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Por Connie Miller

Sua mala direta parece estar funcionando bem, mas de repente você nota que preços, datas e outros números não aparecem corretamente nos documentos mesclados. Continue lendo para aprender como evitar esse problema particularmente custoso.

Uma pergunta com base em seus comentários

Meus dados estão em uma planilha do Excel. Quando você cria uma mala direta, os preços na coluna Preço não mantêm os formatos de moeda apropriados. Ajuda!

Conselho da Caixa de Resposta

Pequenas frustrações, como números que não mesclam corretamente, podem afetar todo um projeto de mala direta.

Felizmente, você pode usar algumas abordagens diferentes para que qualquer número — moedas, porcentagens, datas, códigos postais com zeros iniciais — apareça da maneira desejada. A tabela abaixo lista as abordagens e apresenta meu conselho sobre como usá-las. Depois da tabela, você verá mais informações sobre como cada abordagem funciona exatamente.

Abordagem

Conectar à planilha do Excel usando DDE (Troca Dinâmica de Dados)

Manusear códigos de campo no Word

Formatar como texto as células da planilha do Excel que contêm números

Conselho

Parece muito técnico e complicado mas não é

Provavelmente a abordagem geral mais inteligente

De longe, a melhor abordagem se a planilha a partir da qual você está mesclando já existe e contém muitos números

Muito mais fácil do que parece

Excelente abordagem se a planilha a partir da qual você está mesclando tem apenas uma ou talvez duas colunas de números, como preços ou datas

Excelente maneira de aprender um pouco mais sobre como os campos funcionam em uma mala direta

Boa abordagem se você estiver criando uma nova planilha para a mesclagem, e você não fará cálculos usando os números que a planilha contém

Usar Troca Dinâmica de Dados

A DDE (Troca Dinâmica de Dados) é um método disponível no sistema operacional

Microsoft Windows® para transferir dados entre aplicativos. Ela usa memória compartilhada para trocar os dados. Se você usa outros métodos de transferência de dados, há um problema: dados da planilha são transferidos no formato nativo em que o Excel os armazena e não com a formatação que você aplicou nas células da planilha.

Para escolher o método de transferência de dados DDE ao conectar a uma planilha do Excel durante a criação de uma mala direta, basta marcar uma caixa de seleção no Word:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Geral.

2. Clique em Confirmar conversão ao abrir.

Na etapa do processo de mala direta em que você faz a conexão com o arquivo de dados, depois de localizar a planilha do Excel com a qual deseja fazer a conexão, a caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados se abre. Clique em Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém as informações que você deseja mesclar e clique em OK. Os números da planilha do Excel agora aparecerão exatamente da mesma forma em seus documentos mesclados do que nas células da planilha.

Observação

Provavelmente é uma boa idéia desativar a opção Confirmar conversão ao

abrir depois de concluir a mala direta. Caso contrário, você receberá uma solicitação para confirmar a fonte de dados em momentos nos quais essa é a última coisa com a qual você deseja se preocupar.

Manusear códigos de campo no Word

Como a abordagem DDE é tão fácil, talvez você fique tentado a parar de ler exatamente aqui. Vale a pena continuar, porém, porque aprender um pouco sobre códigos de campo pode dar a você muito mais controle sobre os resultados da mala direta.

Formatar moedas e outros números usando códigos de campo

Comecemos com um exemplo. Digamos que você insira um campo de Preço em uma carta modelo que está preparando para uma mala direta. No documento principal, ele terá a seguinte aparência, em que «Preço» é o campo:

O dispositivo que você encomendou custará «Preço».

Pressione ALT+F9 e você verá o código por trás do campo. Esse código terá a seguinte

aparência:

O dispositivo que você encomendou custará { MERGEFIELD "Preço" }.

Você pode controlar a formatação dos preços nesse campo digitando alguns caracteres adicionais (ou seja, adicionando uma opção de formatação) dentro das chaves.

