Curso Básico

de
Compras

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Um ladrão rouba um tesouro, mas não furta a inteligência. Uma crise destrói uma
herança, mas não uma profissão. Não importa se você não tem dinheiro, você é uma
pessoa rica, pois possui o maior de todos os capitais: a sua inteligência. Invista nela.
Estude!”

Augusto Cury

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“Uma boa venda começa com uma boa compra”

1 – Introdução: Papel de Compras na Empresa

O setor de Compras faz parte do Departamento de Materiais / Suprimentos, que busca

atender as necessidades de materiais e serviços e planejá-las em termos de quantidade e
atende-las no momento correto com as quantidades corretas e checar se de fato o que foi
comprado foi recebido.
Compras é, portanto, uma parte importante da área de Materiais, face seu papel no
processo de suprimento.
Qualquer operação industrial (ou mesmo comercial) necessita de matérias-primas,
componentes e serviços para que possa desempenhar suas atividades. No processo de
fabricação / atendimento ao cliente, antes de iniciar a efetiva produção, os insumos devem
estar disponíveis e serem mantidos, com acurácia, e ter seu abastecimento garantido ao longo
de determinado período, e vários aspectos devem ser considerados em relação às quantidades,
que devem estar alinhadas com as necessidades da produção.
Em toda operação empresarial, para se atingir um certo volume de vendas e um status
de empresa competitiva no mercado, e assim gerar lucros, a redução de custos deve ser
buscada a todo momento, principalmente no tocante a aquisição dos materiais utilizados,
uma vez que representam um percentual considerável na composição do custo total.
Com a competição extrema nos preços de venda, a melhoria do resultado das empresas
deve vir do aumento de produtividade, de uma gestão de materiais acurada e o mais
econômica possível.
O alto custo das matérias-primas foi responsável por varias alterações na maneira de se
ver e administrar a função de suprimentos. Não muito no passado, o controle dos suprimentos
era uma atribuição secundaria do gerente industrial ou de colaboradores de nível inferior.
Porem, quando as organizações começaram a perder faturamento por falta de estoque de
certos produtos que se identificou a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais
de forma estrategicamente monitorada.

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 Em suma, a necessidade de se comprar cada vez melhor é reconhecida por
todos os empresários, juntamente com a necessidade de manter estoques em níveis
balanceados e também buscando a racionalização do processo produtivo.
Comprar bem é ponto-chave para as organizações reduzirem custos.
Comprar bem envolve uma série de procedimentos que veremos a seguir, mas
também inclui manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, buscando
antecipar eventuais problemas que possam trazer riscos ao plano de produção.

2 – Missão, visão e valores em Compras

O que são missão, visão e valores?

As três terminologias têm a finalidade de moldar a identidade da empresa, criando
referências que ditarão seu comportamento no mercado, como será visualizada por
concorrentes e parceiros, como também a forma que será identificada pelos clientes.
A identidade da organização é composta por duas vertentes diferentes: a cultura e a
filosofia corporativa. O primeiro termo está relacionado ao conjunto de referências e normas
de conduta que são seguidos pelos colaboradores. Já a filosofia corporativa compreende na
aplicação missão, os valores e a visão, elas são minuciosamente construídas pelos gestores de
alto nível de uma organização, com a finalidade de colocá-los como pilares para a serem
seguidos pelos colaboradores de todos os departamentos.
Nos tópicos seguintes veremos o conceito desses termos e exemplos de cada um deles
aplicados em empresas reais.

2.1 Missão

Consiste na razão pela qual a organização existe, ela expõe o papel que ela
desempenha na sociedade e no mercado. A empresa que não sabe por qual motivo ela existe,
também não será capaz de definir uma estratégia de crescimento, pois seus objetivos não estão
claros.
Para criar a missão, é preciso identificar de forma objetiva todas as propostas de valor
que a companhia pretende entregar. Aqui não são definidos apenas os produtos ou serviços
que pretendem comercializar, mas como pretende impactar a vida do seu público-alvo.

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 É importante que a missão seja desafiadora e inspiradora, assim você conseguirá
criar um engajamento maior com seus parceiros e colaboradores para levar um
benefício cada vez maiores ao público-alvo, além disso, ela deve ser curta para
ser facilmente lembrada por aqueles.

2.2 Visão

Representa os objetivos que serão alcançados a longo prazo. Aqui os gestores

precisam indicar a posição que desejam conquistar no mercado nos próximos anos. Faz-se
necessário esclarecer tanto a aspiração quanto a inspiração corporativa.
A aspiração corresponde aos desejos que podem ser alcançados de forma objetiva e
direta, como um aumento da influência da empresa na região. Na vertente de inspiração,
relaciona-se com íntimo do seu público-alvo, como a criação de um sentimento de paixão pela
marca.

Como exemplo de visão e missão para o Compras, extraímos ambos do site da CBEC

Missão
Promover o caráter estratégico da área de Compras, posicionando-a como centro proativo na
geração de lucro e aumento da competitividade das empresas brasileiras.

Visão
Uma Área de Compras forte, altamente capacitada, desempenhando seu papel estratégico na
melhoria da competitividade e da lucratividade das empresas brasileiras.

3 – Os objetivos do Departamento de Compras

Dado o exposto, podemos concluir que os objetivos básicos de uma Seção de

Compras seriam:

a) Manter um fluxo contínuo e confiável de suprimentos, para atender o planejamento

da produção;

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 b) Administrar o fluxo de modo que seja utilizado o menor investimento possível
para que a operacionalidade da empresa não seja afetada;
c) Promover a aquisição de materiais e insumos aos menores preços, seguindo
padrões de quantidade e qualidade estabelecidos;
d) Durante as negociações, buscar sempre uma condição justa e honesta para a
empresa, considerando preços e prazos de pagamento.

4 – Processos básicos de Compras

4.1 – Previsão de demanda

Uma das informações mais importantes para o bom funcionamento do Compras e,

consequentemente, para se alcançar os objetivos propostos, é a previsão das necessidades de
suprimento (demanda).
Os dados de previsão de demanda são vitais, pois espelham quais quantidades e prazos
devem ser buscados, provendo a orientação necessária para o comprador desempenhar seu
papel, uma vez que tanto Compras quanto Produção tem que dispor do tempo necessário para
negociar, produzir e entregar os produtos que os clientes desejam.
Normalmente, o time de Vendas deve produzir a informação da demanda ao longo de
um certo período. Cabe ao Compras analisar esta demanda e passar aos fornecedores as
informações que garantam o suprimento no tempo e quantidade corretos.

4.2 – Desenvolvimento e Qualificação de Fornecedores

Entende-se como fornecedores as empresas que vão prover os meios para a

organização realizar seus processos, produtos e serviços com qualidade, atendendo as
expectativas se seus clientes.
Os fornecedores tem potencial para gerar vários impactos, quer forneçam produtos ou
serviços ou mesmo aqueles relacionados com processos terceirizados, todos têm influencia
vital nos resultados da organização.
Quando avaliando fornecedores, lembre que não basta avaliar documentos. De fato,
trata-se de processo continuo e complexo, que vai desde a negociação inicial até avaliação de
desempenho.

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 A seleção de fornecedores (também conhecida como Sourcing / Procurement),
assim, é outro ponto-chave do processo de Compras.
Antes de se fechar contrato com um fornecedor, devem ser examinados sua
capacidade de produção, suas instalações, seus produtos e sua respectiva qualidade.
Até mesmo a saúde financeira dos fornecedores deve ser avaliada, através da análise do
balanço e outros demonstrativos contábeis.
Desta forma, podemos elencar 3 etapas a serem cumpridas em relação aos
fornecedores:

4.2.1 – Avalição Inicial

O primeiro passo neste quesito é solicitar todos os documentos que garantam o

cumprimento das atividades de acordo com os requisitos legais. Alguns exemplos de
informações que devem ser solicitadas:

- Dados cadastrais;
- Licença de funcionamento (Alvarás, etc.) ou específicas de sua atividade e certificações
(como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre outras).

