de operaçõ es de
acondicionamento e armazenamento de documentos é o
arquivamento.
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal
da diferença entre a arquivística e as outras ciências
documentá rias. Sã o eles:
Princípio da Proveniência
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser
organizados em obediência à competência e à s atividades da
instituiçã o ou pessoa legitimamente responsá vel pela
produçã o, acumulaçã o ou guarda dos documentos. Arquivos
a originá rios de uma instituiçã o ou de uma pessoa devem
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto
orgâ nico de produção, nã o devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
Princípio da Organicidade
As relaçõ es administrativas orgâ nicas se refletem nos
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade
segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funçõ es e
atividades da entidade produtora/acumuladora em suas
relaçõ es internas e externas.
Princípio da Unicidade
Nã o obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu cará ter ú nico, em
função do contexto em que foram produzidos.
em:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
1
 APOSTILAS OPÇÃO
1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. de registro de
documentos recebidos que lidam com o
Princípio da ou có pias sã o também recebimento de
Indivisibilidade ou transferidos para assegurar e/ou expedidos.
Durante a tramitaçã o documentos nã o
integridade a continuidade sabem, ou mesmo
Os fundos de administrativa. Também os arquivos correntes
podem exercer funçõ es nã o foram orientadas
arquivo devem ser chamado pertinência sobre como proceder
preservados sem funcional. de protocolo como
recebimento, registro, para o documento
dispersão, mutilaçã o, cumpra a sua função
alienaçã o, destruiçã o O nível de importâ ncia distribuiçã o,
movimentaçã o e na instituiçã o. Para
nã o autorizada ou dos arquivos está que este problema
adição indevida. relacionado com a maneira expedição de
documentos, daí a inicial seja resolvido,
como sã o geridos. Para que a implantaçã o de um
Princípio da os arquivos alcancem um denominaçã o comum de
alguns ó rgã os como sistema de base de
Cumulatividade nível de importâ ncia ainda dados, de preferência
O arquivo é uma maior, é necessá rio que Protocolo e Arquivo. E é
neste ponto que os simples e
formaçã o sejam geridos da forma descentralizado,
progressiva, natural correta, a fim de evitar o problemas têm seu início.
Geralmente, as pessoas permitindo que, tã o
e orgâ nica. acú mulo de massas logo cheguem à s
documentais instituiçõ es, os
Além dos princípios desnecessá rias, de documentos fossem
arquivísticos agilizarem açõ es dentro de registrados, pelas
mencionados, as bancas uma instituiçã o, enfim, que devidas pessoas, no
organizadoras tem cumpram a sua funçã o, seja seu pró prio setor de
explorado esse assunto, desde o valor probató rio até trabalho seria uma
dessa forma, aqui vai o cultural. ó tima alternativa. Tal
mais alguns princípios2: Sendo assim, ter seus açã o diminuiria o
documentos arquivados montante de
- Princípio da corretamente e documentos que
pertinência (ou devidamente organizados é chegam as
temá tico) – os uma iniciativa que precisa instituiçõ es,
documentos deveriam ser cultivada sempre, e os cumprem suas
ser reclassificados por motivos vã o desde agilidade funçõ es, mas sequer
assunto, sem levar em na hora de encontrar o que tiveram sua
consideraçã o a procura, até a praticidade tramitaçã o ou
proveniência e a de dividir o espaço com destinaçã o
classificaçã o original. outras pessoas e trazer registrada.
eficiência ao trabalho. Algumas rotinas
- Princípio da É extremamente devem ser adotadas
reversibilidade – todo importante que os no registro
procedimento ou documentos de arquivos documental, afim de
tratamento estejam sempre que nã o se perca o
empreendido em organizados por datas, controle, bem como
arquivos pode ser colocados em pastas surjam problemas
revertido, se separadas e devidamente que facilmente
necessá rio. identificados com etiquetas poderiam ser
ou marcaçõ es nas caixa- evitados. Um
- Princípio da arquivos, de modo que sua exemplo é como
proveniência territorial localizaçã o seja rá pida caso ocorre o
(ou Princípio da necessá ria. preenchimento do
territorialidade) – os campo Assunto, na
arquivos deveriam ser A gestã o de documentos maioria das vezes é
conservados em é o conjunto de feito de forma
serviços de arquivo do procedimentos e operaçõ es errô nea, ainda que
territó rio no qual foram técnicas referentes à sua seja um campo
produzidos, excetuados produção, tramitaçã o, uso, extremamente
os documentos avaliaçã o e arquivamento importante.
elaborados pelas em fase corrente e
representaçõ es intermediá ria, visando a sua Modelos de arquivos
diplomá ticas ou eliminaçã o ou recolhimento Baseados nas
resultantes de para a guarda permanente. primeiras definiçõ es
operaçõ es militares. Protocolo é a podemos dizer que
denominaçã o geralmente existem vá rios tipos
- Princípio da atribuída a setores de Arquivos, tudo
proveniência funcional – encarregados do depende dos
com a transferência de recebimento, registro, objetivos e
funçõ es de uma distribuiçã o e competências das
autoridade para outra movimentaçã o dos entidades que os
como resultado de documentos em curso; produzem. Os
mudança política ou denominaçã o atribuída ao Arquivos podem ser
administrativa, pró prio nú mero de registro classificados:
documentos relevantes dado ao documento; Livro Segundo as entidades
Noções de 2
Arquivologia
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criador- Pastas Suspensas
mantenedoras: Indicada para o
- Públicos (federal, arquivamento de 2

estadual, municipal) documentos em

- Privados tamanhos: oficio ou A
R
- Institucionais A4. Os documentos Q
(empresas, sã o arquivados na U
escolas, igrejas, posiçã o vertical I
sociedades, V
dentro da pasta, e a
O
clubes, pasta é colocada
associaçõ es). - em estantes.
N
Pessoais (fotos Possuem etiquetas A
de família, laterais para C
cartas, identificaçã o da I
O
originais de documentaçã o ou N
trabalhos, etc.). da pasta. É muito A
Temos utilizado em L
também os ,
arquivo corrente.
Arquivos que
guardam e Pastas Intercaladoras D
i
organizam Essas pastas c
documentos nã o utilizam varõ es i
cujas nem visores, e o
n
informaçõ es destina-se à guarda á
sã o registradas de pequenos r
em suportes volumes de papéis. i
o
diferentes do No dia-a-dia
papel: discos, dos escritó rios,
B
filmes, fitas e no entanto,
r
sã o chamados vá rios documentos a
de Especiais. sã o constituídos s
Estes podem por grande i
l
fazer parte de quantidade de e
um Arquivo papéis, e as peças i
mais completo. que os constituem r
o
Existem necessitam ser
aqueles que mantidas na ordem
d
guardam em que foram
e
documentos produzidas ou
gerados por acumuladas, para
T
atividades nã o perderem o e
muito sentido, como nos r
especializadas casos dos dossiês, m
i
como os por exemplo. n
Arquivos o
Médicos, de Pasta AZ l
o
Imprensa, de Ideal para o g
Engenharia, arquivamento de i
Literá rios e documentos em a
que muitas tamanhos oficio ou
vezes precisam A4. Os documentos A
ser sã o arquivados na r
q
organizados posiçã o vertical. u
com técnicas e Possibilita a i
com materiais colocaçã o de guias v
í
específicos. São indicando nome ou s
conhecidos nº do documento t
como Arquivos ou pasta. É muito i
Especializados. utilizado em c
a
Os tipos de arquivo corrente. ,
pastas
existentes sã o: Pasta Sanfonada 2
pastas Confeccionada 0
suspensas em diversos 0
5
(frontais ou tamanhos. .
laterais), Possuem divisó rias
pastas e guias para indicar documentos utilizados documentos em tamanho
intercaladoras, o assunto. É ideal em atividades externas, oficio ou A4.
pastas A/Z ou para o pois há maior mobilidade
outras. arquivamento de do usuá rio para o Pasta Americana
arquivamento de Confeccionada em

Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
diversos tamanhos. correspondências, sentido de valor
Pasta estilo caso policial separando as de cará ter probató rio, por exemplo. Apó s cumprirem
que possui aba para oficial de cará ter particular, suas respectivas
identificaçõ es. É ideal distribuindo as de cará ter funçõ es, os
para o arquivamento de particular a seus documentos devem
documentos utilizados destinatá rios. ter seu destino
em atividades externas, Apó s essa etapa, os decidido, seja este a
pois há maior documentos devem seguir sua eliminaçã o ou
mobilidade do usuá rio seu curso, a fim de recolhimento. É nesta
para o arquivamento de cumprirem suas funçõ es. etapa que a
documentos em Para que isto ocorra, devem expediçã o de
tamanho oficio ou A4. ser distribuídos e documentos torna-se
classificados da forma importante, pois por
Fichário correta, ou seja, chegar ao meio dela, fica mais
seu destinatá rio. fá cil fazer uma
O fichá rio se avaliaçã o do
classifica como arquivo Para isto recomenda- documento,
permanente. O fichá rio se: podendo-se assim
é um mó vel de aço - Separar as decidir de uma forma
pró prio para fichas, que correspondências de mais confiá vel, o
pode ter uma, duas, três cará ter ostensivo das de destino do
ou quatro gavetas ou cará ter sigiloso, documento. Dentre
estar conjugado com encaminhado as de cará ter as recomendaçõ es
gavetas para fichas e sigiloso aos seus com relaçã o à
documentos. respectivos destinatá rios; expediçã o de
No fichá rio - Tomar conhecimento documentos,
horizontal, as fichas sã o das correspondências de destacam-se:
guardadas em posição cará ter ostensivos por meio
horizontal, uma sobre da leitura, requisitando a - Receber a
as outras – modelo existência de antecedentes, correspondência,
KARDEX. As fichas sã o se existirem; verificando a falta de
fixados por meio de - Classificar o anexos e
bastõ es metá licos documento de acordo com o completando dados;
presos às gavetas. método da instituiçã o; - Separar as có pias,
Dessa disposiçã o das carimbando-o em seguida; expedindo o original;
hastes resulta que a - Elaborar um resumo e - Encaminhar as có pias ao
primeira ficha presa, a encaminhar os documentos Arquivo.
partir do fundo, ficará ao protocolo.
inteiramente visível, - Preparar a ficha de É vá lido ressaltar
deixando que da protocolo, em duas vias, que as rotinas acima
imediatamente inferior anexando a segunda via da descritas nã o valem
apareça uma faixa ficha ao documento; como regras, visto
correspondente à - Rearquivar as fichas de que cada instituiçã o
dimensã o da barra, e procedência e assunto, possui suas tipologias
assim sucessivamente, agora com os dados das documentais, seus
lembrando o aspecto de fichas de protocolo; métodos de
uma esteira. As faixas -Arquivar as fichas de classificaçã o, enfim,
que aparecem protocolo. surgem situaçõ es
funcionam como diversas. Servem
verdadeiras projeçõ es, A tramitaçã o de um apenas como
nas quais sã o feitas documento dentro de uma exemplos para a
anotaçõ es. instituiçã o depende elaboraçã o de rotinas
O fichá rio vertical é diretamente se as etapas em cada instituiçã o.
aquele em que as fichas anteriores foram feitas da
sã o guardadas em forma correta. Se feitas, fica Cadastro
posiçã o vertical, uma mais fá cil, com o auxílio do Nacional de
atrá s das outras, protocolo, saber sua exata Entidades
geralmente separadas localizaçã o, seus dados Custodiadoras de
por guias. É o modelo principais, como data de Acervos
mais usado por ser entrada, setores por que já Arquivísticos
mais econô mico. As passou, enfim, acompanhar
gavetas ou bandejas o desenrolar de suas O Cadastro
podem comportar um funçõ es dentro da Nacional de Entidades
grande nú mero de instituiçã o. Isso reduz o Custodiadoras de
fichas. tempo de algumas açõ es Acervos Arquivísticos
dentro da instituiçã o, foi instituído pela
Cadastro: acelerando assim, processos Resoluçã o nº 28 do
recebimento e que anteriormente CONARQ, com o
registro encontravam dificuldades, objetivo de fornecer o
como a nã o localizaçã o de có digo previsto na
Receber as documentos, nã o se Norma Brasileira de
podendo assim, usá -los no Descriçã o Arquivística
Noções de 4
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
- NOBRADE, Entidade documentos em legal, técnico,
denominado Custodiadora de razã o de seus histó rico, autoriza a
Có digo de Acervos valores sua eliminaçã o ou
Entidade Arquivísticos e o administrativo, determina a sua
Custodiadora envio do mesmo fiscal, jurídico- guarda permanente.
de Acervos para o e-mail: hierarquicamente
Arquivísticos - conarq@arquivona organizados de acordo com a
CODEARQ, cional.gov.br. função, subfunçã o e atividade
tornando (classificaçã o funcional), ou
possível a Plano de Classificação e de acordo com o grupo,
identificaçã o de a Tabela de subgrupo e atividade
cada entidade Temporalidade (classificaçã o estrutural),
custodiadora de responsá veis por sua
acervos O Plano de produçã o ou acumulação.
arquivísticos no Classificação e a Para recuperar com maior
Brasil. Apó s o Tabela de facilidade esse contexto da
cadastramento Temporalidade de produçã o documental,
e fornecimento Documentos de atribuímos có digos numéricos
do CODEARQ, Arquivo sã o aos tipos/séries documentais.
as entidades instrumentos A ausência de normas,
custodiadoras eficazes de gestã o A classificaçã o parte métodos e procedimentos de
de acervos documental. Estes de um processo trabalho provocam o acú mulo
arquivísticos dois instrumentos intelectual de desordenado de documentos,
terã o garantem a identificação e de transformando os arquivos
disponíveis no simplificaçã o e a reagrupamento em meros depó sitos de
site do racionalizaçã o dos sistemá tico de temas papéis, dificultando o acesso
CONARQ, procedimentos de semelhantes, segundo aos documentos e a
informaçõ es gestã o, imprimindo suas características recuperaçã o de informaçõ es
bá sicas sobre maior agilidade e comuns, podendo, em necessá rias para a tomada de
sua instituiçã o, precisã o na seguida, serem decisõ es no â mbito das
como: missã o recuperaçã o dos diferenciados, desde que instituiçõ es pú blicas e
institucional, documentos e das a quantidade assim o privadas. Diante dessa
acervos, informaçõ es, exija. Essa funçã o realidade, a elaboraçã o do
endereço, autorizando a consiste em um conjunto Plano de Classificaçã o assume
horá rio de funcionamento eliminaçã o de convençõ es, de uma importâ ncia relevante
e formas de contato. criteriosa de métodos e regras de como ferramenta de gestã o
O documentos procedimentos documental, exigindo, para
CODEARQ desprovidos de logicamente estruturados sua elaboraçã o, profundo
somente será valor que justifique que permite a conhecimento da estrutura e
fornecido às a sua guarda e a classificação dos funcionamento do organismo
entidades preservação dos documentos em grupos produtor e o
custodiadoras documentos de ou em categorias, comprometimento dos
que permitam guarda quaisquer que sejam os profissionais de todas as suas
acesso a seu permanente. suportes e a idade desses á reas de atuaçã o.
acervo, mesmo O Plano de documentos.
que com Classificação de De acordo com Faria3, Tabela de
algumas Documentos de o plano de classificaçã o é temporalidade de
restriçõ es. Arquivo resulta da o instrumento documentos de arquivo
A atividade de desenvolvido por A tabela de temporalidade
solicitaçã o do classificação que arquivistas para auxiliar é um instrumento arquivístico
có digo de recupera o na organizaçã o das resultante de avaliaçã o, que
identificação contexto de informaçõ es para a tem por objetivos definir
pela entidade produçã o dos recuperaçã o futura e para prazos de guarda e destinaçã o
custodiadora e, documentos de o armazenamento de documentos, com vista a
quando for o arquivo ordenado. Ele traduz o garantir o acesso à
caso, da agrupando-os de conhecimento dos informação a todos que dela
unidade acordo com o ó rgã o gestores sobre o estoque necessitem. Sua estrutura
administrativa produtor, a função, informacional bá sica deve necessariamente
a ela a subfunçã o e a arquivístico da contemplar os conjuntos
subordinada atividade instituiçã o. Podemos documentais produzidos e
ou da responsá vel por ainda considerar como o recebidos por uma instituiçã o
subunidade sua produção ou esforço da organização, no exercício de suas
custodiadora, acumulação. conjunto de documentos atividades, os prazos de
deverá ser A Tabela de ou arquivos de uma guarda nas fases corrente e
encaminhada à Temporalidade de instituiçã o ou pessoa intermediá ria, a destinaçã o
Coordenaçã o Documentos de física por meio da funçã o final – eliminaçã o ou guarda
do CONARQ, Arquivo resulta da arquivística de permanente, além de um
por meio do atividade de classificação. campo para observaçõ es
preenchimento avaliaçã o, que O Plano de necessá rias à sua
do formulá rio define prazos de Classificação de compreensã o e aplicaçã o.
Cadastro de guarda para os Documentos de Arquivo
apresenta os documentos
Noções de 5
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
pode ser dos prazos de
Apresentam-se expresso a partir guarda nas fases
a seguir diretrizes de uma açã o corrente e
3 FARIA, Wadson Silva. A
para a correta concreta que intermediária foi
normalização dos deverá definida a partir
instrumentos de gestão utilizaçã o do
arquivística no Brasil: um instrumento: necessariamente das seguintes
estudo da influência das ocorrer em variáveis:
resoluçõ es do Conarq na relaçã o a um
organização dos arquivos da 1. Assunto:
Justiça Eleitoral Brasileira. Neste campo sã o determinado I – Ó rgã os que
Dissertação (Mestrado em apresentados os conjunto possuem arquivo
Ciência da Informação) –
conjuntos documental. central e contam com
Faculdade de Economia, Entretanto, deve serviços de
Administração, documentais
produzidos e ser objetivo e arquivamento
recebidos, direto na intermediá rio:
hierarquicamente definição da açã o Para os ó rgã os
distribuídos de – exemplos: até federais, estaduais e
acordo com as aprovação das municipais que se
funçõ es e contas; até enquadram nesta
atividades homologaçã o da variá vel, há
desempenhadas aposentadoria; e necessidade de
pela instituiçã o. até quitaçã o da redistribuição dos
Para possibilitar dívida. O prazo prazos,
melhor estabelecido considerando-se as
identificaçã o do para a fase características de
conteú do da corrente cada fase, desde que
informaçã o, foram relaciona-se ao o prazo total de
empregadas período em que guarda nã o seja
funçõ es, atividades, o documento é alterado, de forma a
espécies e tipos frequentemente contemplar os
documentais, consultado, seguintes setores
genericamente exigindo sua arquivísticos:
denominados permanência - arquivo setorial
assuntos, junto às (fase corrente, que
agrupados segundo unidades corresponde ao
um có digo de organizacionais. arquivo da unidade
A fase organizacional);
classificaçã o, cujos
intermediá ria - arquivo central
conjuntos
relaciona-se ao (fase intermediá ria I,
constituem o
período em que que corresponde ao
referencial para o
o documento setor de arquivo
arquivamento dos
ainda é geral/central da
documentos.
necessá rio à instituiçã o);
Como
administraçã o, - arquivo
instrumento
porém com intermediá rio (fase
auxiliar, pode ser
menor intermediá ria II, que
utilizado o índice,
frequência de corresponde ao
que contém os
uso, podendo ser depó sito de
conjuntos
transferido para arquivamento
documentais
depó sito em intermediá rio,
ordenados
outro local, geralmente
alfabeticamente
embora à subordinado à
para agilizar a sua
disposiçã o desta. instituiçã o
localizaçã o na
A realidade arquivística pú blica
tabela.
arquivística no nas esferas federal,
Brasil aponta estadual e
2. Prazos de
para variadas municipal).
guarda: Referem-se
ao tempo formas de
concentraçã o II – Ó rgã os que
necessá rio para
dos arquivos, possuem arquivo
arquivamento dos
seja ao nível da central e nã o contam
documentos nas
administraçã o com serviços de
fases corrente e
(fases corrente e arquivamento
intermediá ria,
intermediá ria), intermediá rio: Nos
visando atender
seja no â mbito ó rgã os situados nesta
exclusivamente às
dos arquivos variá vel, as unidades
necessidades da
pú blicos organizacionais sã o
administraçã o que
(permanentes ou responsá veis pelo
os gerou,
histó ricos). arquivamento
mencionado,
corrente e o arquivo
preferencialmente,
Assim, a central funciona
em anos.
distribuição como arquivo
Excepcionalmente,
intermediá rio,
Noções de 6
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
obedecendo ordens, evita repetiçã o
aos prazos desnecessá ria de - Visibilidade à s
previstos para experiências, diminui a funçõ es, subfunçõ es e
Contabilidade e Ciência atividades do
esta fase e da Informação e duplicidade de
efetuando o Documentação. documentos, revela o que organismo produtor;
recolhimento Departamento de Ciência
está por ser feito, o que já - Padronizaçã o da
da Informação e denominaçã o das
ao arquivo Documentação da foi feito e os resultados
permanente. Universidade de Brasília obtidos. Constitui fonte funçõ es, atividades e
(UnB), Brasília, 2006. de pesquisa para todos os tipos/séries
ramos administrativos e documentais;
III – Ó rgã os que não estaduais, do Distrito auxilia o administrador a - Controle do trâ mite;
possuem arquivo Federal e municipais), tomada de decisõ es. - Atribuiçã o de có digos
central e contam com responsá veis pela numéricos;
serviços de preservação dos O Plano de - Subsídios para
arquivamento documentos e pelo acesso Classificação e as Tabelas o trabalho de
intermediá rio: Nesta às informaçõ es neles de Temporalidade de avaliaçã o e aplicaçã o
variá vel, as unidades contidas. Outras instituiçõ es Documentos associados da Tabela de
organizacionais poderã o manter seus garantem a simplificaçã o Temporalidade
também funcionam arquivos permanentes, e a racionalizaçã o dos
como arquivo corrente, seguindo orientaçã o técnica procedimentos de gestã o A tabela de
transferindo os dos arquivos pú blicos, documental, imprimem temporalidade
documentos – apó s garantindo o intercâ mbio maior agilidade e deverá contemplar as
cessado o prazo de informaçõ es sobre os precisã o na recuperaçã o atividades meio e
previsto para esta fase respectivos acervos. dos documentos e das atividades-fim de
– para o arquivo informaçõ es e autorizam cada ó rgã o pú blico.
intermediá rio, que 4. Observaçõ es: Neste a eliminaçã o criteriosa de Desta forma, caberá
promoverá o campo são registradas documentos cujos valores aos mesmos definir a
recolhimento ao informaçõ es já se esgotaram. temporalidade e
arquivo permanente. complementares e destinaçã o dos
justificativas, necessá rias à Objetivos e benefícios documentos relativos
IV – Ó rgã os que não correta aplicaçã o da tabela. da classificação à s suas atividades
possuem arquivo Incluem-se, ainda, - Organizaçã o ló gica específicas,
central nem contam orientaçõ es quanto à e correto arquivamento complementando a
com serviços de alteraçã o do suporte da de documentos; tabela bá sica.
arquivamento informação e aspectos - Recuperação da Posteriormente, esta
intermediá rio: elucidativos quanto à informação ou do deverá ser
Quanto aos ó rgã os destinaçã o dos documentos, documento; encaminhada à
situados nesta variá vel, segundo a particularidade - Recuperaçã o do instituiçã o
as unidades dos conjuntos documentais contexto original de arquivística pú blica
organizacionais sã o avaliados. produçã o dos para aprovação e
igualmente A necessidade de documentos; divulgaçã o, por meio
responsá veis pelo comunicaçã o é tã o antiga de ato legal que lhe
arquivamento corrente, como a formaçã o da confira legitimidade.
ficando a guarda sociedade humana, o
intermediá ria a cargo homem, talvez na â nsia de Métodos de Arquivamento
das mesmas ou do se perpetuar, teve sempre a Assim como a
arquivo pú blico, o qual preocupação de registrar Teoria das 3 idades,
deverá assumir tais suas observaçõ es, seu os métodos de
funçõ es. pensamento, para deixar arquivamento sã o um
como legado à s geraçõ es dos assuntos de
3. Destinaçã o final: futuras. Arquivologia mais
Neste campo é Assim começou a cobrados em
registrada a destinaçã o escrita. Na sua essência. Isto concurso pú blico.
estabelecida que pode nada mais é do que Talvez o que caia com
ser a eliminação, registrar e guardar. Por sua mais constâ ncia,
quando o documento vez, no seu sentido mais sobretudo as regras
nã o apresenta valor simples, guardar é arquivar. de alfabetaçã o
secundá rio (probató rio Por muito tempo reinou (método alfabético),
ou informativo) ou a uma completa confusã o o método geográ fico
guarda permanente, sobre o verdadeiro sentido e o método numérico
quando as informaçõ es da biblioteca, museu e simples.
contidas no documento arquivo. Indiscutivelmente,
sã o consideradas por anos e anos, estas Conceito dado
importantes para fins instituiçõ es tiveram mais ou pelo Dicioná rio
de prova, informaçã o e menos o mesmo objetivo. Brasileiro de
pesquisa. Eram elas depó sitos de tudo Terminologia
A guarda o que se produzira a mente Arquivística, revela
permanente será humana, isto é, do resultado que métodos de
sempre nas instituiçõ es do trabalho intelectual e arquivamento é =
arquivísticas pú blicas espiritual do homem. Sequência de
(Arquivo Nacional e O arquivo, quando bem operações que
arquivos pú blicos organizado, transmite determina a
Noções de 7
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
disposição dos dos documentos a O, P, Q e abreviaçõ es s–
documentos de serem arquivados. → azul verde
um arquivo ou O ideal é a O – Q e abreviaçõ es – azul
coleção, uns em instituiçã o nã o Cores R – Z e abreviaçõ es – palha
relação aos adotar um ú nico convencionadas: ou violeta
outros, e a método de A
identificação arquivamento, e – As cores são cambiá veis,
de cada sim vá rios deles, D de acordo com as nossas
unidade. considerando e conveniências
sempre a a Obs.: Nã o precisa
Import documentaçã o b memorizar a tabela acima.
ante: O uso existente nos r Numa prova, aparece um
de métodos setores e nome específico, e aí basta ao
de componentes de vi candidato usar as regras de
arquivamen determinada a alfabetaçã o, e atribuir a cor
to empresa. ç em funçã o da segunda letra do
apropriados õ nome de entrada no arquivo,
é muito DIVISÃO e como mostra o exemplo da
importante s cliente Carolina Souto Neto. A
para o - CLASSES – tabela vem inserida na prova.
organismo, Os métodos de o -Automático - Usa-se para
pois arquivamento sã o u arquivar nomes, evitando
dessa divididos em duas r acumular pastas de
forma grandes classes: o sobrenomes iguais. Combina
quem • bá sicos o letras, nú meros e cores
trabalha • padronizados u
com a la -Soundex - Usa-se para
docume - BÁSICOS r arquivar nomes, reunindo-os
ntação Podemos dividir os a pela semelhança da
irá métodos bá sicos em: nj pronú ncia, apesar de a grafia
organizá • alfabético a ser diferente.
-la (principal elemento E
melhor a ser considerado – -Mnemônico - Usa-se
(arranjo, num documento: H para codificar os assuntos
disposiç nome) e através da combinaçã o de
ão), a • geográ fico (principal a letras em lugar de nú meros.
fim de elemento: local ou b As letras sã o consideradas
recuperá procedência) r símbolos, pelo fato de este
-la com • numérico (principal e método pretender auxiliar a
rapidez elemento: nú mero) vi memó ria do arquivista, a fim
quando • ideográ fico (principal a de possibilitar, de forma mais
for elemento: assunto) ç á gil, a recuperaçã o da
necessár õ informação.
io. Observações: e
s  Rôneo - Combina
Mas, como 1ª) Os – letras, nú meros e cores. Está
escolher o r obsoleto.
método mais métodos o
adequado? s ATENÇÃO: Os métodos
Cada numéricos podem a padronizados raramente
organismo ser: o caem em prova, sobretudo
deve adotar simples/cronoló gic u para cargos de nível médio.
métodos de o/dígito-terminal a Caem mais para cargos de
arquivamento 2ª) Os métodos m nível superior ou para
que atendam ideográ ficos podem ser: a concursos envolvendo a
às suas • alfabético r área Arquivística, ligados
necessidades (enciclopédico/dicioná ri el aos profissionais da área.
específicas, o) o Mesmo assim, o mínimo que
levando-se em • numérico I o concursando deve saber é
consideraçã o a (duplex/decimal – identificá-los (VASM-R, estão
estrutura da /unitermo ou N lembrados). Vale ressaltar,
entidade e as indexaçã o e ainda, o fato de os métodos
características coordenada) a automático e soundex não
b serem utilizados nos
-PADRONIZADOS cores diferentes. As cores r arquivos brasileiros, e os
 Variadex sã o atribuídas em funçã o da e métodos mnemônico e rôneo
É o método 2ª letra do nome de entrada vi estarem obsoletos.
alfabético, no arquivo. As guias sã o a
acrescentando cores coloridas e as notaçõ es ç SI
(excelente auxiliar alfabéticas. õ ST
mnemô nico) às letras. e E
Trabalha-se com 5 Ex.: LETRAS → CORES
Noções de 8
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
MA acordo com o numeralfa e
S Exemplos: métodos nú mero que alfanumérico.
alfabético e geográfico. recebeu o cliente
Os métodos bá sicos ou o assunto, ao Método geográfico
e padronizados fazem - Sistema indireto entrar para o
parte de dois grandes Para recuperar arquivo. Este Este método é
sistemas: o documento é ú ltimo índice muito aconselhá vel
• direto necessá rio recorrer pode ser quando desejamos
• indireto a um índice considerado ordenar a
alfabético tombo (registro) documentaçã o de
- Sistema direto remissivo ou a um de pastas acordo com a divisã o
O pró prio nome determinado ocupadas e, geográ fica, isto é, de
sugere: busca direta ao có digo. graças a ele, acordo com os países,
local de guarda do sabemos qual é o estados, cidades,
documento, sem o Exemplo: métodos ú ltimo nú mero municípios etc. Nos
auxílio de índice ou numéricos. preenchido e departamentos de
quaisquer outros
instrumentos de Método alfabético
pesquisa.
É o sistema
mais simples, fá cil,
ló gico e prá tico,
porque
obedecendo à
ordem alfabética assim vendas, por exemplo,
pode-se logo destinaremos o é de especial
imaginar que nã o nú mero seguinte utilidade para
apresentará a qualquer novo agrupar os
grandes cliente que seja correspondentes de
dificuldades nem registrado. acordo com as praças
para a execuçã o do onde operam ou
trabalho de Método alfabético residem.
arquivamento, nem numérico
para a procura do Método específico ou por
documento Como se assunto
desejado, pois a pode deduzir Indiscutivelmente
consulta é direta. pelo seu nome, é , o método específico,
um método que representado por
Método numérico procurou reunir palavras dispostas
simples as vantagens dos alfabeticamente, é
métodos um dos mais difíceis
Consiste em alfabéticos processos de
numerar as pastas simples e arquivamento, pois,
em ordem da numérico consistindo em
entrada do simples, tendo agrupar as pastas por
correspondente ou alcançado seu assunto, apresenta a
assunto, sem objetivo, pois dificuldade de se
nenhuma desta escolher o melhor
consideração à combinaçã o termo ou expressã o
ordem alfabética resultou um que defina o assunto.
dos mesmos, método que Temos o vocabulá rio
dispensando assim apresenta ao todo da língua à
qualquer mesmo tempo a nossa disposição e
planejamento simplicidade de justamente o fato de
anterior do um e a exatidã o e ser tã o amplo o
arquivo. Para o rapidez, no campo da escolha nos
bom êxito deste arquivamento, dificulta a seleçã o
método, devemos do outro. É acertada, além do que
organizar dois conhecido entra muito o ponto
índices em fichas; também pelo de vista pessoal do
numas fichas serã o nome de arquivista, nesta
arquivadas seleçã o.
alfabeticamente, Método decimal conseguiu um grande sucesso;
para que se saiba fora publicado em 1876.
que numero Este método foi Dividiu ele os
recebeu o inspirado no Sistema conhecimentos humanos em
correspondente ou Decimal de Melvil Dewey. dez classes, as quais, por sua
assunto desejado, e Dewey organizou um vez, se subdividiram em
no outro sã o sistema de classificação outras dez, e assim por diante,
arquivadas para bibliotecas, muito sendo infinita essa
numericamente, de interessante, o qual possibilidade de subdivisã o,
Noções de 9
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 APOSTILAS OPÇÃO
graças à sua base efetiva-se, primeiramente,
decimal. nos arquivos correntes, a As de impedir a perda
fim de se distinguirem os determinaçõ es de dados ou arquivos.
Método documentos de valor sobre a De acordo com o
simplificado eventual (de eliminaçã o destinaçã o Conselho Nacional de
sumá ria) daqueles de valor devem ser Arquivos (CONARQ)4,
Este a rigor nã o probató rio e/ou aplicadas aos os procedimentos e
deveria ser considerado informativo. Deve-se evitar documentos de operaçõ es técnicas
propriamente um a transferência para os forma do sistema de gestã o
método, pois, na arquivos intermediá rios de sistemá tica no arquivística de
realidade, nada mais é documentos que nã o curso rotineiro documentos digitais e
do que a utilização de tenham sido anteriormente das atividades do convencionais:
vá rios métodos ao avaliados, pois as atividades ó rgã o ou
mesmo tempo, com a de avaliaçã o e seleçã o entidade. Essas Captura
finalidade de reunir nesses arquivos sã o mesmas A captura consiste
num só mó vel as extremamente onerosas do determinaçõ es em declarar um
vantagens de todos ponto de vista técnico e nã o poderã o ser documento como
eles. gerencial. implementadas sendo um documento
A destinaçã o dos em documentos arquivístico por meio
Avaliação, documentos é efetivada que estejam com das açõ es de:
Temporalidade e apó s a atividade de seleçã o, pendências, sob - registro;
Destinação que consiste na separaçã o litígio ou - classificaçã o;
A avaliaçã o é uma dos documentos de valor investigaçã o. O - indexaçã o;
atividade vital em um permanente daqueles sistema de - atribuiçã o de outros
programa de gestã o passíveis de eliminaçã o, gestã o metadados;
arquivística de mediante critérios e arquivística de - arquivamento.
documentos, pois técnicas estabelecidos na documentos Os objetivos da captura sã o:
permite racionalizar o tabela de temporalidade e deve prever as - identificar o documento
acú mulo dos destinaçã o. seguintes açõ es: como documento
documentos nas fases A complexidade e a arquivístico;
corrente e abrangência de - Retençã o - demonstrar a relaçã o
intermediá ria, conhecimentos exigidos dos documentos, orgâ nica dos documentos.
facilitando a pelo processo de avaliação, por um
constituição dos que implica no determinado A captura é a
arquivos permanentes. estabelecimento de critérios período, no incorporaçã o de um
A avaliaçã o é o de valor, requerem a arquivo corrente documento ao
processo de aná lise dos participaçã o de pessoas do ó rgã o ou sistema de gestã o
documentos ligadas a diversas á reas entidade que os arquivística, quando
arquivísticos, visando profissionais do ó rgã o ou gerou. passará a seguir as
estabelecer prazos de entidade, conforme - Eliminaçã o física; rotinas de tramitaçã o
guarda e a destinaçã o, legislaçã o vigente. - Transferência; e arquivamento. Uma
de acordo com os O sistema de gestã o - Recolhimento para vez capturado, o
valores primá rio e arquivística de documentos, instituiçã o arquivística documento tanto
secundá rio que lhes sã o particularmente no caso de pú blica. poderá ser incluído
atribuídos. um SIGAD, deve identificar num fluxo de
Os prazos de guarda a temporalidade e a O trabalho e
e as açõ es de destinaçã o destinaçã o prevista para o arquivamento de posteriormente
deverã o estar documento no momento da registros arquivado, como ser
formalizados na tabela captura e do registro, de informatizados imediatamente
de temporalidade e acordo com os prazos e as ocorre por meio arquivado em uma
destinaçã o do ó rgã o ou açõ es previstas na tabela de de programas ou pasta, no caso de
entidade. Os prazos de temporalidade e destinaçã o sistemas documentos em
guarda referem-se ao do ó rgã o ou entidade. informatizados papel, ou diretó rio,
tempo necessá rio para Essa informação deve geralmente nã o no caso de
o arquivamento dos ser registrada em um usam papéis, e documentos digitais.
documentos nas fases metadado associado ao podem usar as Tradicionalmente
corrente e documento. O sistema de formas de , nos sistemas de
intermediá ria, visando gestã o arquivística de classificaçã o por gestã o arquivística de
atender exclusivamente documentos deve também método documentos em
à s necessidades da ter capacidade de numérico, por papel, a captura é
administraçã o que os identificar os documentos assunto ou feita no momento em
gerou, baseado em que já cumpriram sua mesmo o método que o documento é
estimativas de uso. temporalidade para alfabético. registrado,
Nesse sentido, nenhum implementar a destinaçã o Porém, é sempre classificado e/ou
documento deverá ser prevista. No caso de um importante o identificado. Em um
conservado por tempo SIGAD, esse sistema deverá sistema conter Sistema
maior que o necessá rio. ser capaz de listar os campos de busca Informatizado de
A aplicaçã o dos documentos que tenham de dados e opçã o Gestã o Arquivística
critérios de avaliaçã o é cumprido o prazo previsto de có pia de de Documentos
feita com base na teoria na tabela de temporalidade segurança (SIGAD), o
das três idades e e destinação. (backup) ou de documento tanto
impressão, a fim pode ser produzido
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
diretamente do digitador e do demonstrar que o dos serviços de protocolo nas
dentro do destinatá rio, entre documento foi produzido diversas esferas e â mbitos da
sistema e entã o outros. ou recebido e capturado Administraçã o Pú blica, que
capturado Esses pelo sistema de gestã o regulamenta o registro, a
automaticame metadados podem arquivística de autuaçã o e outros
nte no ser registrados em documentos, bem como procedimentos relativos aos
momento do vá rios níveis de facilitar sua recuperação. processos e outros
registro, como detalhe, Os documentos documentos oficiais. A
pode ser dependendo das podem ser registrados legislaçã o pertinente ao ó rgã o
produzido fora necessidades em níveis diferentes ou entidade deve ser seguida
do sistema e geradas pelos dentro de um sistema de pelo programa de gestã o
capturado e procedimentos do gestã o arquivística de arquivística de documentos.
registrado ó rgã o ou entidade e documentos, ou seja,
posteriorment do seu contexto além do nú mero O registro inclui os
e. jurídico identificador atribuído seguintes metadados
Além do administrativo. Os pelo sistema, um obrigató rios:
có digo de metadados sã o documento pode receber - nú mero identificador
classificação, essenciais para também um nú mero atribuído pelo sistema;
descritores, identificar o ú nico de processo/dossiê - data e hora do registro;
nú mero de documento ao qual pertence. - título ou descrição
protocolo e arquivístico de um As atividades de abreviada;
nú mero de modo inequívoco e protocolo são
registro, a mostrar sua constituídas pelo O registro pode incluir
captura pode relaçã o com os conjunto de operaçõ es informaçõ es descritivas mais
prever a outros que visam o controle dos detalhadas sobre o
introdução de documentos. documentos produzidos e documento e sobre outros
outros A captura tem recebidos que tramitam documentos a ele
metadados tais como pré-requisito no ó rgã o ou entidade, relacionados, tais como:
como: data e a definiçã o de: assegurando sua
hora da quais documentos localizaçã o, recuperação
criaçã o, da (produzidos e e acesso. Apó s o
transmissã o e recebidos) serã o recebimento dos
do capturados pelo documentos, o serviço de
recebimento sistema de gestã o protocolo faz o registro,
do documento; arquivística de atribuindo nú mero e data
nome do autor, documentos; quem de entrada, anotando o
do originador, deve ter có digo de classificaçã o e o
assunto e procedendo à
distribuiçã o do
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
documento nas unidades
acesso a esses atividades do ó rgã o ou destinatá rias.
documentos e em quais entidade, bem como grau de Na Administraçã o
níveis; por quanto risco que correm caso não Pú blica, em determinados
tempo serã o retidos. capturem documentos casos, documentos
As decisõ es sobre arquivísticos. formarã o processos, os
captura e retençã o quais deverã o ser
devem ser consideradas Documentos que exigem autuados por uma
no momento da captura sã o aqueles que: unidade protocolizadora.
concepçã o do sistema - responsabilizam uma Um processo é o
de gestã o arquivística organizaçã o ou indivíduo documento ou o conjunto
de documentos. A por uma açã o; de documentos que exige
decisã o sobre quais - documentam uma um estudo mais
documentos devem ser obrigaçã o ou detalhado ou
capturados e por responsabilidade; procedimentos como
quanto tempo devem - estã o relacionados à despachos, pareceres
ser mantidos devem prestaçã o de contas do técnicos, anexos ou ainda
seguir o Modelo de ó rgã o ou entidade. instruçõ es para
requisitos para pagamento de despesas.
sistemas Registro No procedimento de
informatizados de O registro consiste em autuaçã o, a unidade
gestã o arquivística de formalizar a captura do protocolizadora faz o
documentos documento arquivístico registro do processo,
- julho/2006 Câ mara dentro do sistema de gestã o atribuindo-lhe um
Técnica de Documentos arquivística por meio da nú mero ú nico. Esse
Eletrô nicos / CONARQ - atribuiçã o de um nú mero nú mero é formado a
e levar em conta a identificador e de uma partir de parâ metros
aná lise dos seguintes descriçã o informativa. Em estabelecidos por normas
fatores: legislaçã o um SIGAD, essa descriçã o que garantam a sua
vigente, exigências informativa é a atribuiçã o unicidade e integridade.
quanto à transparência de metadados. O registro Existe legislaçã o
e ao exercício das tem por objetivo específica para utilização

Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
- data de produção; a informação nele - Comparar a
- data e hora da contida. A atividade com a
transmissã o e . classificação estrutura
recebimento; também define a organizacional para
- destinatá rio (com organizaçã o verificar se é
identificaçã o do física dos apropriada à unidade
cargo); documentos, que gerou o
C
- espécie documental; constituindo-se documento;
- classificaçã o de em referencial A
l
acordo com o có digo bá sico para sua
de classificaçã o; recuperaçã o. p
a
- associaçõ
es a Os objetivos da l
s
documentos classificaçã o sã o:
diferentes que - Estabelece i
s
podem estar r a relação
relacionados orgâ nica dos c
i
pelo fato de documentos
registrarem a arquivísticos; a
f
mesma - Assegurar
atividade ou se que os r
i
referirem à documentos
mesma pessoa sejam
c
ou situaçã o; identificados de
- software forma a
a
e versão sob a consistente ao
qual o longo do tempo;
ç
documento foi - Nome da
produzido ou pessoa física ou c
ã
no qual foi jurídica (ó rgã o
capturado; ou entidade) l
o
- má scaras com autoridade e
de formataçã o capacidade para a
Classificação é
(template) emitir o
o ato ou efeito de
necessá rias documento ou s
analisar e
para em cujo nome ou
identificar o
apresentar o sob cujo s
conteú do dos
documento; comando o
documentos
- restriçã o de acesso; documento é i
arquivísticos e de
- descritor; emitido.
selecionar a classe
- - Nome da f
sob a qual serã o
pessoa física ou
recuperados. Essa
p jurídica que tem i
classificaçã o é feita
autoridade e
a partir de um
r capacidade para c
plano de
elaborar o
classificaçã o
a conteú do do a
elaborado pelo
documento.
ó rgã o ou entidade
z - Nome da ç
que poderá incluir,
pessoa física ou
ou nã o, a atribuiçã o
o jurídica ã
de um có digo aos
designada no
documentos.
s endereço o
A classificaçã o
eletrô nico no
determina o
qual o
agrupamento de
documento é
documentos em
gerado ou a
d unidades menores
enviado.
(processos e
o
e dossiês) e o
A
agrupamento
classificação
destas em unidades
deve se basear
maiores, formando
no plano de d
o arquivo do ó rgã o
g classificação e
ou entidade. Para
envolve os o
tanto, deve tomar
u seguintes passos:
por base o
- Identificar a ação que o c
conteú do do
a documento registra;
documento, que
- Localizar a açã o ou u
reflete a atividade
r atividade no plano de
que o gerou e
classificação; m
determina o uso da
d
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
e o i documentos deverã o ser
acompanhados de listagem de
n A indexaçã o é a m transferência. A transferência
atribuiçã o de pode ser realizada de
t termos à descriçã o i diferentes formas, como se
do documento, segue abaixo:
o utilizando n
vocabulá rio - Transferência para uma
. controlado e/ou a á rea de armazenamento
lista de descritores, apropriada sob controle do
tesauro e o pró prio ç ó rgã o ou entidade que
plano de produziu o documento;
I classificaçã o. A ã - Transferência para uma
seleçã o dos termos instituiçã o arquivística, que
n para indexaçã o o ficará responsá vel pela
normalmente é custó dia do documento.
d feita com base em: Eliminar significa
- Tipologia documental; destruir os documentos Quando os documentos
e - Título ou cabeçalho do que, na avaliaçã o, foram transferidos ficam sob a
documento; considerados sem valor custó dia de um ó rgã o ou
x - Assunto do documento; para a guarda entidade diferente da que os
- Datas permanente. A produziu, a organizaçã o
a associadas com as eliminaçã o deve ser responsá vel pela custó dia tem
transaçõ es precedida da elaboraçã o a obrigaçã o de mantê-los e
ç registradas no de listagem, do edital de gerenciá -los de forma
documento; ciência de eliminação e adequada, garantindo sua
ã - Nome de clientes, ó rgã os do termo de eliminação, destinaçã o final, preservação
ou entidades envolvidas; segundo a legislaçã o e acesso. Todas essas
- Documentaçã o anexada. vigente e deve obedecer obrigaçõ es devem estar
aos seguintes princípios: formalizadas em um contrato
O objetivo da segurança e sigilo elaborado firmado entre o ó rgã o ou
indexaçã o é ampliar as pelo ó rgã o ou entidade e - A eliminaçã o entidade que produziu os
possibilidades de busca envolve os seguintes passos: deverá sempre ser documentos e o responsá vel
e facilitar a recuperação identificar a açã o ou autorizada pela pela sua custó dia.
dos documentos, atividade que o documento autoridade arquivística
podendo ser feita de registra; identificar a na sua esfera de
forma manual ou unidade administrativa à competência;
automá tica. qual o documento pertence; - Os documentos
verificar a precauçã o de arquivísticos que
Atribuiçã o de segurança e o estiverem pendentes, sob
restriçã o de acesso gra litígio ou investigaçã o,
nã o poderã o ser
Os documentos u destruídos;
também devem ser - A eliminaçã o
analisados com relaçã o deverá ser realizada de
às precauçõ es de forma a impossibilitar a
segurança, ou seja, se d recuperaçã o posterior de
sã o considerados qualquer informaçã o
ostensivos ou sigilosos. e confidencial contida nos
No caso dos documentos documentos eliminados,
sigilosos, a legislaçã o como por exemplo dados
estabelece diferentes de identificaçã o pessoal
graus a serem atribuídos s ou assinatura.
a cada documento. Os - Todas as có pias dos
documentos que dizem i documentos eliminados,
respeito à segurança da incluindo có pias de
sociedade e do Estado, g segurança e có pias de
bem como aqueles preservação,
necessá rios ao i
independente do suporte,
resguardo da deverã o ser destruídas.
inviolabilidade da l
intimidade, da vida Transferência
privada, da honra e da o
imagem das pessoas Transferência é a
estarã o sujeitos às ;
passagem de documentos
restriçõ es de acesso, do arquivo corrente para
conforme legislaçã o em o arquivo intermediá rio,
vigor. A atribuiçã o de onde aguardarã o o
restriçõ es deve ser feita E
cumprimento dos prazos
no momento da captura, de guarda e a destinaçã o
com base no esquema de l
final. Ao serem
classificaçã o de transferidos, os
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
Recolhimento metadados coletadas no controles técnicos e
atribuídos aos momento do programá ticos,
Recolhimen documentos registro do diferenciando tipos
to é a entrada digitais e documento e de documentos,
de documentos informaçõ es que dentre os perfis de usuá rios e
em arquivos possibilitem a metadados a ele característica de
permanentes presunção de associados. acesso aos dados,
de acordo com autenticidade dos Todos os manutençã o de
a jurisdição documentos recursos de trilhas de auditoria e
arquivística a recolhidos à pesquisa, de rotinas de có pias
que pertencem. instituiçã o localizaçã o e de segurança.
Os documentos arquivística; apresentaçã o de Além disso,
a serem - Informaçõ es documentos têm também devem ser
recolhidos sobre as migraçõ es que ser levadas em conta
devem ser realizadas no ó rgã o submetidos a exigências e
acompanhados produtor. controles de procedimentos de
de acesso e segurança da
instrumentos Pesquisa, localizaçã o e segurança, os infraestrutura das
que permitam apresentaçã o dos quais serã o instalaçõ es. Controle
sua documentos especificados a de acesso O sistema
identificação e seguir. de gestã o arquivística
controle, O sistema de de documentos
segundo a gestã o arquivística Segurança: precisa limitar ou
legislaçã o de documentos controle de autorizar o acesso a
vigente. deve prever acesso, trilhas de documentos, por
Os funçõ es de auditoria e usuá rio e/ou grupos
procedimentos recuperação e cópias de de usuá rios. O
de acesso aos segurança controle de acesso
transferência e documentos O sistema de deve garantir, no
recolhimento arquivísticos e à s gestã o mínimo, as seguintes
de arquivos informaçõ es neles arquivística de funçõ es:
digitais para contidas, de forma documentos
instituiçã o a satisfazer a deve prever - Restriçã o de acesso aos
arquivística conduçã o das controles de documentos;
que implicam atividades e os acesso e - Exibiçã o dos
na requisitos relativos procedimentos documentos,
transposiçã o à transparência do de segurança que criptografados ou
desses ó rgã o ou entidade. garantam a nã o, e dos metadados
documentos de A recuperaçã o integridade dos somente aos usuá rios
um SIGAD para inclui a pesquisa, a documentos. autorizados;
outro sistema localizaçã o e a Dentre esses - Uso e
informatizado apresentaçã o dos procedimento, intervençã o nos
deverã o adotar documentos. pode-se destacar documentos somente
algumas Em um SIGAD a o uso de pelos usuá rios
providências apresentaçã o dos autorizados.
no que diz documentos
consiste em exibi- Os documentos prontuá rios médicos -
respeito a:
los em tela ou em também devem ser também estarã o sujeitos à s
- Compatibi imprimi-los; pode analisados com relaçã o à s restriçõ es de acesso,
lidade de também implicar precauçõ es de segurança, conforme legislaçã o em vigor.
suporte e na leitura de dados ou seja, se sã o Um sistema de gestã o
formato, de de á udio ou de considerados ostensivos arquivística de documentos
acordo com as vídeo. No â mbito ou sigilosos. No caso dos deve garantir que os usuá rios
normas do sistema de documentos sigilosos, a nã o autorizados não tenham
previstas pela gestã o arquivística legislaçã o estabelece acesso aos documentos
instituiçã o de documentos, a diferentes graus a serem classificados, isto é,
arquivística pesquisa é feita por atribuídos a cada submetidos à s categorias de
recebedora; meio de documento e as sigilo previstas em lei, bem
- Documen instrumentos de autoridades competentes como aqueles que sã o
tação técnica busca tais como para fazê-lo. originalmente sigilosos. O
necessá ria guias, inventá rios, Os documentos que acesso aos metadados dos
para catá logos, dizem respeito à documentos sigilosos
interpretar o repertó rios e segurança da sociedade e depende de regulamentaçã o
documento índices. do Estado, bem como interna do ó rgã o ou entidade.
digital Já em um SIGAD aqueles necessá rios ao O monitoramento e
(processament a pesquisa é feita resguardo da mapeamento das permissõ es
o e estrutura por meio de inviolabilidade da de acesso sã o um processo
dos dados); parâ metros pré - intimidade, da vida contínuo em todos os
- Instrum definidos, privada, da honra e da sistemas de gestã o
ento descritivo selecionados imagem das pessoas – arquivística de documentos.
que inclua os dentre as como por exemplo
informaçõ es dossiês funcionais e Uso e rastreamento
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
uso, preservaçã o e
O uso dos destinaçã o), informando dados em dos seus metadados.
documentos pelos quem operou, a data e hora resposta às Devem também
usuá rios deve ser e as açõ es tomadas. atividades ou poder recuperá -los
registrado pelo sistema A trilha de auditoria tem açõ es registradas rapidamente em caso
nos seus respectivos o objetivo de fornecer em um de perda devido a
metadados. A gestã o informaçõ es sobre o documento; sinistros, falhas no
desse uso inclui: cumprimento das políticas e atribuir sistema,
- Identificaçã o da regras da gestã o responsabilidade contingência, quebra
permissão de acesso arquivística de documentos por uma açã o a de segurança ou
dos usuá rios, isto é, o do ó rgã o ou entidade e uma pessoa; degradaçã o do
que ele pode acessar; serve para: registrar a data suporte. Esses
- Identificaçã o da em que uma açã o mecanismos devem
precauçã o de segurança - Identificar os autores deve ser seguir a política de
e da categoria de sigilo de cada operaçã o sofrida executada e a segurança da
dos documentos; pelos documentos; data em que informaçã o do ó rgã o
- Garantia de que - Prevenir a perda de ocorreu. A ou entidade.
somente os indivíduos documentos; movimentaçã o No caso dos
autorizados tenham - Monitorar todas as dos documentos sistemas de gestã o
acesso a documentos operaçõ es realizadas arquivísticos arquivística de
classificados e aos no SIGAD. deve ser documentos
originalmente sigilosos; - Garantir a segurança e registrada de convencionais pode-
- Registro de todos a integridade do forma a garantir se prever a
os acessos, tentativas SIGAD. que possam ser reprodução de
de acesso e usos dos sempre documentos para
documentos No caso de localizados. outros suportes como
(visualizaçã o, procedimentos que tenham As trilhas de medida de segurança,
impressão, transmissã o prazos a serem cumpridos auditoria devem como, por exemplo,
e có pia para a á rea de pelo ó rgã o ou entidade, registrar o por processo de
transferência) com deve-se implementar açõ es nú mero microfilmagem ou
identificaçã o de de rastreamento de forma identificador digitalizaçã o. No caso
usuá rio, data, hora e, se a: determinar os passos a atribuído pelo dos sistemas de
possível, a estação de serem sistema, o título, gestã o arquivística de
trabalho; a pessoa ou documentos digitais,
- Revisão perió dica unidade que teve o SIGAD deve prover
das classificaçõ es de acesso ao meios de realização
acesso a fim de garantir documento e a de có pias de
sua atualização. hora e a data da segurança (backup).
movimentaçã o. O Este processo
O rastreamento dos sistema deve consiste na realizaçã o
documentos em trilhas rastrear o fluxo, de có pias perió dicas
de auditoria é uma a transferência das informaçõ es com
medida de segurança entre pessoas, o o propó sito de
que tem por objetivo retorno do restauraçã o posterior
verificar a ocorrência documento ao das mesmas em caso
de acesso e uso “originador” de perda devido a
indevidos aos (home location) falhas de software,
documentos. O grau de ou ao hardware ou mesmo
controle de acesso e o armazenamento, acidente.
detalhamento do assim como a O processo
registro na trilha de destinaçã o ou o reverso ao backup é o
auditoria dependem da recolhimento a de restauraçã o
natureza do ó rgã o ou qualquer ó rgã o (restore), que
entidade e dos ou entidade consiste em
documentos externo, recuperar as
produzidos. incluindo informaçõ es para o
instituiçõ es ambiente de
Trilhas de auditoria arquivísticas. produção do SIGAD
em um estado
A trilha de auditoria Có pias de segurança consistente. Como o
deve registrar o objetivo é restaurar o
movimento e o uso dos O sistema de sistema em caso de
documentos gestã o falhas, as
arquivísticos dentro de arquivística de informaçõ es nã o sã o
um SIGAD (captura, documentos armazenadas por
registro, classificação, deve prever períodos muito
indexaçã o, controles para longos (normalmente
arquivamento, proporcionar a até um ano).
armazenamento, salvaguarda Dessa forma o
recuperação da regular dos procedimento de
informaçã o, acesso e documentos có pias de segurança
arquivísticos e nã o pode ser
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
confundido que ser providos tipos de documentos. grau de contaminaçã o do
com uma em toda á rea de As condiçõ es de documento e do ambiente,
estratégia de instalaçã o e armazenamento devem temperatura e umidade
preservaçã o a estarem de acordo levar em conta o volume influenciarã o na adequaçã o
longo prazo. com as normas de e as propriedades físicas das condiçõ es de
Segurança da segurança dos documentos. Devem armazenamento. Nesse
infraestrutura estabelecidas; a ser projetadas sentido, deverã o ser adotados
A natureza das substituição dos considerando também a procedimentos - como o
medidas de equipamentos proteçã o contra acesso controle e verificação do
segurança da contra incêndio nã o autorizado e perdas tempo de vida ú til e da
infraestrutura tem que seguir uma por destruiçã o, furto e estabilidade dos suportes -
de instalaçõ es rotina de sinistro. No caso dos para prevenir quaisquer
do acervo verificaçã o e documentos arquivísticos danos aos documentos. É
digital diz ocorrer antes do digitais, os ó rgã os e importante que os meios de
respeito a final da vida ú til entidades devem dispor acondicionamento sejam
requisitos prevista para os de políticas e diretrizes robustos e adequados ao
operacionais e mesmos; o ó rgã o para conversã o ou formato e à quantidade de
nã o é muito ou entidade tem migraçã o desses documentos. As á reas de
diferente que prever documentos de maneira a depó sito devem ter
daquela do instalaçõ es garantir sua amplitude adequada,
acervo adequadas de para- autenticidade, estabilidade de temperatura
analó gico ou raios, com acessibilidade e e de níveis de umidade,
convencional. procedimentos de utilização. proteçã o contra sinistro,
Essas medidas manutençã o Os procedimentos de contaminaçã o (tal como
devem levar perió dica, seguindo conversã o e migraçã o isó topos radioativos, toxinas e
em conta os a legislaçã o e devem detalhar as mofo) e infestaçã o de insetos
seguintes normas técnicas já mudanças ocorridas nos ou
aspectos: as estabelecidas; a sistemas e nos formatos micro-organismos.
salas á rea reservada à dos documentos. Os Os documentos digitais
reservadas a instalaçã o do fatores importantes na devem passar periodicamente
computadores SIGAD deverá ser seleçã o das opçõ es de pela troca de suporte, isto é,
servidores, compartimentada, armazenamento sã o: transferir as informaçõ es
equipamentos com o objetivo de volume e estimativa de contidas num suporte para
de rede e ao controlar o acesso crescimento dos outro. Essa técnica é
acervo digital à s informaçõ es; as documentos: esse fator conhecida por
devem ter salas de deve ser levado em conta rejuvenescimento. Frequência
temperatura computadores para se avaliar a de uso: o uso mais ou menos
ambiente e servidores sã o de capacidade de frequente dos documentos
umidade uso exclusivo de armazenamento, isto é, deve ser levado em conta na
relativa do ar pessoal autorizado á reas de depó sito, tipos e seleçã o das opçõ es de
controladas e e devem ter quantidade de estante e, armazenamento.
fornecimento está vel de controle eletrô nico no caso de documentos No caso dos documentos
energia elétrica. de acesso; para digitais, capacidade dos convencionais, as opçõ es
Deve haver acesso a á reas de dispositivos de envolverã o acondicionamento
controle segurança, armazenamento; (pastas suspensas, caixas
contínuo para identificaçõ es e Segurança dos entre outros) e localizaçã o
verificar se credenciais de documentos: as dos depó sitos (pró ximos ou
essas autenticaçã o têm instalaçõ es de distantes da á rea de trabalho).
condiçõ es que estar de acordo armazenamento Já em relaçã o aos documentos
estã o sendo com as atribuiçõ es (depó sitos, arquivos, digitais, as opçõ es podem
atendidas; individuais e com computadores) deverã o envolver armazenamento on-
equipamentos as regras de prever limitaçã o de line (disco rígido, disk arrays,
contra segurança do ó rgã o acesso aos documentos, entre outros) ou off-line, nas
incêndio têm ou entidade. como, por exemplo, chamadas “mídias” de
controle das á reas de armazenamento (disco ó ptico,
Armazenamento Documentos que armazenamento e fita magnética e outros),
possuem valor permanente, sistemas de detecçã o de
As consideraçõ es e independente do formato, entradas nã o autorizadas.
as açõ es relativas ao requerem um O depó sito deve estar
armazenamento dos armazenamento criterioso localizado em á rea que
documentos desde o momento da sua nã o seja de risco.
arquivísticos criaçã o para garantir sua No caso de
convencionais e digitais preservação de longo prazo. documentos digitais,
permeiam todo o seu Num cená rio híbrido, isto é, devem ser previstos
ciclo de vida. Esse que envolve ao mesmo procedimentos que
armazenamento deve tempo documentos previnam a perda de
garantir a autenticidade arquivísticos convencionais documentos por falha do
e o acesso aos e digitais, deve-se SIGAD; características
documentos pelo tempo considerar requisitos de físicas do suporte e do
estipulado na tabela de armazenamento que ambiente: fatores como
temporalidade e atendam igualmente às tipo de suporte, peso,
destinaçã o. necessidades desses dois
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
guardadas em distinguem-se três incluem trabalho utilizado
depó sitos; tipos de memó ria, armazenamento para classificar todo e
custo relativo em ordem do acervo digital qualquer documento
das opçõ es de decrescente de e có pias de produzido ou
armazenament preço e velocidade segurança. Outra recebido por um
o dos de acesso: nomenclatura ó rgã o no exercício de
documentos: - Memó ria primá ria; corrente para suas funçõ es e
além do custo - Memó ria secundá ria; essa classe de atividades. A
dos - Memó ria terciá ria. memó ria é classificaçã o por
dispositivos de "mídias de assuntos é utilizada
armazenament A memó ria armazenamento" com o objetivo de
o, deve ser primá ria é de . A memó ria agrupar os
considerado o funcionamento terciá ria tem documentos sob um
dos essencial, característica mesmo tema, como
equipamentos necessá ria a nã o volá til na forma de agilizar sua
para sua qualquer sistema preservaçã o de recuperação e
manipulação e computacional. É dados. Seu preço facilitar as tarefas
dos softwares nela que os unitá rio é tã o arquivísticas
de controle. softwares e os pequeno que relacionadas com a
Pelo dados sã o requisitos de avaliaçã o, seleçã o,
previsível alto armazenados confiabilidade eliminaçã o,
volume de durante a execuçã o. devem transferência,
custo, pode ser Representantes prevalecer. Em recolhimento e
considerada a típicas dessa classe caso de desastre, acesso a esses
opçã o de sã o as memó rias o prejuízo da documentos, uma vez
terceirização RAM (Random perda de dados é que o trabalho
do Access Memory). superior ao arquivístico é
armazenament Sã o memó rias preço das mídias realizado com base
o. Nesse caso, extremamente que fisicamente no conteú do do
porém, surgem rá pidas. Seu os contêm. As documento, o qual
outros conteú do é de memó rias reflete a atividade
problemas, natureza dinâ mica, secundá ria e que o gerou e
como garantias volá til, terciá ria são determina o uso da
legais sobre a permanecendo adequadas para informaçã o nele
custó dia, vá lido apenas armazenamento. contida. A
restriçõ es de durante a execuçã o classificaçã o define,
acesso e dos softwares, e Código de portanto, a
capacidade nã o sobrevivendo a Classificação5 organizaçã o física dos
tecnoló gica. paradas do documentos
Medidas computador. A O có digo de arquivados,
tecnoló gicas, memó ria classificaçã o de constituindo-se em
como o uso de secundá ria documentos de referencial bá sico
criptografia, apresenta volume arquivo é um para sua
podem impedir maior de instrumento de recuperação.
acessos nã o armazenamento
autorizados. que a primá ria, 5

