Sistemas de Gestión

Empresarial

Tema 3: Los Sistemas Integrados de Gestión (ERPs)

Ing. Nilton Zambrano S.

Índice

La necesidad de un software de gestión integral.

Características de un sistema integrado de gestión
(ERP).

Criterios para la elección de un sistema ERP.

Implantación de un sistema ERP.

Análisis económico.

El mercado de los sistemas ERP.
La necesidad de un software de gestión integral (I)
 Evolución de los SI de gestión:
 El entorno competitivo y exigente de la empresa obliga a
mejorar la gestión y facilitar la integración de las distintas
áreas funcionales:
 Mejor servicio a los clientes.
 Reducción de plazos de entrega.
 Minimizar inventarios de los productos.
 Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) surgen
en los 90 como evolución a algunos ya existentes:
 MRP (Material Requirements Planning): gestión de
inventarios.
 MRP II (Manufacturing Resource Planning):
planificación de la producción.
 Objetivo de los sistemas ERP: facilitar la gestión de todos
los recursos de la empresa mediante la integración de los
distintos departamentos y áreas funcionales.
La necesidad de un software de gestión integral (II)

 Integración a nivel de procesos:

 Estructura organizativa tradicional: cada
departamento resuelve las tareas que tiene
asignadas de manera eficaz y eficiente.
 La introducción de la informática en las empresas
permitió dar soporte a cada departamento de forma
aislada.
 Los departamentos se centran en sus funciones y
pierden la visión global de las actividades de la
organización.
 Ejemplo: el cliente no percibe si el departamento
de producción es rápido y eficiente si al final la
entrega se ve retrasada por una mala
coordinación con el departamento de logística.
La necesidad de un software de gestión integral (III)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 Al cliente le interesa el resultado final de la actividad
global de la empresa y no el resultado de cada
departamento, lo que nos lleva a la visión por
procesos.
 Visión por procesos: se centra en el
funcionamiento de la empresa orientado hacia el
cliente y hacia el resultado final.
 El funcionamiento de la empresa desde el punto
de vista del cliente no es una secuencia aislada de
actividades, sino una secuencia coordinada entre
las distintas unidades organizativas.
 En la empresa se producen flujos de actividades
(denominados procesos) que pasan de unas
unidades organizativas a otras.
La necesidad de un software de gestión integral (IV)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 Proceso: conjunto estructurado y medible de
actividades que se desarrollan en una organización
con el objetivo de conseguir un resultado concreto
para algún cliente o mercado específico.
 Cadena de valor (Michael Porter):
 Valor: cantidad que un cliente está dispuesto a
pagar por lo que la empresa le proporciona.
 Cadena de valor: secuencia de actividades que
generan valor para el cliente final.
La necesidad de un software de gestión integral (V)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 Las actividades de valor se pueden dividir en dos
grupos:
 Actividades primarias: implicadas en la creación
física del producto y su venta y entrega al cliente.
 Actividades de apoyo: sustentan las actividades
primarias y se apoyan entre sí (administrativas, de
gestión, de RRHH, etc.)
 El avance en las TIC ha eliminado las barreras
espaciales y temporales que en muchos casos
dificultan la coordinación entre las distintas funciones
de la empresa.
 Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de
información de los diferentes departamentos
facilitando el seguimiento de las actividades que
constituyen la cadena de valor.
La necesidad de un software de gestión integral (VI)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 Hay que tener en cuenta que la cadena de valor
sobrepasa los límites de la empresa, ya que incluye a
las actividades realizadas por los proveedores y a las
del canal de distribución.
 La satisfacción del cliente depende del resultado
completo de la cadena de valor.
 Por esta razón los sistemas ERP incluyen soporte e
integración de actividades de proveedores y
distribuidores:
 SCM (Supply Chain Managemenent)

 CRM (Customer Relationship Management)

La necesidad de un software de gestión integral (VII)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 En la gestión por procesos el énfasis se centra en qué, cómo,
por qué y para quién se hacen las cosas y no en quién las
hace.
 La empresa desplaza su punto de mira hacia el cliente, ya
que su clave de éxito está en generar valor y mejorar la
satisfacción del cliente.
 No hay unanimidad a la hora de identificar los principales
procesos de una empresa:
 John Sviokla (Harvard) opina que sólo hay dos:

 Gestionar la línea de productos.