Devemos sempre considerar quais impactos que determinado fornecedor tem sobre seu
produto ou serviço. Está análise serve como base para homologação. Em muitos casos,
realizar uma visita no fornecedor é imprescindível para identificar potenciais problemas que
não seriam identificados em uma análise documental.
Um exemplo: ao visitar um fornecedor, além do mesmo não possuir Alvará para
funcionamento, na área produtiva foi observado trabalho infantil e colaboradores sem nenhum
tipo de proteção.
Atuar com fornecedores certificados nas normas de sistema e gestão garantem uma
maior confiança, pois fica evidente que os mesmos passam por auditorias de organismos
certificadores, onde seus processos e documentos foram verificados e estão conformes. Este é
um dos critérios muito utilizados para qualificação imediata do fornecedor. Em alguns casos
substitui a necessidade de responder a um questionário de auto avaliação ou realizar visitas.

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 Porém, somente qualificar o fornecedor não irá garantir que não tenhamos problemas
com o mesmo. Erros podem acontecer em qualquer lugar, mas é importante tentar se prevenir.
Desta forma, é fundamental que o fornecedor seja rotineiramente monitorado.

4.2.2 – Avaliação de Desempenho – Monitorando o fornecedor

Alguns requisitos são comuns, como:

- Atendimento ao prazo de entrega;

- Se o pedido de compras está compatível com a nota fiscal (o que foi comprado foi
recebido?)
- Qualidade do material recebido;

Outros critérios que podem ser avaliados são preço, atendimento, garantia, posição no
mercado, localização e outros fatores, conforme o tipo e impactos do fornecedor.

Exemplo: para um fornecedor de insumos é essencial avaliar prazos de entregas e

qualidade do material. Por outro lado, para um fornecedor de software, é mais importante
considerar o atendimento à empresa conforme as demandas internas e tempo de retorno de
irregularidades.

4.2.3 – Problemas causados por fornecedores

Fornecedores podem acarretar vários problemas para uma organização, indo de

problemas para os produtos (não funcionam corretamente / sem qualidade), dependência da
empresa em relação ao insumo fornecido (um único fornecedor) e chegando até à imagem da
organização perante o mercado. Estes fatores são muito importantes para o sucesso da relação
organização x fornecedor.

Se você trabalhar com um fornecedor sem as licenças exigidas para funcionar, ou que
apresente intercorrências trabalhistas e ambientais, caso tenha problemas com órgãos

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regulatórios, poderá haver uma grande divulgação em mídias e prejudicar a imagem da sua
empresa por trabalhar com um fornecedor que não é idôneo e confiável.
Mesmo empresas famosas já tiveram sua imagem prejudicada devido á fornecedores
não qualificados. Lembra-se do que ocorreu com a Zara no Brasil? Onde bolivianos foram
encontrados trabalhando em situação considerada insalubre e ganhando menos de dois reais
por peça de roupa produzida. O fato prejudicou a reputação da multinacional.
Como afirmamos, vários problemas podem ocorrer causados por fornecedores,
independente do segmento e porte da empresa. Um atraso no recebimento de algum material
pode impactar na produção. Irregularidades com empresas que fornecem refeições causam
problemas de saúde nos colaboradores, como intoxicação, podendo paralisar a empresa.
Além disso, podemos pensar em outras intempéries que poderiam acontecer caso
tivéssemos problemas com fornecedores de extintores, ar condicionado, bebedouro,
transportadora, etc.….

Alguns exemplos

Para a fabricação de seus famosos produtos – como iPhones e iPads -, a gigante do

setor de tecnologia contrata o serviço de companhias chinesas. Entre elas está a Foxconn
Tecnologia, uma das maiores exportadoras do país asiático, famosa por abusar de seus
empregados. Jornadas de trabalho exaustivas, emprego de menores de idade e total
desrespeito pelas normas de segurança no trabalho, que resultou até em mortes, são apenas
alguns dos abusos relatados por reportagem de 2012 do New York Times.

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 Na época, a empresa se pronunciou dizendo que intensificaria o processo de inspecção
e auditoria das fábricas que fazem parte de sua cadeia de suprimentos, mas até hoje o trabalho
escravo parece não ser uma preocupação da companhia. Em setembro deste ano, pouco antes
do lançamento do iPhone 6, a Apple voltou a aparecer no noticiário, dessa vez em reportagem
do Huffington Post, que acusa a empresa de promover uma ‘conspiração salarial’ para não
pagar aos funcionários o que eles realmente merecem ganhar

Também em 2012, a multinacional Coca-Cola esteve envolvida em caso de trabalho

escravo noticiado pelo The Independent, entre outros veículos de comunicação. A empresa
importava laranjas para a fabricação do refrigetante Fanta de uma fazenda em Rosarno, na
Itália, que trabalhava com mão-de-obra escrava. Os empregados eram imigrantes da África,
que atravessavam o oceano rumo à costa europeia para tentar uma vida melhor. Na época, a
Coca-Cola quebrou o contrato com a empresa denunciada e não se pronunciou mais sobre o
assunto.

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 Injusta ou injustamente, a Nike virou sinônimo de trabalho infantil no mundo, após a
revista Life divulgar, em 1996, foto de um paquistanês de, apenas, 12 anos de idade
costurando uma bola de futebol da multinacional. Em resposta, há anos a empresa faz questão
de mostrar aos consumidores seu esforço para oferecer aos empregados bons salários e
condições de trabalho dignas.

Mas, segundo a Sweat Team, é tudo conversa para boi dormir. Formada por
trabalhadores, consumidores e investidores, a coalização internacional luta para acabar com as
práticas de trabalho desumanas patrocinadas pela Nike e continua denunciando, sem
descanso, os abusos que acontecem até hoje nas fábricas em que os produtos da multinacional
são montados.

O chocolate da multinacional ganha um gosto mais amargo quando sabemos de sua

relação com o trabalho escravo. Grande parte do cacau usado pela Hershey’s vem da África
Ocidental, incluindo a Costa do Marfim, onde – segundo inúmeras denúncias da Unicef e de
outros grupos de direitos humanos, como a Internacional Labor Rights Forum – o trabalho
escravo infantil é bastante comum. É sabido que crianças são constantemente traficadas de
países vizinhos para trabalhar em plantações de cacau da Costa do Marfim, mas a Hershey’s
não se pronuncia sobre o assunto

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 A marca, famosa mundialmente, costumava ter a garantia de ‘comércio justo’ em sua
etiqueta. Até que uma investigação de mais de seis semanas da Bloomberg News, em 2011,
provou que os fabricantes de algodão orgânico da Victoria’s Secret não eram tão justos assim.
A reportagem contou a história de Clarisse Kambire, uma garota de apenas 13 anos que
relatou ter sido tirada da escola e sofrer frequentes abusos para trabalhar de forma escrava na
produção de algodão da África Ocidental. Na ocasião, a Victoria’s Secret não fez nada além
de tirar a garantia de ‘comércio justo’ de suas etiquetas.

Estes ocorridos são de difícil resolução imediata, o que pode ocasionar prejuízos
financeiros e comprometer um atendimento de qualidade ao cliente.

4.2.4 – Atitudes ao identificar Fornecedor Não Conforme

Por questão de segurança, é sempre indicado ter pelo menos três fornecedores
homologados. Caso tenha problemas com um, podemos substituí-lo com mais facilidade e
segurança.
Mas devemos descartar o fornecedor que apresentou irregularidades?
Claro que não, pensando sempre na melhoria contínua, por que não estender esta
possibilidade aos fornecedores? Por que não dar a oportunidade de desenvolverem um plano
de ação para resolução dos problemas identificados? Isto reforça a parceria que já possuem e
melhora os processos internos do fornecedor.

4.2.5 Reavaliando os fornecedores

As constantes auditorias são importantes para evidenciar se os documentos e

certificações do fornecedor continuam em conformidade.
Geralmente essas auditorias ocorrem em periodicidade anual ou semestral. Porém,
cada organização define processo a ser seguido, mas é fundamental que existam registros de
que realmente ocorreram.
Após realizar avaliação e monitoramento dos fornecedores por diversas vezes, é
possível obter informações que possibilitam uma análise mais profunda de riscos. As análises
indicam melhorias a serem implementadas, assim como definições de metas e indicadores.