Do mesmo sendo por outro

modo, a lado mais lenta. C
utilização de Nã o é volá til. Sã o l
a
técnicas como exemplos os discos s
checksum rígidos magnéticos s
permitem (hard disk – HD), i
rastrear que podem ser f
i
eventuais usados isolados ou c
comprometime combinados em a
ntos de disk arrays. ç
ã
conteú do. Diversas o
Os tecnologias ,
documentos permitem através
digitais são do uso de disk T
armazenados arrays, obter maior e
em desempenho e m
p
dispositivos de confiabilidade do o
armazenament que seria r
o eletrô nicos, conseguido com a
l
magnéticos e discos isolados. A i
ó pticos. É memó ria terciá ria d
interessante compreende fitas a
notar que do magnéticas, discos d
e
ponto de vista ó pticos e outros.
tecnoló gico, Usos típicos
e

Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
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No có digo de tipos documentais
P classificação, as funçõ es, genericamente denominados
ú atividades, espécies e assuntos, encontram-se
b
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
hierarquicamente FUNCIONAMENTO ó rgã os pú blicos, as quais
distribuídos de acordo GRUPO 012 viabilizam o seu A Classe 000,
com as funçõ es e COMUNICAÇÃ O funcionamento e o ADMINISTRAÇÃ O
atividades SOCIAL alcance dos objetivos GERAL, tem como
desempenhadas pelo SUBGRUPOS 012.1 para os quais foram subclasses:
ó rgã o. Em outras RELAÇÕ ES COM A criados.
palavras, os assuntos IMPRENSA 010 – ORGANIZAÇÃ O E
recebem có digos 012.11 FUNCIONAMENTO
numéricos, os quais CREDENCIAMENTO DE 020 – PESSOAL
refletem a hierarquia JORNALISTAS 030 – MATERIAL
funcional do ó rgã o, 040 – PATRIMÔ NIO
definida através de Note-se que os có digos 050 – ORÇAMENTO E
classes, subclasses, numéricos refletem a FINANÇAS
grupos e subgrupos, subordinaçã o dos 060 – DOCUMENTAÇÃ O E
subgrupos ao grupo, do INFORMAÇÃ O
partindo-se sempre do
geral para o particular. grupo à subclasse e desta, à 070 – COMUNICAÇÕ ES
Para este classe. Esta subordinaçã o é 080 – (vaga)
instrumento adotou-se representada por margens, 090 – OUTROS
o modelo de có digo de as quais espelham a ASSUNTOS
classificaçã o decimal. hierarquia dos assuntos REFERENTES À
Como o pró prio nome tratados. ADMINISTRAÇÃ O
indica, o sistema O Có digo de GERAL
decimal de classificaçã o classificação de documentos 010 – ORGANIZAÇÃ O E
por assuntos constitui- de arquivo para a FUNCIONAMENTO
se num có digo administraçã o pú blica: Classificam-se os
numérico dividido em atividades-meio, possui documentos relativos
dez classes e estas, por duas classes comuns a todos à criaçã o,
sua vez, em dez os seus ó rgã os: a classe 000, estruturaçã o,
subclasses e assim referente aos assuntos de funcionamento e
sucessivamente. As dez ADMINISTRAÇÃ O GERAL e organizaçã o interna
classes principais sã o a classe 900, do ó rgã o.
representadas por um correspondente a
nú mero inteiro, ASSUNTOS DIVERSOS. 020 – PESSOAL
composto de três As demais classes (100 a Nesta subclasse
algarismos, como se 800) destinam-se aos incluem-se os
segue: assuntos relativos às documentos relativos
atividades fim do ó rgã o. aos direitos e
Classe 000 Estas classes nã o são obrigaçõ es dos
Classe 100 comuns, cabendo aos servidores lotados no
Classe 200 respectivos ó rgã os sua ó rgã o, de acordo com
Classe 300 elaboraçã o, seguindo a legislaçã o vigente,
Classe 400 orientaçõ es da instituiçã o bem como os direitos
Classe 500 arquivística na sua esfera e obrigaçõ es da
Classe 600 específica de competência. instituiçã o
Classe 700 Compõ e ainda este empregadora no que
Classe 800 có digo o índice, tange à assistência,
Classe 900 instrumento auxiliar à proteçã o ao trabalho
classificação, no qual os e concessã o de
As classes assuntos sã o ordenados benefícios.
principais alfabeticamente e
correspondem às remetidos ao có digo 030 – MATERIAL
grandes funçõ es numérico correspondente. Sã o classificados
desempenhadas pelo Entendidos os os documentos
ó rgã o. Elas sã o mecanismos de elaboraçã o referentes à
divididas em subclasses do Có digo de classificaçã o administraçã o dos
e estas, por sua vez, em de documentos de arquivo, materiais do ó rgã o,
grupos e subgrupos, os serã o apresentadas, a necessá rios ao
quais recebem có digos seguir, algumas explicaçõ es desenvolvimento de
numéricos, seguindo-se acerca das classes 000 e suas atividades,
o método decimal. 900, e suas respectivas incluindo as formas
Desta forma, tomando- subclasses. de aquisição e
se como exemplo a alienaçã o, o controle
classe 000, tem-se: CLASSE 000 – do estoque e da
ADMINISTRAÇÃ O distribuiçã o e a
CLASSE 000 GERAL conservação e
ADMINISTRAÇÃ O reparo.
GERAL Nesta classe sã o
SUBCLASSE classificados os documentos 040 – PATRIMÔ NIO
010 referentes à s atividades Classificam-se os
ORGANIZAÇÃ O relacionadas à documentos
E administraçã o interna dos referentes aos bens
patrimoniais imó veis,
Noções de 1
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
veículos e preparo, impressã o O mesmo se aplica aos REDONDAS
semoventes e distribuiçã o de ú ltimos grupos: 930 – FEIRAS. SALÕ ES.
pertencentes matérias, bem 019 – OUTROS EXPOSIÇÕ ES. MOSTRAS.
ao ó rgã o. como à aquisiçã o, ASSUNTOS REFERENTES CONCURSOS. FESTAS
Incluem-se, controle, À ORGANIZAÇÃ O E 940 – VISITAS E
neste caso, as distribuiçã o e FUNCIONAMENTO VISITANTES
formas de acesso à 029 – OUTROS 950 – (vaga)
aquisiçã o e documentaçã o ASSUNTOS 960 – (vaga)
alienaçã o, bem bibliográ fica do REFERENTES A 970 – (vaga)
como os ó rgã o. Incluem-se, PESSOAL 980 – (vaga)
serviços de ainda, os 039 – OUTROS 990 – ASSUNTOS
manutenção, documentos ASSUNTOS TRANSITÓ RIOS
limpeza e referentes à REFERENTES A
recuperaçã o. produção, controle, MATERIAL 910 – SOLENIDADES.
avaliaçã o, 049 – OUTROS COMEMORAÇÕ ES.
050 – ORÇAMENTO E arquivamento e ASSUNTOS HOMENAGENS
FINANÇAS destinaçã o de REFERENTES A Incluem-se nesta
Classificam documentos PATRIMÔ NIO subclasse documentos
-se os arquivísticos, como 059 – OUTROS referentes à organizaçã o de
documentos também os ASSUNTOS REFERENTES solenidades, comemoraçõ es,
relativos à documentos A ORÇAMENTO E homenagens, bem como aos
previsã o e relacionados com FINANÇAS discursos e palestras
execuçã o as atividades de 069 – OUTROS proferidas por dirigentes,
orçamentá ria e reprodução, ASSUNTOS servidores ou convidados.
às operaçõ es conservação e REFERENTES
contá beis e informá tica. À 920 – CONGRESSOS.
financeiras DOCUMENTAÇÃ O E CONFERÊ NCIAS.
referentes ao 070 – COMUNICAÇÕ ES INFORMAÇÃ O SEMINÁ RIOS. SIMPÓ SIOS.
uso dos Classificam-se 079 – OUTROS ENCONTROS. CONVENÇÕ ES.
recursos os documentos ASSUNTOS CICLOS DE PALESTRAS.
pú blicos e relacionados com a REFERENTES MESAS REDONDAS
comprovaçã o instalaçã o, A Classificam-se os
de receita e manutençã o, COMUNICAÇÕ ES documentos referentes a
despesa. operaçã o e uso dos eventos, promovidos ou nã o
Incluem-se, recursos e serviços Cabe ressaltar que, de pelo ó rgã o.
ainda, a postais, de acordo com as
movimentaçã o telecomunicaçõ es e necessidades, os ó rgã os 930 – FEIRAS. SALÕ ES.
de conta de tecnologias da poderã o desenvolver os EXPOSIÇÕ ES. MOSTRAS.
corrente, informaçã o. grupos e subgrupos CONCURSOS. FESTAS
balanços e referentes a outros Incluem-se nesta
prestaçõ es de 080 – (VAGA) assuntos. Os itens subclasse os documentos
contas aos Esta subclasse criados, bem como sua relativos a eventos
tribunais de mantém-se vaga temporalidade e promocionais, do ó rgã o ou de
contas. para possíveis destinaçã o, deverã o ser outras instituiçõ es, bem como
expansõ es e encaminhados à material de divulgaçã o.
060 – inserçã o de instituiçã o arquivística
DOCUMENTAÇÃ O E documentos pú blica na sua respectiva
INFORMAÇÃ O referentes à esfera de competência
Incluem-se ADMINISTRAÇÃ O para aprovação.
nesta subclasse GERAL, que
os documentos resultem de novas CLASSE 900 –
referentes à atividades ASSUNTOS DIVERSOS
publicaçã o, desenvolvidas pelo Esta classe refere-se
produçã o ó rgã o. aos documentos de
editorial, cará ter genérico que se
relacionam com as
090 – que nã o possuam diversas atividades
OUTROS classificação específica no desenvolvidas pelo ó rgã o.
ASSUNTOS Có digo de classificação de
documentos de arquivo, A classe 900,
REFERENTES À bem como para evitar a ASSUNTOS
ADMINISTRAÇÃ O proliferaçã o de subclasses DIVERSOS, tem como
GERAL que possam ser reservadas subclasses: 910 –
Incluem-se nesta para possíveis expansõ es. SOLENIDADES.
subclasse documentos Entretanto, os documentos COMEMORAÇÕ ES.
de cará ter genérico só poderã o ser aqui HOMENAGENS
relativos à classificados apó s a 920 – CONGRESSOS.
ADMINISTRAÇÃ O verificação da nã o- CONFERÊ NCIAS.
GERAL. Utiliza-se, existência de outras SEMINÁ RIOS. SIMPÓ SIOS.
também, esta subclasse, subclasses nas quais ENCONTROS.
como recurso para possam ser inseridos. CONVENÇÕ ES. CICLOS DE
inclusã o de assuntos PALESTRAS. MESAS
Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
940 – VISITAS E agilidade no documentos de seguintes operaçõ es:
VISITANTES gerenciamento e arquivo, a) INSPEÇÃ O:
Classificam controle das utilizando o consiste no exame
-se os informaçõ es. índice, quando do(s) documento(s)
documentos Desta forma, necessá rio; para verificar se o(s)
referentes a para que o Có digo 4. Anotar o có digo na mesmo(s) se
solicitaçõ es de de classificação de primeira folha do destina(m) realmente
visitas, documentos de documento; ao arquivamento, se
orientaçã o e arquivo possa ser 5. Preencher possui(em) anexo(s)
assessorament aplicado a(s) folha(s) de e se a classificaçã o
o a visitantes. eficientemente, referência, para atribuída será
apresentam-se, a os assuntos mantida ou alterada.
950 a 980 – (VAGAS) seguir, as secundá rios. b) ORDENAÇÃ O:
Estas operaçõ es e rotinas OBS: Quando consiste na reuniã o
subclasses para classificaçã o e o documento dos documentos
mantêm-se arquivamento de possuir anexo(s), classificados sob um
vagas para documentos. este(s) mesmo assunto. A
possíveis deverá (ã o) ordenaçã o tem por
expansõ es e Classificação e receber a objetivo agilizar o
inserçã o de Arquivamento de anotaçã o do(s) arquivamento,
documentos Documentos có digo(s) minimizando a
referentes a correspondente( possibilidade de
ASSUNTOS A classificaçã o s). erros. Além disso,
DIVERSOS. deve ser realizada estando ordenados
por servidores Arquivamento adequadamente, será
990 – ASSUNTOS treinados, de possível manter
TRANSITÓ RIOS acordo com as Uma vez reunidos todos os
Incluem-se seguintes classificado e documentos
nesta subclasse operaçõ es. tramitado, o referentes a um
documentos de documento mesmo assunto,
cará ter a) ESTUDO: deverá ser organizando-os
genérico, tais consiste na leitura arquivado, previamente para o
como pedidos de cada obedecendo às arquivamento.
e cartas de documento, a fim
apresentação e de verificar sob que Apó s a ordenaçã o, os EDITORIAL
recomendaçã o; assunto deverá ser documentos classificados
comunicaçõ es classificado e quais sob o mesmo có digo Dossiês: 061.1 –
de posse, as referências formarã o dossiês EDITORAÇÃ O.
endereço e cruzadas que lhe acondicionados em capas PROGRAMAÇÃ O VISUAL
afastamento; corresponderã o. A apropriadas com 061.2 –
convites; referência cruzada prendedores plá sticos,
felicitaçõ es e é um mecanismo com exceção dos DISTRIBUIÇÃ
congratulaçõ es adotado quando o processos e volumes. Os O.
; protestos, conteú do do dados referentes ao seu
reivindicaçõ es documento se conteú do (có digo, PROMOÇÃ O.
e refere a dois ou assunto e, se for o caso, DIVULGAÇÃ O
oferecimentos mais assuntos. nome de pessoa, ó rgã o,
diversos. b) CODIFICAÇ firma ou lugar) serã o – organizar internamente
à O: consiste na registrados na capa de cada pasta, separando os
Aplicação atribuiçã o do forma a facilitar sua documentos referentes a cada
do Código de có digo identificação. Os dossiês, pessoa, ó rgã o, firma ou lugar,
Classificação correspondente ao processos e volumes sempre que a quantidade de
de assunto de que serã o arquivados em documentos justificar e desde
Documentos trata o documento. pastas suspensas ou em que relativos a um mesmo
de Arquivo caixas, de acordo com assunto.
Rotinas Correspondentes suas dimensõ es. Esta
A Às Operaçõ es De operaçã o possibilita: Exemplo:
classificação é Classificaçã o – racionalizar o
uma das 1. Receber o documento arquivamento, uma vez Pasta: 021.2 – EXAMES
atividades do para classificação; que numa mesma pasta DE SELEÇÃ O
processo de 2. Ler o poderã o ser arquivados
gestã o de documento, vá rios dossiês Dossiês: Será criado um
documentos identificando o correspondentes ao dossiê para cada tipo de
arquivísticos, o assunto principal e mesmo grupo ou exame e título de concurso,
qual inclui o(s) secundá rio(s) subclasse, diminuindo, ordenados alfabeticamente.
procedimentos de acordo com seu assim, o nú mero de
e rotinas conteú do; pastas. c) ARQUIVAMENTO:
específicas que 3. Localizar consiste na guarda do
possibilitam o(s) assunto(s) no Exemplo: documento no local devido
maior Có digo de (pasta suspensa, prateleira,
eficiência e classificaçã o de Pasta: 061 – caixa), de acordo com a
PRODUÇÃ O classificação dada. Nesta fase
Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
deve-se ter muita correspondente, repetindo
atençã o, pois um a operação sempre que d) RETIRADA substitui o
documento arquivado chegar um novo nú mero. E CONTROLE documento na pasta
erroneamente poderá (EMPRÉ STIMO): de onde foi retirado,
ficar perdido, sem esta operaçã o devendo ser
possibilidades de ocorre quando eliminada quando da
recuperação quando processos, devoluçã o do
solicitado dossiês ou documento;
posteriormente. outros – 2ª via:
documentos sã o arquivada em
Rotinas retirados do fichá rio à parte, em
Correspondentes às arquivo para: ordem cronoló gica,
Operações de – emprestar aos para controle e
Arquivamento usuá rios; cobrança, quando
– prestar informaçõ es; vencido o prazo de
1. Verificar a – efetuar uma juntada. devoluçã o.
existência de
antecedentes Nesta fase é Preservação
(documentos que importante o
tratam do mesmo controle de Os documentos
assunto); retirada, arquivísticos têm que
2. Reunir os efetuado por se manter acessíveis
antecedentes, meio do recibo e utilizá veis por todo
colocando-os em ordem de empréstimo o tempo que se fizer
cronoló gica (ver item 2.3), no necessá rio,
decrescente, sendo o qual sã o garantindo-se sua
documento com data registradas longevidade,
mais recente em informaçõ es funcionalidade e
primeiro lugar e assim sobre processos, acesso contínuo.
sucessivamente; dossiês ou Deverã o ser
3. Ordenar os outros asseguradas as
documentos que nã o documentos características dos
possuem antecedentes, retirados, além documentos – tais
de acordo com a ordem do setor, nome, como autenticidade e
estabelecida assinatura do acessibilidade - pela
(cronoló gica, alfabética, servidor adoçã o de estratégias
geográ fica ou outra), responsá vel pela institucionais e
formando dossiês. solicitaçã o e, técnicas proativas de
Verificar a existência de posteriormente, criaçã o e de
có pias, eliminando-as. a data da preservação, que
Caso o original nã o devoluçã o do garantam a sua
exista, manter uma documento. O perenidade. Essas
ú nica có pia; recibo de estratégias sã o
4. Fixar empréstimo tem estabelecidas por
cuidadosamente os como finalidade uma política de
documentos à s capas controlar o prazo preservação.
apropriadas com para devoluçã o Tradicionalmente
prendedores plá sticos, do documento e a preservaçã o de
com exceção dos servir como documentos
processos e volumes indicador de sua arquivísticos se
que, embora inseridos frequência de concentra na
nas pastas suspensas, uso, fator obtençã o da
permanecem soltos determinante estabilidade do
para facilitar o para o suporte da
manuseio; estabelecimento informação. Nos
5. Arquivar os dos prazos para documentos
documentos nos locais sua transferência convencionais, o
devidos, identificando e recolhimento. conteú do e o suporte
de maneira visível as Por meio estã o
pastas suspensas, desse controle é intrinsecamente
gavetas e caixas; possível ligados, dessa forma
6. Manter reunida a informar com a manutençã o do
documentaçã o seriada, precisã o e suporte garante a
como por exemplo segurança a preservação do
boletins e atas, em localizaçã o do(s) documento. De forma
caixas apropriadas, documento(s) distinta, nos
procedendo o registro retirado(s). documentos digitais,
em uma ú nica folha de O recibo de empréstimo o foco da preservaçã o
referência, arquivada é preenchido em duas é a manutençã o do
em pasta suspensa, no vias, sendo: acesso, que pode
assunto – 1ª via: tal implicar na mudança
como guia-fora de suporte e
Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
formatos, bem documentos Q disponibilidade dos acervos
como na digitais, essas u arquivísticos.
atualizaçã o do estratégias incluem es (B) As três idades
ambiente a prevençã o da tõ documentais podem ser
tecnoló gico. A obsolescência es denominadas de corrente,
fragilidade do tecnoló gica e de semiativa e informativa.
suporte digital danos físicos ao 1. A seguir temos a (C) O ramo da
e a suporte, por meio representaçã o de uma arquivologia que estuda
obsolescência de procedimentos pequena parte de uma acervos de documentos
tecnoló gica de de migraçã o como Tabela de Temporalidade ancestrais é adjetivado de
hardware, rejuvenescimento e Destinaçã o de arqueológico.
software e (refreshing) e Documentos sem os (D) A arquiví́stica é a
formato conversã o. títulos de cada coluna: técnica e a arquivologia, a cie
exigem essas Outras técnicas ncia, segundo a visã o
intervençõ es utilizadas na difundida pelo Arquivo
perió dicas. preservaçã o de Serviço 074 Nacional.
As documentos telefô nico (E) O triplo objeto da
estratégias de digitais são: Listas 074. arquivologia é o fundo
preservaçã o emulação, telefô nicas 2 arquivístico, o arquivista e a
para os encapsulamento e internas instituiçã o arquivística.
documentos preservaçã o da Açõ es 091
arquivísticos tecnologia. A judiciais 4. O termo que melhor
devem ser adoçã o de formatos Solenidad 910 caracteriza o que sã o as
selecionadas digitais abertos se es massas documentais
com base na configura acumuladas é o arquivo
sua capacidade adicionalmente As colunas I, II e III (A) corrente.
de manter as como medida de correspondem (B) intermediá rio.
características preservaçã o respectivamente, a: (C) permanente.
dos recomendá vel e (A) espécie (D) inativo.
documentos e necessá ria. documental, (E) morto.
na avaliaçã o Qualquer que seja a prazos de guarda
custo- estratégia de e observaçã o. 5. No Brasil, atualmente
benefício. preservaçã o (B) assunto, có digo de o ó rgã o responsá vel pelo
Podem incluir adotada, há que se classificação e depó sito legal de publicaçõ es
monitorament documentar os prazos de guarda. no Brasil é o (a)
o e controle procedimentos e as (C) plano de (A) Instituto Brasileiro de
ambiental, estruturas de classificaçã o, Informaçã o em Ciência e
restriçõ es de metadados. observaçã o e Tecnologia (IBICT).
acesso, O prazos de guarda.
cuidados no desenvolvimento (D) có digo de
seu manuseio de novas classificação, prazos de
direto e tecnologias pode guarda e destinaçã o final.
obtençã o de tornar disponíveis (E) nú mero do
suportes e outros documento, ciclo
materiais mais procedimentos documental e
durá veis para preservar controle.
(papel, tinta, documentos
disco ó ptico, digitais por longos 2. Ao organizar e
fita magnética, períodos. As arquivar uma série de
etc). No caso estratégias de documentos, ordenados
específico dos preservaçã o de por nome, assunto ou
local, o sistema de
documentos digitais e classificação utilizado
dos respectivos (B) Biblioteca Nacional
(BN). será :
metadados devem ser (A) alfabético.
formulados e (C) Agência Bibliográ fica
Nacional (ABN). (B) alfanumérico.
integrados ao SIGAD (C) cronoló gico.
desde a fase de (D) Associaçã o Brasileira
de Normas Técnica (D) geográ fico.
elaboraçã o do projeto (E) numérico.
desse sistema. Só assim (ABNT).
será possível garantir o (E) Instituto Nacional do
Livro (INL). 3. Com relaçã o ao
uso e acesso aos campo teó rico da
documentos digitais arquivologia, assinale a
durante todo o período R
e alternativa correta.
previsto para sua (A) A arquivologia
guarda. s
p estuda as funçõ es dos
o serviços ou instituiçõ es
s de arquivo e os princípios
t e as técnicas a serem
a observados no
s tratamento e na

Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
tramitação, uso, reconheça a - profissionais qualificados;
01. D / 02. A / 03. A / avaliação e importâ ncia do - instrumentos
04. E / 05. B” arquivamento em arquivo na de controle e
fase corrente e estrutura da monitoramento do
intermediária,
Gestão de visando a sua
documento eliminação ou
2.2. Gestão de Documentos.
s recolhimento para
guarda
A gestã o de empresa; armazenamento e
permanente”6.
documentos é - ferramentas trá fego documental e;
um processo apropriadas; - instalaçõ es
A gestão ocorre
essencial no - redução do tempo de físicas apropriadas,
nas fases: corrente
andamento da arquivamento; compatíveis com o
e intermediária,
organizaçã o. É acervo documental.
atuando na:
necessá rio - Produçã o;
estabelecer - Avaliaçã o; 6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em:

uma série de - Uso; <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.

prá ticas que - Tramitaçã o;
garanta a Objetivos: • Do gênero e espécie dos
- Arquivamento. - redução de custos documentos existentes;
organizaçã o e
preservaçã o de com a administraçã o e • Do volume dos
Objetivos da Gestão de manutenção do acervo; documentos arquivados;
arquivos, para Documentos
que a empresa - padronizaçã o dos • Da tecnologia
- Possibilitar a sistemas e métodos empregada na reproduçã o e
possa tomar produção,
decisõ es, de arquivamento; conservação dos documentos;
administraçã o, - aproveitamento • Das normas e legislaçã o
recuperar controle e
informaçõ es e adequado e ganho arquivística empregadas na
manutençã o do de espaço físico; instituiçã o etc.
preservar a conjunto
memó ria dos - maior controle da
documental de massa documental; 2º) Análise dos dados
arquivos. forma racional,
O - sigilo das coletados
econô mica e informaçõ es; Faz-se um diagnó stico de
gerenciamento eficiente;
de documentos - preservação e arquivo, ou seja, a aná lise de
- Viabilizar a conservaçã o dos toda documentaçã o de
arquivísticos recuperação da
assegura à documentos; arquivo, identificando falhas e
informaçã o através - recuperaçã o rá pida fatores que contribuem para o
empresa ter de ferramentas
um maior e eficiente das mau funcionamento do
tecnoló gicas informaçõ es. arquivo.
controle sobre modernas que
as informaçõ es facilitam a
que produzem Para Marilena Leite 3º) Planejamento Etapa
localizaçã o e Paes, a organizaçã o e que compreende a
e/ou recebem, utilizaçã o da
racionalizar o administraçã o de elaboração de um plano de
informaçã o com arquivos compreendem 4 arquivo (plano arquivístico)
layout onde os eficiência, rapidez e
documentos etapas, são elas: levando-se em
precisã o; consideração:
sã o guardados, - Preservar a memó ria
desenvolver as 1º) Levantamento • As instituiçõ es físicas e
institucional; de dados equipamentos
atividades com - Otimizar o uso
maior rapidez Pressupõ e o empregados;
da informaçã o conhecimento da • Elaboração de um
e eficiência e independente da
melhorar o estrutura da organizaçã o projeto de arquivo;
natureza do e a coleta de informaçõ es • Os recursos humanos e
atendimento suporte.
aos clientes. a respeito: financeiros;
De acordo • Os sistemas e métodos
Organização e • Do funcionamento de arquivamento que serã o
com o art. 3º administração de
da Lei nº dos ó rgã os internos; utilizados;
arquivos • Do trâ mite • O lugar ocupado pelo
8.159/91, Os resultados
referente à documental; arquivo no organograma da
satisfató rios de • Dos sistemas e instituiçã o, etc.
política uma eficiente
nacional de métodos de
organizaçã o e arquivamento 4º) Implantação e
arquivos administraçã o de
pú blicos e utilizados; acompanhamento
arquivos de • Da entrada e Finalizando o processo de
privados, é qualquer
considerado expediçã o de organizaçã o e administraçã o
organismo/institui documentos; de arquivos, é a etapa
gestã o de çã o estã o • Do manuseio, responsá vel pela execução do
documentos “o diretamente acondicionamento e que foi planejado, nessa fase:
conjunto de relacionados ao armazenamento dos • Leva-se ao
procedimentos emprego arquivos; conhecimento do corpo
e operações indispensá vel de: • Da disponibilizaçã o administrativo e operacional
técnicas - política do acervo mediante da instituiçã o a necessidade
referentes à interna que consulta e empréstimo; de se adequar aos novos
sua produção,
Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
procedimentos 4. A gestã o de devidamente
referentes ao Q documentos abordados no tópico
manuseio/trato de u engloba, entre 2.1. Conceitos
documentos desde a e outras, as fases Fundamentais de
sua criaçã o/recepçã o s de: Arquivologia.
até a t (A) produção e
eliminaçã o/descarte; õ destinaçã o
• Qualificam-se, e (B) emulação e P
através de cursos e s migraçã o; R
treinamentos, pessoas (C) conservaçã o e O
que lidam, direta ou 1. O processo restauraçã o; T
indiretamente, com os administrativo que (D) eliminaçã o e O
arquivos; permite analisar e preservação; C
• Acompanha-se controlar (E) criaçã o e aquisiçã o. O
periodicamente a sistematicamente, L
implementaçã o e ao longo de seu R O
execução do ciclo de vida, a e .
planejamento; informaçã o s
7

• Por fim, elabora- registrada que se p

produz, recebe, Antes de
se o manual de arquivo, o
mantém ou utiliza qualquer coisa,
respeitando a legislaçã o s
uma organização, apresentaremos os
pertinente e as t
em consonâ ncia conceitos de gestã o
necessidades da a
com sua missão, documental e
instituiçã o. s
objetivos e protocolo, que serã o
operaçõ es, de grande
01: E / 02: ERRADO /
denomina-se importâ ncia para
03: ERRADO / 04: A.
(A) Gestã o da Informaçã o. uma melhor
(B) Gestã o de Depó sito.
2.3. Instrumentos de Gestão de Documentos.
7 PAES, Marilena Leite. (C) Gestã o do
Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Conhecimento.
Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. (D) Gênero Documental.
53-60.
(E) Gestã o de Documentos. compreensão do
Prezado tema proposto.
2. Em relaçã o candidato(a),
a gestã o de ressaltamos “Considera-se
documentos na que os gestão de documentos
esfera pú blica, instrumentos de o conjunto de
julgue os itens Gestão de procedimentos e
subsequentes. A Documentos operações técnicas
fase de utilizaçã o são os referentes à sua
refere-se às seguintes: o produção,
atividades de Código de tramitação, uso,
controle, Classificação e a avaliação e
organizaçã o e Tabela de arquivamento em
acesso a Temporalidade fase corrente e
documentos em e Destinação de
fase corrente, Documentos de
incluindo-se Arquivo. Logo,
arquivamento, destacamos que SENAC. D. N. Técnicas
estes assuntos de arquivo e protocolo.
recuperação e Rio de Janeiro: Senac, 1999.
descarte de são p. 37-44.
documentos e
informaçõ es. intermediária, visando a organizaçã o e preservaçã o de
(...) Certo sua eliminação ou arquivos, para que a empresa
(...) Errado recolhimento para a possa tomar decisõ es,
guarda permanente” (Lei recuperar informaçõ es e
3. No que se Federal nº 8.159, de 8-1- preservar a memó ria dos
refere à gestã o de 1991). arquivos.
documentos, julgue
os itens a seguir.
Sã o três as fases de 2.4. Protocolo.
um programa de
gestã o de
documentos: A gestã o de arquivos O gerenciamento de
implantaçã o, é um processo essencial documentos arquivísticos
armazenamento e no andamento da assegura à empresa ter um
eliminaçã o. organizaçã o. É necessá rio maior controle sobre as
(...) Certo estabelecer uma série de informaçõ es que produzem
(...) Errado prá ticas que garanta a e/ou recebem, racionalizar o

Noções de 2
Arquivologia
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layout onde os exercer funçõ es de
Dentre as documento;
documentos são protocolo (recebimento,
recomendações de -Rearquivar as
guardados, desenvolver registro, distribuição,
recebimento e fichas de procedência
as atividades com movimentação e expedição
registro, destaca-se: e assunto, agora com
maior rapidez e de documentos), daí a
-Receber as os dados das fichas
eficiência e melhorar o denominaçã o comum de
correspondência de protocolo;
atendimento aos alguns ó rgã os como
clientes. Protocolo e Arquivo. E é s, separando as -Arquivar as fichas de
de cará ter oficial protocolo.
neste ponto que os
Protocolo é a problemas têm seu início. da de cará ter
particular, A tramitação de
denominação Geralmente, as pessoas
que lidam com o distribuindo as um documento
geralmente atribuída a
de cará ter dentro de uma
setores encarregados do recebimento de
documentos não sabem, ou particular a seus instituiçã o depende
recebimento, registro,
destinatá rios. diretamente se as
distribuição e mesmo nã o foram
orientadas sobre como Apó s essa etapas anteriores
movimentação dos
etapa, os foram feitas da forma
documentos em curso; proceder para o documento
cumpra a sua funçã o na documentos correta. Se feitas, fica
denominação atribuída
devem seguir seu mais fácil, com o
ao próprio número de instituiçã o. Para que este
problema inicial seja curso, a fim de auxílio do protocolo,
registro dado ao
cumprirem suas saber sua exata
documento; Livro de resolvido, a implantaçã o de
um sistema de base de funçõ es. localizaçã o, seus
registro de
dados principais,
documentos recebidos dados, de preferência
simples e descentralizado, Para que isto como data de
e/ou expedidos. (PAES,
ocorra, devem entrada, setores por
Marilena Leite. permitindo que, tã o logo
cheguem à s instituiçõ es, os ser distribuídos que já passou, enfim,
Arquivo: teoria e
e classificados da acompanhar o
prática. 3.ed. Rio de documentos fossem
registrados, pelas devidas forma correta, ou desenrolar de suas
Janeiro: FGV, 2004. p.
seja, chegar ao funçõ es dentro da
27). pessoas, no seu pró prio
setor de trabalho seria uma seu destinatário. instituiçã o. Isso
Para isto, agiliza as açõ es
É de conhecimento ó tima alternativa. Tal açã o
comum o grande diminuiria o montante de recomenda-se: dentro da instituiçã o,
-Separar as acelerando assim,
avanço que a documentos que chegam as
humanidade teve nos instituiçõ es, cumprem suas correspondência processos que
s de cará ter anteriormente
ú ltimos anos. Dentre funçõ es, mas sequer
tais avanços, incluem-se tiveram sua tramitaçã o ou ostensivo das de encontravam
cará ter sigiloso, dificuldades, como a
as á reas que vã o desde destinaçã o registrada.
a política até a encaminhado as nã o localização de
Algumas rotinas devem
de cará ter documentos, nã o se
tecnoló gica. Tais ser adotadas no registro
avanços contribuíram sigiloso aos seus podendo assim, usá -
documental, afim de que
respectivos los no sentido de
para o aumento da nã o se perca o controle,
produção de destinatá rios; valor probató rio, por
bem como surjam
-Tomar exemplo.
documentos. Cabe problemas que facilmente
ressaltar que tal conhecimento Nenhuma
poderiam ser evitados
das correspondência
aumento teve sua (como o preenchimento do
importâ ncia para a á rea correspondência oficial recebida
campo Assunto, de muita
s de cará ter poderá permanecer
da arquivística, no importâ ncia, mas que na
sentido de ter ostensivos por sem tramitaçã o no
maioria das vezes é feito de
meio da leitura, Protocolo-Geral e no
despertado nas pessoas forma errô nea).
a importâ ncia dos requisitando a Processamento
Recebimento: existência de Técnico por mais de
arquivos. Entretanto,
seja por descaso ou antecedentes, se 24 horas, salvo as
Principais atividades:
existirem; recebidas às sextas-
mesmo por falta de recebe o documento; separa
conhecimento, a -Classificar o feiras, véspera de
os documentos (oficial do
documento de feriados e pontos
acumulaçã o de massas particular, ostensivo do
documentais acordo com o facultativos. Todo
sigiloso); encaminha os
método da documento deverá
desnecessá rias foi um documentos de natureza
problema que foi instituiçã o; ter sua tramitaçã o
sigilosa e particular aos
carimbando-o registrada em
surgindo. Essas massas determinados destinatá rios;
acabam por inviabilizar em seguida; sistema
interpreta e classifica os
-Elaborar um informatizado, sendo
que os arquivos documentos ostensivos;
cumpram suas funçõ es resumo e VEDADA a tramitaçã o
encaminha os documentos
encaminhar os informal. A
fundamentais. Para ao setor de registro e
tentar sanar esse e documentos ao tramitaçã o de
movimentaçã o.
protocolo. documentos será
outros problemas, que é
recomendá vel o uso de -Preparar a efetuada de forma
ficha de descentralizada,
um sistema de
protocolo, em sendo a ú ltima
protocolo.
duas vias, unidade
Durante a sua
anexando a organizacional,
tramitaçã o, os arquivos
segunda via da detentora do
correntes podem
ficha ao documento,
Noções de 2
Arquivologia
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responsá vel correspondência e Diante do quadro
por dar demais exposto, fica mais fá cil Processamento
continuidade à documentos de entender porque as Técnico por mais de
tramitaçã o no uma instituiçã o, a grandes instituiçõ es 24 horas, salvo as
sistema qual envolve optam por um sistema de recebidas às sextas-
informatizado. procedimentos protocolo. Independente feiras, vésperas de
Apó s inerentes às do tamanho da feriados e ponto
cumprirem rotinas da instituiçã o, a ideia da facultativos.
suas expedição de implantaçã o de um (...) Todo
respectivas documentos sistema de protocolo é documento deverá
funçõ es, os vá lida, desde que ter sua tramitaçã o
documentos Dentre as algumas açõ es sejam registrada em
devem ter seu recomendações tomadas no sentido de sistema
destino com relação a colaborar para que este informatizado, sendo
decidido, seja expedição de sistema atenda às aceita à tramitaçã o
este a sua documentos, necessidades para que informal em casos
eliminaçã o ou destacam-se: foi criado. Esperamos apropriados.
recolhimento. -Receber a que tenha ficado claro (...) A tramitaçã o
É nesta correspondência, que de nada adianta de documentos será
etapa que a verificando a falta apenas idealizar e efetuada de forma
expediçã o de de anexos e implantar um sistema de descentralizada,
documentos completando protocolo se nã o houver sendo a ú ltima
torna-se dados; uma colaboraçã o unidade
importante, -Separar as có pias, instituiçã o / funcioná rios. organizacional,
pois por meio expedindo o original; É um procedimento detentora do
dela, fica mais -Encaminhar as có pias ao relativamente simples, se documento,
fá cil fazer uma Arquivo. comparado as facilidades responsá vel por dar
avaliaçã o do que pode trazer. Fica continuidade à
documento, É vá lido ainda a ideia que nã o se tramitaçã o no
podendo-se ressaltar que as deve parar os estudos sistema
assim decidir rotinas acima sobre tal assunto, visto informatizado.
de uma forma descritas nã o que os suportes estã o (...) Para efetivo
mais confiá vel, valem como regras, sempre em controle dos
o destino do visto que cada transformaçã o, documentos, a
documento. instituiçã o possui necessitando assim de tramitaçã o ocorrerá
A suas tipologias melhores condiçõ es na sempre por
expediçã o documentais, seus manutenção destes. intermédio dos
trata-se da métodos de responsá veis pelos
saída da classificação, enfim, Q Arquivos Setoriais,
surgem u cabendo a estes
es gerenciar o
situaçõ es diversas. errada, todo o trâ mite do tõ recebimento e a
Servem apenas como documento pode ser es distribuiçã o dentro
exemplos para a comprometido. Deve-se das unidades
elaboraçã o de rotinas esquecer a ideia de que organizacionais.
em cada instituiçã o. basta inserir dados e (...) Ao receber
Apó s a discussã o nú meros num sistema, que um documento, o
das vantagens de todos os problemas serã o responsá vel pelo
implantaçã o de um resolvidos. Arquivo Setorial deve
sistema de protocolo, A pró pria verificar se este já
cabe avaliar as conscientizaçã o dos está cadastrado e
desvantagens do uso funcioná rios, no sentido de tramitado no sistema;
deste sistema, se feito que, se organizados e caso nã o esteja, deve-
de forma errô nea. devidamente registrados, as se solicitar ao
Em um primeiro tarefas que necessitam do Protocolo- Geral seu
momento, deve-se uso de documentos se cadastramento e
pensar num sistema tornarã o mais fá ceis para tramitaçã o.
simples de inserçã o de todos que venham a (A) F/ V/ V/ F/ F
dados, que venha a executá -las, proporcionado (B) V/ F/ V/ V/ V
atender as necessidades assim um melhor (C) V/ V/ V/ F/ F
da empresa. Contudo, é rendimento de todo o (D) F/ /F/ F/ V/ F
essencial que as pessoal. Portanto, fica claro (E) V/ F/ F/ F/ V
pessoas que trabalham que o protocolo pode ser
diretamente com o uma saída para os 03. Ao receber os
recebimento e registro problemas mais comuns de documentos para
de documentos, tramitaçã o documental, expedição, o
recebam um desde que utilizado da Protocolo- Geral nã o
treinamento adequado, forma correta. Do contrá rio, deverá proceder da
para que possam a implantaçã o deste sistema seguinte forma:
executar essa tarefa da pode ocasionar outros
forma correta, visto problemas, talvez de cunho (A) verificar se as
que, se feita da forma ainda maior. correspondências
Noções de 2
Arquivologia
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recebidas (D) expedir 01: D / 02: B / 03: E autorizada, em todo o
coincidem com pelo Correio ou por territó rio nacional, a
o controle de outros meios, de
expediçã o acordo com as
efetuado no necessidades.
2.5. Legislação Arquivística.
sistema pela (E) expedir
unidade correspondência
de cará ter microfilmagem de
organizacional. Caro(a) documentos
(B) conferir o particular com
Candidato(a) particulares e oficiais
endereçamento. especial atençã o.
apresentaremo arquivados, estes de
(C) preench s neste tópico
R ó rgã os federais,
er o(s) as leis mais
e estaduais e
formulá rio(s) exigidas nos
s municipais.
específico(s) concursos
p §1° Os
da Empresa públicos, caso
o microfilmes de que
Brasileira de tenha interesse
s trata esta Lei, assim
Correios e em estudar
t como as certidõ es, os
Telégrafos, todo o conteúdo
a traslados e as có pias
quando pertinente a
s fotográ ficas obtidas
necessá rio. legislação arquivísticadiretamente dos
(E) I, III e IV, apenas. acesse: filmes produzirã o os
1. De acordo com http://www.con mesmos efeitos em
a doutrina sobre o tema 2. Sobre o assunto arq.gov.br/legisl juízos ou fora dele.
Gestã o de Documentos, Distribuiçã o e Tramitaçã o acao/coletanea- §2° Os
o Protocolo Geral de de Correspondências, da- documentos
uma Agência deve marque V para verdadeiro legislacao.html microfilmados
executar as seguintes ou F para falso e, em
poderã o, a critério da
rotinas: seguida, assinale a LEI N° 5.433, autoridade
alternativa que apresenta a DE 8 DE MAIO competente, ser
I. verificar se o sequência correta. DE 1968 eliminados por
destinatá rio ou a (...) Nenhuma
incineraçã o,
unidade pertencem ou correspondência oficial Regula a microfilmagem destruição mecâ nica
nã o à Agência; em caso recebida poderá de documentos oficiais e ou por outro
negativo, devolverá a permanecer sem tramitaçã o dá processo adequado
correspondência ao no Protocolo Geral e no outras providências. que assegure a sua
remetente, apondo
desintegraçã o.
carimbo apropriado e Art. 1° É
identificando o motivo
da devoluçã o. §3° A incineração dos excepcionalmente ser
II. registrar, documentos microfilmados documentos
utilizando carimbo microfilmados ou sua ainda nã o arquivados desde
pró prio, no canto transferência para outro que autorizados por
inferior direito do local far-se-á mediante autoridade competente.
original e da có pia do lavratura de termo, por
interessado, quando autoridade competente, Art. 2° Os documentos de
houver, a data, hora e em livro pró prio. valor histó rico nã o deverã o
assinatura do §4° Os filmes ser eliminados, podendo ser
recebedor. negativos resultantes de arquivados em local diverso
III. separar a microfilmagem ficarã o da repartiçã o detentora dos
correspondência arquivados na repartiçã o mesmos.
institucional da detentora do arquivo,
particular. vedada sua saída sob Art. 3° O Poder Executivo
IV. distribuir a qualquer pretexto. regulamentará , no prazo de
correspondência §5° A eliminação ou 90 (noventa) dias, a presente
pú blica diretamente, e a transferência para outro Lei, indicando as autoridades
correspondência local dos documentos competentes, nas esferas
particular microfilmados far-se-á federais, estaduais e
mediatamente ao mediante lavratura de municipais para a
destinatá rio. termo em livro pró prio autenticaçã o de traslados e
V. registrar em pela autoridade certidõ es originais de
sistema e encaminhar a competente. microfilmagem de
correspondência §6° Os originais dos documentos oficiais.
institucional ao documentos ainda em §1° O decreto de
Processamento Técnico. trâ nsito, microfilmados regulamentaçã o determinará ,
É correto o que está nã o poderã o ser igualmente, quais os cartó rios
contido em: eliminados antes de ser e ó rgã os pú blicos capacitados
(A) I e IV, apenas. arquivados. para efetuarem a
(B) III, apenas. §7° Quando houver microfilmagem de
(C) II e V, apenas. conveniência, ou por documentos particulares bem
(D) I, II, III e V, medida de segurança, como os requisitos que a
apenas. poderã o microfilmagem realizada, por