 Gestionar el ciclo de pedidos.
 John Rockart y James Short (MIT Sloan School of
Management) opinan que son tres:
 Desarrollo de nuevos productos.
 Entrega de productos a los clientes.
 Gestión de las relaciones con los clientes.
La necesidad de un software de gestión integral (VIII)

 Integración a nivel de procesos (cont.):

 La mayoría de empresas han identificado entre 10 y 20 procesos
clave:
 Procesos operativos:
 Diseño y desarrollo de nuevos productos.
 Captación de clientes.
 Identificación de los requerimientos de los clientes.
 Fabricación.
 Logística integrada.
 Gestión de pedidos.
 Servicio postventa.
 Procesos de gestión:
 Control del funcionamiento y resultado.
 Gestión de recursos humanos.
 Gestión de la información.
 Gestión de activos.
 Planificación y asignación de recursos.
Características de un SIG ERP (I)

 Definición de un sistema ERP:

 Los sistemas ERP surgieron para cubrir todas las áreas
funcionales de la empresa: finanzas, producción, compras,
ventas, recursos humanos, etc.
 Hasta su aparición se empleaba un software independiente
en cada departamento dificultando la integración de la
información “islas de información” que no se podían
interconectar.
 Sistema ERP: sistema integrado de software de gestión
empresarial, compuesto por un conjunto de módulos
funcionales (logística, finanzas, recursos humanos, etc.)
susceptibles de ser adapatados a las necesidade de cada
cliente.
Características de un SIG ERP (II)
 Definición de un sistema ERP (cont.):
 Un ERP combina la funcionalidad de varios programas de
gestión en uno solo, con una única base de datos a los
que accede cada departamento.
 Un sistema de este estilo debería estar adaptado para
funcionar en entornos internacionales:
 Gestión de varios idiomas, monedas y sistemas de
tributación.
 Generación de informes y documentos adaptados a la
legislación vigente en cada país.
 Los proveedores de sistemas ERP han desarrollado
productos especializados que incorporan funcionalidades a
la medida de un determinado sector: soluciones
“verticales” o “sectoriales”.
Características de un SIG ERP (III)
 Estructura de un sistema ERP:
 El sistema básico de un ERP:
 Estructura modular para los diferentes procesos de una
empresa: financiero, compras, venta, RRHH, etc.
 Interconexión de los distintos módulos con una base de
datos común.
 Al ser modular se facilita la implantación del sistema
por etapas, reduciendo el impacto en la empresa (el
primero que se implanta es el financiero)
 El sistema básico ERP está formado por aplicaciones
técnicas y la arquitectura necesaria para servir de
plataforma al resto de módulos.
Características de un SIG ERP (IV)
 Estructura de un sistema ERP (cont.):
 El sistema básico de un ERP (cont.):
 Principales plataformas: Microsoft 2000, Unix y OS 400.
 Bases de datos más utilizadas: Oracle, Microsoft SQL
Server e IBM DB2.
 La mayoría de ERP’s disponen de lenguajes de
programación propietarios de cuarta generación (4GL),
que facilitan la adaptación a cada cliente.
 Cada proveedor ERP define los módulos de su solución,
teniendo en cuenta razones comerciales o técnicas.
Características de un SIG ERP (V)
 Estructura de un sistema ERP (cont.):
 Módulo de aprovisionamiento.

 Módulo de producción.

 Módulo de ventas.

 Módulo de finanzas.

 Módulo de recursos humanos.