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 Estas informações podem estar relacionadas à identificação dos melhores fornecedores
que a empresa possui. Além disso, podemos também averiguar:

- Os fornecedores que apresentam mais não-conformidades;

- Quais são as principais não-conformidades;
- Quantidade de não-conformidades por período ou produto;
- Causas de retrabalhos;
- Desperdícios

A nova versão da ISO 9001 aborda fortemente a gestão de riscos para a

empresa. Podemos estender esta avaliação para os fornecedores, simulando ou
imaginando cenários de possíveis perdas e criando processos para evitá-las.

Qualificação de Fornecedor, leve isto a sério!

Dado o exposto, percebemos que a capacidade de um fornecedor em atender a

demanda da empresa com qualidade e comprometimento pode fazer toda a diferença na hora
de contratá-lo, pois refletirá na produtividade e até na satisfação do cliente.
A comunicação é a chave desta relação. Não se trata de algo meramente comercial,
mas sim de uma parceria onde ambos devem buscar soluções que tragam benefícios mútuos,
onde todas as partes estão interessadas em crescer com responsabilidade e melhoria contínua.

4.3 – Cotações e análise de propostas

A cotação de preço é, geralmente, o primeiro passo para um novo contrato. Ela é,

muitas vezes, a porta de entrada de um relacionamento que pode ser longo e proveitoso, ou
uma fonte de dores de cabeça. Portanto, é preciso estar atento a essa importante fase da gestão
de fornecedores, que envolve muito mais que apenas preço.

4.3.1. O Que é a Cotação De Preços

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 A cotação é a coleta de informações junto a fornecedores, e antecede a compra de
produtos ou contratação de serviços. Por meio dela, são conhecidas as condições (preços e
prazos), e características do que está sendo ofertado pelo fornecedor.

4.3.2 A documentação da Cotação

Muitos gestores desconhecem a importância de documentar com exatidão a cotação.

Essa questão é primordial, não apenas por questões legais — afinal, a cotação também é um
documento de caráter organizacional —, mas também pela imagem que seu negócio passa ao
manter contato com outros.
Imagine que a empresa que hoje fornece serviços ao seu negócio pode,
futuramente, vir a ser sua cliente ou auxiliar na indicação a outras. Quanto mais
formalizada e organizada for sua comunicação, mais essas características refletirão em
sua marca.
Por outro lado, você também deve se preocupar em resguardar seu capital. Uma
cotação de preço não é um compromisso de negócios, mas serve como base para a aquisição
de produtos e serviços, e você vai se programar para atuar de acordo com os preços
oferecidos.
A documentação formalizada é um instrumento legal de comprovação da oferta.
Portanto, cuide para que, em todas as comunicações, especialmente nas cotações de preço, sua
empresa siga o mesmo padrão de qualidade e profissionalismo.

4.3.3 As Informações Contidas Na Cotação

Ao enviar uma cotação de preços, lembre-se que algumas especificações devem ser
solicitadas aos fornecedores. As principais são:
- Quantidade de produtos ou serviços solicitados, especificando a unidade de medida (peça,
unidade, pacote, quilograma etc.);
- Prazo de entrega
- Local de entrega: não se esqueça de conferir o tipo de frete contemplado na cotação, que no
Comercio Exterior correspondem aos Incoterms.
- Condições de pagamento e as atrações para compras à vista (descontos)

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4.3.4 A Comparação Entre As Cotações Recebidas

Quando se analisa a cotação de um produto ou serviço, é preciso ter cuidado. O menor

preço pode trazer surpresas inesperadas. Algumas vezes, a qualidade não é a esperada,
embora o produto pareça similar.
A cotação de preços precisa ser detalhada ao máximo, por mais que pareça uma
compra genérica. Quanto mais o comprador especificar como quer o produto e quais as
condições sob as quais deseja contratar um serviço, melhor será a equidade nos resultados.

4.3.5 Regras Sobre Cotação De Preço

Quando o setor de compras estabelece uma relação comercial — passado o estágio

inicial de prospecção e escolha de fornecedores para compras —, eventualmente ocorre de os
negócios serem fechados sempre com o mesmo fornecedor a partir de então. Isso não é
necessariamente ruim, pois evidentemente fortalece a parceria entre as organizações.
Se a relação é sólida, se a empresa oferece produtos e serviços de qualidade e se tem
políticas claras, significa que a manutenção desse fornecedor é benéfica. Mas a gestão de
compras não pode se dar ao luxo de manter contratos de longo prazo sem revisá-los,
periodicamente, ou sem realizar cotações paralelas, mesmo que seja para garantir a paridade
dos preços do atual fornecedor com a média do mercado. Portanto, a cotação de preços
precisa ser uma prática constante, e, por assim dizer, não deve “enferrujar”.
É de suma importância que se entenda o peso da gestão de compras sobre o negócio,
quando pensamos em termos de melhoria contínua.
A gestão de Compras é responsável pela saúde financeira da empresa em grande parte.
Se, por um lado, a compra de insumos responde por uma boa parcela dos custos de uma
cadeia produtiva, por outro, os serviços agregam despesas que podem ser de grande monta.
Nesse contexto, considere seguir algumas regras fundamentais para garantir que a
cotação de preços seja uma prática contínua e eficaz, cumprindo seu papel dentro da redução
constante de custos:

A) Não Aceite o preço de imediato (Peça descontos sempre!)

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 Ao receber uma cotação, mesmo depois de uma pesquisa entre os concorrentes, não
aceite o primeiro preço apresentado como definitivo. As empresas não trabalham com o
menor preço ao cotar seus produtos e serviços porque querem ter margem de negociação.
Então, ao aplicar seus valores, elas deixam uma margem que pode ser utilizada no processo
decisório.
Portanto, verifique a possibilidade de obter descontos ao dar preferência a determinado
fornecedor. Como dito anteriormente, não esqueça de conferir as formas de pagamento e as
possíveis variações de preço. Lembre-se, ainda, de examinar se tudo que foi solicitado por
você — detalhes de acabamento, condições de entrega etc. — está contido na
proposta, e se não foi incluso algum produto ou serviço adicional.
B) Cote, no mínimo, com três fornecedores distintos

Essa é uma premissa básica na gestão de compras: três cotações são o mínimo que
você deve considerar, por segurança. Quanto mais você desconhecer o mercado e os
concorrentes, mais opções você precisa buscar. Muitas áreas do mercado estão tomadas por
empresas que já têm um relacionamento de longa data entre si, praticando preços próximos.
Para algumas áreas de atuação, os preços realmente podem ter uma variação pequena,
isso porque depende da natureza daquilo que você adquire. Mas, em outros casos —
especialmente no que diz respeito à prestação de serviços — a diferença de valor pode ser
gritante. Essa diferença vai depender do grau de profissionalismo do negócio, da capacidade
de fornecimento, do comprometimento da estrutura, além de diversos outros fatores.
Seguir a regra das três cotações significa ampliar seu leque de opções, permitir novos
fornecedores na disputa pelo seu atendimento e favorecer a melhor escolha. Além disso,
fomentar a concorrência é sempre benéfico para o comprador. Mesmo que isso leve a um
patamar estável de preços, os fornecedores vão buscar diferenciais na qualidade do
atendimento e na satisfação do comprador.

C) Não estabeleça relação de dependência com seus fornecedores

Quando se fala em carteira de clientes, uma das principais preocupações dos gestores é
a pulverização. Imagine que uma empresa dependa exclusivamente de um cliente. A
existência dela, então, está profundamente atrelada à existência desse cliente ou à sua

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preferência. No entanto, se o cliente escolher outro fornecedor, o negócio imediatamente
fracassa.
É importante que uma empresa disponha de clientes com grande volume de negócios,
mas é fundamental que ela também tenha outros clientes, com um volume menor de
faturamento mensal. Esta base ampla de clientes com faturamento menor permitirá que a
empresa tenha uma relativa segurança, pois correrá menos riscos caso um cliente de peso
deixe de fazer negócios com ela.
O que muitos gestores administrativos esquecem é que o conceito da pulverização é
uma prática saudável, tanto na gestão de vendas, quanto na gestão de compras.
Pulverizar, portanto, traz muito mais segurança ao negócio. A sabedoria de nossos
avós dizia que “nunca se devem colocar todos os ovos num único cesto”, e esta máxima
permanece verdadeira, sobretudo no mundo dos negócios.