Noções de 2
Arquivologia
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aqueles cartó rios e séculos XVI a XIX.
ó rgã os pú blicos devem Pará grafo ú nico. Inclui- temporá ria, do u
preencher para serem se, igualmente, nesta País, de obras t
autenticados, a fim de proibição a exportaçã o de: raras atingidas r
produzirem efeitos a) obras e documentos no art. 1º e seu a
jurídicos em juízos ou compreendidos no presente pará grafo ú nico.
fora dele, quer os artigo que, por LEI
microfilmes, quer os desmembramento dos Art. 3º A Nº
seus traslados e conjuntos bibliográ ficos, ou infringência 8.1
certidõ es originá rias. isoladamente, hajam sido destas 59,
§2° Prescreverá vendidos; disposiçõ es será DE
também o decreto as b) coleçõ es de punida na forma 08
condiçõ es que os perió dicos que já tenham da lei, devendo DE
cartó rios competentes mais de dez anos de ser efetivadas JAN
terã o de cumprir para publicados, bem como pela autoridade EIR
autenticaçã o de quaisquer originais e có pias competente as O
reproduçõ es realizados antigas de partituras apreensõ es dela DE
por particulares, para musicais. decorrentes. 19
produzir efeitos Pará grafo 91
jurídicos com a Art. 2º Poderá ser ú nico. A
terceiros. permitida, para fins de destinaçã o dos Dispõ e sobre a política
interesse cultural, a juízo da bens nacional de arquivos pú blicos
Art. 4° É autoridade federal apreendidos será e
feita em proveito privados e dá outras
dispensá vel o competente, a saída
do patrimô nio providências.
reconhecimento da
firma da autoridade que pú blico, apó s
autenticar os audiência do C
documentos oficiais Conselho Federal A
arquivados, para efeito de Cultura. P
de microfilmagem e os Í
traslados e certidõ es Art. 4º Esta T
originais de Lei entra em U
microfilmes. vigor na data de L
sua publicaçã o e O
Art. 5° Esta lei será
regulamentada I
entra em vigor na dentro de 60
(sessenta) dias. D
data de sua I
Art. 5º Revogam-se as S
publicaçã o. Art. 6° disposiçõ es em P
contrá rio. O
Revogam-se as Brasília, 9 de S
julho de 1968; I
disposiçõ es em 147º da Ç
Independência e Õ
contrá rio. 80º da E
Repú blica. S
Brasília, 8 de maio A
de 1968; 147° da . G
Independência e 80° da E
Repú blica. C R
O A
LEI Nº S I
5.471, DE T S
09 DE A
JULHO DE Art. 1º É dever do
1968 E Poder Pú blico a
gestã o documental e
Dispõ e sobre a Exportaçã o de S a proteção especial a
Livros Antigos e Conjuntos I documentos de
Bibliográ ficos Brasileiros. L arquivos, como
V instrumento de apoio
Art. 1º Fica A à administraçã o, à
proibida, sob qualquer cultura, ao
forma, a exportaçã o de T desenvolvimento
bibliotecas e acervos a científico e como
documentais r elementos de prova e
constituídos de obras s informaçã o.
brasileiras ou sobre o o
Brasil, editadas nos Art. 2º
D Consideram-se
Noções de 2
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
arquivos, para imprescindível à decorrência de legislativas e
os fins desta segurança da suas funçõ es judiciá rias.
Lei, os sociedade e do administrativas,
conjuntos de Estado, bem como
documentos à inviolabilidade da § 1º Sã o também imprescritíveis.
produzidos e intimidade, da vida pú blicos os conjuntos de
recebidos por privada, da honra e documentos produzidos e CAPÍTULO III
ó rgã os da imagem das recebidos por instituiçõ es DOS ARQUIVOS
pú blicos, pessoas. de cará ter pú blico, por PRIVADOS
instituiçõ es de entidades privadas
cará ter pú blico Art. 5º A encarregadas da gestã o Art. 11 Consideram-se
e entidades administraçã o de serviços pú blicos no arquivos privados os
privadas, em pú blica franqueará exercício de suas conjuntos de documentos
decorrência do a consulta aos atividades. produzidos ou recebidos por
exercício de documentos § 2º A cessaçã o de pessoas físicas ou jurídicas,
atividades pú blicos na forma atividade de instituiçõ es em decorrência de suas
específicas, da Lei. pú blicas e de cará ter atividades.
bem como por pú blico implica o
pessoa física, Art. 6º Fica recolhimento de sua Art. 12 Os arquivos
qualquer que resguardado o documentaçã o à privados podem ser
seja o suporte direito de instituiçã o arquivística identificados pelo Poder
da informaçã o indenizaçã o pelo pú blica ou a sua Pú blico como de interesse
ou a natureza dano material ou transferência à pú blico e social, desde que
dos moral decorrente instituiçã o sucessora. sejam considerados como
documentos. da violaçã o do conjuntos de fontes
sigilo, sem prejuízo Art. 8º Os relevantes para a histó ria e
Art. 3º das açõ es penal, documentos pú blicos sã o desenvolvimento científico
Considera-se civil e identificados como nacional.
gestã o de administrativa. correntes, intermediá rios
documentos o e permanentes. Art. 13 Os arquivos
conjunto de C § 1º Consideram-se privados identificados como
procedimentos A documentos correntes de interesse pú blico e social
e operaçõ es P aqueles em curso ou que, nã o poderã o ser alienados
técnicas Í mesmo sem com dispersã o ou perda da
referentes à T movimentaçã o, unidade documental, nem
sua produção, U constituam objeto de transferidos para o exterior.
tramitaçã o, L consultas frequentes Pará grafo ú nico - Na
uso, avaliaçã o e O § 2º Consideram-se alienaçã o desses arquivos o
arquivamento II documentos Poder Pú blico exercerá
em fase D intermediá rios aqueles preferência na aquisiçã o.
corrente e O que, nã o sendo de uso
intermediá ria, S corrente nos ó rgã os Art. 14 O acesso aos
visando a sua A produtores, por razõ es de documentos de arquivos
eliminaçã o ou R interesse administrativo, privados identificados como
recolhimento Q aguardam a sua de interesse pú blico e social
para guarda U eliminaçã o ou poderá ser franqueado
permanente. I recolhimento para guarda mediante autorizaçã o de seu
V permanente. proprietá rio ou possuidor.
Art. 4º O § 3º Consideram-se
Todos têm S permanentes os Art. 15 Os arquivos
direito a P conjuntos de documentos privados identificados como
receber dos Ú de valor histó rico, de interesse pú blico e social
ó rgã os B probató rio e informativo poderã o ser depositados a
pú blicos L que devem ser título revogá vel, ou doados a
informaçõ es de I definitivamente instituiçõ es arquivísticas
seu interesse C preservados. pú blicas.
particular ou O
de interesse S Art. 9º A eliminaçã o Art. 16 Os registros civis
coletivo ou de documentos de arquivos de entidades
geral, contidas Art. 7º Os produzidos por religiosas produzidos
em arquivos pú blicos instituiçõ es pú blicas e de anteriormente à vigência do
documentos de sã o os conjuntos de cará ter pú blico será Có digo Civil ficam
arquivos que documentos realizada mediante identificados como de
serã o produzidos e autorizaçã o da instituiçã o interesse pú blico e social.
prestadas no recebidos, no arquivística pú blica, na
prazo da lei, exercício de suas sua específica esfera de CAP
sob pena de atividades, por competência. ÍTU
responsabilida ó rgã os pú blicos de LO
â mbito federal, Art. 10 Os IV
de, ressalvadas
aquelas cujo estadual, do documentos de valor DA
sigilo seja Distrito Federal e permanente sã o O
municipal em inaliená veis e R
Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
GANIZ Pará grafo CAPÍTULO V
AÇÃO § 1º Sã o ú nico - Para o DO ACESSO E DO
E Arquivos Federais pleno exercício SIGILO DOS
ADMI o Arquivo Nacional de suas funçõ es, DOCUMENTOS
NISTR do Poder o Arquivo PÚBLICOS
AÇÃO Executivo, e os Nacional poderá
DE arquivos do Poder criar unidades [Os artigos de nº
INSTI Legislativo e do regionais. 22 a 24 foram
TUIÇ Poder Judiciá rio. revogados pela Lei nº
ÕES Sã o considerados, Art. 19 12.527, de 18 de
ARQ também, do Poder Competem aos novembro de 2011]
UIVÍ Executivo os arquivos do
STIC arquivos do Poder Legislativo DISPOSIÇÕES
AS Ministério da Federal a gestã o FINAIS
PÚB Marinha, do e o recolhimento
LICA Ministério das dos documentos Art. 25 Ficará
S Relaçõ es produzidos e sujeito à
Exteriores, do recebidos pelo responsabilidade
Art. 17 A Ministério do Poder Legislativo penal, civil e
administraçã o da Exército e do Federal no administrativa, na
documentaçã o pú blica Ministério da exercício de suas forma da legislaçã o
ou de cará ter pú blico Aeroná utica. funçõ es, bem em vigor, aquele que
compete às instituiçõ es § 2º Sã o como preservar desfigurar ou
arquivísticas federais, Arquivos Estaduais e facultar o destruir documentos
estaduais, do Distrito o arquivo do Poder acesso aos de valor permanente
Federal e municipais. Executivo, o documentos sob ou considerado como
arquivo do Poder sua guarda. de interesse pú blico e
Legislativo e o social.
arquivo do Poder Art. 20
Judiciá rio. Competem aos Art. 26 Fica
§ 3º Sã o arquivos do criado o Conselho
Arquivos do Poder Judiciá rio Nacional de Arquivos
Distrito Federal o Federal a gestã o - CONARQ, ó rgã o
arquivo do Poder e o recolhimento vinculado ao Arquivo
Executivo, o dos documentos Nacional, que definirá
arquivo do Poder produzidos e a política nacional de
Legislativo e o recebidos pelo arquivos, como ó rgã o
arquivo do Poder Poder Judiciá rio central de um
Judiciá rio. Federal no Sistema Nacional de
§ 4º Sã o exercício de suas Arquivos - SINAR.
Arquivos funçõ es, § 1º O Conselho
Municipais o tramitados em Nacional de Arquivos
arquivo do Poder juízo e oriundos será presidido pelo
Executivo e o de cartó rios e Diretor-Geral do
arquivo do Poder secretarias, bem Arquivo Nacional e
Legislativo. como preservar integrado por
§ 5º Os e facultar o representantes de
arquivos pú blicos acesso aos instituiçõ es
dos Territó rios sã o documentos sob arquivísticas e
organizados de sua guarda. acadêmicas, pú blicas
acordo com sua e privadas.
estrutura político- Art. 21 § 2º A estrutura e
jurídica. Legislaçã o funcionamento do
Estadual, do Conselho criado
Art. 18 Distrito Federal e neste artigo serã o
Compete ao municipal estabelecidos em
Arquivo Nacional a definirá os regulamento.
gestã o e o critérios de
recolhimento dos organizaçã o e Art. 27 Esta Lei
documentos vinculação dos
produzidos e arquivos entra em vigor
recebidos pelo estaduais e
Poder Executivo municipais, bem na data de sua
Federal, bem como como a gestã o e
preservar e facultar o acesso aos publicaçã o. Art.
o acesso aos documentos,
documentos sob observado o 28 Revogam-se
sua guarda, e disposto na
acompanhar e Constituiçã o as disposiçõ es
implementar a Federal, e nesta
política nacional de Lei. em contrá rio.
arquivos.
Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
Brasília, em 08 de Repú blica ficam organizados
janeiro de 1991; 170º I - preservar a Art. 2º Os sob a forma de sistema que
da Independência e memó ria documentos que compreende o conjunto de
103º da Repú blica. presidencial como constituem o acervo medidas de providências a
um todo num presidencial privado sã o serem levadas a efeito por
LEI Nº conjunto integrado, na sua origem, de entidades pú blicas e privadas,
8.394, DE compreendendo os propriedade do coordenadas entre si, para a
30 DE acervos privados Presidente da Repú blica, preservaçã o, conservaçã o e
DEZEMBR arquivísticos, inclusive para fins de acesso aos acervos
O DE bibliográ ficos e herança, doaçã o ou documentais privados dos
1991 museoló gicos; venda. presidentes da Repú blica,
II - coordenar, mediante expresso
Dispõ e sobre a no que diz respeito Art. 3º Os acervos consentimento deles ou de
preservaçã o, às tarefas de documentais privados seus sucessores.
organizaçã o e preservaçã o, dos presidentes da Pará grafo Ú nico. O
proteçã o dos acervos conservação, Repú blica integram o sistema atuará de forma
documentais privados organizaçã o e patrimô nio cultural integrada aos sistemas
dos presidentes da acesso aos acervos brasileiro e sã o nacionais de arquivos,
Repú blica, presidenciais declarados de interesse bibliotecas e museus.
e dá outras providências. privados, as açõ es pú blico para os fins de
dos ó rgã os aplicaçã o do § 1º do Art. 5º O sistema de
C pú blicos de artigo 216 da acervos documentais privados
A documentaçã o e Constituiçã o Federal, e dos presidentes da Repú blica
P articulá -los com sã o sujeitos às seguintes terá participação do Arquivo
Í entidades privadas restriçõ es: Nacional, Instituto Brasileiro
T que detenham ou do Patrimô nio Cultural - IBPC,
U tratem de tais “Constituiçã o Federal Museu da Repú blica,
L acervos; § 1º O Poder Pú blico, Biblioteca Nacional, Secretaria
O III - manter com a colaboraçã o da de Documentaçã o Histó rica da
referencial ú nico comunidade, promoverá Presidência da Repú blica e,
I de informaçã o, e protegerá o patrimô nio mediante acordo, de outras
capaz de fornecer cultural brasileiro, por entidades pú blicas e pessoas
D ao cidadão, de meio de inventá rios, físicas ou jurídicas de direito
I maneira uniforme e registros, vigilâ ncia, privado que detenham ou
S sistemá tica, a tombamento e tratem de acervos
P possibilidade de desapropriaçã o, e de documentais presidenciais.
O localizar, de ter outras formas de
S acesso e de utilizar acautelamento e Art. 6º O sistema de
I os documentos, preservação acervos documentais privados
Ç onde quer que I - em caso de venda, a dos presidentes da Repú blica,
Õ estejam guardados, Uniã o terá direito de através de seus participantes,
E seja em entidades preferência; e II - nã o terá como objetivo:
S pú blicas, em poderã o ser alienados
instituiçõ es para o exterior sem
G privadas ou com manifestação expressa da
E particulares, tanto Uniã o.”
R na capital federal
A como na regiã o de C
I origem do A
S presidente ou nas P
demais regiõ es do Í
Art. 1º Os acervos País; T
documentais privados IV - propor U
de presidentes da metodologia, L
Repú blica e o acesso à técnicas e O
sua consulta e pesquisa tecnologias para
passam a ser identificaçã o, I
protegidos e referência, I
organizados nos termos preservaçã o, DO SISTEMA DOS
desta Lei. conservação, ACERVOS
Pará grafo Ú nico. A organizaçã o e DOCUMENT
participaçã o de pessoas difusão da AIS
físicas ou jurídicas de documentaçã o PRIVADOS
direito privado presidencial DOS
detentoras de acervo privada; e PRESIDENT
presidencial, nos ES DA
benefícios e obrigaçõ es REPÚBLICA
decorrentes desta Lei,
será voluntá ria e Art. 4º Os acervos
realizada mediante documentais privados
prévio acordo formal. dos presidentes da

Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
V- Geral da prestarã o apoio Lei.
conceituar e Presidência da administrativo à
compatibilizar Repú blica, como Comissã o. Art. 8º Compete à
as informaçõ es membros natos, § 8º As Comissã o Memó ria dos
referentes à por titulares de despesas Presidentes da Repú blica:
documentaçã o outras entidades relativas a I - estabelecer
dos acervos integrantes do transporte e a política de proteção
privados sistema, e por hospedagem dos aos acervos
presidenciais personalidades de membros da presidenciais
aos notó rio saber e Comissã o serã o privados;
documentos experiência em efetuadas na II - assessorar o
arquivísticos, arquivologia, forma do Presidente da
bibliográ ficos e biblioteconomia e disposto no Repú blica nos
museoló gicos documentaçã o em artigo 17 desta assuntos referentes à
de cará ter geral, designados sua documentaçã o;
pú blico. por decreto do
Pará grafo Presidente da III - opinar sobre os
projetos suscitados por Art. 9º Os ó rgã os
Ú nico. O acesso Repú blica.
mantenedores de acervos participantes do sistema de
a documentos § 2º Além dos
para fins de concessã o de acervos documentais dos
sigilosos fica membros
apoio técnico, humano e presidentes da Repú blica
sujeito aos designados pelo
financeiro; atuarã o de forma articulada,
dispositivos Presidente da
IV - opinar sobre a cabendo, especialmente:
legais que Repú blica,
celebraçã o de convênios I - ao Instituto Brasileiro
regulam a participarã o das
entre mantenedores de do Patrimô nio Cultural, apoiar
segurança do reuniõ es da
acervos e entidades os projetos ou programas
Estado. Comissã o, com
pú blicas, e fiscalizar sua específicos de interesse do
direito a voz mas
execuçã o; sistema, fornecendo os meios
Art. 7º O nã o a voto, os
V - apoiar, com técnicos, financeiros e
sistema de titulares de
recursos técnicos e administrativos a instituiçõ es
acervos entidades ou
financeiros, a de documentaçã o ou a
documentais detentores de
preservação, detentores de acervos
privados dos acervos admitidos
conservaçã o, organizaçã o presidenciais privados;
presidentes da formalmente ao
e difusã o dos acervos; II - ao Arquivo Nacional, a
Repú blica será sistema.
VI - definir as normas orientaçã o técnica relativa ao
coordenado § 3º A Comissã o
bá sicas de conservaçã o, acervo arquivístico, a
pela Comissã o terá por Secretá rio-
organizaçã o e acesso organizaçã o de centro de
de Memó ria Executivo o titular
necessá rias à garantia da referência de acervos
dos da Secretaria de
preservação dos presidenciais que reú na e
Presidentes da Documentaçã o
documentos e suas coloque à disposiçã o dos
Repú blica, que Histó rica do
informaçõ es; interessados informaçõ es
atuará em Gabinete Pessoal
VII - assegurar a sobre documentos
cará ter do Presidente da
manutenção do arquivísticos, bibliográ ficos e
permanente Repú blica.
inventá rio geral e museoló gicos, de natureza
junto ao § 4º A
Comissã o poderá registro dos acervos pú blica ou privada, dos
Gabinete
delegar poderes a privados presidenciais, presidentes da Repú blica, e a
Pessoal do
subcomissõ es, que bem como suas condiçõ es manutenção de setor de
Presidente da
atuarã o junto ao de conservaçã o, arquivos privados
Repú blica.
Secretá rio- organizaçã o e acesso; presidenciais apto a receber
§ 1º A
Executivo. VIII - estimular os doaçõ es de documentos dessa
Comissã o será
§ 5º A proprietá rios de acervos natureza;
composta
Organizaçã o e o privados a ampliar a III - ao Museu da
pelos titulares
funcionamento da divulgaçã o de tais Repú blica e outros setores do
do Arquivo
Comissã o serão acervos e o acesso a eles; Instituto Brasileiro do
Nacional,
regulados através IX - manifestar-se Patrimô nio Cultural, a
Instituto
de seu regimento nos casos de alienaçã o de orientaçã o técnica relativa ao
Brasileiro do
interno. acervos presidenciais acervo museoló gico;
Patrimô nio
§ 6º A privados, em IV - à Biblioteca Nacional,
Cultural - IBPC,
participação na conformidade com o a orientaçã o técnica relativa
Museu da
Comissã o Memó ria artigo 3º desta Lei; ao acervo bibliográ fico;
Repú blica,
dos Presidentes da X - fomentar a V- À Secretaria de
Biblioteca
Repú blica será pesquisa e a consulta a Documentaçã o Histó rica do
Nacional,
considerada de acervos, e recomendar Presidente da Repú blica,
Secretaria de
natureza relevante providências para sua organizar, durante cada
Documentaçã o
e não remunerada. garantia; e mandato presidencial, o
Histó rica do
§ 7º A XI - estimular a acervo privado do Presidente,
Presidente da
Secretaria-Geral da iniciativa privada a adequando-o ao estabelecido
Repú blica,
Presidência da colaborar com os nesta Lei; e
Departamento
Repú blica e o mantenedores de VI - à Fundaçã o Casa de
de
Gabinete Militar da acervos, para a Rui Barbosa, à Fundação
Documentaçã o
Presidência da preservação, divulgaçã o e Joaquim Nabuco, aos serviços
da Secretaria-
Repú blica acesso pú blico. de documentaçã o do
Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
Ministério da Marinha, requisitados, de DO
do Ministério da Art. 11. Com o acordo com a S
Aeroná utica e do objetivo de legislaçã o AC
Ministério do Exército, organizar o acervo relativa à ER
ao Arquivo Histó rico do documental Presidência da VO
Ministério das Relaçõ es privado do Repú blica, do S
Exteriores, à s demais Presidente da Arquivo
entidades pú blicas de Repú blica em Nacional, do Art. 14 As
documentaçã o e, exercício, fica Instituto entidades, pú blicas
mediante acordo, às criada, como ó rgã o Brasileiro do ou privadas, ou as
pessoas físicas ou integrante do Patrimô nio pessoas físicas
jurídicas de direito Gabinete Pessoal Cultural, da mantenedoras de
privado ligadas à do Presidente da Biblioteca acervos documentais
documentaçã o, tais Repú blica, a Nacional e de presidenciais
como o Centro de Secretaria de outros ó rgã os privados, poderã o
Pesquisa e Documentaçã o federais de solicitar dos ó rgã os
Documentaçã o da Histó rica, à qual documentaçã o. pú blicos orientação
Histó ria compete: ou assistência para a
Contemporâ nea da I - coordenar e Art. 13 Ao sua organizaçã o,
Fundaçã o Getú lio gerir a formaçã o do final do mandato manutenção e
Vargas, o Instituto acervo privado do presidencial, os preservação, e
Histó rico e Geográ fico Presidente da documentos pleitear apoio técnico
Brasileiro e a Repú blica, a partir tratados pela e financeiro do poder
Associação dos do levantamento, Secretaria de pú blico para projetos
Arquivistas Brasileiros, preservação, Documentaçã o de fins educativos,
as atividades conservaçã o e Histó rica do científicos ou
complementares. organizaçã o dos Presidente da culturais.
documentos e Repú blica serão
C informaçõ es entregues ao Art. 15 O apoio
A complementares; titular. referido no artigo
P II - registrar Pará grafo anterior ficará
Í cronologicamente Ú nico. Os condicionado a que:
T as atividades do documentos I - os detentores
U Presidente da privados nã o dos acervos adiram à
L Repú blica e os recolhidos pelo Política de acervos
O fatos decorrentes Presidente da documentais
II do exercício do Repú blica ao presidenciais
I mandato final do mandato privados formulada
DA presidencial; e terã o destinaçã o pela Comissão dos
ORGANIZ III - realizar definida pela Acervos Documentais
AÇÃO DO trabalhos de Comissã o Privados dos
ACERVO pesquisa histó rica Memó ria dos Presidentes da
DOCUME e documental Presidentes da Repú blica e cumpram
NTAL relativos ao acervo, Repú blica. sua orientaçã o
PRIVADO ao Presidente e à técnica, visando ao
DO sua época C atendimento à
PRESIDEN A coletividade;
TE EM Art. 12 A P II - os projetos
EXERCÍCI Secretaria de Í tenham finalidade
O Documentaçã o T educacional,
Histó rica será U científica ou cultural;
Art. 10. O acervo dirigida por um L III - os acervos
documental do cidadã o Secretá rio, que O sejam acessíveis à
eleito Presidente da exercerá a consulta pú blica e à
Repú blica será coordenaçã o dos I pesquisa, com
considerado assuntos, açõ es e V exceçã o das
presidencial a partir de medidas referentes D restriçõ es previstas
sua diplomaçã o, mas o ao acervo O em lei.
acesso a ele somente se documental S § 1º Fica
fará mediante expressa privado do assegurada a
autorização de seu Presidente da M consulta ou pesquisa,
titular. Repú blica. A para fins de estudo
Pará grafo N ou trabalho, de
Ú nico. As T cará ter técnico ou
atividades de apoio E acadêmico, mediante
técnico e N solicitaçã o
administrativo da E fundamentada.
Secretaria de D § 2º O
Documentaçã o O pesquisador ficará
Histó rica serã o R estritamente sujeito
desempenhadas E às normas de acesso
por técnicos, S
Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
e às poderã o sofrer judicial § 2º Ao credenciado será
recomendaçõ e restriçõ es atribuído registro e meio de
s de uso adicionais de Art. 1º O uso de meio acesso ao sistema, de modo a
estabelecidas acesso, por parte eletrô nico na tramitaçã o preservar o sigilo, a
pelo do mantenedor, de processos judiciais, identificação e a autenticidade
proprietá rio ou pelo prazo de até comunicaçã o de atos e de suas comunicaçõ es.
gestor. trinta anos da data transmissã o de peças
§ 3º Será de sua publicaçã o processuais será
estritamente ou, no caso de admitido nos termos
cumprida a revelaçã o desta Lei.
classificaçã o de constrangedora à § 1º Aplica-se o
sigilo de honra ou à disposto nesta Lei,
documentos intimidade, pelo indistintamente, aos
imposta pelo prazo de até cem processos civil, penal e
titular, quando anos da data de trabalhista, bem como
do exercício do nascimento da aos juizados especiais, em
cargo. pessoa qualquer grau de
§ 4º Os mencionada. jurisdiçã o.
documentos só § 2º Para o disposto
nesta Lei, considera-
C Estado, à do Distrito se:
A Federal, ou à da Uniã o”. I - meio eletrô nico
P qualquer forma de
Í Art. 17 As despesas armazenamento ou
T decorrentes desta Lei trá fego de documentos e
U correrã o à conta das arquivos digitais;
L dotaçõ es orçamentá rias II - transmissã o
O pró prias da Presidência da eletrô nica toda forma de
Repú blica e dos ó rgã os e comunicaçã o a distâ ncia
V entidades participantes do com a utilização de redes
sistema de acervos de comunicaçã o,
D documentais privados dos preferencialmente a rede
I presidentes da Repú blica. mundial de
S computadores;
P Art. 18 O Poder III - assinatura
O Executivo regulamentará o eletrô nica as seguintes
S disposto nesta Lei nº prazo formas de identificaçã o
I de noventa dias. inequívoca do signatá rio:
Ç a) assinatura digital
Õ Art. 19 Esta Lei entra baseada em certificado
E digital emitido por
S em vigor na data de sua Autoridade Certificadora
credenciada, na forma de
F publicaçã o. Art. 20 lei específica;
I b) mediante cadastro
N Revogam-se as de usuá rio no Poder
A Judiciá rio, conforme
I disposiçõ es em disciplinado pelos ó rgã os
S respectivos.
contrá rio.
Art. 16 Ocorrendo Art. 2º O envio de
com entidade privada Brasília, 30 de petiçõ es, de recursos e a
mantenedora de acervo dezembro de 1991; 170º da prá tica de atos
presidencial privado a Independência e 103º da processuais em geral por
extinçã o prevista no Repú blica. meio eletrô nico serã o
artigo 22 do Có digo admitidos mediante uso
Civil, os documentos LEI Nº 11.419, de assinatura eletrô nica,
que o compõ em serã o DE 19 DE na forma do art. 1º desta
transferidos para a DEZEMBRO Lei, sendo obrigató rio o
guarda da Uniã o. DE 2006 credenciamento prévio
Pará grafo Ú nico. no Poder Judiciá rio,
Nã o havendo no Dispõ e sobre a conforme disciplinado
Município ou no Estado, informatizaçã o do processo pelos ó rgã os respectivos.
no Distrito Federal ou judicial; altera a Lei nº § 1º O
no Territó rio ainda nã o 5.869, de 11 de janeiro de credenciamento no Poder
constituído em Estado, 1973 – Có digo de Processo Judiciá rio será realizado
em que a associação Civil; e dá outras providências. mediante procedimento
teve sua sede, no qual esteja assegurada
estabelecimento nas Capítulo I a adequada identificaçã o
condiçõ es indicadas, o Da presencial do
patrimô nio se informatizaçã interessado.
devolverá à Fazenda do o do processo
Noções de 3
Arquivologia
 APOSTILAS OPÇÃO
§ 3º Os bem como eletrô nico. e realizada na data do
ó rgã os do comunicaçõ es em § 1º término desse prazo.
Poder geral. Considerar-se-á § 4º Em cará ter
Judiciá rio § 1º O sítio e o realizada a informativo, poderá
poderã o criar conteú do das intimaçã o no dia ser efetivada remessa
um cadastro publicaçõ es de que em que o de correspondência
ú nico para o trata este artigo intimando eletrô nica,
credenciament deverã o ser efetivar a comunicando o envio
o previsto assinados consulta da intimaçã o e a
neste artigo. digitalmente com eletrô nica ao abertura automá tica
base em certificado teor da do prazo processual
Art. 3º emitido por intimaçã o, nos termos do § 3º
Consideram-se Autoridade certificando-se deste artigo, aos que
realizados os Certificadora nos autos a sua manifestarem
atos credenciada na realização. interesse por esse
processuais forma da lei § 2º Na serviço.
por meio específica. hipó tese do § 1º § 5º Nos casos
eletrô nico no § 2º A deste artigo, nos urgentes em que a
dia e hora do publicaçã o casos em que a intimaçã o feita na
seu envio ao eletrô nica na forma consulta se dê forma deste artigo
sistema do deste artigo em dia nã o ú til, a possa causar prejuízo
Poder substitui qualquer intimaçã o será a quaisquer das
Judiciá rio, do outro meio e considerada partes ou nos casos
que deverá ser publicaçã o oficial, como realizada em que for
fornecido para quaisquer no primeiro dia evidenciada qualquer
protocolo efeitos legais, à ú til seguinte. tentativa de burla ao
eletrô nico. exceçã o dos casos § 3º A sistema, o ato
Pará grafo que, por lei, exigem consulta referida processual deverá ser
ú nico. Quando intimaçã o ou vista nos §§ 1º e 2º realizado por outro
a petição pessoal. deste artigo meio que atinja a sua
eletrô nica for § 3º Considera- deverá ser feita finalidade, conforme
enviada para se como data da em até 10 (dez) determinado pelo
atender prazo publicaçã o o dias corridos juiz.
processual, primeiro dia ú til contados da data § 6º As
serã o seguinte ao da do envio da intimaçõ es feitas na
consideradas disponibilizaçã o da intimaçã o, sob forma deste artigo,
tempestivas as informaçã o no pena de inclusive da Fazenda
transmitidas Diá rio da Justiça considerar-se a Pú blica, serã o
até as 24 (vinte eletrô nico. intimaçã o consideradas
e quatro) horas § 4º Os prazos automaticament pessoais para todos
do seu ú ltimo processuais terã o os efeitos legais.
dia. início no primeiro
dia ú til que seguir Art. 6º Observadas as Art. 8º Os ó rgã os do Poder
Capítulo II ao considerado formas e as cautelas do Judiciá rio poderão
Da como data da art. 5º desta Lei, as desenvolver sistemas
comunicaç publicaçã o. citaçõ es, inclusive da eletrô nicos de processamento
ão § 5º A criação Fazenda Pú blica, de açõ es judiciais por meio de
eletrônica do Diá rio da Justiça excetuadas as dos autos total ou parcialmente
dos atos eletrô nico deverá Direitos Processuais digitais, utilizando,
processuai ser acompanhada Criminal e Infracional, preferencialmente, a rede
s de ampla poderã o ser feitas por mundial de computadores e
divulgaçã o, e o ato meio eletrô nico, desde acesso por meio de redes
Art. 4º Os administrativo que a íntegra dos autos internas e externas.
tribunais correspondente seja acessível ao citando. Pará grafo ú nico. Todos os
poderã o criar será publicado atos processuais do processo
Diá rio da durante 30 (trinta) Art. 7º As cartas eletrô nico serão assinados
Justiça dias no diá rio precató rias, rogató rias, eletronicamente na forma
eletrô nico, oficial em uso. de ordem e, de um modo estabelecida nesta Lei.
disponibilizado geral, todas as
em sítio da Art. 5º As comunicaçõ es oficiais que Art. 9º No processo
rede mundial intimaçõ es serã o transitem entre ó rgã os do eletrô nico, todas as citaçõ es,
de feitas por meio Poder Judiciá rio, bem intimaçõ es e notificaçõ es,
computadores, eletrô nico em como entre os deste e os inclusive da Fazenda Pú blica,
para portal pró prio aos dos demais Poderes, serã o feitas por meio
publicaçã o de que se cadastrarem serã o feitas eletrô nico, na forma desta Lei.
atos judiciais e na forma do art. 2º preferentemente por § 1º As citaçõ es,
administrativo desta Lei, meio eletrô nico. intimaçõ es, notificaçõ es e
s pró prios e dispensando-se a remessas que viabilizem o
dos ó rgã os a publicaçã o no Capítulo III acesso à íntegra do processo
eles ó rgã o oficial, Do processo correspondente serã o
subordinados, inclusive eletrônico consideradas vista pessoal do
interessado para todos os
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efeitos legais. Art. 11 Os documentos
§ 2º Quando, por produzidos eletronicamente § 2º A para as situaçõ es de
motivo técnico, for e juntados aos processos arguição de sigilo e de segredo de
inviá vel o uso do meio eletrô nicos com garantia da falsidade do justiça.
eletrô nico para a origem e de seu signatá rio, documento
realizaçã o de citaçã o, na forma estabelecida nesta original será Art. 12. A
processada conservação dos
intimaçã o ou Lei, serã o considerados
eletronicamente autos do processo
notificaçã o, esses atos originais para todos os
na forma da lei poderá ser efetuada
processuais poderão efeitos legais.
processual em total ou parcialmente
ser praticados segundo § 1º Os extratos digitais
vigor. por meio eletrô nico.
as regras ordiná rias, e os documentos
§ 3º Os § 1º Os autos dos
digitalizando-se o digitalizados e juntados aos
originais dos processos eletrô nicos
documento físico, que autos pelos ó rgã os da
documentos deverã o ser
deverá ser Justiça e seus auxiliares,
digitalizados, protegidos por meio
posteriormente pelo Ministério Pú blico e
mencionados no de sistemas de
destruído. seus auxiliares, pelas
§ 2º deste artigo, segurança de acesso
procuradorias, pelas
deverã o ser e armazenados em
Art. 10 A autoridades policiais, pelas
preservados pelo meio que garanta a
distribuiçã o da petiçã o repartiçõ es pú blicas em
seu detentor até preservaçã o e
inicial e a juntada da geral e por advogados
o trâ nsito em integridade dos
contestaçã o, dos pú blicos e privados têm a
julgado da dados, sendo
recursos e das petiçõ es mesma força probante dos
sentença ou, dispensada a
em geral, todos em originais, ressalvada a
quando formaçã o de autos
formato digital, nos alegaçã o motivada e
admitida, até o suplementares.
autos de processo fundamentada de
final do prazo § 2º Os autos de
eletrô nico, podem ser adulteraçã o antes ou
para processos eletrô nicos
feitas diretamente pelos durante o processo de
interposição de que tiverem de ser
advogados pú blicos e digitalizaçã o.
açã o rescisó ria. remetidos a outro
privados, sem
§ 4º (VETADO) juízo ou instâ ncia
necessidade da
§ 5ºOs superior que nã o
intervençã o do cartó rio
documentos cuja disponham de
ou secretaria judicial,
digitalizaçã o seja sistema compatível
situação em que a
tecnicamente deverã o ser
autuaçã o deverá se dar
inviá vel devido impressos em papel,
de forma automá tica,
ao grande autuados na forma
fornecendo-se recibo
volume ou por dos arts. 166 a 168 da
eletrô nico de protocolo.
motivo de Lei nº 5.869, de 11 de
§ 1º Quando o ato
ilegibilidade janeiro de 1973 -
processual tiver que ser
deverã o ser Có digo de Processo
praticado em
apresentados ao Civil, ainda que de
determinado prazo, por
cartó rio ou natureza criminal ou
meio de petiçã o
secretaria no trabalhista, ou
eletrô nica, serã o
prazo de 10 pertinentes a juizado
considerados
(dez) dias especial.
tempestivos os
contados do § 3º No caso do §
efetivados até as 24
envio de petição 2º deste artigo, o
(vinte e quatro) horas
eletrô nica escrivã o ou o chefe
do ú ltimo dia.
comunicando o de secretaria
§ 2º No caso do § 1º
fato, os quais certificará os autores
deste artigo, se o
serã o devolvidos ou a origem dos
Sistema do Poder
à parte apó s o documentos
Judiciá rio se tornar
trâ nsito em produzidos nos
indisponível por motivo
julgado. autos, acrescentando,
técnico, o prazo fica
§ 6º Os ressalvada a hipó tese
automaticamente
documentos de existir segredo de
prorrogado para o
digitalizados justiça, a forma pela
primeiro dia ú til
juntados em qual o banco de
seguinte à resoluçã o do
processo dados poderá ser
problema.
eletrô nico acessado para aferir a
§ 3º Os ó rgã os do
somente estarã o autenticidade das
Poder Judiciá rio
disponíveis para peças e das
deverã o manter
acesso por meio respectivas
equipamentos de
da rede externa assinaturas digitais.
digitalizaçã o e de
para suas § 4º Feita a
acesso à rede mundial
respectivas autuaçã o na forma
de computadores à
partes estabelecida no § 2º
disposiçã o dos
processuais e deste artigo, o
interessados para
para o Ministério processo seguirá a
distribuiçã o de peças
Pú blico, tramitaçã o
processuais.
respeitado o legalmente
disposto em lei estabelecida para os
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processos ao exercício da
físicos. função judicante. Art. 15 Salvo "Art.
§ 5º A § 2º O acesso de impossibilidade que 154. .............................................
digitalizaçã o de que trata este comprometa o acesso à ....................
autos em mídia artigo dar-se-á por justiça, a parte deverá Pará grafo ú nico. (Vetado).
nã o digital, em qualquer meio informar, ao distribuir a (VETADO)
tramitaçã o ou tecnoló gico petiçã o inicial de § 2º Todos os atos e
já arquivados, disponível, qualquer açã o judicial, o termos do processo podem
será precedida preferentemente o nú mero no cadastro de ser produzidos, transmitidos,
de publicaçã o de menor custo, pessoas físicas ou armazenados e assinados por
de editais de considerada sua jurídicas, conforme o meio eletrô nico, na forma da
intimaçõ es ou eficiência. caso, perante a Secretaria lei." (NR)
da intimaçã o § 3º (VETADO) da Receita Federal.
pessoal das Pará grafo ú nico. Da "Art.164. ....................................
partes e de C mesma forma, as peças de ...............................
seus a acusaçã o criminais Pará grafo ú nico. A
procuradores, p deverã o ser instruídas assinatura dos juízes, em
para que, no í pelos membros do todos os graus de jurisdiçã o,
prazo t Ministério Pú blico ou pode ser feita
preclusivo de u pelas autoridades eletronicamente, na forma da
30 (trinta) l policiais com os nú meros lei." (NR)
dias, se o de registros dos acusados
manifestem no Instituto Nacional de "Art.
sobre o desejo I Identificaçã o do 169. .............................................
de manterem V Ministério da Justiça, se .........................
pessoalmente a houver. § 1º É vedado usar
guarda de D abreviaturas.
algum dos i Art. 16 Os livros § 2º Quando se tratar de
documentos s cartorá rios e demais processo total ou
originais. p repositó rios dos ó rgã os parcialmente eletrô nico, os
Art. 13º O o do Poder Judiciá rio atos processuais praticados
magistrado s poderã o ser gerados e na presença do juiz poderã o
poderá i armazenados em meio ser produzidos e
determinar ç totalmente eletrô nico. armazenados de modo
que sejam õ integralmente digital em
realizados por e Art. 17 (VETADO) arquivo eletrô nico inviolá vel,
meio s na forma da lei, mediante
eletrô nico a Art. 18 Os ó rgã os do registro em termo que será
exibição e o g Poder Judiciá rio assinado digitalmente pelo
envio de dados e regulamentarã o esta Lei, juiz e pelo escrivã o ou chefe