 Módulo de gestión de medios técnicos y mantenimiento.

Características de un SIG ERP (VI)
 Características generales de un ERP:
 Capacidad de parametrización:
 Es lo que diferencia a los ERP frente a la mayoría de
soluciones de gestión orientadas a pequeñas empresas.
 Permite adaptar el funcionamiento del sistema a las
necesidades concretas de cada empresa, incorporar
nuevas funciones o modos de funcionamiento según la
empresa lo requiera.
 La parametrización exige un gran conocimiento tanto
del producto como de la empresas: consultorías.
Características de un SIG ERP (VII)
 Características generales de un ERP (cont.):
 Adaptación a la estructura de la empresa:
 Se adaptan a la estructura organizativa de la empresa,
a las funciones asignadas a cada usuario, a las políticas
de venta y de compra, a los centros de fabricación y de
distribución, zonas de carga, etc.
 Interfaz de usuario avanzada y flexible:
 Los ERP incorporan las últimas tecnologías y avances
en la interfaz de usuario, con facilidades gráficas y
acceso desde distintos dispositivos (ordenadores,
PDAs, etc.)
Características de un SIG ERP (VIII)
 Características generales de un ERP (cont.):
 Integración con otras aplicaciones:
 Facilita la comunicación e intercambio de datos por
medio de interfaces estandarizadas con paquetes EDI
(Electronic Data Interchange), herramientas de
internet, aplicaciones ofimáticas, soluciones Business
Intelligence, etc.
 Capacidad de acceso a información.:
 Los ERP tienen unas salidas e informes predefinidos y
posibilitan la interacción desde distintas herramientas
de acceso a datos (OLAP) – Online Analytical
Processing, ofimaticas, DSS ó EIS).
 Otras características:
 Incorporación de herramientas de seguridad, ayudas
en línea, etc.
Criterios para la elección de un ERP (I)
 Funcionalidad del ERP: módulos que ofrecen el sistema
para dar soporte a las distintas áreas funcionales. Si presenta
carencias en algún área debe permitir la integración con otros
productos que suplan esa carencia.
 Criterios técnicos: plataformas técnicas soportadas por el
ERP, BBDD usadas, lenguajes de programación incorporados,
herramientas de desarrollo, facilidad de comunicación con
otros sistemas, soporte a estándares (XML, EDI-Web,etc.).
 Criterios económicos: coste de las licencias, proceso de
implantación y servicios de consultoría, revisiones y
actualizaciones, etc.
Criterios para la elección de un ERP (II)
 Criterios organizativos: evaluación del impacto y de los
cambios en los procesos y en la empresa para la correcta
implantación del ERP.
 Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
 Proveedores: es necesario conocer al fabricante del sistema
ERP y a las empresas de consultoría encargadas de la
implantación. También es conveniente tener en cuenta los
servicios para dar soporte a la implantación (formación,
desarrollo a medida, integración, actualizaciones, etc.)
 Referencias de implantación, tanto del producto como de
la empresa consultora encargada del proyecto, sobre todo en
el propio sector de actividad.
Implantación de un sistema ERP (I)
 Los proyectos de implantación son complejos y costosos,
debido a su dificultad técnica y organizativa.
 Con frecuencia no se valoran correctamente los proyectos de
implantación: infravaloración de los plazos de ejecución y los
recursos necesarios.
 La implementación de un ERP puede suponer cambios en los
procesos, que pueden afectar a la estructura organizativa, a
las actividades y a los puestos de trabajo desempeñados por
el personal.
 Para minimizar el impacto es importante prestar atención a la
participación y formación de los empleados (principales
usuarios del sistema)
Implantación de un sistema ERP (II)
 Es importante también contar con el compromiso de la alta
dirección y los promotores del proyecto han de estar
involucrados en la definición de los objetivos.
 La implantación comienza con el estudio técnico y funcional,
que debe tener en cuenta las restricciones económicas y
temporales para la ejecución del proyecto.