Depender de um único fornecedor implica diversos riscos, entre os quais podemos

evidenciar:
- Estar sujeito aos preços estabelecidos por ele;
- Sujeitar-se também à qualidade (ou à falta dela), por não ter opções de concorrentes
melhores;
- Aceitar variações bruscas de condições, as quais pegam os gestores desprevenidos e
tendem a comprometer os resultados de suas atividades;
- Submeter a sustentabilidade de seu negócio à existência desse fornecedor: se ele
fechar as portas, a permanência de sua empresa corre sérios riscos.

4.3.6 Algumas dicas para uma Cotação eficiente

A organização é o alicerce de boas práticas. Assim sendo, para garantir eficiência, seja
metódico e sistemático. A gestão de fornecedores, por mais minuciosa e cansativa que seja
essa tarefa, ela não pode ser feita de forma simplória. Isso evita que você:

- Perca tempo com cotações infrutíferas;

- Corra o risco de contratar algo que não era exatamente o que precisava;
- Tenha trabalho de refazer cotações emitidas com erro ou faltando informações;
- Tenha problemas no fechamento e na entrega do pedido junto ao fornecedor;

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 - Comprometa o fluxo de atividades e processos de sua empresa; e
- Consequentemente, tenha dificuldades na entrega de seus próprios produtos e
serviços.

Como cada fornecedor tem sua própria forma de apresentação de cotações, é

importante que seja estabelecido um processo interno em sua empresa para tratar essas
informações recebidas dos fornecedores e, então, qualificá-las.
Por isso, listei algumas dicas para atingirmos a maior eficiência possível.

1) Estabeleça processos

A primeira regra para organizar sua empresa é definir processos padronizados.

Desenhe o passo a passo para a solicitação de cotações de preços, e siga cada detalhe todas as
vezes que precisar realizá-las. Isso garante que você ou sua equipe não esqueça de algum item
importante, e nem pule etapas fundamentais.
Ter processos definidos também é eficaz para equalizar o conhecimento. Se você, por
exemplo, é o responsável pelas compras e contratações, mas está ausente ou precisa delegar
essa atividade, a padronização garantirá que outro colaborador possa realizar exatamente o
esperado, sem furos.

2) Padronize suas solicitações de cotação

Reiterando o que dissemos acima, é muito importante formalizar todos os seus

contatos com fornecedores, profissionalizando e qualificando sua marca. Por isso, não
esqueça de:
Utilizar, preferencialmente, papel com timbre da empresa ou marca d’água, mesmo
quando enviar solicitações de cotação por meio digital;
Identificar sua empresa no cabeçalho ou no rodapé do documento, com CNPJ, nome
da empresa, endereço e contatos;
Enumerar sua solicitação de cotação, seguindo um padrão de continuidade que pode
ajudar inclusive a organizar sua periodicidade de compras;
Manter registro do e-mail, telefone, endereço e nome da pessoa responsável pelas
cotações em cada fornecedor, para direcionar suas solicitações de forma certeira;

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 Datar e assinar a solicitação.

3) Conheça o que Precisa e cote com exatidão

O princípio básico de boas cotações é saber o que você necessita. Qual o serviço ou
produto? Qual a duração necessária (no caso de serviços)? Detalhe ao máximo essa
informação internamente para garantir que as cotações vão trazer o retorno exato do que você
espera receber.

4) Seja bem especifico na descrição do que precisa

Com a mesma intenção que acabamos de citar, não esqueça de detalhar aos
fornecedores, minuciosamente, o que você necessita. No caso de itens complexos, faça a
descrição de cada detalhe ou variação, medidas, peso, tamanho, forma. O que você coletar em
seu detalhamento interno precisa ser repassado aos fornecedores. Dessa forma, você minimiza
a possibilidade de eles enviarem cotações que não atendem às suas necessidades.

5) Garanta que o responsável recebeu a Cotação

Ao enviar um e-mail, solicite confirmação de recebimento. Você pode, inclusive, em

alguns gerenciadores como o Outlook, habilitar a opção de ser avisado quando o destinatário
receber o e-mail. No caso de enviar solicitações impressas, você pode imprimir duas vias e
solicitar assinatura e data de recebimento em uma delas.
Isso ajuda a qualificar seus fornecedores. Quem não dá retorno ou demora coloca em
dúvida a qualidade dos próprios serviços. Por outro lado, os que demonstram celeridade e
organização causam, de início, boas impressões e podem, ainda que não sejam os escolhidos
do momento, se manter em sua base de contatos.

6) Confira o prazo de validade das cotações recebidas

Da mesma forma que você se preocupa em verificar a validade dos produtos que
adquire, peça ao fornecedor que informe a validade da cotação. Assim, você saberá por

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quanto tempo poderá esperar que os preços praticados se mantenham fixos, e a partir de
quando eles poderão sofrer variações.

7) Negocie

Nunca é demais lembrar: negocie. Negociar é esperado em qualquer relação comercial,

afinal todo mundo quer obter as melhores condições. Ao receber suas cotações e escolher
aquela que mais atende às suas escolhas, regateie, peça descontos e compare condições.
Lembre-se de nunca aceitar o primeiro preço oferecido.

8) Planeje suas cotações

Ter um planejamento de compras é básico, portanto, não se esqueça de estabelecer o

calendário de suas cotações. Assim, você não corre o risco de iniciar o processo atrasado,
quando a contratação já se tornou urgente e exige tomar medidas que, na maioria das vezes,
comprometem a qualidade das compras, como pular etapas, por exemplo.

10) Compre em volumes maiores

Como gestor, você sabe que o poder de barganha sempre aumenta conforme o
tamanho das compras. Nessa questão, seu planejamento de cotações e pagamentos também
poderá influenciar positivamente. Conhecendo seu histórico de compras e suas necessidades,
você pode calcular melhor o volume de compras para prazos maiores, e dessa maneira
conseguir melhores condições na negociação.

11) Amplie a possibilidade de contato

O retorno dos possíveis fornecedores é um primeiro índice de comprometimento e

qualidade. Mas pode ocorrer de eles tentarem entrar em contato com você e não conseguirem.
Ou ainda, de outro colaborador da sua empresa receber as cotações e não as repassar a tempo.
Por isso, deixe todos os canais possíveis abertos, para ampliar as possibilidades de
contato. E-mail, telefone, endereço, celular e ramal: tudo deve estar à disposição de cada um
dos potenciais fornecedores.

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12) Estabeleça limites

Quanto mais caro o serviço ou produto e maior seu impacto no negócio, mais
importante a cotação se torna. Assim sendo, avaliar muitas cotações pode ser cansativo e
contraproducente. Por isso, um limite de quantidade de cotações precisa ser estabelecido.
Portanto, em seus processos, estabeleça o limite máximo de cotações por setor, por produto ou
serviço.

13) Mantenha-se na legalidade

Alguns fornecedores podem, durante a negociação, oferecer “condições especiais”

que, no final das contas, se tornam verdadeiros presentes de grego. Por exemplo, para baixar o
preço, algumas empresas podem sugerir uma venda sem nota fiscal. As repercussões
negativas que tal procedimento pode fomentar devem ser consideradas pontualmente diante
de propostas como estas. Quando uma empresa aceita comprar sem nota fiscal, ela se sujeita
a:
- Furos contábeis em seus fechamentos e balanços;
- Problemas com Receita Federal e SEFAZ, com multas pesadas; e
- Perda de garantia do negócio, uma vez que este vai ocorrer sob a informalidade.
Portanto, seja qual for a vantagem oferecida, evite cair na tentação de trabalhar à
margem da legalidade.

14) Seja polido e diplomático

Mesmo que a máxima de que “o cliente sempre tem razão” continue válida, não
esqueça de que seu fornecedor é também seu parceiro. Uma relação de cumplicidade e de
ganho mútuo é fator preponderante para que essa parceria seja duradoura. Ainda que algo
possa, eventualmente, não sair como planejado, seja diplomático e lembre-se da importância
da gestão de fornecedores.