e de r no que couber, no â mbito de secretaria, bem como pelos
documentos a de suas respectivas advogados das partes.
necessá rios à i competências. § 3º No caso do § 2º deste
instruçã o do s artigo, eventuais contradiçõ es
processo. Art. 19 Ficam na transcriçã o deverã o ser
§ 1º e convalidados os atos suscitadas oralmente no
Consideram-se processuais praticados momento da realizaçã o do
cadastros f por meio eletrô nico até a ato, sob pena de preclusã o,
pú blicos, para i data de publicaçã o desta devendo o juiz decidir de
os efeitos deste n Lei, desde que tenham plano, registrando-se a
artigo, dentre a atingido sua finalidade e alegaçã o e a decisã o no
outros i nã o tenha havido termo." (NR)
existentes ou s prejuízo para as partes.
que venham a "Art.
ser criados, Art. 14 Os Art. 20 A Lei nº 5.869, 202. .............................................
ainda que sistemas a serem de 11 de janeiro de 1973 ..........................
mantidos por desenvolvidos - Có digo de Processo § 3º A carta de ordem,
concessioná ria pelos ó rgã os do Civil, passa a vigorar com carta precató ria ou carta
s de serviço Poder Judiciá rio as seguintes alteraçõ es: rogató ria pode ser expedida
pú blico ou deverã o usar, por meio eletrô nico, situaçã o
empresas preferencialmente, "Art. em que a assinatura do juiz
privadas, os programas com 38. ....................................... deverá ser eletrô nica, na
que contenham có digo aberto, ............................ forma da lei." (NR)
informaçõ es acessíveis Pará grafo ú nico. A
indispensá veis ininterruptamente procuraçã o pode ser
por meio da assinada digitalmente
com base em certificado
rede mundial de sistemas devem buscar emitido por Autoridade
computadores, identificar os casos de Certificadora
priorizando-se a sua ocorrência de prevençã o, credenciada, na forma da
padronizaçã o. litispendência e coisa lei específica." (NR)
Pará grafo ú nico. Os julgada.
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"Art. antes ou durante o quando houver
221 ...................................... processo de recurso da "Art.
.................................. digitalizaçã o. sentença ou 556. ..................................................
IV - por § 1º Os noutros casos, .....................
meio originais dos quando o juiz o Pará grafo ú nico.
eletrô nico, documentos determinar, de Os votos, acó rdã os e
conforme digitalizados, ofício ou a demais atos
regulado em lei mencionados no requerimento da processuais podem
pró pria." (NR) inciso VI do caput parte. ser registrados em
deste artigo, § 2º arquivo eletrô nico
"Art. deverã o ser Tratando-se de inviolá vel e assinados
237. ..................................... preservados pelo processo eletronicamente, na
................................. seu detentor até o eletrô nico, forma da lei, devendo
Pará grafo final do prazo para observar-se-á o ser impressos para
ú nico. As interposiçã o de disposto nos §§ juntada aos autos do
intimaçõ es açã o rescisó ria. 2º e 3º do art. processo quando este
podem ser § 2º Tratando- 169 desta Lei." nã o for eletrô nico."
feitas de forma se de có pia digital (NR) (NR)
eletrô nica, de título executivo
conforme extrajudicial ou "Art. Art. 21. (VETADO)
regulado em lei outro documento 457. .........................................
pró pria." (NR) relevante à .............................. Art. 22. Esta Lei
instruçã o do § 4º entra em vigor 90
"Art. processo, o juiz Tratando-se de (noventa) dias depois
365. ..................................... poderá determinar processo de sua publicação.
.................................. o seu depó sito em eletrô nico,
V - os cartó rio ou observar-se-á o Brasília, 19 de
extratos secretaria." (NR) disposto nos §§ dezembro de 2006;
digitais de 2º e 3º do art. 185º da
bancos de "Art. 169 desta Lei." Independência e
dados, pú blicos 399. .............................................. (NR) 118º da Repú blica.
e privados, .......................
desde que § 1º Recebidos LEI Nº Ç
atestado pelo os autos, o juiz 12.527, DE Õ
seu emitente, mandará extrair, 18 DE E
sob as penas no prazo máximo e NOVEMBRO S
da lei, que as improrrogá vel de DE 2011
informaçõ es 30 (trinta) dias, G
conferem com certidõ es ou Regula o acesso a E
o que consta na reproduçõ es informaçõ es previsto no R
origem; fotográ ficas das inciso XXXIII do art. 5º, A
VI - as peças indicadas no inciso II do § 3º do I
reproduçõ es pelas partes ou de art. 37 e no § 2º do art. S
digitalizadas ofício; findo o 216 da Constituiçã o
de qualquer prazo, devolverá os Federal; altera a Lei nº Art. 1º Esta Lei dispõ e
documento, autos à repartiçã o 8.112, de 11 de sobre os procedimentos a
pú blico ou de origem. dezembro de 1990; serem observados pela Uniã o,
particular, § 2º As revoga a Lei nº 11.111, Estados, Distrito Federal e
quando repartiçõ es de 5 de maio de 2005, e Municípios, com o fim de
juntados aos pú blicas poderã o dispositivos da Lei nº garantir o acesso a
autos pelos fornecer todos os 8.159, de 8 de janeiro de informaçõ es previsto no
ó rgã os da documentos em 1991; inciso XXXIII do art. 5º no
Justiça e seus meio eletrô nico e dá outras providências. inciso II do § 3º do art. 37 e no
auxiliares, pelo conforme disposto § 2º do art. 216 da
Ministério em lei, certificando, C Constituiçã o Federal.
Pú blico e seus pelo mesmo meio, A Pará grafo ú nico.
auxiliares, que se trata de P Subordinam-se ao regime
pelas extrato fiel do que Í desta Lei:
procuradorias, consta em seu T I - os ó rgã os pú blicos
pelas banco de dados ou U integrantes da administraçã o
repartiçõ es do documento L direta dos Poderes Executivo,
pú blicas em digitalizado." (NR) O Legislativo, incluindo as
geral e por Cortes de Contas, e Judiciá rio
advogados "Art. I e do Ministério Pú blico;
pú blicos ou 417. .............................................. II - as autarquias, as
privados, ......................... D fundaçõ es pú blicas, as
ressalvada a § 1º O I empresas pú blicas, as
alegaçã o depoimento será S sociedades de economia mista
motivada e passado para a P e demais entidades
fundamentada versã o O controladas direta ou
de adulteraçã o datilográ fica S indiretamente pela Uniã o,
I Estados, Distrito Federal e
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Municípios. considera-se:
I - informaçã o: dados, VI - observadas as
Art. 2º Aplicam-se processados ou nã o, que disponibilidade: normas e
as disposiçõ es desta podem ser utilizados para qualidade da procedimentos
Lei, no que couber, à s produção e transmissão de informação que específicos aplicá veis,
entidades privadas sem conhecimento, contidos em pode ser assegurar a:
fins lucrativos que qualquer meio, suporte ou conhecida e I- gestã o
recebam, para formato; utilizada por transparente da
realizaçã o de açõ es de II - documento: indivíduos, informação,
interesse pú blico, unidade de registro de equipamentos ou propiciando amplo
recursos pú blicos informaçõ es, qualquer que sistemas acesso a ela e sua
diretamente do seja o suporte ou formato; autorizados; divulgaçã o;
orçamento ou mediante III - informaçã o VII - II - proteçã o da
subvençõ es sociais, sigilosa: aquela submetida autenticidade: informação,
contrato de gestã o, temporariamente à qualidade da garantindo-se sua
termo de parceria, restriçã o de acesso pú blico informação que disponibilidade,
convênios, acordo, em razã o de sua tenha sido autenticidade e
ajustes ou outros imprescindibilidade para a produzida, integridade; e
instrumentos segurança da sociedade e do expedida, III - proteção da
congêneres. Estado; recebida ou informação sigilosa e
Pará grafo ú nico. A IV - informaçã o modificada por da informaçã o
publicidade a que estã o pessoal: aquela relacionada determinado pessoal, observada a
submetidas as à pessoa natural indivíduo, sua disponibilidade,
entidades citadas no identificada ou identificá vel; equipamento ou autenticidade,
caput refere-se à V - tratamento da sistema; integridade e
parcela dos recursos informaçã o: conjunto de VIII - eventual restriçã o de
pú blicos recebidos e à açõ es referentes à integridade: acesso.
sua destinaçã o, sem produção, recepçã o, qualidade da
prejuízo das prestaçõ es classificaçã o, utilizaçã o, informação nã o Art. 7º O acesso à
de contas a que estejam acesso, reproduçã o, modificada, informação de que
legalmente obrigadas. transporte, transmissã o, inclusive quanto trata esta Lei
distribuiçã o, arquivamento, à origem, compreende, entre
Art. 3º Os armazenamento, trâ nsito e outros, os direitos de
procedimentos eliminaçã o, avaliaçã o, destino; obter:
previstos nesta Lei destinaçã o ou controle da IX - I- orientaçã o
destinam-se a informaçã o; primariedade: sobre os
assegurar o direito qualidade da procedimentos para a
fundamental de acesso informação consecuçã o de
à informaçã o e devem coletada na acesso, bem como
ser executados em fonte, com o sobre o local onde
conformidade com os máximo de poderá ser
princípios bá sicos da detalhamento encontrada ou obtida
administraçã o pú blica e possível, sem a informaçã o
com as seguintes modificaçõ es. almejada;
diretrizes: II - informaçã o
I - observâ ncia da Art. 5º É contida em registros
publicidade como dever do Estado ou documentos,
preceito geral e do garantir o direito produzidos ou
sigilo como exceçã o; de acesso à acumulados por seus
II - divulgaçã o de informação, que ó rgã os ou entidades,
informaçõ es de será franqueada, recolhidos ou nã o a
interesse pú blico, mediante arquivos pú blicos;
independentemente de procedimentos III - informaçã o
solicitaçõ es; objetivos e á geis, produzida ou
III - utilizaçã o de de forma custodiada por
meios de comunicaçã o transparente, pessoa física ou
viabilizados pela clara e em entidade privada
tecnologia da linguagem de decorrente de
informaçã o; fá cil qualquer vínculo com
IV - fomento ao compreensã o. seus ó rgã os ou
desenvolvimento da entidades, mesmo
cultura de CAPÍTULO II que esse vínculo já
transparência na DO ACESSO A tenha cessado;
administraçã o pú blica; INFORMAÇÕ IV - informaçã o primá ria,
V- ES E DA SUA íntegra, autêntica e
desenvolvimento do DIVULGAÇÃ atualizada;
controle social da O V- informaçã o
administraçã o pú blica. sobre atividades
Art. 6º Cabe exercidas pelos
Art. 4º Para os aos ó rgã os e ó rgã os e entidades,
efeitos desta Lei, entidades do inclusive as relativas
poder pú blico, à sua política,
Noções de 4
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 APOSTILAS OPÇÃO
organizaçã o e contas relativas a telefones das respectivas integridade das informaçõ es
serviços; exercícios unidades e horá rios de disponíveis para acesso;
VI - anteriores. atendimento ao pú blico; VI - manter atualizadas as
informaçã o § 1º O acesso à II - registros de informaçõ es disponíveis para
pertinente à informaçã o quaisquer repasses ou acesso;
administraçã o previsto no caput transferências de VII - indicar local e
do patrimô nio nã o compreende as recursos financeiros; instruçõ es que permitam ao
pú blico, informaçõ es III - registros das interessado comunicar-se, por
utilizaçã o de referentes a despesas; via eletrô nica ou telefô nica,
recursos projetos de IV - informaçõ es com o ó rgã o ou entidade
pú blicos, pesquisa e concernentes a detentora do sítio; e
licitaçã o, desenvolvimento procedimentos VIII - adotar as
contratos científicos ou licitató rios, inclusive os medidas necessá rias para
administrativo tecnoló gicos cujo respectivos editais e garantir a acessibilidade de
s; e sigilo seja resultados, bem como a conteú do para pessoas com
VII - informaçã o imprescindível à todos os contratos deficiência, nos termos do art.
relativa: segurança da celebrados; 17 da Lei nº 10.098, de 19 de
a) à sociedade e do V - dados gerais para dezembro de 2000, e do art.
implementaçã o Estado. o acompanhamento de 9º da Convençã o sobre os
, § 2º Quando programas, açõ es, Direitos das Pessoas com
acompanhame nã o for autorizado projetos e obras de Deficiência, aprovada pelo
nto e acesso integral à ó rgã os e entidades; e Decreto Legislativo nº 186, de
resultados dos informaçã o por ser VI - respostas a 9 de julho de 2008.
programas, ela parcialmente perguntas mais § 4º Os Municípios com
projetos e sigilosa, é frequentes da populaçã o de até 10.000 (dez
açõ es dos assegurado o sociedade. mil) habitantes ficam
ó rgã os e acesso à parte nã o § 2º Para dispensados da divulgaçã o
entidades sigilosa por meio cumprimento do disposto obrigató ria na internet a que
pú blicas, bem de certidã o, extrato no caput, os ó rgã os e se refere o § 2º, mantida a
como metas e ou có pia com entidades pú blicas obrigatoriedade de
indicadores ocultaçã o da parte deverã o utilizar todos os divulgaçã o, em tempo real, de
propostos; sob sigilo. meios e instrumentos informaçõ es relativas à
b) ao § 3º O direito legítimos de que execuçã o orçamentá ria e
resultado de de acesso aos dispuserem, sendo financeira, nos critérios e
inspeçõ es, documentos ou às obrigató ria a divulgaçã o prazos
auditorias, informaçõ es neles em sítios oficiais da rede
prestaçõ es e contidas utilizados mundial de
tomadas de como fundamento computadores (internet).
contas da tomada de § 3º Os sítios de que
realizadas decisã o e do ato trata o § 2º deverã o, na
pelos ó rgã os administrativo será forma de regulamento,
de controle assegurado com a atender, entre outros, aos
interno e edição do ato seguintes requisitos:
externo, decisó rio I - conter ferramenta
incluindo respectivo. de pesquisa de conteú do
prestaçõ es de que permita o acesso à
informação de forma
§ 4º Negativa de guarda da informaçã o objetiva, transparente,
acesso à s informaçõ es extraviada deverá , no prazo clara e em linguagem de
objeto de pedido de 10 (dez) dias, justificar o fá cil compreensão;
formulado aos ó rgã os e fato e indicar testemunhas II - possibilitar a
entidades referidas no que comprovem sua gravaçã o de relató rios em
art. 1º, quando nã o alegaçã o. diversos formatos
fundamentada, eletrô nicos, inclusive
sujeitará o responsá vel Art. 8º É dever dos abertos e não
a medidas disciplinares, ó rgã os e entidades pú blicas proprietá rios, tais como
nos termos do art. 32 promover, planilhas e texto, de
desta Lei. independentemente de modo a facilitar a aná lise
§ 5º Informado do requerimentos, a divulgaçã o das informaçõ es;
extravio da informaçã o em local de fá cil acesso, no III - possibilitar o
solicitada, poderá o â mbito de suas acesso automatizado por
interessado requerer à competências, de sistemas externos em
autoridade competente informaçõ es de interesse formatos abertos,
a imediata abertura de coletivo ou geral por eles estruturados e legíveis
sindicâ ncia para apurar produzidas ou custodiadas. por má quina;
o desaparecimento da § 1º Na divulgaçã o das IV - divulgar em
respectiva informaçõ es a que se refere detalhes os formatos
documentaçã o. o caput, deverã o constar, no utilizados para
§ 6º Verificada a mínimo: estruturaçã o da
hipó tese prevista nº § I- registro das informação;
5º deste artigo, o competências e estrutura V - garantir a
responsá vel pela organizacional, endereços e autenticidade e a
Noções de 4
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 APOSTILAS OPÇÃO
previstos no art. apresentar pedido pretendido; ou meios para que o
73-B da Lei de acesso a III - pró prio requerente
Complementar informaçõ es aos comunicar que possa pesquisar a
nº 101, de 4 de ó rgã os e entidades nã o possui a informação de que
maio de 2000 referidos no art. 1º informação, necessitar.
(Lei de desta Lei, por indicar, se for do § 4º Quando nã o
Responsabilida qualquer meio seu for autorizado o
de Fiscal). legítimo, devendo o conhecimento, o acesso por se tratar
pedido conter a ó rgã o ou a de informaçã o total
Art. 9º O identificaçã o do entidade que a ou parcialmente
acesso a requerente e a detém, ou, ainda, sigilosa, o requerente
informaçõ es especificaçã o da remeter o deverá ser informado
pú blicas será informaçã o requerimento a sobre a possibilidade
assegurado requerida. esse ó rgã o ou de recurso, prazos e
mediante: § 1º Para o entidade, condiçõ es para sua
I - criaçã o acesso a cientificando o interposição,
de serviço de informaçõ es de interessado da devendo, ainda, ser-
informaçõ es ao interesse pú blico, a remessa de seu lhe indicada a
cidadão, nos identificaçã o do pedido de autoridade
ó rgã os e requerente nã o informação. competente para sua
entidades do pode conter § 2º O prazo apreciaçã o.
poder pú blico, exigências que referido no § 1º § 5º A informaçã o
em local com inviabilizem a poderá ser armazenada em
condiçõ es solicitação. prorrogado por formato digital será
apropriadas § 2º Os ó rgã os e mais 10 (dez) fornecida nesse
para: entidades do poder dias, mediante formato, caso haja
a) atender pú blico devem justificativa anuência do
e orientar o viabilizar expressa, da qual requerente.
pú blico quanto alternativa de será cientificado § 6º Caso a
ao acesso a encaminhamento o requerente. informação solicitada
informaçõ es; de pedidos de § 3º Sem esteja disponível ao
b) informa acesso por meio de prejuízo da pú blico em formato
r sobre a seus sítios oficiais segurança e da impresso, eletrô nico
tramitaçã o de na internet. proteçã o das ou em qualquer outro
documentos § 3º Sã o informaçõ es e do meio de acesso
nas suas vedadas quaisquer cumprimento da universal, serã o
respectivas exigências relativas legislaçã o informados ao
unidades; aos motivos aplicá vel, o ó rgã o requerente, por
c) protocol determinantes da ou entidade escrito, o lugar e a
izar solicitação de poderá oferecer forma pela qual se
documentos e informaçõ es de poderá
requerimentos interesse pú blico.
de acesso a consultar, obter ou custos previstos no caput
informaçõ es; e Art. 11. O ó rgã o reproduzir a referida todo aquele cuja situaçã o
II - ou entidade pú blica informação, econô mica nã o lhe permita
realizaçã o de deverá autorizar ou procedimento esse que fazê-lo sem prejuízo do
audiências ou conceder o acesso desonerará o ó rgã o ou sustento pró prio ou da
consultas imediato à entidade pú blica da família, declarada nos termos
pú blicas, informaçã o obrigaçã o de seu da Lei nº 7.115, de 29 de
incentivo à disponível. fornecimento direto, agosto
§ 1º Nã o sendo salvo se o requerente de 1983.
participaçã o
popular ou a possível conceder o declarar nã o dispor de
outras formas acesso imediato, na meios para realizar por si Art. 13. Quando se tratar
de divulgaçã o. forma disposta no mesmo tais de acesso à informação
caput, o ó rgã o ou procedimentos. contida em documento cuja
CAPÍTULO entidade que manipulação possa prejudicar
III receber o pedido Art. 12. O serviço de sua integridade, deverá ser
DO deverá , em prazo busca e fornecimento da oferecida a consulta de có pia,
PROCEDIM nã o superior a 20 informação é gratuito, com certificaçã o de que esta
ENTO DE (vinte) dias: salvo nas hipó teses de confere com o original.
ACESSO À I - comunicar a reprodução de Pará grafo ú nico. Na
INFORMAÇ data, local e modo documentos pelo ó rgã o impossibilidade de obtençã o
ÃO para se realizar a ou entidade pú blica de có pias, o interessado
Seção I consulta, efetuar a consultada, situação em poderá solicitar que, a suas
Do Pedido reprodução ou que poderá ser cobrado expensas e sob supervisã o de
de Acesso obter a certidã o; exclusivamente o valor servidor pú blico, a
II - indicar as necessá rio ao reproduçã o seja feita por
Art. 10. razõ es de fato ou ressarcimento do custo outro meio que não ponha em
Qualquer de direito da dos serviços e dos risco a conservaçã o do
interessado recusa, total ou materiais utilizados. documento original.
poderá parcial, do acesso Pará grafo ú nico. Estará
isento de ressarcir os Art. 14. É direito do
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requerente obter o classificaçã o de informação
inteiro teor de decisã o sigilosa estabelecidos nesta Art. 17. No documentos sigilosos
de negativa de acesso, Lei nã o tiverem sido caso de serã o objeto de
por certidã o ou có pia. observados; indeferimento de regulamentaçã o
e pedido de pró pria dos Poderes
IV - estiverem sendo desclassificaçã o Legislativo e
e descumpridos prazos ou de informaçã o Judiciá rio e do
ç outros procedimentos protocolado em Ministério Pú blico,
ã previstos nesta Lei. ó rgã o da em seus respectivos
o § 1º O recurso previsto administraçã o â mbitos, assegurado
II neste artigo somente pú blica federal, ao solicitante, em
D poderá ser dirigido à poderá o qualquer caso, o
o Controladoria-Geral da requerente direito de ser
s Uniã o depois de submetido recorrer ao informado sobre o
R à apreciação de pelo menos Ministro de andamento de seu
e uma autoridade Estado da á rea, pedido.
c hierarquicamente superior sem prejuízo das
u à quela que exarou a decisão competências da Art. 19. (VETADO).
r impugnada, que deliberará Comissã o Mista § 1º (VETADO).
s no prazo de 5 (cinco) dias. de Reavaliaçã o § 2º Os ó rgã os do
o § 2º Verificada a de Informaçõ es, Poder Judiciá rio e do
s procedência das razõ es do previstas no art. Ministério Pú blico
recurso, a Controladoria- 35, e do disposto informarã o ao
Art. 15. No caso de Geral da Uniã o determinará no art. 16. Conselho Nacional de
indeferimento de ao ó rgã o ou entidade que § 1º O Justiça e ao Conselho
acesso a informaçõ es adote as providências recurso previsto Nacional do
ou às razõ es da necessá rias para dar neste artigo Ministério Pú blico,
negativa do acesso, cumprimento ao disposto somente poderá respectivamente, as
poderá o interessado nesta Lei. ser dirigido às decisõ es que, em
interpor recurso contra § 3º Negado o acesso à autoridades grau de recurso,
a decisã o no prazo de informaçã o pela mencionadas negarem acesso a
10 (dez) dias a contar Controladoria- Geral da depois de informaçõ es de
da sua ciência. Uniã o, poderá ser submetido à interesse pú blico.
Pará grafo ú nico. O interposto recurso à apreciaçã o de
recurso será dirigido à Comissã o Mista de pelo menos uma Art. 20. Aplica-se
autoridade Reavaliaçã o de autoridade subsidiariamente, no
hierarquicamente Informaçõ es, a que se refere hierarquicament que couber, a Lei nº
superior à que exarou a o art. 35. e superior à 9.784, de 29 de
decisã o impugnada, que autoridade que janeiro de 1999, ao
deverá se manifestar no exarou a decisã o procedimento de que
prazo de 5 (cinco) dias. impugnada e, no trata este Capítulo.
caso das Forças
Art. 16. Negado o Armadas, ao CAPÍTULO IV
acesso à informaçã o respectivo DAS RESTRIÇÕES
pelos ó rgã os ou Comando. DE ACESSO À
entidades do Poder § 2º INFORMAÇÃO
Executivo Federal, o Indeferido o S
requerente poderá recurso previsto e
recorrer à no caput que ç
Controladoria-Geral da tenha como ã
Uniã o, que deliberará objeto a o
no prazo de 5 (cinco) desclassificaçã o
dias se: de informaçã o I
I - o acesso à secreta ou
informaçã o nã o ultrassecreta,
D
classificada como caberá recurso à i
sigilosa for negado; Comissã o Mista
s
II - a decisã o de de Reavaliação p
negativa de acesso à de Informaçõ es
o
informaçã o total ou prevista no art. s
parcialmente 35.
i
classificada como ç
sigilosa nã o indicar a Art. 18. Os
õ
autoridade procedimentos
e
classificadora ou a de revisã o de
s
hierarquicamente decisõ es
superior a quem possa denegató rias
proferidas no G
ser dirigido pedido de e
acesso ou recurso previsto
no art. 15 e de r
desclassificaçã o; III - os a
procedimentos de revisã o de
classificação de i