Para incluir:

um cifrão

quatro dígitos por padrão e um espaço, se o número que você está mesclando tiver apenas três dígitos

duas casas decimais

e

uma vírgula entre o primeiro e o segundo números

veja a seguir o que você digita (mostrado em negrito) no código de campo:

{ MERGEFIELD "Preço" \# $#.###,00 }

Ao terminar de digitar, pressione ALT+F9 para parar de ver códigos de campo. Agora, quando você mesclar, todos os preços serão formatados exatamente como deseja. (Você pode usar essa mesma abordagem com números que não sejam preços.)

Veja a seguir uma análise dos elementos na opção que acabamos de usar:

uma análise dos elementos na opção que acabamos de usar: 1. O nome do campo que

1. O nome do campo que você inseriu em seu documento principal. Ele corresponde a uma coluna em sua planilha do Excel.

2. Barra invertida, que inicia a opção de formatação.

3. Definição da opção — nesse caso, para formatar números.

4. Caracteres que você deseja incluir — por exemplo, um $ que aparece antes de cada preço.

5. O número máximo de dígitos. Se houver menos dígitos em um número, o Word deixará um espaço em branco. Digite pontos onde deseja que eles apareçam no número.

6. Vírgula decimal, que você digita onde deseja que ela apareça. Os zeros especificam

o número máximo de dígitos após a vírgula decimal. Se houver menos dígitos, o Word coloca um zero.

Na caixa Consulte também, você encontrará um link (denominado opção do campo Formato Numérico) para obter mais informações sobre como formatar números usando uma opção.

Formatar datas usando códigos de campo

Você também pode usar uma opção de formatação para que as datas de uma coluna de Data em sua planilha tenham exatamente a aparência que você deseja em seus documentos mesclados. Se você inserir um campo de Data no documento principal e pressionar ALT+F9, verá:

{ MERGEFIELD "Data" }

Para que todas as datas nos documentos mesclados tenham o formato Fevereiro 18, 2008 (independentemente de como as datas estão formatadas nas células da planilha), você pode adicionar essa opção de formatação (mostrada em negrito) ao código de campo:

{ MERGEFIELD "Data" \@ "MMMM d, aaaa" }

Na caixa Consulte também, você pode encontrar um link (denominado opção do campo Formato Data-Hora) para obter mais informações sobre como formatar datas usando uma opção.

Formatar células em uma planilha do Excel

Essa abordagem pode ser a solução se você estiver criando uma nova planilha do Excel para usar com um projeto de mala direta. Em alguns casos, é a abordagem mais direta porque você pode configurar as datas, as porcentagens e os outros números da planilha exatamente da forma como deseja que apareçam no Word após a mesclagem. Sempre que você mesclar, eles terão essa aparência.

Problemas de formatação de números em uma mala direta ocorrem quando as células que contêm os números na planilha do Excel são formatadas como Número, Moeda, Data, Porcentagem, e assim por diante. A solução para que os números se comportem corretamente em uma mesclagem é formatar como Texto as células que contêm números. Quando as células são formatadas como Texto, você pode digitar os números nas células exatamente da maneira como deseja que apareçam (com cifrões, zeros e assim por diante). Assim, eles serão mesclados exatamente como você os digita.

1. Para definir a formatação da célula no Excel, selecione a coluna com as células que você deseja definir.

2. No menu Formatar, clique em Células e, em seguida, clique na guia Número.

3. Em Categoria, clique em Texto.

Boa dica sobre zeros iniciais em códigos postais

Você não precisa, de fato, formatar células que contêm códigos postais como Texto para que os códigos postais que começam com zeros mesclem corretamente. Quando você está digitando o código postal na célula, digite um apóstrofo antes do zero inicial. O apóstrofo não aparece na célula. Ele apenas faz o zero funcionar.

Com os votos de ótimas mesclagens,

Connie, a monitora da Caixa de Resposta

Sobre a autora

Connie Miller, uma escritora da equipe de Assistência ao Usuário do Microsoft Office, coleta e responde questões que chegam à Caixa de Resposta do Word. Para enviar uma pergunta detalhada que possamos responder, envie comentários.