15) Dê retorno

21
 Independentemente da quantidade de cotações recebidas e do meio pelo qual elas
chegaram a você, não esqueça de dar retorno. Se preciso e se couber, dê também feedback
quando um fornecedor não for escolhido. Procure informar o motivo pelo qual ele foi
preterido, se foi por conta do preço, ou do prazo, ou das condições de pagamento etc. Isso
pode ajudá-lo a se adequar, ampliando suas possibilidades de negócio futuramente.

Ou, se for o caso, mande um e-mail para cada fornecedor, individualmente,

informando que a cotação foi finalizada e o serviço ou produto já foi adquirido, agradecendo
assim as informações que cada um enviou à sua empresa.

5 - Negociação

A habilidade de conduzir bem uma negociação com fornecedores é uma das

características vitais para uma gestão de compras eficaz. Essa capacidade é essencial para a
cadeia produtiva do negócio, uma vez que possibilita efetuar um gerenciamento financeiro
com maior equilíbrio e torna a empresa mais competitiva no mercado, com oportunidade de
obter os melhores preços e prazos possíveis.
Levando em conta esse contexto, vale a pena investir no desenvolvimento de certos
aprendizados, a fim de dominar um repertório amplo de estratégias de negociação válidas para
uma série de transações comerciais.

5.1 Como negociar com fornecedores - Técnicas de Negociação

Para ser bem-sucedido, o fechamento de um negócio com fornecedores deve ter o

objetivo mais amplo de diminuir os custos com a aquisição de matéria-prima e garantir
suporte operacional, atuando diretamente no controle de gastos empresariais. O alcance dessa
meta requer o desenvolvimento de três importantes etapas: explorar, negociar e manter. Na
sequência, vamos falar sobre cada uma delas.

Explorar

22
 Nessa fase, são feitas pesquisas de mercado sobre os valores e as características
funcionais do que precisa ser adquirido. A partir dessa sondagem, a empresa consegue ter
uma dimensão global sobre os preços que estão sendo praticados e as condições de
contratação e, com base nos dados coletados, traçar o planejamento da compra, tendo em vista
o orçamento destinado a essa finalidade e os limites financeiros estipulados.

A praxe é fazer, pelo menos três cotações, nas quais devem constar os valores
cobrados, as formas de pagamento disponíveis, as especificações da venda e o tempo
necessário para a entrega. Além disso, é fundamental obter informações sobre esses
fornecedores, como o padrão de cumprimento de prazos e a qualidade do que é fornecido.
Esses dados são essenciais para a decisão sobre qual fornecedor contratar.

Negociar

Nessa fase, a empresa dá início ao processo de negociação propriamente dito. Depois

de fazer as cotações, ela deve partir para as tentativas de diminuição de preço ou de aumento
da quantidade do que é fornecido mantendo-se o valor inicial proposto. Uma tática
interessante é usar como ponto de partida o menor valor de oferta entre os repassados pelos
diferentes fornecedores em potencial.

A companhia pode, ainda, oferecer uma contrapartida caso o fornecedor escolhido

aceite condições diferentes daquelas que foram propostas na cotação efetuada inicialmente.
Assim, é possível, por exemplo, que as partes estabeleçam parcerias relativas a atividades
oferecidas pela corporação que efetuará a contratação. O mais importante é que o negócio seja
vantajoso e atenda às demandas em jogo.

5.2 Técnicas de Negociação na prática

1. Defina objetivos de prazo e preço previamente

Antes de iniciar a negociação em si, é preciso investir no planejamento do que será

posto em prática. Com base na elaboração de uma programação prévia do processo de
compras, a empresa é capaz de se preparar de forma mais apropriada para enfrentar diferentes

23
cenários e contornar obstáculos que podem surgir ao longo da etapa de negociação com o
fornecedor.
O ideal é determinar previamente quais serão os seus objetivos em relação a prazos de
entrega, descontos e formas de pagamento. Tenha isso registrado e conheça bem os seus
limites, para não aceitar ofertas que não se encaixem no momento atual da empresa.
Esse tipo de preparação é importante para manter o controle da negociação,
evitando que escolhas erradas sejam feitas e o consequente impacto na saúde
financeira da empresa.

2. Antecipe a negociação e evite incertezas

Nunca deixe uma negociação com fornecedor para a última hora, pois essa atitude
costuma gerar graves problemas para todas as atividades operacionais que são desenvolvidas
no negócio. Se isso acontecer, a companhia pode ficar sem o fornecimento do serviço ou do
produto de que necessita, ter acesso a poucas opções de aquisição e, em alguns casos, pagar
bem mais caro por aquilo que precisa comprar.
Pensando nisso, tão logo surja a demanda, já inicie as conversas, adiantando o máximo
possível para evitar que incertezas prejudiquem a transação. Flutuações no mercado podem
exaurir o estoque do fornecedor, por exemplo, gerando atrasos que se tornarão gargalos no
processo produtivo da empresa. Além disso, quando há urgência, o poder de negociação da
empresa diminui, sendo preciso assumir certos riscos. A antecipação deixa tudo mais
estratégico e barato.

3. Trate como parceria, em vez de confronto (o fornecedor não é seu inimigo)

Um erro bastante comum em negociações é enxergar o outro lado da transação

comercial como uma espécie de adversário. Esse comportamento tem como base a falsa ideia
de que, para um ter vantagem, o outro precisa perder. Além de incorreta, essa visão afasta as
partes envolvidas no processo, cria situações desconfortáveis e desgasta a relação com o
fornecedor.
Na verdade, qualquer tipo de negociação deve buscar um consenso, de forma que
ambos os lados saiam vencedores e consigam obter o máximo de proveito com a transação
efetuada. O processo deve ser construído como uma parceria, um relacionamento harmônico e

24
equilibrado. Quando for negociar, portanto, procure por alternativas que sejam boas para o
fornecedor e ótimas para sua empresa!

4. Use a tecnologia para acelerar o processo

Apesar da essência de uma negociação continuar a mesma há séculos, hoje é

possível acelerar esse processo significativamente graças às novas tecnologias. As
inúmeras inovações trazidas pelo desenvolvimento tecnológico têm sido capazes
de otimizar os processos de compras, tornando-os mais rápidos, organizados e
dinâmicos. O nível de segurança das transações também foi elevado de forma considerável.
Como exemplo, podemos citar as assinaturas digitais ou eletrônicas. Na prática,
quanto mais documentos forem assinados eletronicamente, mais confiável, seguro e rápido
será o processo de negociação. Outra dica é aproveitar tecnologias de videochamada para
fazer reuniões remotas, economizando tempo e recursos que seriam gastos com
deslocamentos.

5. Escute bastante antes de falar

Essa é uma regra que vale para qualquer formato de negociação: saber escutar é
fundamental para conhecer o que o fornecedor pode oferecer e como isso será feito na prática.
Ao deixar a outra parte falar primeiro, a companhia tem a chance de articular as suas
demandas específicas com o que o fornecedor propõe e, a partir daí, elaborar uma
contraproposta condizente à realidade do negócio.

Esse comportamento tem uma importante função estratégica na negociação. Dessa

maneira, faça as perguntas certas, para, de forma clara e objetiva, entender os pontos mais
importantes da oferta, e use essas informações ao seu favor!
Além disso, evite falar muito, revelando informações estratégicas que possam
prejudicar seu poder de barganha. Diga apenas o essencial e tome cuidado para não entregar
os seus limites e objetivos.

6. Tenha sempre uma alternativa em mente

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 Uma negociação com qualquer fornecedor nunca será justa se ele for a sua única
opção de contratação no mercado. E a situação tende a piorar se ele souber dessa condição.
Isso acontece porque, quando a companhia se torna dependente dos produtos ou serviços que
são oferecidos por um fornecedor, perde a chance de dar as cartas durante o processo de
fechamento do negócio.
Para não ficar refém de uma única possibilidade pela falta de alternativas, é bom
sempre ter um plano B para colocar em prática, caso a negociação não seja interessante para a
empresa. Essa opção pode envolver, inclusive, uma alteração no produto que seria fabricado a
partir dos insumos desse fornecedor ou até mesmo mudanças mais drásticas na estratégia da
empresa. É preciso analisar o que valerá mais a pena.