 Una vez decidido el ERP a implantar conviene realizar un
estudio de viabilidad para detectar posibles carencias
funcionales.
 Definiciones de la primera etapa:
 Alcance funcional (módulos a implantar)
 Alcance organizativo (departamentos y procesos
afectados)
 Viabilidad del proyecto (restricciones técnicas, temporales
y nivel de compromiso interno de la empresa)
Implantación de un sistema ERP (III)
 Es necesario determinar los desarrollos específicos para cubrir
la funcionalidad requerida por la empresa.
 Para el desarrollo tenemos varias opciones:
 Implantación progresiva por módulos.
 Implantación progresiva por unidades organizativas.
 Puede resultar de ayuda utilizar prototipos para mostrar la
funcionalidad del sistema a los usuarios, validar alternativas
de implantación e identificar posibles mejoras en los procesos
de la organización.
Implantación de un sistema ERP (IV)
 Factores críticos del éxito en la implantación:
 Planificación realista, teniendo en cuenta restricciones
técnicas, económicas y organizativas.
 Compromiso de la dirección con el proyecto.
 Definición precisa de los objetivos.
 Gestión del cambio organizativo.
 Formación y soporte técnico a los usuarios: redacción de
procedimientos, manuales de usuario, cursos de
formación, etc.
 Equipo de implantación con experiencia en el sistema
elegido y dedicación a tiempo completo, formado por
usuarios funcionales del sistema, técnicos informáticos
propios y consultores externos.
Implantación de un sistema ERP (V)
 Otras etapas del proyecto de implantación son:
 Ajuste técnico del sistema o tunning.
 Demostraciones prácticas.
 Formación de los usuarios.
 La documentación del proyecto de implantación será la
siguiente:
 Documentación técnica del sistema.
 Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificación,
etc.
 Manuales de usuario final.
 Material de formación: ejemplos, casos prácticos, etc.
 Por último hay que tener en cuenta el mantenimiento y
actualización del ERP y prever una partida en el presupuesto
de para ello.
Análisis económico (I)
 Inversión en hardware y software básicos:
 Tener en cuenta la plataforma técnica que va a soportar el ERP:
servidores, SO y gestores de BBDD.
 Considerar también el hardware y software mínimos que tendrán
que tener los equipos clientes (de los usuarios finales) y los
requisitos de los sistemas de comunicaciones.
 Prever cuánto habrá que invertir en impresoras y otros
dispositivos como lectores de códigos de barras, etc.
 Inversión en licencias ERP:
 Los fabricantes de ERP aplican tarifas en función del número de
usuarios y/o módulos a utilizar.
 También comienza a ofrecerse la modalidad de funcionamiento
ASP (Application Service Provider), que repercute en los costes
de licencia y comunicaciones por usuario y mes. Está más
orientado al alquiler que a la compra.
Análisis económico (II)
 Coste de la implantación:
 Se incluyen todos los gastos derivados de la implantación,
incluidos los servicios de empresas consultoras, los gastos de
formación de personal, de preparación de la documentación, etc.
 Coste de los servicios de telecomunicaciones:
 Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos
entre las distintas oficina, almacenes y centros de producción de
la empresa que van a estar gestionados por los módulos del
sistema ERP.
 Desarrollos específicos:
 Costes que surgen del diseño e implementación de nuevas
funciones del ERP para cumplir con todos los requisitos de la
empresa.
 Gastos de mantenimiento:
 Suelen estimarse en torno al 15 o 20% de la inversión inicial.
Mercado de los sistemas ERP
 Líneas que han marcado el desarrollo de sistemas ERP en los
últimos años:
 Gestión de la cadena de suministros (SCM)

 Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

 Adaptación a los estándares y tecnologías de internet.

 En la actualidad el sistema ERP de más peso en el mercado es

SAP R/3 de la empresa SAP.
 Otros fabricantes importantes del sector son: Baan, JD
Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, etc.