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s econô mica pelo § 1º Os prazos considerados:
Estado ou por máximos de restriçã o de I - a gravidade do risco ou
Art. 21. Nã o pessoa física ou acesso à informaçã o, dano à segurança da
poderá ser entidade privada conforme a classificaçã o sociedade e do Estado; e
negado acesso que tenha qualquer prevista no caput, II - o prazo máximo de
à informaçã o vínculo com o vigoram a partir da data restriçã o de acesso ou o
necessá ria à poder pú blico. de sua produçã o e são os evento que defina seu termo
tutela judicial seguintes: final.
ou Seção II I -
administrativa Da ultr Seção III
de direitos Classificação ass Da Proteção e do
fundamentais. da Informação ecr Controle de
Pará grafo quanto ao Grau eta: Informações Sigilosas
ú nico. As e 25
informaçõ es ou Prazos de Sigilo (vin Art. 25. É dever do Estado
documentos te e controlar o acesso e a
que versem Art. 23. Sã o cinc divulgaçã o de informaçõ es
sobre condutas consideradas o) sigilosas produzidas por seus
que impliquem imprescindíveis à ano ó rgã os e entidades,
violaçã o dos segurança da s; II assegurando a sua proteçã o.
direitos sociedade ou do - § 1º O acesso, a divulgaçã o
humanos Estado e, portanto, secr e o tratamento de informaçã o
praticada por passíveis de eta: classificada como sigilosa
agentes classificaçã o as 15 ficarã o restritos a pessoas que
pú blicos ou a informaçõ es cuja (qui tenham necessidade de
mando de divulgaçã o ou nze conhecê-la e que sejam
autoridades acesso irrestrito ) devidamente credenciadas na
pú blicas nã o possam: ano forma do regulamento, sem
poderã o ser I - pô r em risco s; e prejuízo das atribuiçõ es dos
objeto de a defesa e a III - reservada: 5 agentes pú blicos autorizados
restriçã o de soberania (cinco) anos. por lei.
acesso. nacionais ou a § 2º As informaçõ es § 2º O acesso à informação
integridade do que puderem colocar em classificada como sigilosa cria
Art. 22. O territó rio nacional; risco a segurança do a obrigaçã o para aquele que a
disposto nesta II - prejudicar Presidente e Vice- obteve de resguardar o sigilo.
Lei nã o exclui ou pô r em risco a Presidente da Repú blica e § 3º Regulamento disporá
as demais conduçã o de respectivos cô njuges e sobre procedimentos e
hipó teses negociaçõ es ou as filhos(as) serã o medidas a serem adotados
legais de sigilo relaçõ es classificadas como para o tratamento de
e de segredo internacionais do reservadas e ficarã o sob informaçã o sigilosa, de modo
de justiça nem País, ou as que sigilo até o término do a protegê-la contra perda,
as hipó teses de tenham sido mandato em exercício ou alteraçã o indevida, acesso,
segredo fornecidas em do ú ltimo mandato, em transmissã o e divulgaçã o nã o
industrial cará ter sigiloso por caso de reeleiçã o. autorizados.
decorrentes da outros Estados e § 3º Alternativamente
exploração organismos aos prazos previstos no § Art. 26. As autoridades
direta de internacionais; 1º, poderá ser pú blicas adotarã o as
atividade estabelecida como termo providências necessá rias para
final de restriçã o de que o pessoal a elas
III - pô r em risco a segurança de instituiçõ es ou acesso à ocorrência de subordinado
vida, a segurança ou a de altas autoridades determinado evento, hierarquicamente conheça as
saú de da populaçã o; nacionais ou estrangeiras e desde que este ocorra normas e observe as medidas
IV - oferecer seus familiares; ou antes do transcurso do e
elevado risco à VIII - comprometer prazo má ximo de
estabilidade financeira, atividades de inteligência, classificação.
econô mica ou bem como de investigaçã o § 4º Transcorrido o
monetá ria do País; ou fiscalizaçã o em prazo de classificação ou
V - prejudicar ou andamento, relacionadas consumado o evento que
causar risco a planos ou com a prevençã o ou defina o seu termo final, a
operaçõ es estratégicos repressã o de infraçõ es. informação tornar-se-á ,
das Forças Armadas; automaticamente, de
VI - prejudicar ou Art. 24. A informação acesso pú blico.
causar risco a projetos em poder dos ó rgã os e § 5º Para a
de pesquisa e entidades pú blicas, classificação da
desenvolvimento observado o seu teor e em informação em
científico ou razã o de sua determinado grau de
tecnoló gico, assim imprescindibilidade à sigilo, deverá ser
como a sistemas, bens, segurança da sociedade ou observado o interesse
instalaçõ es ou á reas de do Estado, poderá ser pú blico da informaçã o e
interesse estratégico classificada como utilizado o critério menos
nacional; ultrassecreta, secreta ou restritivo possível,
VII - pô r em risco a reservada.
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procedimentos e outro agente evento que defina o
de segurança e) Chefes de pú blico que seu termo final,
para Missõ es classificar conforme limites
tratamento de Diplomá ticas e informação como previstos no art. 24; e
informaçõ es Consulares ultrassecreta IV - identificaçã o da
sigilosas. permanentes no deverá autoridade que a
Pará grafo exterior; encaminhar a classificou.
ú nico. A pessoa II - no grau de decisã o de que Pará grafo ú nico.
física ou secreto, das trata o art. 28 à A decisã o referida no
entidade autoridades Comissã o Mista caput será mantida
privada que, referidas no inciso de Reavaliaçã o no mesmo grau de
em razã o de I, dos titulares de de Informaçõ es, sigilo da informaçã o
qualquer autarquias, a que se refere o classificada.
vínculo com o fundaçõ es ou art. 35, no prazo
poder pú blico, empresas pú blicas previsto em Art. 29. A
executar e sociedades de regulamento. classificaçã o das
atividades de economia mista; e informaçõ es será
tratamento de III - no grau de Art. 28. A reavaliada pela
informaçõ es reservado, das classificação de autoridade
sigilosas autoridades informação em classificadora ou por
adotará as referidas nos qualquer grau de autoridade
providências incisos I e II e das sigilo deverá ser hierarquicamente
necessá rias que exerçam formalizada em superior, mediante
para que seus funçõ es de direçã o, decisã o que provocação ou de
empregados, comando ou chefia, conterá , no ofício, nos termos e
prepostos ou nível DAS 101.5, ou mínimo, os prazos previstos em
representantes superior, do Grupo seguintes regulamento, com
observem as Direçã o e elementos: vistas à sua
medidas e Assessoramento I - assunto sobre o qual desclassificação ou à
procedimentos Superiores, ou de versa a informação; redução do prazo de
de segurança hierarquia II - sigilo, observado o
das equivalente, de fundamento da disposto no art. 24.
informaçõ es acordo com classificação, § 1º O
resultantes da regulamentaçã o observados os regulamento a que se
aplicaçã o desta específica de cada critérios refere o caput deverá
Lei. ó rgã o ou entidade, estabelecidos no considerar as
observado o art. 24; peculiaridades das
Seção IV disposto nesta Lei. III - indicaçã o informaçõ es
Dos Procedimentos § 1º A do prazo de produzidas no
de Classificação, competência sigilo, contado exterior por
Reclassificação e prevista nos incisos em anos, meses autoridades ou
Desclass I e II, no que se ou dias, ou do agentes pú blicos.
ificação refere à
classificação como § 2º Na reavaliaçã o a II - rol de documentos
Art. 27. A ultrassecreta e que se refere o caput, classificados em cada grau de
classificaçã o do secreta, poderá ser deverã o ser examinadas a sigilo, com identificaçã o para
sigilo de delegada pela permanência dos motivos referência futura;
informaçõ es no autoridade do sigilo e a possibilidade III - relató rio estatístico
â mbito da responsá vel a de danos decorrentes do contendo a quantidade de
administraçã o agente pú blico, acesso ou da divulgaçã o pedidos de informaçã o
pú blica federal inclusive em da informaçã o. recebidos, atendidos e
é de missã o no exterior, § 3º Na hipó tese de indeferidos, bem como
competência: vedada a reduçã o do prazo de informaçõ es genéricas sobre
I - no grau de subdelegaçã o. sigilo da informação, o os solicitantes.
ultrassecreto, das § 2º A novo prazo de restriçã o § 1º Os ó rgã os e entidades
seguintes classificação de manterá como termo deverã o manter exemplar da
autoridades: informação no grau inicial a data da sua publicaçã o prevista no caput
a) Presidente da de sigilo produçã o. para consulta pú blica em suas
Repú blica; ultrassecreto pelas sedes.
b) Vice-Presidente da autoridades Art. 30. A autoridade § 2º Os ó rgã os e entidades
Repú blica; previstas nas máxima de cada ó rgã o ou manterã o extrato com a lista
c) Ministro alíneas “d” e “e” do entidade publicará , de informaçõ es classificadas,
s de Estado e inciso I deverá ser anualmente, em sítio à acompanhadas da data, do
autoridades ratificada pelos disposiçã o na internet e grau de sigilo e dos
com as respectivos destinado à veiculação de fundamentos da classificação.
mesmas Ministros de dados e informaçõ es
prerrogativas; Estado, no prazo administrativas, nos S
d) Comandantes da previsto em termos de regulamento: e
Marinha, do regulamento. I- rol das ç
Exército e da § 3º A informaçõ es que tenham ã
Aeroná utica; autoridade ou sido desclassificadas nos o
ú ltimos 12 (doze) meses;
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V será exigido quando as
D informaçõ es forem C exercício das
a necessá rias: A atribuiçõ es de cargo,
s I - à prevençã o e P emprego ou funçã o
diagnó stico médico, quando Í pú blica;
a pessoa estiver física ou T III - agir com dolo
I U ou má -fé na aná lise
n legalmente incapaz, e para
utilizaçã o ú nica e L das solicitaçõ es de
f O acesso à informação;
o exclusivamente para o
tratamento médico; IV - divulgar ou
r V permitir a divulgaçã o
m II - à realização de
estatísticas e pesquisas D ou acessar ou
a A permitir acesso
ç científicas de evidente
interesse pú blico ou geral, S indevido à
õ informaçã o sigilosa
e previstos em lei, sendo
vedada a identificação da R ou informaçã o
s pessoal;
pessoa a que as informaçõ es E
se referirem; S V - impor sigilo à
P P informaçã o para
III -
e O obter proveito
ao
s N pessoal ou de
cump
s S terceiro, ou para fins
rime
o A de ocultaçã o de ato
nto
a B ilegal cometido por si
de
i I ou por outrem;
orde
s L VI - ocultar da
m
judici I revisã o de autoridade
Art. 31. O D superior competente
al; IV
tratamento das A informaçã o sigilosa
-à
informaçõ es pessoais D para beneficiar a si
defes
deve ser feito de forma E ou a outrem, ou em
a de
transparente e com S prejuízo de terceiros;
direit
respeito à intimidade, e
os
vida privada, honra e Art. 32. VII - destruir ou
huma
imagem das pessoas, Constituem subtrair, por
nos;
bem como à s liberdades condutas ilícitas qualquer meio,
ou
e garantias individuais. que ensejam documentos
V - à proteçã o do
§ 1º As informaçõ es responsabilidade concernentes a
interesse pú blico e geral
pessoais, a que se do agente possíveis violaçõ es
preponderante.
refere este artigo, pú blico ou de direitos humanos
§ 4º A restriçã o de
relativas à intimidade, militar: por parte de agentes
acesso à informaçã o relativa
vida privada, honra e I - recusar-se do Estado.
à vida privada, honra e
imagem: a fornecer § 1º Atendido o
imagem de pessoa nã o
I - terã o seu acesso informação princípio do
poderá ser invocada com o
restrito, requerida nos contraditó rio, da
intuito de prejudicar
independentemente de termos desta Lei, ampla defesa e do
processo de apuraçã o de
classificaçã o de sigilo e retardar devido processo
irregularidades em que o
pelo prazo máximo de deliberadamente legal, as condutas
titular das informaçõ es
100 (cem) anos a o seu descritas no caput
estiver envolvido, bem
contar da sua data de fornecimento ou serã o consideradas:
como em açõ es voltadas
produção, a agentes fornecê-la I - para fins dos
para a recuperação de fatos
pú blicos legalmente intencionalment regulamentos
histó ricos de maior
autorizados e à pessoa e de forma disciplinares das
relevâ ncia.
a que elas se referirem; incorreta, Forças Armadas,
§ 5º Regulamento
e incompleta ou transgressõ es
disporá sobre os
II - poderã o ter imprecisa; militares médias ou
procedimentos para
autorizada sua II - utilizar graves, segundo os
tratamento de informaçã o
divulgaçã o ou acesso indevidamente, critérios neles
pessoal.
por terceiros diante de bem como estabelecidos, desde
previsã o legal ou subtrair, que nã o tipificadas
consentimento destruir, em lei como crime ou
expresso da pessoa a inutilizar, contravençã o penal;
que elas se referirem. desfigurar, ou
§ 2º Aquele que alterar ou II - para fins do
obtiver acesso às ocultar, total ou disposto na Lei nº
informaçõ es de que parcialmente, 8.112, de 11 de
trata este artigo será informação que dezembro de 1990, e
responsabilizado por se encontre sob suas alteraçõ es,
seu uso indevido. sua guarda ou a infraçõ es
§ 3º O que tenha acesso administrativas, que
consentimento referido ou conhecimento deverã o ser
no inciso II do § 1º nã o em razã o do apenadas, no mínimo,
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com l indevida de informaçõ es ocasionar ameaça externa à
suspensã o, t sigilosas ou informaçõ es soberania nacional ou à
segundo os a pessoais, cabendo a integridade do territó rio
critérios nela ; apuraçã o de nacional ou grave risco à s
estabelecidos. III - rescisão do vínculo responsabilidade relaçõ es internacionais do
§ 2º Pelas com o poder pú blico; funcional nos casos de País, observado o prazo
condutas IV - suspensã o dolo ou culpa, assegurado previsto no § 1º do art. 24.
descritas no temporá ria de o respectivo direito de § 2º O prazo referido no
caput, poderá o participar em regresso. inciso III é limitado a uma
militar ou licitaçã o e Pará grafo ú nico. O ú nica renovaçã o.
agente pú blico impedimento de disposto neste artigo § 3º A revisã o de ofício a
responder, contratar com a aplica-se à pessoa física que se refere o inciso II do §
também, por administraçã o ou entidade privada que, 1º deverá ocorrer, no máximo,
improbidade pú blica por prazo em virtude de vínculo de a cada 4 (quatro) anos, apó s a
administrativa, nã o superior a 2 qualquer natureza com reavaliaçã o prevista no art.
conforme o (dois) anos; e ó rgã os ou entidades, 39, quando se tratar de
disposto nas V - declaraçã o tenha acesso a documentos ultrassecretos ou
Leis nºs 1.079, de inidoneidade informação sigilosa ou secretos.
de 10 de abril para licitar ou pessoal e a submeta a § 4º A nã o deliberaçã o
de 1950, e contratar com a tratamento indevido. sobre a revisã o pela Comissã o
8.429, de 2 de administraçã o Mista de Reavaliaçã o de
junho de 1992. pú blica, até que C Informaçõ es nos prazos
seja promovida a APÍT previstos no § 3º implicará a
Art. 33. A reabilitaçã o ULO desclassificaçã o automá tica
pessoa física perante a pró pria VI das informaçõ es.
ou entidade autoridade que DISP § 5º Regulamento disporá
privada que aplicou a OSIÇ sobre a composição,
detiver penalidade. ÕES organizaçã o e funcionamento
informaçõ es § 1º As sançõ es FINA da Comissão Mista de
em virtude de previstas nos IS E Reavaliação de Informaçõ es,
vínculo de incisos I, III e IV TRA observado o mandato de 2
qualquer poderã o ser NSIT (dois) anos para seus
natureza com o aplicadas ÓRI integrantes e demais
poder pú blico juntamente com a AS disposiçõ es desta Lei.
e deixar de do inciso II,
observar o assegurado o Art. 35. (VETADO). Art. 36. O tratamento de
disposto nesta direito de defesa do § 1º É instituída a informação sigilosa resultante
Lei estará interessado, no Comissã o Mista de de tratados, acordos ou atos
sujeita às respectivo Reavaliação de internacionais atenderá à s
seguintes processo, no prazo Informaçõ es, que normas e recomendaçõ es
sançõ es: de 10 (dez) dias. decidirá , no â mbito da constantes desses
I § 2º A administraçã o pú blica instrumentos.
reabilitaçã o federal, sobre o
- referida no inciso V tratamento e a Art. 37. É instituído, no
será autorizada classificação de â mbito do Gabinete de
a somente quando o informaçõ es sigilosas e Segurança Institucional da
d interessado terá competência para: Presidência da Repú blica, o
v efetivar o I - requisitar da Nú cleo de Segurança e
e ressarcimento ao autoridade que classificar Credenciamento (NSC), que
r ó rgã o ou entidade informação como tem por objetivos:
t dos prejuízos ultrassecreta e secreta I - promover e propor a
ê resultantes e apó s esclarecimento ou regulamentaçã o do
n decorrido o prazo conteú do, parcial ou credenciamento de segurança
c da sançã o aplicada integral da informaçã o; de pessoas físicas, empresas,
i com base no inciso II - rever a ó rgã os e entidades para
a IV. classificação de tratamento de informaçõ es
; § 3º A aplicaçã o informaçõ es sigilosas; e
da sançã o prevista ultrassecretas ou
I no inciso V é de secretas, de ofício ou
I competência mediante provocação de
exclusiva da pessoa interessada,
- autoridade má xima observado o disposto no
do ó rgã o ou art. 7º e demais
m entidade pú blica, dispositivos desta Lei; e
u facultada a defesa III - prorrogar o prazo
do interessado, no de sigilo de informação
classificada como
respectivo processo, no entidades pú blicas ultrassecreta, sempre por
prazo de 10 (dez) dias respondem diretamente prazo determinado,
da abertura de vista. pelos danos causados em enquanto o seu acesso ou
decorrência da divulgaçã o divulgaçã o puder
Art. 34. Os ó rgã os e nã o autorizada ou utilização
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Art. 38. prazo de IV - orientar ao desenvolvimento
Aplica-se, no reavaliaçã o as respectivas de prá ticas
que couber, a previsto no caput, unidades no que relacionadas à
Lei nº 9.507, de será mantida a se refere ao transparência na
12 de classificaçã o da cumprimento do administraçã o
novembro de informaçã o nos disposto nesta pú blica;
1997, em termos da Lei e seus III - pelo
relaçã o à legislaçã o regulamentos. monitoramento da
informação de precedente. aplicaçã o da Lei nº
pessoa, física § 4º As Art. 41. O â mbito da
ou jurídica, informaçõ es Poder Executivo administraçã o
constante de classificadas como Federal pú blica federal,
registro ou secretas e designará ó rgã o concentrando e
banco de dados ultrassecretas nã o da administraçã o consolidando a
de entidades reavaliadas no pú blica federal publicaçã o de
governamentai prazo previsto no responsá vel: informaçõ es
s ou de cará ter caput serã o I- pela estatísticas
pú blico. consideradas, promoção de relacionadas no art.
automaticamente, campanha de 30; IV - pelo
Art. 39. Os de acesso pú blico. abrangência encaminhamento ao
ó rgã os e nacional de Congresso Nacional
entidades Art. 40. No fomento à de relató rio anual
pú blicas prazo de 60 cultura da com informaçõ es
deverã o (sessenta) dias, a transparência na atinentes à
proceder à contar da vigência administraçã o implementaçã o
reavaliaçã o das desta Lei, o pú blica e desta Lei.
informaçõ es dirigente máximo conscientizaçã o
classificadas de cada ó rgã o ou do direito Art. 42. O Poder
como entidade da fundamental de Executivo
ultrassecretas administraçã o acesso à regulamentará o
e secretas no pú blica federal informaçã o; disposto nesta Lei nº
prazo má ximo direta e indireta II - pelo prazo de 180 (cento e
de 2 (dois) designará treinamento de oitenta) dias a contar
anos, contado autoridade que lhe agentes pú blicos da data de sua
do termo seja diretamente no que se refere publicaçã o.
inicial de subordinada para, II - garantir a Art. 43. O inciso
vigência desta no â mbito do segurança de VI do art. 116 da Lei
Lei. respectivo ó rgã o informaçõ es sigilosas, nº 8.112, de 11 de
§ 1º A ou entidade, inclusive aquelas dezembro de 1990,
restriçã o de exercer as provenientes de países ou passa a vigorar com a
acesso a seguintes organizaçõ es seguinte redação:
informaçõ es, atribuiçõ es: internacionais com os
em razã o da I - assegurar o quais a Repú blica Art. 116.
reavaliaçã o cumprimento das Federativa do Brasil ..................................................
prevista no normas relativas ao tenha firmado tratado, ......................................
caput, deverá acesso a acordo, contrato ou ..................................................
observar os informaçã o, de qualquer outro ato ..................................................
prazos e forma eficiente e internacional, sem .........
condiçõ es adequada aos prejuízo das atribuiçõ es VI - levar as
previstos nesta objetivos desta Lei; do Ministério das irregularidades de
Lei. II - monitorar a Relaçõ es Exteriores e dos que tiver ciência em
§ 2º No implementaçã o do demais ó rgã os razã o do cargo ao
â mbito da disposto nesta Lei e competentes. conhecimento da
administraçã o apresentar Pará grafo ú nico. autoridade superior
pú blica federal, relató rios Regulamento disporá ou, quando houver
a reavaliaçã o perió dicos sobre o sobre a composição, suspeita de
prevista no seu cumprimento; organizaçã o e envolvimento desta,
caput poderá III - funcionamento do NSC. ao conhecimento de
ser revista, a recomendar as outra autoridade
qualquer medidas competente para
tempo, pela indispensá veis à apuraçã o;
Comissã o implementaçã o e
Mista de ao .............................................. “Art. 126-A. Nenhum
Reavaliação de aperfeiçoamento ...................................” servidor poderá ser
Informaçõ es, das normas e (NR) responsabilizado civil, penal
observados os procedimentos ou administrativamente por
termos desta necessá rios ao Art. 44. O Capítulo IV dar ciência à autoridade
Lei. correto do Título IV da Lei nº superior ou, quando houver
§ 3º cumprimento do 8.112, de 1990, passa a suspeita de envolvimento
Enquanto nã o disposto nesta Lei; vigorar acrescido do desta, a outra autoridade
transcorrido o e seguinte art. 126-A: competente para apuraçã o de
informação concernente à
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prá tica de crimes ou tos em Arquivistica de Documentos
improbidade de que meios Eletrô nicos. Rio de Janeiro, Art. 8º Esta Lei entra em
2004. CONARQ vigor na data de sua
tenha conhecimento, eletro – Câmara
ainda que em magné Técnica de publicaçã o.
decorrência do ticos Documentos
exercício de cargo, Brasília, 9 de
emprego ou funçã o Art. 1º A digitalizaçã o, o julho de 2012; 191º
pú blica.” armazenamento em meio da Independência e
eletrô nico, ó ptico ou 124º da Repú blica.
Art. 45. Cabe aos equivalente e a reproduçã o
Estados, ao Distrito de documentos pú blicos e Questões
Federal e aos privados serã o regulados
Municípios, em pelo disposto nesta Lei. 1. De acordo
legislaçã o pró pria, com a Lei nº
Pará grafo ú nico.
8159/1991, os
obedecidas as normas Entende-se por
procedimentos e
gerais estabelecidas digitalizaçã o a conversã o da
operaçõ es técnicas da
nesta Lei, definir regras fiel imagem de um
gestã o documental se
específicas, documento para có digo
referem à :
especialmente quanto digital.
(A) produçã o, digitalizaçã o,
ao disposto no art. 9 º e
tramitaçã o, avaliaçã o e
na Seçã o II do Capítulo Art. 2º (VETADO).
uso.
III.
(B) produção, tramitaçã o,
Art. 3º O processo de
uso, avaliação e
Art. 46. Revogam- digitalizaçã o deverá ser
arquivamento.
se: realizado de forma a manter
(C) produção,
I - a Lei nº 11.111, a integridade, a
higienizaçã o,
de 5 de maio de autenticidade e, se
tramitaçã o, acesso e
2005; e necessá rio, a
arquivamento.
II - os arts. 22 a 24 confidencialidade do
(D) produção,
da Lei nº 8.159, de documento digital, com o
assinatura digital,
8 de janeiro de emprego de certificado
tramitaçã o, avaliaçã o
1991. digital emitido no â mbito da
e destinaçã o.
Art. 47. Esta Lei Infraestrutura de Chaves
(E) produçã o,
entra em vigor 180 Pú blicas Brasileira - ICP -
tramitaçã o,
(cento e oitenta) dias Brasil.
higienizaçã o,
apó s a data de sua Pará grafo ú nico. Os
microfilmagem e
publicaçã o. meios de armazenamento
destinaçã o.
dos documentos digitais
Brasília, 18 de deverã o protegê-los de
2. Conforme a
novembro de 2011; acesso, uso, alteraçã o,
Lei nº 8159 de 8 de
190º da Independência reprodução e destruiçã o
janeiro de 1991, os
e 123º da Repú blica. nã o autorizados.
arquivos podem ser
do tipo Pú blico ou
LEI Nº Art. 4º As empresas
Privado. Referente
12.682, DE privadas ou os ó rgã os da
aos arquivos Pú blicos
9 DE Administraçã o Pú blica
ou Privados
JULHO DE direta ou indireta que
identifique com “V”
2012 utilizarem procedimentos
as afirmativas
de armazenamento de
verdadeiras e “F” as
Dispõ e documentos em meio
afirmativas falsas:
so eletrô nico, ó ptico ou
(...) Os
br equivalente deverã o adotar
documentos pú blicos
ea sistema de indexaçã o que
sã o identificados
el possibilite a sua precisa
como correntes,
ab localizaçã o, permitindo a
intermediá rios e
or posterior conferência da
permanentes.
aç regularidade das etapas do
(...) Para arquivos
ão processo adotado.
pú blicos,
eo
consideram-se
ar Art. 5º (VETADO).
documentos
qu
intermediá rios
iv Art. 6º Os registros
aqueles que, mesmo
a pú blicos originais, ainda
sem movimentaçã o,
m que digitalizados, deverã o
constituam objeto de
en ser preservados de acordo
consulta frequente.
to com o disposto na legislaçã o
(...) Consideram-
de pertinente.
se documentos
do
correntes aqueles
cu Art. 7º (VETADO).
que devem ser
m
definitivamente
en 8 ROCHA, et.al. Gestão
preservados.
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(...) O simples e de fá cil primordialmente pela sua
acesso aos entendimento, é Documento estabilidade e durabilidade,
documentos importante frisar arquivístico processado pois a informaçã o está
privados as particularidades por um computador. No registrada num suporte que
identificados sobre os caso dos documentos pode ser conservado por
como de documento eletrô nicos, além dos centenas ou até milhares de
interesse arquivísticos ou elementos citados acima, anos. No ambiente eletrô nico,
pú blico e social documentos de apresentam-se também: porém, os documentos podem
poderá ser arquivo. Forma: links, nome do ser manipulados sem deixar
franqueado Para tanto originador (e-mail), qualquer vestígio, sendo
mediante Adotaram-se como assinatura digital, instá veis e extremamente
autorização de ponto de partida certificado da assinatura vulnerá veis à intervençã o
seu algumas definiçõ es digital e outros. humana e à obsolescência
proprietá rio ou a respeito de Anotaçõ es: data, hora tecnoló gica.5 Os documentos
possuidor. documento e local da transmissã o; eletrô nicos, gerados no curso
(...) arquivístico, indicaçã o de anexos e das atividades de
Consideram-se documento outros. organizaçõ es e pessoas,
arquivos arquivístico Contexto: contexto constituem um problema
privados os eletrô nico, tecnoló gico arquivístico e nã o apenas
conjuntos de fidedignidade e (hardware e tecnoló gico, que diz respeito
documentos autenticidade, que software). ao registro da informaçã o. Se
produzidos ou sã o essenciais para O documento de esse registro pode ser
recebidos por o estabelecimento arquivo se caracteriza apagado ou modificado sem
pessoas físicas de diretrizes, primordialmente pela sua deixar traço, ou mesmo se
ou jurídicas, padrõ es e normas estabilidade e tornar incompreensível em
em que devem nortear durabilidade, pois a função da obsolescência
decorrência de a gestã o informação está tecnoló gica, a primeira
suas arquivística de registrada num suporte questã o a ser enfrentada diz
atividades. documentos que pode ser conservado respeito a como produzir e
Assinale a alternativa eletrô nicos. por centenas ou até manter documentos
correta: milhares de anos. No confiá veis, isto é, como
(A) V, F, F, F, V. Documento de arquivo8 ambiente eletrô nico, garantir a integridade
(B) V, F, F, V, V. porém, os documentos (autenticidade e
(C) V, F, V, F, V. Informaçã o podem ser manipulados fidedignidade) dos
(D) F, V, V, F, F. registrada, sem deixar qualquer documentos eletrô nicos.
independente da vestígio, sendo instá veis e O conceito de gestã o de
Respostas forma ou do extremamente documentos foi estabelecido
suporte, produzida vulnerá veis à intervençã o nos Estados Unidos, a partir
01: B / 02: B. ou recebida no humana e à obsolescência da década de 1950, como
decorrer das tecnoló gica. forma de racionalizar a
atividades de uma 2.6. Documentos Arquivísticos Digitais.
Primeiram instituiçã o ou
ente faz-se pessoa, dotada de
necessá rio organicidade, que
conceituar o possui
que é um Os documentos produçã o documental e
documento, eletrô nicos, gerados no facilitar o seu acesso.7 Uma
mesmo que Eletrô nicos.http://www.documentosel curso das atividades de das principais consequências
etronicos.arquivonacional.gov.br/Medi
muitas vezes a
organizaçõ es e pessoas, da introduçã o deste conceito
parece um /publicacoes/gt_gestao_arquivistica constituem um problema foi a elaboraçã o da teoria das
conceito pagina_web_corrigido3.pdf. arquivístico e nã o apenas três idades, ou ciclo vital, isto
tecnoló gico, que diz é, os documentos de arquivo
elementos constitutivos normas, regimentos, respeito ao registro da têm uma idade ou fase, de
suficientes para servir regulamentos, estrutura informação. Se esse acordo com as necessidades
de prova dessas organizacional etc. relativos registro pode ser apagado do ó rgã o que o produziu.
atividades. Tais à instituiçã o criadora do ou modificado sem deixar
elementos sã o: documento. traço, ou mesmo se
Contexto tornar incompreensível
Suporte: base física documentário: regras de em função da
do documento; workflow, có digo de obsolescência
Forma: textual, classificaçã o, tecnoló gica, a primeira
iconográ fico, sonoro; temporalidade, assunto e questã o a ser enfrentada
cor, tamanho e tipo de outros. diz respeito a como
letra, data, local, Documento eletrônico: produzir e manter
assinatura, destinatá rio, Documento em meio documentos confiá veis,
logomarca, selo, eletrô nico, com um formato isto é, como garantir a
carimbo e outros; digital, processado por integridade
Anotações: computador. (autenticidade e
urgente, arquive-se, fidedignidade) dos
ciente e outros; Documento documentos eletrô nicos.
Contexto jurídico- arquivístico O documento de
administrativo: leis, eletrônico9 arquivo se caracteriza
Noções de 5
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Document arquivísticas, sob a Reconheceu Esses
os correntes: responsabilidade também a instrumentos sã o
sã o aqueles dos profissionais necessidade da fundamentais para
que estã o em de arquivo. participação das implementar a gestã o
curso, isto é, instituiçõ es de documentos, pois
tramitando, ou Pode-se afirmar arquivísticas permitem uma
que foram que a teoria das desde o início do produçã o controlada,
arquivados, três idades trouxe processo de formas de
mas sã o objeto como inovação a produçã o recuperaçã o da
de consultas noçã o do documental a fim informação
frequentes; documento subsidiar os arquivística e o
eles podem ser intermediá rio, isto produtores de estabelecimento de
conservados é, a constataçã o da documentos com prazos de retençã o,
nos locais onde existência de informaçõ es que que racionalizam a
foram inú meros facilitem o massa documental
produzidos sob documentos que, exercício das acumulada.
a mesmo nã o sendo suas atividades. A experiência
responsabilida mais necessá rios Além disso, a nacional e
de ó rgã o ao cumprimento de lei reconheceu, internacional vem
produtor; • uma certa no art. 8º, o demonstrando que
Documentos atividade, precisam conceito de ciclo tã o importante
intermediá rios: ser mantidos, por vital, importante quanto criar
sã o aqueles um determinado para a definiçã o documentos, é saber
que nã o sã o período, para fins do valor dos gerenciá -los. A
mais de uso de prova e documentos e da informação
corrente, mas informaçã o. É o responsabilidade arquivística,
que por razõ es caso, por exemplo, pela sua guarda, organizada e
de interesse da documentaçã o incluindo sua acessível, serve de
administrativo, referente a pessoal, organizaçã o, base para que a
aguardam sua orçamento, conservaçã o e pró pria
eliminaçã o ou material, entre condiçõ es de administraçã o possa
recolhimento à outras. acesso e uso. tomar decisõ es, que
instituiçã o No Brasil, a Lei Os conceitos dizem respeito a
arquivística. Nacional de de gestã o de todos os cidadãos, e
Esses Arquivos, de 1991, documentos e de com isso tornar o
documentos definiu gestã o de ciclo vital, ao processo decisó rio
devem ser documentos como serem verdadeiramente
recolhidos a o conjunto de incorporados na democrá tico.
um arquivo procedimentos e legislaçã o, As atividades de
intermediá rio, operaçõ es técnicas subsidiaram e gestã o, portanto, nã o
sob a referentes à possibilitaram a se restringem a evitar
responsabilida produção, elaboraçã o do a produçã o de
de conjunta tramitaçã o, uso, có digo de documentos
dos avaliaçã o e classificação e da desnecessá rios e a
funcioná rios arquivamento dos tabela de estabelecer depó sitos
do ó rgã o documentos em temporalidade intermediá rios para
produtor e da fase corrente e das atividades- garantir a
instituiçã o intermediá ria, meio da organizaçã o e a
arquivística. visando a sua administraçã o preservação dos
eliminaçã o ou pú blica federal. documentos.
Document recolhimento para
os guarda
9 Idem.
permanentes: permanente.
sã o aqueles de A lei A gestã o abrange corrente e intermediá ria têm
valor histó rico, reconheceu que as todas as operaçõ es por objetivo permitir o acesso
probató rio e atividades relativas referentes à produçã o e o uso dos documentos.
informativo à documentaçã o (definiçã o de suportes, O desempenho desse
que devem ser das fases corrente e estrutura do documento, conjunto de atividades precisa
definitivament intermediá ria, incluindo có digo de ser o mais completo possível,
e preservados. realizadas pelas classificação de assunto), pois a ausência de um dos
Eles nã o sã o entidades à tramitaçã o (protocolo), componentes pode
mais produtoras com ao uso (consulta e comprometer todo o
necessá rios ao acompanhamento empréstimo), à avaliaçã o processo. Como a gestã o de
cumprimento das instituiçõ es (aplicação da tabela de documentos incorpora duas
das atividades arquivísticas, sã o temporalidade e fases, corrente e
da distintas das destinaçã o) e ao intermediá ria, sua efetivaçã o
administraçã o. atividades da fase arquivamento (guarda e só pode ser alcançada dentro
Devem ser permanente, armazenamento). Neste de um sistema que possa
conservados realizadas pelas sentido, todas as acompanhar e controlar todas
nas instituiçõ es operaçõ es e essas atividades. Além disso, o
instituiçõ es arquivísticas. procedimentos das fases sistema deve incorporar
Noções de 5
Arquivologia
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ferramentas e Um exemplo dessa
Sistema de organizaçã o. Inclui
mecanismos para situaçã o ocorre na á rea de Informação10 có digo de
implementar a informá tica, que passou a classificaçã o de
preservaçã o a longo utilizar o termo gestã o de Armazena e assuntos, controle
prazo dos documentos documentos para alguns fornece acesso à sobre a modificação
arquivísticos procedimentos de informação, diz dos documentos de
intermediá rios e recuperaçã o da informaçã o respeito à arquivo, controle
permanentes. do material digitalizado, aquisiçã o de sobre os prazos de
No â mbito das implantaçã o de protocolos conhecimento. guarda e eliminaçã o e
organizaçõ es pú blicas e informatizados e/ou para Tem como fornece um
privadas, os controle do objetivo a repositó rio protegido
documentos eletrô nicos armazenamento, nã o aquisiçã o e para os documentos
tornaram mais urgente incorporando o conceito de gestã o de de arquivo que sejam
a gestã o arquivística de original para produçã o de informação significativos para a
documentos, que inclui documentos, có digo de proveniente de organizaçã o.
tanto os documentos classificação de assunto, fontes internas e
tradicionais como os tabela de temporalidade, externas para Requisitos funcionais12
produzidos em meio avaliaçã o e destinaçã o. apoiar o
eletrô nico. A gestã o desempenho das Os requisitos
arquivística de Assim, uma ferramenta atividades de funcionais
documentos eletrô nicos de Gestã o Eletrô nica de uma estabelecem um
nã o difere Documentos (GED) nã o organizaçã o. conjunto de
essencialmente da necessariamente atende a condiçõ es a serem
gestã o arquivística de todos os requisitos Sistema de Gestão de cumpridas pela
documentos em papel, arquivísticos e jurídicos, Documentos11 instituiçã o produtora
mas a manutençã o dos aproximando-se, na maioria de documentos, pelo
documentos eletrô nicos das vezes, de uma aplicação Apoia a sistema de gestã o
é mais dependente de de gestã o de documentos e utilização de arquivística e pelos
um bom sistema de nã o de um sistema de documentos para pró prios documentos
gestã o arquivística de gestã o arquivística de a atividade em a fim de garantir a
documentos. documentos. curso. Inclui sua fidedignidade e
Além disso, a indexaçã o de autenticidade ao
produção eletrô nica de Resumiremos logo documentos, longo do tempo, ou
documentos introduz mais, as principais gestã o de seja, o seu valor como
também os sistemas diferenças entre Sistema armazenamento, fonte de prova das
eletrô nicos de de Informação, Sistema de controle de atividades
gerenciamento de Gestão de Documentos e versõ es, desenvolvidas por
documentos. A fim de Sistema de Gestão integraçã o direta uma dada instituiçã o.
garantir a produção de Arquivística de com outras
documentos de arquivo, Documentos, conforme aplicaçõ es e Assim, para
fidedignos, autênticos e definidos pelo programa ferramentas para implementar
preservá veis, é SIADE – Sistemas de recuperaçã o dos programas de gestã o
fundamental que estes Informação de Arquivo e documentos, arquivística de
sistemas incorporem o Documentos Eletrônicos como por documentos, é
conceito arquivístico e de Portugal e pela CTDE. exemplo as necessá ria a
todos os seus requisitos ferramentas de elaboraçã o dos
necessá rios. Com GED. requisitos, que
relaçã o ao termo gestã o Sistema de Gestã o possibilitarã o às
de documentos há um Arquivística de instituiçõ es pú blicas
problema conceitual Documento e privadas produzir e
que é necessá rio 10 Ibidem. É um manter documentos
esclarecer. 11 ROCHA, et.al. Gestão
conjunto de de arquivo fidedignos
Arquivistica de Documentos procedimentos e e autênticos, além de
A Lei Nacional de Eletrô nicos. Rio de Janeiro,
Arquivos estabeleceu o 2004. CONARQ – operaçõ es reconhecer
conceito de gestã o de Câmara Técnica de técnicas cuja documentos
documentos, Documentos interaçã o arquivísticos em
compreendendo todos permite a sistemas eletrô nicos
os procedimentos e eficiência e a de informaçã o. Com
operaçõ es técnicas das eficácia na base nos requisitos é
fases corrente e produçã o, possível estabelecer
intermediá ria, isto é, tramitaçã o, uso, os metadados que
desde a produçã o até a avaliaçã o e fornecerã o
destinaçã o final, que destinaçã o informaçõ es sobre o
nesse texto estamos (eliminaçã o ou contexto jurídico-
denominando gestã o guarda administrativo,
arquivística dos permanente) de documental e
documentos para documentos tecnoló gico em que
diferenciar de outros arquivísticos os documentos foram
sistemas de correntes e criados, bem como
documentos que usam intermediá rios informaçõ es sobre
o termo gestã o. de uma seu conteú do,
Noções de 5
Arquivologia
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tramitaçã o etc. deve considerar as quanto à produçã o, ao digitais.” (DBTA, p. 75).
seguintes diretrizes acesso contínuo e à
As para garantir a preservação de longo E quanto ao documento
iniciativas produçã o e a prazo, é preciso colocar digital:
internacionais manutenção de em prá tica essas
têm promovido documentos diretrizes, pois do “Documento codificado em
a arquivísticos contrá rio corre-se o risco dígitos binários, acessível por
sistematização tradicionais e de perdermos a memó ria meio de sistema
e descriçã o dos eletrô nicos, registrada do nosso país. computacional.” (DBTA, p. 75).
requisitos autênticos e
funcionais para fidedignos: – Qual a diferença Embora estes conceitos do
orientar o produçã o de entre documento Conselho Nacional de
desenvolvimen documentos eletrônico e documento Arquivos diferenciarem
to de sistemas essenciais à digital? documento digital do
eletrô nicos de administraçã o da Na literatura eletrô nico, há autores que
gestã o organizaçã o: evitar arquivística preferem usar somente o
arquivística. duplicaçã o e internacional, ainda é termo “documento eletrô nico”
Como, por garantir que as corrente o uso do termo para abranger tanto os
exemplo, o atividades sejam “documento eletrô nico” eletrô nicos quanto os digitais,
Modelo de registradas em como sinô nimo de ao considerar as definiçõ es do
Requisitos documentos de “documento digital”. CONARQ. Todavia nã o fogem
Funcionais arquivo; – o Entretanto, do ponto de do pensamento dos demais,
(MoReq) da documento deve vista tecnoló gico, existe uma vez que o CONARQ
Uniã o Europeia ser completo, isto uma diferença entre os afirma que documentos
e a norma do é, deve conter termos “eletrô nico” e
Departamento elementos “digital”.
de Defesa suficientes que Um documento
(DoD), que está assegurem sua eletrô nico é acessível e
sendo capacidade de interpretá vel por meio de
assumida pelo sustentar os fatos um equipamento
Arquivo que atesta: data, eletrô nico (aparelho de
Nacional dos hora e lugar da videocassete, filmadora,
EUA para toda produçã o, computador), podendo
a ser registrado e
administraçã o Eletrô nicos.http://www.documentosel
codificado em forma
pú blica federal. etronicos.arquivonacional.gov.br/Medi analó gica ou em dígitos
a biná rios. Já um
Um modelo /publicacoes/gt_gestao_arquivistica documento digital é um
pagina_web_corrigido3.pdf.
de requisitos 12 Idem. documento eletrô nico
funcionais caracterizado pela
codificação em dígitos
da transmissã o e do estabelecimento de uma biná rios e acessado por
recebimento; trilha de auditoria que meio de sistema
assinatura; nome do registre todas as computacional. Assim,
autor, do destinatá rio e intervençõ es feitas no todo documento digital é
do redator; assunto, documento.10 – métodos eletrô nico, mas nem todo
có digo de classificaçã o que garantam a nã o documento eletrô nico é
etc. – controle sobre adulteraçã o dos digital.
procedimentos de documentos: mecanismos
produção: os que garantam a segurança Exemplos:
procedimentos de da transmissã o, incluindo a 1) documento
criação devem ser capacidade do sistema eletrô nico: filme em VHS,
rigorosos, detalhados e eletrô nico identificar o mú sica em fita cassete.
rotineiros a fim de original; mecanismos de 2) documento digital:
garantir a sua preservação (reprodução e texto em PDF, planilha de
fidedignidade. migraçã o) e de verificação cá lculo em Microsoft
da proveniência. Excel, á udio em MP3,
Os sistemas filme em AVI.”
eletrô nicos de É necessá rio que os
gerenciamento arquivos facilitem o O dicionário de
arquivístico devem ser estabelecimento de Terminologia
idô neos, prevendo: a programas de gestã o Arquivística define
limitaçã o de acesso à arquivística de documentos documento eletrônico:
tecnologia por meio da e articulem a definição de
criação de privilégios requisitos funcionais, que “Gênero documental
de acesso (senha, devem se tornar padrõ es ou integrado por documentos
cartõ es); a definiçã o de normas, de forma a garantir em meio eletrônico ou
regras de workflow que sejam incorporados aos somente acessíveis por
através da integraçã o sistemas eletrô nicos de equipamentos eletrônicos,
dos procedimentos gestã o arquivística. Frente como cartões perfurados,
administrativos e aos desafios apresentados disquetes e documentos
documentá rios e o pelos documentos digitais
Noções de 5
Arquivologia
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eletrô nicos textos, e-mail, digitais, a CTDE devem alcançar todas
abrangem fotografias, filmes, (Câ mara Técnica as características
documentos plantas de de Documentos essenciais que
digitais: “todo arquitetura, bases Eletrô nicos) definem um
documento de dados, á udio ou mantém seu documento digital,
digital é mesmo websites, nome, uma vez que são: físicas
eletrô nico, mas desde que atendam que este escopo (suporte / registro
nem todo aos critérios pode ser físico), ló gicas
documento definidos expandido ao (software e formato
eletrô nico é anteriormente. longo do digital) e conceituais
digital”. desenvolvimento (estrutura / conteú do
Para tanto, 2. Documento de seus exibido). Além disso,
achamos digital é a mesma trabalhos. elas devem levar em
interessante coisa que conta os elementos
inserir dentro documento Exemplos: necessá rios para a
deste contexto eletrônico? 1) document produção, a
algumas o eletrô nico: manutençã o e o
dú vidas que Resposta: Na filme em VHS, acesso aos
foram postadas literatura mú sica em fita documentos digitais.
no site da arquivística cassete. Deve-se
CONARQ internacional, 2) document compreender, ainda,
(abaixo será ainda é corrente o o digital: texto que a preservaçã o
apresentado o uso do termo em PDF, planilha digital nã o é a
link) como “documento de cá lculo em digitalizaçã o de
“dú vidas mais eletrô nico” como Microsoft Excel, documentos que se
frequentes” a sinô nimo de á udio em MP3, apresentam em
respeito dos “documento filme em AVI. outros suportes. A
documentos digital”. Entretanto, digitalizaçã o é uma
eletrô nicos. do ponto de vista 3. Como açã o que serve à
Achamos tecnoló gico, existe posso captura de
interessantes uma diferença preservar
compartilhar, entre os termos documentos em
pois muitas “eletrô nico” e formato digital?
vezes tais “digital”.
dú vidas podem Um documento Resposta: A
ser as mesmas eletrô nico é instituiçã o deve
que você acessível e possuir um
candidata interpretá vel por programa de
possui. meio de um preservaçã o de
equipamento documentos
1. O que é eletrô nico arquivísticos que
considerado (aparelho de incorpore os
um videocassete, documentos
documento filmadora, convencionais e
arquivístico computador), digitais.
num podendo ser A
ambiente registrado e preservaçã o
digital codificado em digital é o
forma analó gica ou conjunto de
Resposta: em dígitos biná rios. estratégias e
Um documento Já um documento metodologias
em formato digital é um destinadas a
digital é documento preservar os
considerado eletrô nico documentos em
arquivístico caracterizado pela formato digital.
quando codificaçã o em Ela pode
produzido dígitos biná rios e implicar desde
(elaborado ou acessado por meio transferências
recebido) no de sistema perió dicas dos
curso de uma computacional. suportes de
atividade, ou Assim, todo armazenamento
seja, de um documento digital até a conversã o
processo de é eletrô nico, mas para outros
trabalho, como nem todo formatos digitais,
instrumento ou documento bem como a
resultado de eletrô nico é digital. atualizaçã o do
tal atividade, e Apesar de ter ambiente
retido para seu foco tecnoló gico, o
açã o ou atualmente hardware e o
referência. direcionado para software.
Exemplos: os documentos Tais
estratégias
Noções de 5
Arquivologia
documentos para sistemas de informação como forma de
facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a
preservaçã o dos originais. Já a preservaçã o digital visa
exclusivamente à preservaçã o dos documentos digitais.

Para você ter acesso à todas as dúvidas frequentes

respondidas, basta acessar o endereço eletrônico abaixo,
e será possível você se inteirar sobre outros pontos
importantes a respeito do documento eletrônico.
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.
gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10

Questão

1. No que se refere à microfilmagem e à digitalizaçã o

aplicada aos arquivos, julgue os itens a seguir.
Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas
informatizados por meio de dados contidos em sistemas
gerenciadores de banco de dados, por processo de
digitalizaçã o ou diretamente com uso de software ou sistema
específico.
(...) Certo
(...) Errado

Resposta

01. Certo

Anotações