7. Seja flexível ao negociar com fornecedores

Ligue a chave da flexibilidade quando entrar em uma negociação. É, sim, muito

importante ter objetivos de preço e prazo bem definidos, mas não fique restrito a apenas um
valor. Adote uma margem relativamente elástica. Lembre-se de que nenhuma negociação é
unilateral. Pode ser preciso, assim, caminhar um pouco na direção do fornecedor, para que o
acordo final seja bom para os dois lados. Saiba dosar: seja firme com o mais importante, mas
tenha maleabilidade suficiente para viabilizar um bom acordo.

8. Construa relacionamentos de longo prazo

Uma das razões pelas quais as negociações sempre devem ser boas para ambos os
lados envolvidos é que, normalmente, a relação com um fornecedor não se resume a uma
única transação, se estendendo durante todo o período de fornecimento do que foi adquirido.
É importante estabelecer relacionamentos de longo prazo com fornecedores
recorrentes para desenvolver um laço de confiança, fazendo com que as negociações se
tornem momentos mais confortáveis, alcançando o consenso com mais facilidade. Trabalhar o
relacionamento com os fornecedores é facilitar a negociação com eles!

9. Mantenha o emocional de lado

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 Jamais leve suas emoções para um momento de negociação. Esse processo precisa ser
tratado com o máximo de profissionalismo possível. Assim, expressar medo, raiva ou
qualquer outro sentimento forte significa perda de controle e vulnerabilidade. Quando estiver
negociando, tente racionalizar ao máximo e controle suas emoções.

10. Pesquise antes de fechar qualquer compra

Procure estar sempre munido de informações relevantes sobre os produtos e as ofertas

do fornecedor (e também de seus concorrentes) quando for negociar.
Não tome decisões ruins por pura falta de conhecimento. Pesquise
bastante sobre as possibilidades que atenderão ao seu negócio e considere cada
detalhe antes de fechar um acordo.

11. Alinhe sua visão com a do fornecedor

Por razões estratégicas, você não precisa revelar muitos detalhes quando estiver
negociando com um fornecedor. De toda forma, é importante que ele tenha uma visão de
mercado alinhada com a da sua empresa, compreendendo sua proposta de valor. Se o
fornecedor conhece melhor as particularidades do mercado em que sua companhia atua, pode
se tornar mais compreensivo com suas exigências e até fazer uma oferta melhor.

12. Pense bem em sua estratégia de compra

Em uma negociação, é muito importante seguir uma estratégia, em vez de

simplesmente pedir descontos descoordenadamente, sem qualquer embasamento. Quando for
se planejar para a conversa com o fornecedor, defina como você realizará a abordagem e aja
com coerência, sempre focado no seu objetivo final.

Como obter descontos nas negociações

A seguir, veremos algumas estratégias poderosas para obter descontos em negociações

feitas com fornecedores. Essa prática é importante porque, além de gerar economia para a

27
empresa, tende a aumentar o seu poder de compra e otimizar a capacidade argumentativa
daquele que está negociando. Saiba quais são as principais formas.

Conheça a demanda

Antes de partir para a negociação de preços com fornecedores, quem ficará à frente
das conversas deve conhecer bem as demandas da empresa, tais como a quantidade de
produtos ou serviços de que precisa e o prazo em que necessita recebê-los. Dominar essas
informações evita o cometimento de erros que podem comprometer a produtividade da
companhia.

Faça uma análise de preços (pesquise o mercado)

Não basta que o negociador peça descontos para a companhia fornecedora. É essencial
que ele tenha bases sólidas para fazer isso. A fim de respaldar a sua proposta de diminuição
de valores, o colaborador precisa conhecer o mercado e, então, ser capaz de analisar preços
que possam ser praticados por ambos os lados da negociação.

Crie uma rede de parceiros

A atuação em parceria com fornecedores permite que a empresa trabalhe em conjunto

com eles, otimizando o desenvolvimento do processo comercial. Dessa forma, as partes
envolvidas na transação podem fechar acordos que vão além da venda específica que está em
curso, englobando outras ações cujo interesse é mútuo, o que pode levar à aplicação de
descontos.

Mantenha uma boa imagem

Manter uma boa imagem do negócio é fundamental para encontrar fornecedores de

excelência. Assim, manter os pagamentos em dia e honrar os compromissos estipulados são
formas que a empresa tem de preservar a sua marca e, ao mesmo tempo, pedir abatimentos.

28
 As técnicas de negociação que abordamos no post têm tudo para fazer a diferença na
hora de fechar contratos com fornecedores. Em conjunto, o uso dessas ferramentas é capaz de
elevar a qualidade dos serviços e produtos adquiridos, diminuir os custos operacionais da
empresa e tornar o negócio mais competitivo diante dos seus concorrentes.

6 - Política de compras

A política de compras orienta as decisões sobre o que comprar, quando comprar,

ajuste de pedidos e valores de produtos em estoque através da programação financeira de
compras.
A política de compras orienta as decisões sobre o que comprar, quando comprar,
ajuste de pedidos e valores de produtos em estoque através da programação financeira de
compras. A função da programação financeira de compras é estabelecer metas financeiras
para as compras em qualquer período, e controlar o valor e quantidade efetiva de compras.

Exemplo – Política de compras - Banco Itaú

https://ww2.itau.com.br/hotsites/sustentabilidade/Pdf/politica-de-compras.pdf

As compras no Banco Itaú são realizadas de forma centralizada, visando a garantir a

consistência do relacionamento entre o Banco e seus fornecedores.
Somente as empresas homologadas, técnica e administrativamente, são selecionadas a
apresentar suas condições comerciais, diante de um produto ou serviço previamente
identificado, quantificado, especificado com período de tempo definido ao seu
cumprimento, para que os participantes possam planejar a formação de seu preço com
base em premissas claras e disponíveis simultaneamente a todos os participantes.
Cabe ao Itaú, a seu exclusivo critério, a cada licitação, selecionar e convidar as
empresas que já se encontrem homologadas para participar de qualquer processo
relacionado ao fornecimento de qualquer produto ou serviço a ser adquirido pelo Itaú.
A homologação de qualquer empresa, nos termos acima mencionados, não implica ao
Itaú o dever de convidá-la a participar de quaisquer processos relacionados ao
fornecimento de qualquer produto ou serviço a ser adquirido por esta instituição
financeira.
O Itaú tem como objetivo permanente a expansão do rol de fornecedores,

29
independentemente de seu porte, e desde que estejam em condições de oferecer seu
produto ou serviços em conformidade com as necessidades e especificações
divulgadas.
Para salvaguardar direitos das partes, o Itaú adota a formalização da compra por meio
de contrato padrão, com base em seu Código de Ética e foco na legislação em vigor,
nas condições operacionais, técnicas e comerciais, e na sustentabilidade dos negócios.
Dentro das premissas acima o Itaú tem como meta a interação com o mercado
fornecedor, com respeito aos parceiros e adoção de práticas estritamente éticas.

7 – Processos de Compras

7.1 A importância do processo de compras na gestão da empresa

O processo de compras envolve seleção de fornecedores, qualificação de serviços,

determinação de prazos de vendas, previsão de preços, previsão de serviços e possíveis
mudanças na demanda. Administrar tudo isso corretamente é essencial para a gestão correta
das empresas e reflete diretamente no estoque, relacionamento com cliente e competitividade
no mercado.
Parte essencial da logística, o setor de compras se relaciona com todos os outros
setores da organização, influenciando até nas tomadas de decisão. Saber comprar é
fundamental, já que pequenas reduções nos custos podem refletir positivamente no lucro.
Algumas dicas para isso são manter o cadastro de fornecedores atualizado, sabendo negociar e
estabelecendo um bom relacionamento.
Um exemplo claro da importância das compras é que os níveis de estoque afetam o
custo de produção, podendo gerar despesas que poderiam ser evitadas, sendo assim necessário
que haja um equilíbrio e um controle rigoroso no processo. Por isso, quem atua nessa área
deve estar sempre bem informado e desenvolver boas relações interpessoais, boa
comunicação e capacidade de gestão de conflitos.

30
 Se antes comprar era apenas um ato, hoje as empresas encaram essa função como parte
da estratégia de crescimento, obtenção de lucro e sucesso empresarial. O comprador deve ser
um analista, que usa fatores tributários, técnicos e financeiros para fazer seus pedidos.

7.2 Etapas do Processo de Compras

O profissional de compras deve conhecer as etapas do processo do ciclo da cadeia de

suprimentos da sua empresa, pois tendo pleno conhecimento deste processo o comprador,
pode identificar com mais facilidade quando alguma etapa não foi feita, ou até feita
incorretamente. Podendo assim corrigi-la, de forma rápida e não comprometendo o
ciclo de compras.

7.2.1 Requisição do Departamento Solicitante:

Nesta etapa o solicitante deve fazer uma listagem de produtos que necessita, incluindo
nela as características para que não haja erros nas compras; sugiro colocar as seguintes
informações, Descrição completa, quantas unidades e para quando é a necessidade, qual o
departamento solicitante e em qual departamento será utilizado.
A solicitação deve ser feita pelo departamento solicitante, sendo enviado ao
departamento de compras, que analisa o centro de custo, orçamentos estipulados pela
empresa, para a determinada compra.

7.2.2 Coleta de Cotações

Levantamento de cotações de fornecedores, na maioria das empresas, utiliza uma

política de no mínimo três de diferentes fornecedores, se possível que haja uma amostra do
produto para a verificação da qualidade. Uma das atribuições mais morosas para os
compradores, quando se usa o modelo manual de captação de preços.

7.2.3 Negociação com Fornecedores

31
 Se não a etapa mais importante, uma das mais importantes funções atribuídas ao setor
de compras, aqui se separa o verdadeiro profissional de compras dos outros. Nesta etapa do
processo o comprador, negocia com os fornecedores os preços, condições de pagamento,
prazos de entrega, entre outros termos.

7.2.4 Definição do Fornecedor

Nesta etapa, se faz a definição do fornecedor que atende todos os critérios da estratégia
da empresa, cadastrando seus dados em sistema, podendo assim fazer a gestão de
fornecedores, registrando para que se possa fazer avaliações e futuras compras.

7.2.5 Emissão do pedido de compra

A emissão da ordem de compra ou pedido de compra, deve ser feita pela empresa
compradora, enviada ao fornecedor para que se faça um aceite da compra, a partir do
momento que seja aceito pelo fornecedor, a ordem de compras representa um contrato de
compra com o fornecedor, contendo as informações negociadas na compra, ele tem todas as
informações para controle da compra e entregas. Com este documento o compras pode
conferir as mercadorias no momento da chegada dos produtos comprados.

7.2.6 Acompanhamento do Pedido de entrega

O comprador deve se manter informado de todo o processo de entrega da mercadoria,

desde a saída do produto, até a chegada em sua empresa, com a intenção de evitar possíveis
atrasos e consequente paralisação na produção.

7.2.7 Recebimento do Material e conferência com o pedido executado

Na chegada dos produtos, a carga deve ser conferida com a ordem de compras e com a
nota fiscal, verificando itens, quantidades, valores e danos de mercadoria no transporte. À

32
medida que haja alguma discrepância dos itens mencionados acima, o departamento de
compras deve entrar em contato com o fornecedor para que seja tomada as providencias
cabíveis.

7.2.8 Entrada no Estoque

Feita a conferência dos produtos, e a conferencia estiver de acordo, deve ser efetuada a
entrada, dos produtos no estoque, informando a data de entrada, o lote, a quantidade,
fornecedor e local de armazenamento.

7.2.9 Direcionamento dos produtos

Com o produto já registrado no estoque, a mercadoria deverá ser enviada ao setor

solicitante para o armazenamento ou para setor produtivo.
7.2.10 Saída do estoque para uso.

Aqui finda o ciclo operacional de suprimentos, quando é efetivada a saída do produto

para entrada na produção ou uso e consumo. Nesta etapa deve ser retirado do estoque o
material utilizado, possibilitando o controle para o compras, sabendo o momento certo de
iniciar novamente o ciclo operacional.

8 - Elaboração de contratos

Os contratos são instrumentos jurídicos que servem para dar segurança às partes que
acordam sobre determinado objeto. Para criar um contrato de prestação de serviços, é preciso
entender o que ele é, as hipóteses em que ele deve ser utilizado, sua importância e os cuidados
necessários na sua elaboração para evitar falhas ou questionamentos.
A seguir detalhamos partes essenciais dos contratos

8.1 Qualificação das partes

O primeiro passo para elaborar um contrato é identificar quais são as partes

contratantes que celebram o acordo. De um lado, o contratante (tomador de serviços), e do

33
outro, o contratado (prestador de serviços). Para identificar, é necessário colocar todas as
informações que permitem individualizar a parte, evitando possíveis erros com pessoas
homônimas ou erros de digitação que remetem à identidade de outra pessoa.
O ideal é que contenha os nomes completos, nacionalidade, estado civil, profissão,
número da carteira de identidade e do CPF, e endereço completo. No caso de pessoa jurídica,
é recomendável colocar os dados do representante legal, o nome da empresa, o endereço da
sede, o CNPJ, o cadastro estadual ou municipal (se houver).

8.2 Objeto do contrato

Cláusula primeira do contrato, é aqui que se coloca sobre o que as partes contratantes
estão acordando (objeto do contrato). Descreva os produtos minuciosamente, com as
especificidades e dados técnicos (se houver) e tudo que possa interferir na compreensão do
acordo.

8.3 Obrigações do contratante

Estabelecido o objeto do contrato, devem ser listadas todas as obrigações do

contratante (tomador de serviço), que são as ações necessárias à realização do serviço. As
cláusulas mais comuns são aquelas que asseguram a obrigação do contratante de efetuar o
pagamento nas condições estabelecidas no contrato e de fornecer as informações de forma
precisa para nortear a prestação do serviço.

8.4 Obrigações do contratado

De forma semelhante às cláusulas anteriores que estabeleciam as obrigações do

contratante, devem ser explícitas as obrigações do fornecedor, como, por exemplo, o
fornecimento de nota fiscal, a obrigação de criar um canal de comunicação direto com o
tomador, entre outras.

8.5 Preço e condição de pagamento

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 Em regra, todo contrato prevê uma retribuição que, normalmente, é dada em dinheiro.
A lei que regula (Código Civil – Lei nº 10.406/2002) os contratos em geral, inclusive esse,
não fixa que a retribuição deve ser dada em dinheiro, motivo pelo qual se entende que pode
ser dada em utilidades (outros bens).
A lei também prevê que, caso o contrato seja silente (não mencione) quanto à
retribuição, ela será fixada por arbitramento, segundo o costume do lugar, o tempo de serviço
e sua qualidade. Porém, é recomendado que se fixe, em dinheiro, o preço dos serviços a serem
prestados, para evitar possíveis confusões.
Além de fixar a retribuição, é preciso estabelecer a forma e a condição de pagamento.
A lei diz que ela normalmente será paga depois de prestado o serviço, salvo em caso de
acordo ou costume local que estipule o adiantamento do pagamento, ou outra forma.
Em outras palavras, o contrato é quem dita se o pagamento ocorrerá antes ou depois de
prestado o serviço. Determina também se o valor a ser pago deve ser dado à vista ou
parcelado, ou qualquer outro tipo de pagamento.
Dependendo da característica do fornecimento, outros tipos de pagamento podem ser
estabelecidos, como o semanal, mensal, anual.

8.6 Reajuste

Para contratos com uma duração significativa (contratos que superem a duração de 1
ano), é interessante estabelecer uma cláusula de reajuste que reequilibre financeiramente o
contrato de fornecimento. Normalmente, o reajuste é feito anualmente, mas nada impede que
as partes acordem de outra forma. É sempre importante lembrar que não são admitidas
cláusulas abusivas no contrato, que contrariem a boa-fé de uma das partes.

8.7 Prazo de validade

Estabelecer um prazo de validade para o contrato é essencial

8.8 Rescisão

A rescisão do contrato é uma hipótese estabelecida em lei. Porém, as partes podem

livremente, conforme seus interesses e as características do serviço a ser prestado, acordar

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sobre a rescisão. Conforme a lei, “não havendo prazo estipulado, nem se podendo inferir da
natureza do contrato, ou do costume do lugar, qualquer das partes, a seu arbítrio, mediante
prévio aviso, pode resolver o contrato”.

8.9 Multas

Em qualquer tipo de contrato, devem ser previstas multas em caso de inadimplemento

de qualquer uma das partes e em caso de atraso na prestação, fornecimento ou retribuição. O
contratante que, por exemplo, atrasar a retribuição ao prestador de serviços, deve ser multado.

8.10 Condições gerais

Nesse campo, recomenda-se colocar todas as outras questões que não se encaixam nos
tópicos anteriores, mas que são essenciais ao contrato, seja para sua correta interpretação, seja
para proteger juridicamente os envolvidos.
Situações como a vedação do fornecimento (esclarecimento que se trata de um serviço
personalíssimo, que só pode ser prestado por aquele contratado), a afirmação da inexistência
de vínculo empregatício entre as partes, a responsabilidade pelos encargos tributários e
previdenciários, ou a necessidade de registrar o contrato em cartório são algumas ideias do
que se pode prever nesse tópico.

8.11 Foro

É a última cláusula do contrato, que define em qual local os eventuais conflitos serão
decididos. Exemplo:
“Para dirimir as controvérsias oriundas desse contrato de prestação de serviços, as
partes elegem o foro da comarca de São Paulo.”

8.12 Elementos finais

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 Após o foro, é só finalizar o contrato com o local e data, os nomes e as assinaturas do
contratante, do contratado e de duas testemunhas (para essas, ainda é necessário identificá-las
com o número da carteira de identidade).
Registrando o Contrato

Se o valor do contrato for muito alto e as obrigações estipuladas forem mais

complexas do que o normal, é interessante registrar. Normalmente, há maior interesse no
registro por parte do tomador (contratante), que é quem desembolsará o pagamento e quem
deseja evitar problemas trabalhistas e outras responsabilidades que não fazem parte do
contrato de prestação de serviços.
Com o registro, é mais fácil comprovar a data, o conteúdo do contrato e a identificação
das partes.

Proteção legal

O contrato de fornecimento assegura o contratante e o contratado quanto às obrigações

e direitos de cada um durante a transação, por isso trata de preço, prazo, despesas, multas e
outros assuntos necessários à correta consecução do instrumento jurídico. É também um meio
necessário para se agir conforme a legislação brasileira.
A partir do momento em que o texto contratual descreve as situações previamente
acertadas e limita responsabilidades e isenções de cada parte, os acordantes se obrigam como
se subordinassem à lei feita entre eles. É essa a segurança maior do contrato: fazer lei entre as
partes, tornando obrigatória a entrega do serviço bem feito mediante uma retribuição justa.

9 - Métricas

A sigla KPI (Key Performance Indicator, em inglês) substituiu no jargão empresarial

os termos “Métricas de Performance” e “Índices de Performance”.
Na verdade, é uma técnica de gestão que surgiu na década de 1990 e busca mensurar o
desempenho das diversas áreas de uma organização.

37
 A empresa pode ter KPI’s específicos para cada setor, sofisticando seu nível de análise
de desempenho. Hoje, graças aos sistemas de automação, a tarefa de mensuração de
resultados se tornou mais ágil e fácil.
No caso do setor de compras, é indispensável que a avaliação seja sistêmica, levando
em consideração o foco nas necessidades de cada área atendida.

Assim, os KPI’s avaliam o desempenho dos fornecedores e seus efeitos na satisfação

das demandas específicas do cliente (departamento, setor etc.).
Essa ferramenta cria as condições para mensuração de dados e resultados.

Os KPIs no setor de compras têm como objetivos:

- Melhorar o atendimento aos clientes (áreas);

- Avaliar o desempenho dos fornecedores;
- Efetuar o monitoramento de todas as etapas do processo de compra;
- Aperfeiçoar os processos de compra, de modo a reduzir custos e elevar os níveis de
competitividade.

O desenvolvimento de métricas requer a elaboração de um check list com parâmetros

para avaliação e o estabelecimento de pontuação para cada item avaliado.
Mas que razões levam a empresa a monitorar fornecedores e a estabelecer um controle
estratégico do setor de compras? A lista abrange diversos aspectos da gestão de compras, tais
como:

- Checar a capacidade de utilização de cada contrato;

- Desenvolvimento de métricas para gestão de contratos;
- Definição de scorecards e de metas de performance;

9.1 Cuidados na definição dos KPI’s de compras

A definição de KPI’s para o setor de compras requer alguns cuidados.

Equipes com pouca experiência tendem a criar sistemas de avaliação com KPI’s em excesso.

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Times mais experientes costumam definir de três a seis pontos.
O excesso de variáveis pode interferir nas análises e comprometer o resultado da aferição.
O que a área de compras deve medir?
Quais os indicadores mais importantes?
Como escapar da armadilha de montar um sistema com KPI’s em número excessivo?

Alguns elementos são considerados importantes, independentemente da área de

atuação da companhia.
O responsável pela área de compras deve escolher aqueles que mais se adequam as
suas necessidades de avaliação:

- Saving de compras, com redução do Custo Total (TCO);

- Relação entre o total de compras da companhia e o total de aquisições gerenciadas pelo
setor de compras;
- Comparação entre saving orçado e saving gerado;
- Valor registrado com descontos obtidos junto a fornecedores;
- Prazo médio de pagamentos;
- Redução de estoques (incluindo excesso e obsoleto);
- Performance de fornecedores;
- Volume de devoluções;
- Lead time de compras (tempo de aquisição) ;
- Tempo de atendimento aos setores;
- Satisfação dos setores atendidos;

A definição dos sistemas de avaliação do setor de compras impacta diretamente todas

as áreas da companhia.
Além da melhoria dos índices de produtividade, os KPI’s promovem a integração
entre os departamentos, pois colocam frente a frente as demandas específicas de cada área e
as dificuldades enfrentadas no dia a dia pelo gestor de compras.
Outro dado que merece destaque é a necessidade de avaliação periódica dos KPI’s.
Mudanças de mercado, alterações no portfolio de produtos ou processos de fusão são algumas
das situações que exigem reformulações nos KPI’s.

39
9.2 - Compilação dos dados

Os dados para construção dos KPIs devem ser obtidos preferencialmente através do
sistema que administra os recursos da organização (ERP – Enterprise Resource Planning)
Caso não haja a utilização de um sistema ERP, os dados deverão ser coletados
manualmente.

BIBLIOGRAFIA

Livros

MITSUTANI, Claudio - Compras estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere

valor para seus negócios – Saraiva - 2014

MONTE ALTO, Clelio Feres e PINHEIRO, Antonio Mendes e ALVES, Paulo Caetano –
Técnicas de Compras – Editora FGV - 2009

BAILY, Peter e FARMER, David e JESSOP, David e JONES, David – Compras, Princípios e
Administração – Editora Atlas – 1999

Sites

99 Empresas

Docusign

40
CBEC (Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras)

Indice

1 – Introdução: Papel de Compras na Empresa .................................... 03

2 – Missão, visão e valores em Compras .................................................. 04
3 – Os objetivos do Departamento de Compras ...................................... 05
4 – Processos básicos de Compras ........................................................... 06
4.1 – Previsão de demanda ......................................................................... 06
4.2 – Desenvolvimento e Qualificação de Fornecedores ........................... 06
4.3 – Cotações e análise de propostas......................................................... 13
5 - Negociação ............................................................................................ 22
5.1 Técnicas de Negociação ....................................................................... 24
Como obter descontos nas negociações .................................................... 28
6 - Política de compras .............................................................................. 29
7 – Processos de Compras ......................................................................... 30
7.1 A importância do processo de compras na gestão da empresa ........... 30
7.2 Etapas do Processo de Compras ........................................................... 31
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8 - Elaboração de contratos ...................................................................... 34
Registrando o Contrato ............................................................................... 37
Proteção legal .............................................................................................. 37
9 – Métricas ................................................................................................. 37
9.1 Cuidados na definição dos KPI’s de compras ...................................... 38
9.2 - Compilação dos dados ......................................................................... 39

BIBLIOGRAFIA ........................................................................................ 40

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